PROYECTO MANUAL DE FUNCIONES

ESCUELA SUPERIOR DE GUERRA

Presentado por:

CABRERA GOMEZ VIVIANA

ID 489315

Presentado a:

DIANA PATRICIA CORTES DIAZ

NRC 1471

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS VIRTUAL Y A DISTANCIA

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y SOCIALES
PRACTICA PSICOLOGIA ORGANIZACIONAL
BOGOTÁ, NOVIEMBRE DE 2018
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TABLA DE CONTENIDO

Resumen …………………………………………………………………………… 1

Introducción …………………………………..…………………………...……… 2

1. Marco general del estudio ……………………………………………………. 4

1.1. Conocimiento institucional ……………………………………………… 4
1.2 Actividad de la empresa ………………………………………….………. 4
1.3 Datos de identificación ……………………………………………………. 4

2 Reseña histórica ……………………………………………………………….. 5

3 Planeación estratégica …………………………………………………………... 8

3.1 Misión …………………………………………………………………....… 8
3.2 Visión 2030 ……………………………………………………………....… 8
3.3 Objetivos de calidad …………………………………………………….… 8
3.4 Mapa de procesos ……………………………………………………….… 9
3.5 Organigrama …………………………………………………………….… 9

4 Descripción del problema …………………………………………………….. 10

4.1 Tema de investigación …………………………………………………..… 10
4.2 Planteamiento del problema ……………………………………………… 10
4.3 Formulación del problema …………………………………………...…… 11

5 objetivo de la investigación ……………………………………………....…… 12

5.1. objetivo general ……………………………………………………..…..… 12
5.2. objetivos específicos ………………………………………………….…… 12

6 justificación ……………………………………………………………….….… 13

7 marco teórico …………………………………………………………...……… 14

7.1 descripción y análisis de cargos ……………………………………...…… 14
7.2 etapas en el análisis de cargos3 ………………………...………………..… 14
7.3 planeación ………………………………………………………………..… 14
7.4 ejecución ………..………………………………………………………...… 16
7.5 métodos utilizados para describir y analizar los cargos ………………… 16
7.6 redacción del análisis de puestos5 ……………………………………….… 17
7.7 identificación del puesto …………………………………………………… 17

8 marco conceptual …………………………………………………………….… 19

8.1 tarea……………………………………………………………………….… 19
8.2 función ……………………………………………………………………… 19
8.3 puesto ……………………………………………………………………..… 19
 iii

8.4 cargo ………………………………………………………………………… 19

8.5 Manual de funciones ……………………………………………………..….. 19
8.6 Perfil de cargo …………………………………………………………….….. 20
8.7 Descripción y análisis de cargo …………………………………………..….. 20
8.8 Especificaciones de puesto ..…………………………………………………. 20

9 Diseño metodológico …………………………………………………………..…. 21

9.1 Tipo de investigación ……………………………………...…………………. 21
9.2 Población ……………………………………………………..………………. 21
9.3 Recolección de datos necesarios …………………………….………………. 21

10 Fuentes de información ………………………………………………………….. 23

10.1 Fuente primaria …………………………………………………………….. 23
10.2 Tratamiento de la información……………………………………………... 23

11 Recomendaciones ………………………………………………………………… 24

12 Manual de funciones de la escuela superior de guerra ………………………… 25

12.1 Objetivos del manual de funciones ………………………………………… 25
12.2 Cargos ……………………………………………………………………..…. 25
Referencias ……………………………………………………………………………. 28
iv
 1

RESUMEN

El manual de funciones de la ESCUELA SUPERIOR DE GUERRA fue desarrollado

con el fin de estandarizar las actividades que realizan cada una de las personas en el cargo

que desempeñan. De la misma manera se buscó definir la responsabilidad y autoridad de

cada cargo ante el Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de lograr el mantenimiento y la

mejora continua de este.

Con la elaboración de este manual, LA ESCUELA SUPERIOR DE GUERRA busca

tener una herramienta que guie al personal civil y militar en la realización diarias de sus

labores, y con la implementación de este lograr cumplir los objetivos corporativos

propuestos y la política de calidad de la organización.

Para la realización del proyecto se hizo una investigación de tipo descriptiva, basada en

información que fue obtenida con ayuda de instrumentos suministrados por COMANDO

GENERAL DEL EJÉRCITO NACIONAL DE COLOMBIA ya que la escuela hace

parte de esta compañía, se realizaron cuestionarios y técnicas como la observación.

El manual que se relaciona en este proyecto, es el documento original que reposa en las

instalaciones de la empresa. Fue debidamente revisado y aprobado por la Gerencia.

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INTRODUCCION

En un ambiente cambiante, donde la innovación para el mejoramiento de procesos y

procedimientos es prioridad para las organizaciones que desean mantenerse en el

mercado, es necesario un marco estable y comprensible dentro del cual puedan trabajar

juntos para alcanzar las metas propuestas.

