PROCEDIMIENTO: SELECCIÓN DE PERSONAL
OBJETIVO: Seleccionar el personal del area comercial con las competencias requeridas para cumplir con la misión, la visión y los objetivos propuestos por Distribuidora LAP
ACTIVIDAD RIESGOS DESCRIPCIÓN DE LOS ENCARGADOS
RIESGOS
Cuando el líder del proceso por
desconocimiento o la no comprensión
del formato omite diligenciarlo
Omitir el diligenciamiento del
Líder del Proceso
formato
Elaborar formato de necesidad de
personal
Cuando se ingresa información en el
formato que no corresponde con la
necesidad de personal
Error en el diligenciamiento del
Líder del Proceso
formato
Sobrepasar el término establecido
para aprobar la solicitud de necesidad
de personal
Entrega de formato de necesidad de Falta de oportunidad en la entrega
Jefe de Recursos Humanos
personal a Comité de Gerencia del formato
El Comité de Gerencia no informa a
tiempo al Comité de Compras y
Informar aprobación de Omitir notificación de Contratación para proceder con dicho
Comité de Gerencia
necesidad de personal aprobación procedimiento
Solicitud de hojas de vida al archivo Omitir la solicitud de hojas de vida El Jefe de Recursos Humanos no
administrativo al archivo administrativo realiza la correspondiente solicitud de
hojas de vida al archivo administrativo
TALENTO HUMANO
Cuando el archivo administrativo no
tiene debidamente organizadas las
respectivas historias laborales
Demora o retrasos en el suministro Secretaria de Archivo
Entrega de hojas de vida
de hojas de vida Administrativo
os objetivos propuestos por Distribuidora LAP
CAUSAS EFECTOS
FRECUENCIA IMPACTO CALIFICACIÓN
Negligencia en el cumplimiento de
funciones
No hay una adecuada inducción y re-
inducción Retraso en el procedimiento de
1 5 5
selección
Desconocimiento del formato
Falta de comprensión del formato
Inadecuada selección de
1 5 5
Descuido en el diligenciamiento del personal
formato
Retraso en el procedimiento de
selección
Exceso de funciones Aumento del tiempo empleado
en el proceso de selección
2 5 10
Negligencia en el cumplimiento de
funciones
Demora en el procedimiento de
contratación
Negligencia 2 5 10
Falta de cumplimiento de políticas Demora en el procedimiento de
selección
Aumento del tiempo empleado
en el proceso de selección 1 5 5
Poco compromiso en el cumplimiento
del procedimiento
Falta de controles Retraso en el procedimiento de
selección
Exceso de funciones Aumento del tiempo empleado
en el proceso 4 5 20
de selección
Falta de políticas
ACTIVIDAD RIESGOS DESCRIPCIÓN DE LOS AGENTES GENERADORES
RIESGOS
Intereses particulares que se inclinan
hacia la selección de la hoja de vida
de un determinado candidato
Falla en la selección Jefe de Recursos Humanos
Selección de hojas de vida Inexistencias del mínimo de hojas Cuando en el archivo administrativo
de vida establecido que cumplan no existen las hojas de vida
con los requisitos necesarias para continuar
adecuadamente con el procedimiento
Jefe de Recursos Humanos
Cuando en el archivo administrativo
no existan el mínimo de hojas de vida
y no se puedan solicitar por la intranet
del hospital por fallas en el sistema
Fallas en el sistema Software
Solicitar hojas de vida por
referencias y/o comunicados
Intereses particulares en la solicitud
de referencias de hojas de vida
Culposos e intencinales Jefe de Recursos Humanos
El Jefe de Recursos Humanos por
cualquier eventualidad retrasa la
entrega de las hojas de vida.
