Tema 3 Gestión de La Información

GESTIÓN AVANZADA DE LA INFORMACIÓN TEMA TERCERO Página 1 de 64
Contenido
1.- Introducción a la web 2.0.............................................................................................................................. 3
2.- Cloud Computing. ......................................................................................................................................... 4
2.1.- Aplicaciones informáticas en la nube. .................................................................................................. 4
2.2.- Compartir los archivos y sus permisos en Google Drive. ...................................................................... 5
2.3.- Control de cambios en los documentos de Google Drive. .................................................................... 6
2.4.- Compartir los archivos y sus permisos en Office Online (OneDrive). .................................................... 7
2.5.- Control de cambios en los documentos de Office Online. .................................................................... 7
3.- Elaboración colaborativa de archivos. .......................................................................................................... 8
3.1.- Documentos. Mi unidad. ...................................................................................................................... 9
3.2.- Documentos. Crear, guardar y descargar en distintos formatos. ....................................................... 10
3.3.- Documentos. Análisis de menús. ........................................................................................................ 11
3.4.- Documentos. Más menús. .................................................................................................................. 13
3.5.- Hojas de cálculos. ............................................................................................................................... 14
3.6.- Formularios a partir de hojas de cálculos. .......................................................................................... 16
3.7.- Presentaciones. .................................................................................................................................. 18
3.8.- Subiendo y convirtiendo archivos. ...................................................................................................... 19
4.- El correo Web 2.0. ...................................................................................................................................... 20
4.1.- Administración de contactos. .................................................................................................................. 20
4.2 Grupos de correo .................................................................................................................................. 21
4.3 Gestión de prioridad en el correo. ........................................................................................................ 23
4.4.- Catalogando los mensajes. ................................................................................................................. 24
4.5.- Búsqueda de mensajes. Borradores. .................................................................................................. 26
4.6.- Chat incorporado a la página de correo.............................................................................................. 28
4.7.- Controlando el spam........................................................................................................................... 29
5.- Calendarios, tareas y agenda electrónica. .................................................................................................. 30
5.1.- Configurando y compartiendo calendarios. ........................................................................................ 30
5.2.- Editando permisos. ............................................................................................................................. 31
5.3.- Insertando eventos. ............................................................................................................................ 32
5.4.- Insertando tareas. ............................................................................................................................... 33
6.- Telefonía y videoconferencia. ..................................................................................................................... 34
6.1.- Skype. Sus comienzos. ........................................................................................................................ 35
6.2.- La instalación y primeros pasos. ......................................................................................................... 35
6.3.- Pantalla principal y menús. ................................................................................................................. 36
6.4.- Más opciones. ..................................................................................................................................... 37
6.5.- Funciones habituales durante la conversación. .................................................................................. 38
6.6.- Equipos profesionales de videoconferencia. ...................................................................................... 38
7.- Almacenamiento virtual en la web. ............................................................................................................ 39
7.1.- Ventajas. ............................................................................................................................................. 39
7.2.- Obteniendo el software e instalándolo............................................................................................... 40
7.3.- Sacándole partido. .............................................................................................................................. 40
7.4.- Aumentando el espacio gratuito......................................................................................................... 41
8.- Creación de páginas web. ........................................................................................................................... 42
8.1.- Características de una página web corporativa. ................................................................................. 42
8.2.- Más consejos para una buena web corporativa. ................................................................................ 43
8.3.- Aplicaciones web para la creación de páginas. ................................................................................... 44
8.4.- Creando nuestra primera web. ........................................................................................................... 44
8.5.- Terminando la creación del sitio. ........................................................................................................ 46
8.6.- Configurando nuestra web. ................................................................................................................ 47
8.7.- Creando la apariencia de nuestro sitio. .............................................................................................. 48
8.8.- Colores y fuentes. ............................................................................................................................... 49
8.9.- Creando una página. ........................................................................................................................... 50
8.10.- Editando la página. ........................................................................................................................... 51
8.11.- Incrustando elementos de Google Drive. ......................................................................................... 53
8.12.- Incrustando un formulario. ............................................................................................................... 55
9.- Páginas web con Facebook ......................................................................................................................... 58
9.1.- Creando la página de empresa en Facebook. ..................................................................................... 58

9.2.- El día a día de nuestra web en Facebook. ........................................................................................... 60
9.3.- Aplicaciones de Facebook. .................................................................................................................. 61
10.- Oficinas virtuales. ...................................................................................................................................... 62
10.1.- Obtención del certificado electrónico. ............................................................................................. 62
10.2.- Guardando nuestro certificado......................................................................................................... 64
Gestión empresarial y de proyectos con herramientas web 2.0.
1.- Introducción a la web 2.0.

La expresión web 2.0 empezó a usarse en el año 2004. Como debes saber, los programas que salen al mercado
empiezan con la versión 1.0 y las diversas modificaciones van aumentando la cifra de la versión: 1.1, 1.2, 1.3 y,
cuando el salto de calidad es más importante, pasa a la versión 2.0 para seguir el proceso. Nunca hubo una web
1.0, pero a mediados de la primera década de este siglo XXI empezaron a prodigarse una serie de páginas web con
muchas más funcionalidades. Los navegadores Explorer, Firefox, Opera o Chrome son cada vez más complejos y
permiten acciones más avanzadas con las páginas web preparadas para ello. Digamos que, a partir de 2004 o 2005,
la web dio un salto de calidad importante y de ahí el término.
La filosofía de la web 2.0 es que todo lo que se puede hacer con un ordenador de forma local, es decir, alojando
archivos y programas en un disco duro de nuestro ordenador cliente, pueda subirse a Internet y trabajarlo
directamente desde ahí. El lema sería: "Todo está en la Red". Las vertientes más populares de esta nueva filosofía
de uso de Internet son los blogs, las redes sociales como Facebook, Instagram, Twitter y otras, las wikis, y los
gestores web de correo como Gmail, que integra ahora una gran cantidad de herramientas como Google Drive
(documentos compartidos), agendas y muchas más.
La última tendencia que se observa en la Red es el "cloud computing"(computación o informática en la nube), que
trata de evitar que tengamos instalados en nuestro disco duro programas de tratamiento de textos, hojas de
cálculo, presentaciones electrónicas y algunas más. Esta tendencia pretende que, poco a poco, solo a través del
navegador, podamos crear y editar este tipo de archivos que antes precisaban programas instalados localmente,
como el paquete Office o incluso LibreOffice. En el siguiente apartado hablaremos con más amplitud de la "nube".
El punto fuerte de la web 2.0 no es tanto su rapidez, que dependerá de la conexión que tengamos a Internet, con
lo que sigue siendo más rápido el trabajo de forma local, ni tampoco la sofisticación de los documentos u otros
tipos de archivo que creemos con ella, puesto que también hasta hoy día son mucho más completos los programas
que usamos en local que lo que nos ofrece la web 2.0. Lo que la hace verdaderamente determinante y necesaria es
que permite que la visibilidad de los recursos creados con ella sea mucho más amplia, puedan trabajarlos
simultáneamente más personas y estén disponibles en todo momento. Si yo creo una hoja de cálculos en mi
ordenador, la podrá ver quien se siente delante de él y cuando esté encendido, pero si esa hoja la subo a Internet
a un editor web, estará disponible las 24 horas y podrá acceder a ella y modificarla cualquier persona del mundo,
siempre que la haga pública con los permisos necesarios.
Evidentemente, la inmediatez y la globalidad de estos recursos no se deben despreciar en el mundo empresarial,

cuando las distintas compañías están cada vez más dispersas geográficamente, pero puede que unidas
informáticamente.
2.- Cloud Computing.

Esta tendencia reciente, como hemos explicado en parte, es el resultado de que varias empresas, entre ellas
actualmente las dos más importantes en el mercado de Internet, Microsoft y Google, pongan al servicio de sus
clientes la posibilidad de trabajar con archivos de distinto tipo, sin necesidad de tener los programas instalados en
su ordenador. Ni siquiera necesitarían un ordenador propio, puesto que tanto la aplicación que permite trabajar
con esos archivos como los propios ficheros se encuentran en los servidores de estas compañías. Accediendo con
un navegador desde cualquier equipo con acceso a Internet, podría trabajarse con ellos.
Los servicios de cloud computing llevan más de 10 años popularizándose en el mercado, y tienen sus partidarios y
detractores. Hablemos, por tanto, de las ventajas e inconvenientes que tienen.
Ventajas.
 El usuario no necesita adquirir un software específico e instalarlo en su equipo.

 No hace falta trabajar con los ficheros desde un ordenador con requerimientos concretos de software y
hardware; tan solo basta con acceso a Internet y un navegador actualizado.
 Las actualizaciones del software que maneja los archivos las realiza la empresa que ofrece los servicios y de
manera transparente para el usuario.
 Los documentos creados en la nube pueden trabajarse en cualquier parte del mundo con acceso a Internet
y ser compartidos simultáneamente con decenas de personas.
Inconvenientes.
 El archivo de los datos queda en manos de los servidores de la empresa que nos ofrece el servicio.
 El trabajo con los documentos depende del acceso a Internet.
 Los documentos con elevada complejidad todavía no se pueden manejar con este tipo de aplicaciones.
 Algunas empresas creen que la confidencialidad de sus archivos queda en manos de terceros.
 La prolongación del servicio dependerá de la "salud" de la empresa que nos lo ofrece.
Autoevaluación
¿Cuál dirías que es la frase que recoge la filosofía de la Web 2.0?
La informática es tu amiga.
La sencillez de la web.
Todo está en la Red. 
Pasa tu tiempo en Internet.
2.1.- Aplicaciones informáticas en la nube.

¿Cuáles serán las principales herramientas informáticas que podrás usar en la nube?
Seguro que, como Asistente a la Dirección, en el ámbito de la gestión administrativa tendrás que usar procesadores
de textos, hojas de cálculo y presentaciones electrónicas. Pues estas han sido, precisamente, las primeras
aplicaciones que se han popularizado en la nube.
Empezó Google ofreciendo este servicio con su Google Drive, y más recientemente ha sido también Microsoft el
que ha echado a andar su Office Online, con su almacenamiento virtual OneDrive.
Para acceder a los dos servicios solo tienes que darte de alta en Gmail de Google y Outlook Live de Microsoft.
Teniendo una cuenta puedes acceder gratuitamente a estas funcionalidades. Google te ofrece hasta 5 GB de
almacenamiento para documentos, aunque tienes otro tanto para fotos y bastante más para los vídeos de Youtube,
que actualmente también es propiedad de Google. Microsoft te ofrece también 5 GB en total para sus servicios.
2.2.- Compartir los archivos y sus permisos en Google Drive.

Antes de entrar a explicar el funcionamiento de las aplicaciones, es importante que sepas con quienes puedes
compartir los distintos documentos y qué permisos puedes darles. Como ya hemos explicado, una de las grandes
ventajas de las herramientas en la nube es que permite el trabajo colaborativo. En la unidad anterior has aprendido
a crear proyectos y gestionarlos. Has visto la importancia de que el equipo de trabajo se mantenga informado y
participe activamente en el desarrollo del mismo. A partir de este apartado, vamos a buscar la utilidad de cada una
de las aplicaciones para permitir que todo el equipo pueda trabajar simultáneamente sobre archivos creados por
ti, a los que darás permisos de edición a tus compañeros.
En Gmail tienes Google Drive en la parte superior derecha de la pantalla, como puedes ver en la imagen.
Cuando accedes a ellos tienes el botón Crear nuevo, y puedes elegir qué tipo de documento quieres producir.
También tienes a su derecha la opción Subir para alojar en Google Drive un documento que hayas creado
previamente en tu equipo. Más adelante veremos las posibilidades que tienes al realizar nuevos documentos o
subir los ya hechos. Ahora nos detendremos en las opciones para compartir.
Si creas un Documento (en este caso se refiere a un archivo de procesador de textos), verás que aparece una interfaz
parecida a la de cualquier procesador de textos que hayas usado alguna vez. En la parte derecha encuentras el
botón Compartir. También puedes observar en la imagen que, por defecto, se crea como documento privado, es
decir, que solo lo puede visualizar y editar el propietario.
En la opción Configuración para compartir tienes otro cuadro de diálogo, este que ves en la imagen. Ahí tienes la
pestaña de Invitar a personas, y con el botón a la derecha, con el lápiz, tienes la opción de dar permiso para solo
ver el documento, sin posibilidad de cambiarlo. Si la persona o personas con las que queremos compartir tienen
cuenta en Gmail, podrán acceder también a la edición de Google Drive; de lo contrario, solo les llegará una
notificación de que han compartido un archivo con ellas, pero no podrán acceder. Como puedes observar, si
escribes una dirección de correo electrónico y es de Gmail, el destinatario recibirá una notificación y podrá editar
el documento si así lo autorizamos.
Finalmente, pulsando en el botón Aceptar habrás finalizado la configuración.
Pero, cuando compartamos un documento, ¿podrán cambiarnos el mismo y deshacer todo lo que previamente
hayamos hecho nosotros como propietarios? Veamos en el siguiente apartado cómo controlar la edición
compartida de un documento.
2.3.- Control de cambios en los documentos de Google Drive.
Seguramente pensarás: "Cuanta más gente edite un documento más se enriquecerá, pero... ¿no se va a convertir
esto en una viña sin vallado?" Un documento de Google Drive puede compartirse con un máximo de 200 personas,
y hasta 50 pueden estar editando a la vez. Lo que empezó siendo un documento, ¿no se convertirá en un montón
de aportaciones sin sentido hechas por muchas personas descoordinadas? ¿Cómo controlas todo esto?
Otra opción importante la encuentras en el menú Archivo>Historial de Versiones>Ver el historial de versiones. Te

aparecerá un panel lateral a la derecha en el que se visualizarán todas las versiones que hay del documento, con la
hora en que se editó y quiénes intervinieron en dicha edición. Siempre podrás hacer clic en la que desees y restaurar
esa revisión. Como puedes comprobar en la imagen, al hacer clic en cada revisión, automáticamente Google le da
un color a los textos realizados por cada autor.Bueno, cuando compartes un documento es bueno establecer unas
reglas para su edición. A veces se determina que el propietario sea el único que use el negro para la fuente y cada
editor un color distinto. De todas formas, la aplicación nos ayuda también de varias maneras. Lo primero es que,
cuando simultáneamente están trabajando en el documento varios usuarios, estos aparecen en la parte superior
derecha con su imagen y si te situas encima te aparecerá el nombre. Si haces clic en el icono de chat, junto al
nombre, podrás chatear con él e ir comentando los detalles que creas oportunos sobre el trabajo que estáis
compartiendo.
Como te imaginarás, la edición compartida de documentos, siguiendo un orden y concierto, es una poderosa
herramienta colaborativa.
Autoevaluación
Con Google Drive puedo...
Compartir un archivo con hasta 200 personas. 
Editar un archivo simultáneamente con hasta 80 personas.
Permitir que los usuarios con los que comparto solo visualicen el documento pero no puedan editarlo. 
Chatear con los usuarios que están visualizando el documento. 
La edición simultánea del archivo se puede hacer con un máximo de 50 personas
2.4.- Compartir los archivos y sus permisos en Office Online (OneDrive).

