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Tcnicas documentales de archivo

La descripcin archivstica

Vctor Hugo Arvalo Jordn

Tcnicas documentales de archivo


La descripcin archivstica

Vctor Hugo Arvalo Jordn

Tcnicas documentales de archivo


La descripcin archivstica

e-libro.net

Asociacin de Archiveros de Santa Fe, Santa Fe, Argentina Primera edicin en papel, 1991 Segunda edicin, 1992 Tercera edicin, 1993 Primera reimpresin, 1994 Segunda reimpresin, 1995 Tercera reimpresin, 1996 Cuarta reimpresin, 1997 Quinta reimpresin, 1998 Sexta reimpresin, 1999 Cuarta edicin, 2000 Quinta edicin, 2001

Todos los derechos reservados. Ninguna parte de esta publicacin puede reproducirse, almacenarse o transmitirse de ninguna forma, ni por ningn medio, sea este elctrico, qumico, ptico, de gradacin o de fotocopia, sin la previa autorizacin escrita por parte del editor o del autor. Esta obra tambin est disponible en soporte papel, bajo la modalidad de libro a pedido.

1991, por Vctor Hugo Arvalo Jordn Primera edicin virtual y en papel, e-libro.net, septiembre de 2002 ISBN 950-502-006-6

PRLOGO

PRESENTAR un libro del tcnico archivero Vctor Hugo Arvalo Jordn es una gran satisfaccin personal y profesional, tanto por la amistad que nos une como por lo que el presente libro va a representar en el panorama de la Archivstica y Documentacin nacional y provincial. Pero antes de hablar de estas Tcnicas Documentales, quiero referirme a sus anteriores publicaciones. Aunque algunas de ellas de impresin modesta, han cubierto a satisfaccin las necesidades del mundo de nivel terciario, precisamente en la carrera de Archivstica, en el Instituto Superior N 12, ya que ha sido el propulsor de estos estudios. Como consecuencia de ello fue nombrado Jefe de Seccin, ttulo que corresponde a lo que comnmente llamamos Director de la carrera. Su preocupacin por la formacin profesional lo ha hecho asumir el dictado de ctedras tales como Teora Archivstica, Grafstica y Diplomtica; Tcnicas Descriptivas I y II, para las que fue realizado el presente trabajo; Conservacin y Restauracin documental; Planificacin archivstica; Informtica; y ha alternado

con Paleografa y Diplomtica; Metodologa de la Investigacin Histrica; Historia Americana II; en la carrera de Historia, y en la carrera de Periodismo y Comunicacin Social: Tecnologa Informativa. Para muchos conocedores de las tcnicas archivolgicas estas teorizaciones constituyeron la formulacin escrita de soluciones lgicas y correctamente fundamentadas para solucionar problemas bsicos. Desde el punto de vista de la prctica, la experiencia archivstica de Vctor Hugo Arvalo Jordn, inquieto gestor y Miembro Honorario de la Asociacin Entrerriana de Archiveros y de la Asociacin de Archiveros de Santa Fe (1988), lo ha llevado a publicar: Descripcin de documentos por computacin, Ministerio de Gobierno, Santa Fe, 1983, en impresin mimeogrfica; Introduccin a la paleografa, Instituto de Investigaciones Histricas, Facultad de Historia de la Universidad Catlica de Santa Fe, 1983; Capacitacin archivstica, IAFA, Paran, Entre Ros, 1984; Teora archivolgica, Departamento de Investigaciones Documentarias, Instituto Superior N 12, 1985, Edicin Maya, Santa Fe, 1987 y 1988; Situacin de los archivos de Entre Ros, en Cuadernos, Archivologa, N 3, Santa Fe, 1988; Los centros documentales, Boletn Informativo, Instituto de Investigaciones, Facultad de Humanidades y Arte de la Universidad Nacional de Rosario (Santa Fe), octubre, 1988. De igual modo, ha presentado trabajos que han sido considerados de mucho valor archivstico, en jornadas y congresos de la especialidad, a partir de 1979 hasta la fecha, y ha integrado el comit evaluador de trabajos, as como ha sido vicepresidente de las I Jornadas de Archiveros de la Provincia de Entre Ros, Paran; vice6

presidente de las V Jornadas de Archiveros de Argentina con Proyeccin Latinoamericana, Paran, Entre Ros y vocal de la Comisin Ejecutiva (decreto 0875 del 4 de abril de 1988) de las VI Jornadas de Archiveros de la Argentina con Proyeccin Latinoamericana y en las X Jornadas de Archiveros de la Provincia de Santa Fe. Sus proyectos y propuestas presentadas en jornadas nacionales y provinciales han sido evaluados con altos conceptos, lo que ha demostrado su eficiente capacidad planificadora, poniendo mano a la obra y participando en cursos u organizndolos, ya sea de Paleografa o Documentacin. Todo lo dicho no significa la totalidad de los conocimientos de Arvalo Jordn. Hoy nos presenta su libro Tcnicas Documentales y como su autor nos revela en el contenido, es una unidad de visin y de conjunto del que se carece en el panorama archivstico argentino y santafesino. Como aportaciones ms relevantes, quiero sealar: 1) Sistemas de informacin en el ciclo vital del documento; 2) Anlisis documental; 3) Evaluacin del rendimiento informativo, 4) Tesauros aplicados a los archivos; 5) Sistema general para descripcin por ordenadores y 6) Administracin de la informacin. Para finalizar, estimo que el libro de Vctor Hugo Arvalo Jordn va a ser un elemento bsico y una obra de consulta para todos aquellos que deseen introducirse con profundidad en el mundo de las tcnicas documentales. J. CATALINA PISTONE Directora General Archivo General de la Provincia de Santa Fe 7

NDICE

Prlogo ..................................................................... INTRODUCCIN ........................................................... Las normas ............................................................. Las normas ISAAD (G) .......................................... Las normas ISAAR (CPF) ....................................... Origen y objetivo del documento normativo ...... Las normas ISO ........................................................ La problemtica documental ................................ Toma de decisiones ............................................... DEFINICIN Y ASPECTOS TERICOS DE LAS TCNICAS DOCUMENTALES ..................................................... Archivologa y archivos ......................................... La archivologa como ciencia social ................ Archivo ............................................................... Archivos y bibliotecas ....................................... Documento ......................................................... El expediente .................................................... Informacin .......................................................

5 16 20 20 22 24 28 31 33

44 44 49 51 54 57 63 67

Aspectos tericos ................................................... Justificacin de las tcnicas documentales ... Programa documental ...................................... Objetivos del programa .................................... Archivos sin auxiliares descriptivos............... Los usuarios ...................................................... LOS CARACTERES DE LOS DOCUMENTOS ....................... Anlisis de los elementos constitutivos del documento diplomtico ............................... Protocolo inicial ................................................ El cuerpo............................................................ Protocolo final ................................................... Los caracteres internos y externos del documento ........................................................... Caracteres externos ......................................... Clase y tipo documental .............................. Contenedor o formato ................................. Cantidad ....................................................... Soporte o forma ............................................ Caracteres internos .......................................... Entidad productora ..................................... Fecha y lugar de produccin ....................... Orgenes funcionales ................................... Contenido sustantivo .................................. Ciclo vital de los documentos .............................. Sistemas de informacin en el ciclo vital ............ Primera etapa ................................................... Segunda etapa ................................................... Tercera etapa .................................................... Cuarta etapa ......................................................

71 80 84 90 94 97 104 105 107 109 110 111 111 111 121 123 124 125 125 127 128 130 132 136 137 138 140 141

ANLISIS DOCUMENTAL ............................................... Elementos del anlisis documental ..................... Criterios............................................................. Anlisis de los tipos documentales ................. Determinacin del tipo de informacin que se desea obtener ................................. Identificacin del documento ..................... Especificaciones o requerimientos documentales ............................................. Determinacin de la fuente de obtencin de datos ...................................................... Forma de obtener datos .............................. Preparacin de los formularios .................. Concepto e importancia de los documentos ....... Presentacin de los documentos ..................... Archivo de los documentos .............................. Requisitos generales de los documentos ........ Sistematizacin de los documentos ..................... Grupo I ............................................................... Grupo II ............................................................. Grupo III ............................................................ Grupo IV ............................................................ Control de gestin para archivos ......................... Ventajas de la aplicacin tecnolgica por medio de ordenadores ................................. Evaluacin del rendimiento informativo ............ Nociones bsicas ............................................... Finalidades de la evaluacin. La necesidad de rendimiento ............................................... Limitaciones de la evaluacin ......................... Mtodos de evaluacin del rendimiento ........ Escalas de evaluacin ..................................

144 144 149 151 152 155 156 158 160 164 165 166 167 167 168 169 171 172 174 178 181 182 182 183 184 186 186

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Lineamientos para la presentacin de los trabajos ..................................................... 187 LA DESCRIPCIN PROPIAMENTE DICHA. TCNICAS DESCRIPTIVAS ....................................... Inventarios ............................................................. Procedimientos ................................................. Clasificacin de inventarios ............................ Por la unidad de archivo que lo utiliza ...... Por la finalidad del inventario ................... Diseo y diagramacin del inventario ............ Encabezamiento ........................................... Encolumnado ................................................ Datacin ........................................................ Cdigos .............................................................. Inventario y CVD ................................................. Evaluacin de inventarios ............................... Presentacin ...................................................... La catalogacin archivstica ................................. Introduccin ...................................................... Catalogacin de archivos y bibliotecas ........... Catalogacin en las etapas del ciclo documental ..................................................... La etapa prearchivstica ............................. La etapa archivstica ................................... Soportes de los catlogos ................................. Diagramacin catalogrfica ............................. Elementos de la catalogacin .......................... Ficha catalogrfica general.............................. Encabezamiento ........................................... Cuerpo........................................................... El escatocolo .................................................

