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DOCUMENTAL
(Nivel 1)
Índice de Contenidos
INTRODUCCIÓN A LA COMPETENCIA DEFINIDA COMO GESTIÓN
DOCUMENTAL ..................................................................................... 2
1. REGISTROS Y ARCHIVOS DE INFORMACIÓN Y
DOCUMENTACIÓN............................................................................... 4
1.1. El archivo: ........................................................................................... 4
1.2. El registro:........................................................................................... 8
2. GESTIÓN DOCUMENTAL EFICAZ ................................................ 11
2.1. Documentos en la organización ........................................................... 11
2.2. Elementos esenciales de un documento................................................ 15
2.3. ¿Cómo registrar la documentación?...................................................... 16
2.4. ¿Cómo registrar correspondencias? ...................................................... 19
2.5. ¿Cómo archivar la documentación? ...................................................... 22
2.6. Requisitos que deben cumplir las bibliotecas: los diez mandamientos de
Harry Faulkner-Brown.................................................................................... 23
3. LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO: ........... 25
3.1. Físico (manual) .................................................................................. 25
3.2. Electrónico (informatizado).................................................................. 30
4. MAPA CONCEPTUAL.................................................................... 39
5. BIBLIOGRAFÍA ........................................................................... 41
INTRODUCCIÓN A LA COMPETENCIA DEFINIDA COMO
GESTIÓN DOCUMENTAL
1.1. El archivo:
a) Concepto de archivo:
La palabra archivo, del latín archivium, presenta tres
acepciones distintas de acuerdo con el Diccionario de la
Real Academia de la Lengua Española.:
c) Clases de archivos:
d) El archivo de gestión:
Es el archivo realizado directamente por el empleado o funcionario en su
puesto de trabajo. El número de consultas de este archivo es muy amplio y
los documentos archivados pueden provenir de otros organismos
departamentos o bien has sido entregados directamente por los interesados.
e) Conservación de la información:
Conservar la documentación transferida, custodiarla en las
mejores condiciones de seguridad y orden adecuado se
fundamentan en dos principios básicos:
b) Clases de registros:
Registro general: es el registro de la correspondencia. Consiste en
anotar toda comunicación tanto de entrada como de salida que se
establezca con el exterior, puede ser de dos tipos:
d) Derecho de acceso:
La Ley 30/92 en relación con el art. 105 b. C.E. regula el derecho de acceso
de los ciudadanos a los archivos y registros.
e) Funciones:
Todo documento que entre o que salga de la Administración deberá ser
registrado para que quede constancia de su entrada o salida. El registro
cumple fundamentalmente la función de facilitar la localización de un
determinado escrito o documento además de:
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a) Circular.
Normas:
Usos:
1.- Dictar instrucciones de carácter permanente o temporal para todo el
personal.
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Distribución:
- Original: área emisora.
b) Notificación.
Normas:
1.- La comunicación establecida a través de la Notificación, tendrá carácter
obligatorio para todo el personal o para quien expresamente se indique en la
misma.
2.- Será emitida por Personal Directivo y/ Supervisores.
Usos:
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Normas:
6.- Deben ser de libre consulta para el personal bajo su adscripción que lo
requiera.
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Usos:
Distribución:
d) Memorando.
Normas:
Usos:
Distribución:
1. Índice o Sumario.
2. Introducción.
4. Desarrollo.
5. Conclusión.
6. Anexos.
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El código para la unidad podría ser el formado por tres dígitos, tres letras,
o la combinación de letras, dígitos y caracteres especiales. Lo importante es
que relacione a la unidad organizativa y que se tenga cuidado en no repetir el
código.
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2.- Forme una codificación para los tipos de documentos. (Ver pasos 1 y 2
del apartado: ¿Cómo registrar la documentación?)
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Por otro lado, podemos decir -siguiendo el ejemplo- que en ese mes solo
recibió una cotización a través del Fax, registrado: CRCOT03-001, para un
despacho de productos.
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4.- Puede usar la misma codificaron tanto para los archivos físicos cono
electrónicos.
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Organización de un fichero.
a) Secuencial:
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b) Secuencial Indexado:
c) Aleatoria o directa:
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- CPU.
- Equipos periféricos.
- Soporte lógico.
- Sistema operativo.
- Control de comunicaciones.
- Administrador.
- Área de datos.
- Área informática.
- Usuarios.
- Informáticos.
- No informáticos.
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a) La descripción.
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b) La manipulación.
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Los módulos de bases de datos son los encargados de llevar a cabo las
funciones de una biblioteca: adquisiciones, catalogación, OPAC, préstamo,
publicaciones periódicas.
- Comprobar si ya se tiene.
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Para que se lleve a cabo debe contar con: las herramientas de búsqueda
(permitir hacer búsquedas con operadores booleanos) y debe permitir
consultar las listas de autoridades. Debe presentar también la información
recuperada bien sea en pantalla o a través de una impresora o permitir
grabarla en un fichero.
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- Información bibliográfica.
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GESTIÓN DOCUMENTAL
Físico (manual)
Documentos
El archivo El registro
Clasificación
funcional
Elementos de
un documento
Concepto Concepto
Tipos de Clasificación
clasificación orgánica
Cómo registrar la
Funciones Clases de
documentación
registros
Clasificación
por materias
Clases de
Cómo registrar
archivos Contenido
correspondencias
de los
registros
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Circular Flexible
Compacto
Variado en su
forma de Organizado
Manuales,
procedimientos espacios
o instructivos
Confortable Seguro
Memorando
Constante Económico
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