La estructura organizacional permite asignar y coordinar eficientemente las actividades

propias de la organización, especificando para cada puesto la autoridad y

responsabilidad a través de un manual de funciones técnicamente establecido “Toda

organización se encuentra compuesta por personas y estas sólo pueden operar, cuando

las personas están en sus puestos de trabajo y son capaces de desempeñar los roles para

los cuales fueron seleccionadas”.

1
Toda empresa debe determinar una división organizacional burocrática y una línea de

comunicación, información y control esquematizados en un organigrama. De igual

forma, debe contar un manual que describa cada una de las actividades que deben

cumplirse en la realización de las funciones de cada uno de los cargos existentes en la

empresa.

El manual como lo es la TOE describe los puestos que intervienen en todos los

procesos de la organización precisando su responsabilidad, autoridad, participación y

grado (en el caso del personal militar); especificando las habilidades, conocimientos, y

experiencia necesaria para el correcto desarrollo de las actividades dentro de la

empresa. Teniendo en cuenta lo descrito anteriormente, LA ESCUELA SUPERIOR DE

GUERRA., una empresa del área de servicios, la cual se dedica a la educación superior
 3

de los futuros oficiales y generales del Colombia, también dictan maestrías y

especializaciones, como la de derechos humanos, geopolítica, cursos como el CAEM,

CIDENAL entre otros más, lo cual no posee un manual que le sirva como herramienta

básica de consulta; lo cual lleva al desarrollo del presente trabajo de investigación. La

inexistencia de un manual de funciones no permite que los trabajadores conozcan con

exactitud su labor y cuál es la importancia de sus actividades y el impacto de ellas en

los procesos de la escuela.

De acuerdo a lo anterior, la finalidad de este proyecto es ofrecer una solución a la

situación problemática de carácter organizacional mediante el diseño de un manual de

funciones para LA ESCUELA SUPEIROR DE GUERRA.

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1.
CHIAVENATO, Adalberto. Gestión del Talento Humano. Santa Fe de Bogotá D.C. Mc Graw Hill,
2002.p.

1. MARCO GENERAL DEL ESTUDIO

1.1. CONOCIMIENTO INSTITUCIONAL

1.2 Actividad de la Empresa

LA ESCUELA SUPERIOR DE GUERRA. Se dedica a la Disposición continúa hacia la

superación personal y profesional mediante la inteligencia, responsabilidad, creatividad, la

investigación y la búsqueda del conocimiento. Contar con un pensamiento crítico y con un

juicio propio a fin de saber qué hacer en las diferentes circunstancias de su quehacer

profesional militar.

1.3 Datos de Identificación:

Razón social: LA ESCUELA SUPERIOR DE GUERRA.

NIT: 830.002.634-1.

