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Contenido
1.- Concepto de gestión documental. ................................................................................................................ 2
1.1.- Elementos de un sistema de gestión documental. ............................................................................... 2
1.2.- Escáneres. ............................................................................................................................................. 3
1.3.- Servidores y redes. ............................................................................................................................... 3
1.4.- Aplicaciones para un SGD. .................................................................................................................... 4
2.- Aspectos legales de la gestión documental. ................................................................................................. 5
2.1.- Normativa a tener en cuenta. ............................................................................................................... 5
2.2.- La facturación electrónica..................................................................................................................... 6
2.3.- Facturae. ............................................................................................................................................... 7
3.- Uso de una aplicación de Gestión Documental. ........................................................................................... 7
3.1.- Primeros pasos. .................................................................................................................................... 7
3.2.- La organización de los archivos. ........................................................................................................... 8
3.3.- Empezando con una aplicación. ........................................................................................................... 8
3.4.- Los datos en Rack2-filer. ....................................................................................................................... 9
3.5.- Creando las primeras Bibliotecas, Armarios y Archivadores. ................................................................ 9
3.6.- Características de un archivador........................................................................................................... 9
3.7.- Trabajando en el archivador. .............................................................................................................. 10
3.8.- Más opciones del archivador. ............................................................................................................. 10
3.9.- Moviendo documentos y trabajando con WorkArea. ......................................................................... 11
3.10.- Creando copias de seguridad............................................................................................................ 11
4.- Control de la seguridad. .............................................................................................................................. 12
4.1.- Protegiendo el sistema de virus y malware. ....................................................................................... 12
4.2.- Políticas de acceso y contraseñas. ...................................................................................................... 13
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Administración de documentos mediante un sistema de gestión documental (SGD).

1.- Concepto de gestión documental.

¿No has observado una reciente tendencia de las empresas a prescindir del papel. Hasta los organismos públicos
como la Agencia Tributaria, el Catastro y muchas otras evitan, cada vez más, tener que hacer envíos en papel y
permiten la consulta de los documentos en distintos formatos electrónicos. El borrador de la renta, por ejemplo,
es accesible escaneado y se puede confirmar por Internet.
Varios son los motivos por los que existe esta tendencia cada vez más propagada:
 La concienciación ecologista está calando en muchas personas y empresas, y el abuso del papel favorece la
deforestación.
 La localización de documentos es mucho más rápida gracias a las herramientas de búsqueda electrónicas.
Si los documentos están en este formato son localizables en muy poco tiempo.
 Un archivo electrónico puede transmitirse inmediatamente y como copia idéntica. Los impresos tienen que
enviarse físicamente o a través de máquinas de fax, que implican una pérdida, aunque pequeña, de la
calidad del original.
 Los archivos en formato papel ocupan espacio; los digitales no.
Estos y otros motivos están cambiando la filosofía de las empresas en el campo del archivo, localización y envíos de
documentación.
Un sistema de gestión documental puede definirse como una serie de prácticas y técnicas para ordenar el flujo
de documentos en una empresa u organización de cualquier tipo, estableciendo sistemas para recuperarlos,
determinando el tiempo que deben conservarse, los permisos de los distintos usuarios para acceder a ellos y
garantizando la conservación indefinida de los más importantes, aplicando criterios de economía y
racionalización.
1.1.- Elementos de un sistema de gestión documental.
¿Qué te parece si sustituimos ya Sistema de Gestión documental por sus siglas: SGD? Pero, ¿cuáles son los
elementos que lo componen? ¿Cuál de ellos resulta del todo imprescindible?
Resumiendo las tareas que implica un SGD, podrían englobarse en estas:
 Escaneo de documentos o generación a través de un programa de procesamiento de textos u otro.
 Clasificación y archivado de los mismos.
 Establecimiento de permisos para consulta de ellos.
 Uso de herramientas de búsqueda de archivos.
 Hacer accesibles los ficheros a través de una red.
 Establecer políticas de seguridad.
Para realizar estas tareas se precisan:
Elementos físicos.
 Escáneres.
 Servidores.
 Redes.
 Ordenadores clientes.
Software.
 Programas de digitalización de documentos.
 Programas de acceso, búsqueda y distribución de archivos digitales.
 Programas de bases de datos documentales.
 Estos tres tipos de programas anteriores pueden ofrecerse en una única solución llamada comúnmente
programa de Gestión Documental.
Hay que decir que actualmente, en el mercado, hay empresas que ofrecen el paquete de servicios completo:
instalan tanto los elementos físicos como el software necesario para el manejo de todo el SGD.
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Implantar un SGD en una empresa supone, inicialmente, un desembolso económico, evidentemente, pero una vez
formado el personal que lo manejará, mejorará sustancialmente el flujo de trabajo administrativo y con ello se
ganará tiempo, con lo que pronto estaremos ahorrando. El papel, tóner y otros consumibles que economizaremos
también harán más apetecible su implantación.
Es evidente que los equipos y el software que precisaremos dependerán del volumen de nuestra organización. De
hecho, la mayoría de las empresas dedicadas a este campo cobran sus servicios en relación al número de usuarios
que emplearán el sistema. También determinará mucho su coste si lo que vamos a hacer es empezar de cero o
queremos ir más allá y pretendemos convertir el archivo físico a digital con carácter retroactivo. Hay empresas que
se dedican a escanear archivos de años anteriores y, como es obvio, cobran lo suyo por las horas y equipos que
precisan para realizar ese ingente trabajo.
1.2.- Escáneres.
Escáneres. Cuando se trata de digitalizar un número considerable de documentos al día no podemos conformarnos
con un escáner de sobremesa corriente. En el mercado tenemos equipos más avanzados que escanean a partir de
20 páginas por minuto. Disponen de cargadores de hojas.
