Resumen TEMA1

RESUMEN TEMARIO GAI TEMA1 Página 1 de 26
Contenido
1.- Los paquetes ofimáticos más comunes. ....................................................................................................... 3
1.1.- Un poco de historia............................................................................................................................... 3
1.2.- El nacimiento de otro tipo de software. ............................................................................................... 3
1.3.- ¿Qué software debo utilizar?................................................................................................................ 3
1.4.- Software propietario. Microsoft Office. ................................................................................................ 3
1.5.- Software Libre. LibreOffice. .................................................................................................................. 4
2.- Integración en el paquete Microsoft Office y en LibreOffice. ....................................................................... 5
2.1.- Uso de Bases de Datos y Hojas de Cálculos en el procesador (Combinación de correspondencia. MS Office).
5
2.2.- Uso de Bases de Datos y Hojas de Cálculos en el procesador (Combinación de correspondencia. LibreOffice).
6
2.3.- Uso de macros en Microsoft Office. ..................................................................................................... 6
2.4.- Uso de macros en LibreOffice. .............................................................................................................. 7
2.5.- Integración de gráficos en aplicaciones de Microsoft Office y LibreOffice. .......................................... 7
2.6 Creando el gráfico en LibreOffice. .......................................................................................................... 7
2.7.- Añadiendo otro tipo de gráfico en LibreOffice. .................................................................................... 8
2.8.- Mejorando el gráfico en LibreOffice. .................................................................................................... 8
2.9.- Insertando el gráfico entre aplicaciones de LibreOffice. ...................................................................... 9
2.10.- Integración de gráficos en aplicaciones de Microsoft Office. ............................................................. 9
3.- Opciones avanzadas en gráficos. ................................................................................................................ 10
3.1.- Mejorando los gráficos. ...................................................................................................................... 10
3.2.- Modificando áreas, rellenos y colores. ............................................................................................... 10
3.3.- Cambiando bordes.............................................................................................................................. 10
4.- Creando organigramas................................................................................................................................ 11
4.1.- Organigramas con LibreOffice. ........................................................................................................... 11
4.2.- Insertando más formas en el organigrama. ........................................................................................ 11
4.3.- Organigramas con MS-Office. ............................................................................................................. 11
5.- Conversión de archivos para uso compartido entre aplicaciones. .............................................................. 12
5.1.- Archivos PDF. ...................................................................................................................................... 12
5.2.- Hojas de cálculo obtenidas a partir de un archivo de texto. ............................................................... 13
6.- Formularios. Microsoft Word. .................................................................................................................... 13
6.1.- Formularios. LibreOffice Writer. ......................................................................................................... 13
7.- Uso de plantillas. ......................................................................................................................................... 14
7.1.- Plantillas en MS-Office. ....................................................................................................................... 14
7.2.- Plantillas en LibreOffice. ..................................................................................................................... 15
8.- Uso de recursos en la Web. ........................................................................................................................ 15
8.1.- Los bancos de imágenes de pago. ...................................................................................................... 15
8.2.- Los bancos de imágenes gratuitos. ..................................................................................................... 16

8.3Las licencias de Creative Commons. ...................................................................................................... 17
8.4.- Vídeos incrustados o vinculados en la Red. ........................................................................................ 17
8.5.- Buscadores. ........................................................................................................................................ 18
8.6.- Buscadores. El negocio de Google. ..................................................................................................... 18
8.7.- Buscadores. Cómo realizar búsquedas. .............................................................................................. 19
8.8.- Búsqueda avanzada. ........................................................................................................................... 19
8.9.- Más opciones de búsqueda avanzada. ............................................................................................... 19
8.10.- El alojamiento y los dominios. .......................................................................................................... 20
8.11.- Las empresas de hosting y los programas de F.T.P. .......................................................................... 20
8.12.- Los registradores para el dominio. ................................................................................................... 21
9.- La presentación del documento. ................................................................................................................ 21
9.1.- Legibilidad y sencillez. ......................................................................................................................... 22
9.2.- El "buen gusto". Impresos en papel. ................................................................................................... 22
9.3.- El "buen gusto". Presentaciones electrónicas..................................................................................... 23
9.4.- La imagen de empresa. ....................................................................................................................... 23
9.5.- La imagen de empresa. Colores personalizados. ................................................................................ 24
9.6.- Índices y tablas. LibreOffice. ............................................................................................................... 24
9.7.- Sumario e índices. LibreOffice. Estilos. ............................................................................................... 24
9.8.- Sumario e índices. LibreOffice. Insertando el índice. .......................................................................... 25
9.9.- Almacenamiento y publicación. .......................................................................................................... 25
9.10.- Almacenamiento y publicación. Otros medios. ................................................................................ 25
1.- Los paquetes ofimáticos más comunes.

Hoy día, la hegemonía de Microsoft es palpable en nuestro país.
Steve Jobs, Bill Gates y Richard Stallman. Sí, americanos los tres, ya sabemos por donde empiezan muchas cosas.
Steve Jobs fue padre del primer ordenador personal y fundador de Apple Computer, probablemente la empresa
más innovadora del sector y uno de los informáticos más influyentes de su época. Bill Gates, fundador de Microsoft.
Ambos, dos de los millonarios más famosos del mundo. Richard Stallman, programador y figura relevante del
software libre
1.1.- Un poco de historia.
Las últimas 3 décadas de la informática tienen como grandes nombres propios a las dos firmas de los amigos Jobs
y Gates,: Apple y Microsoft, respectivamente. La empresa de Jobs, a finales de los 70, apostó por un sistema
operativo con una interfaz gráfica (todo esto de mover el ratón por la pantalla, el clic, el doble clic, pinchar y arrastar,
sí, todo empezó a popularizarse con Apple), mientras Gates estaba envuelto en el desarrollo de su MS-DOS
(Microsoft Disk Operative System), un sistema basado en texto y comandos. A principios de los 80 la empresa de
Gates, Microsoft ya estaba ocupando una gran cuota de mercado en los ordenadores personales, de hecho puede
decirse que la popularización de éstos se produjo gracias, entre otras cosas, al sistema operativo MS DOS que
permitía a usuarios noveles de informática usar programas de todo tipo, que hasta entonces no se conocían.
1.2.- El nacimiento de otro tipo de software.
Richard Stallman, fundó a mediados de los 80, justo cuando empezaba la gran explosión del software para
ordenadores personales liderada por Microsoft y Apple, la Free Software Foundation, para la creación legal de la
GPL, la Licencia Pública General. En lugar del copyright inventó el concepto del copyleft. Pretendía crear una
corriente de programadores que permitieran que sus creaciones pudieran legalmente copiarse y distribuirse.
Fundamentalmente, para que un programa pueda ampararse en este tipo de licencia tiene que cumplir 4 requisitos:
0. La libertad de usar el programa, con cualquier propósito.
1. La libertad de estudiar cómo funciona el programa y modificarlo, adaptándolo a tus necesidades.
2. La libertad de distribuir copias del programa, con lo cual puedes ayudar a tu prójimo.
3. La libertad de mejorar el programa y hacer públicas esas mejoras a los demás, de modo que toda la comunidad
se beneficie.
1.3.- ¿Qué software debo utilizar?
El más adecuado para tu empresa
1.4.- Software propietario. Microsoft Office.
Según un estudio de 2009 un 80% de los equipos en el mundo emplean este paquete ofimático. Fue lanzado en
1989 y entonces se componía de Word (procesador de textos), Excel (hojas de cálculos) y Powerpoint
(presentaciones electrónicas). La versión profesional también contenía Access (base de datos).Desde entonces han
ido viendo la luz nuevas versiones, de las cuales una de las últimas es la 2016.
El aspecto gráfico de este programa dio un salto en la versión de 2007. Hasta entonces los menús de herramientas
habían permanecido bastante homogéneos.
Evidentemente, es un programa que después de 20 años de desarrollo por parte de la empresa número 1 de
software tiene tremendas funcionalidades.
Ventajas de su uso:
 Sus archivos se han convertido en un estándar para muchos. Por mencionar las 4 principales aplicaciones
que componen el paquete:
 Microsoft Word (el procesador de textos): .doc o .docx. (Los archivos en el entorno Windows se componen
de un nombre y una extensión, siendo está última de 3 o cuatro caracteres. Ej.- pepito.docx.
 Microsoft Excel (la hoja de cálculos): .xls o xlsx.
 Microsoft Access (la base de datos): .mdb o .accdb.
 Microsoft Powerpoint (presentaciones electrónicas): .ppt o pptx.
 Tienen una integración muy conseguida entre las distintas aplicaciones que forman el paquete. Es
especialmente interesante la integración con las aplicaciones enfocadas a Internet: Microsoft Outlook o el
editor de páginas web Microsoft Expression Web.
 Las últimas versiones tienen gran estabilidad. En antiguas versiones el programa se colgaba a menudo con
archivos grandes.
 Tiene una gran ayuda contextual y en línea.
Inconvenientes:
 Precio.
 La nueva interfaz respecto a versiones anteriores desubica al principio.
 No es compatible con distribuciones Linux.
1.5.- Software Libre. LibreOffice.
Hablemos también un poco de la historia de este programa. Todo empezó, en septiembre de 2010, cuando algunos
de los miembros del proyecto de OpenOffice.org se desligaron de éste y formaron un nuevo grupo llamado The
Document Foundation. Tomaron una dirección distinta a la de OpenOffice.org y la llamaron LibreOffice.
¿Por qué tomar otro camino? Fue a raíz de los temores de que Oracle Corporation (que compró Sun Microsystems
y seguía amparando el desarrollo de OpenOffice), convirtiera a OpenOffice en software propietario.
Oracle fue invitado a ser miembro de The Document Foundation y se le pidió que donara la marca de OpenOffice
pero lo rechazó.
The Document Foundation recibió el apoyo de parte de la comunidad de OpenOffice.org y siguieron desarrollando
LibreOffice con el objetivo de producir una suite ofimática independiente de cualquier proveedor, de manera que
se garantice que la suite siga desarrollándose bajo la licencia GPL.
¿Quiénes utilizan LibreOffice? Si accedes a la página oficial de LibreOffice te dicen que millones de personas utilizan
esta suite tanto en el hogar como en la oficina e instituciones gubernamentales.
Ventajas:
 El uso y la copia es gratuito.
 Ofrece actualizaciones gratuitas cada 6 meses aproximadamente.
 La interfaz gráfica mantiene la apariencia de las versiones anteriores de Microsoft Office 2007, con lo que
algunos usuarios no notan gran diferencia entre programas.
 Es totalmente compatible con los archivos de Microsoft Office.
 Es multiplataforma. Puede ser instalado en distribuciones Linux, sistemas operativos Windows y Mac.
 Se brinda un Visor de LibreOffice para Android. Se encuentra disponible para descarga en Google Play. A
día de hoy en desarrollo pero se espera que mejorará con el tiempo.
Inconvenientes:
 La aplicación para bases de datos está todavía bastante alejada de la capacidad de Access.
2.- Integración en el paquete Microsoft Office y en LibreOffice.