Domicilio: Cra.11 No.102-50 Bogotá DC, Colombia

Conmutador: (571) 620 4066 - 629 8980 - 620 8992

Correo institucional: pqrsesdegue@esdegue.mil.co

 5

2. RESEÑA HISTORICA
Sus orígenes se remontan al año  1909, cuando el Presidente de la República, General
Rafael Reyes Prieto, decidió fundarla mediante Decreto 453. Su primer Director, el Mayor
del Ejército chileno Pedro Charpin Rival, militar de sólida preparación profesional con
estudios de Estado Mayor en Alemania, lideró el propósito de fomentar la instrucción de la
oficialidad destinada al servicio de Estado Mayor, Ministerio de Guerra y especialmente a
los oficiales dedicados a la enseñanza militar.
La dirección chilena permaneció hasta comienzos de 1912. El primer Director de origen
colombiano fue el coronel Alejandro Posada; posteriormente, cuatro misiones militares
provenientes de Suiza, Alemania, Francia y Norteamérica aportaron su doctrina y
experiencia para el enriquecimiento del ejercicio castrense nacional.
En 1937, para el ascenso al grado de Teniente Coronel, se establece como requisito haber
aprobado el Curso de Estado Mayor. Consecutivamente, en el año 1942, se incorpora el
primer curso de oficiales de la Fuerza Aérea; en 1948 se instituye un Curso Especial para
Oficiales  Marinos y Aviadores y en 1959 se imparte el Curso de Altos Estudios Militares,
CAEM, para ascenso a Brigadier General y Contralmirante. Posteriormente, en 1960, se
ordena la realización conjunta del Curso de Estado Mayor, integrando así a los oficiales del
Ejército, la Armada y la Fuerza Aérea; en 1968, se establece el Curso de Información
Militar, CIM, con el fin de capacitar a los oficiales del Cuerpo Administrativo en su
desempeño efectivo como miembros del Estado Mayor en aspectos técnicos de su
especialidad.
Con el interés de abrir la academia de seguridad y defensa nacionales a diversos sectores
del Estado, en 1969 se crea  el Curso de Información de Defensa Nacional, CIDENAL, al
cual concurren altos funcionarios del Estado, del sector privado y los coroneles de la
Policía Nacional que están próximos a ascender a Brigadier General. 
Siguiendo el rumbo de su evolución, actualmente, la Escuela ofrece dentro de sus
programas académicos la Maestría  y Especialización en Seguridad y Defensa Nacional, la
Maestría en DDHHH y DICA y la Especialización en Comando y Estado Mayor.
Adicionalmente contempla entre sus programas de extensión el Curso de Orientación sobre
Defensa Nacional (CODENAL), orientado a capacitar a los estudiantes de último año de las
Instituciones de educación superior con las cuales la Escuela tenga suscritos convenios de
cooperación, comprometidos con el futuro de la Nación y su problemática, encaminado a
sensibilizar a los futuros profesionales en aspectos que conciernen a los procesos de
Seguridad y Defensa Nacionales para que contribuyan desde su campo de acción a la
solución integral de la problemática nacional.
En el mismo sentido, desarrolla foros, seminarios, conversatorios y otros eventos
académicos, en procura de aportar a la difusión y del conocimiento de temas afines a la
seguridad y defensa.
Como resultado de la gestión desarrollada y del comprometido trabajo de quienes han
hecho parte de sus dependencias, en el año 2011 la Escuela logra la recertificación de todos
sus procesos,  en las normas ISO 9001 y NTC GP 1000. Ratificación a la formulada bajo
los mismos parámetros, en el año 2008 y gracias a la cual se puede asegurar que este
Instituto de Estudios Superiores Militares  se consolida como el de más alto nivel en el país
y un modelo a seguir en el continente.
Así mismo, en el Primer Simposio Internacional sobre Estudios en Ética Militar logramos
reunir reconocidos estudiosos del tema, procedentes de Canadá, Estados Unidos, Francia,
 6

Alemania, Chile y Reino Unido, para complementar  los procesos de investigación que
estamos adelantando   con otras instituciones de Educación Superior del país, como la
Universidad Santo Tomás de Aquino, la Pontificia Universidad Javeriana, la Universidad
Militar Nueva Granada y la Universidad  La Gran Colombia.
Adicionalmente, en alianza con las Universidades Sergio Arboleda,  Santo Tomás y los
Andes,  desarrollamos  el Seminario Internacional Derechos Humanos y Derecho
Internacional de los Conflictos Armados ‘Una Mirada Constitucional’;  escenario en el cual
se  analizaron los elementos de orden jurídico que intervienen en el conflicto armado y
cómo el Estado y sus Fuerzas Militares deben actuar en este contexto.
Convencidos de la necesidad de  facilitar espacios  para dar a  conocer temáticas de
actualidad e interés, que enriquecieran la formación integral de los integrantes de nuestra
comunidad académica, desarrollamos una variada gama de actividades tipo conferencia,
seminario, conversatorio, panel y diplomado, buscando a través de diversas modalidades
pedagógicas  la mejor comprensión de los contenidos. 
De manera especial, procuramos fomentar espacios de reflexión en torno a la dimensión
humana de nuestros alumnos, promoviendo el liderazgo, la comunicación asertiva, el
compromiso y  el sentido ético de todas sus actuaciones. Fuimos reiterativos en recordar el
rol fundamental que cumple el núcleo familiar. Por ello, diseñamos y adelantamos el
Diplomado de Familia y otras actividades ideadas para contribuir en el fortalecimiento de
los hogares, como base de la sociedad que estamos defendiendo.
Paralelamente, buscamos  asegurar la coherencia de nuestra identidad e imagen corporativa,
al asumir el reto de aplicar un enfoque estratégico en la manera de comunicarnos con
nuestros diferentes grupos de interés.  Ello, nos llevó a elaborar y/o revisar lineamientos
relacionados con el tema; protocolos debidamente planeados para incrementar visibilidad
en el entorno institucional  con miras a contribuir al fortalecimiento de la imagen y el
reconocimiento de la Escuela Superior de Guerra.
A este respecto, vale mencionar que se gestionó el registro  de la ESDEGUE  como fuente
aliada del Centro Virtual de Noticias (CVN) del  Ministerio de Educación Nacional, un
espacio que facilita la promoción de  información generada en el  diario quehacer formativo
y cultural del Instituto, con miras a fortalecer su posicionamiento   como validador
principal en temas relacionados con la seguridad y defensa. En el mismo sentido, al crear y
obtener el registro de marca de nuestro Sello Editorial, buscamos unificar  la imagen de las
publicaciones académicas, bajo criterios exigentes de calidad que incentiven la
investigación y difusión del saber adquirido.
En cada uno de los procesos adelantados, el soporte de las nuevas tecnologías ha sido
determinante; en este campo, rediseñamos el portal en internet y lo migramos al dominio de
sector educativo en donde proyectamos fortalecer nuestra imagen. Acogimos la iniciativa
del Ministerio de las Nuevas Tecnologías la Información y las Comunicaciones e ICDL
Colombia, denominada ‘Ciudadano digital’,  para obtener la certificación internacional en
las competencias digitales, bajo un estándar mundialmente reconocido. 
En este mismo sentido, nos propusimos aumentar la cultura informática, mediante un
convenio con Microsoft, para el uso de la plataforma It Learning; herramienta que permitió
a todos los alumnos realizar virtualmente el curso básico y/o avanzado de office, con miras
a  incrementar sus competencias profesionales y la capacidad tecnológica.
Con propósitos similares, iniciamos la implementación del Campus Virtual, adelantando el
programa piloto con el Curso de Información Militar CIM-2012. Esta plataforma se
proyecta como uno de los principales desafíos para nuestra comunidad académica, en
 7