Otro problema a la hora de escanear documentos es la diversidad de formatos con que nos encontramos: folios A4,
pliegos en A3, recibos pequeños... Los escáneres actuales, preparados para la digitalización avanzada, detectan a
través de software el tamaño de los documentos y los adaptan.
La ventaja de estos dispositivos es que incorporan un software de OCR (Reconocimiento de Caracteres Ópticos)
que captura los textos de los documentos y los convierte en textos editables en procesadores de texto y otros
programas, como los que se usan para indexar y archivar dichos ficheros.
1.3.- Servidores y redes.
¿Dónde vamos a almacenar todos los documentos digitalizados? Es obvio que no podemos confiarlos a un
dispositivo cualquiera. ¿Qué garantías nos debe ofrecer?
Para la implantación de un SGD, primero tenemos que valorar la cantidad de documentos diarios que genera
nuestra empresa y el número de usuarios que intervendrán en el sistema.
En un sistema centralizado de Gestión Documental, todos los archivos se almacenan en un servidor al que se
accederá por una red. En una empresa pequeña podremos resolver el problema con un servidor de poco más de
800 euros, que, con las capacidades que tienen actualmente, pueden almacenar fácilmente un millón de
documentos en pdf. El servidor podría tener una configuración de estas características:
 Procesador de 4 núcleos.
 Más de 2 GB de RAM.
 Discos duros en espejo. Al tener más de un disco duro, uno sirve a otro de respaldo. Si uno deja de
funcionar, siempre quedará activo el otro.
 Capacidades por encima de los 500 GB en cada uno de los discos duros.
 Sistema de Alimentación Ininterrumpida. Un servidor que debe estar operativo 24 horas al día debe contar
con un dispositivo que garantice su funcionamiento durante cortes de corriente esporádicos que se
produzcan.
 Es recomendable también un sistema de copias de seguridad extraíbles. Son discos duros que se insertan
en el servidor y pueden almacenar una copia de respaldo de los discos duros fijos. Se puede sustituir por
un disco duro en red, ubicado en otro espacio distinto a los servidores, donde se vayan haciendo copias
automáticas de seguridad periódicas. Tener las copias de seguridad en otra ubicación física permite salvar
siempre los datos, aunque hubiera un incendio en la sala donde se ubican los servidores.
La red. Para conectar con el servidor necesitamos contar con una red física:
 Inalámbrica. A través de un punto de acceso WIFI (o más puntos, dependiendo de la ubicación de los
ordenadores). Los equipos clientes deben contar con tarjeta WIFI.
 Cableada. Con cables de categoría UTP-5 o superior. También se precisará un switch con tantos puertos
como equipos clientes se conectarían.
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Software en el servidor.
 Sistema Operativo. En los servidores podemos optar por software propietario, tipo Microsoft Windows
Server o libre, como cualquier distribución de GNU/Linux.
 Base de datos. Entre ellas destacan Oracle, SQL Server, las dos propietarias, y MySQL, esta última bajo
licencia GPL de software libre. El programa de base de datos es fundamental, es el que va a manejar los
archivos alojados en el servidor y, cuando estos alcanzan un número grande, la robustez, fiabilidad, rapidez
y todas las demás características que se le exigen a un programa, precisan de un software con años de
solvencia,
1.4.- Aplicaciones para un SGD.
Si ya tengo la infraestructura física, la red, el servidor, el o los escáneres, ¿qué me falta? Pues algo fundamental: el
software que gestionará todo el sistema desde los equipos clientes.
¿Qué se le puede pedir a una aplicación de Gestión Documental? Entre otras cosas debe permitir:
 El trabajo colaborativo dentro de la empresa, que varios usuarios puedan compartir documentos,
consultarlos, editarlos y archivarlos.
 Realizar el flujo de trabajo o workflow entre los distintos departamentos. Un responsable debe poder
aprobar, firmando digitalmente o por otros medios de autentificación, un documento sin necesidad de
desplazarse, ni tener físicamente el papel en sus manos. Como podrás entender, esto agiliza y abarata
muchos costes.
 Generar los documentos y distribuirlos fácilmente entre los distintos estamentos de la empresa.
 Archivar, preservando los documentos durante el período legal establecido, sin necesidad de conservar
ingentes cantidades de papel.
 Facilitar la búsqueda de cualquier documento, correo electrónico, informe, factura u otro, del mismo modo
que se localiza a través de Google o cualquier buscador.
 Trabajar con distintas versiones de documentos, permitiendo recuperar las anteriores.
 Controlar en todo momento el estado en que se encuentra un documento: quién lo debe recibir, quién está
pendiente de enviarlo...En definitiva, los pasos que ha dado y dará antes de acabar en el archivo.
 Establecer permisos de acceso, edición o aprobación de cada documento, de modo que tengamos un
sistema de usuarios con distinto nivel de autoridad sobre los archivos.
Soluciones en el mercado.
Hay mucho software especializado en este tema y cada vez habrá más. Como suele suceder, tenemos dos grandes
grupos:
 Software libre.
 Software propietario.
Entre las soluciones libres encontramos algunas como OpenKM, Nuxeo o Alfresco.
En el software propietario tenemos algunas soluciones como Sharepoint de Microsoft y más de 30 o 40
aplicaciones de distintas empresas, tan solo en España.
Según la AIIM (Association for Information and Image Management, Asociación para la Gestión de la Información
y la Imagen):
 Las empresas invierten 17 € en tiempo de trabajo para guardar un documento, 100 € para encontrar un
documento perdido y 200 € para reproducir un documento perdido.
 7.5 % de todos los documentos se pierden; del resto, el 3 % se archivan de forma incorrecta (en un lugar
que no corresponde).
 Los profesionales invierten del 5 al 15 % de su tiempo leyendo información, pero hasta el 50% buscándola.
 Un documento es fotocopiado una media de 19 veces.