Office Online es un desarrollo posterior a Google Drive y tiene una edición de los documentos bastante similar y
una buena compatibilidad con los archivos para que puedan ser trabajados en el explorador o con MS-Office. Para
acceder a Office Online desde nuestra cuenta de Outlook Live, una vez registrados, tenemos que hacer clic en el
símbolo de los 9 puntos, en la parte superior izquierda de la pantalla.
Desde esta pantalla tenemos la opción de crear distintos tipos de archivos.
Si elegimos Word, nos aparecerá la opción de darle un nombre al documento. Se nos abrirá la interfaz de edición
del archivo que, como podrás comprobar, ha tratado de imitar a la del programa Word, con los iconos agrupados
en grupos, en una cinta de opciones.
En el menú Archivo tienes una opción para compartir el mismo. En ella puedes establecer un acceso público al
archivo, con lo que cualquiera podrá acceder a él, o invitar a personas de tus contactos, e incluso a alguien que no
esté en tu agenda.
A la persona que hayas invitado le llegará un mensaje para acceder al archivo con un enlace al mismo.
2.5.- Control de cambios en los documentos de Office Online.

¿Puedes restringir también los cambios que pueden hacer otros usuarios al archivo que has compartido con ellos
en Office Online? ¿Existen distintas versiones de revisión conforme se van modificando los archivos?
Cuando accedemos a OneDrive(el botón de acceso en Outlook, no nos referimos al programa MS-Office), dentro
de OneDrive podemos ver un resumen de los archivos que tenemos en Office Online.
Al entrar en un archivo, en el menú Archivos>Información podemos ver las versiones anteriores del documento que
estamos usando.La pestaña Más nos ofrece el Historial de versiones. También en este desplegable podemos
modificar las condiciones para compartir, además de incluir comentarios o descargar el archivo.
Una vez revisadas las versiones disponibles del documento podemos Restaurar la que deseemos.
Autoevaluación
¿Qué tipo de documentos podemos crear en línea con Office Online de Microsoft?
Bases de datos de Access.
Hojas de cálculos de Excel. 
Presentaciones de PowerPoint. 
Documentos de Word. 
Hasta el momento no se puede trabajar con archivos de Access. También es posible crear archivos de OneNote.
3.- Elaboración colaborativa de archivos.

A partir de este punto vamos a basar nuestras explicaciones en el "mundo Google". Desde la aparición de Gmail,
casi todas las empresas de servicios basados en la Web 2.0 han ido a la zaga de Google. El entorno que más ha
imitado los distintos desarrollos de esta ha sido Microsoft, y las funcionalidades de sus productos son muy similares.
Para no duplicar todas las explicaciones, utilizaremos los servicios de la empresa del famoso buscador, pero, como
no queremos fomentar monopolio alguno, ni nada que se le parezca, animamos al alumnado a que siga buscando
en la Red servicios parecidos, puesto que esta es un entorno vivo en el que continuamente aparecen nuevas
iniciativas que amplían las opciones de la "nube".
Google Drive nos ofrece la posibilidad de crear:
 Documentos.
 Presentaciones.
 Hojas de cálculos.
 Formularios.
 Dibujos.
Veremos características de algunos de estos archivos. Si trabajáramos con ellos en LibreOffice o MS-Office,
tendríamos muchas más opciones. Hasta el momento, como decíamos acerca de las desventajas de la nube, no
podemos hacerlo con documentos muy complejos directamente, pero sí es verdad que cada vez se van
implementando nuevas posibilidades en ellos y en la actualidad ya se pueden hacer archivos bastante aceptables.
Una de las posibilidades que tendremos, además, es la de compartir archivos sin adaptación, es decir, podremos
usar Google Drive o Microsoft OneDrive, entre otros, como un disco duro virtual para tener una cantidad
considerable de ficheros accesibles desde Internet.
Recuerda que los ficheros que se suben sin modificación tendrán que descargarse a nuestro ordenador para poder
editarlos.
3.1.- Documentos. Mi unidad.

¿Cuáles son las posibilidades que te da Google Drive como procesador de textos en la nube?
Ya sabes cómo acceder a Google Drive desde Gmail. Recuerda el botón Drive. Veamos esta pantalla:
En la captura observa que hay un apartado a la izquierda llamado Mi unidad. En versiones anteriores se llamaban
carpetas o colecciones, y son precisamente eso, carpetas para guardar los distintos documentos que subamos a
Google Drive.
En el botón Nuevo, podemos elegir Carpeta, y tendremos, como puedes ver en la captura, una carpeta que, por
ejemplo, puede llamarse Proyecto Ampliación Oficinas.
Aunque no tengamos organizados los archivos en carpetas, todas las herramientas de Google cuentan con un
potente buscador. Arriba puedes ver Buscar en Drive, que siempre te localizará rápidamente cualquier fichero que
tengas alojado en el servidor, por muchos que sean.
En Google Drive no solo puedes compartir archivos, como veíamos en secciones anteriores, sino también carpetas.
Precisamente esa es una herramienta imprescindible en la elaboración colaborativa de documentos.
Si pinchas en el desplegable que te aparece a la derecha del nombre de la carpeta, accederás a la opción de
compartir.
La configuración del uso compartido es un cuadro de diálogo similar al de compartir los archivos.
Recuerda que puedes elegir a los usuarios autorizados a trabajar con esta colección-carpeta en el apartado
Personas.
3.2.- Documentos. Crear, guardar y descargar en distintos formatos.

Una vez creada la carpeta, ¿cómo puedo guardar en ella un documento? ¿Podré descargar esos archivos para poder
abrirlos localmente con LibreOffice Writer o MS-Word?
Teniendo seleccionada la carpeta(en este caso, hemos seleccionado Proyecto Ampliación Oficinas), haces clic en
Nuevo>Documentos de Google y verás cómo inmediatamente se te abrirá la interfaz del procesador de textos.
Encima de la barra de menús tienes un campo para ponerle un nombre al documento. En el ejemplo hemos elegido
Plan de comunicaciones.
Si regresas a la pantalla principal, haciendo clic en el botón de la parte superior izquierda podrás acceder de nuevo
a Drive.
Cuando abres un documento en Google Drive, comprobarás que se guarda automáticamente cada pocos segundos.
En realidad, de esta forma no te tendrás que preocupar por el salvado de documentos, pero, claro, siempre que
sigas teniendo conexión a la red.
En la imagen de arriba observas la vista de página principal de Google Documentos (a la que accedes, como ya
hemos dicho, haciendo clic en el botón de la parte superior izquierda). Si vuelves a hacer clic en el botón de la parte
superior izquierda, te aparecerá en el desplegable de nuevo Drive. Si vuelves a la carpeta en la que has guardado el
documento y haces clic con el botón derecho encontrarás diversas opciones.
Una de las acciones es Descargar. En esta opción, automáticamente, te convertirá el archivo a formato de Word
(.docx). Si quieres descargarlo en otros formatos, tendrías que abrir el archivo en Google Documentos y en el menú
Archivo, elegir Descargar como. Ahí podrás decidir entre las opciones que ves en la captura, que incluye el formato
OpenDocument de código abierto.
Recuerda que la compatibilidad con los archivos de Word o Writer es limitada. Puede que archivos que hayas
elaborado mucho, al descargarlos en alguno de estos formatos, no se correspondan exactamente al que ves en
Google Documentos.
3.3.- Documentos. Análisis de menús.

¿Puedo hacer documentos medianamente elaborados con tablas, listas numeradas, bordes y demás? Analicemos
un poco las posibilidades que nos ofrece Google Documentos. Vayamos menú por menú.
En Archivo tenemos, entre otras, las siguientes opciones:
 Cambiar nombre.
 Descargar como, en el que tenemos también la posibilidad de elegir el formato de descarga.
 Configuración de página. Podremos establecer márgenes, orientación y tamaño del papel.
 Historial de versiones.
 Imprimir. Esta opción lo que hará será generar un PDF.
El menú Editar nos ofrece lo más utilizado:
 Deshacer y Rehacer.
 Cortar, copiar y pegar.
 Seleccionar todo.
 Buscar y sustituir.
El menú Insertar permite:
 Incluir imágenes, enlaces, comentarios y notas al pie.

 Añadir Saltos de página.
 Establecer Cabeceras (encabezamientos) y Pies de página.
 Un índice, si hemos aplicado estilos.
Autoevaluación
¿En cuál de estos formatos es posible descargar un documento del procesador de textos de Google Documentos?
PDF. 
Excel.
MS-Word. 
OpenOffice o LibreOffice Writer. 
Excel es un archivo de hoja de cálculos, no un documento de un procesador de textos. Cuando estudiemos la hoja
en Google Drive, abordaremos ese formato.
3.4.- Documentos. Más menús.

El menú Formato permite:
 Estilos de párrafo. Nos podrán servir luego para generar un índice, si creamos encabezamientos con estilos
de Título1, Título2, etc., exactamente igual que aprendimos a hacerlo en la unidad 1 con LibreOffice.
 Negrita, cursiva, subrayado, tachado, superíndice y subíndice.
 Alineaciones, interlineados y columnas.
 Distintas viñetas y listas numeradas en Estilos de lista.
El menú Herramientas contiene estas utilidades:
 Preferencias. No son tan completas como las de cualquier procesador, solo incluye algunas sustituciones
automáticas y la posibilidad de que detecte los enlaces automáticamente.
 Definir. Establece el diccionario de idiomas a aplicar.
 Traducir documento es una interesante utilidad que usando el traductor de Google crea un nuevo
documento con el texto traducido. Con el inglés que estarás aprendiendo en este ciclo seguro que puedes
mejorar el resultado, porque, como debes saber, los traductores online distan de ser perfectos, pero
pueden servir para agilizar el trabajo.
 Algunas de las últimas novedades es la escritura por voz en un dispositivo con micrófono incorporado y
sincronizar con el bloc de notas Keep.
El menú Tabla ofrece:
 La inserción de tablas.
 Eliminación, distribución e inserción de filas y columnas.
 Modificar las propiedades de la tabla: grosor y color del borde, fondo de color de las celdas, ancho y alto
de columnas y filas
3.5.- Hojas de cálculos.

¿Qué posibilidades tienes con Google Docs para hacer hojas de cálculo? Veamos algunas capturas de menús para
conocerlas:
En el menú Insertar puedes:
 Añadir filas o columnas.

 Incluir funciones. En la actualidad el programa tiene casi tantas funciones como otras aplicaciones locales.
 Incrustar gráficos e imágenes, también enlaces, formularios y dibujos
El menú Datos contiene:
 Ordenar hoja ascendente o descendente.

 Establecer intervalos.
 Establecer filtros.
 Establecer validaciones de datos.
El menú Herramientas contiene:
 Ortografía.
 Crear un formulario.
 Protección de la hoja.
Una opción muy valiosa que incorpora también es el Llenado Automático o Relleno Inteligente. Esta característica
que poseen los paquetes ofimáticos en su hoja de cálculo, se incorpora también en Google Hojas de cálculo. Como
debes saber, se corresponde con el recuadro que aparece en la celda activa de la hoja en su esquina inferior
derecha. Pinchando y arrastrando puedes rellenar de una vez columnas y filas, adaptando fórmulas o cifras.
En resumen, con la hoja de cálculos de Google Drive puedes realizar hojas bastante completas. En el menú
Herramientas>Crear Formulario puedes acceder a una característica muy interesante, la de realizar cuestionarios
online. En el siguiente apartado veremos cómo.
Autoevaluación
Con la hoja de cálculos de Google Drive puedo...
Ejecutar macros.
Establecer condiciones para las celdas a través de la validación. 
Crear filtros. 
Rellenar series.
Las macros y el relleno de series todavía no se han implementado.

3.6.- Formularios a partir de hojas de cálculos.
En cualquier ámbito en el que se trabaje con grupos de personas, y ese caso se da en casi cualquiera, resultará
interesante recoger datos u opiniones de los individuos con los que nos relacionamos. Si estás gestionando un
proyecto, ¿no crees que resulta interesante una encuesta de opinión sobre el desarrollo de este? Si ofreces un
nuevo servicio a tus clientes, ¿cómo podrías recoger sus sugerencias o impresiones? Los cuestionarios son la
respuesta, y con Google Drive tienes una forma muy sencilla de crearlos y obtener gráficos con sus resultados.
Dentro de Google Drive puedes crear un formulario en el botón Nuevo>Más>Formularios de Google, o si ya has
creado una hoja de cálculos, en el menú Herramientas>Crear un Formulario. Se te creará un nuevo menú llamado
Formulario y podrás acceder a su modificación.
En la parte superior derecha tienes un icono de una paleta de colores de pintor. Ahí puedes cambiar el tema del
formulario. El tema se refiere a los colores, formato y fondo que adoptará el formulario y sus preguntas. Si te vas
al último icono de los colores accederás a multitud de temas diferentes para personalizar el formulario.
En el ejemplo de la pregunta se trata de rellenar la pregunta en sí, en Título de la pregunta, una aclaración sobre la
misma en Texto de ayuda y elegir el Tipo de pregunta. Los tipos son los siguientes:
 Respuesta corta. Este formato de pregunta ofrece un campo de respuesta breve.

 Párrafo. El campo de respuesta permite párrafos largos.
 Selección múltiple. Permite una sola respuesta entre varios botones de opción.
 Casillas de verificación. Se pueden seleccionar varias casillas.
 Desplegable. Despliega una lista en la que elegir un elemento.
 Escala lineal. Ofrece la opción de marcar entre dos valores: de 1 a 5, de 1 a 10 o el que se desee.
 Cuadrícula. Crea unas filas y columnas para elegir entre 1 y 5 de varias opciones.
 Fecha y Hora. Para insertar campos de ese formato.
En el botón a la derecha con un + puedes Añadir Pregunta del tipo que desees.
Puedes enviar este formulario por correo electrónico. Es fácil enviarle a todo un grupo el enlace al formulario para
que lo rellenen. En la parte superior derecha tienes un botón de ENVIAR. Ahí puedes seleccionar los destinatarios
del enlace al formulario.
En la parte superior de formulario pone PREGUNTAS y al lado RESPUESTAS. En este último apartado puedes ver
gráficos con las respuestas. También puedes crear una hoja de cálculo para que vaya recopilando las respuestas
por filas (aparece en el símbolo de + con el fondo verde). Importante: en este apartado también puedes marcar "Se
aceptan respuestas" para hacerlo accesible y que puedan rellenarlo los destinatarios.
En la ruedecita de configuración tienes algunas opciones adicionales.
Autoevaluación
Relaciona cada tipo de pregunta de formulario con lo que te permite hacer.
Ejercicio de relacionar.
Párrafo. El campo de respuesta permite párrafos largos.
Respuesta corta. . Este formato de pregunta ofrece un campo de respuesta breve.
Escala lineal. Ofrece la opción de marcar entre dos valores: de 1 a 5, de 1 a 10 o el que se desee.
Selección múltiple. Permite una sola respuesta entre varios botones de opción.
Desplegable. Despliega una lista en la que elegir un elemento.
Casilla de verificación. Se pueden seleccionar varias casillas.
Cuadrícula. Crea unas filas y columnas para elegir entre 1 y 5 de varias opciones.
3.7.- Presentaciones.
¿Qué límites tienen las presentaciones en Google Drive? ¿Qué partido les puedes sacar?
Las presentaciones de Google Drive son quizás el tipo de archivo que tiene más restricciones con relación a sus
aplicaciones locales, sobre todo en lo referido a las potentes herramientas de dibujo que ofrecen estas últimas o la
configuración de animaciones personalizadas y transiciones. Pero también tiene grandes ventajas. Veamos algunos
de sus menús y un par de características que las hacen muy interesantes en el entorno colaborativo.
El menú Insertar te ofrece:
 La inserción de cuadros de texto, imágenes, dibujos, vídeos o tablas.