procura facilitar sus procedimientos educativos de la mano de las mejores prácticas

tecnológicas.
Otro de los frentes en los que avanzamos a paso firme, es el de la adecuación y de
instalaciones, en un esfuerzo por mejorar el ambiente laboral y de estudio. Es así como se
gestionó la remodelación de la Decanatura Institucional y de  los  departamentos de Ejército
y Estrategia. Igualmente, iniciamos el proyecto de “Construcción, adecuación y dotación de
las nuevas instalaciones para la Escuela Superior de Guerra”, el cual  prevé una
infraestructura moderna, que consta de dos  torres,  cada una de siete  pisos, y un auditorio
con capacidad para 620 personas.  Gracias al trabajo cumplido a la fecha,  se encuentra
terminado lo referente a diseños, estudios, cálculos estructurales, registro y trámites de
licencias, así como la gestión de recursos para efectuar las obras.
El 27 de abril de 2016, el Comando General de las Fuerzas Militares de Colombia expidió
la DISPOSICION Número 016 de 2016, por la cual se cambia la denominación del nombre
de la Escuela Superior de Guerra complementando el nombre con el sufijo “General Rafael
Reyes Prieto” , como reconocimiento y homenaje a quien fuera presidente de Colombia en
1909, año en el que nació la Escuela Superior de Guerra con el objetivo de fomentar la
instrucción de la oficialidad del Ejército y formar oficiales docentes.
EL ARTÍCULO 9 DE LA DISPOSICION No. 016 de 2016 reza:
ARTÍCULO 9'. Cambiar de denominación la Escuela Superior de Guerra, por Escuela
Superior de Guerra "General Rafael Reyes Prieto".
El bautizo de la Escuela Superior de Guerra con el nuevo nombre de “General Rafael Reyes
Prieto” se oficializó en ceremonia especial realizada el 04 de mayo de 2016 durante la
celebración de los 107 años de su fundación.
Desde entonces quedó así, institucionalizado el nombre oficial de la Escuela Superior de
Guerra “General Rafael Reyes Prieto”

3. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
3.1 Misión

LA ESCUELA SUPERIOR DE GUERRA, forma líderes estratégicos militares y civiles

nacionales e internacionales para afrontar los desafíos a la Seguridad y Defensa Nacionales,

a través de programas interdisciplinarios de educación.

3.2 Visión 2030

Para el 2030, la Escuela Superior de Guerra (ESDEG) será una Institución de Educación

Superior con programas de posgrado acreditados, que forma líderes integrales, innovadores,

generadores de conocimiento y pensamiento estratégico, en Seguridad y Defensa

 8

Nacionales, con el propósito de contribuir al desarrollo del Estado y afrontar los escenarios

cambiantes de futuro, con impacto internacional.

3.3 Objetivos de Calidad

La Escuela Superior de Guerra implementó el Sistema de Gestión de la Calidad con base en

las normas NTC ISO 9001:2008 y GP 1000: 2009, el cual permite planificar, controlar,

asegurar y mejorar todos los procesos que garantizan la prestación de servicios de

educación que permita asegurar el cumplimiento de las necesidades, expectativas y

exigencias de clientes, usuarios y partes interesadas.

En consecuencia, una vez certificados se busca la acreditación de alta calidad de los

programas académicos, el reconocimiento nacional e internacional de los procesos que

desarrolla la Escuela, situación que permite una mayor optimización de los recursos

humanos, tecnológicos y financieros, proyectando una imagen de servicio para contribuir a

un Estado más eficiente.

3.4 MAPA DE PROCESOS

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3.5 ORGANIGRAMA

4. DESCRIPCION DEL PROBLEMA

 10

4.1 Tema de Investigación

Diseño del manual de funciones ESCUELA SUPERIOR DE GUERRA.

