MANUAL DE FUNCIONES

TECNICO OPERATIVO
Johanny Bejarano Aroca

Mayo 28 de 2020
 CONTENIDO

Contenido……………………………………………………………………………………………………………………….. 2

Introducción…………………………………………………………………………………………………………………….. 3

Objetivo General………………………………………………………………………………………………………………… 4

Manual de Funciones………………………………………………………………………………………………………….. 5-9

Manual de funciones Pá gina 2

 INTRODUCCION

El Manual de Funciones es una herramienta administrativa que describe las actividades y las
responsabilidades de los puestos que existen en la institución, así como también sus
interrelaciones internas y externas, el perfil que se requiere para a un puesto

Manual de funciones Pá gina 3

 OBJETIVO

 Definir un documento único de referencia para todos los puestos de trabajo.

 Identificar los requerimientos mínimos a considerar en los puestos tipo.
 Facilitar el proceso de reclutamiento y selección de personal de la Gerencia de Recursos
Humanos.
 Establecer una herramienta administrativa que contiene la información necesaria de todos
los puestos de trabajo, de acuerdo a la estructura organizativa de la E.S.E para el
desempeño eficiente del personal.
 Definir los requisitos mínimos y la descripción general, de referencia para el reclutamiento
y selección del personal, así de las promociones internas.
 Facilitar la inducción al trabajo del nuevo personal.
 Analizar cargas de trabajo e incentivos.
 Orientar la actuación de cada funcionario en el desarrollo de los procesos de la Dirección.
 Contratar el personal idóneo para la institución

Manual de funciones Pá gina 4

 I.IDENTIFICACION DEL EMPLEO
Nivel Técnico
Denominación del empleo Técnico Operativo
Código 314
Grado 14
N° de Cargos 5
Dependencia Subdirección Administrativa y Financiera
Cargo Jefe Inmediato Subdirección Administrativa y Financiero
Naturaleza del Cargo Carrera Administrativa
I.AREA FUNCIONAL-SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
   
II.PROPOSITO FUNCIONAL
Apoyar la Gestión asistencial-administrativa del Hospital, siendo responsable del
desarrollo de los procesos de mantenimiento, facturación, manejo del talento
humano y cartera, así como de la aplicación de las tecnologías, ejecución de los
planes programas y proyectos de la Entidad, procurando la oportuna y debida
prestación del servicio  

III.DESCRIPCION DE LAS FUNCIONES ESENCIALES

Generales a todos los empleos del nivel técnico

1. Apoyar en la comprensión y la ejecución de los procesos auxiliares e instrumentales del

área de desempeño y sugerir las alternativas de tratamiento y generación de nuevos
procesos.
2. Diseñar, desarrollar y aplicar sistemas de información, clasificación, actualización, manejo
y conservación de recursos propios de la organización.
3. Brindar asistencia técnica, administrativa u operativa, de acuerdo con instrucciones
recibidas y comprobar la eficacia de los métodos y procedimientos utilizados en el
desarrollo de planes y programas.
4. Adelantar estudios y presentar informes de carácter técnico y estadístico.
5. Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas, de acuerdo con las
instrucciones recibidas.
6. Participar en Plan Operativo Anual (POA) de su área, velar por su ejecución y
cumplimiento.
7. Cumplir con las funciones contenidas en la Constitución, la Ley, los Decretos, Ordenanzas,
Acuerdos , Manuela de Funciones, Reglamentos Internos de la E.S.E
8. Participar en la elaboración y rendición de los informes en las fechas establecidas por los
diferentes órganos de control.
9. Realizar las gestiones necesarias para asegurar la ejecución de los planes, programas y
proyectos en los que interviene en razón del cargo.

Manual de funciones Pá gina 5

 10. Cumplir de manera efectiva la Misión y los Objetivos de la dependencia a la que se
encuentra adscrito y la ejecución de los procesos en que intervienen en razón del cargo.
11. Proponer, preparar e implementar los procedimientos e instrumentos requeridos para
mejorar la prestación de los servicios a cargo de la Entidad
12. Responder por la aplicación de los métodos y procedimientos del Sistema de Control
Interno y velar por la calidad, eficiencia y eficacia del mismo.
13. Cumplir con las disposiciones existentes en materia disciplinaria, sobre Derechos, Deberes,
Prohibiciones Inhabilidades, Incompatibilidades y Conflictos de Intereses.
14. Las demás que le sean asignadas por autoridad competente, de acuerdo con el área de
desempeño y la naturaleza del empleo.

En el Proceso de Gestión Financiera y Contable (Facturación).