 Elegir entre distintas formas: flechas, figuras, etc.
 También puedes incluir animaciones, tablas y comentarios.
 Puedes importar diapositivas de presentaciones hechas en PowerPoint o Impress, aunque los formatos muy
elaborados no los respete íntegramente.
En el menú Diapositiva podemos insertar una nueva diapositiva, duplicar una ya creada o eliminarla, insertar
fondos, transiciones y mover diapositivas de posición.
En el menú Formato podemos tocar actualmente numerosas opciones de caracteres, párrafos y página.
El menú Compartir tiene en Configuración del uso compartido las opciones habituales en los otros archivos: incluir
a nuestros contactos como editores o simplemente visualizadores de la presentación. Los usuarios que compartan
el acceso al fichero podrán comentar en una ventana de chat el trabajo realizado.
Esta última funcionalidad permite que hagamos una presentación a posibles clientes separados de nosotros
geográficamente y que puedan hacer sus observaciones durante el transcurso de la misma.
3.8.- Subiendo y convirtiendo archivos.

En ocasiones necesitarás subir a Google Drive archivos hechos con otras aplicaciones locales: MS-Office, OpenOffice
o incluso PDF. ¿Cómo puedes hacerlo? ¿Podrás trabajar con ellas sin que cambie el formato? ¿Qué ventajas ofrece
trabajar en la nube o localmente? ¿Será posibles descargar los Google Drive convertidos a los formatos anteriores?
Subiendo archivos. En la ventana principal de Google Drive recuerda que tenías el botón Nuevo. Al hacer clic en él
te aparece la posibilidad de subir un archivo local que podrás convertir posteriormente al formato de Google Drive
(Google Documentos, Google Presentaciones, Google Hojas de cálculo, etc.)
La pantalla para subir archivos es la siguiente:
Todos los tipos de archivos pueden subirse, pero no todos son convertibles al formato Google Drive.
Cualquier archivo lo podrás subir a tu Google Drive, pero al hacer doble clic sobre él, si tiene la posibilidad de ser
convertido al formato de Google te lo ofrecerá. Por ejemplo, si subes una hoja de cálculo hecha con Excel, en primer
lugar te la subirá tal cual, pero al hacer doble clic te preguntará si quieres abrirla con Google Hojas de Cálculo, como
puedes ver en la imagen.
4.- El correo Web 2.0.

Gmail se ha convertido en un potente gestor de correos electrónicos que admite más de 15 Gb de cuota de
almacenamiento. Se creó con la idea de que los usuarios no tuvieran que eliminar mensajes, ya que si solo
enviáramos y recibiéramos mensajes de texto, sería prácticamente imposible cubrir el espacio que nos ofrece.
Incluso archivando mensajes con adjuntos pesados, Gmail nos permite un almacenamiento inmenso de mensajes.
En el siguiente apartado nos detendremos con la gestión de los contactos.
4.1.- Administración de contactos.

En el mundo empresarial, y no digamos en el personal, cada vez tenemos más personas con las que contactamos
por diversos motivos. ¿Podemos centralizar los datos de estas? ¿Qué nos ofrecen los gestores de correo como
Gmail para organizar los datos de ellas?
Sí, no es fácil determinar quiénes son nuestros auténticos amigos, simples conocidos o aquellos con los que
simplemente nos une un lazo comercial. En la práctica, separarlos en compartimentos informáticos es mucho más
fácil.
En la pantalla de correo de Gmail tenemos la opción de administrar contactos justo debajo de la de correo, como
puedes ver en la captura, en el desplegable que se nos abre al hacer clic en Gmail.
Atención: Observa en la barra de direcciones del navegador que ahora nos lleva a la dirección contacts.google.com.
Una vez en este apartado, si hacemos clic en el signo + que aparece en la parte inferior derecha, nos aparecerá la
pantalla en la que podremos dar de alta al nuevo contacto.
En el botón Etiquetas podemos crear una especie de carpeta para organizar nuestros contactos en Familia, Trabajo
o más específicamente. Además de los datos habituales del nombre, una foto, el correo, teléfono o dirección,
podemos, en el botón Añadir, introducir más datos.
En la pestaña Más tenemos la opción de exportar la lista de contactos. También encontramos Importar para hacer
lo contrario. En ambas opciones podemos elegir el formato CSV (comma separated values, valores separados por
comas), por ejemplo, para el listado que usaremos.
El botón Añadir a Mis contactos finalizaría guardando los datos del nuevo agregado.
De nuevo, por muchos contactos que tengamos, que pueden llegar a ser miles, el buscador que tiene Gmail nos
permitirá localizar cualquiera de ellos en cuestión de segundos.
Algunos dispositivos móviles, como aquellos que incorporan el sistema operativo Android, Blackberry o Iphone
pueden sincronizar la lista de contactos de Gmail con la del smartphone. Esta función nos permite tener siempre
centralizados todos los datos, lo que se hace cada vez más necesario en vista del gran número de equipos y aparatos
que usamos.
Autoevaluación
En el gestor de Contactos de Gmail solo podemos archivar el nombre, correo, teléfono, dirección, cumpleaños, URL
y algunas notas.
Verdadero
Falso  Correcto En el botón Añadir podemos incluir más campos, como Cargo, Relación o incluso personalizar
nuevos campos.
4.2 Grupos de correo

¿Cómo puedo compartir rápidamente con un determinado grupo de contactos un correo electrónico? ¿Es posible
tener almacenados los mensajes que comparta con ese grupo en un apartado especial?
En la gestión de Contactos de Gmail podemos hacer esto, creando, como hemos visto, grupos de contactos, que
ahora se llaman Etiquetas. Estas nos aparecerán en la parte izquierda de la pantalla y, una vez marcados todos los
integrantes del mismo, podemos enviarles un mensaje al grupo, haciendo clic en el botón Enviar (el sobrecito en la
parte superior derecha).
Pero existe otra función en Gmail más específica para trabajar con grupos de colaboradores. Son los Grupos, que
encontramos en la pantalla principal del correo, en la parte superior derecha. Si no te aparece entre las aplicaciones
principales, haz clic en el botón Más.
Al acceder a esta ventana observamos la opción de Crear un grupo.
Como ves, al escribir el nombre del grupo se crea una dirección de correo que podemos modificar. Si enviamos un
correo a esa dirección, la recibirán todos los que demos de alta como miembros del grupo.
También se crea una página web, que podrán compartir los miembros del grupo y antes de hacer clic en Crear mi
grupo, debemos elegir si el acceso al mismo será Público o Restringido. Esta última será la opción, si queremos
tener privado el acceso y la participación en el grupo para los miembros del mismo.
Por último, una vez creado el grupo, tendremos la oportunidad de invitar a contactos de nuestra libreta a formar
parte del mismo, o bien agregarlos directamente. En ambos casos les llegará un mensaje de correo con la dirección
del grupo y podrán empezar a leer los mensajes que se envíen a este.
Al acceder a Grupos desde el botón Más del entorno de Gmail, veremos, a partir de ahora, un punto de encuentro
con los miembros del grupo. Podremos administrarlo, dar de alta nuevos miembros y crear temas de
conversaciones.
Esta herramienta es una más de las que la Web 2.0 nos ofrece para realizar tareas colaborativas con otras personas
en la red.
4.3 Gestión de prioridad en el correo.

Cuando son decenas los correos que recibimos al cabo del día, ¿cómo podemos organizarlos por temática? ¿Existe
la posibilidad de destacar aquellos que son prioritarios?
Tenemos que organizar los mensajes de forma efectiva para dar respuesta a las situaciones que hemos explicado.
Para Gmail existen complementos específicos, que nos ayudan a clasificar los correos, pero sin necesidad de
extensiones. Gmail, Hotmail o Yahoo, entre otros, tienen algunas funciones para este tipo de casos. Veamos las de
la cuenta de Gmail o Inbox.
Captura de pantalla con la configuración de etiquetas en Gmail.:
Muchas veces recibiremos correos que precisan una respuesta, pero no podemos darla en el momento que lo
recibamos. En otras ocasiones tendremos que buscar una solución a una consulta, pero no la tenemos en el
momento que nos la piden. En otros casos, quien nos escribe es de la suficiente importancia como para que no se
nos pase de ningún modo responderle.
En una bandeja de entrada de correo es sumamente fácil que el correo que ocupe la primera posición en un par de
días sea el número 200 y haya desaparecido, incluso, de la primera página de los recibidos.
Tenemos que organizar los mensajes de forma efectiva para dar respuesta a las situaciones que hemos explicado.
Para Gmail existen complementos específicos, que nos ayudan a clasificar los correos, pero sin necesidad de
extensiones. Gmail, Hotmail o Yahoo, entre otros, tienen algunas funciones para este tipo de casos. Veamos las de
la cuenta de Gmail o Inbox.
Un paso importante es crear las etiquetas (carpetas) que vamos a usar. Bajo estas podemos archivar nuestros
mensajes recibidos. En el botón de configuración del correo (arriba a la derecha), tenemos una ficha llamada
Etiquetas. En ella podemos crear nuevas, además de las que vienen por defecto, como Recibidos o Spam. Una buena
práctica es crear una llamada Urgente (creemos que no hace falta explicar qué mensajes se archivarán aquí).
También es conveniente tener una por proyecto o departamento: recursos humanos, contabilidad, o incluso si la
comunicación es muy frecuente, no es descabellado una etiqueta "de mi jefe", para que tengamos aisladas las
comunicaciones que mantenemos con él. En esta captura puedes observar que es fácil crear las etiquetas, así como
decidir si se muestran u ocultan, o si incluso se eliminan.
Autoevaluación
¿Para qué utilizaremos la gestión de etiquetas en el correo electrónico?
Para adornar los mensajes.
Para organizarlos por tema o prioridad.  Efectivamente, podemos crear las etiquetas más oportunas para esto.
Para destacar los mensajes.
Para eliminarlos.
4.4.- Catalogando los mensajes.

En principio todos los mensajes que nos llegan a nuestra cuenta van a la etiqueta (carpeta) Recibidos. ¿Cómo puedo
mover dichos mensajes a las etiquetas correspondientes?
Revisar a menudo la etiqueta Urgente es una buena práctica para no dejar sin atender ninguno de los asuntos que
se encuentren en esa consideración. Una vez resueltos o atendidos dichos mensajes, podemos seguir el mismo
procedimiento explicado para moverlos a la etiqueta Recibidos, De mi jefe o cualquier otra.
Marcado de mensajes. Una funcionalidad muy cómoda para indicar que ciertos mensajes son especiales es la
"estrellita" que podemos asignarle a la izquierda del remitente. Es lo que se llama un mensaje destacado. Cuando
marcamos de este modo un mensaje, pasa a formar parte automáticamente de la etiqueta destacados, sin dejar de
pertenecer a la original. De esta forma podemos tener agrupados los mensajes que precisan una especial atención
durante el tiempo que deseemos.
En Inbox.: En la nueva interfaz de correo de Google puedes catalogar de varias formas.
Como catalogar en Inbox
Como ves en la captura, en cada mensaje puedes agruparlo en alguna de las etiquetas creadas. También tienes el
icono de la chincheta que te permite fijar el mensaje en Recibidos. Esta opción es bastante útil, porque en la parte
superior tienes este icono (Captura del botón para fijar en Inbox ) para mostrar solo los
elementos fijados.
Filtros.: Otra función útil es la de crear un filtro en el correo. Por ejemplo, podemos destacar los mensajes que
provengan de un remitente determinado de forma automática. Los filtros se crean en Configuración (la ruedecita
arriba a la derecha) en la opción Filtros y direcciones bloqueadas>Crear un filtro.
En las opciones que tenemos podemos usar varios criterios: De (remitente), Para (destinatario), Asunto, Contiene
las palabras o No contiene.
El último paso antes de crear el filtro es decidir la acción con los mensajes filtrados, que son los que ves en la imagen
de la derecha. Para modificar los filtros, iremos a la configuración de correo, en la ficha Filtros.
4.5.- Búsqueda de mensajes. Borradores.

Con el paso de los años se acumulan miles de mensajes. Aún organizados en etiquetas, tarde o temprano tendremos
que usar otros métodos para encontrarlos. Gmail tiene un gran buscador incorporado. Aquí tienes dos capturas: a
la izquierda el buscador de Gmail y a la derecha con la interfaz Inbox.
El método de búsqueda es el mismo que el que se emplea en web y ya se dieron consejos para realizar esta acción
de la forma más acertada. El buscador tiene, además, unas opciones más amplias en Opciones de búsqueda.
Podemos acotar los criterios conforme a los que ves en la imagen.
Borradores. Conforme redactamos un mensaje en Gmail, este irá guardándolo a los pocos segundos. Se irán
almacenando en la etiqueta (carpeta) Borradores. Nosotros también podremos, manualmente, ir decidiendo
guardar el mensaje antes de enviarlo. En el uso de cualquier programa es fundamental ir salvando los cambios, para
no llevarnos desagradables sorpresas. Cuando redactamos correos electrónicos, muchas veces tendremos que
procurar la mejor redacción de los mismos y estar seguros de que expresamos lo que queremos y de la mejor
manera, antes de pulsar en el botón Enviar. Una buena práctica, por tanto, consiste en ir guardando borradores de
los mismos. Siempre podremos recuperar más tarde los borradores en su carpeta, terminarlos y enviarlos. En esta
captura puedes ver el botón de guardado y también el de Descartar, que elimina definitivamente el borrador, si
finalmente no lo queremos conservar.
En Inbox los mensajes siguen el mismo criterio y se irán guardando automáticamente en la etiqueta Borradores
aunque no hayamos escrito nada en ellos. Es bueno repasar esa etiqueta de vez en cuando y eliminar los mensajes
vacíos.
Autoevaluación
¿Cuáles de estas opciones consideras adecuadas para organizar debidamente los mensajes?
Marcar los importantes con la estrella "Destacado". 
Dejarlos todos en la etiqueta Recibidos, ya que tenemos un potente buscador para localizarlos.
Crear etiquetas personalizadas, como una Urgente para los que precisan atención inmediata. 
Ir creando etiquetas por meses del año.