4.2 Planteamiento del Problema

LA ESCUELA SUPERIOR DE GUERRA. Nace en 1909 con el fin de la Disposición

continúa hacia la superación personal y profesional mediante la inteligencia,

responsabilidad, creatividad, la investigación y la búsqueda del conocimiento. Contar con

un pensamiento crítico y con un juicio propio a fin de saber qué hacer en las diferentes

circunstancias de su quehacer profesional militar.

 En la actualidad su desarrollo de la formación de los FUTUROS COMANDANTES DE

EJERCITO NACIONAL y su educación lo cual es de gran importancia para el pueblo

colombiano, también en la formación en líderes de derechos humanos, geopolítica dictando

estas maestrías, aunque ya se han venido presentando inconvenientes debido a la falta de

un documento donde se establezcan y se estandaricen las funciones para cada uno de los

cargos de la organización, en tanto el personal civil y militar, por ello fue creada la TOE.

(TABLA DE ORGANIZACIÓN Y EQUIPO) Esta situación, ha traído varias

consecuencias, entre ellas, retrasos en la elaboración de las actividades, acumulación de

trabajo y la falta de seguimiento a los procesos de la organización.

Teniendo en cuenta que LA ESCUELA SUPERIOR DE GUERRA se encuentra en la

busca de la acreditación de alta calidad de los programas académicos, el reconocimiento

nacional e internacional de los procesos que desarrolla la Escuela, situación que permite

una mayor optimización de los recursos humanos, tecnológicos y financieros, proyectando

una imagen de servicio para contribuir a un Estado más eficiente.

 11

De ahí, la importancia de elaborar un documento donde se formalicen y estandaricen las

funciones de todos y cada uno de los cargos, en aras de agilizar los procesos, conocer la

importancia del cargo y su contribución a la consecución de las metas y objetivos de la

organización. Este documento serviría de guía para orientar las actividades y alcanzar los

objetivos corporativos, así como también se cumplir con la política de calidad establecida

por la empresa.

4.3 Formulación del Problema

¿Cómo las funciones y el perfil de los cargos DE LA ESCUELA SUPERIOR DE

GUERRA pueden mejorar los procesos y el normal funcionamiento?

5. OBJETIVO DE LA INVESTIGACION

5.1. Objetivo General

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Diseñar el manual de funciones y perfiles de los cargos de LA ESCUELA SUPERIOR DE

GUERRA, para dotar a la empresa de una herramienta que guie el desarrollo de las

actividades y su claridad para el buen desempeño de estas. Y saber quién está en una sobre

carga laboral y se identificaran nuevas vacantes para nuevos traslados de militares o nuevos

nombramientos para el personal civil.

5.2. Objetivos Específicos

 Definir las funciones de los cargos, identificando el nivel de autoridad y responsabilidad

con el desarrollo del proceso ante el sistema de gestión de calidad.

 Definir las habilidades, competencias, nivel de educación y experiencia que se requieren

para desempeñar los cargos de la empresa.

6. JUSTIFICACION
 13

En el medio educativo en los últimos años ha crecido rápidamente y la competencia es cada

vez más fuerte. Por tal motivo las organizaciones de este sector están sometidas a

constantes cambios por tanto deben amoldarse al entorno y ser tan competitivas como el

mercado lo exija. En la ESCUELA SUPERIOR DE GUERRA se presentan inconvenientes

con el desarrollo de las actividades, ya que algunas son realizadas en repetidas ocasiones y

otras quedan inconclusas porque se diluye la responsabilidad, creando retrasos en los

procesos que afectan de forma directa a los plazos requeridos internos y externos. LA

ESCUELA SUPERIOR DE GUERRA se encuentra en el proceso de implementación del

Sistema de Gestión que le permitirá mejorar y controlar sus procesos de una manera más

efectiva, y así asegurarse de que el servicio que se está prestando es realmente el esperado

por los estudiantes y militares. De esta forma, se busca identificar todas las oportunidades

de mejora que permitan darle solución a los inconvenientes que se presentan en el momento

en el que se presta el servicio.

Por estas razones es importante el diseño de un manual de funciones, por su contribución en

el logro de los objetivos organizacionales y de la política de calidad. Diseñar el Manual de

Funciones le permite a un pasante por ejemplo de relaciones internacionales, afianzar los

conocimientos teóricos aprendidos durante su periodo en las aulas y desarrollar las

habilidades adquiridas durante las prácticas empresariales.

7. MARCO TEÓRICO
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7.1 DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE CARGOS

Debido a que las organizaciones cada vez son más competitivas y a que con el transcurrir

del tiempo las personas van adquiriendo más conocimientos a través de la formación en

aulas, las organizaciones deben contar con un documento que defina y describa los

requisitos y especificaciones de los diferentes puestos de trabajo.