Demora en la entrega de hojas
Jefe de Recursos Humanos
de vida
Entrega de hojas de vida a
Gerencia
Entrega de hojas de vida que no
No se realiza un adecuado
cumplen con requisitos para el Jefe de Recursos Humanos
estudio de las hojas de vida
cargo
Jefe de recursos humanos
Se obvia la elaboración de
Realizar entrevistas No realizar entrevistas
entrevistas
Aspirante al cargo
Intereses particulares que hacen que
se seleccione un determinado
candidato para ocupar el puesto de
trabajo. Gerente
Designación de cargos
Documentación incompleta para Cuando se obvian algunos requisitos
proceso de contratación contemplados en el manual de
contratación de la empresa Persona Seleccionada
CAUSAS EFECTOS
FRECUENCIA IMPACTO CALIFICACIÓN
Aumento de vigilancia por los
Exceso de poder entes de control Mala imagen
institucional
1 20 20
Motivaciones personales
Retrasos en el procedimiento
de selección
Aumento del tiempo empleado
en el proceso de selección
Fallas en la convocatoria 2 10 20
Retrasos en el procedimiento
Falta de mantenimiento de selección
Aumento del tiempo empleado
Ausencia de controles en el acceso en el proceso de selección
a la red 4 5 20
Falta de actualizaciones
Motivaciones personales Aumento de vigilancia por los
entes de control Mala imagen
institucional 1 20 20
Exceso de poder
Exceso de funciones Retrasos en el procedimiento
de selección
Aumento del tiempo empleado
en el proceso de selección
4 5 20
Falta de políticas
Exceso de poder Aumento del tiempo empleado
en el proceso de selección
Falta de controles Inadecuada selección de
personal
2 20 40
Motivaciones personales
Fallas en la selección de hojas de vida
Inadecuada selección de
Falta de políticas personal
Deficiencia en la prestación del
servicio 4 20 80
Ausencia del entrevistado
Deficiencia en la prestación del
Exceso de poder servicio Mala imagen
institucional Aumento de
vigilancia por los entes de 4 20 80
control
Motivaciones personales
Retrasos en el procedimiento
Fallas en la comunicación de contratación
1 5 5
Falta de motivación
PROCEDIMIENTO: SELECCIÓN DE PERSONAL
OBJETIVO: Seleccionar el personal del area comercial con las competencias requeridas para cumplir con la misió
propuestos por Distribuidora LAP
MEDIDAS DE
VALORACIÓN
FRECUENCIA
CALIFICACIÓN
IMPACTO
CONTROLES
ACTIVIDADES RIESGOS
EXISTENTES
Omitir el ACE Formato de
diligenciamiento del PTA prestamo de
formato BL hojas de
1 5 5 E vida
Elaborar formato de necesidad
de personal Error en el AC
diligenciamiento del EP
formato TA
1 5 5 BL
E
TO Fechas
L E establecidas
R A para la entrega
Entrega de formato de necesidad Falta de oportunidad B L de hojas de
de personal a Comité de en la entrega del 2 5 10 E vida
Gerencia formato
TO Actas del
LE Comité de
RA Gerencia
Informar aprobación de Omitir notificación de BL
2 5 10
necesidad de personal aprobación E
AC
EP
TA
BL
Omitir la solicitud de E
Solicitud de hojas de vida
hojas de vida al 1 5 5
al archivo administrativo
archivo administrativo
TO
LE
RA
BL
Demora o retrasos en E
Entrega de hojas de vida el suministro de hojas 4 5 20
de vida
TO
LE
RA
BL Manual de
Dolo 1 20 20
E contratación
Selección de hojas de vida
Inexistencias del TO Archivo de
mínimo de hojas de L E hojas de vida
vida establecido que R A que llegan a la
cumplan con los 2 10 20 BL empresa
requisitos E
TO
LE
RA
Fallas en el sistema 4 5 20 BL
E
Solicitar hojas de vida por
referencias y/o comunicados TO Auditorias
LE internas
RA
Dolo 1 20 20 BL
E
TO
LE
RA
BL
Demora en la entrega E
4 5 20
de hojas de vida
Entrega de hojas de vida a
gerencia
Entrega de hojas de
GR
vida que no cumplen Manual de
2 20 40 AV
con requisitos para el contratación
E
cargo
IN
AC
EP
TA
No realizar BL Formato de
Realizar entrevistas 4 20 80
entrevistas E entrevista
queridas para cumplir con la misión, la visión y los objetivos
MEDIDAS DE TRATAMIENTO
RESPONSABL
PREVENTIVAS RESPONSABLE CORRECTIVAS
E
Realizar No realizar Jefe de
seguimiento al procedimiento sin Recursos
procedimiento el Humanos
Lider del proceso diligenciamiento
del formato
Revisar la
información
Jefe de contenida en el
Reentrenamiento y formato Líder del
Recursos
capacitación Proceso
Humanos
Entregar las hojas
de vida de forma
inmediata con el
Jefe de fin de agilizar el Jefe de
Hacer seguimiento procedimiento
