Dominios de la gestión de información

Ahora bien, en el entendido de los tres dominios sobre los cuáles nos vamos a referir,
abordaremos el tipo de información y las herramientas que permiten hacer esta gestión en cada
uno. Valga decir que, estas herramientas aquí descritas son solo una aproximación a un universo
de posibilidades y, por tanto, no es interés en que el estudiante asuma una sola de ellas, pues al
igual que se mencionaba en el primer eje, puede haber mejores herramientas, su selección
obedece a un criterio potestativo del autor que sirve como orientador para llevar a cabo las
actividades que permitirán desarrollar la competencia propuesta en el módulo.

Dominio personal. Herramientas

La primera herramienta que exploraremos se queda en el dominio personal: Google Keep. Esta es
una funcionalidad no muy común, pero bastante útil, que provee Google y ha sido seleccionada
teniendo en cuenta que es el mismo proveedor de la cuenta de correo institucional, así mismo,
puede vincularse con esta y hallar mayores bondades a la hora de su utilización, sobre su manejo
se puede acceder al tutorial recomendado.

YOUTUBE
https://youtu.be/4E1_j8fyku0

Google Keep tutorial en español

Si eres un despiste con patas, o necesitas un poco de organización en tu día a día, Google Keep te
ofrece la oportunidad de hacerlo. Se trata de una aplicación de gestión de notas que podrás usar
en Android o en tu navegador web preferido.

VER EN YOUTUBE

https://cdn.embedly.com/widgets/media.html?src=https%3A%2F%2Fwww.youtube.com
%2Fembed%2F4E1_j8fyku0%3Ffeature%3Doembed&url=http%3A%2F%2Fwww.youtube.com
%2Fwatch%3Fv%3D4E1_j8fyku0&image=https%3A%2F%2Fi.ytimg.com%2Fvi
%2F4E1_j8fyku0%2Fhqdefault.jpg&key=40cb30655a7f4a46adaaf18efb05db21&type=text
%2Fhtml&schema=youtube

Google Keep es una herramienta que permite la organización de la información al mejor estilo de
un “corcho” en el cual se van pegando notas, recordatorios o listas de las tareas más importantes
o relevantes. Algunas otras herramientas similares son Evernote, Simplenote, Springpad o
OneNote.

https://youtu.be/oOLtAC4tPQ8

Se han dejado como recursos los tutoriales de las herramientas OneNote y Evernote, las cuales
tienen desempeños similares y conexión con otras herramientas, lo que aumenta la productividad,
sin embargo, Keep, no tiene mayor dificultad para compararse en su desempeño y tiene la gran
virtud, de ser parte de la suite de Google y, por tanto, es de libre acceso para el usuario final.

https://youtu.be/sq0lmdN7yKA

El uso de Google Keep está relacionado con esta información de primera mano que requerimos
gestionar de manera inmediata, por tal razón es recomendable tenerla a mano a través del
dispositivo móvil de uso más frecuente, para ello es posible acceder a través del portal de Android
(Play) y su versión Mac, además de la extensión para Chrome, que se puede descargar aquí.

La interfaz de Google Keep en general es muy sencilla, la analogía del tablero o corcho es muy
gráfica. Se trata de tener a la mano (en móvil y web[4]), toda la información de carácter urgente e
importante para el usuario.
Con Keep, se pueden tener recordatorios de citas importantes, listados de tareas o sencillamente,
tener acceso a las URL o anotaciones particulares sobre cualquier tema de interés personal.

Uniform Resource Location por sus siglas en inglés, localizador uniforme de recursos, que es la
dirección de la página que se digita en un navegador para acceder a un recurso.

Dominio académico y de investigación

Se ha dicho que este nivel es un segundo anillo en el que no hay fronteras limitadas con el
primero, sin embargo, el tipo de información que aquí se compadece, ha pasado por una revisión
más exhaustiva y por tanto se considera de mayor relevancia.

Puede entenderse del comentario anterior que, las búsquedas simples de información carecen del
contexto académico o científico, es decir, aquellas que están en el dominio de lo cotidiano (Yahoo,
Google o páginas web tipo blog, Wikipedia y otros). Lo que quiere decir que esta información que
encontramos convencionalmente en este tipo de buscadores, no ha tenido el proceso riguroso y
sistemático de la revisión por parte de una comunidad científica.

En el dominio científico, académico e investigativo, incluso en el dominio laboral, se hace

necesario, acudir a fuentes que hayan sido validadas, es decir, que hayan pasado por la
verificación de otro autores o pares académicos que dan certeza de unos criterios mínimos de
aceptación de la información contenida.

Dominio profesional y de desempeño. Herramientas

Retomando nuestra pregunta central: ¿cuáles son los retos del profesional en el mundo actual?,
nos concentraremos en dos claves que sugieren la respuesta: la primera es acceder a fuentes
confiables de información y para ello se ha acudido al concepto de una comunidad académica que
da validez a las fuentes, que entonces, la información sugerida para realizar un proceso de
documentación. La segunda, es reconocer que existen disponibles, muchas herramientas
informáticas que facilitan la labor de organización. del proceso y el acceso a fuentes de
información.

Aunque en el universo tecnológico existen cientos de herramientas con propósitos generales, en

este eje del módulo, me referiré a dos herramientas que considero de suma utilidad para la
documentación, la primera, es una opción web con una extensión de Chrome, que permite
fácilmente guardar y utilizar una base documental y la segunda, un aplicativo para la organización
y gestión de un proyecto.

