¿Cuáles son los costos

fijos y variables de un
evento?
• ANTES DEL EVENTO

• MAY 21, 2012

costoseventospresupuesto

La organización de un evento siempre va a requerir de una serie de

costos que, quienes se embarquen en los preparativos, van a tener
en cuenta para tomar decisiones. En este post, vamos a intentar
complementar con información y enumerar la serie de posibles
egresos que pueden llegar a existir para él o los días que dure tu
evento.

Un evento siempre comienza a organizarse con una cierta

anticipación ya que no es una actividad espontánea sino que requiere
de preparación. El tiempo va a variar de acuerdo a la magnitud, Por
este motivo, hay que tener en cuenta que casi nunca el presupuesto
que uno estima al inicio corresponde al definitivo. Las razones son
muchas: uno no decide todos los servicios que contratará desde el
comienzo, el ir conociendo la cantidad de pre-inscriptos modificará
cantidades de determinados productos; los primeros presupuestos
que uno puede pedir si son muy anticipados y, de acuerdo a la
estabilidad del país, sufrirán de una inflación, entre muchas otras
cuestiones.

De todas formas es importante tener en cuenta a la hora de planificar

tu evento que existen dos tipos de egresos: los fijos y los variables.

Los costos fijos son los que vamos a tener que cubrir
independientemente de la cantidad de asistentes al evento.
En este grupo se encuentran el lugar dónde se hará el evento, los
gastos de secretaría y producción pre-evento, la difusión y
promoción, el equipamiento técnico para la o las salas (sonido,
proyección, mobiliario, decoración, etc), la cartelería y señaléctica
que se usará en el evento, los gastos y viáticos (transporte y
alojamiento si se requiere) de los oradores e invitados especiales,
traductores si al evento asistirán personas que hablen en distintos
idiomas, sistema de inscripción y acreditación*, contratación de un
show, si se realizará una actividad extra al evento, seguros del
equipamiento y del personal, diseño y envío de invitaciones,
honorarios de asesores profesionales: como por ejemplo contadores,
abogados, escribanos, arquitectos, etc.
Los costos variables, sí van a estar determinados según la cantidad
de asistentes.

Entre ellos debes tener en cuenta: el material de acreditación para los

asistentes (credenciales, programas, folletería, merchandising,
regalos o souvenirs, portafolios, invitaciones, diplomas, etc.), eventos
extra como un acto de apertura o un cocktail, almuerzos y cenas,
propinas, transporte si hay más de una sede o si se ofrece servicio
de transfer “punto a punto“ a los asistentes, estacionamientos,
personal temporario para los días del evento, computadoras y
mobiliario para el sector de acreditación, servicio de coffee break y
catering, gastos bancarios, gastos de personal de seguridad y
limpieza, etc.

Además de estos costos, es importante tener en cuenta que pueden

existir una serie de imprevistos o contingencias durante el evento y
por este motivo sería bueno contar con un dinero extra para poder
cubrirlos. La teoría recomienda que sea entre un 10% y 15% de los
posibles ingresos.