LA IMPORTANCIA DE CLASIFICAR Y ORDENAR ARCHIVOS

Presentado por:
Katherine Ortega Bueno.

Docente:
Leidy Sofía

Programa:
Contabilidad y finanzas.

Modulo:
Archivos contables

Institución De Educación ICENF.

2020

A continuación la ley 594 de 2000 la cual dicta la ley general de archivos y

establece lo importante de la conversación de documentos que tiene la
empresa en desarrollo de sus actividades para tomar sus decisiones.
Es importante para un ente económico conservar todos sus documentos para
así mantenerlo de manera clasificada y ordenada para tomar decisiones de
manera correcta ya que este documento representa como tal y obviamente son
de vital importancia para su funcionamiento y supervivencia.

El Sistema Nacional De Archivos está constituido por órganos asesores,

coordinadores y ejecutores. El gobierno lo conforma con el Archivo General De
La Nación.

Todo esta es con el fin de que los programas de organización de archivos se

desarrollen no solo bajo los principios, políticas y normas establecidas, sino
para que este proceso sea debidamente coordinado.

El objetivo del gobierno es que por medio de esta ley, su aplicación y

seguimiento se logre conocer y controlar mejor la información en todas las
entidades, pues sabemos lo que hoy en día se sufre a causa de la corrupción,
el no tener pruebas por falta de organización y control de los archivos a
impedido que la ley se aplique a muchas personas que han realizado
actividades corruptas.

La inadecuada administración de la información dentro de las organizaciones,

ocasiona grandes desventajas al momento de la toma de decisiones. Hoy en
día somos conscientes de que la información se ha constituido en uno de los
principales activos o patrimonio de las empresas.

En el título IV esta ley, además de que recuerda que es obligación conformar

los archivos públicos también indica que cada administración pública es
responsable de que esto se cumpla correctamente.

Porque es importante esta ley? Porque nos permite facilitar la gestión

documental y garantizar su transparencia. Promover la organización,
conservación y consulta de los archivos de interés económico, social y
tecnológico.

Un programa de capacitación que incluya: procesos archivísticos desde que se

produce o recibe el documento hasta su finalidad.

 Elaboración de inventarios para asegurar el control de documentos

 Elaboración de las tablas de retención y presentarlas para su aprobación
ante el comité de archivos de la misma empresa.

Igualmente la ley 594 de 2000 pretende no solo el archivo publico sino también
los privados con el objetivo de conservar y proteger dicha información.
La Ley incluye los principios generales que rigen la función archivística, con
estos principios se pretende lograr que las empresas tomen conciencia de la
importancia de organizar los archivos, sus ventajas y desventajas. Estos
principios son:

Los fines de los archivos: cuyo objetivo es el de disponer de la

documentación organizada, fomentar esta cultura garantiza la recuperación de
la información y se facilita la posibilidad de la consulta para el ciudadano.

La importancia de los archivos: conocer el valor de la información tanto para

la administración de cualquier empresa, como para la cultura.

El principio de institucionalidad e instrumentalidad: se refiere a que los

documentos donde reposa la información de una empresa o ciudadano son el
soporte para la toma de decisiones.

El principio de responsabilidad: las entidades públicas como las privadas

con funciones públicas, deben cumplir con este principio de acuerdo a la ley
para afianzar la eficiencia de su gestión.

El principio de dirección y coordinación de la función archivística: el

gobierno ha designado al Archivo General de la Nación como el encargado de
orientar y coordinar la actividad archivística en las entidades del estado y las
vigiladas por este.

El principio de administración y acceso: siendo una responsabilidad del

estado velar por la administración de los archivos públicos, y cumplir con el
derecho de los ciudadanos del acceso a la información.

El principio de racionalidad: una vez organizados los archivos de acuerdo a

los lineamientos establecidos por esta Ley, se refleja el beneficio de la
racionalidad en la producción y manejo de documentos.

Para concluir, nosotros como futuros profesionales debemos esmerarnos por

conocer cuál es la situación de los archivos en la empresa para la cual
laboramos, de manera correcta y con responsabilidad para así ser
multiplicadores de este propósito de organizar los archivos, podemos contribuir
a que algún día nuestro país sea diferente.