TALLER 4. GRUPAL.

PLAN DE GESTIÓN DE LAS

COMUNICACIONES

ANTEPROYECTO: “CONSULTORÍA PARA LA DEFINICIÓN

DE UN ESQUEMA REGIONAL DE ASEO EN SANTA ANA
MAGDALENA”

GEOVANIS ARRIETA BERNATE

PAOLA SIERRA RÍOS

UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y EMPRESARIALES
ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS
BOGOTÁ D.C, ABRIL DE 2020
 PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

El plan de Gestión de las Comunicaciones para la “CONSULTORÍA PARA LA

DEFINICIÓN DE UN ESQUEMA REGIONAL DE ASEO EN SANTA ANA

MAGDALENA” identifica los procesos que garantizan la generación, recopilación,

distribución y la disposición que se manejará durante el desarrollo del proyecto,

además incluye las directrices generales para su entendimiento.

PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

INVOLUCRADO INFORMACIÓN MÉTODO TIEMPO Y FRECUENCIA ENVIAR A

• Entrevista con las

• Análisis de requerimientos.
Habitantes de los municipios • Levantamiento
beneficiados información.
• Avance del proyecto
juntas de acción
• Aguas del Magdalena S.A.
comunal y líderes
de • Inicio del proyecto. E.S.P
comunitarios.
• Al final del proyecto • Director del proyecto
• Presentación de cierre
• Gestión del Cambio
con resultados de la
consultoría

• Entrevista con la • Aguas del Magdalena S.A.

• Análisis de requerimientos.
oficina de planeación. E.S.P
• Levantamiento de • Inicio del proyecto.
Alcaldías • Presentación de cierre • Director del proyecto
información. • Al final del proyecto
con resultados de la • Gestión del Cambio
• Avance del proyecto
consultoría

• Entrevista con el área • Aguas del Magdalena S.A.

• Análisis de requerimientos.
técnica E.S.P
Empresas prestadoras del • Levantamiento de • Inicio del proyecto.
• Presentación de cierre • Director del proyecto
servicio de aseo información. • Al final del proyecto
con resultados de la • Gestión del Cambio
• Avance del proyecto
consultoría

• Aguas del Magdalena S.A.

• Reuniones Kick Off.
Aguas del Magdalena en • Avance del proyecto • Inicio del proyecto E.S.P
• Reuniones de
representación de la • Coordinación con entidades • Mensual • Director del proyecto
seguimiento.
Gobernación del Magdalena territoriales • Al final de cada fase • Gestión del Cambio
• Reunión de cierre

• Entrevista con el área

encargada de residuos • Aguas del Magdalena S.A.
• Análisis de requerimientos.
sólidos y con la oficina E.S.P
Autoridad Ambiental • Levantamiento de • Inicio del proyecto.
de planeación. • Director del proyecto
(CORPAMAG) información. • Al final del proyecto
• Presentación de cierre • Gestión del Cambio
• Avance del proyecto
con resultados de la
consultoría

• Reuniones Kick Off con

los especialistas del
proyecto.
• Reuniones para la • Aguas del Magdalena S.A.
asignación específica E.S.P.
de tareas. • Inicio del proyecto
• Análisis de requerimientos.
Equipo Consultor • Reuniones de trabajo, • Semanal • Director del proyecto.
• Avance del proyecto
para análisis de • Al final de cada fase
información. • Gestión del Cambio
• Reuniones de avance
con el cliente.

SUPUESTOS:

• La recolección de información se realizará a través de visitas programadas

a campo, en cada una de las entidades involucradas como: Empresas de

servicios públicos, CORPAMAG y entidades territoriales.

 • Aguas del Magdalena S.A. E.S.P deberá ser el canal de comunicación

entre las diferentes entidades involucradas y el equipo consultor.