En la descripción del puesto se encuentran relacionadas todas las tareas y responsabilidades

que tiene la persona que lo ejerce, mientras que en la especificaciones se describen las

habilidades, conocimientos, formación, competencias y experiencia que debe tener la

persona para poder ejercer el cargo.

Describir un puesto, es identificar las tareas que debe llevar a cabo quien es responsable,

mientras que analizarlo es comparar el perfil del ocupante o del prospecto con los requisitos

del puesto de trabajo.

7.2 ETAPAS EN EL ANÁLISIS DE CARGOS3

Generalmente un programa de análisis de puestos incluye los siguientes puntos:

7.3 PLANEACIÓN

En esta etapa se planea cuidadosamente todo el trabajo del análisis de cargos:

 Determinación de los cargos que van a describirse.

 Elaboración del organigrama de cargos y de la respectiva jerarquía (grados militares) de

los cargos en este.

 Elaboración del cronograma de trabajo, el cual especifica cómo se iniciará el

proceso de análisis y cual será secuencia de las actividades por realizar.

 15

 Elección del método más apropiado para la recolección de datos.

 Selección de los factores de análisis que se utilizarán en el estudio de los

puestos, sobre la base de dos criterios: o Criterio de generalidad, los factores de

análisis deben estar de alguna manera en la totalidad o por lo menos en el 75% de

los cargos que se analizaran, para que se puedan comparar las características ideales

de los ocupantes. O Criterio de variedad o discriminación, los factores de análisis

deben variar según el cargo. Es decir no pueden ser constantes ni uniformes. Un

ejemplo de estos criterios es la escolaridad necesaria, que es un criterio de

generalidad ya que todos los puestos exigen un nivel de escolaridad, al igual que un

criterio de variedad porque todos los puestos exigen una escolaridad diferente.

 Dimensionamiento de los factores de análisis.

Preparación En esta fase, se preparan las personas, los esquemas y los materiales de trabajo

para el levantamiento de la información. En esta etapa se proponen los siguientes aspectos:

 Reclutamiento, selección y entrenamiento de los analistas de cargos que

conformaran el equipo de trabajo.

 Preparación el material de trabajo.

 Disposición del ambiente.

 Recolección previa de datos.

Esta etapa de preparación se puede realizar de forma simultánea a la etapa de planeación.

7.4 EJECUCIÓN
 16

En esta etapa se realizan las siguientes actividades:

 Recolección de datos sobre los cargos mediante la observación y la

aplicación.

 Análisis de datos obtenidos.

 Redacción provisional del análisis, hecha por el analista de cargos.

 Presentación del análisis provisional al supervisor para que haga las respetivas

verificaciones.

 Redacción definitiva del análisis de cargos.

 Presentación de la redacción definitiva del análisis de cargo

7.5 MÉTODOS UTILIZADOS PARA DESCRIBIR Y ANALIZAR LOS CARGOS

 CUESTIONARIO: Un cuestionario es un conjunto de preguntas que se formulan al

personal con el fin de recaudar información precisa y concisa de las actividades que

realizan diariamente en sus puestos de trabajo. En este cuestionario, se debe

especificar detalladamente el contenido del puesto de trabajo. El cuestionario es el

más utilizado para la recolección de información, en este puede haber preguntas

abiertas, que se caracterizan por no tener una delimitación especifica de respuesta;

las preguntas tipo cerradas, el encuestador limita al encuestado a responder una

serie de opciones determinadas por quien elaboró el cuestionario.

 ENTREVISTA: Este método se define como una conversación entre dos o más

personas.
 17

Esta también debe contar con un guion donde cuente con una serie de preguntas

que sirvan de base para encaminar la conversación. “El método de la entrevista

directa consiste en obtener los datos relativos al puesto que se desea analizar, por

medio de un contacto directo y verbal con el ocupante del puesto o con su jefe

inmediato. Se puede hacer solo con uno de ellos o con ambos, juntos o separados”4

 OBSERVACIÓN: Este método es utilizado cuando las tareas que se requieren

describir son más operativas y que necesitan un esfuerzo físico, este método es

ineficiente cuando el puesto de trabajo es enfocado al pensamiento e intelecto del

empleado.

Por lo general, este método es utilizado en conjunto con la entrevista, buscando

verificar que los resultados obtenidos de la observación sean reales mediante la

entrevista directa con el empleado.

7.6 REDACCIÓN DEL ANÁLISIS DE PUESTOS5

No hay un formato estándar para redactar la descripción de un puesto. Sin embargo, la

mayoría contiene secciones que cubren los siguientes aspectos:

7.7 IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO: En esta sección, se especifica el nombre del

puesto.