 Hay más de 4 trillones de documentos en USA y crecen a un ritmo del 22 % anual
(PricewaterhouseCoopers).
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 Los usuarios corporativos reciben una media de 18 megabytes (MB) de e-mail al día en 2007. Se espera que
esta cifra suba a 28 MB al día para 2011.
 Los usuarios envían y reciben una media de 133 correos al día (Radicati Group).
 Un sólo FAX cuesta 5.000 € al año, incluyendo electricidad, papel, tinta etc. (Captaris); el tiempo medio que
se tarda en enviar un FAX es de 8 minutos.
 El precio medio de envío de un documento por servicio de mensajería es entre 7 y 12 euros.
 El coste de las oficinas ha subido un 19 % (Office Space Across the World 2008).

2.- Aspectos legales de la gestión documental.

¿Cómo está regulada la gestión documental en normativa? ¿Hasta qué punto puedo prescindir de los papeles y qué
valor legal tienen los documentos digitalizados?
Hay que decir que la normativa no está todo lo desarrollada que debiera en España. Todavía tendremos que
conservar en papel muchos documentos originales para usarlos como valor probatorio en demandas,
inspecciones o recursos. Pero si es así, ¿todavía tiene ventajas el uso de un SGD? Claro que sí.
 Lo primero es que seguiremos localizando los documentos con mucha más rapidez.
 Podremos situar el archivo de papel en un lugar no tan accesible. Por ejemplo, podremos llevarlo a una
nave o almacén retirado de la empresa y no ocuparemos un sitio tan útil.
 Muchos documentos sí se pueden destruir, como fotocopias, documentos impresos por uno mismo, o los
que no sean originales firmados de puño y letra, entre otros.
2.1.- Normativa a tener en cuenta.
¿Se puede sustituir definitivamente el papel por el formato electrónico? ¿Qué normativa aplica actualmente a la
Gestión Documental?
Lo más reciente se ha publicado en el BOE del 30 de julio de 2011, número 182. Es la resolución de 19 de julio de
2011 de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la norma técnica de interoperabilidad
de Digitalización de Documentos.
Poco a poco se están dando pasos, tanto en el ámbito de la función pública como privada, para la sustitución del
papel por el formato electrónico, si bien queda mucho por andar. Existe desconexión entre los organismos públicos:
mientras que la Agencia Tributaria le da plena validez a una factura electrónica que cumpla los requisitos legales,
el Ministerio de Justicia puede no dárselo en una demanda, sino que exija la presentación del original en papel.
Con respecto a las facturas, la Agencia Tributaria contesta en su programa Informa de esta manera:
28436-CONSERVACIÓN: MEDIOS ELECTRÓNICOS
¿Hay que conservar las facturas que han sido digitalizadas?
Respuesta
 Según el artº 20 del RD 1496/2003, de 28 de noviembre (Reglamento de facturación), la obligación de
conservar las facturas puede cumplirse utilizando medios electrónicos, siendo el artº 21 el que indica la
forma de efectuarse.
 El artº 7de la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, desarrolla determinadas disposiciones sobre facturación
telemática, en concreto la conservación, regulando la digitalización certificada de las facturas y documentos
sustitutivos recibidos, de tal forma que una vez digitalizados se puede proceder a su conservación por
medios electrónicos, pudiendo ser destruidos, sin perjuicio del cumplimiento de las obligaciones que otros
ámbitos ( mercantil, etc) afecten a la conservación de dichos documentos, ya que tendrán plena validez a
efectos del ejercicio del derecho a la deducción de las cuotas soportadas por el IVA.
 Esta Orden, que ha entrado en vigor el 15 de abril de 2007, es aplicable igualmente a aquellas facturas cuya
obligación de conservación subsista.
 En desarrollo del art 7 anterior se ha publicado la Resolución de 24 de octubre de 2007, de la AEAT, sobre
procedimiento para la homologación de software de digitalización.
 Normativa/Doctrina
 Consulta Vinculante de la D.G.T. V 1183 - 07 , de 07 de junio de 2007.
 Orden EHA/962/2007, de 10 de abril (BE del 14-04-2007).
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 Resolución de 24 de octubre de 2007, de la AEAT.

Hay que recordar que las facturas no tienen la obligación formal de incluir firma y sello original de la empresa.
Una factura puede conservarse en pdf e imprimirse en cualquier momento, siendo imposible diferenciarla de su
original en papel, por lo que la inspección tributaria admite actualmente la conservación digital de las mismas,
"de facto", aunque en el siguiente punto tendremos que hacer algunas puntualizaciones.
2.2.- La facturación electrónica.
Requisitos legales de una factura.
El artículo 6 del RD 1496/2003 que regula el contenido de una factura establece que los campos obligatorios de una
factura son:
 Número de Factura.
 Fecha de expedición.
 Razón social, emisor y receptor.
 NIF emisor y "receptor".
 Domicilio emisor y receptor.
 Descripción de las operaciones (base imponible).
 Tipo impositivo.
 Cuota tributaria.
 Fecha prestación del servicio (si es distinta a la de expedición).
Para cumplir con la norma y que una factura electrónica tenga la misma validez legal que una emitida en papel, el
documento electrónico que la representa debe contener los campos obligatorios exigibles a toda factura, estar
firmado mediante una firma electrónica avanzada basada en certificado reconocido y ser transmitido de un
ordenador a otro recogiendo el consentimiento de ambas partes
Puede que tengamos un sistema de emisión de facturas que permita prescindir del papel, pero otro caso es el de
las facturas recibidas. Para eliminarlas hace falta el uso de un software homologado de Digitalización Certificada
de Facturas. En la agencia tributaria puedes encontrar una relación de aplicaciones que han pasado la
homologación, pero este sistema sigue teniendo dos inconvenientes:
 Es un proceso relativamente lento: exige la firma digital del documento y la captura de una serie de datos
imprescindibles.