Un paquete ofimático es un conjunto de programas, que si vienen en el paquete, valga la redundancia, es porque
tiene cosas en común y además pueden trabajar conjuntamente. Vamos a ver algunas funcionalidades de este tipo
usando Office 2007.
EQUIVALENCIAS ENTRE PROGRAMAS Y ARCHIVOS OFFICE 2007-LIBREOFFICE
Aplicación Office 2007 Extensión archivos Aplicación Libre Office Extensión archivos
Microsoft Word docx LibreOffice Writer odt
Microsoft Excel xlsx LibreOffice Calc ods
Microsoft Access accdb LibreOffice Base odb
Microsoft PowerPoint pptx LibreOffice Impress odp
2.1.- Uso de Bases de Datos y Hojas de Cálculos en el procesador (Combinación de

correspondencia. MS Office).
Algo muy habitual es realizar una combinación de correspondencia. Se trata de hacer una carta modelo en la que
incluyamos unos campos personalizados con los datos de los clientes, de modo que diseñando una carta tengamos
luego tantos ejemplares de ella como clientes tengamos.
 Lo primero será contar con la carta que redactaremos, dejando espacio para insertar los campos que
combinaremos.
 Lo siguiente será irnos a Correspondencia>Iniciar combinación de correspondencia y elegir el modelo de
correspondencia que vamos a hacer, en este caso Carta.
 Elegimos dónde tenemos los datos de los destinatarios. Elegimos Usar lista existente (recuerda que
nuestros magníficos compañeros de Contabilidad nos han pasado este archivo de Excel con una lista de
clientes)
 En el apartado Correspondencia tenemos Insertar campo combinado. Se trataría de situar el punto de
inserción donde vamos a insertar cada campo. En el apartado que tienes señalado en el documento
podríamos poner todos los campos de la dirección, eligiéndolos uno a uno. Recuerda que los que estén en
la misma línea debes dejarles un espacio de separación para que no aparezcan las palabras juntas.
 Ahora puedes echar un vistazo en Vista previa de resultados. En el cuadro a su derecha con las flechas a
izquierda y derecha puedes ir pasando entre los registros (los distintos clientes de la supuesta empresa).
 Por último en Finalizar y Combinar, tienes la posibilidad de Editar Documentos individuales que lo que hace
es crearte un documento nuevo con todos los clientes, cada uno en una hoja, lógicamente, o elegir los
registros que quieres combinar. También puedes optar directamente por imprimir los registros sin crear
ningún documento nuevo.
2.2.- Uso de Bases de Datos y Hojas de Cálculos en el procesador (Combinación de

correspondencia. LibreOffice).
Vamos a comprobar que lo que hemos aprendido a hacer con Office 2007 en el apartado anterior es muy parecido
con LibreOffice.
 De nuevo la carta a los clientes podemos descargarla desde aquí:
 Una vez descargado el archivo puedes abrirlo con LibreOffice con el botón derecho y eligiendo Abrir
con>Elegir otra aplicación > elegimos LibreOffice Writer. Vamos a guardar el archivo con el formato de
LibreOffice, en Archivo>Guardar como>en Tipo elegimos Documento de texto (ODF). Podíamos trabajar
directamente con el formato Word, pero lo haremos con el de LibreOffice, que tiene la extensión .odt.
 Siguiendo las mismas instrucciones vamos a abrir el archivo que hicimos con Excel desde aquí.
 Lo guardamos y lo abrimos con el botón derecho y eligiendo Abrir con>Elegir otra aplicación > elegimos
LibreOffice Calc. Luego lo guardaremos en formato LibreOffice en Archivo>Guardar como> y en Tipo
elegimos Hoja de Cálculo ODF que nos lo guardará con la extensión .ods.
 Si tenemos abierto ahora el archivo con la carta modelo en LibreOffice tengamos en cuenta que la
combinación de correspondencia se inicia en LibreOffice en Herramientas > Asistente para combinar
correspondencia. Pero como hemos visto en el vídeo del apartado anterior, podemos tomar un "atajo"
antes de usar el asistente. Lo que haremos será insertar los campos que necesitemos de la hoja de cálculo
de la siguiente manera: iremos a Insertar > Campos > Más campos... A continuación buscamos la pestaña
Base de Datos y seleccionamos de la lista nuestra hoja de cálculo. Si no apareciera, tendríamos que pulsar
en Examinar... y buscar el archivo. Una vez que tenemos la hoja, buscamos los campos que nos interesan y
los insertamos en el documento.
 Lo siguiente es ir a Herramientas > Asistente para combinar correspondencia. Tiene 5 pasos. Pero si ya
hemos insertado los campos como se indica en el punto anterior, no sería necesario seguirlos,
únicamente dar a finalizar. De todos modos, veamos esos pasos. En el primero decidimos qué documento
vamos a usar. Lo normal es que sea el documento actual, ya que solemos tener el modelo de carta hecho.
 En el paso 2 decidimos que el tipo de documento, lo normal será elegir carta.
 En el paso 3, 4 y 5 pasamos de puntillas, es decir, le damos a Finalizar.
 Tras esto, nos habrá aparecido una barra nueva en la ventana del documento.
 Barra de combinar correspondencia
 Para combinar solo necesitamos pulsar en el botón Editar documentos individuales. Comenzará entonces
la generación de un nuevo documento con todas las cartas. Ya podemos Guardar el documento inicial,
Guardar el documento combinado (que tendrá tantas páginas como clientes o registros haya en la tabla) o
imprimir el documento directamente.
2.3.- Uso de macros en Microsoft Office.
Las macros son como miniprogramas que podemos crear dentro de Microsoft Office y LibreOffice, sin necesidad
de saber de programación, puesto que sendas aplicaciones nos ofrecen una útil herramienta para crearlos. Lo
que hacen las macros es memorizar una serie de pasos, para luego asociar todos esos pasos y su producto final a
una combinación de teclas, o a una opción dentro de la ejecución de macros.
¿Para qué se puede utilizar? Para crear formatos de párrafos o páginas rápidamente, tablas, y todo aquello que se
te ocurra que puedas englobar dentro de una macro. Atención, tiene sus limitaciones, y no pensemos que nos va a
memorizar absolutamente todo, pero si memoriza algunas de las tareas más repetitivas que hacemos, bienvenido
sea.
También hay que decir que esta funcionalidad está en LibreOffice muy por detrás de MS-Office. Con la primera
podemos hacer macros muy sencillas mientras que la segunda nos permite algunas mucho más elaboradas.
¿Cómo se hace en Microsoft Office?
 Lo primero es hacer visible la vista Programador. Si hacemos clic en el botón superior izquierdo con el
símbolo de Office y elegimos Opciones de Word, en el apartado Más frecuentes tenemos una casilla para
Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones. La marcamos.
 En la ficha Programador, en el grupo Código, tienes el botón Grabar macro que pulsamos para empezar
la grabación.
 El cuadro de diálogo que se nos despliega nos pide el Nombre de macro. Elegimos uno. Por ejemplo:
Tabla_chula (ojo, no puedes dejar espacios en el nombre). Abajo, en Guardar macro en: elegimos si
deseamos guardarla en la plantilla (normal.dotm) para todos los documentos o sólo en el documento
actual. Podemos en Descripción detallar qué hace esta macro.
 Como vamos a ejecutar esta macro con una combinación de teclas del teclado, pulsamos en el icono
Teclado. En el apartado Nueva tecla de método abreviado pulsamos la combinación de teclas que vamos
a usar. Por ejemplo: Control+Mayús+T. Pulsamos cerrar y empezamos a grabar.
 Para finalizar la grabación. En la ficha Programador, en el grupo Código tienes un botón para Detener la
grabación y ya está la macro hecha.
Recuerda que en el grupo Código, en el botón Macros puedes también elegir las macros que tengas creadas y
ejecutarlas desde ahí, además de modificarlas o eliminarlas.
2.4.- Uso de macros en LibreOffice.
1. En LibreOffice Writer lo primero que tenemos que hacer es activar la grabadora de Writer, para ello
vamos a Herramientas > Opciones...> LibreOffice> Avanzado. Y activamos las dos opciones siguientes:
Activar las funcionalidades experimentales y Activar la grabación de macros.
2. Ya está listo para grabar, así que nos vamos a Herramientas>Macros>Grabar macro.
3. En este momento empieza a Grabar. Aparece un pequeño marco flotante que te permitirá detener la
grabación.
4. Recuerda que LibreOffice no tiene bien desarrollada esta herramienta, así que sólo podrás hacer macros
sencillas (si en lugar de utilizar el ratón, usas el teclado, podrás obtener mejores resultados).
5. Al pulsar en Finalizar la grabación. Te pedirá un nombre. Te la guardará en Mis
macros>Standard>Module1.
6. Si queremos ejecutarla iremos a Herramientas>Macros>Ejecutar macro. Tendremos que desplegar Mis
macros>Standard y pulsar Module1. A la derecha nos aparecerán las macros guardadas, solo tendremos
que elegir la que deseemos y Ejecutar.
7. Para asignar una combinación de teclas a la macro nos vamos a Herramientas>Personalizar>Teclado.
a) En Funciones>Categorías desplegamos Macros de LibreOffice>User>Standar>Module1. Nos
aparecerá la función con el nombre que le pusimos.
b) Arriba tenemos Teclas rápidas con muchas combinaciones posibles de teclas. Buscamos una
que esté libre, la elegimos y pulsamos a la derecha el botón Modificar. Para finalizar Aceptar
2.5.- Integración de gráficos en aplicaciones de Microsoft Office y LibreOffice.
Otra de las utilidades integradas entre las aplicaciones de los dos paquetes ofimáticos que estamos analizando son
los gráficos o diagramas.
La mejor aplicación en los dos casos para hacer gráficos es la Hoja de Cálculos (Calc en LibreOffice y Excel en MS-
Office). Lógicamente los gráficos proceden de datos numéricos, por eso es la hoja de cálculos la mejor herramienta
para hacerlo
2.6 Creando el gráfico en LibreOffice.
Vamos a hacer un gráfico con estos datos. Abre el archivo de Calc que te he indicado anteriormente.
 Selecciona el rango de datos completo con los encabezamientos (A2:D15).
 Vamos a Insertar>Diagrama... Nos aparece el asistente de gráficos. Lo primero será elegir el tipo de gráfico.
Lógicamente el sentido común nos ayudará bastante a decidir el tipo de gráfico en función de los datos a
representar.
 Para que los datos se muestren como queremos, tenemos que elegir Series de datos en filas, para que el
eje X sean los 3 tramos de edades, de lo contrario serían las poblaciones que están en la primera columna.
Dejamos marcado que la primera fila y la primera columna son etiquetas (de esta forma no las tomará
como valores que representar, sino como datos alfabéticos).
 En el tercer paso del asistente podemos modificar las series de datos por si el asistente las ha organizado
de una forma que no es la que queremos. Podemos, por ejemplo, cambiar el orden en que se
representarán los datos, seleccionando la población y con las flechas de subir y bajar cambiando su posición
en el gráfico.
 En el cuarto paso del asistente incluiremos el Título del gráfico, un Subtítulo y podremos identificar los
ejes X, Y y Z. También podremos decidir si queremos que aparezcan cuadrículas y la posición de la
leyenda.
 Al hacer clic en Finalizar tendremos el gráfico en la hoja. Observa que las barras de herramientas son
específicas para trabajar en el gráfico. Estamos en un subprograma de LibreOffice diseñado sólo para
editar gráficos. Para volver a la hoja de cálculo hacemos clic en cualquier celda, fuera del gráfico. Para
volver al subprograma de editar gráficos sólo tendremos que hacer doble clic sobre el mismo.
 Como los datos necesitan que el gráfico sea mucho más ancho para verse con claridad vamos a hacer un
solo clic (atención: no 2 clics) sobre el gráfico para que nos aparezcan los puntos de control. Pinchando y
arrastrando en los puntos de control de la derecha y la izquierda podremos ensanchar el gráfico hasta
que se ven mejor los datos de las columnas.
2.7.- Añadiendo otro tipo de gráfico en LibreOffice.
 Insertemos un gráfico más. Ahora seleccionaremos el rango A2:D2 (son los datos del municipio Arcos de la
Frontera). Estos datos quedarán bien representados en un gráfico circular, para ver el porcentaje que ocupa
cada tramo de edad.
 Nos vamos a Insertar>Gráfico. Elegimos como tipo de gráfico Círculo y marcamos Vista en 3D.
 En el punto 2 del asistente le damos a Siguiente y en el paso 3 igual. En el paso cuatro le damos el título al
gráfico que podría ser el nombre de la población: Arcos de la Frontera. Pulsamos Finalizar.
 En un gráfico circular el porcentaje de cada porción es un dato interesante de reflejar en el gráfico. Si
estamos todavía en la Edición del gráfico (si no, hacemos doble clic en el gráfico, recuerda). Nos vamos a
Insertar>Etiqueta de datos y marcamos Mostrar valores como porcentaje. En este cuadro de diálogo
podemos además cambiar el formato en que aparecerán los datos, como la orientación del texto y otros.
 Si queremos insertar los gráficos de las otras poblaciones, recuerda que podemos hacer en Calc selección
múltiple (seleccionar rangos de celdas discontinuas), pulsando la tecla de Ctrl a la vez que pinchamos y
arrastramos. De este modo podemos seleccionar A2:D2 y A4:D4 a la vez.
2.8.- Mejorando el gráfico en LibreOffice.
Hemos aprendido en el apartado anterior a hacer gráficos con LibreOffice. Repasemos algunas opciones para
mejorar esos gráficos.
En el gráfico que hemos hecho en el apartado anterior, queremos modificar algunas características de uno de los
gráficos circulares.
 Observa que una vez que hemos hecho doble clic sobre el gráfico, en la barra de herramientas de gráficos
encontramos un desplegable en la parte superior izquierda que nos permite seleccionar distintas partes
del gráfico.
 Si seleccionamos, por ejemplo, el Área del diagrama veremos los puntos de control en el fondo del
gráfico. Al pasar el puntero del ratón por el Área de diagrama, nos aparecerá el texto flotante que nos lo
indica. Ahora podemos sobre esa selección, con el botón derecho, acceder a diversas opciones que
afectarán solamente al Área del diagrama, como por ejemplo, el Formato de área gráfica, dentro del que
podremos elegir borde o color de relleno para el área.
 Aunque tenemos el desplegable para elegir las distintas partes del gráfico, la forma más cómoda para
seleccionar dentro del gráfico es haciendo clic con el botón izquierdo. De esta forma podemos, por
ejemplo, hacer clic en cada una de las series de datos, que en el caso de los gráficos circulares, es cada
porción de la tarta. Si seleccionamos una de ellas, podemos ahora con el botón derecho área (color de esa
porción), transparencia (si queremos que se haga transparente en el caso de que tenga textos u otros
objetos detrás) y bordes.
2.9.- Insertando el gráfico entre aplicaciones de LibreOffice.