Tenerlos todos en la misma carpeta Recibidos no es del todo malo por el buscador del que disponemos, pero se
localizarán mejor si los archivamos en etiquetas más concretas. Que dichas etiquetas sean por meses del año no es
preciso, porque los mensajes se organizan de forma predeterminada por fechas.
4.6.- Chat incorporado a la página de correo.

Gmail fue uno de los primeros gestores de correo web que incorporaron la utilidad de chatear entre los contactos,
en la misma interfaz.
Encontramos esta función en la parte izquierda de la pantalla, por debajo de las etiquetas.
En esta pantalla podemos invitar o añadir contactos a nuestro chat en el campo Buscar, añadir o invitar.
También es posible configurar el comportamiento de la ventana en el desplegable que encontramos a la derecha.
Por otra parte, tenemos diversas opciones: si la ventana para chatear será más o menos grande, elegir qué
contactos serán visibles (los más conocidos o todos los contactos), añadir contactos y configurar el comportamiento
general de la aplicación en Configuración del chat. Veamos lo que nos ofrece esta última opción, que también se
encuentra en el botón superior derecho de la pantalla principal, en Configuración del correo y en la ficha Chat.
Como ves, las conversaciones del chat se pueden guardar (lo hace por defecto) en la etiqueta Chats. También es
configurable qué personas podrán chatear con nosotros y ver si estamos conectados, activar sonidos o no y también
los emoticonos.
En Inbox tenemos el chat en el icono con el bocadillo y las comillas en la parte superior.
Hace ya algún tiempo se implementó la posibilidad de instalar Google Talk para hacer llamadas de voz y vídeo,
aunque esta función la veremos más adelante.
4.7.- Controlando el spam.

Cuando el correo electrónico se popularizó, al poco tiempo apareció un cáncer que lo envió a la Unidad de Cuidados
Intensivos: el spam o correo basura. ¿Cómo se controla en los gestores de correo web 2.0?
Mientras que enviar correo por la vía ordinaria tenía un coste considerable en papel, sobres, tinta y sellos, si se
pretendía hacer un mailing masivo, hacer este mismo tipo de envíos por correo electrónico era sumamente
económico. Pronto empezaron a colapsarse las cuentas de correo con cientos o miles de mensajes no deseados, de
empresas que nos ofrecían desde aumentar el éxito con el sexo opuesto, hasta hacernos entrega de premios
extraordinarios. Durante un tiempo supuso un quebradero de cabeza para firmas como Hotmail, Yahoo y otras.
También en esto, Google dio un paso importante introduciendo un filtrado de mensajes bastante acertado en
Gmail.
Si en la bandeja Recibidos se nos han colado correos basura, tenemos también un botón para Marcar como spam,
después de seleccionarlos. En lo sucesivo, los mensajes de esos remitentes pasarán directamente a la etiqueta
Spam.
Autoevaluación
¿Qué opciones me ofrece el chat de Gmail?
Guardar las conversaciones que he mantenido. 
Activar o no sonidos al recibir mensajes. 
Realizar conferencias con imagen y audio. 
Enviar archivos adjuntos a través de la ventana de Chat.
Para enviar mensajes con ficheros adjuntos tenemos que usar el correo electrónico, no la ventana de chat.
5.- Calendarios, tareas y agenda electrónica.

Lo que se expone en el caso práctico tiene su respuesta a través de muchas herramientas en la web. De nuevo
volvemos a la gran ventaja que nos ofrece esta como punto de encuentro abierto 24 horas y accesible desde
cualquier parte. Las agendas y calendarios electrónicos en la red son más "portables" que aquellos clásicos en papel.
Un directivo puede llevar su agenda en papel siempre encima, pero si apunta algo en ella que afecta a un
compañero, no aparecerá mágicamente en la agenda de este. Con las herramientas que nos ofrece la web 2.0 sí
ocurrirá, y en tiempo real.
Si buscas en la web agendas electrónicas, encontrarás docenas de aplicaciones online. La desventaja de la mayoría
es que son herramientas de uso minoritario. Si pretendemos compartir eventos con la mayoría de nuestros
contactos, es más efectivo usar entornos compartidos por la mayoría como Facebook, Gmail o Hotmail, por
ejemplo.
Dedicaremos un apartado a la "explosión" del entorno Facebook, que incluye entre sus muchas aplicaciones una
gestión de eventos muy completa, pero seguiremos dedicando las explicaciones dentro de Gmail, que integra un
calendario-agenda electrónica fácil de usar y con enormes ventajas.
5.1.- Configurando y compartiendo calendarios.

¿Cómo configuro inicialmente mis calendarios? ¿Cómo puedo compartir algunos de ellos con mis colaboradores?
En Gmail tenemos el calendario y las tareas en la parte superior, en la opción Calendar. En Inbox lo tenemos el
icono de Aplicaciones, como ves a la derecha:
Cuando accedemos por primera vez, veremos un cuadro de diálogo como este:
Elegiremos nuestra zona horaria y pulsaremos en Continuar.
La vista del calendario es similar a esta que aparece en la captura. Echa un vistazo a la animación para conocer las
áreas principales y su utilidad.
En el apartado Otros calendarios, en el botón Añadir, puedes Añadir el calendario de un amigo. Esta opción te
permite pedirle a otro contacto de Gmail que comparta su calendario con el tuyo. Te aparecerá un cuadro de
diálogo en el que "educadamente" puedes incluir un texto solicitando que comparta sus eventos contigo.
En el siguiente apartado analizaremos algunas opciones para compartir calendarios y limitar los permisos de acceso
a estos.
Autoevaluación
¿Cuáles de estas son características del calendario de Gmail?
Crear calendarios compartidos con otros contactos. 
Visualizar el calendario por días, semanas o meses. 
Gestionar los nombres de los contactos.
Editar los mensajes y sus etiquetas.
Las dos últimas opciones son características del correo web y la gestión de contactos, no del calendario.
5.2.- Editando permisos.

Seguro que querrás tener mucho cuidado con lo que otros podrán ver de tus calendarios. Habrá actividades
totalmente privadas que no desearás compartir con nadie, y otras que deberían ser lo más públicas posibles. ¿Cómo
discriminar unas de otras?
En el botón de configuración, que tienes con forma de rueda dentada en la parte superior derecha, tienes las
opciones para Configuración de Calendar. Nos vamos a detener en dos fichas: General y Calendarios.
La ficha General nos ofrece, entre otras opciones interesantes, la Vista predeterminada (mes, día, semana...),
cuándo empieza la semana (en otros países el primer día es el domingo) y si queremos que nos muestre también
fines de semana.
En la ficha Calendarios es donde podrás decidir si quieres compartir tu calendario, te aparecerán las suscripciones
a otros que han compartido contigo, crear calendarios nuevos, importar uno o exportar el tuyo (en formato iCal o
csv) y establecer cómo serás notificado cuando los eventos lleguen a su fecha.
En la opción Compartir este calendario, encontramos funciones importantes. Podemos Hacer público este
calendario, con lo que lo podrá ver todo el mundo, incluso a través de la búsqueda de Google. Si marcamos
Compartir únicamente mi información de libre/ocupado, no aparecerá el texto de los eventos, sino simplemente la
palabra "libre" u "ocupado". En Compartir con determinadas personas, podemos, en Configuración de permisos,
permitir desde solo Ver si estamos libres u ocupados o hasta acceso total con Realizar cambios y administrar el uso
compartido. Como ves, este cuadro de diálogo es el que va a determinar el comportamiento más importante de
nuestro calendario. Recuerda siempre que, acudiendo aquí, podrás revertir los cambios, e incluso, eliminar el uso
compartido de los calendarios.
5.3.- Insertando eventos.

Captura pantalla del diálogo para introducir un evento.
Captura de pantalla con explicación de las distintas funciones de los eventos.
Bueno, dirás que está muy bien eso de configurar el comportamiento, pero ¿cómo incluyo ya mis citas, eventos y
tareas?
Incluir un evento es tan fácil como hacer clic en el día deseado. En la vista "Mes", que es la de la captura, puedes
ver que se abre un "bocadillo" para definir el evento/tarea. Si simplemente lo escribes: "Reunión con Carlos sobre
estado proyecto", se considerará un evento para todo el día.
Si quieres establecer una hora concreta, deberás elegir Editar detalles del evento y en una pantalla nueva podrás
establecer una hora, un lugar, una descripción, recordatorios, añadir invitados que recibirán un correo con la fecha
del evento y algunas cosas más.
5.4.- Insertando tareas.

Pero, ¿qué ocurre con las tareas? Siempre tenemos por delante trabajos o encargos que realizar y, algunos de ellos,
enlazados a una determinada fecha. Vayamos de nuevo a Calendar para añadirlos.
Agregar tareas es muy sencillo. Tenemos dos formas de hacerlo. En la parte izquierda del calendario tenemos el
acceso a las tareas. Haciendo ahí mismo, se nos desplegará un panel lateral en la parte derecha, donde
dispondremos de una lista de las tareas. Directamente allí añadimos las que queramos. En principio, estas no tienen
por qué estar asociadas a una fecha.
También podemos hacer clic, como explicamos con los eventos, en el cuadro del calendario, en una fecha concreta.
De esta forma, nos aparecerá el "bocadillo" para insertar o un evento o una tarea. En este caso, elegiremos Tarea
y, de este modo, se creará en el calendario y también en el panel derecho de tareas.
En la captura puedes ver cómo hay una tarea que aparece en el calendario en la fecha del 8 de mayo, y también en
el panel de tareas a la derecha. La que se llama "Tarea no asociada a una fecha" (no aparece en ninguna fecha
concreta del calendario) ha sido introducida directamente en ese panel, haciendo clic, como aparece en la última
línea, para introducir el texto de una nueva.
Al pinchar en cualquier tarea del panel nos aparece el símbolo ">", el cual nos permite editar la tarea, y así
podremos, por ejemplo, cambiar la fecha a la que está asociada.
A la izquierda de cada tarea tenemos un cuadro de verificación que nos permite seleccionar una o varias, para
actuar sobre ellas con las opciones que nos ofrece en la parte inferior del panel el botón de Acciones. Al seleccionar
una tarea se entiende terminada.
Captura del desplegable Acciones en el panel de tareas del Google Calendar.
En esta otra captura observa las opciones que tenemos en el citado botón de Acciones.
Autoevaluación
¿Qué diferencias hay entre eventos y tareas en Google Calendar?
Las tareas pueden no estar asociadas a fechas, pero los eventos sí. 
Las tareas no aparecen nunca en el calendario, y los eventos sí.
Las tareas aparecen en el panel derecho del calendario y los eventos no. 
Las tareas pueden aparecen en el calendario si las asociamos a una fecha.
6.- Telefonía y videoconferencia.

Los dos entornos de los que hemos hablado en esta unidad, Google y Microsoft, en sus derivados Gmail (Inbox) o
Hotmail (Outlook), incorporan funciones de videoconferencia. La transmisión de la voz a través de datos tiene el
nombre de VozIP o VoIP, abreviatura derivada de la expresión inglesa "Voice Over Internet Protocol" (Voz sobre
protocolo de Internet).
El sistema de VoIP utiliza un adaptador digital-analógico para convertir la señal. Actualmente se pueden hacer
llamadas gratuitas usando este protocolo, siempre que los dos interlocutores usen Internet como plataforma de
comunicación. La calidad del sonido ha mejorado desde que esta tecnología dio sus primeros pasos, y el
inconveniente del retardo, que incomoda mucho la comunicación, ha ido depurándose, aunque todavía sigue
existiendo.
En España el uso de la comunicación hablada mediante VoIP no ha acaparado toda la cuota de mercado por el
abaratamiento que han hecho las operadoras gracias a las tarifas planas nacionales, pero son más rentables las
comunicaciones utilizando esta tecnología en llamadas internacionales.
Como hemos dicho, hay varias utilidades para usar la voz a través de Internet y la imagen, pero vamos a detenernos
en el software más popular hasta el momento: Skype.
En los últimos años Whatsapp se ha convertido también en una herramienta popularizada a nivel global e incorpora
desde hace algún tiempo la videoconferencia también.
6.1.- Skype. Sus comienzos.

Podemos decir que finalmente se ha convertido en otra de las grandes "bombas" de la Web 2.0. Lo que empezó
como un software desarrollado por dos escandinavos, Niklas Zennström y Janus Friis (un sueco y un danés
respectivamente), ha acabado con una compañía, que en mayo de 2011 ha sido adquirida por Microsoft por más
de 8.500 millones de dólares. Sus características más relevantes son:
 Skype es un software de descarga gratuito que puede usarse en equipos multiplataforma: Windows, Linux
o Mac.
 También puede descargarse e instalarse en smartphones con el sistema Android, iPhone y Nokia.
 Se pueden realizar llamadas gratuitas entre usuarios que tengan una conexión a Internet, y también
llamadas prepago a teléfonos fijos o móviles, con tarifas más reducidas que las que ofrecen las operadoras
de telefonía convencional.
 Skype permite la videoconferencia, así como chatear con los contactos a la vez que se habla con ellos.
 Envío de datos con texto y gráficos a máquinas de fax.
 Comunicación grupal entre varios usuarios de Skype.
 Uso de un número individual de Internet como si fuera un teléfono convencional.
Algunos de estos servicios son de pago, con abonos mensuales o pagos por minuto
6.2.- La instalación y primeros pasos.

¿Es complicado usar este programa? ¿Qué requerimientos tiene? ¿Cómo puedo instalarlo?
Aunque hay que decir que casi cualquier equipo adquirido en los últimos diez años servirá para su uso, esto es lo
recomendable (en entorno Windows):
 Windows XP o superior.
 Procesador 1 Ghz.
 256 MB RAM.
 30 MB de espacio libre en disco duro.
 Tarjeta con sonido full-dúplex ( prácticamente todas las tarjetas actuales)
 Micrófono, auriculares o altavoces y webcam, si se quiere usar también la imagen.
 Conexión a Internet de banda ancha.
En primer lugar, acudimos a la página de descarga en este enlace: Página de descarga de Skype.
https://www.skype.com/es/get-skype/
 Al intentar descargar el programa te pedirá que te crees una cuenta. Los datos que precisas son los
habituales. Recuerda bien tu contraseña.
 El archivo de instalación se descargará con el nombre SkypeSetup.exe.
 Al ejecutar el archivo de instalación nos pedirá el idioma de instalación.
 En el último paso nos pedirá que introduzcamos los datos de acceso, en Iniciar sesión.
En el siguiente apartado analizaremos la pantalla principal.
Autoevaluación
¿Qué te permite hacer el programa Skype?
Grabar vídeos para colgarlos en Internet.
Realizar llamadas grupales entre varios usuarios del programa. 
Llamar a teléfonos fijos o móviles. 
Acompañar imagen de vídeo a la llamada. 
Grabar vídeo no es el propósito para el que está diseñado Skype.
6.3.- Pantalla principal y menús.

