CÓDIGO:GRP PR 04

CAMARA DE COMERCIO DE SOGAMOSO

FECHA: 29/06/18
VERSION: 6
MANUAL DE PROCESOS & PROCEDIMIENTOS
Página: 1 de 5
PROCESO GESTION DE REGISTROS PUBLICOS
PROCEDIMIENTO Procedimiento para tramites rue cuando se envían documentos
a otras cámaras.

1. OBJETIVO

Recibir, verificar y enviar trámites y documentos del Registro Único Empresarial y Social
(RUES) que deban ser registrados en otras Cámaras de Comercio del país.

1.1. Objetivos específicos

 Optimizar el tiempo que se emplea en la consecución de los pasos a seguir

generando así una mejor atención a los usuarios.

 Dar a conocer la recepción y aceptación de los trámites que serán efectuados

en la Cámara de Comercio de Sogamoso siempre y cuando cumpla con lo
establecido en la ley

1.2. Importancia

Este procedimiento es importante porque facilita los pasos que se deben efectuar para
validar la recepción de los trámites que han sido efectuados en otras cámaras de
comercio, los cuales necesitan ser aprobados y efectuados en la cámara de comercio de
Sogamoso.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a la inscripción de actos y documentos del Registro Mercantil

que se envían a otras Cámaras de Comercio del país. Inicia cuando el cliente presenta
los documentos para realizar el trámite y finaliza con el archivo de los documentos.

3. RESPONSABLE

Director Jurídico
Auxiliar de registros
Auxiliar de sistemas
Auxiliar de archivo
Cliente

ELABORÓ REVISO APROBÓ RUTA DEL DOCUMENTO

DIRECTOR DE GESTION PRESIDENTE EJECUTIVO MD. Intranet Carpeta ISO 9001:2015,
REGISTRO PUBLICO COMITÉ DE CALIDAD Gestión de Registro Publico.
FABIO ALEJANDRO PEREZ LEON Procedimientos
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PROCEDIMIENTO Procedimiento para tramites rue cuando se envían documentos
a otras cámaras.

4. CAMBIOS EFECTUADOS

RESPONSABLE DE
DESCRIPCION DE LOS
VERSIÓN APROBACIÓN DEL FECHA
CAMBIOS
CAMBIO
Se adiciona en el punto 3.
DEFINICIONES, la relacionada
2 con SIREP. Se modifica Director Jurídico Septiembre 4/07
totalmente el diagrama de flujo
del documento.
Adicionar en la última actividad
del diagrama de flujo, lo
siguiente: “una vez finalizada la
transacción por parte de la
3 Cámara responsable se archivo Director Jurídico Abril 10/08
los documentos en AZ
denominado Documentos otras
cámaras cuya responsabilidad
recae en el auxiliar de archivo”.
Se modificó el nombre de los
4 Director Jurídico Mayo 22 de 2012
registros
Se modifica en el procedimiento
5 el formato para enviar los Director División Jurídica Julio 26 de 2016
documentos a archivo
Se realiza cambios en el
6 flujograma. Se ajusta al nuevo Director Jurídico 29 de junio 2018
formato

5. DEFINICIONES
 RUE: El Registro Único Empresarial (RUE) es una iniciativa de integración de servicios
de las Cámaras de Comercio de Colombia. Surgida de la Ley 590 de 2000 que dictó
una serie de medidas orientadas a la disminución de trámites y a facilitar la
operación de las empresas.

 SIREP: Sistema Integrado de Registros Públicos que permite gestionar

sistemáticamente la administración y actualización de los datos contenidos en el
Registro Único Empresarial Social (RUES) de la Cámara de Comercio de Sogamoso.

6. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

El usuario retira el turno, espera el turno y presenta los formularios o documentos de

acuerdo al trámite que desee realizar.
El auxiliar de registro consulta en el módulo RUE en SIREP la información de la empresa o
comerciante y comunica al comerciante el valor que se deberá cancelar por el trámite que

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PROCEDIMIENTO Procedimiento para tramites rue cuando se envían documentos
a otras cámaras.

desea realizar.
El cliente diligencia el formulario o los documentos con su respectiva copia.
El auxiliar de registros revisa que los documentos se encuentren conforme con los
requerimientos e informa al usuario el valor del servicio, si los documentos no están
correctamente diligenciados se corrigen y se revisan nuevamente. Se liquida a la Cámara
Responsable mediante el SIREP. Se recibe el dinero por concepto de los derechos según el
trámite.
Una vez realizados la liquidación y el pago el auxiliar de registro procede a la elaboración del
recibo de pago, entregando el original para el cliente, una copia para contabilidad y otra
copia para archivo.
Se entrega al cliente la copia de los documentos diligenciados y se entregan los documentos
originales al auxiliar de sistemas para digitalización, adjuntando a los mismos el número
interno de la operación.
El auxiliar de sistemas procede a digitalizar los documentos y se nombran con el número
interno de la operación.
El director de registros públicos registra la firma digital y se envían los documentos a la
Cámara responsable.
El auxiliar de registros verifica diariamente en el sistema SIREP el estado de la ruta del
documento. Si la operación pasó a estado 11 significa que ha sido cerrada exitosamente,
sino pasa a estado 10 lo cual indica que la Cámara responsable de cerrar el trámite, rechazó
la operación y se le informa al auxiliar de sistemas
El auxiliar de sistemas descarga la nota de devolución y se entrega al cajero que recibió la
operación. Se revisa las razones de devolución del trámite, se realizan las correcciones
correspondientes y se entregan nuevamente los documentos para digitalización.
Se verifica que en el sistema SIREP la ruta del documento quede en estado 11, con el cual
se comprueba que la transacción fue cerrada exitosamente y se procede a enviar al archivo
los documentos originales de operación.
El auxiliar de archivo, una vez finalizada la transacción por parte de la Cámara responsable
se archivan los documentos en un AZ denominado "documentos otras Cámaras"

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PROCEDIMIENTO Procedimiento para tramites rue cuando se envían documentos
a otras cámaras.

7. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

ITEM FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
1 INICIO
2 INICIO El usuario retira el turno,
espera el turno y presenta los
formularios o documentos de Cliente
SOLICITAR INFORMACIÓN
acuerdo al trámite que desee
realizar.
3 Consultar en el módulo RUE en
Auxiliar de
SIREP la información de la
Registro
CONSULTAR LA empresa o comerciante.
4 INFORMACION DE LA Se comunica al comerciante el
EMPRESA O COMERCIANTE valor que se deberá cancelar Auxiliar de
por el trámite que desea Registro
realizar.
COMUNICAR AL
5 COMERCIANTE EL VALOR A Se diligencia el formulario o los
CANCELAR documentos con su respectiva Cliente
copia.
6 Se revisa que los documentos
se encuentren conforme con los Auxiliar de
DILIGENCIAR
FORMULARIO
requerimientos e informa al Registro
usuario el valor del servicio.
7 Si los documentos no están
correctamente diligenciados se
Cliente
REVISAR DOCUMENTOS corrigen y se revisan
nuevamente.
8
Se liquida a la Cámara Auxiliar de
Responsable mediante el SIREP Registro
INFORMAR AL USUARIO EL
VALOR DEL SERVICIO Se recibe el dinero por concepto
Auxiliar de
de los derechos según el
Registro
trámite
9 Recibo de
Una vez realizados la liquidación
Auxiliar de pago.
NO y el pago se procede a la
¿DOCUMENTOS CORREGIR Registro Documento
elaboración del recibo de pago.
DEBIDAMENTE o Formulario
DILIGENCIADOS Entregando el original para el
?
cliente, una copia para Auxiliar de
SI contabilidad y otra copia para Registro
archivo.
10 Se entrega al cliente la copia de Auxiliar de
LIQUIDAR A LA CAMARA los documentos diligenciados y Registro
RESPONSABLE
se entregan los documentos
originales para digitalización,
adjuntando a los mismos el
RECIBIR DINERO número interno de la operación.

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a otras cámaras.

Se procede a digitalizar los

ELABORAR RECIBO documentos y se nombran con Auxiliar de
DE PAGO PARA el número interno de la Sistemas
CLIENTE
operación.

GENERAR COPIA
PARA CONTABILIDAD Se registra la firma digital y se Director
Y ARCHIVO
envían los documentos a la Registros
Cámara responsable. Públicos

Se verifica diariamente en el
Auxiliar de
sistema SIREP el estado de la
Registro
ruta del documento.
Si la operación pasó a estado
11 significa que ha sido cerrada
ENTREGAR COPIA DE exitosamente, sino pasa a
DOCUMENTOS estado 10 lo cual indica que la Auxiliar de
DILIGENCIADOS AL Cámara responsable de cerrar Registro
CLIENTE el trámite, rechazó la operación
y se le informa al auxiliar de
sistemas
Se descarga la nota de
Auxiliar de
ENTREGAR devolución y se entrega al
Sistemas
DOCUMENTOS cajero que recibió la operación.
ORIGINALES PARA Se revisa las razones de
DIGITALIZACION devolución del trámite, se
ADJUTAR NUMERO INTERNO realizan las correcciones Auxiliar de
DE OPERACIÓN A
DOCUMENTOS ORIGINALES
correspondientes y se entregan Registro
nuevamente los documentos
para digitalización.
REGISTRAR FIRMA DIGITAL Se verifica que en el sistema
SIREP la ruta del documento
quede en estado 11, con el cual Formato
se comprueba que la único de
ENVIAR DOCUMENTYOS A Auxiliar de
CAMARA RESPONSABLE transacción fue cerrada inventario
Registro
exitosamente y se procede a documental
enviar al archivo los FUID
documentos originales de
VERIFICAR DIARIAMENTE operación.
ELESTADO DE RUTA DEL Una vez finalizada la Auxiliar Archivo A-Z
DOCUMENTO transacción por parte de la
Cámara responsable se
archivan los documentos en un
AZ denominado "documentos
otras Cámaras"
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11

¿LA
SI OPERACIÓN
PASO A
ESTADO 11?

NO

DESCARGAR NOTA DE
DEVOLUCION

REVISAR NOTA DE
DEVOLUCION

REALIZAR CORRECCIONES

ENTREGAR DOCUMENTOS
PARA DIGITALIZACION

VERIFICAR EN EL SISTEMA
QUE LA RUTA DEL
DOCUMENTO QUEDE EN
ESTADO 11

PLANILLAR DOCUMENTOS
EN EL FORMATO FUID

ARCHIVAR

INICIO
FIN

8. ANEXOS

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DIRECTOR DE GESTION PRESIDENTE EJECUTIVO MD. Intranet Carpeta ISO 9001:2015,
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