Contenido

CONTROL ............................................................................................................................................. 2
FASES ............................................................................................................................................... 2
TIPOS DE CONTROL ............................................................................................................................. 3
IMPORTANCIA.................................................................................................................................. 3
PRINCIPIOS ...................................................................................................................................... 3
CRITERIOS DE CONTROL ...................................................................................................................... 4
CUALIDADES DE UN SISTEMA DE CONTROL ........................................................................................ 5
PRECISIÓN ....................................................................................................................................... 5
OPORTUNIDAD ................................................................................................................................ 5
ECONOMÍA ...................................................................................................................................... 5
FLEXIBILIDAD ................................................................................................................................... 5
COMPRENSIBILIDAD ........................................................................................................................ 6
CRITERIOS RAZONABLES.................................................................................................................. 6
EFECTIVO ............................................................................................................................................. 7
EFICIENCIA DEL EFECTIVO ............................................................................................................... 7
FACTORES DE CONTIGENCIA EN EL PROCESO DE CONTROL ............................................................... 8
EL TAMAÑO DE LA ORGANIZACIÓN................................................................................................. 8
LA POSICIÓN Y NIVEL DE LA ORGANIZACIÓN .................................................................................. 8
LOS GRADOS DE DESCENTRALIZACIÓN ........................................................................................... 8
UNA MAYOR IMPORTANCIA EN LA ACTIVIDAD ............................................................................... 8
CONTROL
En las ciencias de la administración, se habla de control para referirse a una de las
principales funciones administrativas, junto con la planificación, la organización y
la dirección, la cual tiene como cometido asegurarse de que las acciones de
la organización se realicen de acuerdo con lo planificado, o evaluar la eficacia de
los resultados obtenidos, es decir, su grado de proximidad con el ideal esperado.
Las dinámicas administrativas de control usualmente implican la obtención
de información respecto al proceso empresarial y a los resultados, y la aplicación
de las correcciones que sean pertinentes para enmendar los errores y maximizar
la eficiencia.
Se trata de un mecanismo de retroalimentación del sistema organizativo que
depende para operar de los tres pasos previos, sobre todo de la planificación, etapa
donde se fijan las expectativas y las metas. En teoría, una organización cuyos
procesos y resultados se ciñen más a lo planeado será mucho más eficiente que
otra que se salga del carril.
Así, los procesos de control permiten no sólo medir el rendimiento organizacional,
sino además establecer justamente los estándares de calidad idóneos para ello, y
además evaluar y tomar las medidas correctivas pertinentes.
El proceso de control idóneo, en este sentido, debe ser económico, flexible y
preventivo, pero, además, como hemos dicho, debe responder a
los objetivos organizacionales trazados.

FASES
• Fase 1: Establecer estándares. En esta fase inicial se afinan y definen los
parámetros de medición o evaluación, sin los cuales sería imposible saber
qué tan bien o mal sale el producto. Esto implica cuatro tipos de estándares:
de cantidad (volumen de producción, cantidad de existencias, etc.), de
calidad (exactitud, logro del producto), de tiempo (tiempos de producción) y
de costos (costo de ventas, costos de producción, etc.).
• Fase 2: Evaluación del desempeño. La medición propiamente dicha de los
procesos organizacionales.
• Fase 3: Comparación de desempeño. Se cotejan los márgenes esperados
del desempeño con aquellos obtenidos, se los compara con los estándares
iniciales para determinar el margen de éxito u error.
• Fase 4: Acción correctiva. Se elabora un informe que registre todo lo anterior
y se arrojan las acciones necesarias para mejorar o perfeccionar el proceso,
como determinar a qué altura de la estructura empresarial están los
problemas y cuáles son sus posibles soluciones.