189 189 191 194 195 196 198 198 201 202 203 204 205 207 208 208 214 216 217 220 222 225 227 228 229 231 233

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La ficha erudita, temtica o documental ........ Tipos de fichas .................................................. La utilidad de anotaciones y signos ................ Ficha de publicaciones peridicas .................. Ficha catalogrfica peridica .......................... Diarios ............................................................... Clasificacin de los catlogos .......................... Catlogo de epgrafe .................................... Catlogo de extracto .................................... Catlogo de resumen ................................... Clasificacin de los resmenes............... Redaccin del resumen ........................... Ordenacin de los catlogos ............................ Taxologa............................................................ La indizacin archivstica ..................................... Introduccin ...................................................... Sistemas clasificatorios .................................... Simplificacin de las reglas de indizacin ..... Consejos prcticos ............................................ Los ndices temticos ....................................... Clasificacin ...................................................... Aplicacin de los ordenadores ........................ Construccin de la clasificacin ...................... Los tesauros archivsticos .................................... Introduccin ...................................................... Estructuracin de tesauros. Tcnicas de compilacin ............................................... Reglas de construccin ..................................... Controles semnticos .................................. Reglas de complementacin ....................... Clasificacin de los tesauros ........................... Tcnicas de acceso a los trminos del tesauro ...................................................... 12

234 235 239 241 242 244 245 247 247 248 248 250 256 257 261 261 272 273 276 277 278 281 282 284 284 286 288 288 290 291 292

La clasificacin por medio de descriptores ... Listas de encabezamientos y tesauros ............ Las guas archivsticas .......................................... Introduccin ...................................................... Captulos introductorios .................................. El servicio del archivo ...................................... Descripcin general .......................................... La descripcin por medio de ordenadores ......... Introduccin ...................................................... La informacin y el avance tecnolgico. La documtica ................................................ Los ordenadores ............................................... Ordenadores digitales ...................................... Aspectos generales ...................................... Principales unidades del sistema .............. Momentos para la descripcin ........................ Control de trmites ..................................... Listados ............................................................. Lenguaje y formas de informacin .................. Sistema general para la descripcin por ordenadores ............................................. Generalidades .............................................. Objetivos ....................................................... Naturaleza del sistema ............................... Elementos del sistema ................................ Datos relativos a la entidad .................... Datos relativos al documento ................. Clasificacin .......................................... Para uso interno .................................... Informacin ........................................... Datos relativos a la informacin ............ La administracin de los documentos ................. Generalidades ................................................... 13

295 297 300 300 309 312 313 315 315 318 322 323 323 326 329 330 331 333 335 335 337 338 339 339 341 341 342 343 344 345 345

Nociones preliminares de las estadsticas ..... Objetivos de la estadstica ............................... Utilizacin de la estadstica ............................ Presentacin de datos. Generalidades ........... Partes de la administracin de la informacin ..................................................... Tipos de demanda de la informacin .............. Tipos de alimentacin de la informacin ....... Tipos de seleccin ............................................. Tipos generales ................................................. Pronstico .......................................................... Perodos del pronstico ................................... Anlisis de los auxiliares descriptivos ........... Modelos de la demanda .................................... Mtodos empleados para formular el pronstico ................................................... Definiciones de trminos empleados en la administracin de la informacin ............

348 349 350 350 352 352 354 355 355 357 358 359 360 363 367

BIBLIOGRAFA ANOTADA .............................................. 370 ANEXO ....................................................................... 379

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OBJETIVOS DEL PRESENTE TRABAJO

Que el lector logre: a) Conocer la naturaleza de la documentacin en general, a fin de posibilitar su aplicacin en una esfera especializada. b) Comprender los aspectos tericos y prcticos de la materia que nos ocupa. c) Comprender los cnones de las tcnicas archivsticas. d) Incentivar el inters por el estudio, manejo y empleo de las distintas fuentes y servicios de informacin documental. e) Elaborar los instrumentos descriptivos ms adecuados a la realidad archivstica que se le presente. f) Conocer el rol que cumple la tarea descriptiva, en la recuperacin de la informacin. g) Comprender la importancia de la informacin en la toma de decisiones.

INTRODUCCIN

SE HACE cada vez ms patente, la necesidad de un manual que rena distintos sistemas de trabajo y procedimientos, para las variadas formas descriptivas de documentos, tomando en cuenta la creciente profesionalizacin del personal que se encuentra a cargo de los archivos, como las exigencias permanentes sobre el control y correcta administracin documental. Los distintos auxiliares descriptivos utilizados en los archivos tienen varios objetivos; entre los ms importantes podemos considerar: a) Facilitar la gestin documental. b) Permitir la investigacin, obteniendo recursos documentales y facilitando aspectos de la informacin. c) Dar seguridad a los documentos que han sido descriptos. d) Controlar el movimiento documental en sus distintas etapas. e) Discernir los distintos tipos de informacin: cientfica, tcnica y administrativa. Cientfica. Perteneciente o relativo a la ciencia, o a su investigacin. Que posee una o varias ciencias.

Tcnica. Conjunto de procedimientos y recursos de que se sirve una ciencia o arte. Pericia o habilidad para utilizar estos procedimientos y recursos. Administrativa. Perteneciente o relativo a la administracin. Que trabaja en la administracin. Rama del derecho pblico que regula las instituciones y las actuaciones del poder ejecutivo, sus relaciones con los administrados y el funcionamiento de los servicios pblicos. f) Ubicar al documento en tiempo mnimo. Las normas ISAAD (G) sealan objetivos que nos son comunes desde el punto de vista de la descripcin archivstica, estas normas en teora estn diseadas para: a) Asegurar la creacin de descripciones coherentes, apropiadas e inteligibles por s mismas. b) Facilitar la recuperacin y el intercambio de informacin sobre la documentacin de archivo. c) Hacer posible compartir los encabezamientos autorizados, y contenidos. d) Hacer posible la integracin de descripciones de diferentes depsitos en un sistema unificado1 de informacin.2

Sobre este tema hablamos muy extensamente en la descripcin colectiva y en los sistemas integrados de archivos. 2 Consejo Internacional de Archivos; Proyecto ISAD (G); Norma Internacional General de Descripcion Archivistica. Adoptada por la Comisin ad hoc sobre Normas de Descripcin. Madrid, 21-24 de enero de 1992. Secretara de la Comisin delCIA sobre Normas de Descripcin Archivstica, Ottawa, enero de 1992. Original en ingls. Esta traduccin se realiza solamente para objetivos de referencia; no es un documento oficial. Comisin ad hoc sobre Normas de Descripcin Archivstica.
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Una de las funciones esenciales de un archivo es tener conocimiento de todos y cada uno de los documentos que posee la institucin, labor que puede ser realizada de distintas formas: empleando inventarios, con una amplia gama de variedades que permite ser flexibles en cada objetivo archivstico. Los catlogos son el instrumento ms ampliamente conocido por la influencia de los biblioteclogos que han trabajado en archivos, tratando de darle al procedimiento archivstico un tratamiento similar al de las bibliotecas. Tambin se tiene la colaboracin de guas, ndices, tesauros, bases de datos, etc., la enumeracin se hace de acuerdo con el grado intelectivo que se requiere para cada auxiliar.3 Cada uno de estos sistemas es interpretado de acuerdo con las necesidades de cada archivo, creando una enorme variedad de auxiliares, muchas veces recargados de informacin, cuando no obsoletos o por lo general auxiliares cuyos datos se encuentran repetidos, con la consecuente dispersin de informacin y de trabajo. O en caso contrario, auxiliares muy escuetos, resumidos que slo cumplen el objetivo de ubicacin. Otras ayudas de recuperacin: la produccin de otras clases de ayuda de recuperacin de la informacin depender de las caractersticas especficas de los archivos, de la forma en que se utilizan y del nmero de usuarios. Para algunos archivos muy utilizados puede ser rentable describir los documentos a nivel de fichero o de expediente y hasta a nivel de documento particular. Los asientos individuales pueden figurar en tarjetas de fichero o tomar forma de calenAn no se cuenta con una normalizacin de la nomenclatura archivstica, por lo que preferimos citarlos como auxiliares descriptivos.
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darios resmenes sucintos de documentos aislados dispuestos por lo general cronolgicamente. Para algunas clases de documentos, utilizados principalmente para localizar una informacin especfica, los archivos pueden considerar til elaborar listas: de personas, lugares, embarcaciones, transacciones, casos jurdicos, etc. Sin embargo, se debe ser muy prudente para comenzar a hacer la descripcin de las clases de documentos mencionados. No deber iniciarse antes de tener la seguridad de que los gastos ocasionados se van a compensar en relativamente poco tiempo con lo que se economice en costos de personal para proporcionar la informacin a los usuarios.4 Es conocido por todos que la herencia documental sufre grandes prdidas no slo por accidentes y actos vandlicos, sino tambin por sustracciones, sustituciones o robos de los que, en el momento adecuado, no se tiene noticia. Los auxiliares descriptivos cumplen la funcin de seguridad cuando estn adecuados a estas necesidades. Independiente de los actos citados, se produce ms dao en los archivos, como consecuencia del manejo de informacin realizado por personas no especializadas que, desconociendo los mtodos de recuperacin de informacin, realizan trabajos consuetudinarios subjetivos, que si bien solucionan problemas momentneos de las instituciones, no logran un servicio idneo de informacin adecuada, con las consiguientes consecuencias econmicas en estas instituciones.
Rhoads, James B., La funcin de la gestin de documento y archivos en los Sistemas Nacionales de Informacin: estudio del RAMP, preparado por este autor para el Programa General de Informacin y Unisist, Pars, Unesco, 1983, 51 pp., 30 cm (PGI-83/WS/21).
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Son razones valederas para estudiar las distintas caractersticas dentro de cada sistema propuesto, tomando en cuenta los avances tecnolgicos y de la ejecucin de auxiliares descriptivos supeditados a un eje principal de trabajo.

LAS NORMAS Consecuentemente y con el fin de lograr situaciones de lenguaje comn a la descripcin general de todos los archivos, se plantean normas como las ISAAD (G), las normas ISAAR y la aplicacin de las normas ISO para generalizar el trabajo de los archivos. Las normas ISAAD (G) El Consejo Internacional de Archivos (CIA) present un proyecto denominado ISAD (G), que bsica consiste en una Norma Internacional General de Descripcin Archivstica, que fuera adoptada por la comisin ad hoc sobre Normas de Descripcin. En Madrid entre el 21 y el 24 de enero de 1992 y por la Secretara de la Comisin del CIA sobre Normas de Descripcin Archivstica, este trabajo fue distribuido en ingls. La copia se realiz solamente para servir de referencia, no como un documento oficial. Pero, en muchas parte se adopt directamente y se aplic sin tomar en cuenta ninguna consideracin previa. Los miembros del CIA que han formado parte de la comisin desde su formacin en 1990 son: Christopher J. Kitching (presidente), Reino Unido; Hugo L. P. Stibbe (director del proyecto), Canad; Chislain Brunel 20