Los gráficos creados en Calc pueden ser usados en cualquiera de las otras aplicaciones de LibreOffice, como
Writer o Impress. Es tan sencillo como Copiar y Pegar (Ctrl+C y Ctrl+V). De esta forma tendrás el gráfico
incrustado, es decir, será un gráfico independiente de su origen, pero algo interesante que podemos hacer en
LibreOffice es incrustar toda una hoja de cálculos, por ejemplo, en un documento del procesador de textos.
 Nos vamos a Insertar>Objeto>Objeto OLE.
 (La Wikipedia define así lo que es un objeto OLE. Object Linking and Embedding (OLE) cuya traducción literal
es "incrustación y enlazado de objetos" es el nombre de un sistema de objeto distribuido y un protocolo
desarrollado por Microsoft.OLE permite a un editor encargar a otro la elaboración de parte de un
documento y posteriormente volverlo a importar. Por ejemplo, un sistema de publicación de escritorio
puede enviar un poco de texto a un procesador de textos o una imagen a un editor de bitmap usando OLE.
La ventaja principal de usar OLE, además de que el tamaño del archivo es menor, es la de poder crear un
archivo principal. Se puede hacer una referencia a los datos de ese archivo, con lo que todo cambio
posterior en el archivo principal se reflejará en el documento referenciado.)
 En el cuadro de diálogo Insertar objetos OLE, elegimos Crear desde archivo y luego hacemos clic en el
botón Búsqueda. Buscaremos la hoja de cálculo que tiene los gráficos y al pulsar Aceptar tendremos el
archivo de Calc en una ventana de objeto dentro del procesador.
 Esta opción puede resultar útil cuando queremos ir trabajando sobre los gráficos creados en una hoja de
cálculos e irlos copiando y pegando en diversas partes del procesador, por ejemplo. Además si hacemos
doble clic sobre el objeto podremos incluso editar, en parte, la propia hoja de cálculos.
 Esta vinculación de archivos entre aplicaciones de LibreOffice es aplicable, como hemos dicho a Impress
también o Draw.
2.10.- Integración de gráficos en aplicaciones de Microsoft Office.
Nos hemos detenido un poco más en la parte de gráficos de LibreOffice y ahora repasaremos como trabajar con
gráficos en MS-Office.
 Lo primero es que, de nuevo, lo ideal es partir de una hoja de cálculo, en esta ocasión de Excel. Tenemos
datos numéricos para representar.
 De nuevo elegimos el rango de datos que contiene los datos de las poblaciones A2:D15. En el menú Insertar
tenemos el grupo Gráficos donde elegimos en primer lugar el tipo de gráfico que vamos a emplear.
 El gráfico nos aparece directamente en la hoja y ha cambiado la barra de herramientas. Observa que arriba
tenemos un grupo, en la barra de título, llamado Herramientas de gráficos y concretamente el menú Diseño
activo.
 En el grupo Datos podemos cambiar entre filas y columnas, de forma que el gráfico nos aparecerá
agrupado como queremos, con los tramos de población en el eje X. De nuevo, dentro del grupo
Herramientas de gráficos tenemos una ficha llamada Presentación donde podemos personalizar todas
las partes del gráfico: título, rótulos de los ejes, leyendas, etc. También encontramos un desplegable en
la parte superior izquierda para seleccionar las distintas partes del gráfico.
 Los gráficos de Excel, como hacíamos con Calc, pueden copiarse y pegarse en Word o PowerPoint. Puede
ser copiado como datos estáticos incrustados o vincularse con un libro de Excel. Si optamos por vincular,
en lugar de incrustar podemos especificar que se compruebe automáticamente si se produjeron cambios
en el libro al que está vinculado siempre que se abra el gráfico.
 La calidad y presentación de los gráficos tiene mucho que ver con la creatividad del usuario. Lo que es
evidente es que con las herramientas que nos ofrecen tanto LibreOffice como MS-Office podemos llegar
a crear gráficos impactantes y completamente personalizados. En ambos casos hay plantillas de gráficos
prediseñados, especialmente en Excel, que darán a nuestros gráficos un aspecto más profesional.
3.- Opciones avanzadas en gráficos.

Usando la ayuda de Excel (F1) busca “tipos de gráficos”. Te saldrá un texto explicativo con todos los tipos que te
ofrece el programa.
3.1.- Mejorando los gráficos.
¿No crees que estos datos merecerían un gráfico que ofreciera la tendencia que han seguido las ventas durante el
año? ¿Cuál crees que puede ser el que mejor refleje dicha tendencia a la vez que se compara con la que ofrecen
cada uno de los países? Sí, quizás estás pensando lo mismo: un gráfico de líneas o de áreas podría reflejar muy bien
estos datos continuos en el mismo intervalo de tiempo.
 Copiamos la tabla que nos han pasado y la pegamos en una hoja de Excel.
 En Insertar, elegimos dentro del grupo Gráficos, Línea, y escogemos el primero de Línea 2D
Vamos a personalizar un poco el gráfico a nuestro gusto:
 A veces un gráfico de líneas no deja ver la tendencia con claridad, sobre todo si hay mucha disparidad
entre los distintos valores de la serie. Incluir una línea de tendencia (una línea recta) nos ayudará
visualmente a interpretar los datos. Con el botón izquierdo seleccionamos la serie de datos deseada y con
el botón derecho elegimos Agregar línea de tendencia. Elegimos Lineal.
 Podemos cambiar, como explicamos en un apartado anterior, todos los distintos elementos del gráfico.
Vamos a modificar el Área del Gráfico aplicándole un relleno degradado. Para seleccionar el área del
gráfico hacemos clic en el fondo del gráfico, con el botón derecho, en el menú contextual, la última opción
es Formato del área del gráfico. En relleno elegimos Relleno degradado. En Colores preestablecidos
podemos elegir unos degradados ya determinados o personalizarlo absolutamente modificando El Tipo,
el Ángulo, los Puntos de degradado, el Color o la Transparencia.
3.2.- Modificando áreas, rellenos y colores.
Sigamos mejorando algunos elementos del gráfico.
 Seleccionemos ahora el Área de trazado. Esta vez podemos hacerlo con el desplegable que tenemos en
la cinta de opciones, en la parte izquierda (tenemos que tener seleccionada la ficha Presentación del
grupo Herramientas de gráficos). Elegimos Formato de línea de trazado (debería poner Formato de Área
de Trazado). En esta ocasión seleccionamos Relleno con imagen o textura y en Textura seleccionamos
Pergamino.
 Cambiemos otro elemento, la leyenda.
 Hacemos clic en el cuadro donde aparece la leyenda y con el botón derecho elegimos Formato de
leyenda.
 Aquí podemos cambiar Opciones de leyenda, Relleno, Color del borde, Estilos de borde y Sombra. Estas
opciones son muy similares en otros elementos del gráfico. Veamos un par de cambios que pueden resultar
también atractivos en otros elementos: Elegimos en Color del borde Línea degradado, y en Colores
preestablecidos el primero (no nos detendremos pero tenemos muchas más opciones: el ángulo que
tomará el degradado, los puntos de degradado o la transparencia que le vamos a dar al elemento).
3.3.- Cambiando bordes.
Sigamos con el ejemplo del apartado anterior.
 En Estilos de borde aumentamos el ancho a 3 pto.
Pongamos una sombra al elemento. En Sombra usamos en Preestablecidos y en el grupo llamado
Perspectiva la última, llamada Diagonal inferior derecha en perspectiva. Con una sombra
preestablecida podemos aceptar todos los demás parámetros, pero para que se vea mejor la sombra
vamos a bajar la transparencia al 20%. Si pulsamos en Cerrar veremos como ha quedado nuestro
cuadro de la leyenda.
Las opciones con gráficos son tan abundantes que excede su estudio lo que en esta unidad podemos
abordar. Tenemos que tener en cuenta que existen decenas de tipos de gráficos y cada uno de ellos
tiene más de 10 o 15 elementos editables y dentro de cada uno de ellos varias opciones.
4.- Creando organigramas.