 Si el software, aunque homologado, no se usa estrictamente como indica la normativa, podemos tener
problemas ante una inspección de Hacienda.
.¿Qué es la factura electrónica? Se pueden dar varias definiciones, todas ellas equivalentes. Documento tributario
generado por medios informáticos en formato electrónico, que reemplaza al documento físico en papel, pero que
conserva el mismo valor legal con unas condiciones de seguridad no observadas en la factura en papel. Equivalente
funcional de la factura en papel, que se puede transmitir desde el expedidor al destinatario por medios telemáticos.
En términos informáticos, consiste en un fichero con el contenido exigido por ley a cualquier factura, que se puede
transmitir de emisor a receptor por medios telemáticos (de un ordenador a otro) y que posee unas características
que aseguren la autenticidad e integridad.
¿Son equivalentes las denominaciones factura electrónica, factura telemática y factura digital? Sí son
equivalentes. Incluso pueden existir otros términos análogos. Así en el lenguaje legal se suele emplear con
frecuencia la expresión “remisión por medios electrónicos de facturas”.
¿Tiene validez legal la factura electrónica? La factura electrónica tiene la misma validez legal y efectos tributarios
que la factura en papel.
¿Qué formatos son válidos para la factura electrónica? Cuando se habla de formato se puede hacer referencia a
varios aspectos diferentes: por un lado está la estructura del fichero que soporta el contenido legal de la factura.
No existe un formato único para la factura electrónica. Puede usarse XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF o TXT
entre otros. La Agencia Tributaria, por ejemplo, usa XML con una estructura determinada conocida como formato
"Facturae" (anteriormente conocida como formato AEAT-CCI). También se usa la palabra formato para referirnos a
la estructura de la firma. Igual que en el caso anterior, no existe un formato único. Puede usarse PKCS7, XadES,
PDF,... La Agencia Tributaria usa firma con formato XML dado por el estándar XadES. Finalmente, tanto el contenido
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de la factura, llamémoslo factura, como la firma, vienen en un único fichero normalmente con extensión ".fir". Es
aconsejable la utilización de estándares.
2.3.- Facturae.
¿Cómo funciona la emisión de facturas electrónicas? ¿Qué es facturae? ¿Qué herramientas me ofrece la
administración para la facturación electrónica?
Poco a poco, la facturación digital se está extendiendo. La administración es la primera que ya está exigiendo a
sus proveedores la presentación en formato digital de sus facturas. La normativa existente prevé la implantación
total dentro de todas las administraciones.
El Ministerio de Economía y Hacienda y el de Industria, Turismo y Comercio ofrecen a PYME y Autónomos,
principalmente, una serie de aplicaciones que permiten la facturación digital.
Facturae es el portal donde se ofrece toda la información referente a la facturación electrónica.
En el portal Facturae se define con bastante claridad lo que es una factura electrónica: Documento tributario
generado por medios informáticos en formato electrónico, que reemplaza al documento físico en papel, pero que
conserva el mismo valor legal con unas condiciones de seguridad no observadas en la factura en papel. Equivalente
funcional de la factura en papel, que se puede transmitir desde el expedidor al destinatario por medios telemáticos.
En términos informáticos, consiste en un fichero con el contenido exigido por ley a cualquier factura, que se puede
transmitir de emisor a receptor por medios telemáticos (de un ordenador a otro) y que posee unas características
que aseguren la autenticidad e integridad.
Aunque las facturas electrónicas pueden tener casi cualquier formato: JPG, XML, PDF, HTML y otros, tiene gran
ventaja usar el formato que recomienda Facturae, el XML con una estructura bien definida. Este formato permite
que los programas integrados de Gestión, facturación y contabilidad, capturen los datos de los campos de la factura,
de modo que no haya que introducir, de nuevo, los datos y se pueda automatizar el proceso.
La generación de la factura en formato digital es una cosa, y otra diferente es almacenarla, clasificarla y permitir su
búsqueda futura. Para esto seguirá siendo de vital importancia contar con un SGD

3.- Uso de una aplicación de Gestión Documental.

Antes de nada, pensemos un poco en la problemática que nos vamos a encontrar. La Gestión Documental empezó
a desarrollarse a finales de los años 80. A finales de los 80 los datos almacenados eran fundamentalmente
alfanuméricos:
 Datos de clientes, proveedores.
 Los datos eran estructurados.
 La búsqueda se hacía por campos.
Al potenciarse los ordenadores y aparecer otro tipo de archivos informáticos, la gestión de esos ficheros se
complicaba:
 Imágenes, contratos, folletos.
 Planos, música, vídeos.
 Papeles de todo tipo que se escanean.
En este caso todos estos datos no estructurados precisaban de sistemas de búsqueda más complejos.
La solución para tratar con toda esta información son las Bases de Datos Documentales.
3.1.- Primeros pasos.
Detengámonos en una primera cuestión importante: ¿Qué es lo que realmente necesitamos? El planteamiento no
es de poca entidad. No tiene las mismas necesidades una empresa de calzado de 4 empleados que una
multinacional como Inditex.
Tenemos tres soluciones para organizar nuestros archivos electrónicos:
 Un organizador de archivos. Sería algo parecido al explorador de Windows, algo más elaborado. No es más
que un programa con interfaz accesible que se instala en un solo equipo y nos ayuda a nombrar, guardar y
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hacer búsquedas sencillas de documentos. En realidad es insuficiente para lo que necesitaría cualquier
empresa, por pequeña que fuera, si lo que quiere es instalar un verdadero SGD.
 Bases de datos documentales. Estos programas guardan "físicamente" los archivos en un servidor con un
programa de base de datos (Oracle, MySql o similar). Tienen opciones de búsqueda avanzada, sistemas de
seguridad y cifrado de archivos y permisos avanzados para diversos perfiles de usuarios. Puede instalarse
un sistema sencillo para 10 usuarios por menos de 10.000 euros, incluyendo servidor, escáner y la
aplicación.