¿Qué opciones me ofrece la pantalla principal de Skype? ¿Cómo puedo localizar y realizar las llamadas a mis
contactos? En las últimas versiones Skype se ha simplificado bastante. En la parte superior izquierda tienes casi
todas las opciones.
Si haces clic sobre el icono del usuario o su foto te aparecerán las opciones principales de Configuración y
Administración de la cuenta:
En Administrar cuenta destaca el acceso rápido para cambiar la contraseña, fijar la privacidad que tendremos,
modificar el perfil o acceder a la compra de crédito para realizar llamadas de pago. Te llevará a una página web en
la que cambiarás de forma global todas las opciones, con lo que te servirá para todos los dispositivos en los que
tengas instalado el programa.
En el apartado Contactos tenemos básicamente la opción de añadir o importar contactos y ordenarlos
En Llamar tenemos las opciones para realizar la llamada, contestar a una entrante, silenciar el micrófono o
configurar el audio.
Observemos algunos menús más en el próximo apartado.
6.4.- Más opciones.

 En la primera captura ves el marcador de teléfono. Recuerda que a través de Skype puedes hacer llamadas
a todo tipo de teléfonos. Para ello habrás tenido que comprar crédito. Este tipo de llamadas suelen ser más
económicas que las habituales, sobre todo cuando son a teléfonos de otro país.
 En la segunda captura observas la interfaz de una llamada en curso. Durante la misma puedes silenciar tu
micrófono, dejar la llamada en espera y otras opciones.
 En la tercera puedes ver como en el icono de contactos aparece un signo +. En esta opción puedes realizar
una llamada en grupo. Puedes hacer videoconferencia hasta con 10 personas distintas. Esta opción es muy
interesante para reuniones de trabajo. Actualmente, con la mejora de conexión a Internet se puede
disfrutar de una interactividad casi en tiempo real.
 En la última observas cómo puedes añadir contactos a la llamada en Grupo.
Llamadas.
 Realizar una llamada es tan sencillo como localizar en el buscador de Contactos a nuestro interlocutor. Si
ya nos ha dado su autorización para que lo llamemos y está en línea, tan solo tendremos que hacer clic en
Llamar.
 Se establecerá la comunicación y en el siguiente apartado veremos algunas opciones que tendremos
durante esta.
6.5.- Funciones habituales durante la conversación.

Durante la llamada, en el menú Llamar, podemos Silenciar nuestro micrófono (seguiremos en comunicación y
podremos escuchar a nuestro interlocutor, pero él no a nosotros), Poner en espera (la conversación se mantiene
inactiva para recuperarla unos segundos después), Colgar o Configurar el audio o Vídeo (en ocasiones podemos
notar que la calidad de la imagen o el sonido lo precisa).
Antes y durante una llamada podemos chatear con nuestro interlocutor, como vemos en la imagen.
El menú contextual también nos ofrece algunas funciones interesantes.
Podemos, entre otras cosas, adjuntar un archivo a nuestro interlocutor, o, si resulta un contacto no deseado,
bloquear a esta persona o eliminarla de nuestra lista.
Skype es bastante simple de usar y ofrece numerosas funciones adicionales. Existen terminales telefónicos
preparados para conectarlos a las entradas y salidas de micrófono y auriculares de los ordenadores.
6.6.- Equipos profesionales de videoconferencia.

En el caso práctico mencionábamos la posibilidad de que Andalucía Vende, S.L. estableciera distintas sedes, con
trabajadores estables en dichos lugares. ¿Podemos tener equipos más profesionales de videoconferencia que
permitan incluso reuniones de trabajo?
Actualmente esta posibilidad es una realidad, como se puede apreciar en la foto. ¿Qué se precisa para ello? Pues
no demasiada tecnología, pero, eso sí, un mayor desembolso económico que el requerido para una simple webcam,
con micrófonos y altavoces.
Distintas empresas de electrónicas ofrecen equipos de entre 2.000 y 10.000 euros para realizar videoconferencias
profesionales. Estos equipos usan las líneas de banda ancha y puertos dedicados en los routers para su uso.
Cuentan con micrófonos de alta calidad que recogen el sonido aunque el emisor esté retirado de los mismos, así
como cámaras de alta definición, si se desea.
El funcionamiento es sencillo una vez instalados. Generalmente la empresa que nos vende el equipo nos conecta
el mismo a un televisor o pantalla de ordenador. No se precisa ningún software instalable en un ordenador local,
ya que el dispositivo incluye todo lo necesario. Las conexiones del equipo son dos: una para la salida de vídeo y
audio a la pantalla y otra para el acceso a Internet, a través de un cable de red.
El manejo de estos equipos se hace mediante un mando a distancia que nos permite modificar las configuraciones
del mismo y crear listines telefónicos con nuestros interlocutores. Cada equipo debe suministrar la dirección I.P.,
que es un número de cuatro cifras que identifica a todos aquellos que acceden a Internet. Es a través de ese número
por el que nos ponemos en contacto con el otro interlocutor que disponga de equipo de videoconferencia.
Autoevaluación
¿Qué características tienen los equipos profesionales de videoconferencia?
Son muy baratos.
Permiten, en algunos casos, imágenes en alta definición. 
Precisan de un software complejo en el ordenador al que se conecte.
Usan las redes de banda ancha para conectarse. 
No son excesivamente caros para las ventajas que tienen, pero desde luego no tan baratos como una simple
webcam. No requieren software alguno que instalar.
7.- Almacenamiento virtual en la web.

Cada vez manejamos más archivos electrónicos y, a la vez, más equipos. Lo ideal sería tenerlo todo centralizado y
accesible desde cualquier equipo en el que trabajemos. Internet nos tiene que ofrecer una solución al respecto. Ya
hemos visto que tanto Google Drive como OneDrive tienen almacenamiento virtual de archivos, pero hoy existen
otras herramientas que nos proporcionan, además de espacio casi ilimitado de almacenamiento, algo muy
importante también: la sincronización de datos.
Las dos herramientas de Microsoft y Google han incorporado la sincronización, pero veamos otras.
En la web cuentan con este servicio varias empresas, con más o menos capacidad, a mayor o menor precio y con
distintas funcionalidades. Una de las más populares es Dropbox. A modo de ejemplo, vamos a ver cómo funciona.
En la imagen puedes observar un escritorio lleno de ordenadores. Los servicios de almacenamiento virtual evitan,
en gran medida, tener que trabajar a la vez con muchos equipos para acceder a sus datos. Solo necesitamos un solo
equipo para acceder a nuestros archivos. Pero detengámonos en más ventajas de estos servicios.
7.1.- Ventajas.
Disponer de un servicio de almacenamiento virtual tiene sus grandes ventajas. ¿Cuáles son?
 Los datos no se encuentran desperdigados entre multitud de equipos y dispositivos de almacenamiento.

 Si se estropea un dispositivo de almacenamiento, siempre existe el respaldo en la web.
 Los datos se actualizan automáticamente cada vez que los equipos se conectan a Internet.
 Podemos compartir determinadas carpetas con otros usuarios del servicio.
 El acceso a nuestros archivos puede realizarse desde cualquier ordenador con conexión a la Red.
 No tenemos que usar dispositivos extraíbles, evitando pérdidas o deterioros.
Autoevaluación
¿Cuáles son las ventajas del almacenamiento virtual como Dropbox?
Podemos evitar depender de dispositivos de almacenamiento extraíbles. 
Nos permite compartir archivos con otros usuarios. 
Todos los archivos están disponibles aunque no nos conectemos a Internet.
Los archivos se sincronizan automáticamente al conectarnos a Internet. 
La conexión a Internet es necesaria para acceder a todos los archivos, ya que puede que se hayan modificado o
creado algunos en otros equipos y si no tenemos conexión en el que estamos ahora conectados, no se produce la
sincronización, y, con ello, no podremos tenerlos disponibles.
7.2.- Obteniendo el software e instalándolo.

Como ya hemos anticipado, vamos a basar las explicaciones en Dropbox, aunque hay más servicios de este tipo, y
no resulta para nada complicado empezar a usarlo. Lo primero que tenemos que hacer es visitar su página web.
Página principal de Dropbox. https://www.dropbox.com/
Una vez que hacemos clic en Bajar Dropbox se nos descargará un archivo de unos 12 Mb que nos irá guiando en la
instalación.
 En la instalación nos preguntará si tenemos cuenta o no en el servicio. Si es la primera vez que lo usamos,
lógicamente, elegiremos "No tengo una cuenta en Dropbox". Atención: como este va a ser un programa
que instalaremos en todos los equipos que usemos, en las sucesivas instalaciones haremos uso de la cuenta
que vamos a crear en esta primera instalación.
 En el siguiente paso tendremos que dar un correo electrónico real y nuestra contraseña. También
podremos darle un nombre a la computadora en la que lo estamos instalando. Este nombre servirá para
identificar los distintos ordenadores en los que instalaremos el servicio.
 La siguiente pantalla nos permitirá elegir el espacio contratado, que va desde los 2 GB gratuitos hasta 1 TB
que cuestan en este momento 9,99 euros al mes.
 Con la instalación nos acompaña un pequeño tour que nos recuerda que en nuestro sistema se habrá
creado una carpeta (generalmente en Mis Documentos) llamada Dropbox. Todo lo que guardemos allí,
subirá automáticamente al espacio virtual de Dropbox. Desde la página de Dropbox y validándonos con
nuestro usuario y contraseña, podremos tener en cualquier sitio nuestros archivos. En la barra de tareas de
Windows nos habrá aparecido el icono de Dropbox para acceder a la web del programa, a la carpeta de
nuestro equipo y cambiar sus preferencias.
 A partir de este momento, todos los archivos y carpetas que creemos en Dropbox se sincronizarán
automáticamente con lo que exista en la página web.
 En futuras instalaciones, en los demás equipos que usamos, solo tendremos que identificar la nueva
computadora y, finalizado el proceso de instalación, se nos descargarán los archivos que teníamos en el
otro equipo en la carpeta Dropbox. Así, todos nuestros ordenadores tendrán el mismo contenido en la
carpeta llamada Dropbox. Esta es la gran ventaja, la centralización de contenidos.
7.3.- Sacándole partido.

¿Qué funciones son las más útiles? ¿Cómo puedo obtener más espacio de almacenamiento?
Una vez te acostumbres a usar un almacenamiento virtual como Dropbox, no dejarás de verle ventajas.
Resulta de lo más cómodo tenerlo todo centralizado y no tener que llevar pendrives u otros dispositivos extraíbles
para tener disponibles los archivos.
Un pequeño problema es que aunque, en un principio, 2 GB dan para bastante, cada vez trabajamos con archivos
más voluminosos, por lo que necesitaríamos contar con más almacenamiento gratuito. Hay que recordar que, para
uso más profesional, no estaría de más contratar más espacio pagando.
Algunos consejos:
 Haciendo clic en el icono de Dropbox que nos aparece en el panel de tareas, a la derecha podemos acceder
a las Preferencias. En ellas encontramos Ancho de Banda. Hay que tener en cuenta que, cada vez que
modifiquemos archivos o creemos uno en la carpeta Dropbox, automáticamente empezará la
sincronización con el servidor de Internet. En el caso de archivos de gran tamaño, el ancho de banda de
subida de nuestra línea quedará algo colapsado durante el tiempo que dure la misma. Para poder seguir
disponiendo de ancho de banda, a la vez que se produce la sincronización, podemos limitar la tasa de
descarga y de subida. Generalmente la descarga no se verá muy afectada, puesto que la mayoría de las
compañías dan 10 veces más de tasa de bajada que de subida, pero en esta última no está de más limitarla
a un 50% del ancho total.
 Todas las carpetas que tenemos en Dropbox aparecerán en nuestro sistema con dos posibles iconos: uno
nos muestra que dicha carpeta está sincronizada, con un punteo verde y otras que están en proceso de
sincronización, con unas flechas circulares azules. También el icono de Dropbox que tenemos en la barra
de tareas nos indicará cómo se encuentra el proceso general utilizando los mismos símbolos. Hasta que no
se produzca la sincronización total, es mejor no apagar el equipo para asegurarnos de tener el respaldo de
archivos completo.
 Una de las grandes utilidades de Dropbox es compartir carpetas o archivos con otros usuarios. Tan solo
tienes que acceder a la página web y validarte. En la pantalla principal tienes la ficha Compartir. Aquí puedes
hacer clic en Compartir una carpeta. Puedes crear una carpeta nueva y hacer partícipe de ella a otra
persona, o bien hacerlo con una carpeta ya existente. Por último, solo hay que introducir el correo
electrónico de la persona con la que queremos compartirla. Más adelante, podemos anular esa carpeta.
Autoevaluación
¿Qué afirmaciones son ciertas en cuanto al servicio de Dropbox?
El espacio inicial gratuito es de 4 MB.
En las preferencias podemos limitar la tasa de subida y de bajada. 
Solo se sincronizarán los archivos o carpetas dentro de la carpeta Dropbox. 
Cada vez que instalemos Dropbox en un equipo nuevo tendremos que crear una cuenta nueva.
El espacio inicial gratuito es de solo 2 MB. No tendremos que crear una cuenta nueva cada vez que instalemos el
programa en un nuevo ordenador, sino usar la cuenta ya creada; de lo contrario, no se produciría la sincronización,
ya que esta se hace de la misma cuenta.
7.4.- Aumentando el espacio gratuito.

¿Necesito más espacio de almacenamiento, pero no quiero pagar por él? Veamos algunos trucos que Dropbox nos
permite para aumentar nuestro espacio gratuito.
En primer lugar, por completar 5 de los siguientes pasos, te darán 250 MB más:
1. Toma el tour de Dropbox.

2. Instala Dropbox en tu ordenador.
3. Coloca los archivos en tu Dropbox.
4. Instala Dropbox en las otras computadoras que usas.
5. Comparte una carpeta con amigos o colegas.
6. Invita a algunos a unirse a Dropbox.
7. Instala Dropbox en tu dispositivo móvil.
El sexto paso es la forma más rápida de ganar espacio de almacenamiento. Por cada amigo que invites e instale
Dropbox en su ordenador, obtendrás 500 MB adicionales de almacenamiento, con un límite de 8 GB.
Visitando esta página tienes 4 formas de ganar 500 GB en total. Tienen que ver con hacerse seguidor de Dropbox
en Twitter y amigo en Facebook, entre otros. Página para aumentar almacenamiento en Dropbox.
https://help.dropbox.com/es-la/accounts-billing/space-storage/get-more-space
Una última forma de aumentar el espacio la tienen los estudiantes que posean una dirección .edu o de alguna otra
institución que se demuestre académica.
Como comprobarás, a medida que uses estos servicios, resultan del todo muy útiles.
8.- Creación de páginas web.

Las páginas web pueden considerarse, hoy día, las tarjetas de presentación de las empresas. Sin duda, lo primero
que hace cualquiera cuando quiere contratar un servicio o comprar un producto, es buscarlo por Internet. Si se van
a establecer relaciones comerciales con alguna firma, se localiza la web de la empresa para obtener información de
la misma.
Una página web tiene que ser satisfactoria en dos aspectos:
 La forma: apariencia, accesibilidad, colorido, imágenes, tipos de letra, etc.