 Resumen del puesto: aquí se debe sintetizar la esencia del puesto, incluyendo

únicamente las principales funciones y actividades.

 Relaciones: es importante describir las relaciones del ocupante del puesto con

otras personas dentro y fuera de la organización.

 18

 Responsabilidades y obligaciones: esta es la parte más importante de la

descripción del puesto. Aquí se describen detalladamente las obligaciones del cargo.

 Estándares de desempeño y condiciones laborales: en este, se describen los

estándares que deben alcanzar los empleados en las obligaciones y

responsabilidades principales del cargo. A demás de las condiciones del puesto de

trabajo, es decir, se especifica el ambiente, lugar, etc.

 Descripción del puesto: en este, se especifican más detalladamente todas las

funciones que debe realizar la persona que ejecuta el cargo, desde la tarea más

importante a las más rutinarias.

 19

8. MARCO CONCEPTUAL

En el desarrollo del presente proyecto que va orientado al diseño de un manual de

funciones para LA ESCUELA SUPERIOR DE GUERRA, que le permita integrar las

funciones de los cargos para el mantenimiento y mejora continua del sistema de gestión de

calidad, se requiere de la utilización y manejo de una serie de elementos conceptuales que

facilitarán la comprensión de esta investigación.

8.1TAREA: “Es toda actividad individualizada y realizada por el ocupante de un puesto.

Por lo general es la actividad que se le atribuye a los puestos simples y repetitivos” 6

8.2 FUNCIÓN: “Conjunto de tareas o de obligaciones ejercidas de manera sistemática o

reiterada por el ocupante de un puesto” Administración de los recursos humanos.7

8.3 PUESTO: Se trata de una o más funciones que se organizan constituyendo una nueva

unidad de orden superior y adoptan una posición jerárquica en la organización. También

puede definirse como "una unidad de organización que conlleva un grupo de deberes y

responsabilidades que lo vuelven separado y distinto de los otros"8

8.4 CARGO: El conjunto de todas las tareas que debe realizar un trabajador.

8.5 MANUAL DE FUNCIONES: “Consiste en una descripción de las diferentes acciones

y procesos que se realizan en un determinado cargo, debe contener una descripción clara de

los cargos y las especificaciones requeridas para desempeñarse adecuadamente en ellos,

pero esta descripción debe ser producto de un análisis previo”. 9

 20

8.6 PERFIL DE CARGO: Es la descripción de las habilidades, conocimientos,

competencias, formación y experiencia que debe tener una persona para ejercer

determinado puesto de trabajo.

8.7 DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE CARGO: Inventario de los aspectos intrínsecos

(contenido del cargo) y extrínsecos (requisitos que debe cumplir el aspirante al cargo o

factores de especificaciones) del cargo. 10

8.8 ESPECIFICACIONES DE PUESTO: Lista de los requisitos humanos para un puesto,

es decir, los estudios, las habilidades, la personalidad, etc.

 21

9. DISEÑO METODOLOGICO

9.1 Tipo de Investigación

“Los estudios descriptivos buscan especificar las propiedades, las características y los

perfiles importantes de personas, grupos, comunidades o cualquier otro fenómeno que se

someta a un análisis”11

Esta investigación es de tipo descriptiva debido a que se hace necesaria la recolección de

información mediante el uso de cuestionarios que arrojarán datos confiables que permitirán

la elaboración del manual de funciones de LA ESCUELA SUPERIOR DE GUERRA.

9.2 POBLACION

El instrumento utilizado para la recolección de la información será aplicado a la totalidad

de los empleados de LA ESCUELA SUPEROPOR DE GUERRA. Que según

información suministrada por el área de recursos humanos son 700 personas vinculadas

directamente con la empresa entre personal militar y civil.

9.3 RECOLECCIÓN DE DATOS NECESARIOS

Una vez se ha delimitado la población o muestra, se procede a recolectar la información

que servirá como base para el diseño del manual de funciones. Para recolectar la

información existen diferentes fuentes e instrumentos, los cuales deben arrojar información

confiable y valida, como exponen los autores en el libro Fundamentos de metodología de la

investigación: “Todo instrumento de recolección de datos debe reunir dos requisitos

esenciales: confiabilidad y validez”12

 22

La información fue recolectada a través de la implementación de un cuestionario que fue

aplicado a la totalidad de los empleados, complementando con la observación a las

personas que desempeñan cargos operativos. Obtenida la información se procedió a

analizar y desechar la información relevante para proceder a documentar lo hallado, con la

supervisión del jefe de recursos humanos de la organización y la colaboración de cada uno

de los jefes de área. Al momento de definir las responsabilidades de los cargos ante el

Sistema de Gestión de Calidad se realizó una reunión, con el Representante del Sistema

ante la Gerencia quien expuso cuales eran los puntos de cada área que eran indispensables

para el mantenimiento y mejora del sistema, siendo la Gerencia quien impuso las funciones

a quienes mejor desempeñaría la actividad teniendo en cuenta las habilidades y

conocimientos exigidos a quien ocupe cargo. De esta manera cada militar jefe de área se

haría doliente del proceso que lidera.

