Carlos Alfonso Flores López

(Santiago de Surco, 1975)

Licenciado en Educación de
la Universidad Nacional Mayor
de San Marcos y Profesional
en Archivos de la Escuela
Nacional de Archiveros del
Perú. Máster en Gestión
Pública por la Universidad
Politécnica de Cataluña
(España). Docente en la
enseñanza superior de
Ciencias Archivísticas desde el
año 2002. Su experiencia
docente le ha llevado al
ámbito empresarial así como
a la administración pública.

Ha sido becario del Archivo

Estatal y de la Biblioteca
Nacional de la República
Checa, fue Archivero de la
Cancillería en el Ministerio de
Relaciones Exteriores hasta el
año 2006. Ha sido miembro de
la Comisión Técnica Nacional
de Archivos del Archivo
General de la Nación, así

AUDITORÍA
como participado en diversas
comisiones nacionales en
materia de administración de
archivos públicos.

Como docente ha ejercido la

ARCHIVÍSTICA
enseñanza de la Archivística
en diversas universidades
peruanas, así como en la
Universidad FASTA de
Argentina. Desarrolló las
materias de Auditoría de
PROCESOS Y RIESGOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Archivos y Gestión Electrónica
de Documentos en la carrera
Archivística y Gestión
Documental de la Universidad
Sedes Sapientiae (UCSS)
desde el año 2010.

Carlos Alfonso Flores López

 AUDITORÍA ARCHIVÍSTICA
PROCESOS Y RIESGOS EN LA GESTIÓN DO-
CUMENTAL

Carlos Alfonso Flores López

Lima, Perú
2019
© CARLOS ALFONSO FLORES LÓPEZ
Auditoria archivística, Procesos y riesgos en la gestión documental

ISBN: 978-612-00-4216-8

Impreso en el Perú
Editado por el autor.
Revisión bibliográfica: Rogger Mauro Gallardo Kruger
Diseño de portada y diagramación: J. Fiorella Gallardo Kruger
(Facebook: ffractalarquitectura)
Agradecimiento especial: César Gutiérrez Muñoz
Distribuido por Aldabillas (www.aldabillas.com)
Lima, Perú. 2019

Reservados todos los derechos. Salvo excepción prevista por la ley, no se

permite la reproducción total o parcial de esta obra, ni su incorporación
a un sistema informático, ni su transmisión en cualquier forma o por
cualquier medio (electrónico, mecánico, fotocopia, grabación u otros) sin
autorización previa y por escrito del autor. La infracción de dichos dere-
chos conlleva sanciones legales y puede constituir un delito contra la pro-
piedad intelectual.
Autor-Editor:
Carlos Alfonso Flores López
Jr. Arica 456 Santiago de Surco
Lima – Perú
cflores@aldabillas.com

Tiraje: 500 ejemplares

1a. edición – abril 2019

Hecho el Depósito Legal en la Biblioteca Nacional del Perú N° 2019-03528

Se terminó de imprimir en marzo del 2019 en:

TAREA – ASOCIACIÓN GRÁFICA EDUCATIVA

Pasaje María Auxiliadora 156 – 164 Breña, Lima. Perú
tareagrafica@tareagrafica.com
www.tareagrafica.com

3
A Walter Flores Bravo y Lina López Velasco,
mis padres y ejemplo, por la vida encomendada.

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 ÍNDICE

PROLOGO …………………………………………………… 11

ANTECEDENTES …………………………………………… 15

CAPÍTULO I: CONCEPTO DE AUDITORÍA ARCHIVÍS-

TICA …….………………………………………………...….. 20

1.1 Delimitación de la acción de la auditoria ……………………. 20

1.2 Concepto de auditoria ………………………………………. 23

1.3 Conceptos de Archivo ………………………………………. 29

1.4 Auditoria archivística ………………………………………... 33

1.5 Características de una auditoria ……………………………… 66

1.6 Despliegue …………………………………………………... 75

1.7 Tipos de auditoria y su relación con la Auditoría archivística … 89

1.8 Principales enfoques de auditoria ………………………….… 92

CAPÍTULO II: SISTEMA DE AUDITORÍA ARCHIVÍSTICA.