(1990-1991) Francia; Michael Cook, Reino Unido; Jan Dahlin, Suecia; Wendy Duff, Canad; Ana Franqueira, Portugal; Pedro Gonzlez, Espaa; Christine Petillat, (1991) Francia; Sharon G. Thibodeau, Estados Unidos; Habibah Zon Yahaya, Malasia; Charles Kecskemti (director ejecutivo del CIA); Wolf Buchmann (secretario de Asuntos Tcnicos); Representante de la Secretara del CIA ; Axel Plathe, Representante del PGI de la Unesco; Secretara C/o National Archives of Canad. El borrador de Reglas Generales para la Descripcin fue preparado por un grupo de la comisin ad hoc sobre Normas de Descripcin. Fue establecido en la primera sesin plenaria de la comisin en Hhr Grenzausen, Alemania, en octubre de 1990. El grupo estuvo formado por: Wendy Duff (coordinadora); Michael Cook, Sharon Thibodeau, Hugo Stibbe (director del proyecto y secretario). El grupo se reuni en Liverpool, Reino Unido, en julio de 1991, para completar el borrador que pas por las etapas de todo proyecto; luego fue discutido, modificado y ampliado en la reunin plenaria de la comisin, en Madrid, en enero de 1992. Esta participacin de Espaa permiti que se difundiera en habla hispana y el entusiasmo espaol adopt formalmente el borrador en esta reunin. Se le conoce como Borrador de Madrid de la ISAD (G): Norma Internacional General de Descripcin Archivstica. El borrador de Madrid de la ISAD (G) fue puesto en circulacin en febrero de 1992, para ser comentado por la comunidad archivstica internacional, traducido a las lenguas oficiales del Consejo Internacional de Archivos y distribuido como ponencia en el XII Congreso Internacional de Archivos celebrado en Montreal, en 21

septiembre de 1992, siendo discutido en una sesin abierta. La comisin volvi a reunirse en Estocolmo, en enero de 1993, para examinar y revisar el documento, respondiendo a los comentarios recibidos de todas partes del mundo y a los efectuados en la sesin abierta de Montreal. Son las normas adoptadas en algunos archivos de Europa. No obstante se propuso un perodo de cinco aos para revisar este documento, lo cual ser recomendado por el CIA cuando sea presentado para su publicacin.5 Las normas ISAAR (CPF) Esta Norma Internacional de Descripcin para los documentos corporativos, de personas y familias fue aprobada en su ltima versin por el Consejo Internacional de Archivos, preparado por la Comisin ad hoc en Normas Descriptivas en Pars, Francia, entre el 15 y el 20 de noviembre de 1995. Desarrollado con la contribucin de la Unesco. El grupo formado por Wendy Duff, Jan Dhalin, Christine Nougaret, Hugo Stibbe (director del proyecto y secretario), y Michael Cook, miembros de la Comisin ad hoc de Normas de Descripcin del Consejo Internacional de Archivos (CIA), se reuni en Estocolmo en enero de 1993, en la tercera sesin plenaria de la Comisin, con el fin de elaborar un documento de trabajo, propuesto como una norma que estableciera control en los sistemas archivsticos de informacin.
Concilio Internacional en los Archivos. Comisin ad hoc en las Normas Descriptivas; ISAAR (CPF): Descripcin general de archivos para los cuerpos corporativos, personas y familias. El ltimo ICA aprob la versin.
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El mismo que en noviembre de 1993 celebr una reunin en Liverpool para tratar los puntos de acceso en la descripcin archivstica. La norma ideada por el grupo, peca por sus semejanzas con las normas bibliotecarias para el control de autoridad de los encabezamientos, basado en las investigaciones que, sobre este tema, se estaban realizando en Canad y en Estados Unidos. La inspiracin de estas normas estaran sustentadas en la labor que la Federacin Internacional de Asociaciones de Bibliotecarios y Bibliotecas (IFLA) ha venido desarrollando a nivel internacional durante los aos setenta y ochenta, en materia de encabezamientos autorizados, como las Guidelines for authority and reference entries (IFLA, 1984). El grupo elabor un anteproyecto que fue examinado, modificado y ampliado durante la sesin plenaria de la comisin ad hoc celebrada en La Haya en octubre de 1994. Este anteproyecto se difundi entre algunos miembros de la comunidad archivstica internacional para que sta presentara sus comentarios. Durante la sesin plenaria de la comisin celebrada en Pars en noviembre de 1995, se examinaron los comentarios recibidos. Es interesante saber que la Comisin ad hoc de Normas de Descripcin del CIA manifest su agradecimiento a los archivos nacionales de Canad, por la ayuda proporcionada al secretariado, y a aquellas otras instituciones, como la Universidad de Liverpool, la Escuela Holandesa de Archivstica (Pases Bajos) y los archivos nacionales de Francia, que han recibido a la comisin durante la elaboracin de este documento.

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ORIGEN Y OBJETIVO DEL


DOCUMENTO NORMATIVO

Dentro de sus actividades de normalizacin, la comunidad archivstica reconoce la importancia de una adecuada presentacin de los elementos informativos descriptivos, entre los cuales, uno de los ms importantes es el relativo al contexto de produccin de los documentos entidad productora. La norma internacional de descripcin archivstica, la ISAD (G): Norma Internacional General de Descripcin Archivstica, prev la integracin de esta informacin sobre el contexto en la propia descripcin de la unidad archivstica el fondo, grupo, la serie o el expediente, el tipo documental, las unidades documentales. La norma ISAD (G) admite, sin embargo, la posibilidad de tratar autnomamente esta informacin contextual combinndola con otros elementos informativos utilizados en la descripcin. Considera el grupo que existe una serie de motivos que justifican la utilidad de este tratamiento de la informacin contextual fuera de la descripcin. Esto significa que la informacin contextual se puede relacionar con la descripcin documental de un mismo productor que se conserve en ms de un archivo principio de pertenencia o bien con las de archivos y obras bibliogrficas de un mismo productor que se conserven por separado principio de procedencia o con documentos que todava conserve dicho productor. Estas relaciones son muy limitadas porque hasta el momento slo facilitan la investigacin histrica. Esto siempre de acuerdo con los enunciados del documento original. 24

Supuestamente, estas normas deberan permitir que los diferentes archivos que conservan documentos de un mismo productor puedan intercambiar con ms facilidad su informacin contextual sobre dicho productor si sta se ha tratado de una manera normalizada Para ello contamos los archiveros con la descripcin colectiva. Para este grupo, dicha normalizacin adquiere un inters internacional cuando el intercambio de informacin contextual traspasa las fronteras nacionales. (Consideremos que sin necesidad de las normas los documentos conllevan un inters internacional implcito en su contenido sustantivo.) El carcter multinacional de los archivos actuales y del pasado, producidos en el desarrollo de actividades como la colonizacin, la inmigracin o el comercio, est reclamando una normalizacin internacional que permita el intercambio de la informacin contextual, esta situacin justifica nuestra opinin de que estas normas son ms para facilitar solamente la investigacin histrica. Una norma internacional que pretenda servir de base para el intercambio de las descripciones relativas a los productores de archivos, debe fomentar la preparacin de unas descripciones coherentes, pertinentes y explcitas aplicables a las entidades, personas y familias que sean entes productores. No requerimos enormes esfuerzos para ello cuando, por caminos ms archivsticos, lo podemos lograr con una descripcin colectiva, respetando derechos colaterales. Esto es perfectamente coherente con una normalizacin ms general de la informacin contenida en los puntos de acceso de las descripciones archivsticas o bibliogrficas ya que, en efecto, el nombre del pro25

ductor de la unidad de descripcin puede considerarse el principal punto de acceso en la descripcin archivstica. En los sistemas bibliotecarios de informacin, el contenido del punto de acceso es objeto de una descripcin normalizada denominada encabezamiento autorizado. ste comprende una entrada autorizada la formulacin normalizada del nombre o trmino utilizado como punto de acceso combinada con otros elementos informativos que describen el contenido de la entrada autorizada o remiten a otras entradas autorizadas. En un encabezamiento autorizado clsico estos otros elementos informativos no son ms que los calificadores fundamentales que sirven para clarificar perfectamente el contenido de la entrada autorizada, de manera que en los ficheros de autoridades voluminosos se distingan claramente los diferentes encabezamientos autorizados. Con la formacin de bases de datos actuales, estos encabezamientos autorizados quedan un poco obsoletos, si bien tienen vigencia para las objetivos de la Bibliotecologa, en Archivstica se pueden realizar puntos de acceso en cada campo de la planilla de una base de datos. A partir de este punto de vista, es obsoleto el anlisis de estas normas. La descripcin normalizada de un productor de archivos puede considerarse una clase de encabezamiento autorizado que comprende una entrada autorizada el nombre combinada con otros elementos informativos que sirven para describirlo o que remiten a otras entradas autorizadas. Las descripciones contextuales normalizadas para archivos, ya que sirven para describir perfectamente al ente productor y tener un mayor conocimiento de 26

las descripciones relativas a sus archivos, deben utilizar en mayor medida que los encabezamientos autorizados clsicos, otros elementos informativos distintos para resaltar esta diferencia. Es preferible denominar a estas descripciones normalizadas del contexto de produccin, encabezamientos autorizados archivsticos. El principal objetivo de este documento consiste en proporcionar unas reglas generales para el establecimiento de los encabezamientos autorizados archivsticos relativos a las entidades, personas y familias que figuran como productoras de archivos en las descripciones archivsticas. Con este tipo de normas, sera conveniente preguntarnos si no estamos forzando la condicin natural del cuerpo descriptivo para que se sujete y responda a normas internacionales. Los encabezamientos elaborados a partir de estas reglas servirn para normalizar la forma de los nombres de los productores de archivos, a la vez que para describir todos aquellos atributos del productor que sean necesarios para comprender el contexto de produccin de cada conjunto documental. Un encabezamiento archivstico autorizado, elaborado segn esta norma, puede servir tambin para controlar la forma del nombre y la identidad de cualquier entidad, persona o familia mencionada en cualquiera de los puntos de acceso de una unidad de descripcin. Nos preguntamos si este objetivo planteado por el documento es una labor netamente archivstica o, ms bien, administrativo-histrica. No se comprende que los archivos tengan el control desde ese punto de vista. Si lo consideramos desde el punto de vista informativo, posiblemente realicemos adelantos en cuanto a informacin, pero no en cuanto a actividades de control. 27

En esta norma se trata slo de algunas de las condiciones requeridas para el intercambio de la informacin contenida en los encabezamientos autorizados archivsticos. A nivel nacional o en cada lengua, debern elaborarse normas y convenios para la normalizacin de los puntos de acceso. Adems, para que se lleve a efecto el intercambio de esta informacin de los encabezamientos autorizados archivsticos, es preciso que los archivos afectados elaboren y utilicen formatos de intercambio que se adapten a ello. Sera muy conveniente impulsar la elaboracin o identificacin de un formato que se adapte al intercambio internacional de la informacin contemplada en esta norma. Para comprender mejor las ventajas y desventajas de esta norma, incluimos el capitulo de la descripcin colectiva.6

