Código: GF IN 01

INSTRUCTIVO PARA SEGUIMIENTO A ORDENES DE PAGO

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1. OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN

El presente documento es un instructivo para realizar seguimiento y establecer el histórico,

trayectoria y ubicación de las ordenes de pago con sus respectivos soportes generadas en el
proceso de compras en la etapa de pago a proveedores y contratistas por la prestación o
suministro de bienes y servicios, y aplica para las órdenes de pago de recursos públicos y
recursos privados.

2. RESPONSABLES
 Responsable estratégico Director División Financiera
 Responsables operativos Coordinador Presupuesto y Auxiliar de Contabilidad

Los responsables de este instructivo se encargaran de :

 Asegurar la debida custodia de las ordenes de pago y sus soportes

 Mantener actualizado el formato de DF-FT-01 Registro Verificación ordenes de pago
 Rendir los informes mensuales en los términos establecidos del registro de
verificación

3. DEFINICIONES

 Orden de Pago Documento contable a través del cual se realiza pago a proveedores
y contratistas por la prestación y suministro de bienes o servicios, que contiene;
numeración consecutiva, concepto, formato de cheque, imputación contable y
presupuestal
 Registro de verificación- Documento que contiene relación de ordenes de pago
especificando numero, proveedor, lista chequeo requisitos tributarios y de
procedimiento, y ubicación
 Informe registro de verificación: Documento escrito certificado por responsables
operativos que contiene información del seguimiento a ordenes de pago en periodos
específicos.
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4. DESARROLLO
Para realizar el seguimiento a las ordenes de pago y sus soportes generadas en el pago a
proveedores de bienes y servicios de la CAMARA DE COMERCIO DE SOGAMOS, y asi
asegurar una debida custodia de los documentos se surtirán los siguientes pasos:

 Actualizar diariamente el registro de verificación de ordenes de pago

 Actualizar oportunamente el archivo físico de ordenes de pago
 Realizar informe mensual de registro de verificación de ordenes pago con destino a la
dirección de la División Financiera, indicando la ubicación de las mismas

HISTORIA DEL DOCUMENTO

RESPONSABLE DE
DESCRIPCION DE LOS
VERSIÓN APROBACIÓN DEL FECHA
CAMBIOS
CAMBIO
1 Creación del documento Comité de calidad Agosto 5 2015

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Revisado y aprobado Agosto 5 2015
Fecha