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TIPOS DE CONTROL
• Control previo o precontrol. Al ser previos a la acción, aseguran que ésta
responda a los recursos (humanos, materiales y financieros) planificados.
Esto pasa por identificar los gastos financieros presupuestados, anticipar las
actividades por realizar y prever lo que costará llevarlas a cabo.
• Control directivo o de dirección. Se les conoce como controles de avance o
controles cibernéticos, y supervisan el recorrido de los procesos
organizacionales antes de que acaben, para tener tiempo de tomar medidas
o forzar un cambio de ruta. Estos controles sólo dan resultado si se posee
una retroalimentación adecuada.
• Control a corriente. Este control se lleva a cabo a lo largo del proceso
empresarial, es decir, a la par que están transcurriendo, de la mano de
directivos o del propio personal operario.
• Control posterior. Se llevan a cabo una vez finalizada la acción productiva y
se dan de manera retrospectiva, evaluando todo el recorrido y extrayendo
las conclusiones pertinentes de lo que salió bien y lo que no tanto. Luego se
recoge un informe que sirve para futuras gestiones y para recompensar o
alentar a los trabajadores.

IMPORTANCIA
• Sirve para comprobar la efectividad de la gestión.
• Promueve el aseguramiento de la calidad.
• Protege los activos de la empresa.
• Se garantiza el cumplimiento de los planes.
• Establece medidas para prevenir errores, y reducir costos y tiempo.
• Sirve para determinar y analizar las causas que originan las desviaciones, y
evitar que se repitan.
• Es el fundamento para reiniciar el proceso de planeación y sus etapas.

PRINCIPIOS
• Equilibrio. Para cada grado de delegación conferido debe establecerse el
grado del control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se
delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario
establecer los mecanismos para verificar que se cumpla con la
responsabilidad conferida y que la autoridad se ejerza.
• Indicadores o estándares. Los indicadores de actuación o estándares sirven
de patrón para evaluar los resultados. La efectividad del control está en
relación directa con la precisión de los indicadores, ya que estos permiten la
ejecución de los planes dentro de ciertos límites, minimizando errores y,
consecuentemente, evitando pérdidas de tiempo y dinero.
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 • Oportunidad. El control que no es oportuno carece de validez y no cumple
con su propósito: Para que sea eficaz, requiere ser oportuno y propiciar que
se aplique antes de que se efectúen errores, de tal manera que sea posible
tomar medidas correctivas con anticipación. Es indispensable que los
controles existan en tiempo y forma.
• Desviaciones. Las no conformidades o desviaciones que se presentan en
relación con los planes deben ser analizadas, para detectar las causas que
las originaron a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas.
• Costeabilidad. Un sistema de control debe justificar el costo que representa
en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que este reporte. Solo
deberá implantarse si su costo se justifica ante los resultados esperados.
• Excepción. El control debe aplicarse preferentemente a las actividades
excepcionales y representativas a fin de reducir costo y tiempo con la
finalidad de aplicarlo a funciones estratégicas. Es necesario que en una
empresa se utilice la estadística como un medio de control por excepción.
• Función controlada. El responsable de aplicar el control no debe estar
involucrado con la actividad a controlar. La función controladora por ningún
motivo debe comprender a la función controlada, ya que el control pierde
efectividad.

CRITERIOS DE CONTROL
Para implementar un sistema de control se necesita una inversión comprometida.
La falta de recursos puede inhibir la capacidad de una empresa para gestionar sus
objetivos. Debes tener en cuenta la capacitación del personal, el software
estadístico y los sistemas de medición para evitar imprecisiones.
Recuerda que siempre existe la posibilidad de equivocarse al momento de realizar
lo establecido, por lo que es importante contar con un software confiable que pueda
hacer que los errores sean notables. De esta manera, podrás controlarlos a tiempo.
La ejecución e implementación de este proceso tiene que ser establecida desde los
altos mandos hasta el personal. Así, todos sabrán qué procesos deben seguir, cómo
realizar las operaciones y qué hacer en caso de que algún inconveniente suceda.
El control en la Administración de Empresas puede ser un determinante crítico del
éxito organizacional. Todas las empresas que se toman en serio sus procesos
deben considerar la implementación de este proceso.
Para lograrlo, además de los requerimientos anteriormente mencionados,
necesitarás contar con el conocimiento adecuado como para que todo en tu
organización marche correctamente. Estos te proporcionarán una visión más amplia
del mundo empresarial.