LAS NORMAS ISO Estas normas, al igual que las anteriores, tienen una relacin muy estrecha con la Unesco. Desde la creacin del Unisist en 1972, la Unesco ha planteado en el campo de la informacin, la formulacin permanente y su publicacin, de directrices para mejorar los sistemas y servicios de informacin y, para establecer formatos y prcticas normalizados. La Unesco ha cooperado tambin estrechamente con la Organizacin Internacional
International Council on Archives; ISAAR (CPF): International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families, Final ICA approved version, Prepared by the Ad hoc Commission on Descriptive Standards Paris, France, 15-20 November 1995, The Secretariat of the ICA ad hoc Commission on Descriptive Standards, Ottawa, 1996.
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de Normalizacin (ISO) en el establecimiento de normas y recomendaciones, en particular en los campos de: a) La bibliotecologa y la documentacin. b) La terminologa. c) El tratamiento de datos. d) La reproduccin de documentos. Algunas normas y recomendaciones de la ISO son producidas gracias al Unisist. El establecimiento en 1977 del Programa General de Informacin de la Unesco (PGI) refundi en una misma divisin: a) Los sistemas y servicios de informacin cientfica y tecnolgica incluida la promocin y el desarrollo del Unisist. b) La promocin de la documentacin, las bibliotecas y los archivos. El Consejo Internacional de Archivos (CIA) comprendi claramente la importancia de las directrices y normas, con miras a una plena capacitacin profesional de los archiveros y del nmero creciente de investigadores cuyas necesidades atienden. Desde mediados de los aos setenta, los comits tcnicos del CIA han preparado manuales de conservacin de archivos y tecnologa del microfilme, as como normas bsicas relativas al material y equipo de los talleres de conservacin y reprografa. El CIA, contando con el apoyo econmico de la Unesco, estableci un modelo estadstico para las actividades archivsticas, as como un glosario plurilinge de trminos relacionados con los archivos. Se escogi entonces como tema de la 18 Mesa Redonda Internacional de Archivos, celebrada en Nairo29

bi en 1978, el establecimiento y organizacin de las instituciones de archivos, dedicando atencin a la formulacin de normas y directrices en planes a plazo medio del CIA. En 1979 el PGI inicia su Programa de Gestin de Documentos y Archivos (RAMP), estimando la preparacin de normas y directrices. La Unesco organiz en Bari, en 1979, una reunin de expertos, encargados de preparar una lista de las normas y directrices que necesitan los archiveros y de recomendar un orden de prioridad. El resultado se denomin Informe Bari. La Unesco, contrato mediante, encarg al CIA, evaluar las directrices existentes del Unisist, junto a las normas y recomendaciones de la ISO en el campo de la informacin, referidas a sistemas y servicios de gestin de registros y archivos. Se establecen recomendaciones sobre todo para la recuperacin de informacin cientfica, en la primera etapa del ciclo vital de los documentos; puesto que los archivos procuran conservar documentos, que encierren una informacin que tenga inters perdurable y valor para la investigacin retrospectiva. Muy relativamente, hasta la dcada del sesenta los documentos que se encontraban disponibles para ser transferidos a los archivos solan referirse ms a las ciencias humanas que a las investigaciones de carcter cientfico o tecnolgico. Esto se modifica, muy lentamente, en cierto grado al intervenir cada vez ms los gobiernos en asuntos cientficos y tecnolgicos, y los registros que crean constituyen un fiel reflejo de esa intervencin.

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Comprobada la existencia en los archivos de cantidades crecientes de informacin cientfica y tecnolgica, pasan veinticinco o ms aos antes de que se transfieran a los archivos. Situacin que permite a los investigadores cientficos pedir informacin ms reciente. No es probable que los archivos puedan desempear un papel esencial en los tipos de sistemas y servicios que constituyen el tema principal del Unisist. Las normas, directrices y recomendaciones formuladas para facilitar la consecucin de los objetivos del Unisist carecen mayormente de inters directo para las necesidades o actividades en materia de archivos, o que tengan slo una utilidad indirecta.

LA PROBLEMTICA DOCUMENTAL Los servicios de consultora documental surgen en los ltimos aos como consecuencia de la problemtica que implica el manejo de documentos en instituciones que requieren regularizar gran cantidad de informacin. El progreso de la informtica no lleg a desarrollar completamente la oficina sin papeles. Se calcula que para 1992, una amplia mayora de instituciones en los Estados Unidos adoptara esta modalidad. Normalmente se aprecia un incremento documental en las instituciones. Esta situacin nos lleva a una convivencia de procesos de informatizacin con interferencia documental, sin integrarse en el proceso de trmite, adquiriendo complejidad en los niveles de la administracin pblica y privada: 31

a) En instituciones con gran cantidad de clientes o usuarios, como se da en los ministerios de Salud Pblica y de Educacin, que requieren de grandes sistemas de control de documentos. b) En instituciones con varias sucursales de servicios pblicos, que se dan en ministerios de energa, cuando no estn privatizados, por la provisin de sistemas de energa como agua y corriente elctrica, gas, etctera. c) En instituciones con grandes caudales de documentos por razones jurdicas y/o administrativas. Los principales problemas que se presentan consisten en la circulacin de gran cantidad de papeles entre las oficinas, en muchos casos sin necesidad, generando basura y mezclndose con documentos importantes. d) Existen ms copias por documento que lo necesario o lo normado. e) Los archivos crecen desmesuradamente, perdindose su control adecuado f) Al no estar debidamente organizados, los archivos no producen valiosa informacin para anlisis y toma de decisiones. g) Generalmente se desconocen los plazos de conservacin asignados o por asignar a cada tipo documental y se archiva por ms tiempo del asignado. h) Se pierde mucho tiempo en encontrar documentos de valor, por falta de eficacia. i) Se extravan documentos sin que se tenga conocimiento de ello. j) No existe control o se degradan los sistemas sobre la produccin documental de la institucin. Para lograr soluciones es necesario contemplar los siguientes objetivos: 32

a) Reduccin de costos. b) Optimizacin de procesos. c) Mejora en la atencin a usuarios tanto internos como externos. d) Produccin de informacin de manera gil y oportuna. Para ello es posible la necesidad de: a) Rediseo de circuitos internos de comunicacin documental o trmites. b) Generacin de normativas para el archivo y recuperacin de documentos. c) Asignacin de plazos de guarda de la documentacin. d) Reemplazo de algunos tipos documentales por procesos electrnicos. e) Implementacin de software que favorezca a la gestin documental f) Microfilmacin e informatizacin de archivos centrales.

TOMA DE DECISIONES Los archivos son instrumentos bsicos de administracin. Gracias a ellos se realizan muchos procesos y funciones operacionales. Comprenden toda la informacin registrada, producida o recibida por una organizacin al realizar sus operaciones. La documentacin puede presentarse en la forma tradicional de documentos escritos en papel y tambin en microformas o medios legibles por mquina, por ejemplo, cintas o discos de computadoras, comprende adems fotografas, grabaciones, pelculas y cualquier otro medio 33

de grabacin o transmisin de la informacin cuando una organizacin realiza sus operaciones.7 La toma de decisiones es por su esencia una actividad constante del ser humano que realiza en todos los aspectos de su vida. Las decisiones se toman en forma intuitiva, emprica o como producto de una actividad intelectiva. Toda institucin o entidad orgnica es considerada como una reunin de factores: como produccin, naturaleza y trabajo, bajo una direccin, para prosecucin de determinadas satisfacciones o servicios que requiere la comunidad. As en la institucin encontramos recursos humanos y materiales que se combinan para alcanzar objetivos determinados. En toda institucin existe una direccin que integra los diferentes recursos, dirige, coordina y controla para el logro del fin propuesto. Las actividades de la institucin se hacen ms complejas al aumentar la presin competitiva y requerimientos legales o de otro orden que impone el cuerpo social. La direccin de actividad emprica se transforma en tcnica, involucrando la demanda de especialidades en diferentes reas de su organismo. La mayor eficiencia en la distribucin, utilizacin y aplicacin de recursos es el resultado de las decisiones que el elemento humano toma respecto a las alternativas de su propio tiempo. Es la calidad del elemento humano la que condiciona o determina la calidad de los resultados y permite la gestin de la administracin. En las instituciones pequeas las decisiones se encuentran generalmente centralizadas en un individuo; en las instituciones gran7

Rhoads, James B., op. cit.

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des hablamos de la resultante de las decisiones del conjunto de individuos facultados para tal efecto, situacin que da origen a la aplicacin de tcnicas de comunicacin para lograr la coordinacin. La toma de decisiones es la actividad esencial en los puestos ejecutivos. La labor de un ejecutivo consiste en actividades de: a) Planeamiento. b) Direccin. c) Integracin. d) Coordinacin. e) Control. Estas actividades forman parte del proceso administrativo. En la etapa de planeamiento, el ejecutivo necesita fijar objetivos a corto o largo plazo para reas o funciones bajo su responsabilidad, de acuerdo con los objetivos y polticas generales de la empresa. Esos objetivos revisten la forma de problemas o cuestiones a resolver que requieren la formulacin de programas o planes que deben ser llevados a cabo por elementos disponibles en cada etapa. En la planificacin se decide qu objetivos concretar de inmediato, cules se dejan en segundo trmino y cules se postergan indefinidamente. Una vez establecida la prioridad de los problemas, se decide sobre los factores materiales y humanos que se abocarn a la solucin del problema o a la ejecucin del plan que se trate. Son decisiones tomadas en las reas de integracin y organizacin. Supervisin, informacin y medios de control son otros aspectos del carcter de las decisiones del nivel ejecutivo. 35

La toma de decisiones es generalmente un proceso inconsciente, automtico, estimulado por la filosofa administrativa de la institucin, as como por el tipo de organizacin. En la administracin moderna, se trata de aprovechar los recursos que la ciencia y la tcnica han puesto al servicio de la institucin para un mejor cumplimiento de sus cometidos en beneficio general. La informacin procesada en los archivos es de elemental importancia para mejorar las probabilidades de acierto en las decisiones adoptadas cotidianamente. Si en la institucin prevalece la filosofa de aplicacin razonable y ponderada de las tcnicas administrativas, y la incentivacin de las tcnicas documentales correctamente aplicadas por los profesionales de la informacin, se contar con el ambiente propicio para que los niveles ejecutivos puedan aplicar mejores recursos para la solucin de problemas. La literatura tcnica ha evidenciado el inters de las instituciones en aspectos de las comunicaciones e integracin de sistemas de informacin. Es indiscutible que la probabilidad de xito de una decisin depende de la informacin en la que se basa. Haciendo a un lado el elemento azar, el elemento suerte o casualidad, la decisin ser tanto mejor cuanto ms adecuada sea la informacin que se utiliza, y esto se refiere a la informacin sobre antecedentes y a la que sirve para formular hiptesis sobre los acontecimientos futuros bajo determinadas circunstancias. La informacin de que puede disponerse es normalmente operativa, contable y numrica; aquella sobre hechos o circunstancias no apreciables numricamente tambin se tiene en cuenta para la toma de decisiones. 36