 ECM (Enterprise Content Management) Programas de gestión de contenido empresarial. En este caso
hablamos de bases de datos documentales muy evolucionadas. Este tipo de soluciones están enfocadas a
grandes empresas. Integran la aplicación en páginas web y servidores de correo electrónico de la compañía.
Tienen sistemas de búsqueda y permisos en archivos mucho más avanzados. Su instalación puede llevar
meses y otro tanto la formación de los usuarios. El desembolso económico no es nada despreciable, pues
puede superar el medio millón de euros.
En la mayoría de las PYME bastará la segunda solución. Necesitamos contar con la seguridad de disponer de los
archivos en un servidor accesible en todo momento, que realice sus copias de seguridad periódicas. Es importante
también la facilidad de uso. Los usuarios de una pequeña empresa no pueden permitirse prescindir de los
empleados, por largas temporadas, para asistir a un curso de gestión documental que solo va a precisar unas
operaciones realmente sencillas.
3.2.- La organización de los archivos.
¿Cómo organizaremos los archivos en la base de datos? ¿Qué árbol de carpetas diseñaremos para guardar los
ficheros?Vamos a analizar estas cuestiones.
Casi todos los SGD utilizan un sistema de archivado en forma de árbol de carpetas. No es cuestión a pasar por
alto. Aunque la búsqueda de documentos en una base de datos basada en Oracle, MySql o cualquier otra de
renombre va a producirse rápidamente, con independencia de su árbol de carpetas para el archivado, sí que
tendremos que elegir la ubicación de la misma a la hora de digitalizar el documento y guardarlo. Dedicar un par de
horas a un buen diseño del árbol de carpetas puede ayudarnos mucho. He aquí algunos consejos:
 Es conveniente diseñar la estructura antes de empezar a crear las carpetas. Puede hacerse con la ayuda de
lápiz y papel o una hoja de cálculos. Es bueno compartir la estructura diseñada con los usuarios que van a
manejarla: "Cuatro ojos ven más que dos" a la hora de detectar mejoras, fallos u olvidos en la estructura.
 Lo dicho anteriormente, en cuanto a compartir con otros usuarios, debe hacerse con la cautela de que no
sean muchas las personas que intervengan en la decisión, si no queremos que el resultado final sea caótico.
Los niveles básicos deben ser pocos.
 En cada rama del árbol se deben crear un número pequeño de carpetas, especialmente en la carpeta raíz.
 Utiliza nombres suficientemente descriptivos. No hay necesidad de ponerle "Fras_2_12", si podemos
describirla como "Facturas segundo trimestre 2012". Tampoco ayuda una generalización como "escrituras"
en lugar de "escrituras compraventa". La limitación MS-DOS de 8.3 (ocho caracteres del nombre y tres para
la extensión de los archivos) ya acabó hace tiempo.
 Como tampoco queremos usar nombres demasiado largos, podemos aprovechar el árbol de carpetas para
reducirlos. Una carpeta "Escrituras Compraventa", con una subcarpeta "Año 2012" y otra dentro de la
anterior "Primer trimestre", ayuda y así, cuando veamos el documento, estaremos viendo toda la ruta.
Ahora bien, en cuanto a cómo organizaremos las carpetas, no hay una regla fija. Será cada empresa la que tendrá
que decidir cómo hacerlo atendiendo a sus necesidades. Una notaría puede que quiera hacer un archivo, ante
todo cronológico: años, trimestres. Una empresa comercial puede que agrupe en Clientes, Proveedores,
Trabajadores. Una distribuidora lo hará por regiones: Andalucía, Extremadura, Madrid. No hay, ni se puede
imponer, una regla fija para esto, pero los consejos anteriormente citados pueden, de forma general, ayudar a la
eficiencia del archivado.
3.3.- Empezando con una aplicación.
Ya hemos dicho que para una PYME, que son la mayoría de las empresas, lo ideal sería un programa
implementado sobre una base de datos documental. Esto supone un escollo importante para poder practicar con
él a través de esta educación a distancia. Precisaríamos de un servidor con Oracle instalado, u otro programa de los
mencionados. Tu ordenador, el del alumno o alumna, tendría que estar comunicado con ese servidor y disponer
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del gestor que mueva dicha base de datos en tu equipo. Esto hace prácticamente imposible trabajar con todas las
funcionalidades que tiene un SGD en condiciones.
Para que puedas practicar con algo que se le parece bastante, vamos a usar un programa que se instala en un
equipo local y no necesita estar enlazado con un servidor con una base de datos documental. Tiene, lógicamente,
sus limitaciones, pero te permitirá acercarte a la dinámica de la digitalización, archivo y búsqueda de documentos.
El programa que emplearemos es de la firma Fujitsu y se llama Rack2-filer.
Una vez instalado el programa, en el grupo de accesos al programa, encontrarás una Guía del Usuario bastante útil.
Estas son algunas características iniciales del programa que debes tener en cuenta:
 Los datos de Rack2-filer se gestionan como archivos PDF.
 La interfaz del usuario está pensada para simular el trabajo con archivadores y papeles en estanterías.
Podrás "pasar" páginas y añadir post-its.
 La información que se almacene en carpetas puede compartirse en red para otros usuarios.
3.4.- Los datos en Rack2-filer.
En apartados anteriores hablábamos de la organización de los datos en carpetas y subcarpetas, formando un árbol.
¿Cómo puedes hacer esto con el programa Rack2-filer?
Bueno, como vas a comprobar, el programa usa su propia terminología, pero no te será muy difícil asimilarla. Te la
resumimos. Hay 4 niveles de almacenamiento:
 El primer nivel es la Biblioteca Raíz. Puedes crear hasta 3.