Los organigramas mejores son los que transmiten de un solo vistazo la estructura que tratan de reflejar. Hay
muchos tipos: verticales, horizontales, mixtos, circulares, etc., pero insistimos en que lo mejor es que reflejen de
forma sencilla varias cosas:
a) Quién manda (aunque suene militar)
b) Quién depende de quién.
c) Quién trabaja con quién.
d) Quiénes forman parte de un determinado área.
Como verás hay una palabra clave que se repite ¿la has adivinado? Sí, QUIÉN. Un organigrama es
fundamentalmente una representación de nombres, cargos y departamentos.
Los tipos de organigramas no son solo por su disposición, como hemos mencionado anteriormente, sino que
también se clasifican por su contenido o por su finalidad.
4.1.- Organigramas con LibreOffice.
La mejor forma de crearlos es usando Impress o Draw.
Abrimos Impress.
En la barra de herramientas de dibujo elegimos dentro de formas básicas el rectángulo redondeado.
Ahora se trata de pinchar y arrastrar donde queremos que aparezca la autoforma. Le cambiamos el área:
hacemos clic con el botón derecho y elegimos Área. En el desplegable Relleno, elegimos Gradiente y
escogemos el que nos guste (todo esto es por darle un formato más elaborado, también podemos
simplemente elegir un color). Ahora se trata de hacer doble clic sobre el rectángulo y nos permitirá
introducir texto.
4.2.- Insertando más formas en el organigrama.
Continuemos con los siguientes pasos:
Si todas las formas que vamos a crear para las distintas personas del organigrama van a ser iguales, aunque difieran
en tamaño, lo más cómodo es Copiar y Pegar la primera. Ya debes saber que el atajo de teclas para Copiar es Ctrl+C
y para Pegar Ctrl+V. Si seleccionas el primer rectángulo y copias y pegas, en realidad se quedará aparentemente
igual, pero lo que has hecho es pegar un rectángulo idéntico encima del otro. Si seleccionas el rectángulo cuando
el puntero del ratón adopte la forma de 4 flechas en cruz, podrás pinchar y arrastrar esa autoforma al sitio que
desees. Solo se trataría de que volvieras a hacer doble clic sobre el nuevo rectángulo y cambiaras el texto por el del
nuevo componente del organigrama.
Una vez que hayas copiado todos los rectángulos tantas veces como sea necesario, ahora vamos a insertar
conectores, que son las líneas que unirán los rectángulos.
Los conectores los encuentras en la barra de herramientas de dibujo y, como ves, hay varios modelos. Unos
permiten hacer ángulos, otro curvas y otros solo líneas rectas. Dependiendo de las formas que tengas que unir y
donde se encuentren te convendrán unos u otros. Una vez elegido un conector, al situarte encima de los
rectángulos observarás que te aparecerán unos pequeños cuadros sobre los rectángulos que serán los puntos
desde los que partirá el conector. Si pinchas y arrastras desde ese recuadrito podrás desplazarte hasta el que te
interese del rectángulo al que vas a unir el conector.
4.3.- Organigramas con MS-Office.
Crear un organigrama con el paquete Office es todavía más sencillo que con LibreOffice, porque la utilidad SmartArt
simplifica mucho su creación. Aunque ya hemos visto que LibreOffice tiene una extensión parecida, no llega a ser
tan funcional pero se le acerca.
En la ficha Insertar, en el grupo Ilustraciones, tenemos la opción SmartArt. Dentro de los numerosos gráficos que
podemos crear con esta utilidad, el que nos interesa está en la categoría Jerarquía.
En la parte izquierda podemos escribir el texto que contendrá cada forma. También podemos hacerlo sobre la
propia forma. Además observaremos que el tamaño del texto se ajusta automáticamente a la forma. Pero antes de
introducir el texto recomendamos crear todas las formas que se necesiten. Lo más cómodo es seleccionar una de
ellas. Si queremos eliminarlo solo tenemos que pulsar la tecla Supr (suprimir). Si lo que queremos es añadir una
nueva forma (en este caso un rectángulo) con el botón derecho tenemos la opción de Agregar forma y con ella 4
opciones: detrás o delante incluirán una forma en su mismo nivel, superior o debajo la incluirán en el nivel superior
o inferior respectivamente.
El texto de las formas es más cómodo introducirlo en el cuadro de la izquierda. Una vez introducido es muy fácil
cambiar colores y formas del organigrama.
5.- Conversión de archivos para uso compartido entre aplicaciones.

Vamos a detenernos en los archivos referidos a las suites ofimáticas. En cuanto a los archivos de sonido y vídeo los
abordaremos en la unidad dedicada a la Elaboración de Presentaciones Audiovisuales.
Hay que decir que LibreOffice abre multitud de formatos y es totalmente compatible con los archivos de MS-
Office.
¿Cuáles son los formatos estándar cuando hablamos de Procesadores de textos? Bueno, no podemos hablar de
uno solo pero mencionemos algunos populares.
TXT (Archivo de texto plano). Se trata de archivos con textos a los que no se le ha aplicado ningún tipo de
formato, solo llevan caracteres. La costumbre ha hecho añadirles la extensión .txt pero pueden llevar
también otras extensiones. Se usan cuando se quieren compartir datos para importarlos en una hoja de
cálculos, por ejemplo, o en una base de datos, con la seguridad de que, al no contener codificaciones de
ningún programa, se evitarán problemas de compatibilidad en dicha importación.
RTF (Rich Text Format). Es un formato que creó Microsoft a mediados de los 80. Este es un formato que
pueden abrir la mayoría de los procesadores. Permite, como indica su nombre en inglés, enriquecer un
poco el texto, como poner negrita, subrayado y admite tablas sencillas. Si alguna vez tenemos que enviar
un archivo sencillo, sin mucho formato, y no tenemos ni idea de qué procesador lo va a leer, este puede
ser una buena solución, pues hasta el Wordpad de Windows, que viene "de fábrica", lo puede abrir.
PDF (Portable Document Format). Este formato fue creado por la empresa Adobe. Goza de gran
popularidad en Internet, pues está pensado para la impresión, ya que contiene toda la información
necesaria para la presentación del documento final. Puede contener imágenes, tablas y todo otro tipo de
objetos que son impresos tal cual aparecen en el fichero. Se puede decir que es el formato al que se
convierten la mayoría de los archivos que pretenden ser impresos.
Las hojas de cálculo no tienen un formato estándar pero podemos hablar del siguiente:
CSV (Comma-separated values). Se trata de datos alfanuméricos que van separados por comas. Las
columnas de la hoja de cálculo serán tantas como valores haya separados por comas y las filas serán tantas
como saltos de línea.
PDF (Portable Document Format). También pueden exportarse los valores de una hoja de cálculo en este
formato para ser impresos.
5.1.- Archivos PDF.
Estas son las características que tienen este tipo de archivos:
1. Es multiplataforma, es decir, puede ser presentado por los principales sistemas operativos (Windows,
Unix/Linux o Mac), sin que se modifiquen ni el aspecto ni la estructura del documento original.
2. Puede incluir cualquier combinación de texto, elementos multimedia como vídeos o sonido, elementos
de hipertexto como vínculos y marcadores, enlaces y miniaturas de páginas.
3. Es uno de los formatos más extendidos en Internet para el intercambio de documentos. Por ello es muy
utilizado por empresas, gobiernos e instituciones educativas.
4. Es una especificación abierta, para la que se han generado herramientas de software libre que permiten
crear, visualizar o modificar documentos en formato PDF. Un ejemplo es la suite ofimática
OpenOffice.org, LibreOffice y el procesador de textos LaTeX.
5. Puede cifrarse para proteger su contenido e incluso firmarlo digitalmente.
6. El archivo PDF puede crearse desde varias aplicaciones exportando el archivo, como es el caso de los
programas de OpenOffice.org y del paquete ofimático Microsoft Office 2007 (si se actualiza a SP2[1] ).
7. Puede generarse desde cualquier aplicación mediante la instalación de una impresora virtual en el
sistema operativo, en caso de usar aplicaciones sin esa funcionalidad embebida.
8. Es el estándar ISO (ISO 19005-1:2005) para ficheros contenedores de documentos electrónicos con vistas a
su preservación de larga duración.
9. Los ficheros PDF son independientes del dispositivo, el mismo archivo puede imprimirse en una
impresora de inyección de tinta o una filmadora. Para la optimización de la impresión podremos
configurar las opciones de creación del fichero PDF.
Un archivo pdf no podemos editarlo directamente con los dos paquetes ofirmáticos que estamos usando pero
siempre es interesante convertir cualquier archivo trabajado con estas aplicaciones a pdf ¿Cómo exportamos a pdf
en LibreOffice y MS-Office?
En MS-Office sólo tenemos que irnos al botón de Microsoft Office.Elegimos Guardar como y luego PDF o
XPS. Elegimos el nombre y ya está.
En LibreOffice. Archivo>Exportar en formato pdf. Elegimos el nombre y también se acabó.
Con Libreoffice puedes hacer formularios rellenables también en pdf.
5.2.- Hojas de cálculo obtenidas a partir de un archivo de texto.
A veces pueden pasarnos un archivo de texto con una relación que nos gustaría pasar a una hoja de cálculo.
Si el archivo nos lo pasan dentro de un procesador como el Word, por ejemplo, tenemos la opción de convertir el
texto en una tabla (Lo seleccionamos y hacemos clic en Insertar>Tabla>Convertir texto en tabla. En Separar texto
en...elegimos el separador que tiene el texto para las columnas, que en este caso será una coma. Escribimos en
Otro la coma. Una vez convertido, si copiamos la tabla en una hoja de Excel veremos que nos respetará columnas
y filas.
Si el archivo nos lo pasan en formato LibreOffice. Puedes probar a abrir el archivo anterior con LibreOffice. Haz clic
con el botón derecho y elige Abrir con...LibreOffice. Para convertir texto en tabla solo tienes que seleccionar el
texto y elegir Tabla>Convertir>Texto en tabla. Del mismo modo si copias y pegas la tabla en Calc te respetará
columnas y filas.
6.- Formularios. Microsoft Word.

Aunque en una unidad posterior abordaremos los cuestionarios que nos ofrece la Web 2.0, como los de Google
Docs, en este apartado veremos la creación de formularios usando los paquetes ofimáticos.
De nuevo, para poder usar esta característica tenemos que tener visible la ficha Programador en la cinta de
opciones.
Recuerda que se activaba en el botón de OfficeCaptura icono botón Office y luego Opciones de Word>Mostrar
ficha Programador en la cinta de opciones.
En el grupo de Controles tienes lo que Word llama controles. Son en LibreOffice campos de control. Se trata de
una serie de campos rellenables para hacer formularios. Entre ellos destacan los siguientes:
Con estos controles puedes insertar campos que se rellenarán. Encontrará más controles como casillas de
verificación, cuadros combinados y controles ActiveX para botones de opción, cuadros de listas y algunos más.
Importante: si está seleccionado Modo Diseño podrás en cada control con el botón derecho cambiar sus
Propiedades, si no está seleccionado, es cuando podrás rellenar los distintos controles.
6.1.- Formularios. LibreOffice Writer.
En LibreOffice Writer tienes todos los campos de control de formularios en Ver>Barras de Herramientas>Controles
de Formularios.
De nuevo es importante que el Modo Diseño esté activado cuando se van a insertar los campos y cuando se van
a cambiar sus propiedades. Para acceder a sus propiedades haces doble clic sobre el campo de control. Recuerda
que si desactivas el Modo Diseño lo que puedes hacer es rellenar los campos.
Hay que reconocerle a LibreOffice que funciona muy bien en el apartado de formularios. Por ejemplo, si tienes
activo Activar/Desactivar Asistentes, puedes hacer un cuadro con opciones de forma muy sencilla:
Haces clic en Más Controles.

Eliges Cuadro de Grupo y pinchas y arrastras en el lugar donde quieres crear el cuadro. Te saltará el
Asistente.
Eliges los nombres de los campos de opción.y con las flechas los incluyes en el cuadro Campos de Opción.
En el paso siguiente decides si quieres una de las opciones de forma predeterminada.
En el paso Valores de campo dejamos 1.
En el paso siguiente eliges el título del grupo de opciones. Al finalizar ya tendremos nuestro Cuadro de
Opciones. Si desactivamos Modo Diseño podremos rellenarlo.
Como explicamos en el apartado dedicado al formato pdf un archivo de LibreOffice que contenga formularios es
fácilmente convertible a PDF (Archivo>Exportar en formato pdf).
7.- Uso de plantillas.