En ese aspecto el problema que se plantea al ejecutivo responsable por la recopilacin, procesamiento y presentacin de la informacin dentro de la institucin se refiere a sus actividades y a las del medio en que se desarrollan; es la seleccin de la informacin conveniente o necesaria para la toma de decisiones en todos los niveles de la organizacin. El diseo de los sistemas de informacin y de los estados documentales se realiza para producir la informacin necesaria para mejorar la actuacin de los funcionarios en todos los niveles de la institucin y contribuir as a la optimizacin de las utilidades. Se requiere toda una nueva tcnica para presentar informacin en forma oportuna, clara, digerible y til. Para lograr estos valores en el diseo de la informacin, tenemos en cuenta: Contienen los documentos alguna informacin que pueda resultar tal vez necesaria de nuevo a los responsables que la elaboraron o a otros departamentos gubernamentales? Contienen decisiones o transacciones importantes o que sienten un precedente para el futuro? Sirven para aclarar cmo se lleg a tomar una decisin importante? Tratan de obligaciones a largo plazo respecto a otros pases, otras dependencias gubernamentales, organizaciones e instituciones que no son de carcter pblico, o respecto de personas particulares? Terminar la informacin que contienen siendo accesible al gran pblico? Contienen los documentos alguna informacin que ayude a comprender a personas, lugares, cosas, fenmenos u otros acontecimientos que sean tiles a 37

investigadores, especialistas de varias disciplinas, abogados, periodistas, escritores o genealogistas? Es la informacin nica, o existen otras fuentes que contienen esencialmente la misma informacin en forma fcilmente utilizable? Son los datos que figuran en los documentos puramente informativos, o hay valores intrnsecos relativos a las circunstancias en que se elaboraron? Estn firmados o formalizados, por ejemplo, por las altas autoridades legislativas o judiciales por el jefe de Estado o por ministros importantes? Llevan la firma de conocidas personalidades de la literatura, las artes o las ciencias? Revisten los documentos en s alguna importancia artstica o cultural?8 Bsicamente se plantea un intento de realizar una poltica archivstica universal, pretendiendo establecer normas sobre materias de descripcin utilizables en todas las variaciones de funciones archivsticas y aplicables a todo tipo de documentos, si bien debemos empezar primero por un leguaje propio y comn a la comunidad profesional archivstica, para posteriormente hablar de normas de procedimiento descriptivo. Justificando que debera atribuirse una gran importancia a los millones de documentos cientficos y tecnolgicos producidos por las administraciones pblicas; sin embargo son muchos los Estados que han creado infraestructuras institucionales y jurdicas para aplicar programas tradicionales de gestin de documentos sin poner el debido acento en los documentos cientficos y tcnicos en poder de los organismos pblicos.9
Rhoads, James B., op. cit. Wimalaratne, K. D. G., La informacin cientfica y tecnolgica que figura en los expedientes de casos y en los archivos de las adminis8 9

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Es considerable el avance conceptual de las instituciones archivsticas con un profundo afianzamiento cientfico y un estudio metodolgico de la Archivologa. El volumen de esfuerzo a realizar se diversifica al afrontar numerosas categoras de archivos que en el fondo desconocen la informacin que no sea de carcter histrico, social o econmico, cuando no solamente local. Los archivos adoptan diversas formas, de acuerdo con la naturaleza de la institucin que los genera, cada una de las cuales presenta exigencias especiales en cuanto al almacenamiento; no es lo mismo el archivo de un abogado que el de un arquitecto o el de un ingeniero, en cada caso difieren la conservacin y la utilizacin. En primera instancia se categoriza a los documentos de acuerdo con los intereses del demandante de informacin, as logramos: Documentos manuscritos. Escritos en papel, pergamino, vitela, tela, papiro y otros medios existentes hasta el siglo XIX, que utilizan como medio para impregnar sobre el soporte tinta de distintas variedades o lpices en forma manual, queda entredicho lo escrito con mquina de escribir. Documentos cartogrficos. En muchos casos se incluye como una generalizacin a los documentos arquitectnicos; stos, por sus caractersticas de construccin en muchos casos son manuscritos, sustentados principalmente en representaciones grficas y texto escrito.
traciones pblicas, un estudio del Programa de Gestin de Documentos y Archivos (RAMP), Programa General de Informacin y Unisist, Pars, Unesco, 1984, p. 9.

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Documentos audiovisuales. Negativos y copias de fotografas y de pelculas; cintas de video; grabaciones sonoras en distintos soportes como los cilindros, discos y cintas magnticas; micropelculas, microtarjetas, microfichas y micropelculas y microfichas de terminal de computadoras. Documentos legibles a mquina. Informacin que se elabora, almacena, reproduce y presenta por medio de ordenadores u otro dispositivo electrnico de procesamiento de datos. Documentos impresos. Puede parecer una costumbre rara, pero algunos archivos renen, conservan y custodian una copia de volantes, folletos, libros y dems documentos impresos producidos por el gobierno y sus dependencias, se justifica esta situacin por considerarse documentos producidos en una actividad administrativa. Los auxiliares descriptivos realizados en los archivos deben propugnar apoyo a un amplio espectro de ciencias, sobre todo en los documentos modernos, cuyo contenido es muy diverso y especfico. Uno de los problemas ms graves de nuestra poca es la falta de control de la produccin documental que trae consigo una prdida de eficacia de los archivos en su labor de recoleccin reunin y custodia seguridad, acrecentando los factores que intervienen en la seleccin, sin enumerar los distintos problemas que pueden presentarse al realizar los auxiliares descriptivos. Todo esto comporta serios problemas, creando inseguridad y desconocimiento de las posibilidades reales de cada archivo, llegando inclusive a un bloqueo parcial o total de la labor de difusin, tanto en lo que 40

se refiere a la utilizacin de la informacin como el riesgo que conlleva la prdida de los mismos. Es evidente que una planificacin institucional debe procurar formar mnimamente las actividades de los diversos archivos, conociendo la base material con que se cuenta. Resulta intil tomar medidas de conservacin y seguridad de los documentos cuando stos no estn acompaados de los auxiliares descriptivos adecuados. La bsqueda e inmediata localizacin de informacin requerida o documentacin que facilite la lectura de contenidos documentales, se ha convertido en un problema fundamental en el desarrollo de la investigacin cientfica y en los distintos aspectos burocrticos de las instituciones. Esta necesidad deja de ser un campo exclusivo de la profesin documental para extenderse al ciudadano medio, que requiere mayores conocimientos sobre la amplia variedad de temas que son de su inters. Esta necesidad se da sobre todo en el rea de profesionales no archiveros, que en forma permanente renen documentos que sern consultados en el futuro mediato o inmediato, con los consiguientes problemas de acumulacin de papeles que entorpecen una rpida ubicacin de la informacin requerida. Una de las razones bsicas para denominar este trabajo Tcnicas documentales es la variedad de tcnicas empleadas para lograr una descripcin adecuada a las necesidades de los usuarios en la recuperacin de informacin contenida. Las tcnicas documentales, tratan de aquellos sistemas que se pueden emplear en los archivos, para procesar la informacin almacenada, partiendo del criterio de que el documento es un segmento de reali41

dad. Concretamente, de nada sirve tener un archivo clasificado y ordenado, si desconocemos los contenidos reales de informacin. Se emplean desde las tcnicas manuales, hasta las que utilizan instrumentos modernos y, para cada caso, se hace un estudio adecuado, de modo que su empleo nos permita lograr resultados satisfactorios. Las tcnicas documentales, como muchos campos de la Archivologa, no pueden estar ajenas al desarrollo de la informtica, por la cual se incluyen en el presente trabajo las nociones elementales o necesarias para una descripcin automatizada, fundamentos bsicos para lo que se denominara la Documtica, o proceso automatizado de los documentos. La Documtica se sustenta en la concrecin de informacin de carcter cientfico, tcnico o tecnolgico, producida por todas las fuentes documentales que en nuestro caso, consideramos desde el punto vista archivstico, pero no por ello podemos dejar de considerar a las disciplinas smiles como la Bibliotecologa y documentacin, por lo menos comparativamente. La participacin del archivero en relacin con los auxiliares descriptivos, en virtud de su independencia de trabajo, cuando se trata de archiveros profesionales, y teniendo en cuenta los fines de su trabajo, lleva un criterio diferente al de cualquier otra persona, es decir, que la finalidad del archivero es la presentacin de un informe en el cual emite su opinin hablando de razonabilidad. El informe del archivero est encaminado, entre otros fines, a satisfacer determinadas necesidades del usuario, tales como tener confianza de que la informacin presentada por su despacho es razonablemente 42

correcta y consistente, lo que expresar en su dictamen. Su opinin est basada en principios archivsticos aceptados por la generalidad de los profesionales. La consistencia en la aplicacin de principios archivsticos aceptados, mencionada en el dictamen del archivero, tiene por objeto dar al usuario la confianza de que la comparacin de la informacin por perodos, posiblemente se ver afectada por cambios en la aplicacin de principios de Archivstica generalmente aceptados, o bien, se mencionarn los efectos que pueda tener en los auxiliares descriptivos, un cambio en la consistencia informativa, debidamente cuantificado.

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DEFINICIN Y ASPECTOS TERICOS DE LAS TCNICAS DOCUMENTALES

ARCHIVOLOGA Y ARCHIVOS LAS TCNICAS documentales del archivo, se desarrollan en el marco de la Archivologa, por lo que nos es necesario realizar un anlisis previo sobre algunos aspectos que nos conciernen sobre este contexto. Las tcnicas se convierten en especialidades, al desarrollarse en su contexto, como partes de un conjunto. Este hecho nos permite considerar necesariamente un proceso, una evolucin histrica, un desarrollo continuo con miras al futuro. Susceptible de convertirse en mtodo, por ser un conjunto de tcnicas empleadas para la prosecucin de un fin determinado. Si observamos un expediente, por ejemplo, sabemos que se realiza un trmite causado por un individuo; esos documentos son utilizados para determinados fines burocrticos, los documentos manifiestan contenidos de realidad, segmentos de la realidad. Un documento de identificacin es utilizado por su propietario, no slo como acto de reconocimiento de su identidad, sino como imperio de un derecho ciudadano.