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10. FUENTES DE INFORMACIÓN

10.1 FUENTE PRIMARIA

Como fuente primaria de recolección de datos que permitiera el diseño del manual de

funciones de LA ESCUELA SUPERIOR DE GUERRA, se utilizó un cuestionario de

preguntas básicas que arrojaría información clara y precisa de las actividades que realiza el

empleado diariamente en su puesto de trabajo.

10.2 TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

Luego de recolectada la información, se procedió a realizar su respectivo análisis y

organización para elaborar el documento final del manual de funciones de LA ESCUELA

SUPERIOR DE GUERRA.
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11. RECOMENDACIONES

Luego de realizada la investigación y elaborado el manual de funciones de LA ESCUELA

SUPERIOR DE GUERRA, se hacen las siguientes recomendaciones a la organización:

 Notificar a cada uno de los empleados de la descripción de su puesto de trabajo.

 Utilizar el manual de funciones como instrumento de consulta de las actividades y

responsabilidades de los cargos tanto en el SGC como en las labores diarias de la empresa.

 Aplicar este documento como guía para todo el proceso de selección, vinculación del

personal, teniendo en cuenta los requisitos en educación, formación, habilidades, y

experiencia básicos para desempeñar cada uno de los cargos.

 Velar por el cumplimiento de las funciones descritas en el manual para garantizar el

mantenimiento y mejora continúa del Sistema de Gestión Calidad.

 Mantener actualizado el manual de funciones cada vez que ocurran cambios.

 Identificar las necesidades de formación del personal con el fin de mantenerlo altamente

calificado y que cumpla con los requisitos descritos en el perfil, mediante la guía TOE.
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12. MANUAL DE FUNCIONES DE LA ESCUELA SUPERIOR DE GUERRA

12.1 Objetivos del manual de funciones

Elaborar una herramienta que sirva de guía a la alta gerencia y todo el personal de LA

ESCUELA SUPERIOR DE GUERRA, en el cual se suministra información básica

acerca de los cargos existentes en la empresa.

 Formalizar las actividades desarrolladas por los cargos de la empresa, incluyendo la

responsabilidad y autoridad de estos ante el Sistema de Gestión de Calidad.

12.2 CARGOS

Primer Nivel Jerárquico

 Director ESCUELA SUPERIOR DE GUERRA

MAYOR GENERAL. JUAN CARLOS SALAZAR
 Subdirector
BRIGADIER GENERAL. JOSÉ WILSON ALZATE GÓMEZ
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REFERENCIAS

1
CHIAVENATO, Adalberto. Gestión del Talento Humano. Santa Fe de Bogotá D.C. Mc Graw Hill, 2002.p.
3
Administración de recursos humanos. Idalberto Chiavenato. Colombia. 1997. Editorial Mac Graw Hill. Segunda edición.
Pág. 249
4
Administración de los recursos humanos. Idalberto Chiavenato. México. 2007. Editorial Mc Graw Hill. Octava edición.
Pág. 232
5
Administración de recursos humanos. Gary Dessler. Mexico. 2009. Editorial Prentice Hall. Decimoprimera edición. Pág.
141
6
Administración de los recursos humanos. Idalberto Chiavenato. Mexico. 2007. Editorial Mc Graw Hill. Octava Edición.
Pág. 203
7
Administración de los recursos humanos. Idalberto Chiavenato. Mexico. 2007. Editorial Mc Graw Hill. Octava Edición.
Pág. 203
8
http://monografias.com/trabajos25/puestos-de-trabajo/puestos-de-trabajo.shtml
9
Actualización del manual de funciones para mejorar la calidad en los procesos del departamento de importaciones de la
agencia de aduanas ASCOINTER S.A. NIVEL 1. Wilson Sierra Vanegas. Universidad Tecnológica de Bolívar. 2009
10
Diseño del manual de funciones y procedimientos para el área financiera de la empresa CDI S.A. Mauricio Andrés
Medina Pernett. Universidad Tecnológica de Bolívar. 2010.
11
Fundamentos de metodología de la investigación. Roberto Hernández, Carlos Fernández, Pilar Baptista. España. 2007.
Editorial Mc Graw Hill. Segunda edición. Pág. 60
12
Fundamentos de metodología de la investigación. Roberto Hernández, Carlos Fernández, Pilar Baptista. España. 2007.
Editorial Mc Graw Hill. Segunda edición. Pág. 176
http://www.esdegue.mil.co/