CÓDIGO: GAD PR 03

CAMARA DE COMERCIO DE SOGAMOSO

FECHA: 05/06/19
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MANUAL DE PROCESOS & PROCEDIMIENTOS
Página: 1 de 5
PROCESO Gestión Administrativa y de Talento Humano
PROCEDIMIENTO Administración de Auditorios

1.1 OBJETIVO

Prestar el servicio de alquiler y/o uso interno del auditorio FAOVA de la Cámara de
comercio de Sogamoso para la realización de eventos y actividades de carácter
académico, institucional, cultural y administrativo.

1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Establecer las condiciones generales y el procedimiento para el alquiler y/o uso

interno del auditorio FAOVA de una manera práctica, organizada, de tal forma
que facilite a los usuarios su reserva y uso oportuno.

 Brindar las herramientas y/o equipos necesarios para el buen funcionamiento del
auditorio FAOVA.

 Dar a conocer a los usuarios el reglamento para el alquiler y/o uso interno de
los auditorios FAOVA, así como las normas de seguridad y emergencias
establecidas.

IMPORTANCIA DEL ALQUILER DE AUDITORIOS

La Cámara de Comercio de Sogamoso ofrece un espacio para el desarrollo de

eventos y reuniones, las cuales están a disposición de los usuarios con el fin de cumplir
sus expectativas y requerimientos.

2. ALCANCE

El proceso inicia cuando el usuario solicita el préstamo de auditorios y termina con la

realización del evento y entrega del auditorio.

3. RESPONSABLE

La Directora Administrativa y de Talento Humano es la responsable de realizar la

reserva de los auditorios según los requerimientos del cliente cuando sean eventos
externos y de brindar todas las herramientas necesarias para el buen funcionamiento y
uso del auditorio FAOVA, así como generar cotización según la necesidad del usurario y
verificar su pago.

RESPONSABILIDADES

Auxiliar Administrativa y de Talento Humano: Responsable de apoyar el proceso

para el préstamo y/o uso de los auditorios FAOVA, desde el momento de la cotización,
entrega de las instalaciones, y verificación del pago.

Auxiliar de mensajería y eventos: Es el responsable de organizar la logística para

el desarrollo de los eventos programados en los auditorios de acuerdo con las
necesidades y requerimientos del cliente interno y externo, así como velar por el buen
funcionamiento y uso de los equipos utilizados en los mismos.

Auxiliar de servicios generales: Responsables de mantener en perfectas

condiciones de aseo y limpieza los auditorios, así como preparar y servir bebidas y
refrigerios cuando exista la necesidad.

Director de Promoción y desarrollo: Es el responsable de programar cada uno de

los eventos y/ o capacitaciones a nivel interno en el calendario compartido para
eventos, y de igual forma entregar formato de requerimiento logístico con anterioridad
al funcionario de logística y eventos.

ELABORÓ REVISO APROBÓ RUTA DEL

DOCUMENTO
DIRECTORA PRESIDENTE EJECUTIVO MD. Intranet Carpeta ISO
ADMINISTRATIVA Y T.H. COMITÉ DE CALIDAD 9001:2015, Gestión Administrativa.
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4. CAMBIOS EFECTUADOS
Tener claro las versiones, las fechas y los cambios efectuados al documento.

No. VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA

1.0 Creación del documento 05/06/19

El historial de revisión de este procedimiento se realizará a través del drive, en el ítem

de historial de versiones de este procedimiento.

5. DEFINICIONES

Auditorio FAOVA: FAOVA, es el auditorio ubicado en el tercer piso de las instalaciones

de la Cámara de Comercio de Sogamoso, contiguo al Centro Comercial Iwoka, con
268.62 mt2, con 3 salones de diferentes dimensiones entregando flexibilidad para
adaptarse prácticamente a cualquier requerimiento que tenga el cliente,  convirtiéndose
sin duda en la oferta  más amplia y ejecutiva de la provincia  de Sugamuxi, en pleno
centro de la  ciudad de Sogamoso.
Cotización: se trata de un documento informativo que el área de compras de una
compañía u organización usa para iniciar una negociación. Este documento no provoca
ninguna forma de registro contable, ya que únicamente pretende colocar su precio justo
a un servicio o bien.

Factura de venta: Una factura es un documento de valor probatorio y es un valor de

propiedad que el vendedor entrega al comprador y que demuestra que ha realizado el
alquiler por este valor. La factura contendrá una descripción de la parte, la naturaleza
por el valor del salón y las horas de alquiler del auditorio, el número y la fecha de
expedición, el precio unitario y el importe total, los costes y los valores correspondientes
a los impuestos a los que está sujeta. 