Podemos asegurar entonces que los documentos objetivan acciones de modo que un documento sin objetivacin puede ser una simple curiosidad. De ah la legalidad de los archivos. El desarrollo de la documentacin entendida como tal es posterior, pero si bien no podemos afirmar en qu momento exacto se da este proceso, s podemos deducir que al acumularse una cantidad considerable y suficiente de documentos, se patentiza la necesidad de clasificar, ordenar y describir, generando la documentacin propiamente dicha. Los elementos descriptivos utilizados por los archivos pueden considerarse como primeras formas de la documentacin especializada, su verdadero desarrollo surge en las ltimas dcadas. En la actualidad, los sistemas de informacin de los poderes pblicos, las instituciones creadas para facilitar informacin especializada, los avances tecnolgicos aplicados a los documentos y a la documentacin, han ampliado el campo de conocimientos sobre distintos procedimientos, tcnicas y leyes utilizados por los archivos. Podemos afirmar con certeza que gran parte de la economa y el desarrollo de las naciones, se sustenta en la cantidad y calidad de documentacin e informacin que posee. La Revolucin Industrial impuls el vertiginoso desarrollo de la documentacin, en Inglaterra ms rpidamente que en Francia, al incrementar las mltiples manifestaciones como en el aspecto agrcola, jurdico, social y en el aspecto tcnico. Este cmulo de actividades permite comprender la importancia que representa la documentacin: Ayer los 45

descubrimientos de los sabios permanecan estrilmente en sus portafolios o en los archivos de las academias y los fabricantes no sospechaban que la aplicacin de los mismos poda serles muy til en sus operaciones [] Hoy [] el fabricante consulta al sabio [] existe la mayor confianza entre el fabricante y el qumico,10 por consiguiente la necesidad de informacin se hace patente. La fundacin de los Archivos Nacionales de Francia en l749, genera el principio de centralizacin en ncleos especficos de los documentos producidos en las actividades administrativas. Los inventos y su perfeccionamiento continuo aceleran ms el flujo documental. La mquina de escribir y el papel carbnico incrementan la produccin documental agravada por el continuo crecimiento demogrfico, tal como nos confirma Lasso de la Vega, la mayor preocupacin del siglo XIX es el exceso de produccin documental. Los documentos se constituyen como testimonios fieles del hombre, de su conducta y su trascendencia manifiesta, determinada por aspectos psicolgicos, culturales, sociales, histricos y religiosos, sobre todo como una manifestacin permanente de su conocimiento. Lo cierto es que la voz archivo y su derivado archivologa, han sido mal conceptuados desde sus orgenes etimolgicos, puesto que hay autores que sostienen su origen de la raz griega arkein, que significa proteger o resistir, o de la raz arche, que significa principio u origen, cuyo derivado corresponde a archeion. Otros autoChaptal, extracto de Lindustrie Francaise 1819. Cf. Schuhl, p. 61, en Ducase, Pierre, Historia de las tcnicas, N 29, Buenos Aires, Eudeba, pp. 128/129.
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res sostienen que el trmino archivo deriva del latn arcivium, archivium, archivum. Esta ltima trascendi en las lenguas para el concepto de guarda-documentos. Lo evidente es que en griego se deca chartophilakion o grammatophilakion, al lugar donde se depositaba la documentacin, y al encargado o guardin se lo denominaba chartophilax.11 Lo que actualmente denominamos archivo, en latn se llamaba tabularium, ste contena las tbulas o registros pblicos, y ms especficamente se llamaba tabularius al archivo pblico. En cambio al encargado del tabularium se le llamaba cartarius. Logium y logeum tambin significan archivos en latn.12 Para concluir, el aspecto etimolgico consideramos definitivamente que la Archivologa deriva del latn archivium, comnmente utilizado, y las races griegas logos-ia, se utilizaron para darle el carcter de estudio o tratado logos y la terminacin ia como determinante de ciencia o disciplina. Por consiguiente, decimos que la Archivologa es la ciencia o disciplina que estudia los archivos. Este concepto resulta ser muy simple, puesto que el trmino archivo ha desarrollado su contenido. Se hace necesario aclarar que los trminos archivologa, archivstica y archivo no son sinnimos como generalmente se los emplea. La Archivologa engloba todo el estudio terico, su fundamentacin e investigacin. La Archivstica se ocupa de las tcnicas que
Tanodi, Aurelio, Manual de archivologa hispanoamericana, teoras y principios, primera parte, 3 reimp., Crdoba, Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos, Universidad Nacional de Crdoba, Direccin General de Publicidad, 1979, pp. 1-2, en llamada 1. 12 Diccionario ilustrado latino-espaol, edicin especial, p. 283.
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se han de emplear en el manejo de la documentacin, y los archivos son los ncleos repositorios de los documentos, objeto formal de la Archivologa. Es conveniente aclarar que si todo hecho social es irrepetible, en este caso todo hecho orgnico-social tambin lo es en la medida en que es idntico a s mismo. La generalizacin como tal es un proceso de abstraccin del archivista o archivlogo y no es inherente a slo una parte de la realidad; como consecuencia la generalizacin es relativa al campo de aplicacin de los conocimientos archivsticos y no tiene validez universal absoluta. Este concepto permite sobre todo que la Archivologa formule generalizaciones en diferentes grados de amplitud y profundidad, segn sean sus necesidades de acuerdo con su desarrollo propio.13 La Archivologa como ciencia tiene sus variantes metodolgicas, adecuando las posibilidades de generalizacin al tipo de institucin o entidad que produce los documentos, o al punto de vista con que se lo enfoque, siempre que ese enfoque guarde relacin con el objetivo trazado. De estos conceptos obtenemos que tambin puede auxiliarse de la metodologa de otras ramas del saber por su misma naturaleza, adecuando las posibilidades de generalizacin al tipo de institucin o al punto de vista con que se lo enfoque, sin apartarse de lo que son sus principios bsicos como conocimiento y mtodo cientfico y, sobre todo, sin referirse a un mtodo privativo.
Copes, Mara Isabel, La historia como ciencia. Iniciacin de las ciencias sociales, UCSF, ficha 1, unidad I, p. 22. La fundamentacin lograda para la historia es tomada como modelo para la fundamentacin archivolgica.
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La Archivologa recurre al mtodo administrativo en su aspecto prctico. Si slo se tratara de eso le daramos la razn a Giulius Batelli por considerarla como una disciplina pragmtica; pero, al adquirir elementos del mtodo histrico, puesto que la materia de la Archivologa es el archivo y su contenido, es una etapa de transicin, un paso crtico al decir del Dr. Tanodi, al existir una simbiosis histrico-administrativa, despus de esta simbiosis y la seleccin documentaria, se determina especficamente la calidad histrica de los documentos. Pero lo ms importante es la prctica absorcin del mtodo diplomtico para la determinacin de los caracteres documentales, primer paso para la descripcin que estudiamos en el presente trabajo. No nos alejan estos conceptos del desarrollo de la informacin, al contrario, nos acercan cada vez ms a los centros de documentacin e informacin. La archivologa como ciencia social Para adecuarnos a este marco referencial, la Archivologa recurre a otras ciencias sociales, entrando en su campo, la Historia por ejemplo, especialmente en lo que se refiere al tipo de quehacer. El quehacer es considerado como hecho; los conceptualistas tradicionales consideran slo hechos consuetudinarios, de rutina diaria, autnomos, individualizados, hechos que tienen como base a un grupo social cuyo accionar constituye el meollo de la explicacin. Este punto de vista es objetable porque el accionar de todo archivo, objeto esencial de la Archivolo49

ga, est condicionado, limitado e impulsado por las condiciones bsicas del organismo al que pertenece, sean stos pblicos o privados, sea una nacin archivos nacionales o una determinada agrupacin social archivos privados; asimismo, estas condiciones bsicas estn reguladas por la estructura econmica, los factores culturales, de poblacin, etc. Los factores por los cuales determinados archivos logran mayor desarrollo que otros, hacen que los archivos se conviertan en un fiel reflejo de la sociedad que los crea. No se puede inventar un archivo independiente, sin sociedad que lo produzca o sin elementos orgnicos que lo supediten. La herencia cultural en el caso de Amrica ha dejado huellas profundas en los sistemas de creacin de documentos y su administracin. Uno de los principales problemas que se presenta con esta situacin es la aplicacin de normas elaboradas en distintas experiencias administrativas con la intencin de universalizar algunos de los aspectos archivsticos como la normalizacin general propuesta por un grupo del CIA (Comit Internacional de Archivos). En segundo lugar, consideramos la relatividad del tiempo dentro del concepto social, es decir, los archivos de una sociedad se presentan con el mismo ritmo de desarrollo que se operan en estas sociedades segn sea el cambio de sus estructuras. No es lo mismo un archivo del ao pasado que uno actual, porque las variaciones sociales, econmicas y tecnolgicas han modificado sus conocimientos y aplicaciones. Por todo lo expuesto, acordamos entonces, que la Archivologa es una ciencia social, una ciencia que trata de los archivos. Al acercarnos cada vez ms a una 50

definicin, observamos que la Archivologa enfrenta al contenido del archivo. Denominamos continente a los locales, edificios, equipos y sus contenidos; los elementos se relacionan con los distintos problemas de organizacin y mtodo, con los aspectos administrativos y tcnicos de la Archivstica.14 Los archivos son por naturaleza propia autnticos. No existen los archivos falsos, aun cuando existieran documentos falsos. Nos detendremos ms sobre estos puntos cuando efectuemos un estudio del archivo. Concluimos: la Archivologa es una ciencia social que trata o estudia los archivos como continente y como contenidos, cuya finalidad reside en facilitar una metodologa adecuada para auxiliar a las ciencias y a la sociedad. 15 Archivo Continuando con el marco o contexto del desarrollo de las tcnicas documentales, estudiamos a los archivos, considerados como depsitos de documentos, como las instituciones ms antiguas de la humanidad, relacionados estrechamente con los gobiernos; relacin gobierno-archivo que se cumple hasta nuestros das. En la medida de las particularidades de cada gobierno y de su evolucin conjuntamente con las neKecskemeti, Charles, Doctrina archivstica, traducido por Jos Manuel Garca, Crdoba, Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos, 1980, p. 6. 15 Trabajo extractado de Arvalo Jordn, Vctor Hugo, Teora, fundamentos y prctica de la Archivologa, Buenos Aires, e-libro.net, 2002.
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cesidades colectivas, se estructura la formacin de los archivos actuales. T. Schellenberg define: [] aquellos registros de cualquier institucin pblica o privada que hayan sido considerados a ameritar su conservacin permanente con fines de referencia o de investigacin y que han sido depositados o seleccionados para ser guardados en una institucin archivstica.16 Aurelio Tanodi define como archivo a las secciones de entidades y las instituciones que renen, conservan, ordenan, describen, administran y utilizan la Archivala y, eventualmente, los documentos histricos que no son Archivala.17 Asimismo, las definiciones hablan de documentos recepcionados, concepto que en la actualidad ha cambiando, puesto que el archivo se ampla a todos los documentos que se encuentran en el organismo productor, es decir, el archivo interviene desde que se recepciona la documentacin en el organismo o desde que es creado. Absorbe todas las fases del ciclo vital de los documentos. Adems, el archivo ampla continuamente su concepto documental al conservar documentos no convencionales como los sonoros, audiovisuales, magnticos, etctera. Los archivos en s son los custodios de los acontecimientos humanos, aspecto este que valoriza enormemente su contenido, teniendo en cuenta que los documentos custodiados son ejemplares nicos. Lo cual hace que el papel que desempean los archivos no se limite slo a conservar y proteger los documen16 17

Tanodi, Aurelio, Manual, p. 5. Ibid., p. 8.