Recursos Recursos
al procedimiento
Humanos Humanos
Establecer fecha Notificar
de respuesta a la inmediatamente
solicitud de la decisión al
necesidad de Comité de responsable Comité de
personal gerencia gerencia
Verificar que en el
proceso de
selección se
Exigir documento tienen en cuenta
donde notifique la primero las hojas
Gerente de vida que estan Gerente
solicitud de hojas
de vida en la empresa
Entregar las hojas
de vida de forma
inmediata con el
Establecer fin de agilizar el
Jefe de procedimiento Secretaria de
tiempos de
Recursos Archivo
entrega de hojas
Humanos Administrativo
de vida
Verificar que no
exista ninguna
Jefe de relación entre el
Seguimiento al candidato y el Jefe de Control
Control
procedimiento responsable del Interno
Interno
proceso
Revisiones
periódicas de las
hojas de vida del Jefe de Jefe de
Realizar proceso
archivo Recursos Recursos
de convocatoria
Humanos Humanos
Realizar
Actualización de Líder del
mantenimiento a Lider del proceso
equipos proceso
los equipos
Seguimiento al Jefe de
procedimiento Control
Interno Cambiar al
responsable del Gerente
proceso
Entregar las hojas
de vida de forma
inmediata con el
Establecer fecha y fin de agilizar el Jefe de
Comité de procedimiento
tiempo de entrega Recursos
Gerencia
de hojas de vida Humanos
Verificar que las Descartar las
hojas de vida hojas de vida que
cumplan con los no cumplen con
requisitos exigidos los requisitos para
Jefe de Jefe de
para el cargo el cargo y solicitar
Recursos Recursos
nuevas hojas de
Humanos Humanos
vida
Verificar que se Jefe de
Realizar
realicen las Gerente Recursos
entrevistas
entrevistas Humanos
PROCEDIMIENTO: VERIFICACIÓN DE
COMPETENCIAS
OBJETIVO: Confirmar el cumplimiento de competencias que deben poseer los aspirantes para el desempeño de u
ACTIVIDAD RIESGOS DESCRIPCIÓN DE AGENTES
LOS RIESGOS GENERADORES
Cuando la
información contenida
Omitir en las hojas de vida
no es confrontada con Auxiliar
verificación de
las instituciones Administrativo
títulos
respectivas
Verificación de
títulos El responsable de
realizar la verificación
Omitir de títulos no deja
evidencia por escrito Auxiliar
diligenciamiento del
de haber realizado Administrativo
formato
dicha verificación
Omitir verificación Cuando la
de homologación de información contenida
títulos en las hojas de vida
no es confrontada con Auxiliar
el ICFES lo que Administrativo
puede llevar a mala
selección de personal
Comprobación de
homologación de títulos El responsable de
realizar la verificación
Omitir de homologación de
títulos no deja Auxiliar
diligenciamiento del
evidencia por escrito Administrativo
formato
de haber realizado
dicha verificación
Cuando no se realiza
Identificar Análisis erróneo de una adecuada
identificación del Jefe de Recursos
necesidad de necesidad de
personal que requiere Humanos
entrenamiento entrenamiento
de entrenamiento
especifico para
Omitir verificación Cuando no se
Verificar certificados de entrenamiento comprueba que las Jefe de Recursos
de entrenamiento en hojas de vida hojas de vida cuenten Humanos
con el certificado del
entrenamiento
s aspirantes para el desempeño de un cargo comercial de la Distribuidora LAP
CAUSAS EFECTOS FREC IMPA CALIFI
UENCI CTO CACIÓ
A N
Ausencia de políticas Inadecuada selección
Falta de controles de personal
Inadecuada selección de Manejo de información
personal no verídica 2 20 40
Mala imagen
Negligencia en el
institucional Aumento
cumplimiento de funciones
de quejas y reclamos
Desconocimiento del formato
No hay una adecuada
inducción y re inducción 2 5 10
Negligencia en el
cumplimiento de funciones
Ausencia de políticas Inadecuada selección
Falta de controles de personal
Negligencia en el Manejo de información
cumplimiento de funciones no verídica 3 20 60
Mala imagen
institucional Aumento
Inadecuada selección de de quejas y reclamos
personal
Desconocimiento del formato
Negligencia en el
cumplimiento de funciones 3 5 15
No hay una adecuada
inducción y re inducción
Hojas de vida Pérdida de tiempo en
desactualizadas capacitaciones
innecesarias 1 5 5
Negligencia en el Inadecuada atención
cumplimiento de funciones al usuario
Aumento de quejas y
Olvido Pérdida de tiempo y
recursos en
Negligencia en el capacitaciones 1 5 5
cumplimiento de funciones innecesarias