 El segundo es la Biblioteca "a secas". Se pueden crear 6 Bibliotecas dentro de una Biblioteca Raíz.
 El tercer nivel es el Armario. En una Biblioteca pueden usarse 20 Armarios.
 El cuarto nivel es el Archivador. En un Armario entran hasta 21 Archivadores.
Estos 4 niveles nos permiten trabajar con hasta 7560 "carpetas" (3 x 6 x 20 x 21). En un solo archivador podemos
manejar hasta 1000 páginas, que procederán de diversos archivos, escaneados o convertidos.
3.5.- Creando las primeras Bibliotecas, Armarios y Archivadores.
Te resultará muy fácil e intuitivo crear Bibliotecas, Armarios y Archivadores.
Con el botón derecho sobre la Biblioteca Raíz tienes la opción de crear Nueva Biblioteca.
Con el botón derecho sobre una Biblioteca puedes crear un Nuevo Armario.
Haciendo clic en el Armario y luego en el botón Nuevo de la barra de herramientas se abrirá el cuadro de diálogo
para crear el Archivador.
3.6.- Características de un archivador.
¿Cuáles serán los principales parámetros que deberás configurar al usar archivadores? Los vas a conocer en este
apartado.
El cuadro de diálogo de Configuraciones del archivador tiene dos fichas: Lomo y General.
La ficha Lomo permite:
 Ponerle título al archivador.
 Cambiar la fuente del nombre del archivador.
 Digitalizar o agregar la imagen que aparecerá en el lomo y
 Cambiar el color de la etiqueta, entre otras cosas.
La ficha General sirve para:
 Elegir entre 500 o 1000 páginas para el archivador.
 Decidir la forma de hojear las páginas.
 Establecer una contraseña para la apertura del archivador, entre otras opciones.
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Una de las características más llamativas de este programa es la interfaz tan conseguida que tiene, imitando
visualmente a estanterías, archivadores y las páginas de estos. Se hace muy “amigable” el trabajo con el programa,
por lo intuitivo que se presenta.
3.7.- Trabajando en el archivador.
Hasta ahora tienes que tener en cuenta que el archivador tiene documentos escaneados o impresos con el
controlador de Rack2filer que actúa como una impresora virtual, pero no contiene textos convertidos con un OCR.
Esto hace que no puedas buscar textos concretos dentro del archivador, y esta es una de las opciones más
importantes de toda gestión documental, las funciones de búsqueda. ¿Cómo podemos salvar este escollo?
El programa ofrece una magnífica utilidad para convertir los textos escaneados en textos reconocibles.
Con el botón derecho sobre el lomo del archivador puedes seleccionar la opción Ejecutar OCR en el archivador.
Dependiendo del número de hojas que lo compongan tardará más o menos, pero en un tiempo razonable habrá
convertido las palabras de los textos escaneados.
Puedes comprobarlo de la siguiente forma:
 Haz doble clic sobre el lomo del archivador y abre su contenido. El Rack2-Viewer (visualizador) te lo
mostrará.
 En los iconos de la izquierda encontrarás una lupa y el texto Buscar.
 Al hacer clic se te abrirá un cuadro de búsqueda. En Cadena de búsqueda escribe una o más palabras. En
caso de escribir varias palabras, el buscador te llevará y resaltará aquellas páginas que contienen todos los
términos especificados.
3.8.- Más opciones del archivador.
Una vez abierto el archivador, ¿qué otras opciones puedes usar? Sería interesante poder hacer anotaciones en los
datos, ¿verdad? Vamos a ver algunas.
Cuando tenemos ficheros dentro del archivador, algunas de las opciones que nos ofrece la venta de Rack2-Viewer
son las siguientes:
 Pósit. En cualquier parte del documento que visualizamos podemos insertar un recuadro resaltado a modo
de pósit. Será útil para tener en cuenta detalles sobre el "papel" que luego podremos eliminar. Con el botón
derecho sobre el pósit podemos editarlo: cambiar la fuente y el color de fondo, por ejemplo.
 Marcar. Sirve para resaltar con fondo de color párrafos, imágenes y cualquier otra parte del documento.
También con el botón derecho sobre el cuadro lo eliminamos o modificamos el color. Funciona como un
rotulador fluorescente sobre el papel.
 Sello. Cuando hacemos clic en este icono el puntero del ratón adopta la forma de un sello de tinta para
ponerlo sobre la hoja del archivador. En este caso, con el botón derecho solo podemos eliminar el "sello".
El texto puede ser:
Confidencial.
Borrador.
Original.
No copiar.
Recibido.
 Una última opción que vamos a destacar es Exportar. En algún momento tendremos que enviar la
información de un archivador a alguien, por correo electrónico, a través de la red u otro medio. Si hacemos
clic en Exportar nos ofrece la posibilidad de convertir en pdf el archivador completo y, además, adjuntar
el archivo original sobre el que se creó el archivador. Por ejemplo, si este archivador se creó a partir de
una hoja de cálculo de Excel, la exportación nos generará un pdf y la hoja de Excel original.
Muchas veces solo pretenderemos exportar unas cuantas hojas. Para ello tendremos
que hacer lo siguiente:
 Con el botón derecho sobre la primera hoja a seleccionar elegimos Selección
de Multi-hojas. De esta forma se resaltará en verde claro dicha hoja.
 Al hacer clic sobre la siguiente también se resaltará del mismo color, quedando
seleccionada, y así haremos con todas las hojas sucesivas que pretendemos
exportar.
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 Con el botón derecho, de nuevo, sobre estas hojas resaltadas seleccionamos

Exportar páginas 34-42...(por ejemplo, si son estos números las
seleccionadas). En este caso no podremos crear el archivo original sobre el que
se crearon esas páginas, sino solamente el pdf.