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tos, sino tambin a difundirlos, a hacerlos accesibles al conocimiento general. El archivo es la fiel imagen de la institucin que lo crea, por eso mismo la produccin indebida de documentos, los trmites sobrecargados y burocrticos, son factores que facilitan la prdida o extravo o entrepapeleo de aquellos documentos que realmente contienen valor de utilidad para la investigacin y la sociedad misma. Tenemos en cuenta entonces que al denominar instituciones, entidades, etc., extendemos ms el concepto; resumiendo todos estos trminos obtenemos que son entes, en su calidad de sociales, que poseen organicidad y personera jurdica. Al referirnos a entes, tomamos en cuenta tambin las secciones, como entes orgnicos e institucionales. Por otro lado, el custodiar, seleccionar y administrar, valen como elementos definitorios, pero limitan enormemente la funcin objetiva, actividad y objetividad de los archivos. Si el concepto evoluciona es porque en la actualidad el archivo asume mayores responsabilidades con relacin al pasado. El desarrollo de la tecnologa influye y modifica estos conceptos, por consiguiente, el custodiar, conservar, seleccionar, etc., son operaciones tcnicas inherentes al archivo. Entendemos que el archivo es custodio del patrimonio documental, que es una de las riquezas ms autnticas y por tanto valiosas que puede poseer una entidad, pueblo o nacin. El Estado es un propietario relativo de la documentacin, puesto que es producto de una sociedad, pertenece a esa sociedad y sus herederos.

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El fin de todo archivo se traduce en servicio, entendmoslo as, pero ese servicio se realiza a travs de la transmisin de la informacin de la cual es depositario. Si reunimos todas estas piezas tenemos una definicin del archivo, acorde con sus funciones. El archivo es todo ente orgnico e institucional encargado de efectuar las operaciones tcnicas necesarias para cumplir la finalidad de suministrar informacin que sea til a la sociedad en general. Archivos y bibliotecas Archivos y bibliotecas estuvieron confundidos en dos momentos histricos, en la antigedad oriental y en la Iglesia de Roma en los primeros siglos de su existencia. Egipcios, hititas y fenicios practicaban la difusin relativamente restringida del arte de escribir en todos los imperios de Oriente. La escritura, base de todo el edificio documental actual, se constitua en monopolio y privilegio de una sola clase, reclutada principalmente entre el clero, clase numerosa pero muy cerrada y poco permeable a las clases inferiores. La rplica similar se da en la Edad Media, sin el carcter aristocrtico que tuvo en la antigedad. La escasez de gente apta en el manejo de la escritura fue grande. Los jefes de Estado no podan prescindir de una cancillera organizada, pero no podan encontrar fuera del clero personal quien supiera escribir; fueron personas de la Iglesia quienes ayudaron a salir a los reyes de este callejn sin salida.

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Palacio y templo estaban generalmente dispuestos de manera contigua en Oriente, lo que favoreci la estrecha colaboracin poltica y administrativa entre el templo y la cancillera. El templo fue tambin un gran dominio agrcola y comercial que provea educacin al clero futuro. Los descubrimientos asiticos entregan mezclados documentos polticos, econmicos y textos literarios. No sabemos si los archivos y bibliotecas de la Antigedad se constituyeron con fines administrativos o de estudio. Durante la revolucin y la poca napolenica se realiz el verdadero depsito de archivo, tal como lo conocemos hoy: la revolucin suprimi las antiguas provincias del pas y las reemplaz por una nueva divisin de territorio en departamentos. Una cantidad de autoridades y centros administrativos desaparecieron, algunas instituciones fueron profundamente transformadas o reorganizadas. La supresin de obispados, iglesias y conventos, as como los profundos cambios polticos y administrativos, liberaron una enorme cantidad de documentos separados de sus legtimos propietarios. La exportacin del racionalismo liberal a travs de todo el continente, provoc en todas partes los mismos efectos que en Francia. Una migracin de documentos escritos tuvo lugar en todas partes y una vez pasada la confusin, el racionalismo organizador continu durante todo el siglo XIX. La separacin en libros y documentos se implement en todas partes y pas a ser una evidencia. Los archivos constituyen el depsito natural donde se conservan primero y pueden ser consultadas a 55

continuacin, todas las especies de escritos llamados de accin o de decisin. La biblioteca, por el contrario, ser el refugio natural de los escritos llamados pensamiento.

Accin: acto, hecho, actuacin. Decisin: resolucin, determinacin.

Actuar y decidir son propios de personas o de conjunto de personas. Los archivos por su parte slo se ocupan de escritos. Sin embargo, estos escritos de accin tienen una naturaleza y un origen particular. Son acciones cuya esencia est constituida, en la inmensa mayora de los casos, por decisiones. Emanan de cuerpos oficiales, semioficiales o privados, o tambin de personas aisladas puesto que ellas tienen capacidad de actuar y actan efectivamente en el ejercicio de su capacidad. La biblioteca a su vez conserva tambin escritos, pero stos son el resultado del pensamiento literario o cientfico en el sentido ms amplio de este trmino. Los autores y responsables de la primera especie de escritos tuvieron la voluntad de sentar un acto y este acto de voluntad se encuentra acompaado de escritos; los actos privados tienen en el fondo el mismo carcter. Pueden ser actos de una familia, de una sociedad erudita o de una institucin cualquiera sin carcter pblico. Todo escrito centrado alrededor de un acto personal o de un ente pblico o privado est destinado a ser conservado en los archivos, sean pblicos o privados. 56

Los archivos tienen la custodia de los escritos de decisin y accin, la biblioteca por su parte conserva los escritos de pensamiento.18 Documento El documento es la materia prima de la Diplomtica, de la Archivologa y de las Tcnicas Documentales; objeto de la Archivologa y las Ciencias de la Documentacin. Documento en s significa cualquier smbolo convencional, escrito o dibujado, que puede servir para suministrar o conservar la informacin. Su definicin vara de acuerdo con la rama del saber que lo estudia. En su etimologa, el trmino documento deriva del vocablo latino documentum, ste a su vez del verbo docere que significa ensear. Se modifica sutilmente de su ascendencia griega doxein que significa parecer o ser opinin de alguien. El documento, en sentido amplio, es una entidad fsica, simple o compuesta, idnea para recibir, conservar y transmitir la representacin descriptiva, emblemtica o fontica de una determinada realidad relevante. El soporte puede ser papel, vdeo o cinta magnetofnica; la docencia, docere, puede radicar en los signos de la escritura, las imgenes del vdeo o los sonidos grabados en cinta. En un sentido estricto, por documento se entiende al recipiente, soporte o envase en el que se vierten por escrito manifestaciones o declaraciones. Los documentos pueden ser pblicos cuando estn autorizados por un notario o un funcionario pblico competente, con las solemnidades requeridas por la
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Trabajo extractado de Arvalo Jordn, Vctor Hugo, op. cit.

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ley; o privados, cuando se redactan las partes concernidas en los mismos, por s solas o con la intervencin de terceros consejeros, asesores, abogados que no poseen condicin de funcionarios pblicos pero que estn capacitados especial y legtimamente para ello. Los documentos pblicos suponen prueba, aun contra terceros, del hecho que motiva su otorgamiento y de la fecha de ste; tambin constituyen prueba respecto de los contratantes y sus causahabientes, de las declaraciones que en ellos hubieran hecho los primeros. Las copias de los documentos pblicos de que exista matriz o protocolo, impugnadas por aquellos a quienes perjudiquen, slo tendrn fuerza probatoria cuando hayan sido cotejadas de la forma debida; si resultare alguna variante entre la matriz y la copia, se atender al contenido de la primera. La fecha de un documento privado no contar, respecto a terceros, sino a partir del da en que hubiera sido incorporado o inscrito en un registro pblico, desde la muerte de cualquiera de los que lo firmaron o bien desde el da en que se entregara a un funcionario pblico por razn de su oficio. Los documentos privados formalizados para alterar lo pactado en escritura pblica no perjudicarn a terceros. Las tcnicas descriptivas en los archivos se realizan sobre objetos que ensean. Precisando este concepto general, Federico J. Fin y Luis A. Hourcade han sealado que documento es todo aquello que bajo la forma de relativa permanencia puede servir para suministrar o conservar informacin.19

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Tanodi, Aurelio, Manual, p. 25.

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Los documentos archivsticos son aquellos que se producen por entes jurdicos, en el transcurso de las actividades desarrolladas hacia un fin determinado, sustentado por los efectos de la comunicacin. Para decirlo en el lenguaje de la ciencia diplomtica, el documento est formado por dos elementos fundamentales: la actio jurdica y la conscriptio. El primero se refiere al hecho, asunto o negocio documentado; y el segundo indica la puesta por escrito de aquel. Por supuesto, si falta uno de ellos no existe tal documento.20 Se define el documento como cualquier soporte de cualquier ndole que contiene informacin de inters para una determinada materia.21 Al decir soporte se especifica como papel, cinta magnetofnica, tela, papiro, pergamino, etc., cualquier objeto que en su contenido guarda un signo determinado como informacin que deber ser extrada por quien o quienes se interesen. Bsicamente, los documentos archivsticos pueden ser clasificados en los siguientes grupos: Documento privado. Redactado por las partes interesadas, con testigos o sin ellos, pero sin intervencin de notario o funcionario pblico que le d fe o autoridad. Documento producido por las entidades privadas y los particulares. Documento pblico. El otorgado o autorizado, con las solemnidades requeridas por la ley, por notario, escribano, secretario judicial u otro funcionario pblico competente para acreditar algn hecho, la manifestacin de una o varias voluntades y la fecha en que
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Tanodi, Aurelio, Manual, p. 18. FID (Federacin Internacional de Documentacin).

