Digitalización

María Camila Sánchez Domínguez

Servicio nacional de aprendizaje

(SENA)

Regional Antioquia

2279603-B

Competencia: Aplicar III

8 de noviembre de 2021
Tabla de Contenido
¿Qué es Digitalizar Documentos?.....................................................................................................3
¿Para qué se Digitalizan los Documentos?........................................................................................3
Normatividad vigente para digitalizar los documentos....................................................................3
Scanner..............................................................................................................................................3
- ¿Qué es?.................................................................................................................................3
- ¿Para qué se utiliza?..............................................................................................................3
- Tipos o clases.........................................................................................................................4
¿En qué formato debemos escanear?...............................................................................................4
¿Cuáles son los parámetros del archivo general de la nación para digitalizar documentos?..........4
Fases de la Digitalización...................................................................................................................5
¿Qué marcas de scanner existen y cuáles son las más recomendados?..........................................5
Recomendaciones para escanear un documento en la empresa.....................................................6
Bibliografía.........................................................................................................................................7

DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

¿Qué es Digitalizar Documentos?

La digitalización de documentos es un proceso que se hace para transformar algún
elemento que este en formato físico a digital. Sabemos que en las organizaciones son muy
comunes los documentos de forma física como pagos, facturas, documentos firmados y
más. Por lo tanto se busca una forma de guardar estos sin que haya la posibilidad de
perderlos o que se dañen, se almacenaban en armarios especializados, pero la
digitalización de documentos hace todo mucho más fácil, seguro y ahorra espacio.

¿Para qué se Digitalizan los Documentos?

• Para ahorrar espacio

• Para buscar fácilmente los documentos
• Para evitar daños por condiciones del ambiente o por uso
• Para mayor seguridad de la información
• Para contribuir al amiente por el gasto de papel
• Para facilitar la distribución de los documentos

Normatividad vigente para digitalizar los documentos

Para mayor seguridad se debe seguir la normativa vigente y conocer las formas de
digitalización para siempre elegir la adecuada.

Estos requisitos son un formato digital homologado como ISO 19005 (PDF/A), PNG, JPEG
2000, PDF y TIFF. También necesitamos una resolución mínima de 200 px. y la firma digital
del documento que garantice su modificación posterior a dicha firma. De esta forma se
cumple con la normativa vigente de la digitalización. Delgado, S. (23 de Abril del 2020). La
normativa vigente en digitalización que debe cumplir tu empresa. STD Sisdoc.
https://sisdoc.es/la-normativa-vigente-en-digitalizacion-que-debe-cumplir-tu-empresa/

Scanner
- ¿Qué es?
Es una máquina o aparato de rayos X utilizado que hace posible la digitalización de
documentos e imágenes
- ¿Para qué se utiliza?
Mayormente para convertir archivos, imágenes o datos que estén en formato físico
(papel) a información digital.
- Tipos o clases
• Escáner de mesa o plano: el más utilizado por ser muy versátil y fácil de usar
• Escáner de tambor: es recomendable para escanear con buena resolución pero es de
funcionamiento lento
• Escáner para microfilm: para digitalizar microfichas, películas en rollo y tarjetas de
apertura
• Escáner para diapositivas: para diapositivas impresas, de materiales fotográficos
tridimensionales y documentos para escaneo directo
• Cámaras digitales: combinación de un escáner con la óptica de cámara que genera
imágenes de calidad extrema a pesar de su lento funcionamiento.
• Escáner de mano: cuenta con tarjeta propia, práctico y económica pero ofrece una baja
calidad.
• Escáner digitalizador de vídeo: se usan para realizar documentos que tengan
aplicaciones informáticas. Integran tarjetas que consiguen digitalizar imágenes a la vez
que las convierten en imágenes electrónicas analógicas.
• Escáner de transferencia: diseñado para capturar películas transparentes, ya sean a
color, en blanco y negro, en negativo o positivo.

¿En qué formato debemos escanear?

Es más recomendable elegir formato JPEG Y GIF porque aparte de ocupar menos espacio,
estos mantienen la calidad e igualmente se recomienda pasarlo a PDF ya que reduce el
tamaño.

¿Cuáles son los parámetros del archivo general de la nación para digitalizar
documentos?
En el caso de las Entidades Públicas, existen dos leyes, la Ley 594 de 2000 o Ley General de
Archivos y la Ley 527 de 1999 o Ley de Comercio Electrónico. La primera autoriza a las
entidades públicas a aplicar procesos de automatización de archivos y la segunda define
las condiciones y características que deben tener los mensajes de datos (Entre estos se
considera la información digital generada mediante un proceso de digitalización), para
que, desde el punto de vista legal, produzca efectos jurídicos.

Fases de la Digitalización
1. Identificación: identificar la finalidad de los documentos a digitalizar
2. Clasificación: identificar si la captura de los documentos se hará
unitaria o masiva
3. Recogida, transporte y recepción: si se decida digitalizar en un centro
se requiere esto, pero es opcional.
4. Preparación: se prepara la documentación que se va a capturar
5. Digitalización: definir el formato del fichero que contiene la imagen del
documento original
6. Reconocimiento de datos: extracción de la información relevante
contenida en el documento
7. Indexación: Es el resultado del proceso de conversión de un documento
en soporte análogo (papel o electrónico) a soporte digital.
8. Control de calidad: verificar que el archivo digital cumple con el archivo
en papel, e igualmente la calidad.
9. Firma: dar validez legal al proceso de digitalización
10. Carga al archivo digital: después de verificar todo, se carga la
información en el archivo digital.
11. Devolución: fase final del proceso en donde el archivo debe ser
descargado.

¿Qué marcas de scanner existen y cuáles son las más recomendados?

Existen muchísimas marcas de escáneres, sin embargo, siempre hay unas marcas que
ofrecen mejores resultados como las siguientes:
 La más famosa o más recomendada es Canon por varias de sus características
como por ejemplo que gracias a la alta resolución que maneja ( 4800 ppp) se puede
digitalizar cualquier documento o imagen con alta calidad.

 Está Brother DS-940DW, muy recomendad por ser una marca económica

 Tenemos también a Epson FastFoto FF-680W la más recomendada dentro de la

gama alta.

Recomendaciones para escanear un documento en la empresa

1. Tener un equipo en buen estado: es fundamental revisar si el equipo que vamos a
utilizar para escanear este en óptimas condiciones y por supuesto cumpla con lo que
necesitamos.
2. Tener personal capacitado en digitalización: muchas veces esto se le delega al
personal que recién ingresa y ellos no cuentan con la experiencia que se necesita y
pueden haber consecuencias
3. Ordenar los documentos por carpetas y en un dispositivo seguro: de esta manera
la organización va a ser mayor, sabremos donde guardar la digitalización y a la hora de
buscar es menos complicado.
4. Definir un formato para guardar los documentos: es indispensable conocer que
formato es más apto para que tipo de documento y que no se generen complicaciones
a la hora de por ejemplo imprimir el documento.
5. Dedicarle tiempo: no es un proceso fácil y mucho menos corto si se trata de
digitalizar varios archivos al mismo tiempo, pero se necesita de mucha calma para
poder hacerlo correctamente.

Bibliografía
https://unayta.es/digitalizacion-de-documentos/
https://definicion.mx/scanner/
https://es.slideshare.net/kafkazo/digitalizacion-y-su-proceso
https://atsgestion.net/consejos-digitalizar-documentos/