NORMATIVIDAD Y GESTIÓN DOCUMENTAL

(LEY 594 DEL 2000, ACUERDO 042 DEL 2002

Y ACUERDO 060 DEL 2001)

KAREN MILENA DURAN PEDROZO

INSTRUCTOR: JAIR ALBERTO GUTIÉRREZ

TECNOLOGÍA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA (2171523)

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

VALLEDUPAR

2021
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NORMATIVIDAD Y GESTIÓN DOCUMENTAL

Es de relevancia para cualquier empresa el cuidado y conservación de los

documentos y/o archivos que se manejen dentro de la misma, manteniendo una

clasificación u orden.

Así lo dicta la ley 594 del 2000 donde es de vital importancia el cuidado,

evitando así la perdida y deterioro de la información que pueda contener los

documentos. Junto con el acuerdo 042 de 2002 se establece la organización de los

archivos de gestión en diferentes entidades, no dejando de lado las pautas para la

administración de los mismos dentro de las entidades tanto públicas como privadas así

como lo expone el acuerdo 060 del 2001.

Teniendo en cuenta lo anterior, ¿Por qué es importante la conservación y la

gestión archivística?, por tanto el propósito del presente trabajo es exponer de una

manera integral la ley y los dos acuerdos que relaciona las facultades legales que

integran las tres.

Dentro de la ley 594 se establece las reglas y principios generales que regulan la

función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación, es

decir, tomando espacio para desarrollar cada etapa que tiene esta ley , brindando el

cuidado que necesite el archivo y así disponer de una documentación organizada de tal

manera que la información empresarial sea recuperable para el uso de la administración

en servicio a quien lo pueda necesitar y de igual manera como fuente de historia para los

ciudadanos.
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Brindando así la seguridad y el control de los documentos en sus diferentes fases

de su ciclo vital, salvaguardando la calidad de los soportes ya sean originales o copias

brindando la durabilidad y calidad, cumpliendo con la preservación y conservación de

los mismos.

En un punto de vista se hace importante el cuidado de los archivos dentro de las

organizaciones para tomar decisiones basadas en antecedentes volviéndose así

imprescindibles, conformando archivos importante para la administración y para la

parte de la cultura.

Cabe resaltar el acuerdo 042 del 2002 que las decisiones administrativas se

toman con base a los archivos, es decir, que son una herramienta indispensable para la

gestión documental en las áreas: económicas, políticas, de justicia y cultura del Estado.

La conformación, prevención, organización y el control de los archivos tienen en cuenta

los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la

normatividad archivística, esto con el fin que cada empresa tenga una persona

designada para la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión

de su dependencia.

Dado esto en el acuerdo 060 del 2001 expone que se deben establecer conforme

con la unidad de correspondencia y su estructura para que se desarrolle una gestión de

manera centralizada en los servicios de recepción, radicación y distribución de las

comunicaciones, teniendo presente que esto será de base para futuros procedimientos

que ayuden a contribuir con el desarrollo del sistema de gestión documental y los

programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos

de gestión.
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Para concluir, la ley y dos acuerdos expuestos a lo lardo de este trabajo son de

suma importancia dentro de las organizaciones por diferentes razón y una de ellas es

para cumplir con las leyes que lo regulan, pero también por el bien integral de cada

empresa desde la parte jurídica y con el aspecto cultural de las instituciones.

Teniendo como resultado el objetivo establecer las reglas y principios generales

que regulan la función archivística del Estado, dando cumplimiento a los criterios que

deben seguir para la organización de los archivos de gestión, mostradas en las entidades

del Estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial, de

servicios y las entidades privadas que cumplen funciones públicas.

Siguiendo los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de

correspondencia de las entidades públicas y las privadas que puedan cumplir con los

programas de gestión documental, para la producción, recepción, distribución,

seguimiento, conservación y consulta de los documentos.

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REFERENCIAS

Archivo General de la Nación Colombia [AGN]. Ley 594 del 2000. 14 de Julio del 2000

(Colombia).

Archivo General de la Nación Colombia [AGN]. Acuerdo 042 de 2002. 31 de Octubre del

2002 (Colombia).

Archivo General de la Nación Colombia [AGN]. Acuerdo 060 de 2001. 30 de Octubre del

2001 (Colombia).