 El contenido: datos de contacto, productos o servicios,etc. Información útil, en definitiva.
De los dos aspectos, sin duda, el más importante es el contenido. Si una página web tiene un formato espectacular,
un diseño muy cuidado, pero no tiene lo que el usuario busca, no servirá de mucho. Lo contrario también es cierto,
aunque el formato no sea el más atractivo, si la información que contiene es la que se necesita, habrá cumplido su
cometido.
Abordaremos las dos facetas en los siguientes apartados, porque, además de ofrecer información útil, queremos
que las páginas web que hagamos o encarguemos a profesionales del tema, reflejen una imagen adecuada de la
empresa.
Como todo, en el mundo de los negocios y las empresas, para que algo sea realmente profesional hay que dejarlo
en manos de especialistas. El diseño Web, con todo lo que conlleva, es actualmente un ciclo de grado superior en
Formación Profesional. Hay empresas que se dedican exclusivamente a este menester para grandes corporaciones,
que además ofrecen en sus portales multitud de funciones. En ese caso, sería preciso encargar el diseño y
mantenimiento de la página de la compañía a estos profesionales.
En el caso de firmas de menos entidad, o incluso, para uso de departamentos dentro de esas empresas, resulta muy
útil saber crear páginas web para ser usadas por un número limitado de personas. Recordemos que estas páginas
pueden contener archivos, vídeos, programas, información en cuanto a procedimientos, novedades, enlaces útiles
y otra multitud de detalles que faciliten el trabajo colaborativo.
Pero detengámonos en el siguiente apartado en las características que debe cumplir una web corporativa, aquellas
creadas con fines empresariales, aunque bien podrían extrapolarse estos consejos a casi cualquier página web.
8.1.- Características de una página web corporativa.

Vamos a tratar de resumir una serie de consejos para considerar a una web corporativa efectiva y de buen diseño.
1.El sitio tiene que ofrecer algo de valor.
 Un montón de barro en un lienzo, rodeado de un marco de oro puro, no deja de ser un montón de barro.
 Lo más importante es que la página contenga información valiosa. Nuestra empresa tiene que ofrecer lo
que cualquiera buscaría de nosotros.
2.Evita sonidos que se autoreproduzcan, texto que pase automáticamente, gifs animados y otro tipo de elementos
que distraigan.
 El que lee una información quiere hacerlo a su ritmo, no al ritmo que imponga el texto.
 Las pop-up (ventanas emergentes) irritan a los visitantes: hay que evitarlas.
 Las imágenes como fondo de página no quedan profesionales. Pocas son las páginas de renombre que las
usan. En caso de hacerlo, tienen que tener un alto contraste y no tener texto encima.
 La publicidad abusiva en un sitio web hace que resulte desagradable. Banner y anuncios en flash que
abunden dañan la imagen corporativa.
3.La página tiene que ser de fácil navegación.
 Procura organizar la información de forma que resulte fácil encontrar lo que se busca.
 Intenta evitar el mayor número de clics posibles para llegar a lo que se pretende.
 Salvo los artículos de opinión, periodísticos o científicos, cada página de nuestro sitio web no debe ocupar
más de una o dos pantallas.
 Siempre debe haber un enlace a la página de inicio.
 El menú principal debe aparecer en todas las pantallas. Con eso permitimos que nuestro visitante acuda sin
demora, en todo momento, a los componentes principales del sitio.
4.La navegación debe ser lo más rápida posible.
 La imágenes deben ser de una calidad aceptable, pero el tamaño de las mismas tiene que ser el menor
posible. Si es necesario abrir una imagen de alta resolución, podría facilitarse una copia más pequeña e
indicar el enlace con el peso de la imagen a abrir.
 Los vídeos también deben reducirse para que puedan reproducirse con rapidez. Si se precisa alta definición
en algunos, lo podemos indicar.
Autoevaluación
¿Cuáles de estas afirmaciones NO son aconsejables para una buena página web corporativa?
Debemos evitar las ventanas emergentes.
Los banners publicitarios le darán prestigio a nuestra página. 
Todas las imágenes deben ser de alta resolución. 
Las páginas, por lo general, no deben superar las 5 pantallas de longitud. 
Debemos enlazar a la página de inicio en todas las demás.
Las páginas emergentes incomodan al visitante. El enlace a la página de inicio siempre facilita la navegación. Las
dos son buenas recomendaciones.
8.2.- Más consejos para una buena web corporativa.

5.La página debe ser fácilmente legible.
 La mayoría de los monitores tiene una resolución de 1024 píxeles de ancho. El texto no debería superar esa
longitud, puesto que resulta desagradable tener que usar la barra de desplazamiento horizontal para leer
textos. Lo ideal es que las líneas de texto no superen los 600 píxeles.
 Los colores usados en contraste tienen el objetivo de facilitar la lectura: fondos oscuros con letras
levemente más claras son incómodos a la vista.
 Las fuentes usadas han de ser los suficientemente grandes como para leerse con comodidad.
 Los textos en mayúsculas deben limitarse a palabras o frases muy breves, y con la intención de destacar
dicho texto.
 Las faltas de ortografía quedan totalmente prohibidas. La imagen corporativa de una empresa quedará por
los suelos si su página contiene errores ortográficos.
6.Los enlaces deben cumplir algunos estándares.
 No subrayes palabras, pues está reservado para los hiperenlaces.

 Explica los enlaces, cuando el destino al que apuntan no es evidente.
 Los enlaces internos no deberían abrirse en nuevas ventanas.
 Revisa a menudo que todos los enlaces funcionan: cuando están rotos dan mala imagen.
7.Haz visible en todo momento la información de contacto.
 Una buena práctica es tenerla siempre en la parte superior de la página o en la inferior.

 El visitante quiere acceder con rapidez a nuestros teléfonos, correos electrónicos y domicilio.
8.No uses direcciones de correo electrónico gratuitas para la empresa. Queda poco profesional el uso de estas si se
tiene adquirido un dominio.
 Recuerda que la mayoría de las empresas de hosting te permite el reenvío de correos de tu dominio a otras
cuentas, si es que quieres aprovechar la potencia de Gmail, Hotmail y otras.
8.3.- Aplicaciones web para la creación de páginas.

¿Me ofrece la web 2.0 herramientas para la creación de páginas web? ¿Qué me pueden aportar esas herramientas
que no lo hagan otros medios?
En la unidad 1 abordamos nociones en cuanto a la compra de dominios y servicios de hosting. Aunque se ha

simplificado bastante el alojamiento de nuestros archivos en los servidores de estas empresas, todavía más fácil
resulta trabajar directamente en la web con la página que creemos.
Como decimos, hay varias direcciones que nos ofrecen la creación de páginas web online, pero, de nuevo, vamos a
basar nuestras explicaciones en las posibilidades que nos ofrece Google, en este caso, su aplicación Google Sites.
Con ella tenemos estas ventajas:
 Crear una página web con un solo clic.

 No necesitamos saber HTML para editar o crear páginas.
 Podemos personalizar mucho la web, tanto en temas como en colores y fuentes.
 Se nos ofrecen plantillas para numerosos formatos.
 Podemos adjuntar ficheros de distintos tipos.
 Al estar dentro del entorno Google se pueden incrustar vídeos, presentaciones, documentos, formularios,
calendarios, es decir, todas las aplicaciones que hemos aprendido a usar hasta ahora.
 Uso compartido de la edición. No tenemos que ser nosotros solos los que modifiquemos los contenidos.
Nuestro colaboradores pueden tener también permiso de edición en tiempo real.
 El buscador de Google trabaja dentro de nuestras páginas con la potencia habitual.
Autoevaluación
¿Por qué elegirías un editor como Google Sites para hacer páginas web?
Porque es más potente que cualquier editor local.
Porque me ofrece un espacio ilimitado gratuito.
Porque no me exige conocer HTML. 
Porque me permite usar otros productos de Google dentro de las mismas páginas incrustándolos. 
No es necesariamente más potente que los editores locales, y tampoco nos ofrece un espacio ilimitado gratuito,
pero sin duda es una muy buena opción por las demás razones.
8.4.- Creando nuestra primera web.

¿Por dónde empezamos?
Pues, en primer lugar, deberíamos tener claro lo que queremos hacer y disponer de la máxima información posible.
Antes de hacer la primera página, no estaría de más tener a nuestra disposición algunas de los siguientes elementos:
 Fotos ya redimensionadas al tamaño que nos parezca más conveniente.

 Lista de enlaces que vamos a incluir.
 Datos de dirección, nombres de personas, correos electrónicos y la máxima información posible que
debemos aportar.
 Pequeño diseño del número de páginas y lo que pondremos en cada una de ellas.
 Archivos electrónicos, vídeos y demás que vamos a adjuntar en las páginas.
 Color corporativo, si lo tenemos ya decidido.
 Logo de la empresa, en formato electrónico, si lo vamos a incluir.
 Cualquier otra información o dato que precisemos de antemano.
Captura de pantalla del acceso a Google Sites.
Si recopilamos todo esto antes de empezar a crear la página web, evitaremos tener, durante largos períodos,
algunas páginas con el desagradable mensaje de "Página en construcción". De este modo agilizaremos la
disponibilidad de la web.
Captura de pantalla del segundo paso de acceso a Google Sites.
Una vez en nuestro poder la mayor cantidad de datos posibles, veamos cómo es la técnica de crear la web con
Google Sites. Lógicamente se precisa una cuenta en el entorno Google, como, por ejemplo, en Gmail. Desde la
ventana de Gmail tenemos el acceso a Google Sites en la parte superior, en Más>Sites.
A continuación tendremos que volver a introducir nuestra contraseña, si es la primera vez que accedemos al
servicio, como vemos en la imagen abajo.
Finalmente tendremos el botón de Crear Sitio.
Sigamos en el próximo apartado con los siguientes pasos.
Captura de pantalla del tercer paso de acceso a Google Sites.

Desde hace algún tiempo Google nos ofrece, como alternativa, el Nuevo Google Sites. Vamos a ir analizando
también como trabajar con este nuevo entorno.
Lo más cómodo es teclear sites.google.com.
Luego eliges Nuevo Google Sites y después tienes el botón con el signo + para Crear el sitio.
Captura de la opción Crear en el Nuevo Google Sites
Captura con el botón + para crear un Nuevo sitio
8.5.- Terminando la creación del sitio.

Ahora tendremos que indicar el nombre del sitio y la dirección en que aparecerá. El programa nos sugiere una, pero
nosotros podremos cambiarla, siempre dependiendo de la disponibilidad que haya. La dirección siempre irá
precedida por https://sites.google.com/site/ y, a continuación, el nombre que esté disponible. Por ejemplo:
https://sites.google.com/site/ejemplodedireccion.
En Más Opciones elegiremos si el sitio será público o solo visible para algunos de nuestros contactos o grupos.
Después de escribir un texto aleatorio que tendremos que introducir, en el botón Crear Sitio habremos creado
nuestra web, aunque esta aparecerá tan pobre como la que ves en la imagen.
Captura de pantalla de web creada con Google Sites.
Las dos primeras líneas de la imagen anterior solo nos aparecerán cuando estemos accediendo como un usuario de
Gmail validado. Un usuario anónimo no podrá verlas.
La web tan sencilla que vemos en la imagen puede personalizarse muchísimo. A continuación veremos cómo
hacerlo analizando sus menús de opciones.
Autoevaluación
¿Desde dónde podemos acceder a la creación de páginas web online con Google?
Desde www.google.es/web.
Hace falta instalar un programa editor web en nuestro ordenador.
Desde Gmail en Más>Sites.  Cierto, desde aquí llegaremos al editor.
Por medio de un programa FTP.

8.6.- Configurando nuestra web.

Captura de pantalla del menú Administrar sitio de Google Sites.
Decíamos que la web creada quedaba bastante vacía y plana. ¿Podemos hacerla más atractiva en pocos pasos?
¿Cómo cambio la apariencia de los menús, las fuentes y colores?
En Más acciones>Administrar sitio tenemos la configuración de carácter más general.
Este es el menú de Administrar sitio. Como ves, tienes tres apartados: Contenido del sitio, Configuración del sitio y
Apariencia del sitio.
Contenido del sitio.
 En el primer punto tienes la Actividad reciente del sitio. En la parte derecha te aparecerá un listado de los
cambios efectuados en la web, con su fecha y hora. También tendrás la opción de Suscribirte al sitio, que
significa que recibirás una notificación en tu correo cada vez que alguien haga un cambio. Recuerda que
puedes compartir la edición del sitio con los contactos que tú decidas.
 En Páginas nos aparecerán listadas en forma de árbol o lista todas las páginas individuales que compongan
nuestro sitio. En la vista Lista podremos ver las distintas revisiones de cada una.
 En Archivos Adjuntos podemos subir archivos que aparecerán como adjuntos en las páginas, o bien
insertarlos directamente, como se suele hacer con las imágenes.
 En Plantillas de páginas aparecen una serie de modelos de páginas que podremos elegir al crearlas como
nuevas dentro de nuestro sitio. También podemos configurar nuestra propia plantilla y almacenarla para
usarla más adelante.
 En Secuencias de comandos existe incluso un editor para crear scripts, si tenemos nociones de
programación web.
 Elementos eliminados es una relación de las páginas que hemos borrado, por si más adelante queremos
recuperarlas.
Configuración del sitio.
 La opción General nos permite cambiar el nombre que aparecerá en la parte superior de las páginas. Por
ejemplo: Web de Asistentes a la Dirección. También podemos elegir si el sitio seguirá siendo visible para
todo el mundo o no, copiar el sitio entero o eliminarlo. Además, en este apartado tenemos la interesante
opción de habilitar Google Analytics para conseguir estadísticas de acceso y navegación de nuestro sitio. Es
realmente sorprendente el nivel de las estadísticas.
 En Compartir este sitio añadimos o eliminamos los contactos con los que compartimos la edición del sitio.
También podemos usar Facebook o Twitter, entre otros, para esto mismo.
 En Obtener ingresos se configura Google AdSense, que inserta anuncios publicitarios en nuestra web, de
los que obtenemos ingresos cada vez que un visitante hace clic en ellos.
 En Dirección web, si hemos comprado un dominio, podemos hacer que apunte a la web creada con Google
Sites. De este modo evitaremos que en la barra de navegación aparezca https://sites.google.com/site/, y
en su lugar aparecerá www.midominio.com. Evidentemente, en el caso de las empresas resulta necesario
adquirir un dominio, puesto que transmitiría una imagen poco profesional el no tenerlo.
Analicemos el último apartado de Administrar sitio, el que cambia la apariencia del mismo.
8.7.- Creando la apariencia de nuestro sitio.