Las plantillas se usan tanto en el procesador de textos (WORD o WRITER), la hoja de cálculo (EXCEL o CALC) o el
editor de presentaciones (POWERPOINT o IMPRESS). En realidad es un archivo que cuando se abre crea una copia
de sí mismo, con lo que deja intacto el original. Este tipo de archivos tiene una extensión diferente al archivo
normal de la aplicación. Puedes verlo en la tabla:
Extensiones en archivos de MS-Office y LibreOffice.
MS -OFFICE LIBRE OFFICE
Word: .docx .dotx o .dotm Writer: .odt .ott
Excel: .xlsx .xltx o .xltm Calc: .ods .ots
PowerPoint: .pptx .potx o .potm Impress: .odp .otp
La diferencia en el nombre de la extensión es una "t" en la mayoría de los casos, y viene dado porque en
inglés plantilla se dice "template".
7.1.- Plantillas en MS-Office.
Para trabajar con plantillas en MS-Office tenemos dos opciones: o crearlas nosotros o usar plantillas ya hechas.
Para crear una plantilla nueva seguiríamos estos pasos:
Trabajamos con un documento en blanco y le damos el formato deseado.
Hacemos clic en el botón de Office. Botón de Office >Guardar como y en "Guardar en" elegimos Plantillas
de confianza. Si deseamos guardarla en otra ubicación podemos hacerlo pero al salvar el documento en
Plantillas de confianza lo tendremos disponible cuando creemos un documento nuevo en el apartado Mis
Plantillas.
Para usar una plantilla existente seguiríamos los siguientes pasos:

Hacemos clic en Botón de Office >Nuevo. En el cuadro de diálogo que se nos abre tenemos Plantillas
(plantillas existentes en nuestro equipo) y Microsoft Office Online (Plantillas organizadas por temas que
podemos descargarnos de Internet).
Una vez abierto el documento, recuerda que se nos abre una copia. Si la modificamos y queremos
incorporarla con sus modificaciones a nuestras plantillas, de nuevo lo guardaríamos como Plantilla.
Para modificar una plantilla existente tan solo tenemos que hacer clic en Botón de Office >Abrir y elegir la
plantilla en la carpeta Plantillas de Confianza u otra cualquiera en la que hayamos guardado dicha plantilla.
MS-Office tiene numerosas plantillas online. En el apartado Microsoft Office Online tienes organizadas por temas
numerosas plantillas. Al descargarte alguna de las muestras te indicará el peso del archivo, que generalmente será
pequeño y, por lo tanto, se descargará casi instantáneamente.
7.2.- Plantillas en LibreOffice.
De nuevo, si lo que queremos es diseñar nosotros el documento que nos servirá como plantilla, crearemos el
documento como si fuese un archivo normal, ya sea de Writer, Calc o Impress.
Para guardarlo como plantilla en una carpeta a elegir:
Archivo>Guardar como>Plantilla de documento de texto.
Elegimos la carpeta en la que guardarlo.
Para guardarlo como plantilla en la carpeta predeterminada Mis Plantillas:
Archivo>Plantilla>Guardar como plantilla.
Elegimos el nombre y, por defecto, en la Categoría elegimos Mis Plantillas.
Si elegimos la segunda opción, la de guardar el documento en Mis Plantillas tendremos disponible la plantilla al
elegir Archivo>Nuevo>Plantillas y elegimos la categoría en la que lo hemos guardado (Mis plantillas) mediante
la opción de Filtro.
Para modificar una plantilla nos vamos a Archivo>Plantilla>Gestionar plantilla. Buscaremos el archivo con la
plantilla y podremos editarla. Recuerda que es necesario hacerlo así, pues, de lo contrario, si abrimos normalmente
una plantilla desde Archivo>Abrir o haciendo doble clic sobre él en nuestro explorador de archivos lo que se nos
abrirá será una copia del mismo, no el original en el formato de plantilla.
8.- Uso de recursos en la Web.

En el caso de los recursos gráficos la realidad es que casi todo lo que encontramos en Internet tiene derechos de
copia. Bueno, no seamos tan extremistas. Existen numerosos recursos cuyos creadores nos permiten usar, si no
libremente, sí con algunos requisitos
8.1.- Los bancos de imágenes de pago.
En Internet encontramos dos tipos de bancos de imágenes: libres/gratuitos y de pago.
Los bancos de imágenes de pago contienen imágenes que han sido revisadas antes de ponerlas a la venta. Nos
referimos a que profesionales de la imagen certifican que el brillo, el color, el contraste y demás características de
la foto tienen calidad profesional.
Para comprar imágenes tienes dos opciones en la mayoría de los bancos: o pagas por descarga o por suscripción.
En el primer caso pagarás por cada imagen que te descargues. Algunos bancos te piden que compres créditos y las
imágenes pueden costar uno o varios créditos, fundamentalmente dependiendo de su tamaño o popularidad. Esta
opción es idónea para empresas que vayan a hacer un uso limitado de imágenes.
Las compras por suscripción van destinadas a empresas que vayan a hacer gran uso de imágenes.
La licencia con que se pueden adquirir las imágenes son fundamentalmente dos: estándar y extendida. La primera
se refiere a un uso en páginas web, folletos, revistas, etc. en general para publicidad. Cuando se pretenden usar
para incluirlas en carteles, camisetas o productos para venderlos hay que adquirir la licencia extendida.
Debes tener en cuenta también que el tamaño de las imágenes será un factor a tener en cuenta en el precio. Para
uso en páginas web no hacen falta imágenes con muy alta resolución, mientras que si se busca una impresión de
calidad sí que se precisará.
8.2.- Los bancos de imágenes gratuitos.
Existen recursos gratuitos con bases de datos bastante completas. En el mundo de la educación se pueden usar
imágenes con copyright para usarlas como cita, pero el ámbito en el que te moverás como Asistente a la Dirección
será con más seguridad el comercial, por lo que te conviene recordar que el uso de imágenes, sonidos, gráficos u
otros con derechos de copia sin el consentimiento fehaciente de su autor puede conllevar cuantiosas multas.
Como no pretendemos que conozcas un laberinto de leyes sobre derechos de autor vamos a simplificar el asunto
recomendándote una licencia que reúne un catálogo enorme de obras y que permite el uso de éstas con distintas
limitaciones. Se trata de las licencias Creative Commons.
Este tipo de licencias fue creado por una corporación americana que lleva el mismo nombre sin ánimo de lucro. En
distintas partes del mundo hay organismos asociados a la misma que se encargan de regular el uso de estos
recursos. Las imágenes con la licencia CC no pueden usarse sin restricción alguna. Dentro de la licencia genérica
CC podemos encontrar cuatro usos:
8.3Las licencias de Creative Commons.

Finalmente, combinando cada uno de los usos que podemos darle a las imágenes podemos encontrar estas 6
licencias:
Reconocimiento (by): Se permite cualquier explotación de la obra, incluyendo una finalidad

comercial, así como la creación de obras derivadas, la distribución de las cuales también está permitida sin ninguna
restricción.
Reconocimiento - NoComercial (by-nc): Se permite la generación de obras derivadas siempre

que no se haga un uso comercial. Tampoco se puede utilizar la obra original con finalidades comerciales.
Reconocimiento - NoComercial - CompartirIgual (by-nc-sa): No se permite un uso comercial de

la obra original ni de las posibles obras derivadas, la distribución de las cuales se debe hacer con una licencia igual
a la que regula la obra original.
Reconocimiento - NoComercial - SinObraDerivada (by-nc-nd): No se permite un uso comercial de

la obra original ni la generación de obras derivadas.
Reconocimiento - CompartirIgual (by-sa): Se permite el uso comercial de la obra y de las

posibles obras derivadas, la distribución de las cuales se debe hacer con una licencia igual a la que regula la obra
original.
Reconocimiento - SinObraDerivada (by-nd): Se permite el uso comercial de la obra pero no la

generación de obras derivadas.
¿Dónde podemos encontrar imágenes Creative Commons? Existen varios buscadores y también tenemos
almacenes de fotos online que nos permiten acceder a las mismas. Este buscador tiene la ventaja de realizar la
búsqueda en varios portales de una vez: https://search.creativecommons.org/
8.4.- Vídeos incrustados o vinculados en la Red.
A veces tendremos necesidad de usar un vídeo en una presentación o incluirlo en una página web. Como veremos
podremos subir nuestros propios vídeos a la red y enlazarlos en nuestros archivos. En este apartado, no obstante,
nos detendremos en el uso de vídeos que encontramos en la red. Existen muchos portales con vídeos y de toda
índole. Las cadenas de televisión, por ejemplo, ponen a disposición de sus visitantes, en sus webs, numerosos vídeos
de sus programas. Encontramos vídeos en casi todos los periódicos online y, desde que se popularizaron las
conexiones de banda ancha la mayoría de las empresas publicitan sus productos a través de vídeos, pero si hay una
página por excelencia con vídeos, esa es Youtube.
Desde 2006 YouTube es una filial de Google, esto hace que buscar vídeos dentro de su página cuente con el potente
algoritmo de búsqueda que tanto éxito le ha dado. Es sumamente fácil encontrar un vídeo sobre la temática que
buscamos, no solo por el término que nosotros incluyamos en la búsqueda, sino por las numerosas sugerencias que
el propio buscador nos hace.
Los vídeos de YouTube se pueden enlazar como cualquier otra página web en uno de nuestros archivos o
incrustando el código HTML que suministra.
Como ves, si tenemos una página web podemos incrustar en la misma el código que YouTube nos suministra en la
opción al pie del vídeo que indica Insertar (Obtener el código de inserción del vídeo). De esta forma el vídeo
aparecerá embebido en nuestra propia web como una ventana del tamaño que le hayamos dado.
Si queremos apuntar directamente a la web de YouTube, por ejemplo dentro de una presentación de PowerPoint
o Impress podemos simplemente hacer un enlace con la URL. Por ejemplo:
https://www.youtube.com/watch?v=W_hoKAv9FwI
El uso de vídeos de YouTube no tiene por qué ocasionarnos problemas legales, ya que lo que hacemos es enlazar
a una página externa incluso incrustando el código del ejemplo. Es la propia YouTube la responsable legal de los
vídeos que aloja.
8.5.- Buscadores.
Cuando Internet empezó a popularizarse, el primer escollo que había que superar era el de encontrar la información
de utilidad en medio del vasto océano de datos que nos encontrábamos. Cuando hablamos de información
queremos referirnos no solo a páginas web con texto, sino a las imágenes que contienen, vídeos, documentos en
distintos formatos (pdf, odt, doc, etc.), presentaciones y mucho más.
Los buscadores aparecieron como páginas web con formularios online para localizar esa información. Los
primeros se remontan al año 1993. Lycos apareció en 1994. Altavista en 1995. Esta fue comprada por Yahoo.
Google entró en el mercado en 1998 y con su motor de búsqueda basado en un algoritmo mucho más preciso
que los anteriores, desbancó a todos llegando a copar el mercado hasta un punto que algunos califican como
monopolio. En España tiene una cuota de penetración del 90%, esto significa que de cada 10 búsquedas, 9 se
hacen con Google.
El éxito de Google podría encontrarse en muchos factores: sencillez de la interfaz, publicidad limitada, pero
evidentemente el gran logro fue que los resultados se aproximaran a lo que buscaba el usuario. Eso se consigue
con el algoritmo de búsqueda: unos criterios de indexación y de selección que ofrezcan los resultados con la
relevancia que el usuario pretende. Ese fue el gran salto que supuso en el mercado de buscadores la empresa
fundada por Larry Page y Sergei Brin, estudiantes de Informática de la Universidad norteamericana de Stanford.
Hasta 1998 Altavista tenía el mayor número de visitas, pero en poco más de un año Google la superó. Los que
veníamos usando Internet desde años anteriores pudimos comprobar que los resultados de Google eran mucho
más afinados y que su rapidez en ofrecerlos era mayor.
La importancia comercial de los buscadores viene dada por la publicidad que hacen las empresas en ellos. Google
ofrece en las búsquedas unos resultados destacados que corresponden a empresas que pagan por aparecer en ellos
cuando se inserta un término relacionado con lo que venden, a continuación encontramos resultados ordenados
por relevancia. Esta relevancia viene dada por el algoritmo de búsqueda. Uno de los criterios es que la página web
que contiene el término buscado tenga muchos enlaces de otras páginas que apuntan a ella, el número de visitantes
que tiene y otros criterios que la empresa guarda con celo para que nadie consiga los resultados de su buscador.
8.6.- Buscadores. El negocio de Google.
Como es lógico, el que nuestra empresa aparezca en las primeras posiciones de búsqueda en el sector al que se
dedica es importantísimo. Lo más cómodo y fácil es contratar publicidad de pago. Google nos ofrece Google
Adwords con publicidad que pagamos por cada clic que se hace hacia nuestra página desde el buscador.
Otra opción es conseguir que “por méritos propios” nuestra web obtenga unos resultados de búsqueda que le
permita situarse en las primeras páginas. Casi nadie que busca algo con un mótor de búsqueda mira más allá de la
tercera o cuarta página de resultados. Para conseguir que nuestra página se encuentre en las primeras posiciones
tenemos que ser una página con numerosas visitas y muchos enlaces que apunten a ella, pero aún así pudiera
ocurrir que no aparezcamos. Hoy día hay empresas, incluso, que se dedican a posicionarnos nuestra página en los
primeros resultados. Hay libros y numerosas páginas web que explican como lograrlo. Este pseudo-mercado de la
búsqueda ha conseguido que aparezcan páginas web sin verdadero contenido de utilidad que se posicionan en los
buscadores creando lo que algunos llaman “basura”. Google sobre el año 2010 afinó su algoritmo para que las
búsquedas fueran más precisas hasta en un 11,8% expresando que "Proporcionaría una mejor clasificación para
contenidos de alta calidad, sitios con contenido original e información como investigaciones, reportajes en
profundidad, análisis reflexivos, etc.".
En el año 2009 Microsoft, que no quiere dejar de hincarle el diente al negocio de los buscadores, se alió con
Yahoo para trabajar conjuntamente con el buscador Bing.
Se calcula que cada 1% de cuota de mercado mundial en el negocio de los motores de búsqueda supone una cifra
de negocio de alrededor de 1000 millones de dólares anuales.
8.7.- Buscadores. Cómo realizar búsquedas.

