La digitalización de documentos
SISTEMAS
Normativas
Sistema de información: conjunto de datos y elementos
que interaccionan entre sí y que tienen un fin específico
que, en general, tiene que ver con satisfacer una
necesidad. reglamenta los procesos de la gestión
documental, así como la difusión y acceso de los archivos
generados, enviados, recibidos y almacenados por
cámaras de comercio, en ejercicio de sus funciones.
Sistema de gestión de documento electrónico:
Un sistema de software que controla y organiza
en toda la organización, independientemente de
que se hayan declarado como documentos
electrónicos o no.
Sistema de Gestión de contenido organizacional:
Es una manera formal de la organización y el
almacenamiento de documentos de una
organización y otros contenidos que se relacionan
con los procesos de la organización.
Sistemas de gestión documental: Son todos aquellos
programas informáticos creados para la gestión de
grandes cantidades de documentos, suele rastrear,
almacenar, archivar y organizar documentos
electrónicos o imágenes de documentos de papel.
Normativas
Acuerdo 005 de 2018: reglamenta los procesos de la gestión documental, así
como la difusión y acceso de los archivos generados, enviados, recibidos y
almacenados por cámaras de comercio, en ejercicio de sus funciones.
Decreto 1080 De 2015: es compilar la normatividad expedida por el gobierno
nacional en ejercicio de las facultades reglamentarias conferida por el
numeral 11 del artículo 189 de la constitución política, por la cumplida
ejecución de las leyes del sector cultural.
Acuerdo 003 De 2015: reglamentar la gestión de documentos
electrónicos en las entidades del Estado, generados y recibidos
como resultado del uso de medios electrónicos en los procedimientos
administrativos.
Acuerdo 008 de 2014: por el cual se establece las especificaciones técnicas
y los requisitos para la presentación de los servicios de depósito, custodia,
organización, reprografía y conservación de los documentos de archivo y
demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13°
y 14° y su parágrafo 1° y 3° de la ley 594 del 2000.
Acuerdo 002 de 2014: se establecen los criterios básicos para creación,
conformación, organización, control y consulta de los expedientes de
archivo y se dictan otras disposiciones.
Acuerdo 5 de 2013: por el cual se establecen los criterios básicos para la
clasificación, ordenación y descripción de los archivos en la entidades
públicas y privadas que cumplan funciones públicas y se dictan otras
disposiciones.
Acuerdo 006 de 2011: se reglamenta la organización y manejo de los expedientes
pensionales. Habla de las características del expediente pensional, que tipos de
documentos lo conforman, como se organiza, como se consulta, como se
protege, su disposición final y tiempo de retención documental.
circular externa 005 de 2012: Recomendaciones para llevar a cabo procesos de
digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la
iniciativa cero papeles.

Condiciones previas al
proceso de digitalización
Se debe tener en cuenta primero que todo un
programa de gestión documental el cual por lo
valoración que se le da en la vida institucional de
la entidad por medio de unos requisitos
archivísticos.
Foliación y retiro del
material abrasivo
Es el proceso por el cual pasa los expedientes de manera la cual se
retira todo material metálico, hojas en blanco y hojas o documentos
con biodeterioro las cuales se deben hacer su debido tratamiento
para así poder digitalizar los expedientes de una manera ordenada y
correcta en el cual también tenemos que conocer que cantidad de
folios vamos a digitalizar y que se encuentren debidamente foliados.
Alistamiento en la
digitalización
Requisitos archivísticos
Estos nos dicen que debemos tener en cuenta unos
elementos e instrumentos archivísticos los cuales son:
Tabla de retención, Tabla de valoración y cuadro de
clasificación los cuales vamos a identificar y analizar
detalladamente a la hora de hacer el proceso de la
digitalización de los documentos.
Alistamiento de equipos
Se tiene en cuenta primero que todo los
elementos de protección personal como un
beneficio para el funcionario que va a intervenir
sin dejar pasar que se debe tener personal
adecuado y capacitado para el manejo de sus
máquinas para poner en marcha el proceso de la
digitalización de los documentos.
Preparación física de los
documentos a digitalizar
Es el alistamiento de los documentos en el cual pasa
por un proceso de expurgo en los documentos a
intervenir el cual también debemos de saber el
estado de la documentación para así poder intervenir
de manera adecuada sabiendo que tipo y capacidad
de la máquina que nos sirve para ejecutar este
proceso y que nos facilite su manejo para la
digitalización de los documentos.
Insumos para el proceso
de digitalización
En este se tiene en cuenta los expedientes
Las máquinas y tipos
Software o aplicación
Profesionales en la archivística
Grupo de trabajo si lo solicitan según su volumen
Capacidad de almacenamiento:
 USB
 Discos extraíbles
 Nube
 ordenador
 NTC-ISO 14533-1 NTC-ISO 16175-1 NTC-ISO 30300 NTC 5985
Información y documentación. Principios y Información y documentación. Sistemas de Información y documentación. Directrices de
Procesos, elementos de datos y documentos en
requisitos funcionales para los registros en gestión para registros. Fundamentos y implementación para digitalización de
comercio, industria y administración. Perfiles de
entornos electrónicos de oficina. Parte 1: vocabulario documentos
firma a largo plazo. Parte 1: perfiles de firma a
información general y declaración de principios
largo plazo para firmas electrónicas avanzadas
CMS (CADES)