Lo único que no es configurable es el Contenido de la página. La Cabecera, la Barra lateral y el Pie de página nuestro
(hay uno de enlaces de Google Sites) pueden aparecer en el sitio o no. Esta opción es modificable en el botón
Cambiar el diseño del sitio. En este cuadro de diálogo también se puede modificar el ancho en píxeles de la barra
lateral y la cabecera.
En la cabecera, en Cambia el logotipo, podemos introducir una imagen que aparezca en ella.
En la barra lateral tenemos la opción de insertar bloques de Navegación y editarlos. En estos bloques van a ir
apareciendo las páginas que componen el sitio o enlaces a páginas externas. Al hacer clic en editar, nos aparecerá
el cuadro de diálogo que ves a la derecha. Si desmarcas Organizar automáticamente mi navegación, podrás Añadir
página, de entre las que hemos creado para nuestro sitio, o Añadir URL, que serán enlaces a páginas externas.
También con las flechas laterales se modifica su posición en el menú de navegación.
8.8.- Colores y fuentes.

Todavía no hemos modificado una de las cosas que más personaliza nuestra web: los colores y las letras. ¿Me
tomará mucho tiempo? Pues no, con la ayuda que nos presta Google Sites puede estar hecho en un santiamén.
Recuerda que estamos en el apartado Configuración (la ruedecita dentada)>Administración del sitio, en la sección
Temas, Colores y Fuentes.
En esta sección puede personalizarse nuestra web de forma prácticamente irrepetible. En principio, es buena
práctica empezar con un tema básico, de los muchos que nos ofrece Google Sites, para posteriormente
personalizarlo al grado que deseemos.
Si recorres el desplegable de opciones a modificar verás que engloba los siguientes apartados:
 Página completa.
 Cabecera del sitio.
 Área de contenido.
 Gadgets del área de contenido.
 Gadgets de la barra lateral.
 Gadget de navegación.
 Navegación horizontal.
 Menú desplegable en la navegación horizontal.
De cada aspecto configurable pueden cambiarse colores y tipos de letra, incluir imágenes en algunos de ellos y
elegir tamaños. Si nos detenemos a personalizar cada uno de ellos, conseguiremos que no haya dos webs iguales a
la nuestra, a pesar de la popularidad del uso de Google Sites.
Autoevaluación
¿Cuáles de estas características podemos modificar en Administrar sitio de Google Sites?
La cabecera del sitio. 
Los bloques de navegación. 

Las plantillas de página. 
El pie de enlaces de Google Sites.
El pie que nos aparecerá en todas las páginas de Google Sites es lo único que no podemos cambiar a nuestro antojo.
8.9.- Creando una página.

Seguramente pensarás: "vale, ya sé cómo poner colores, cambiar el ancho de las barras y modificar las fuentes,
pero todavía no he creado mi primera página". Pensemos que en esta web imaginaria sobre el ciclo de Asistente a
la Dirección quiero crear una página con los módulos que componen el ciclo. ¿Cómo puedo hacerlo?
Al crear la página el siguiente paso será decidir la plantilla que usaremos, siempre, dentro del Tema que hayamos
elegido y ya modificado, es decir, los colores y fuentes que hemos predeterminado en los menús anteriores se
respetarán.Una vez hemos accedido a nuestra web, si lo hemos hecho con nuestro usuario y contraseña de Gmail,
tenemos en la parte superior derecha el botón Crear página (icono de un papel con +), como ves en la imagen.
Nos pide el nombre de la página. Por ejemplo, Módulos.
Por último, elegimos la ubicación de la página, que puede ser la página principal, o una subpágina que procede de
otra.
Al pulsar el botón Crear nos aparecerá la primera página de nuestro sitio web, que, por supuesto, estará en blanco,
pero insertar contenido en ella es muy sencillo gracias al mini-editor con el que cuenta.
Captura de pantalla de la primera página que editamos.
En la imagen observas que puedes usar las funciones principales de edición:
 Estilos: negrita, cursiva, subrayado.

 Elegir tamaño de fuentes y tipo.
 Insertar enlaces.
 Cambiar colores y fondos a las letras.

 Crear listas de viñetas o numeradas.
 Alinear.
 En la barra de menús tienes uno exclusivamente para Tablas.
 En la barra de herramientas encuentras el botón de HTML que te permite acceder al código para modificar
las etiquetas, si sabes algo de este lenguaje.
Las páginas que vayas creando se irán guardando automáticamente cada pocos segundos, pero siempre es bueno
pulsar el botón Guardar que tienes en la parte superior derecha para asegurarte de almacenar tus cambios.
Aprendamos más sobre algunos cambios de edición para finalizar este apartado de creación de páginas web.
8.10.- Editando la página.

¿Es realmente sencillo insertar una tabla o una imagen? ¿Puedo aprovechar las características de Google Docs para
incrustar documentos o formularios en mi web? Las dos respuestas son afirmativas, pero observemos cómo se
procede.
Si tenemos una idea de la distribución de la página, lo primero será decidir, en la barra de Menús del editor, en
Diseño, las áreas que va a tener. Por ejemplo, podemos elegir 3 columnas (no 3 columnas sencillas) que nos la
dividirá en un área superior, y debajo 3 columnas, para insertar textos, imágenes, tablas o lo que deseemos.
Supongamos que en la parte superior vamos a introducir un texto. Solo tenemos que situarnos en ese área y
empezar a escribir, seleccionar el texto y cambiar, si lo deseamos, el tipo de fuente, tamaño, estilos o colores.
En la parte izquierda vamos a insertar una imagen. Para ello hacemos clic en el menú Insertar>Imagen y podremos
subirla o enlazarla a una URL donde se encuentre la misma. Al hacer clic sobre la imagen aparecerán algunas
opciones de edición sobre esta.
En la parte central insertaremos una tabla con 2 columnas y 9 filas, para detallar, en este ejemplo, los nombres de
los módulos del primer curso del ciclo de Asistente a la Dirección. Hacemos clic, para ello, en Tabla>Insertar tabla y
seleccionamos el número de filas y columnas.
En la parte derecha vamos a Insertar un par de hiperenlaces a páginas externas. Tan solo tenemos que pulsar en la
barra de herramientas, en Enlace y elegir Dirección Web, para luego escribir o pegar la dirección de la página
externa.
Observa cómo puede quedar la página con estas pequeñas modificaciones
Autoevaluación
Al editar una página en Google Sites puedes...
Dividir cada página en distintas áreas.
Usar el editor Flash que contiene.
Insertar tablas. 
Insertar imágenes y cambiar la apariencia de estas. 
Hasta el momento, el editor de Google Sites no incluye edición del formato Flash.
Editando con el Nuevo Google Sites.
En el nuevo Google Sites, tienes menús contextuales para cada elemento. En la siguiente captura, al ser una imagen,
te aparece un pequeño menú emergente encima y a la izquierda, para poder recortar la imagen, eliminarla,
insertarle un enlace, añadirle texto, un pie de imagen o cambiar los colores del cuadro.
En el caso de un cuadro de texto, el menú contextual nos permite cambiar el tamaño de la fuente, la alineación,
colores o insertar un enlace, por ejemplo.
8.11.- Incrustando elementos de Google Drive.

Decíamos en anteriores apartados que podíamos aprovechar los accesorios de Google para incrustarlos en nuestro
sitio. ¿Qué te parece si probamos con tres de ellos? El primero será nuestra ubicación en Google Maps.
 Lo primero que haremos será clic sobre el botón Crear página. Llamémosla, por ejemplo, "Dónde
localizarnos".
 En el menú Insertar, seleccionamos Mapa. Nos aparecerá un cuadro de Google Maps para que busquemos
el lugar geográfico donde se encuentra nuestra empresa.
 Una vez situada la "chincheta" de Google Maps en el sitio exacto donde nos encontramos pulsamos
Seleccionar.
 El último paso nos pide si queremos que aparezca algún texto, como el nombre de nuestra empresa, o la
dirección postal de la misma. También podemos elegir (en píxeles) el tamaño de la ventana.
 Pulsamos Guardar y de nuevo Guardar en el editor.
Calendarios.
Ya hemos visto en esta unidad la utilidad de Google Calendar. Quizás podemos crear un calendario para compartir
con todo el mundo en el que aparezcan fechas que puedan ser de interés para los que visiten nuestra web.
 Esta vez nos vamos, primero, a Calendar de Google. En Mis Calendarios pulsamos en Añadir.
 Al crear este nuevo calendario le pondremos el nombre, que en el ejemplo puede ser "Fechas importantes
del ciclo de Asistencia a la Dirección".
 Marcamos la opción Hacer público este calendario.
 Volvamos de nuevo a Google Sites, a la edición de nuestro sitio web, y creamos una nueva página, haciendo
clic en Crear página. De nombre le podemos poner Fechas de interés.
 En el menú Insertar, elegimos, esta vez, Calendar. Nos aparecerá un cuadro con nuestros calendarios.
Elegimos el de Fechas importantes del ciclo de Asistencia a la Dirección. Hacemos clic en Seleccionar.
 Nos aparecerá el último cuadro de configuraciones y pulsamos en Guardar. De nuevo hacemos clic en
Guardar del editor para finalizar. Ya tendremos nuestro nuevo calendario enlazado a la página web. Todas
sus fechas serán sincronizadas con el nuestro.
La tercera opción, y una de las más interesantes, es incrustar formularios. Lo explicaremos a continuación.
Con el nuevo Google Sites:
En la parte derecha puedes elegir la ubicación en Google Maps, como ves en la captura:
8.12.- Incrustando un formulario.

En cualquier página web interesa incluir formularios en los que los visitantes puedan requerir o presentar alguna
información. ¿Cómo podemos, por ejemplo, incluir un formulario para solicitar información?
En primer lugar, haremos el formulario. Recuerda que desde Google Drive accedemos a los formularios en Crear
nuevo>Formulario.
Las preguntas a incluir en el formulario dependerán de la información que se pretenda requerir. En nuestro ejemplo
pueden ser:
 Nombre (opcional).
 Correo electrónico (obligatorio).
 Teléfono (opcional).
 Observaciones.
Captura de pantalla de un modelo de preguntas de un formulario de Google Docs.

Captura de pantalla del menú de Google Docs para visualizar los formularios.
Algunas de esas preguntas serán del tipo Texto de párrafo, para que puedan contener textos de más longitud.
Una vez incluidas todas las preguntas, guardaremos el formulario. Los formularios se guardan entre los documentos
de Google Docs. Si lo abrimos nos aparecerá en formato hoja de cálculos. Para acceder al formulario tal y como lo
verán los visitantes que deban rellenarlo, hacemos clic en el menú Formulario>Ir al formulario en directo.
Ahora tenemos que acudir, de nuevo, a nuestro Google Sites. Solo tenemos que Crear una nueva página. De nombre
podemos ponerle Contacto.
En el menú Insertar, escogemos Formulario de la hoja de datos. Nos aparecerán en una ventana los formularios
que tengamos creados. Al escoger el nuestro, el último paso será elegir el nombre que aparecerá para este, así
como la altura y anchura que tendrá. Al hacer clic en Guardar, y, de nuevo, en Guardar la página web creada,
tendremos nuestro formulario incrustado en nuestro sitio web.
En el nuevo Google Sites.
En la parte derecha tienes para incrustar formularios. En este caso, al hacer clic en él te saldrá una ventana con los
formularios más recientes que tienes en tu Google Drive, para que elijas cual quieres añadir.
Así se vería incrustado

Autoevaluación
¿Cuál de estos elementos NO es incrustable en una página de Google Sites?
Formulario.
Calendario.
Power Point. 
Mapa de Google Maps.
Se pueden incrustar Presentaciones hechas con Google Docs, pero no con Power Point, que es del paquete Office.
9.- Páginas web con Facebook

¿Creías que nos habíamos olvidado de un fenómeno tan importante como Facebook? Sin duda, con la explosión de
la web 2.0, Facebook se convirtió en uno de sus estandartes. Es la red social por excelencia en el mundo. Se pueden
dar cifras aproximadas, pero quedarán obsoletas en poco tiempo, porque el número de usuarios crece sin parar.
En mayo de 2011 se cifraban en más de 600 millones.
El creador del sitio fue Mark Zuckerberg (el de la imagen a la derecha), un joven estudiante de la universidad de
Harvard. Oficialmente, en la propia página de Facebook, se establece el 4 de febrero de 2004 como el año de su
fundación. Fue a partir de 2007 cuando la empresa desembarcó en el negocio en español y su impacto en este ha
sido espectacular.
Inicialmente el sitio era simplemente una red social, pero en los últimos años se ha convertido, más bien, en una
red comercial, y ahí, precisamente, es donde recae el interés de abordar su utilidad en ese ámbito. Las empresas
ven un filón evidente en el número de clientes potenciales que ofrece Facebook. ¿Por qué disponer de una página
en esta red social? Podemos dar varios motivos:
 Más de 600 millones de clientes potenciales (y subiendo: hay quien habla de más de 700).
 Hemos visto que es bastante fácil crear una web con Google Sites, pero lo es aún más en Facebook.
 Los usuarios indican en su perfil gustos y preferencias, lo que segmenta al cliente, de forma que la
publicidad puede ir dirigida.
 Si encontramos un usuario interesado en nuestro producto, podemos llegar a los "contactos de nuestro
contacto" que tengan gustos similares.
 Las novedades, como nuevos productos o servicios, son muy fáciles de publicitar.
 Tenemos información sobre lo que les gusta a nuestros contactos (Facebook incorpora el botón "Me gusta"
para que el usuario exprese su conformidad con los comentarios, imágenes y otros).
 La interacción con los clientes potenciales es muy alta: foros, mensajes, vídeos y chat.
 Nuestros contactos-clientes pueden fácilmente dar a conocer nuestra página a los suyos. La publicidad
"boca a boca" suele correr como la pólvora.
La visibilidad y propagación que tiene Facebook ofrece las dos vertientes: los buenos comentarios sobre nuestra
empresa y sus productos correrán con la misma velocidad que los malos. Si hacemos algo mal y nuestros contactos
lo divulgan, lo mejor es ser honestos. Tenemos la posibilidad de aclarar, subsanar e incluso pedir disculpas. Si
actuamos de esa manera con nuestros clientes, a la larga repercutirá positivamente en la firma.
9.1.- Creando la página de empresa en Facebook.

Hemos mencionado la facilidad de crear una página en Facebook, pero, ¿realmente es tan sencillo hacerlo?
La verdad es que en pocos pasos podemos tener la página alojada; otra cosa será hacerla suficientemente visitada
por los clientes potenciales. Como todo sitio web, lo importante es su contenido. Lo ideal es dedicarle suficiente
tiempo todos los días para actualizar su información, insertando nuevas fotos, publicitando los eventos próximos,
respondiendo los mensajes; en definitiva, dándole vida a la página para que el cliente-visitante asiduo encuentre
siempre algo nuevo, ya que, de lo contrario, dejará de pasarse por nuestra página.
1.Lo primero será crearnos una cuenta en Facebook. Tener una cuenta personal es un paso previo a crear la de la
empresa. De esta forma seremos el primer Administrador de esa página, aunque luego podremos añadir a otros.
Visita la página principal de Facebook, introduce los datos que desees y haz clic en el botón Regístrate. Página de
principal de Facebook. https://www.facebook.com/
2. Una vez que somos miembros de Facebook, encontramos en la parte inferior la opción Crear una página.
3.Nos aparecerán 6 distintos tipos de páginas a crear, como ves en la imagen
5.Si elegimos la segunda: Empresa, organización o institución, nos pedirá la categoría en la que se encuadrará, que
puede ir, en orden alfabético, desde Aeroespacial hasta Viajes/Ocio. Nos pedirá también un nombre, que debemos
meditar bien. En caso de una empresa lo lógico sería incluir su nombre comercial y a lo que se dedica.
6.El siguiente paso nos permitirá realizar 5 acciones con la página recién creada: Agregar una imagen, Invitar a
amigos, Informar a tus fans, Publicar actualizaciones de estado y Promocionar esta página en tu sitio web.
7.Por último, tendremos que hacer clic, en la parte superior, en Actualizar categoría, para confirmar la publicación
de la página
¿Cómo podemos empezar a sacarle partido a la página? Pasemos al siguiente apartado.
9.2.- El día a día de nuestra web en Facebook.