Lo primero que hay que decir es que la búsqueda de una determinada información empieza por el término
que tecleamos.
Para una búsqueda eficaz debemos pensar en una palabra significativa y a la vez específica, porque si
empleamos términos muy genéricos los resultados serán tan amplios que nos perderemos entre tanta
información.
Por ejemplo, si estamos buscando quien nos pueda vender una mesa para celebrar reuniones con los
miembros del equipo directivo de nuestra empresa y escribimos: “mesa”, los resultados serán muy
generales. Si incluimos “mesa reuniones” serán mucho más específicos. Si la queremos de cristal, “mesa
reuniones cristal” afinará mucho más la búsqueda.
Hay que recordar que las preposiciones, conjunciones y adverbios serán obviadas por el buscador, salvo
que repitan la secuencia en una frase hecha, porque no son términos específicos. Si escribimos “mesa para
reuniones que sea de cristal”, las palabras para, que sea de, no tendrán peso alguno en los resultados.
Google implementó la tecnología llamada Google Instant que incluye texto predictivo al teclear nuestros términos,
es decir, que conforme escribimos se nos irán sugiriendo palabras que pueden ayudarnos a terminar de escribir lo
que buscamos. Además estas sugerencias tienen que ver con lo que otras personas buscan según va coincidiendo
con lo que escribimos nosotros. También se ha añadido hace poco la funcionalidad de ofrecer los resultados a la
vez que introducimos los términos, sin tener que teclear intro o hacer clic en el botón de búsqueda.
Una vez escrito el término o términos se trata de decidir qué es lo que estamos buscando. En la parte superior
izquierda tenemos una serie de opciones principales para elegir si lo que deseamos son páginas web, vídeos,
imágenes, mapas, etc.
La interfaz de búsqueda de Google es sumamente sencilla y, hasta ahora, pretenden seguir con esa filosofía, que
ha sido una de las claves de su éxito. Hasta otros buscadores como Bing también han imitado ese estilo. Los
creadores de la web no querían que el usuario se perdiera entre infinidad de opciones, imágenes y enlaces, sino
que se centrara en el motivo por el que se visita la página que no es otro que localizar una información determinada.
En esta sencilla interfaz de fondo blanco solo tenemos dos opciones principales: Buscar con Google y Voy a tener
suerte. La primera nos ofrece los resultados ordenados por relevancia y la segunda nos lleva directamente a la
página web que Google entiende que estamos buscando.
8.8.- Búsqueda avanzada.
Pero queremos afinar en las búsquedas. Analicemos las opciones avanzadas, que tenemos en el enlace Búsqueda
avanzada.
Con todas las palabras tratará de encontrar el mayor número de páginas posible que tenga todos los términos
escritos.
Con la frase exacta buscará los términos escritos tal y como lo hemos tecleado y en su orden. Es similar a
entrecomillar la frase de búsqueda. Por ejemplo: “calderas de calefacción de gasoil”
Con alguna de las palabras ampliará mucho más la búsqueda puesto que buscará páginas que tengan sólo alguna
de las palabras escritas.
Ahí podemos comprobar que con la frase exacta pone entre comillas el texto y sin las palabras le pone el signo –
delante del término a excluir de la búsqueda. Si no queremos acudir a la búsqueda avanzada podemos nosotros
escribir los textos de esa forma en el campo de búsqueda principal de Google.
8.9.- Más opciones de búsqueda avanzada.
De las opciones que nos ofrece, las más interesantes son:
El idioma nos restringirá la búsqueda inmensamente. Generalmente buscaremos en español, pero hay que
recordar que los contenidos en inglés son mucho mayores en número y, si dominamos este idioma,
tendremos la posibilidad de encontrar quizás con más facilidad lo que buscamos.
El formato de archivo es un criterio muy interesante porque nos permite elegir entre todos estos tipos de
archivo. A veces buscamos algo en Excel, Impress o cualquier otro programa de los que nos ofrece el
buscador y de esta manera hacemos una búsqueda mucho más selectiva.
La fecha también es un criterio necesario en muchas ocasiones.
Podemos seleccionar dónde está la presencia de los términos requeridos, en el título de la página, en el
contenido de la página, en la dirección de la página o en los enlaces hacia esta página.
En Derechos de uso podemos limitar a contenidos por la licencia que tienen los recursos. Esto puede
resultar interesante por lo que ya hemos explicado en secciones anteriores pero debes asegurarte de que
los resultados de la búsqueda realmente se atienen a la licencia que se les supone, pues en esto el buscador
no es perfecto.
Finalmente Safe Search se refiere al filtro que podemos activar o desactivar referido a contenidos para
adultos.
8.10.- El alojamiento y los dominios.
Hemos visto en este apartado de uso de recursos en la web como obtener la información, las imágenes, los vídeos
y otros tipos de archivos para la presentación de nuestros documentos, presentaciones y también las páginas web
que hagamos para diversos fines.
Hoy día no hay empresa que se digne de serlo que no tenga página web. Dependiendo del volumen de negocio de
nuestra empresa y con ello de sus dimensiones, necesitaremos páginas web más o menos profesionalizadas.
La palabra dominio puede tener varios significados, incluso en el campo informático, pero en este apartado nos
estamos refiriendo al nombre de dominio, la identificación única que tiene un sitio web. Por ejemplo:
www.educacion.es, www.ieslosremedios.org, etc. Cada dominio en Internet tiene asociado un servidor, un
ordenador físico que aloja la página o páginas de ese sitio web. Cuando escribimos un nombre de dominio en la
barra de direcciones de un navegador, este nombre se convierte en una dirección IP (Internet Protocol) que es
una combinación de 4 cifras que también es única y es como la matrícula en Internet del ordenador servidor que
aloja la web.
Dominios. Si nuestra empresa tiene un departamento de informática, probablemente cuente con desarrolladores
de páginas web y con servidores propios para alojamiento de páginas web. Si nos encontramos en una empresa
que no tiene ese departamento, probablemente tendremos que contratar esos servicios a empresas que los ofertan
en la red.
Alojamiento de páginas web. Probablemente sabrás que una página web puede ser un archivo hecho con Word o
Writer y guardado en ese formato. En ambos programas puedes guardar cualquier archivo como página web
eligiendo en el cuadro de diálogo de Guardar como, en Tipo de Archivo, página web, que no es más que uno con la
extensión .htm o .html. Esta extensión viene dada porque las páginas web están escritas en el código HTML
(HyperText Markup Language), Lenguaje de Marcas de HiperTexto. No tenemos que conocer la sintaxis de ese
lenguaje de marcado de hipertexto porque los editores de páginas web y hasta el Word y Writer nos convierten
nuestros archivos a ese código cuando los guardamos como página Web.
Lo que nos interesa es saber cómo “colgarlas” en la Red para que cualquiera que tenga acceso a Internet pueda
verlas.
Si contamos en la empresa con un servidor de páginas web propio será porque tenemos un departamento de
informática que se encarga de su mantenimiento. Este servidor no es más que un ordenador u ordenadores con
capacidades un poco más altas que los habituales (más de una tarjeta de red, discos duros duplicados o triplicados,
etc.) que permanece encendido las 24 horas y que a través de un router accede a Internet continuamente. Tendrá
también una dirección fija en Internet a la que apunta un dominio.
8.11.- Las empresas de hosting y los programas de F.T.P.
Si no tenemos servidor propio en la empresa tendremos que contratar ese servicio en una de las muchas empresas
que en Internet nos ofrecen espacio web en sus servidores. Son las llamadas empresas de Hosting. Si buscamos esa
palabra en Google nos saldrán muchos enlaces patrocinados e infinidad de ellos en las primeras páginas que nos
ofrecen este servicio por distintos precios.
Los precios de alojamiento de páginas web dependerán de varios factores:
Espacio requerido en el servidor.
Si el servidor es compartido o dedicado. El primero es más económico porque son varios clientes los que
usan la misma máquina para alojar sus archivos. El segundo deja la máquina entera al servicio de un solo
cliente.
Número de cuentas de correo que incluya en el paquete.

