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por la compañía”
Razones
1. Inmediatez en la información:
Cuando implemente gestión documental puede hacer llegar la información a quién la
necesita, dirigiendo los documentos a través de flujos de trabajo o enviado la información
extraída de documentos a sistemas externos.
3. Aumento de la eficacia:
El rendimiento de los empleados mejora notablemente porque muchas de las tareas que
antes eran manuales pasan a ser automáticas. Además, permite realizar un fácil
almacenamiento y una búsqueda rápida de documentos de forma eficiente. Lo anterior,
permite hacer más en el mismo tiempo y disminuir el margen de error.
4. Aumento de la productividad:
Incrementa la productividad porque centraliza la información y utiliza documentos
electrónicos que hacen fluir la información rápidamente.
5. Ahorro de espacio:
Con gestión documental los espacios destinados para archivar los documentos se reducen
notablemente gracias a la digitalización de la información y el almacenamiento óptimo del
archivo físico.
6. Ahorro de costos:
Reduce la producción de documentos en medio físico, los costos de almacenamiento y
administración de archivos. Por otro lado, incrementa el ahorro porque reduce
drásticamente los costos asociados al uso de papel y a los materiales de impresión.
Obteniendo como resultado:
Reducción del 75% del tiempo dedicado a la búsqueda de documentos.
Reducción del 75% del tiempo dedicado a archivar documentos.
Reducción del 50% en los costos de copiado.
Incremento de más del 40% en la capacidad de dar respuestas apropiadas a los clientes.
7. Acceso rápido a la información:
El uso e implementación de un Sistema de Gestión Documental para manejar y organizar el
archivo de documentos reduce notoriamente el tiempo que se solía invertir para consultar
datos escritos en papel, y ha supuesto la supresión de ciertas tareas manuales.
8. Ahorro de papel:
Con Gestión Documental el uso de papel disminuye drásticamente puesto que toda la
información queda almacenada de forma digital en la nube, de esta forma, no sólo se
ahorran los costos de la administración del papel, sino que se adoptan buenas prácticas que
permiten el uso eficiente de los recursos minimizando el impacto ambiental y maximizando
su viabilidad económica.
Los beneficios anteriores son sólo algunos de tantos que conlleva un Sistema de Gestión
Documental y se logran con un adecuado manejo en la implementación con personal
altamente calificado en conocimiento y experiencia.
Enlaces de internet pautas para la elaboración del Programa de Gestión Documental (PDG):
http://www.secretariatransparencia.gov.co/prensa/2016/Documents/ABC-para-la-
implementacion-de-un-programa-de-gestion-documental-PDG_web.pdf
http://eprints.rclis.org/11336/1/Directrices_para_Estructurar_un_Programa_de_Gestion_de_Doc
umentos_en_las_Organizaciones.pdf