Hemos resaltado la necesidad de incluir información actualizada y casi diaria en nuestra web, si queremos que esta
se mantenga viva. ¿Cuáles son las acciones que tenemos a nuestra disposición? En primer lugar, vamos a
detenernos en los pasos que encontramos en el asistente para Comenzar con nuestro sitio web.
Invita a tus amigos.
Este era el segundo paso que aparece en Comenzar. Nos permite elegir entre los contactos que ya tenemos en
Facebook para darles a conocer nuestra página. Digamos que estamos sembrando contactos, puesto que estos,
probablemente, también darán a conocer nuestra página a algunos de los suyos.
Informa a tus fans.
Captura de pantalla del cuadro de diálogo Invita a fans.

En esta opción puedes cargar una lista de contactos de tu correo electrónico. Si tienes estos exportados en formato
.csv, por ejemplo, puedes enviar a todas las direcciones una invitación a tu página. También puedes introducir el
correo y la contraseña de tu gestor habitual de correo, y Facebook capturará todas las direcciones de tus contactos.
Promociona la web con el botón "Me gusta".
Facebook te ofrece la posibilidad, con esta opción, de incrustar un código en nuestra web externa, para que desde
ella se pueda acceder a nuestro sitio de Facebook.
Usa las aplicaciones de Facebook.
En el botón Editar página tienes diversas opciones de configuración, entre ellas, en el panel izquierdo tienes
Aplicaciones. Te aparecerán las habituales, pero tienes algunas más. En el siguiente apartado hablaremos de ellas.
Autoevaluación
¿Qué ventajas tiene el uso de una página de empresa en Facebook?
Que no podemos recibir comentarios negativos de nuestra empresa.
Millones de clientes potenciales. 
Poder segmentar nuestros posibles clientes por sus gustos. 
Nuestros datos son absolutamente privados.
Los comentarios negativos están abiertos y hemos recomendado abordarlos con honestidad. Los datos de Facebook
no son totalmente privados, nuestra empresa es accesible a muchos contactos y, si bien eso es una gran ventaja,
también tiene el inconveniente de que la competencia podrá ver nuestros productos y servicios.
9.3.- Aplicaciones de Facebook.

¿Puedo insertar vídeos, eventos o encuestas en mi web de Facebook? Claro, y de forma muy sencilla.
Hemos dicho que, tras hacer clic en Configuración>Editar página, tenemos muchas opciones para los distintos
elementos de la página, como son Fotos, Vídeos, Eventos, Publicaciones, Servicios, Tienda, etc.
En cada una de ellas disponemos de la opción Editar configuración.
En Herramientas de publicación tenemos todas las opciones para publicar en nuestra página web, desde vídeos y
eventos hasta sonidos y publicaciones.
Eventos.Si nuestra empresa tiene algún acontecimiento en el horizonte, siempre es bueno crear la debida
expectación por medio de anticiparlo. Como ves en la imagen, solo tienes que establecer la fecha y explicar qué va
a producirse y dónde. También puedes Seleccionar invitados entre tus contactos. Los que confirmen su asistencia
aparecerán en la página del evento, si así lo hemos determinado.
Vídeo y fotos. Estas dos opciones nos ofrecen la posibilidad de cargar archivos de ambos tipos, o incluso, si tenemos
una webcam, capturar directamente el vídeo o las fotos.
Más aplicaciones. Cada vez hay más aplicaciones desarrolladas para Facebook. En la última captura, por ejemplo,
ves dos notificaciones de aspectos novedosos recientes.
10.- Oficinas virtuales.

Las citas previas, las colas, los largos paseos de una oficina a otra, el oficinista malhumorado que no entiende
nuestra ignorancia del procedimiento, ¿quién no ha sufrido alguna de estas circunstancias en la visita a un
organismo o dependencia administrativa?
Desgraciadamente, son muchas las veces que la atención que recibimos, tanto en oficinas públicas como privadas,
no es la más adecuada. Con el desarrollo de las redes informáticas, cada vez son más las empresas y, sobre todo,
organismos públicos, que ofrecen servicios desde sitios web.
¿Qué requisitos existen para hacer uso de esos servicios? ¿Cuál es la seguridad que ofrecen, ya que no nos
identificamos presencialmente? ¿Qué precauciones debemos tomar para hacer un uso adecuado de estos medios?
10.1.- Obtención del certificado electrónico.

¿Qué son los certificados electrónicos o digitales? ¿Dónde se pueden obtener?
Para realizar un trámite con un Oficina Virtual, la mayoría de las veces, se nos pide una acreditación que certifique
nuestra identidad, para que nadie pueda suplantarnos y realizar trámites delicados en nuestro lugar. Esto se
consigue con el certificado electrónico y la firma digital. Estos dos elementos permiten:
La confidencialidad de los datos. El certificado permite la protección de los datos que transmitimos a la oficina
virtual con una transformación criptográfica de estos.
La identidad de los usuarios. Con la ayuda del certificado se aplica un algoritmo de firma electrónica que ofrece un
texto o una secuencia de datos que asegura que ha sido el propietario del certificado el que ha "firmado" el
documento y no otro.
¿Dónde se guarda el certificado electrónico?
Lo almacena el navegador que usemos. Por ejemplo, el Internet Explorer lo tiene en Herramientas>Opciones de
Internet>Contenido>Certificados>Certificados>Personal. En esa ventana se nos almacenan los certificados que
tengamos instalados en nuestro ordenador.
Hay que recordar que los certificados electrónicos se almacenan en nuestra computadora. Si se produce un
formateo o borrado de datos accidental, podemos perderlos. Más adelante indicaremos cómo hacer una copia de
seguridad de este.
¿Cómo puedo obtener mi certificado digital?
Vamos a abordar esta cuestión desde el punto de vista de un usuario-ciudadano. En la unidad 5 de este módulo,
dedicada a la Gestión Documental, trataremos la firma digital y los certificados electrónicos para empresas.
Lo primero será visitar la página de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre. Página del Departamento de
Certificación Española de la F.N.M.T.
Los pasos son tres:
1. Solicitud del certificado.

2. Acreditación de la identidad.
3. Descarga del certificado.
Solicitud del certificado. En Ciudadanos>Obtener el certificado, tenemos estos tres pasos en la parte izquierda de
la web. Con nuestro DNI se inicia un proceso sencillo. En caso de elegir el nivel de seguridad Alto, nos pedirá una
clave que tendremos que usar siempre junto al certificado. Esta opción tiene sentido si van a ser varios los usuarios
que utilicen nuestro ordenador. Finalmente, la web nos otorgará un código de solicitud que nos hará falta para el
siguiente paso.
Acreditación de la identidad. Este segundo paso nos requerirá desplazarnos a una de las oficinas de la
administración que pueda validar nuestra solicitud (es la única forma de acreditar, una sola vez, nuestra identidad
física). En la propia web tenemos un enlace a un buscador de la oficina más cercana. Nos pedirán el DNI, en caso
de un ciudadano español, y el código de solicitud que obtuvimos en el primer paso.
Descarga del certificado. En este tercer paso ya podremos descargar el certificado digital directamente. Para ello
se nos pedirá el DNI y, de nuevo, el código de solicitud del primer paso. La descarga e instalación se harán
automáticamente. Recordemos que este proceso se realizará en el ordenador y navegador que estemos usando.
Autoevaluación
¿Cuáles de estas cosas debes tener en cuenta al obtener un certificado digital?
Debes solicitar un código de solicitud a través de la web del CERES-FNMT. 
En ningún momento tienes que personarte en oficina alguna.
Para descargar el certificado necesitarás el DNI y el código de solicitud. 
Solo existe un nivel de seguridad medio para el certificado.
En el segundo paso necesitarás personarte en una oficina autorizada para acreditar tu identidad, pero será solo en
esta ocasión en la que será preciso la presencia física. Hay un nivel de seguridad alto en la que tendremos que
introducir siempre una clave para hacer uso del certificado. Esta opción está indicada para el uso compartido de
ordenadores.
10.2.- Guardando nuestro certificado.

Una vez obtenido e instalado el certificado, ¿para qué puedo usarlo? ¿Qué precauciones debo tener con él?
Antes de pasar a explicar un uso sencillo de este, dos advertencias:
 Lo primero que debemos hacer es una copia de seguridad del certificado en otra ubicación segura de
nuestro ordenador, o en un dispositivo externo.
 La duración del certificado es de 2 años, que puede renovarse automáticamente en los 60 días previos a su
vencimiento. También podemos revocarlo en cualquier momento, siguiendo los pasos que nos indica la
web del CERES.
Haciendo una copia de seguridad del certificado:
Para exportar certificados personales en Internet Explorer deberemos seguir los siguientes pasos (puede variar un
poco el proceso con las nuevas versiones):
 Acceder al menú Herramientas, Opciones de Internet, y una vez allí seleccionaremos la pestaña Contenido.
En el apartado de certificados pulsaremos el botón de Certificados y una vez en la ventana pinchamos la
pestaña Personal. Aquí se nos muestra una pantalla con la relación de certificados personales instalados en
nuestro navegado; seleccionamos el que queremos exportar y le damos al botón Exportar.
 Esto iniciará el procedimiento de copia del certificado para almacenarlo en otra ubicación distinta del
navegador.
 A partir de este momento, nos guiará un asistente de Windows. Podemos elegir entre exportar la clave
privada o no (con parte privada o sin ella) dependiendo del uso que queramos hacer del certificado. Si es
una copia de seguridad, debemos copiar todo, parte privada y parte pública, por lo que se selecciona
exportar la clave privada.
 Dejaremos las opciones tal y como se nos muestran por defecto y pulsamos Siguiente.
 Llegaremos a una pantalla donde se nos pide una contraseña y su validación para proteger el archivo que
contiene el certificado exportado; las introducimos y volvemos a darle al botón Siguiente. Esta contraseña
nos servirá para proteger el certificado cuando está fuera del navegador. Hay que tener en guardar y
custodiar esta contraseña, ya que tú eres el único que la posee y si la pierdes nadie te puede ayudar a
recuperarla.
 En el siguiente cuadro de diálogo, indicaremos la ruta y el nombre del archivo que queremos que contenga
el certificado exportado. Pulsamos el botón 'Siguiente'.
 A continuación, se nos muestra una ventana con las características del certificado exportado. Pinchamos
en Finalizar y nos aparece un mensaje de aviso diciendo que la clave privada va a ser exportada. Pulsamos
Aceptar y, si la operación ha sido correcta, se nos mostrará un cuadro informándonos de que el certificado
se ha exportado con éxito.
El proceso es similar para otros navegadores y versiones. Puedes consultarlo más detalladamente en el apartado
de "preguntas" de la página web.

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GESTIÓN AVANZADA DE LA INFORMACIÓN TEMA TERCERO Página 1 de 64

9.1.- Creando la página de empresa en Facebook. ..................................................................................... 58

Gestión empresarial y de proyectos con herramientas web 2.0.

1.- Introducción a la web 2.0.

Evidentemente, la inmediatez y la globalidad de estos recursos no se deben despreciar en el mundo empresarial,

2.- Cloud Computing.

 El usuario no necesita adquirir un software específico e instalarlo en su equipo.

¿Cuál dirías que es la frase que recoge la filosofía de la Web 2.0?

Todo está en la Red. 

Pasa tu tiempo en Internet.

2.1.- Aplicaciones informáticas en la nube.

2.2.- Compartir los archivos y sus permisos en Google Drive.

Finalmente, pulsando en el botón Aceptar habrás finalizado la configuración.

2.3.- Control de cambios en los documentos de Google Drive.

Otra opción importante la encuentras en el menú Archivo>Historial de Versiones>Ver el historial de versiones. Te

Con Google Drive puedo...

Compartir un archivo con hasta 200 personas. 

Editar un archivo simultáneamente con hasta 80 personas.

Chatear con los usuarios que están visualizando el documento. 

La edición simultánea del archivo se puede hacer con un máximo de 50 personas

2.4.- Compartir los archivos y sus permisos en Office Online (OneDrive).

Desde esta pantalla tenemos la opción de crear distintos tipos de archivos.

2.5.- Control de cambios en los documentos de Office Online.

Bases de datos de Access.

Hojas de cálculos de Excel. 

3.- Elaboración colaborativa de archivos.

Google Drive nos ofrece la posibilidad de crear:

3.1.- Documentos. Mi unidad.

3.2.- Documentos. Crear, guardar y descargar en distintos formatos.

3.3.- Documentos. Análisis de menús.

En Archivo tenemos, entre otras, las siguientes opciones:

El menú Editar nos ofrece lo más utilizado:

El menú Insertar permite:

 Incluir imágenes, enlaces, comentarios y notas al pie.

OpenOffice o LibreOffice Writer. 

3.4.- Documentos. Más menús.

El menú Herramientas contiene estas utilidades:

El menú Tabla ofrece:

3.5.- Hojas de cálculos.

En el menú Insertar puedes:

 Añadir filas o columnas.

El menú Datos contiene:

 Ordenar hoja ascendente o descendente.

El menú Herramientas contiene:

Con la hoja de cálculos de Google Drive puedo...

Establecer condiciones para las celdas a través de la validación. 

Las macros y el relleno de series todavía no se han implementado.

3.6.- Formularios a partir de hojas de cálculos.

 Respuesta corta. Este formato de pregunta ofrece un campo de respuesta breve.

En la ruedecita de configuración tienes algunas opciones adicionales.

Relaciona cada tipo de pregunta de formulario con lo que te permite hacer.

Párrafo. El campo de respuesta permite párrafos largos.

Respuesta corta. . Este formato de pregunta ofrece un campo de respuesta breve.

Desplegable. Despliega una lista en la que elegir un elemento.

Casilla de verificación. Se pueden seleccionar varias casillas.

El menú Insertar te ofrece:

 La inserción de cuadros de texto, imágenes, dibujos, vídeos o tablas.

3.8.- Subiendo y convirtiendo archivos.

La pantalla para subir archivos es la siguiente:

4.- El correo Web 2.0.

En el siguiente apartado nos detendremos con la gestión de los contactos.

4.1.- Administración de contactos.

4.2 Grupos de correo