Programas auxiliares para edición de webs, mantenimiento y acceso.
Limitación del tráfico mensual o no.
Para acceder al servidor que aloja la web necesitaremos un programa de FTP (File Transfer Protocol, protocolo de
transferencia de ficheros). Existen numerosos programas gratuitos que funcionan sobradamente para este
menester. El acceso al servidor con programas de FTP precisará de la dirección FTP del servidor (ftp.ejemplo.com),
un nombre de usuario y una contraseña. El acceso seguramente lo tendremos restringido a una determinada
carpeta o directorio que será donde podamos subir nuestros archivos hechos en formato web. El funcionamiento
es sencillo una vez conectados. Tendremos un árbol de carpetas de nuestro ordenador personal en un panel lateral
(en la izquierda, por ejemplo) y otro árbol de carpetas del servidor que alojará los archivos de la web. Tan solo
tendremos que subir los archivos desde nuestro ordenador al servidor. La mayoría de los programas nos permiten
pinchar y arrastrar de un panel a otro.
8.12.- Los registradores para el dominio.
A veces para acceder al servidor que aloja nuestra web no es preciso contar con el programa de FTP instalado en
nuestro ordenador. Muchos servidores ofrecen el acceso FTP a través del propio navegador, lo que facilita incluso
el acceso.
El dominio. Para que nuestras páginas sean localizables en Internet tenemos que adquirir un dominio. Este
servicio debería ser, en principio, gratuito, pero generalmente las empresas de Hosting también se encargan de
alquilarnos el dominio, con lo que nos cobrarán por la gestión. En realidad a las empresas que nos registran el
dominio se les denominan registradores y lo que hacen es gestionar la propiedad de ese dominio ante el
organismo que organiza a nivel mundial la asignación de dominios que es el ICANN (Corporación de Internet para
la Asignación de Nombres y Números, en inglés Internet Corporation for Assigned Names and Numbers). Este
último organismo surgió en 1998 y tiene su sede en California. Es una organización sin ánimo de lucro. Recibe una
cantidad anual muy pequeña para cubrir los gastos que ocasiona la gestión de cada dominio.
Los registradores nos cobrarán desde 8 euros hasta más de 200 por el registro de los dominios. Estos precios son
muy variables entre unos registradores y otros. Depende también si lo que queremos comprar es un .net, .com, .es,
etc. Merece la pena buscar no solo el precio del registrador, sino su reputación. Han existido empresas fugaces que
han gestionado dominios y hosting durante un tiempo y han acabado desapareciendo, dejando en la estacada a sus
clientes.
Los tipos de dominio tenían inicialmente que ver con ubicaciones geográficas (.es-España, .de-Alemania, .uk-Reino
Unido) o finalidad de la página (.com-Comercial, .net-Servicios de Internet, .org-Organización no lucrativa). Con el
tiempo se han desvirtuado estas finalidades y muchas páginas poco tienen que ver con el tipo de dominio
contratado.
Los dominios se contratan por períodos, generalmente por años, con lo que hay que estar atento antes de su
vencimiento para la renovación, ya que hay “secuestradores” de dominio que tratan de adquirir los que usan
empresas con proyección para posteriormente revenderlos por un precio mucho mayor del que realmente
cuestan.
Una vez adquirido el dominio, este deberá apuntar a la dirección IP de nuestro servidor de Hosting, ya sea el de
nuestra empresa o el alquilado. En ambos casos esa dirección IP será estática, es decir, estará registrada con el
mismo número siempre. Cuando alguien teclee nuestro dominio: www.ejemplo.com el navegador dirigirá la
petición a nuestro servidor y este ofrecerá la página web que alberga.
9.- La presentación del documento.

Dedicaremos la parte final de esta unidad a analizar factores como los siguientes:
Legibilidad y sencillez.
El “buen gusto”.
La imagen de empresa.
Índices y tablas.
Medios para almacenamiento y publicación.
9.1.- Legibilidad y sencillez.

