FECHA 24/ LUNES/ 2020 /0000012

ARCHIVANDO
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVO

LEY 594 DEL 2000

¿QUE SE BUSCA?
CALIDAD Y EFICIENCIA. SISTEMA: La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios
generales que regulan la función archivística del Estado.
La transparencia y el orden de la información es la
base requerida para que los ciudadanos en general
puedan acceder a la información de interés público.

¿CUÁLES SON LOS PRINCIPIOS DE el manejo de los documentos y su

MODERNIZACIÓN: Nuevas estrategias de
almacenamiento para garantizar y optimizar el proceso de
gestión documental.
LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS?
Una de los mayores objetivos es resguardar
información teniendo en cuenta que la
prioridad de esta ley es el correcto manejo de
la documentación a favor de los ciudadanos y
su interés de consulta.
También respalda la importancia de la
gestión y la administración de los
documentos, tanto para las empresas, como
para quienes deseen consultar información de
interés nacional. De este modo se categorizan
de manera eficaz los documentos, ayudando a
depurar y a administrar lo que es necesario.
reposo o archivo, respalda las
actividades de gestión, siendo las bases
principales para procesos políticos,
económicos y legales, garantizando los
derechos de todos los involucrados en
los procesos.
Realizando un proceso de trasparencia
de documentos legítimos como el
principal ente de regulación, con el fin
de proteger la memoria histórica y
cultural de la nación.

EN ESTA EDICIÓN
ARCHIVO NACIONAL DE LA NACIÓN

PÁGINA 1
ARCHIVO DE GESTION DOCUMENTAL
GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Son unas normas técnicas y prácticas usadas
para administrar los documentos de todo tipo
recibidos y creados en una organización o
empresa para facilitar la recuperación de
información desde ellos, determinar el tiempo
que los documentos deben guardarse.
Esta actividad se practica al igual que la
escritura, que nació debido a la necesidad de
guardar o fijar actos administrativos y todo
tipo de papeles legales y comerciales por
escrito para dar constancia de los hechos.
Este tipo de documentos se plasmaban en
pergaminos y papel, cuya gestión se fue
haciendo cada vez más compleja a medida que
crecía el tamaño de los fondos documentales.
Uno de los mecanismos par lograr una buena
gestión de documentos es utilizando
herramientas sistemas electrónicos, base datos
software y hardware.
LOS LUGARES DE
ALMACENAMIENTO DE
DOCUMENTOS PUEDEN
LLEGAR HACER
INMENSOS.
PROCESOS
LEY 594 DEL 2000
Los procesos de gestión documental se
rigen bajo varias leyes, decretos y normas
que establecen la forma correcta de llevar a
cabo las tareas dentro de las empresas, todo
en pro de la transparencia, la organización y
el uso óptimo de la información. Una de las
leyes que regula y gestiona gran parte de los
deberes documentales y archivísticos es la
Ley General de Archivos 594 del 2000.
Dirección y coordinación: la ley designa al
Archivo General de la Nación.
EL CONGRESO DE COLOMBIA DECRETA: Objeto,
ámbito de aplicación, definiciones fundamentales y
principios generales.
Como puedes
notar, las leyes son
la columna
vertebral de los
procesos, por ello
es importante
conocerlas y
aplicarlas.
ORDEN Y CONSERVACION
Los archivos conservan un patrimonio único
e irremplazable que se transmite de
generación en generación. Los documentos
son gestionados en los archivos desde su
origen para preserver su valor y su
significado.
El término conservación, en el ámbito de
los archivos y bibliotecas, hace referencia a
todas aquellas medidas destinados a
proteger adecuadamente los documentos,
con el fin de prolongar su utilización en
condiciones óptimas durante el mayor
tiempo posible.
ETAPAS DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

SISTEMA INTEGRADO DE
CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS
conservarción. la ley general tributaria, establece para los
empresarios y profesionales la obligación de expedir y entregar
facturas o documentos sustitutivos y conservar las facturas,
documentos y justificantes que tengan relación con sus
obligaciones tributarias. Pudiendo cumplirse está obligación
mediante la utilización de medios electrónicos.

Los documentos se relacionan con su permanencia en cada uno de los tres Su finalidad es establecer las directrices en lo referente al tema de
tipos de archivo que debe tener la institución en las distintas dependencias. conservación y preservación de los documentos y debe ser de uso
Esta permanencia está definida por las Tablas de Retención documental y por obligatorio para todos los funcionarios encargados de la función de
las Tablas de Valoración Documental. administrar los recursos documentales de la Entidad.

Categorías
SE CONFORMAN:
Todo proceso tiene un inicio un peldaño para
llegar a otro y esta herramienta se empieza a
clasificar desde archivo general de la nación,
archivo general departamental, archivo general
municipio, archivo general distrital.
También se conforman de acuerdo a su
territorio archivo de entidad nacional, archivo
departamental, distrital, metropolitano, orden
municipal, entidad de orden local, archivo de las
nuevas entidades, terroriales, que se creen por
ley
La organización del estado: Archivo de la rama
ejecutiva, archivo de la rama legislativa, rama
judicial, organismos de control, organismos
autónomos.
el estado está obligado a la creacion
preservación, organización y control de los
archivos.