Aquí destaco que no se trata de un tutorial sobre una herramienta, pues, de hecho, estos son
parte integral de los recursos recomendados, pero sí es importante identificar cuál es el propósito
de su utilización y cómo hacer de ello una buena práctica personal, aun si se realiza con
herramientas diferentes.

Ahora, procederemos a conocer las herramientas anteriormente señaladas:

CiteThisForME

Trello

CiteThisforMe

CiteThisForMe tiene, además, una adición a Chrome (Figura 5), lo cual facilita la consulta, pues se
trata de un botón que permite capturar una web, cualquiera que sea que estemos consultando y
tomar en forma automática los datos para convertirlo en una fuente bibliográfica.

La segunda aplicación, aunque su propósito es totalmente diferente, de seguro organizará con

gran facilidad las labores de un proyecto.

Nos referimos a un proyecto porque es la mejor forma de realizar la documentación. Cuando en el

estudio de un tema, se nos pide aportar un documento que dé cuenta de la indagación realizada,
igualmente en el desempeño profesional debemos pasar informes e incluso aquellas indagaciones
que tienen un nivel de sistematización más profundo y con una metodología más rigurosa;
investigación. En cualquiera de los casos, lo más recomendable es estructurar todas las fases que
implican la recolección y la sistematización de la información.

Una de las funcionalidades que tiene esta aplicación, es la oportunidad de exportar la bibliografía
en un formato convencional de gestión de referencias.
La segunda aplicación, aunque su propósito es totalmente diferente, de seguro organizará con
gran facilidad las labores de un proyecto.

Nos referimos a un proyecto porque es la mejor forma de realizar la documentación. Cuando en el

estudio de un tema, se nos pide aportar un documento que dé cuenta de la indagación realizada,
igualmente en el desempeño profesional debemos pasar informes e incluso aquellas indagaciones
que tienen un nivel de sistematización más profundo y con una metodología más rigurosa;
investigación. En cualquiera de los casos, lo más recomendable es estructurar todas las fases que
implican la recolección y la sistematización de la información.

Una de las funcionalidades que tiene esta aplicación, es la oportunidad de exportar la bibliografía
en un formato convencional de gestión de referencias.

Trello

Mínima organización de un proyecto de documentación

Ya me he referido a diferentes procesos de documentación, pero en realidad se trata de cualquier

consulta que, aunque con mayor frecuencia, puede ser un proceso sistemático de recolección y
análisis que está más ligado a la investigación, pero en cualquier ámbito igual ofrece condiciones
favorables para acceder a las fuentes correctas de información.
Para organizar el proceso documental, se deben organizar unas etapas mínimas, no
necesariamente obligatorias, pero sí recomendables para lograr buenos resultados. Sugiero que
estas fases sean:

Esquematizar: realizar un esquema básico a manera de mapa mental, siempre va a ayudar a saber
exactamente qué es lo que se debe buscar. Para esto vimos en el primer eje, una herramienta libre
de extrema sencillez y a la vez muy potente, mindomo.

Una de las opciones más potentes y que, de seguro se puede explorar en esta fase, es la
posibilidad de hacer trabajo colaborativo y en tiempo real (crear el mapa entre varias personas y
todos al mismo tiempo en forma remota).

Seleccionar las ideas principales: con estas ideas, realizar un listado de palabras clave (unidades
semánticas) las cuales son parte integral de los artículos científicos y que seguramente facilitarán
la búsqueda de los mismos. Procure que la lista no sea muy amplia, cuando el tema es preciso,
bien se podrán obtener unas cinco a diez palabras clave.

Acceder a fuentes básicas de información: me refiero a las búsquedas convencionales en un

buscador como Google o a la información de fuentes no validadas (blogs, páginas web personales
o corporativas, Wikipedia, Slideshare, etc.). Elaborar el listado de la información más relevante
encontrada.

Extraer las fuentes bibliográficas consultadas en los documentos seleccionados: seleccionar las
fuentes que parecen tener mayor relevancia, se debe iniciar el listado por aquellos autores que
sean coincidentes en varios documentos (si existiera tal coincidencia).

Acceder a fuentes especializadas (búsqueda profunda): acceso a bases de datos, repositorios,

revistas científicas y sistemas bibliográficos reconocidos

Seleccionar artículos: el proceso de selección, como ya se mencionó, consiste en identificar por los
resultados de la búsqueda los títulos que más se puedan relacionar con su proyecto (con el listado
de palabras extraído en el paso 2), una vez seleccionados los artículos, leer de estos su resumen,
descartar aquellos que parecen estar más distantes, con los que quedan, leer las conclusiones,
aquellos que se relacionen directamente con lo que se busca, pueden ser descargados.

Agregar los resultados a un gestor de referencias: estas son aplicaciones que permiten administrar
las fuentes, vincularse a Word y generar automáticamente la citación y referenciación. Además de
generar una colección de las fuentes más consultadas.

Producción: luego de tener las fuentes consultadas, se puede proceder a la redacción y revisión de
la información.

Esta estructura es la base para lograr un resultado apropiado, a partir de ello construir un marco
teórico, por ejemplo. Pero funciona para cualquier tipo de proceso documental: un trabajo escrito,
un informe ejecutivo, monografía, etc. Si se utilizara Trello, la estructura se verá con una
apariencia similar a la Figura 6.