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CUALIDADES DE UN SISTEMA DE CONTROL
PRECISIÓN
Un sistema de control preciso es digno de confianza y proporciona datos válidos.
Todas las técnicas y sistemas de control deben ser un reflejo de los planes para
cuyo seguimiento se les diseñó.
Cada plan, así como cada tipo y fase de una operación, tienen características que
les son propias. Lo que los administradores necesitan es información que les señale
cómo progresan los planes de los que son responsables.
Los controles deben ajustarse a la medida de los puestos, lo apropiado para un
vicepresidente a cargo de una manufactura, no será conveniente para un supervisor
de fábrica, también deben ser ajustados a cada administrador en lo individual. El
propósito de los sistemas e información de control es, por supuesto, contribuir a que
cada administrador ejerza su función de control

OPORTUNIDAD
Los controles deberán llamar la atención de los gerentes en forma oportuna cuando
se producen variaciones, a fin de prevenir efectos graves en perjuicio del
rendimiento de una unidad.
Hasta la mejor información tiene escaso valor cuando es obsoleta. Por lo tanto, un
sistema de control eficaz deberá aportar información oportuna.

ECONOMÍA
La operación de un sistema de control debe ser económica. Todo sistema de control
tendrá que justificar los beneficios que aporta en relación con los costos que
ocasiona. Para minimizar esos costos, los gerentes deben tratar de imponer la
menor dosis de control que sea necesaria para obtener los resultados deseados.
Uno de los factores limitantes de los sistemas de control es su costo; éste
dependerá en gran medida a su vez del hecho de que los administradores
seleccionen para efectos de control únicamente los factores críticos de áreas
importantes para ellos.
Si se ajusta al puesto y al tamaño de la empresa, lo más probable es que el control
resulte económico. Las técnicas y métodos de control son eficientes cuando sacan
a la luz desviaciones reales o potenciales respecto de los planes con un costo
mínimo.

FLEXIBILIDAD
Los controles eficaces deben ser suficientemente flexibles para ajustarse a cambios
adversos o para aprovechar nuevas oportunidades.

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Pocas organizaciones se desenvuelven en ambientes tan estables que no necesiten
flexibilidad alguna. Hasta las estructuras altamente mecanicistas requieren
controles que sea posible ajustar a medida que cambian los tiempos y las
condiciones.
La necesidad de controles flexibles puede ilustrarse fácilmente. Un sistema de
presupuestación puede proyectar cierto nivel de egresos y suponer la autorización
a los administradores para que contraten empleados y adquieran materiales y
servicios a ese nivel.
Si, como suele ocurrir, ese presupuesto se basa en un pronóstico de cierto nivel de
ventas, puede carecer de sentido como sistema de control si el volumen real de
ventas resulta ser considerablemente superior o inferior a lo pronosticado. Lo que
se necesita es, desde luego, un sistema que refleje variaciones de ventas, así como
otras desviaciones respecto de los planes.

COMPRENSIBILIDAD
Los controles que no son comprensibles para los usuarios carecen de valor.
Por lo tanto, a veces es necesario sustituir los sistemas sofisticados por controles
menos complejos. Un sistema de control que es difícil de entender puede ocasionar
errores innecesarios, frustrar a los empleados y, a la larga, ser ignorado.
Si no son de un tipo tal que resulten comprensibles para un administrador, no
tendrán ninguna utilidad. Aquello en lo que no se confía, no se usa, por ello, lo que
importa es que la gente obtenga la información que necesita en forma tal que la
comprenda y utilice.

CRITERIOS RAZONABLES
Los estándares de control deberán ser razonables y susceptibles de alcanzarse.
Si son demasiado altos o no resultan razonables, su posible acción motivadora
desaparece.
Puesto que la mayoría de los empleados no
desean arriesgarse a que los consideren
incompetentes por acusar a sus superiores o
hacer demasiadas preguntas, es posible que
recurran a atajos ilegales o no éticos sólo para
alcanzar los estándares. Los controles
deberán exaltar estándares que sean un reto
para la gente y la obliguen a “superarse” para
alcanzar niveles de rendimiento más altos,
pero que no sean desalentadores ni inciten al
engaño.