3.9.- Moviendo documentos y trabajando con WorkArea.
¿Cuál es una manera cómoda de mover o copiar documentos entre archivadores? Vamos a detenernos en dos
formas:
Usando el portapapeles. Ya has aprendido a utilizar la Selección Multi-hojas, aunque, lógicamente, esta operación
puede hacerse solamente con una página. En definitiva, hayas seleccionado una o varias hojas, lo único que tienes
que hacer es, con el botón derecho, elegir Copiar o Cortar/Mover
Posteriormente, en otro archivador, si quieres, o en el mismo, pero en otra posición, con el botón derecho, la
primera opción que nos aparecerá será Pegar (del portapapeles). Si lo elegimos, la hoja/hojas selecionadas se te
insertarán en esa posición del archivador.
Usando WorkArea. WorkArea es una ventana que nos sirve como área de almacenamiento temporal al mover
hojas entre los archivadores, pero con opciones adicionales al simple portapapeles. En WorkArea podrás insertar
archivos, cambiar el orden de las páginas o eliminarlas.
En la parte inferior izquierda de la ventana de Rack2-Viewer encuentras el icono para abrir WorkArea. Llevar hojas
a esta ventana es sencillo:
 Si vas a usar la Selección Multi-hojas, ya sabes, con el botón derecho sobre las hojas deseadas de Rack2-
Viewer, vas seleccionando dichas hojas.
 Haces clic en WorkArea y se te abrirá su ventana.
 Arrastrando con el ratón desde Rack2-Viewer hasta WorkArea, llevarás las hojas seleccionadas a esta
utilidad. Ahora podrás realizar alguna de las funciones de edición que aparecen en la barra de herramientas.
Posteriormente puedes realizar la operación inversa.
 Seleccionas en WorkArea, las hojas deseadas y las puedes arrastrar a otro archivador.
3.10.- Creando copias de seguridad.
No queremos dejar de lado una parte fundamental de todo SGD: la creación de copias de seguridad. De nada nos
valdrá pasar horas escaneando, clasificando y almacenando documentos si accidentalmente los perdemos.
Para realizar las copias de seguridad de Rack2-filer no debemos tener abierto el programa. Los pasos serían los
siguientes:
 En Windows, seleccionamos Inicio>Todos los programas>Rack2-Filer>Backup & Restore Tool.
 En Elegir la Biblioteca podemos seleccionar o la Biblioteca Raíz deseada o WorkArea.
 En Datos a copiar, hacemos clic en Seleccionar y decidimos si Hacemos copias de seguridad de todas las
bibliotecas y armarios o solo algunos.
 En Guardar en elegiremos la ruta y carpeta donde alojar la copia de seguridad.
 Hacemos clic en Nuevo Esquema (denominación que se le da a una compilación de copia de seguridad del
programa)
 Haz clic en Ejecutar esquema de copia de seguridad seleccionada. Nos preguntará ¿Desea ejecutar la copia
de seguridad? Si contestamos Sí, el programa nos creará una carpeta y dos archivos en la ruta elegida. Son
los que servirán para posteriormente restaurar la copia de seguridad.
Si queremos restaurar una copia de seguridad, estos serían los pasos:
 En Windows, seleccionamos Inicio>Todos los programas>Rack2-Filer>Backup & Restore Tool.
 Hacemos clic en la ficha Restaurar.
 En Restaurar desde elegimos la ruta donde guardamos nuestras copias de seguridad.
 Si marcamos en Restaurar todas las Bibliotecas y Armarios, solo tendremos que hacer clic en Aceptar.
 Si no hemos marcado todas las Bibliotecas y Armarios, podemos hacer clic en Seleccionar copia de
seguridad y Restaurar datos... Se nos abrirá un cuadro para seleccionar en el Árbol de la copia de seguridad
los armarios y archivadores a incluir.
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 Para ejecutar la restauración tenemos, finalmente, que hacer clic en Seleccionar copia de seguridad y
Restaurar datos... Nos preguntará: ¿Desea iniciar la restauración?. Si hacemos clic en Aceptar los datos de
respaldo volverán a estar disponibles.
Recomendación En un SGD basado en una base de datos documental, alojada en un servidor, la generación de
copias de seguridad será más compleja. Lo ideal, dependiendo del sistema operativo del servidor, será hacer
copias de seguridad programadas. En un servidor Linux es bastante útil un programa llamado Rsync que puede
programarse para ejecutar copias que vayan guardándose cada día, cada hora, cada semana o con la periodicidad
deseada. El programa detecta los archivos que han sido modificados y solo hace respaldo de esos. En Windows
Server existen otras aplicaciones similares.
Los servidores, además, suelen disponer de varios discos duros en espejo, que replican el contenido del uno en los
otros de manera automática. Si uno se estropea, siempre hay una copia idéntica de todo el sistema en otro.
Una tercera medida recomendada es usar discos extraíbles para salvar "manualmente" los datos y guardarlos en
otra dependencia. Ante un incendio u otra contingencia de ese tipo, siempre tendremos una copia de seguridad
reciente a buen recaudo.
Una cuarta es usar un disco duro en red u otro equipo también en red situado en otra dependencia o incluso otro
edificio que vaya recibiendo copias de seguridad periódicas por medio de programas como el mencionado.
En definitiva, todas las medidas para ir salvando nuestros valiosos datos son pocas. No hay nada más frustrante que
enfrentarse a la pérdida de horas y horas de trabajo por no haber guardado nuestros archivos informáticos.

4.- Control de la seguridad.

Como asistente a la dirección no te tocará a ti instalar un sistema de cortafuegos, ni antivirus avanzados, pero sí
queremos darte algunas nociones fundamentales de lo que se precisa para proteger tanto a equipos como al
servidor de ciberataques.