6. POLITICAS DE OPERACIÓN
Reglamento y condiciones de uso de Auditorios
 Para hacer uso del auditorio FAOVA, el cliente debe enviar y/o presentar solicitud
a la dirección administrativa y de talento humano especificando fecha, No Horas,
capacidad y demás requerimientos necesarios para el desarrollo del evento,
mediante correo electrónico, por la página WEB de la entidad, personalmente,
llamada telefónica o por carta de solicitud.
 La reserva de los auditorios para uso externo se debe realizar con la auxiliar
administrativa y de talento humano y/o la directora administrativa y de talento
humano, quien es la responsable de generar la cotización de acuerdo a los
requerimientos del cliente.
 La cotización se debe realizar de acuerdo con las tarifas establecidas según las
categorías de particulares, matriculados, afiliados, o uso interno, las tarifas se
tienen en cuenta según la capacidad distribuida en seis formas diferentes de
alquiler.
 Para la confirmación del evento el cliente debe cancelar la totalidad con
anterioridad al desarrollo de la actividad y presentar soporte de pago.
 Cuando se programen eventos externos en el auditorio FAOVA de lunes a viernes
después de la jornada laboral es decir 6:00pm o fines de semana el cliente debe
cancelar el valor por hora correspondiente al servicio de vigilancia adicional,
contemplados en las tarifas y que se actualizan cada año. En el caso de Sala de
TICS no cancela servicio de vigilancia adicional ya que se encuentra en el primer
piso y supervisado tiempo completo por la empresa de seguridad y vigilancia.

 Cuando se requiera realizar algún montaje para el desarrollo del evento por
parte del cliente, este podrá ingresar a las instalaciones de la cámara de
comercio de Sogamoso media hora antes para su organización y logística

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necesaria, previa autorización por la dirección administrativa y de talento

humano.
 Para el pago por préstamo del auditorio FAOVA, el cliente lo puede realizar
mediante transferencia electrónica a la cuenta corriente de Davivienda o
directamente en las instalaciones de la cámara de comercio de Sogamoso.
 Cuando el pago es realizado por transferencia electrónica la directora
administrativa y de talento humano debe enviar soporte a la dirección financiera
para su verificación.
 Cuando la dirección de promoción y desarrollo realice seminarios, capacitaciones
o diplomados que sean con costo para comerciantes o empresarios, deben
cancelar el alquiler del auditorio con tarifa correspondiente a uso interno,
gestionar el pago en el área financiera y presentar el debido soporte al dirección
administrativa.

 No se permite colocar publicidad de eventos externos programados en el exterior

de las instalaciones de la cámara de comercio de Sogamoso, solo dentro del
auditorio FAOVA y durante el desarrollo del evento.

 La Cámara de Comercio de Sogamoso, se reserva el derecho de ADMISION,

cuando se trate de eventos de carácter masivo, donde el auditorio y los salones
puedan verse afectados en su infraestructura, muebles, enseres, sistemas y
logística. También se aplicará la reserva de derecho de admisión en el caso de
eventos donde se haga proselitismo político, sin distingo de partidos políticos,
ideologías, credos o razas.

 La Cámara de comercio de Sogamoso no se responsabilizará por elementos,

equipos, muebles y enseres que por cualquier motivo se pierdan o se deterioren
antes, durante o después del evento, por lo cual el usuario asumirá directamente
la responsabilidad sobre dichos bienes.

 El usuario debe disponer del personal de logística necesario con el fin de ejercer
el debido control de ingreso, registro de asistentes, suministro de alimentos,
retiro o evacuación de los asistentes al evento sean visitantes o usuarios, para
ello los salones están debidamente señalizados para evacuación en caso de
emergencia.

 Se prohíbe el consumo de alimentos y bebidas dentro del auditorio, en el evento

de hacerlo, será responsabilidad del usuario o dueño del evento o entidad
solicitante, responder ante cualquier daño ocasionado dentro del mismo.

 La responsabilidad de las actuaciones de las personas participantes en los

eventos, será directa de quien haya solicitado el préstamo del salón.
 Si el cliente necesita durante el desarrollo del evento de equipos, el auxiliar de
mensajería y eventos será el encargado de controlar su uso, préstamo y verificar
su estado en el momento que sea devuelto por el usurario.
 En ninguna circunstancia se permitirá la salida de equipos o implementos de la
Entidad con personas diferentes a las autorizadas por la Directora Administrativa
y de Talento Humano.
 Los usuarios podrán ingresan a las instalaciones de la cámara de comercio de
Sogamoso sus propios equipos sin poner en peligro los equipos o instalaciones de
la entidad y asumiendo la responsabilidad por los riesgos que ello implique.
 Está prohibido pegar carteleras con cinta adhesiva en los paneles de acústica,
colocar puntillas, chinches y demás implementos que puedan deteriorar las
instalaciones del auditorio; sólo se permite colgar pendones en los equipos
brindados por la entidad, si se llegase a presentar algún deterioro, el usuario del
salón o Auditorio deberá responder por los daños causados.