Los documentos que presentemos deben buscar la eficacia. Un mensaje transmitido en el ámbito comercial debe
perseguir un objetivo fundamental: que el receptor lo entienda clara, rápida y correctamente.
La legibilidad de los escritos hace alusión a la sencillez y facilidad con que se entiende un escrito, ya sea por la
tipografía empleada o la lingüística.
Dicho lo anterior nos vamos a detener en algunos consejos relativos al estilo de redacción de los documentos.
Resumámoslo en 11 consejos:
 Las frases cortas se retienen mejor.
 Pensemos en lo que conoce el receptor. El lenguaje que empleemos deber ser acorde a los conocimientos
de nuestro receptor.
 Los datos numéricos abundantes abruman. Si tenemos que ofrecer datos numéricos serán mucho más
entendibles mostrados en un gráfico.
 Las ideas aisladas se expresan en párrafo distintos.
 Las listas de ideas, pensamientos, consejos o instrucciones se interpretan mejor con viñetas. Si además se
numeran todavía se facilitará más la retención.
 Las repeticiones en los escritos exasperan. No se trata solo de evitar la reiteración de palabras sueltas, sino
de frases hechas.
 Las primeras palabras de un escrito son muy importantes para captar la atención las últimas para dejar en
la mente del lector la idea clave de nuestro escrito y un buen “sabor de boca”. Si en el primer párrafo de
nuestro escrito no atraemos la atención del receptor quizás no consigamos que nos siga leyendo. Si al final
no resumimos la idea principal es probable que se olvide lo que queríamos expresar.
 El tipo de fuente, su color y tamaño debe facilitar visualmente su lectura.
 El estilo debe ser cercano pero la cortesía no debe perderse nunca. Puede ser que optemos por la
familiaridad si nos dirigimos a compañeros de trabajo o que evitemos hablar de usted, como hemos hecho
en la elaboración de materiales de F.P. a Distancia, pero el respeto debe siempre primar en nuestro estilo.
Hay que decir que en el ámbito comercial se usa por regla general el tratamiento de usted.
 Cuidado con el lenguaje sexista. Es muy fácil perder al 50% de nuestra clientela si no medimos nuestras
palabras y transmitimos una idea equivocada. Si existe la palabra alcaldesa, no hay por qué decir alcalde a
una mujer y de hecho no sería gramaticalmente correcto.
 Las faltas de ortografía están prohibidas.
9.2.- El "buen gusto". Impresos en papel.
Es difícil decir lo que significa el buen gusto. Dicen que hay tantos como colores. Lo que sí es cierto es que hay una
serie de rasgos que hacen que un documento, presentación, página web, hoja de cálculos o cualquier otro archivo
electrónico que sea pasado a papel o se presente en pantalla debe tener. Hablemos de algunos:
Textos impresos en papel.
 Los márgenes deben permitir la encuadernación. Un margen izquierdo de menos de 4 cms. en las páginas
impares y del mismo tipo en el derecho para las pares no permitirá que se lea con comodidad un documento
encuadernado.
 Los textos más cómodos de leer son con papel blanco. En determinadas presentaciones se busca una
estética más colorida y podemos emplear papel en tonos diversos, pero siempre claros para permitir que
el contraste con las fuentes sea evidente.
 Los párrafos deben ir aislados. La técnica del “doble intro” no es la más correcta. Es mejor usar la separación
de párrafos que tenemos en Formato>Párrafo>Sangrías y Espacios y aumentando el espacio Sobre Párrafo
o Párrafo debajo en LibreOffice Writer. En MS-Office Word lo tienes en la ficha Inicio, en el grupo Párrafo,
si abres el cuadro de diálogo lo tienes en Espaciado Anterior y Posterior. De no hacerlo así cuando ajustemos
márgenes o saltos de páginas una vez terminado el documento, los saltos de línea sueltos nos darán más
de un quebradero de cabeza.
 En un documento o informe largo usemos encabezamientos homogéneos. Con los estilos es muy cómodo
crear o modificar los de encabezamiento (Encabezado, Encabezado1... en LibreOffice, Título1, Título2... en
MS-Office)
 Numeremos las páginas, cuando los documentos superan las 5 o 6, se agradece.
 Insertemos un índice al comienzo. En un próximo apartado te enseñaremos a hacerlo con suma facilidad,
tanto con LibreOffice como MS-Office.
 Deja que tu imaginación fluya en la portada. La portada de un documento medianamente largo tiene que
ir bien diseñada. Se presta a un papel con más colorido, textos grandes y artísticos, el logotipo de la empresa
y alguna imagen de calidad. Siempre dependerá de la naturaleza del informe, claro está.
 Resalta las ideas importantes de los párrafos. ¿Para qué tenemos las negritas, cursivas y subrayados? Las
impresoras láser a color también se han generalizado, ¿por qué no usar los colores con prudencia?
 Las imágenes rodeadas de texto y los gráficos, se agradecen en los textos medianamente largos.
 No tiene que ver tanto con la estética, pero sí con la ética: usa la doble cara de impresión. ¿Por qué no
ahorramos un poco de papel? Estamos hablando del 50% nada menos.
9.3.- El "buen gusto". Presentaciones electrónicas.
Presentaciones electrónicas.
Cuando realicemos una presentación con PowerPoint o Impress estos consejos te vendrán bien, no sólo en cuanto
al formato de la presentación, también con relación a la oratoria que debes emplear:
El diseño de las diapositivas tiene que ser simple. La forma no debe distraer sobre el fondo. Elige un tipo
de fuente fácil de leer.
Procura la homogeneidad en las diapositivas. Usa las mismas fuentes, los mismos tamaños y colores para
los textos y encabezamientos. Si usas el logo de la empresa e imágenes, lo cual es recomendable, no
sobrecargues las diapositivas. Cuidado con los colores, si usas colores inapropiados las diapositivas pueden
parecer pobres o por el contrario “chillonas”.
Usa fondos de color para las diapositivas y textos que contrasten. El texto negro sobre fondo blanco
resulta aburrido en las diapositivas.
Usa colores para resaltar los textos, pero, de nuevo, evita sobrecargar con colores las diapositivas. Si
acabas resaltando demasiado, finalmente no sobresaldrá nada.
Las diapositivas no se leen. Usa palabras clave y frases muy cortas. Si todo lo que vas a decir se encuentra
en la diapositiva, ¿qué haces tú allí? Tú eres el que explica los detalles, las circunstancias y la historia, la
pantalla es tu complemento.
Intenta que la presentación transmita un mensaje. La idea principal de tu charla debe resaltarse en las
diapositivas, sobre todo en la final, es lo que tu auditorio se llevará a casa en su mente.
Usa más imágenes y gráficos que textos, pero intenta que sean ilustrativas no solo decorativas. Una
imagen que tenga al auditorio pensando en su significado o el porqué está allí los distraerá.
Cuidado con las animaciones en los objetos y las transiciones. Abusar de ellas puede hacer que nuestra
presentación parezca infantil. Usa esos efectos prudentemente y generalmente para resaltar puntos
importantes.
Antes de hacer una presentación, piensa en tu auditorio. ¿Qué conocen? ¿Qué esperan aprender? ¿Qué
necesitas transmitirles? ¿Qué les interesará? ¿Qué los mantendrá atentos? ¿Qué puede ofenderlos? Si
empiezan los bostezos entre tu auditorio estás perdido.
Practica, practica y practica. Una presentación bien ensayada te dará seguridad. Te permitirá hablar con
soltura. Trata de hablar con un volumen adecuado, despacio y con confianza. Ah, y no olvides: unas pizcas
de humor, siempre se agradecen.
9.4.- La imagen de empresa.
Cada empresa debe transmitir su imagen. Si te has fijado bien, casi todas las firmas de renombre tienen un estilo
en sus documentos, anuncios, informes. Nos referimos a colores, tipos de letra, formatos de papel y demás rasgos
que la identifican, también su logotipo.
Una vez diseñado el logotipo de la empresa debemos emplearlo en la mayoría de los documentos: informes, tarjetas
de visita, sobres y, por supuesto, cartas. Evidentemente también formará parte de las páginas web que creemos.
Se deben establecer unos criterios para los encabezados y pies de página. Como sabes tanto en LibreOffice como
en MS-Office puedes hacer que todas las páginas tengan una parte superior e inferior que se repita. En las circulares
internas se debe establecer, por ejemplo, que en el encabezado figure en la parte izquierda el nombre de la empresa
y en la derecha el del departamento que la emite. Puede ser útil tener una página web con enlaces a plantillas para
este tipo de documentos.
Usa un mismo tipo de letra para todos los textos. Una vez escogida una fuente y tamaño para los encabezamientos
de nivel 1, 2...y para los párrafos puedes crear una plantilla con el modelo de tipos de letra para cada finalidad.
9.5.- La imagen de empresa. Colores personalizados.
 ¿Tiene la empresa un eslógan? Úsalo en las comunicaciones que tengas con clientes, proveedores y otros
agentes que se relacionen con la empresa.
 Los colores son millones aunque hablemos de unos cuantos solamente. Desde los rojos a los violetas
tenemos una paleta inmensa de opciones. Debemos elegir un color que predomine en logotipos, figuras,
bordes y sombreados que empleemos en nuestros documentos y páginas web.
Hay más de 200 colores disponibles, según un código hexadecimal (en base 16, lo componen los 10 números y las
primeras 6 letras del alfabeto). En realidad puedes tener millones de posibilidades, no solo 256. Para usar un
determinado color tan solo tienes que conocer su código hexadecimal. Una vez escogido ese código-color lo
deberías usar para todas tus páginas web y documentos electrónicos donde puedas insertarlo.
El código hexadecimal de colores consta de 3 pares de dígitos, ROJO = FF0000
Los primeros 2 dígitos seleccionan el grado de rojo que tendrá, los segundos el grado de verde y los terceros el de
azul. Es el llamado también modelo RGB (Red Green Blue). En el formato hexadecimal cada par tendrá un valor
entre 00 y FF y en RGB entre 0 y 255.
En Word cuando eliges un color para fuentes, fondos, bordes y demás, tienes la opción Más colores y en la ficha
Personalizado puedes elegir el modelo RGB. Ahí puedes escribir el código de Rojo, Verde y Azul. De esta forma
tendrás el color deseado.
En las páginas web, con el editor que uses puedes cambiar el código fuente de la siguiente forma:
 Para cambiar el color de fondo de la pagina: <body bgcolor="#80BFFF">
 Para cambiar el color de la fuente: <font color="#80BFFF">
 Para cambiar el color de fondo de una tabla: <table bgcolor="#80BFFF">
9.6.- Índices y tablas. LibreOffice.
Un informe o cualquier documento que tenga una longitud de mediana a extensa debería tener un índice. En los
actuales procesadores de textos es bastante fácil hacerlo. Para ello debemos trabajar con estilos de encabezado o
título. Veamos en primer lugar como podemos lograrlo con LibreOffice Writer.
Son muchas las ocasiones en que después de confeccionar un trabajo con el procesador de textos necesitas hacer
un índice del mismo. Al que aparece, generalmente, al principio de los documentos le llamamos Tabla de
Contenido. La Tabla de Contenido de un documento es una referencia a los encabezamientos y sub-
encabezamientos que componen un trabajo y la página en la que se encuentran. Las Tablas de Contenido ayudan
enormemente a encontrar los distintos apartados de un documento.
9.7.- Sumario e índices. LibreOffice. Estilos.
Usando los estilos.
Para poder crear un Índice de contenidos debemos usar los estilos de Párrafos con los que contamos en el Writer
de forma predeterminada. Si pulsas F11, te vas al menú Estilos o te vas a Aplicar estilos de párrafos que aparece en
la barra Formato, se te abre la ventana Estilos y Formatos. Ahí encuentras los estilos más importantes de párrafos
y caracteres para casi cualquier documento. Entre ellos tenemos Titulo 1, Título 2... para aplicárselos al texto.
Nosotros vamos a emplear sólo los 3 primeros niveles de Título (no necesitamos más).
RECUERDA: Los niveles de título tienen que ver con la categoría que tienen en el texto: si un apartado del texto
tiene un subapartado y éste a su vez tiene otro, estamos hablando de 3 niveles. El apartado que engloba los otros
dos es nivel 1, el siguiente que contiene el tercero es nivel 2 y el último, que no contiene ninguno más es nivel 3.
Para que aparezcan numerados tenemos también que utilizar el botón de numeración.
 En el documento de ejemplo tenemos 8 apartados a los que les vamos a aplicar el nivel Título 1 (1.
INTRODUCCIÓN, 2. METODOLOGÍA, 3. ACTIVIDADES….8. LIBROS DE LECTURA).
 Dentro el apartado 4. CURRÍCULO tenemos 4 sub-títulos a los que les vamos a aplicar el nivel Título 2 (4.1.
Objetivos generales de Bachillerato, 4.2. Objetivos generales de la materia, 4.3. Contenidos y 4.4. Criterios
de Evaluación).
 Dentro del apartado 4.3. Contenidos tenemos otros 4 “sub-sub-títulos” (o títulos de nivel 3) a los que les
vamos a aplicar el nivel Título 3 (4.3.1.La comunicación, 4.3.2. Estudio de la Lengua, 4.3.3.La Literatura a
través de los textos y 4.3.4. Técnicas de trabajo intelectual).
9.8.- Sumario e índices. LibreOffice. Insertando el índice.
 Vete con el punto de inserción al lugar del documento donde deseas que aparezca el Índice o sumario.
Generalmente lo insertaremos en las primeras páginas.
 Nos vamos al menú Insertar>Sumario e índice>Sumario, índice o bibliografía.
 Una vez allí sólo tienes que elegir los niveles que quieres incluir en el Índice o Sumario en el apartado
Evaluar hasta el nivel, si además quieres, puedes cambiar el título por otro (en el ejemplo hemos puesto
Índice en lugar de Sumario) y luego Aceptar.
9.9.- Almacenamiento y publicación.
Antes pasar directamente a analizar los medios de almacenamiento y publicación con los que contamos,
detengámonos en algo importante: los plazos de entrega hay que cumplirlos. En el próximo tema nos detendremos
en la gestión de proyectos, y el cronograma en el que figuran los plazos para finalización de tareas es una de las
partes más importantes. En este apartado no estamos analizando la creación de documentos como parte,
necesariamente, de un proyecto, pero nuestro informe, presentación o lo que tengamos que confeccionar, debe
presentarse en plazo y forma.
Supongamos que se te encargó la elaboración de un informe para presentarlo a unos inversores que quieren
participar en el capital de la empresa. ¿Cómo lo presentarías? Si además has elaborado una presentación
electrónica ¿la acompañarías al informe? ¿En qué formato?
En primer lugar hay que decir que afortunadamente hoy día los materiales de oficina nos permiten contar con
posibilidades que nos ayudan a presentar con gran calidad cualquier documento. Si el número de copias es muy
elevado siempre nos saldrá más rentable encargar su impresión y encuadernación a una imprenta, pero, como
es el caso, cuando el número de ejemplares es, como máximo, de 15 o 20, podemos encargarnos nosotros
mismos.
Imprimiremos las copias en color. La encuadernación la podemos hacer con alguno de los modelos que existen en
el mercado. Aquí puedes ver modelos de encuadernadoras de canutillo, espiral o térmica.
Para una encuadernación adecuada hay que tener las pastas para la portada y contraportada. Lo mejor es emplear
un pasta transparente para la portada, con lo que la primera página será la que hayamos elaborado con nuestro
procesador. Deberá contener un colorido apropiado y el logotipo de la empresa, así como un título con fuentes
grandes y trabajadas con herramientas como WordArtAD o Fontwork.
9.10.- Almacenamiento y publicación. Otros medios.
A veces la encuadernación queda demasiado sobria y es mejor buscar una carpeta. En el mercado
encontramos muchos modelos. Algunos como este son personalizables. Podemos imprimir la portada, el
lomo y la contraportada, para introducirlo en los mismos.
El interior lleva unas fundas perforadas donde introduciremos los folios y se le pueden incorporar
separadores de fundas para acudir rápidamente a los distintos apartados que compongan el informe.
Si al informe le adjuntaremos archivos electrónicos, como pueden ser presentaciones, una página web o
un programa autoejecutable, podemos grabar dichos archivos en un CD o un DVD.
En el mercado hay hoy día CDs y DVDs imprimibles que tienen una capa que permite a las impresoras de
tinta imprimir la carátula sobre ellos. También hay grabadoras que pueden imprimir en el propio CD o DVD
con láser con la tecnología llamada “lightscribe”.
Para nuestra presentación electrónica emplearemos un videoproyector y una pantalla suficientemente
amplia para el auditorio que tengamos.
En el mercado de videoproyectores tenemos una gran variedad. Su precio dependerá de la luminosidad,
resolución y contraste.
 La luminosidad dependerá de la sala que usemos y la claridad que tenga. Con más de 2000
lúmenes se puede proyectar, generalmente con luces encendidas.
 La resolución permitirá que por encima de 720 pixels tengamos lo que hoy se considera alta
definición.
También se encuentran ya en precios asequibles las pantallas digitales o pizarras digitales. Se están
empleando en los centros educativos pero también pueden tener su utilidad en las empresas que tengan
que hacer presentaciones usando un ordenador o el acceso a Internet. La pizarra se comporta como una
pantalla táctil que permite, incluso con los dedos, controlar el ordenador al que está conectada.

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RESUMEN TEMARIO GAI TEMA1 Página 1 de 26

8.2.- Los bancos de imágenes gratuitos. ..................................................................................................... 16

1.- Los paquetes ofimáticos más comunes.

2.- Integración en el paquete Microsoft Office y en LibreOffice.

Microsoft Word docx LibreOffice Writer odt

Microsoft Excel xlsx LibreOffice Calc ods

Microsoft Access accdb LibreOffice Base odb

Microsoft PowerPoint pptx LibreOffice Impress odp

2.1.- Uso de Bases de Datos y Hojas de Cálculos en el procesador (Combinación de

2.2.- Uso de Bases de Datos y Hojas de Cálculos en el procesador (Combinación de

2.9.- Insertando el gráfico entre aplicaciones de LibreOffice.

3.- Opciones avanzadas en gráficos.

4.- Creando organigramas.

5.- Conversión de archivos para uso compartido entre aplicaciones.

6.- Formularios. Microsoft Word.

Haces clic en Más Controles.

7.- Uso de plantillas.

Extensiones en archivos de MS-Office y LibreOffice.

MS -OFFICE LIBRE OFFICE

Word: .docx .dotx o .dotm Writer: .odt .ott

Excel: .xlsx .xltx o .xltm Calc: .ods .ots

PowerPoint: .pptx .potx o .potm Impress: .odp .otp

Para usar una plantilla existente seguiríamos los siguientes pasos:

8.- Uso de recursos en la Web.

8.3Las licencias de Creative Commons.

Reconocimiento (by): Se permite cualquier explotación de la obra, incluyendo una finalidad

Reconocimiento - NoComercial (by-nc): Se permite la generación de obras derivadas siempre

Reconocimiento - NoComercial - CompartirIgual (by-nc-sa): No se permite un uso comercial de

Reconocimiento - NoComercial - SinObraDerivada (by-nc-nd): No se permite un uso comercial de

Reconocimiento - CompartirIgual (by-sa): Se permite el uso comercial de la obra y de las

Reconocimiento - SinObraDerivada (by-nd): Se permite el uso comercial de la obra pero no la

8.7.- Buscadores. Cómo realizar búsquedas.

Número de cuentas de correo que incluya en el paquete.

9.- La presentación del documento.

9.1.- Legibilidad y sencillez.

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