………………………………………………………………….. 120

2.1 Concepto de un Sistema de Auditoría Archivística ………….. 120

2.2 Requisitos de un Sistema de Auditoría Archivística …………. 126

2.3 Beneficios de un Sistema de Auditoría Archivística …………. 138

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CAPÍTULO III: LOS RIESGOS Y SU NATURALEZA ……. 145

3.1 Gestión de riesgos …………………………………………… 145

3.2 Clasificación de los riesgos ……………………………….. 148

3.3 Fases de la gestión del riesgo …………………………..……... 154

3.4 Seguimiento o monitorización de riesgos en Archivos ……….. 161

CAPÍTULO IV: SISTEMA DE APLICACIÓN DE EVALUA-

CIÓN DE RIESGOS EN ARCHIVOS ……………………. 169

4.1 Riesgos en Archivos ………………………………..…….…... 172

4.2 Metodología para identificación de riesgos ……………..….…. 174

CAPÍTULO V: PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO ARCHIVÍS-

TICO ………………………………………...………………….. 183

5.1 Planificación ……………………………………….……. 183

5.2 Planificación del trabajo archivístico ……………………….… 192

CAPÍTULO VI: GESTIÓN POR PROCESOS ……………… 213

6.1 Medición de la gestión …………………………………… 219

6.2 Sobre la calidad ….……………………………………….…… 222

6.3 Una gestión por procesos aplicados a los Archivos …..……….. 232

6.4 Etapas de la Auditoría con óptica de gestión de procesos …….. 243

6.5 Mejora continua ……………………………………………… 250

6
CAPÍTULO VII: EL AUDITOR, CARACTERÍSTICAS Y LA IM-
PORTANCIA DE SU VALÍA ÉTICA. ………….…….……….. 258

7.1 El Auditor …………………………………….…...……. 258

7.2 La ética del auditor archivístico …………………….………..… 263

7.3 Del perfil profesional ………………………………….………. 275

CAPÍTULO VIII DETERMINACIÓN DEL PLAN DE AUDI-

TORÍA ……………………………………………….……......… 281

CONCLUSIONES ………………………………….…………... 295

ANEXO 01 Propuesta de matriz de riesgos y controles ………. 297

ANEXO 02 Propuesta de matriz de determinación de procedi-

mientos ……………….……………………………………...…... 298

ANEXO 03 Propuesta de esquema para flujograma de proceso ar-

chivístico ………………………………………………...………. 299

BIBLIOGRAFÍA ………………………………………………... 300

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 ÍNDICE DE FIGURAS

Figura Nro. 01. Cuadro diferencial entre auditoria y diagnós-

tico …………………………………………………….. 36

Figura Nro. 02. Criterios estratégicos …………………... 84

Figura Nro. 03. Semejanzas y diferencias entre las auditorías

…………………………………………………………. 95

Figura Nro. 04. Tipos de auditorías – Parte 1 ………… 105

Figura Nro. 05. Tipos de auditorías – Parte 2 ………… 106

Figura Nro. 06. Tipos de auditorías – Parte 3 ………… 107

Figura Nro. 07. Las Familia de Normas ISO 30300 de Siste-

mas de Gestión para Documentos …….……………… 133

Figura Nro. 08. Flujo de la gestión del Riesgo ………... 155

Figura Nro. 09. Etapas de la gestión del Riesgo ………. 156

Figura Nro. 10. Tabla de doble entrada para evaluar la Proba-

bilidad y el Impacto de un riesgo ……………………… 176

Figura Nro. 11. Outsourcing de servicios archivísticos … 199

Figura Nro. 12. Outsourcing de servicios de custodia ….. 200

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Figura Nro. 13. Outsourcing de servicios de digitalización
………………………………………………………... 200