GTC-ISO-TR 18492
NTC-ISO 16175-3 Preservación a largo plazo de la información
Información y documentación. Principios y requisitos basada en documentos electrónicos
funcionales para registros en entornos de oficina.
Parte 3: directrices y requisitos funcionales de los
registros en los sistemas de negocio
NTC 4095
Norma general para la descripción archivística
NTC-ISO 30302
Información y documentación. Sistemas de gestión
de registros. Directrices para la implementación
NTC-ISO 13008
Normas de calidad ISO y Normas Información y documentación. Proceso de

NTC-ISO 23081-2 Técnicas Colombianas NTC conversión y migración de registros digitales

Información y documentación. Gestión de metadatos

para los registros. Parte 2: aspectos conceptuales y de
implementación NTC-ISO 14533-2
Procesos, elementos de datos y documentos en
el comercio, industria y administración. Perfiles
NTC 6104 de firma a largo plazo. Parte 2: perfiles de firma
Materiales para registro de imágenes. Discos ópticos. a largo plazo para firmas electrónicas avanzadas
Prácticas de almacenamiento XML (XAdES)

NTC-ISO 16175-2 NTC-ISO 14641-1

Información y documentación. Principios y requisitos
Archivado electrónico. Parte 1: especificaciones
funcionales para los registros en entornos
relacionadas con el diseño y el funcionamiento
electrónicos de oficina. Parte 2: directrices y requisitos
de un sistema de información para la
funcionales para sistemas de gestión de registros
preservación de información electrónica
digitales

NTC 6052 GTC-ISO-TR 26122 GTC-ISO-TR 15801

Norma sobre los registros de autoridad de archivos Información y documentación. Análisis de Gestión de documentos. Información almacenada
relativos a instituciones, personas y familias procesos de trabajo para registros electrónicamente. Recomendaciones para la
integridad y la fiabilidad
NTC-ISO-TR 17797 NTC-ISO-TR 23081-3
NTC-ISO-TR 18128 Información y documentación. Gestión de los
Archivo electrónico. Selección de medios de Información y documentación. Evaluación del metadatos para los registros. Parte 3: método de
almacenamiento digital para preservación a largo riesgo para procesos y sistemas de registros autoevaluación.
plazo

NTC 6231
Valor probatorio y admisibilidad de la información
NTC-ISO 20652 electrónica. Especificaciones
Datos espaciales y sistemas de transferencia de
información. Norma Metodológica abstracta.
Interfaz productor - archivo

NTC-ISO 15489-1
Información y documentación. Gestión de
registros. Parte 1: conceptos y principios
NTC-ISO 30301
Información y documentación. Sistemas de
gestión de registros. Requisitos
Normas de calidad ISO y Normas NTC-ISO 16363
Sistemas de transferencia de información y datos
Técnicas Colombianas NTC espaciales. Auditoría y certificación de repositorios
digitales de confianza
NTC-ISO-IEC 29100
Tecnologías de la información. Técnicas de
seguridad. Marco de privacidad
NTC-ISO 18829
Gestión de documentos. Evaluación de
implementaciones de ECM /EDRM. Confianza
NTC 6088
Norma para la descripción de
funciones

NTC-ISO 17068
Información y documentación. Repositorio de
NTC 6165 confianza de terceros para registros digitales
Norma para descripción de instituciones
con fondos de archivos

NTC-ISO 14721
NTC-ISO 20104 NTC-ISO 23081-1 Sistemas de datos espaciales y transferencia de
Datos espaciales y sistemas de transferencia de Información y documentación. Procesos para la información. Sistema de información de archivo
información. Especificación de interfaz Productor- gestión de registros. Metadatos para los registros. abierto (OAIS). Modelo de referencia
Archivo (PAIS) Parte 1: principios

PGD
Es el proceso de organización, seguimiento y
gestión de documentos electrónicos. Se utiliza
en una gran variedad de sectores y con
distintos fines y técnicas. Algunas
aplicaciones comunes son la gestión de
contratos, el servicio de atención al cliente,
los recursos humanos y los registros médicos.
CLASIFICACIÓN
los requerimientos de Se analiza de que manera vamos a
digitalización de documentos. escáner nuestra documentación según
su cantidad y capacidad del escáner si se
hace uno a uno o por lotes
Carga y devolución
IDENTIFICACIÓN
Es donde se toma la decisión de donde se debe
Esta fase nos permite la identificar almacenar esta documentación en sus diferentes
haciendo una selección y análisis medios, ya después de a ver cargado los
para ver si cumple con los
documentos se procede a la devolución de los
mismos de la misma manera la cual fueron
parámetros según los establecido encontradas o recibidas

en las TRD teniendo en cuenta

series y subseries. PREPARACION
Es el proceso por el cual pasa todo expediente
con el fin de hacerle un expurgo o retirarle
documentación innecesaria o de cuidado

RECONOCIMIENTO DE DATOS E INDEXACIÓN

CONTROL DE CALIDAD
Paso por el cual se diligencian unos metadatos
mínimos generados del expediente digital según Es la fase por la cual se hace una revisión general del
DIGITALIZACIÓN O CAPTURA documento escaneado, verificando la calidad con la que quedo
sus características
ITEM y condiciones Metadatos digitalizado con el fin de no hacer un reproceso.
Es el proceso por el cual se escanea los cod. Dependencia 120
nombre de la dependencia Secretaria general
expedientes o series documentales con el fin de cod de subseccion 121
preservar la documentación de marera digital. nombre de la subseccion subsercretaria de Talento humano

cod serie 28
nombre de serie HISTORIA LABORAL
nombre del expediente 1118529013 FLOREZ ALBA, Sneyder

fechas extremas 2022/01/24 2023/01/27

folios 1 AL 28
telefono 3125917477
correo sneyderf00@gmail.com