Cortafuegos. Los servidores basados en GNU-Linux pueden tener instaladas diversas distribuciones de este sistema
operativo: Debian, Opensuse, Ubuntu, entre otras. Cada distribución ofrece utilidades diversas para manejar el
cortafuegos. Fundamentalmente, este se encarga de permitir o no que se acceda al servidor por los llamados
puertos. Son, como indica su propio nombre, puertos donde "atracan" ciertos programas. Por ejemplo, las
aplicaciones que usan el protocolo de páginas web HTTP, usan el puerto 80. Si nuestro servidor va a ofrecer todos
los servicios de acceso a la base de datos documental a través de una aplicación web, probablemente usará el
puerto 80. Con el cortafuegos podemos decidir abrir solo ese puerto y dejar cerrados todos los demás. Esto
dificultará en gran medida que nadie pueda conectarse a nuestra máquina usando algún otro puerto abierto.
En Windows server también se dispone de un cortafuegos con muchas opciones para cortar puertos y servicios.
4.1.- Protegiendo el sistema de virus y malware.
Si eres un usuario habitual de un ordenador, seguro que alguna vez has sufrido el ataque de virus. ¿Qué son en
realidad? ¿Cómo puedes evitarlos?
Los virus son programas informáticos que algunos individuos hacen para infiltrarlos en los equipos informáticos
de otras personas y que produzcan, o pérdida de datos o un mal funcionamiento del sistema. También habrás
observado que los sistemas basados en Unix y derivados, entre ellos los GNU/Linux, no reciben apenas ataques de
este tipo de aplicaciones. De ahí un primer consejo: si puedes decidir que te instalen el servidor con alguno de estos
sistemas, te evitarás muchos dolores de cabeza.
Evidentemente, los usuarios de Windows son amplia mayoría: se habla de un 90% de equipos con este sistema
operativo. Claro está, los creadores de virus quieren que su "simpática" creación tenga el mayor número de clientes
afectados, por eso van encaminados fundamentalmente al sistema operativo de Microsoft. ¿Cómo proteger los
equipos? Pues no vas a tener más remedio que instalar un antivirus profesional. Existen muchas alternativas
gratuitas, pero su efectividad es reducida en comparación con las opciones de pago. En un servidor que va a
contener información tan valiosa, lo ideal es instalar una aplicación de pago de reconocido prestigio. En estos
momentos, ¿cuáles son las más usadas?
Si eliges una buena aplicación para proteger al equipo seguramente incluirá también protección de todo tipo de
malware y antispam.
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4.2.- Políticas de acceso y contraseñas.

¿Quiénes deben tener acceso a todos los archivos que escaneemos? ¿Hasta qué punto debemos limitar la
posibilidad de guardar archivos, recuperarlos o editarlos?
Seguramente querrás una respuesta contundente, pero no hay una general que sirva para todas las empresas. Son
evidentes algunas premisas: no todo el mundo debe poder acceder a la base de datos, borrar registros, editar
archivos guardados o simplemente visualizarlos. Creo que ahí todos estamos de acuerdo, pero lo difícil será
determinar el número de personas que deben tener más o menos privilegios en el sistema.
El tamaño de la empresa, el número de oficinas que trabajen con la base de datos centralizada y el total de usuarios
que reciban o generen documentos en la empresa determinará en gran medida el mapa de privilegios.
La forma en que se establecen esos privilegios tampoco puede estandarizarse, ya que cada aplicación tiene una
mecánica diferente para configurarlos.
Lo primero que haremos será determinar sobre el papel la estructura de nuestros permisos.
Generalmente los programas de gestión documental nos permiten crear grupos de usuarios. Si este es el caso, un
ejemplo podría ser:
 Grupo de Administradores.
 Grupo de Usuarios con permisos de visualización y edición de todos los documentos.
 Grupo de Usuarios con permiso de visualización y edición de carpetas determinadas.
 Grupo de Usuarios con permiso solo de visualización y de determinadas carpetas.
Determinar permisos para cada grupo. Para los casos del ejemplo anterior podrían ser los siguientes:
 Grupo de Administradores (permiso para todo tipo de acciones, incluyendo el acceso al servidor y la base
de datos documental, editando, borrando, ejecutando copias de seguridad).
 Grupo de Usuarios con permisos de visualización y edición de todos los documentos (los directivos de la
empresa pueden acceder a todos los documentos, editarlos y visualizarlos aunque sean confidenciales,
pero no podrán acceder al servidor y realizar tareas técnicas que pudieran comprometer la integridad
informática del sistema).
 Grupo de Usuarios con permiso de visualización y edición de carpetas determinadas (el permiso incluye
visualización, edición y borrado de documentos, pero solo para una determinada área del sistema. Por
ejemplo, el jefe de contabilidad puede actuar sobre una carpeta llamada Contabilidad en los términos
expresados, pero no podrá acceder a otra carpeta llamada Recursos Humanos).
 Grupo de Usuarios con permiso solo de visualización y de determinadas carpetas (este permiso estaría
restringido a ver documentos de unas carpetas concretas, pero sin posibilidad de edición o borrado).
Todo este sistema de acceso de usuarios y permisos estaría basado, como todos los sistemas informáticos, en
una política de contraseñas. El nivel de seguridad de dichas claves deberían poder configurarse también a través
del programa de gestión documental. Los accesos de máximo privilegio deberían basarse en contraseñas que
impliquen caracteres, dígitos y símbolos, que siempre son mucho más difíciles de capturar para los programas
como los keyloggers y otros similares.
Para saber más
Para acercarte más a la Gestión Documental te recomiendo encarecidamente este blog de Fernando Moreno-
Torres. Se llama Gestión Documental para Gente Normal, y verdaderamente consigue que cualquier persona poco
familiarizada con el tema llegue a entender el alcance de este sistema.
https://gestiondocumentalparagentenormal.com/