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 La empresa o comerciante no podrán hacer publicidad de la Cámara de comercio

de Sogamoso, salvo en lo referente a la indicación del lugar de celebración,
dirección y salón en el que se llevará a cabo su evento.
 Las puertas de acceso y salida de los salones e instalaciones locativas, deben
permanecer siempre libres, no se pueden ubicar en dichos sitios stands, mesas,
sillas ni otros elementos que obstaculicen la circulación y flujo normal de las
personas. Por lo tanto, los usuarios, deben disponer del personal de logística
necesario con el fin de ejercer el debido control de ingreso, registro de
asistentes, suministro de alimentos, retiro o evacuación de los asistentes al
evento sean visitantes o usuarios, para ello los salones están debidamente
señalizados para una posible evacuación en caso de emergencia.
 La asistencia de menores de edad a los eventos serán responsabilidad única y
exclusiva de su acudiente y/o acompañante y su comportamiento en las
instalaciones de la Cámara de Comercio, debe estar bajo su supervisión. Así
mismo, se prohíbe a los menores de doce (12) años desplazarse fuera del
auditorio donde se lleva a cabo el evento, al igual que su permanencia sin
supervisión en zonas comunes tales como: escaleras, pasillo, baños públicos,
oficinas; esto con el fin de evitar accidentes.
 El usuario será responsable solidario por los equipos e infraestructura locativas
puestos a su disposición, asumiendo todos los riesgos durante el periodo de
tiempo que dure la realización del evento.
 En caso de que el auditorio FAOVA sea utilizado sin costo, el presidente
ejecutivo informará a la división administrativa y de talento humano para
proceder con la disponibilidad del auditorio.
 Las tarifas se actualizarán para la vigencia de acuerdo con lo establecido en la
resolución No 001 del año 2019.

 El auditorio FAOVA cuenta con tres salones y según la necesidad y/o

requerimiento del cliente tienen la siguiente capacidad:

 Auditorio Pleno capacidad de 400 personas aproximadamente

 Auditorio 3 capacidad de 160 personas
 Auditorio 2 capacidad de 60 personas
 Auditorio 1 capacidad de 90 personas
 Auditorio 1 y2 capacidad de 150 personas
 Auditorio 2 y3 capacidad de 220 personas
 Sala de TICS capacidad de 20 personas

 El préstamo del auditorio incluye:

 Mesas (cuando aplica, se utilizan mesas con manteles de color blanco y rojo
institucional): estas pueden ser utilizadas para recepción, para exhibición de
productos o material bibliográfico, entre otros
 Video beam
 Atril
 Micrófonos: 3 inalámbricos, 3 alámbricos
 Sonido sistema audio
 Sistema de Video
 tablero acrílico
 Marcadores
 Sillas de mesa principal
 Internet inalámbrico
 Banderas de Colombia, Boyacá, Sogamoso.
 Aire acondicionado
 Estación de café
 Para actos protocolarios se cuenta con los himnos de Colombia, Boyacá y
Sogamoso.

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7. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

ITEM FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

INICIO
1 Presentar solicitud para Cliente interno y Correo electrónico,
préstamo del auditorio FAOVA. externo. página WEB de la
entidad,
Presentar solicitud
personalmente, carta
o llamada
telefónica
2 Revisar calendario Google Directora Calendario Google
Revisar compartido para verificar Administrativa y compartido para
calendario
disponibilidad y programación Talento Humano verificar
del auditorio FAOVA disponibilidad y
programación del
Enviar cotización auditorio FAOVA.
3 Enviar cotización al cliente para Directora Impresión de la
aprobación y confirmación del Administrativa y cotización o envió de
evento. Talento Humano Correo electrónico
4 Realizar
Realizar reserva del evento en Directora Calendario Google
reserva calendario Google compartido Administrativa y compartido
del auditorio FAOVA de acuerdo Talento Humano
con la cotización.
5 Realizar factura de venta Coordinadora de Orden de compra o
Realizar factura
cuando el cliente lo solicite. presupuesto y servicio y Hoja de
tesorería trazabilidad
6 Solicitar soporte de pago con Directora Recibo de caja o
Solicitar
anterioridad al desarrollo del Administrativa y soporte transferencia
soporte de evento. Talento Humano electrónica
7 pago
Comunicar al funcionario de Directora
logística sobre la programación Administrativa y
del evento para su Talento Humano
Comunicar organización. Auxiliar de
logistica
logística y
eventos.
8 Entregar el auditorio con los Auxiliar de
Entregar el equipos y herramientas logística y
auditorio
necesarias para su uso y buen eventos.
funcionamiento.

9 Hacer entrega Hacer entrega de las Cliente

instalaciones
instalaciones del auditorio como
de los equipos prestados en
buen estado.

10 FIN

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