• Los productos y/o documentos desarrollados durante la ejecución de las

diferentes fases, se entregarán en medio magnético, solo se entregarán en

físico informes finales y planos a los que haya lugar, para otro tipo de

comunicaciones se utilizará el correo electrónico.

RESTRICCIONES:

• La información suministrada por las diferentes entidades involucradas es

de carácter confidencial.

• El proyecto no puede durar más del tiempo establecido en el cronograma

• Las aprobaciones se realizan una vez culminada cada fase

GUIA PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN

MEDIO MEDIO MEDIO
• Solicitud de información
• Solicitud de reuniones
• Verificación de De acuerdo con el
Correo electrónico
información avance del proyecto
• Envío y presentación de
informes
• Orden del día
• Desarrollo de la reunión De acuerdo con el
Actas de reunión
• Registro de asistencia y avance del proyecto
compromisos
De acuerdo con el
Aprobaciones • Fases del proyecto
avance del proyecto
• Fases del proyecto De acuerdo con el
Informe de seguimiento
• Avance del proyecto avance del proyecto
Actas:
• Inicio Inicio
Aceptación de productos por
• Aprobación de fases De acuerdo con el
parte de Aguas del
• Entrega informe final avance
Magdalena S.A. E.S.P
• Aprobación Final del proyecto
• Liquidación
 GUÍAS PARA REUNIONES
• Las reuniones se agendan a través de correo electrónico, siendo Aguas del

Magdalena S.A. E.S.P el canal de comunicación entre el equipo consultores y las

diferentes entidades involucradas.

• La reprogramación o cancelación de reuniones se deberá comunicar al equipo

consultor con al menos 1 día de antelación.

• Al finalizar las reuniones, se deberán generar actas sobre los aspectos mas

relevantes de las mismas.

GUIA PARA REALIZAR LA DOCUMENTACIÓN DE PROYECTOS

Los informes se deberán entregar con el siguiente encabezado.

DEFINICIÓN DE UN ESQUEMA REGIONAL DE ASEO EN SANTA ANA MAGDALENA
LOGO CONTRATO No XXX

CONSULTOR NOMBRE DEL PRODUCTO A ENTREGAR

Fecha entrega de informe: XX/XX/XX FASE X – VERSIÓN X - No CONSECUTIVO INFORME X

El almacenamiento de los documentos del proyecto deberá seguir las

siguientes pautas:

• El director del proyecto consolidará las diferentes versiones de los

documentos y productos de la consultoría.

• Los miembros del equipo no conservarán información duplicada del

proyecto.

• Se creará una carpeta de acceso compartido para el equipo de trabajo, con

restricciones de seguridad y acceso para actualización y versiones

definitivas, donde solo el director del proyecto podrá conceder permisos de

edición.

• Las versiones finales impresas deberán ser manipuladas de acuerdo a los

protocolos definidos por Aguas del Magdalena S.A. E.S.P

Recuperación y reparto de documentos:

• La recuperación de documentos es libre para todos los integrantes del

proyecto.

• La recuperación de documentos para otros miembros que no sean parte

del proyecto requiere autorización del director del proyecto.

• El envío y distribución de documentos digitales o impresos son

responsabilidad del gerente del proyecto.

GUIA PARA CONTROL DE VERSIONES

Todos los documentos deberán incluir este formato de control de versiones, en la ultima
pagina del documento y/o producto.

CONTROL DE VERSIONES
Versión Realizada por: Revisada por: Aprobada por: Fecha Descripción

La versión deberá coincidir con el rotulado de los documentos y/o productos.

GLOSARIO DE TERMINOS

• Instituciones: Se refiere a todas las entidades inmersas en el desarrollo del

proyecto y que tienen que ver con el manejo de los residuos sólidos en los

municipios objeto del proyecto.

• Actas: Se refiere a los documentos enmarcados en el régimen de contratación

pública, que deben ser tramitados al inicio, ejecución y finalización de un proyecto

realizado con recursos estatales.

PROCESO DE LA COMUNICACIÓN