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EFECTIVO
La administración del efectivo es uno de los campos fundamentales en
la administración del capital de trabajo, pues la caja representa el activo más líquido
que poseen las empresas, por medio del cual se pueden cubrir las erogaciones
imprevistas y reducir de esta forma el riesgo de una crisis de liquidez.
El término efectivo o caja se refiere a todo el dinero, ya sea en caja o en cuenta de
banco que posee la organización, que genera o recibe durante un período
determinado, que se distingue por no producir ningún rendimiento y posibilita la
utilización de forma inmediata del dinero en las operaciones de la empresa.
El objetivo fundamental de la administración del efectivo es minimizar los saldos de
efectivo ociosos y lograr la obtención del equilibrio entre los beneficios y los costos
de la liquidez.
La caja puede considerarse además como el denominador común al cual se
reducen el resto de los activos líquidos como son las cuentas por cobrar y los
inventarios. Las empresas poseen diferentes motivos para mantener existencias de
efectivo tales como:
• Transaccional: Capacita la empresa para que realice sus operaciones
ordinarias.
• Precautorio: Prevé los flujos de entrada y salida que se van a tener en la
empresa.
• Especulativo: Capacita la empresa para aceptar oportunidades de lucro que
puedan surgir en determinadas situaciones de negocio.
• Requerimiento de un Saldo Compensatorio: Se refiere a los niveles mínimos
que a una empresa le conviene mantener en su cuenta bancaria.

EFICIENCIA DEL EFECTIVO

• Cancelar las cuentas por pagar tan tarde como sea posible, sin perder
credibilidad crediticia, pero aprovechando cualquier descuento por pronto
pago.
• Rotar los inventarios tan pronto como sea posible, evitando el agotamiento
de existencias que puedan afectar las operaciones.
• Recaudar las cuentas por cobrar tan rápido como sea posible, sin perder
ventas futuras.
El impacto de la aplicación de estas políticas en el cumplimiento de los objetivos
expuestos por la administración del efectivo en la empresa requiere del empleo de
fórmulas y modelos que posibiliten la disponibilidad del efectivo en las operaciones.

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FACTORES DE CONTIGENCIA EN EL PROCESO DE CONTROL
Los Factores de Contingencia del Proceso de Control son las variables que influyen
en el diseño y la aplicación de un sistema administrativo.
Estos elementos circunstanciales hacen referencia a las variables que afectan el
diseño y la aplicación de un sistema de información administrativo.

EL TAMAÑO DE LA ORGANIZACIÓN
Los sistemas de control varían de acuerdo con la magnitud de la organización.
Los sistemas de control varían de acuerdo con la magnitud de la organización. En
las empresas pequeñas los instrumentos de control son más informales y
personalizados.

LA POSICIÓN Y NIVEL DE LA ORGANIZACIÓN

Los controles presentan criterios múltiples y relevantes a medida que el nivel del
sistema es más elevado.
Aquí la posición varía si se trata del departamento de producción o el de ventas.
A media que el nivel del sistema es más elevado, los controles presentan criterios
múltiples y sólo información de relevancia.
En cuanto a la posición, la inspección será distinta si se trata del departamento de
producción o el de ventas.

LOS GRADOS DE DESCENTRALIZACIÓN

Aquí requiere necesidad de eficientes sistemas de formación para dar un
seguimiento controlado a la operación del negocio.
A mayor descentralización, requerirá mayor necesidad de eficientes sistemas de
información ello con el fin de dar un seguimiento controlado a la operación del
negocio, gestando así una Cultura organizacional, de apertura o de confianza que
permitiría que los controles sean menores.

UNA MAYOR IMPORTANCIA EN LA ACTIVIDAD

La relevancia de en las labores influye en la necesidad de controlar su desarrollo en
la organización. Las tareas que se consideren sin importancia por su poca
tendencia no serán sujeta a los mecanismos de control.

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