1. Examinar los documentos e historias clínicas, hojas de cargos y demás soportes de gastos
de los usuarios a digitar.
2. Verificar si los datos a digitar se le ha aplicado correctamente las disposiciones
correspondientes.
3. Clasificar, codificar y ordenar los documentos y soportes diariamente por régimen de
seguridad social, llevar registros y enviarlos a remisión.
4. Elaborar factura de cobro por usuario y explicarle la misma en cuantos al pago y copago.
5. Ejecutar las demás funciones que le sean asignadas para el cumplimiento y/o desarrollo
del procedimiento de Facturación en el proceso de Gestión Financiera y Contable de la
E.S.E.
6. Realizar estadística semanal de los ingresos que se realicen diariamente en el servicio de
urgencias, según Eps y aseguradoras, grupos por edades, patologías.
7. Oportunidad en la facturación del egreso:
 De observación (Estancia en urgencias, superior a dos horas justificadas y no
justificadas.
 De urgencias (Solo la atención de I nivel)
 Remisiones (Individualizando traslados primarios y remisiones normales)
 Hospitalización en el servicio de urgencias (Individualizando por especialidad y
anotando estancia hospitalaria.
8. Priorizar las necesidades de los usuarios del servicio de urgencias con respecto al área de
facturación.
9. Verificar el cumplimiento de los procesos, con el fin de detectar los errores causantes de
glosas.
10. Solucionar los inconvenientes presentados con los usuarios con respecto a la seguridad
social del servicio de urgencias.
11. Detectar insatisfacción del usuario y realizar trámites correctivos e informar de manera
inmediata a coordinador del área.
12. Informar y documentar las posibles violaciones de la política del buen trato al usuario
interno y externo.

Manual de funciones Pá gina 6

 13. Reunión semanal con coordinador de área y su equipo de trabajo para generar informe.
14. Las demás funciones que le sean asignadas y sean afines con la naturaleza del cargo

En el Proceso de Recurso Físico (Mantenimiento)

1. Procurar la consecución oportuna de los recursos necesarios, controlar y racionar la

utilización de los equipos disponibles.
2. Controlar las reparaciones según el plan de mantenimiento y las imprevistas a planta física
y equipo cuando así lo requiera.
3. Mantener actualizadas las hojas de vida.de los equipos.

En el Proceso de Gestión de Talento Humano.

1. Hacer informes mensuales sobre la planta de cargos, de contratos y novedades de

personal.
2. Tramitar y entregar los oficios, comunicaciones y certificados laborales requeridos.
3. Tramitar la afiliación a la caja de compensación, cesantías, salud, pensiones y riesgos
profesionales de los funcionarios.
4. Tramitar las novedades de personal y expedir los actos administrativos correspondientes
para su soporte.
5. Mantener actualizado el archivo de documentos de la hoja de vida de cada funcionario y
demás documentos de la dependencia.
6. Mantener actualizado los registros de personal que permitan el adecuado análisis y la
toma de decisiones sobre el personal vinculado.
7. Liquidar autoliquidaciones, prestaciones sociales y cuadros de turno de personal.
8. Realizar actividades relacionadas con la liquidación de nomina y hacer copia de seguridad
del sistema.
9. Informar Oportunamente las diferentes situaciones administrativas.

En el Proceso de Gestión Financiera y Contable (Cartera)

1. Recibir la facturación pendiente de pago, verificar sus soportes, clasificarlas por régimen y
digitarlas en el modulo de cartera y encargarse de su respectivo envío.
2. Presentar informes al jefe inmediato del comportamiento de las cuentas facturadas,
informe de cartera por edades y deudor.
3. Velar por los pagos oportunos de las facturas presentadas por la E.S.E
4. Realizar el control de facturas enviadas y pagos realizados.
5. Recibir glosas y hacerlas llegar al funcionario competente.

IV.CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES

   

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 Sistemas Office y Windows  
ISO 9000  
Estándares de habilitación y acreditación, según la norma vigente del Ministerio de la
Protección Social.  
Según el Proceso:  
Facturación  
Administración de Personal en el sector publico
Manejo de equipos biomédicos y hospitalarios

V.COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES
COMUNES POR NIVEL JERARQUICO
Orientación a resultados Experiencia Técnica
Orientación al usuario y al ciudadano Trabajo en equipo
Transparencia Creatividad e innovación
Compromiso con la organización Sentido de pertenencia

VI.REQUISITOS DE FORMACION ACADEMICA Y EXPERIENCIA

FORMACION ACADEMICA EXPERIENCIA
 Titulo de formación tecnológica o aprobación de tres (3) años  Nueve (9) meses de
de educación superior en la modalidad de formación experiencia relacionada
tecnológica o profesional o universitaria o laboral
   
   
   

VII. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

   

Gestión asistencial-administrativa del Hospital, apoyada mediante el desarrollo de los

procesos de facturación, mantenimiento, manejo de recurso humano y cartera; así
como tecnológicas aplicadas, planes programas y proyectos de la Entidad ejecutados,
procurando la oportuna y debida prestación del servicio.

VIII.RELACIONES INTERNA
CON QUIEN? PROPOSITO

Manual de funciones Pá gina 8

 Con todas las dependencias de la Atender y ejecutar todos aquellos asuntos que sean
Entidad propios de la dependencia a la que se encuentren
  adscritos.
   
JEFE INMEDIATO PERSONAS A CARGO
Subdirector (a) Administrativo (a) No

IX RELACIONES EXTERNAS
CON QUIEN? PROPOSITO
Comunidad en general, entidades Atender y ejecutar todos aquellos asuntos que sean
públicas y privadas, entidades y órganos propios de la dependencia a la que pertenecen y que es
de control y con los proveedores con requerido o solicitado por el cliente externo.
los cuales tiene relación por el cargo  
   

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