Figura Nro. 14. Outsourcing de servicios de valoración docu-

mental ………………………………………………… 201

Figura Nro. 15. Outsourcing de servicios de procesamiento

técnico archivístico …………………………………… 201

Figura Nro. 16. Relación entre la Planificación y la Auditoria

Archivística …………………………………………… 206

Figura Nro. 17. La Gestión documental en la planificación del

sistema ……………………………………...………… 209

Figura Nro. 18. Ejemplo de procesos de un sistema de archivo

del Ayuntamiento de Logroño ………………………… 219

Figura Nro. 19. Nivel programático y operacional en la plani-

ficación. ……………………………………………….. 231

Figura Nro. 20. Rueda de Deming …………………….. 254

Figura Nro. 21. Mejora continua basada en un enfoque de

procesos ………………………………………………. 255

Figura Nro. 22. Fases de una auditoría interna en un Sistema

de Gestión de Calidad …………………………………. 255

Figura Nro. 23. Ventajas y desventajas de la auditoria en los

sistemas de gestión de calidad …………………………. 257

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Figura Nro. 24. Cualidades profesionales y personales del au-
ditor archivista ………………………………………… 277

Figura Nro. 25. Funciones del auditor archivista ………. 278

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 AUDITORÍA ARCHIVÍSTICA
El presente título denominado “La Auditoría Archivística: Procesos y riesgos
de la gestión documental” es una propuesta desarrollada a partir del ejercicio
docente del autor en dicha materia, la cual fue impartida en la cátedra de
Auditoría de Archivos para la carrera Archivística y Gestión Documental de la
Universidad Católica Sedes Sapientiae, que se impartió desde el año 2010. Fue a
partir de esta cátedra que el tema de la Auditoría Archivística se impartió por
primera vez en la formación del profesional en Archivística en el Perú, siendo el
profesor Carlos Flores López el primero en desarrollar este curso en las aulas de una
universidad peruana dentro de la carrera Archivística. La valía de su aporte radica
en la colocación de la Auditoría especializada en materia archivística como una
estrategia de soporte del control de la correcta realización del trabajo en los
archivos. Apartándose de las otras formas de auditoría y otorgando una propia
fórmula de auditoría aplicada a los archivos, que se desarrolla a partir de la
observancia de los procesos técnicos aplicados en los archivos, las necesidades de
la archivística y la administración de la gestión documental en las organizaciones.

La propuesta del concepto de Auditoría Archivística, desarrollada por el autor,

permite comprender sus alcances y el enfoque de lo que su aplicación contempla,
coloca a esta herramienta como eje del control de los procesos técnicos y de las
actividades archivísticas resulta un acicate eficiente para lograr la mejora continua
de la labor de los archivos. Por ello es que el autor plantea la conformación de un
Sistema de Auditoría Archivística en las organizaciones y en el propio Sistema
Nacional de Archivos, como una necesidad operativa explicando la observancia
de lo que el sistema requiere como componentes para poder operar, tales como la
identificación de riesgos, las fases de su aparición, clasificación y atención, toda
una disciplina dedicada a la sistematización de controles y medidas de
planificación para que no se vaya a reiterar la proliferación de errores o mala
praxis.

En este panorama, la obra del profesor Carlos Flores López, agrega un

componente adicional a la Auditoría Archivística, que es la incorporación de la
gestión por procesos, a fin de potenciar el beneficio de la auditoría atribuyendo a
la auditoría la característica de ser una herramienta práctica de aplicación en un
ejercicio rutinario, puesto que relaciona su modus operandi a la forma como se
desempeñan las actividades archivísticas, es decir replicando la visión de procesos
que tiene la Archivística y la Auditoría, para poder desarrollar una herramienta

Carlos Alfonso Flores López

natural de acción y ejercicio diario en los archivos. Asimismo, plantea el
perfilamiento de un auditor basado en atributos de conocimiento, dominio en la
materia archivística y el componente ético, muy necesario para su ejercicio.
Finalmente concluye en la praxis de un plan de auditoría que permitirá desarrollarla
como una herramienta sostenible en el tiempo.