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se producen.22 Documento producido por entidades pblicas o estatales. Documentos administrativos. Los provenientes de la autoridad administrativa o los autorizados por ella. Cualquiera relacionado con la administracin pblica. El de carcter privado, desde que se incorpora a un expediente o a actuaciones de ndole administrativa. El relacionado con la administracin, gestin econmica y organizacin de los asuntos privados. A efectos registrales, los que, por reunir autenticidad y proceder de autoridades o funcionarios pblicos, tienen acceso al Registro de la Propiedad, como admisible y eficaz titulacin.23 Documentos judiciales. Cualquiera de las resoluciones de los jueces o magistrados de las jurisdicciones contenciosa o voluntaria: sentencias, autos y providencias. Los que forman parte de autos, aun provenientes de una parte y otro interesado que la causa o requerido de ella. Las comunicaciones a las partes y a terceros, citaciones, emplazamientos, notificaciones, edictos, las diversas formas documentales de relaciones jerrquicas y con otras jurisdicciones o autoridades; suplicatorios, exhortos, mandamientos, cartas, rdenes y despachos y oficios diversos. A los efectos de los registros de la propiedad, los que cumplen la funcin de titularidad que en los actos y contratos inscriptos o inscribibles se requiere.24
Gaceta Oficial de Bolivia, Cdigo Civil, publicacin oficial, vigencia desde el 2 de abril de 1976, 1975, p. 344. 23 Piazzali, Luis F., Documentos, conceptos, definiciones, Santa Fe, 1977. 24 Idem.
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Documento heurstico-histrico. Escritos, con existencia propia e independiente, mediante los cuales quedan garantizados los hechos jurdicos, con arreglo a formas determinadas que cambian segn la persona, el tiempo, el lugar y el concepto, de tal manera que estos testimonios escritos resultan idneos para el cumplimiento de fines jurdicos.25 Reiterando el concepto, decimos que documento se aplica a todas las informaciones, cualesquiera sean sus soportes o sus caractersticas, producidas o recibidas y conservadas por un servicio en virtud de sus obligaciones legales o en razn de las exigencias de su actividad propia. En consecuencia, esos documentos pueden ser materiales escritos, ya sea a mano o a mquina, impresos o dibujados y grabados; grabaciones sonoras, fotografas o negativos. Tambin pueden ser vistas fijas y datos sometidos a tratamiento, ya sea por medio de fichas perforadas, impresas o codificadas, de cintas o de discos magnticos.26 Para el documento desde el punto de vista documentalista, tenemos la definicin de la FID citada; Amat Noguera tambin nos da una definicin: Todo conocimiento fijado materialmente sobre un soporte, y susceptible de ser utilizado para consulta, estudio o trabajo. Un utensilio irremplazable para transmitir los conocimientos, las ideas y dar cuenta de los hechos.27 Para Couture de Troismonts es toda base material de conocimiento susceptible de emplearse para la consulta, el estudio o como elemento de prueba. Es
Tanodi, Aurelio, Manual, pp. 18-19. Wimalaratne, K. D. G., op. cit., p. 7. 27 Amat Noguera, Nuria, Tcnicas documentales y fuentes de informacin, Barcelona, Bibliograf, 1978, p. 8.
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simultneamente un soporte, un conocimiento y un testimonio.28 En concordancia con estas definiciones dadas, comprendemos entonces que el documento es la base de partida, no slo para la Archivologa, sino para las Ciencias de la Documentacin. Resumiendo, observamos que todas las definiciones, de alguna u otra manera, contienen tres elementos: a) Un elemento de carcter probatorio. b) Un elemento tangible, soporte. c) Un elemento informativo. Estos tres elementos nos dan un concepto aproximado de lo que es el documento, y de cules son los elementos a los que debemos dar mayor importancia para la descripcin; conceptos muy amplios por cierto, porque todo, en realidad, todo lo que existe es un documento. Si observamos un pedazo de tiza y sabemos obtener un determinado tipo de informacin, vemos que el pedazo nos da continuamente informacin, primero por el color, la forma nos dar un concepto de trabajo, de cultura, sus componentes qumicos son otro tipo de informacin. Los archiveros prefieren delimitar el concepto, encerrndolo en aquellos documentos producidos por una determinada actividad, lo cual ayuda a limitar los elementos propios de un archivo. En descripcin, cuando se estudian los caracteres internos y externos del documento, se consideran esencialmente dos aspectos diferentes: a) La forma. b) El contenido.
Troismonts, R. Couture de, Manual de tcnicas en Documentacin, Buenos Aires, Marymar/Paideia, 1975, p. 7.
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Al hablar de caracteres externos nos estamos refiriendo entonces a la forma, los datos evidentes, aquellos aspectos visibles de primera instancia de los documentos: color, tamao, forma; aspectos que determinan su clasificacin. Al hablar de caracteres internos nos referimos a su contenido, los datos latentes, aquellos que es necesario profundizar para conocer. Estos aspectos son determinantes de las tcnicas documentales en la Archivologa. As, tenemos que los documentos se ordenarn por su forma y se clasificarn por su contenido, que son las bases fundamentales de la descripcin. El expediente El expediente es el conjunto de papeles de trabajo que tienen una especial importancia debido a que su contenido no es nicamente de utilidad para el ejercicio que se tramita, sino para trmites, consultas y utilizacin posterior; esto se debe a que el expediente contiene informacin orgnica, econmica, de balance, de control interno, histrico, de actas, etctera. La utilidad del expediente, se hace efectiva en el momento que se acude a su consulta sobre diferentes aspectos del trmite; algunos de stos sern, por ejemplo, la seccin en que se encuentran los nombres y categoras de los funcionarios y los empleados, as como la organizacin de las oficinas; por lo que, como se puede ver, el expediente sirve para todos los ejercicios ya que en l, se puede decir, est la historia de la vida de una empresa condensada en extractos de actas de asamblea, sistemas de contabilidad, de organizacin inter63

na, etc. Otros sern extractos de estados financieros de ejercicios anteriores. La dinmica del desarrollo de las instituciones modifica permanentemente los distintos procedimientos y trmites, lo cual hara imposible comprender actitudes pretritas y los cambios que sufren de un ao para otro. Para el usuario sera muy engorroso y en cierta forma difcil, poder recabar entre los papeles de trabajo informaciones de cinco aos atrs, inclusive para la subsistencia de las instituciones que permanentemente requieren informacin sobre: contratos, actas, comisiones, cuentas, costos, etctera. En cambio, al contar el usuario con un legajo, donde en forma ordenada le es posible recuperar diversas informaciones de las actuaciones anteriores, podr sin duda alguna realizar una mejor y rpida recuperacin de la informacin requerida y las modificaciones sufridas en el transcurso del trmite. La principal razn para que exista el expediente es precisamente el ahorro de tiempo, que repercute, en primer lugar, en una actuacin ms acelerada y completa; en segundo lugar, es un gran auxiliar de la administracin, ya que se podr estar ms seguro de que el personal que realiz las distintas etapas del trmite podr asumir las responsabilidades consecuentes a su funcin; de ah la conveniencia de que antes de empezar cualquier descripcin, hay que realizar una revisin del expediente y tratar de que tenga una clasificacin que vaya de acuerdo con las necesidades de la misma. El expediente debe estar planeado en tal forma que cualquier persona, con ciertos conocimientos previos, pueda encontrar la informacin histrica, estadstica o contable de la institucin. 64

Cuando no existe o en los casos que no es posible consultar el expediente, el usuario tiene que ocupar mucho tiempo en las investigaciones necesarias para hacer el planeamiento de su trabajo, de acuerdo con los procedimientos seguidos por la institucin. Al estudiar los papeles del expediente, el usuario evita hacer preguntas, que daran una falta de cooperacin de los empleados con el usuario, al darse cuenta de la ignorancia de ste al respecto. Es humano que una persona que ha estado en un puesto dentro de una organizacin durante varios aos, no vea con buenos ojos al usuario, que de un da a otro se va a enterar de la forma de trabajo de aquel y que posiblemente llegue a dar sugerencias para el mejoramiento de los sistemas de trabajo. En resumen, podemos sintetizar las ventajas del expediente en los siguientes puntos: a) Ahorro de tiempo. b) Papeles de trabajo. Como es natural, durante el transcurso de la investigacin hay un sinnmero de trabajos que estn relacionados con actuaciones anteriores. En consecuencia, la necesidad del expediente se refleja precisamente porque en l se encuentra toda la informacin que recabamos en aos anteriores y que ser aplicable a las actuaciones subsecuentes. c) Conocimiento rpido de la institucin. Cuando un investigador o un archivero van por primera vez a una institucin, con estudiar los expedientes se dar una idea de la clase de institucin de que se trata y llegar con la confianza de que conoce la forma de trabajar del mismo, determinando as a qu renglones, durante el curso de su trabajo, les dar mayor importancia. 65

Una de las bases principales para la formulacin del programa descriptivo es el expediente. De ah la conveniencia de que se planteen las diferentes secciones con base en las necesidades de la institucin. Del expediente es de donde sale en ltimo trmino la informacin que ms interesa a los investigadores y usuarios. Es conveniente que al formular el expediente se haga con la idea de que va a ser utilizado por varios aos consecutivos, por lo que deber constituirse con carpetas especiales de material suficientemente durable que soporte el trato constante durante un largo perodo y, como ser manejado por diversas personas, deber tener claridad completa en sus explicaciones. Podemos sintetizar la conveniencia del expediente, en los siguientes puntos: a) La certeza de que al finalizar un trmite, se evidencia que ha seguido las normas preestablecidas y, en consecuencia, hay menos probabilidades de omitir alguna revisin de los investigadores y usuarios. b) Conocer rpidamente los principales aspectos de la institucin para tener establecido el plan de trabajo descriptivo en las diferentes etapas del trmite. c) Aparte de conocer aspectos que nos ayudarn al mejor desarrollo de nuestro trabajo, tendremos una mejor comprensin sobre la organizacin de la entidad, lo que nos ayudar enormemente al conocer las responsabilidades de cada sector administrativo, las distintas categoras en que est dividida y, en algunas ocasiones, la personalidad de la institucin; en una palabra, la organizacin institucional.

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Informacin La principal funcin del archivo consiste en procesar la informacin para acceder a los documentos. Para brindar una informacin eficiente, conoce cada uno de los pasos del flujograma documental, desde su creacin hasta su archivado correspondiente cuando no interviene en la gnesis documental, persigue al documento paso a paso, pacientemente, lo clasifica, lo ordena, lo describe, lo selecciona hasta llegar un momento en que tiene toda la documentacin depurada, arreglada convenientemente para que el investigador y el usuario, puedan absorber la informacin encerrada en los documentos. El estudio terico de la informacin es muy reciente, podramos decir que surge despus de la segunda guerra mundial. Existen dos puntos de vista para estudiar a la informacin: como fenmeno y como proceso. La informacin como fenmeno es considerada como producida por agentes externos al hombre, que influye sobre su consciente, modificando su conducta y motivndolo a tomar actitudes consecuentes. La informacin como proceso, es una consecuencia de la documentacin que condiciona conscientemente a las actividades del intelecto y repercute en el desarrollo individual y social. La informacin como proceso corresponde al anlisis documental archivstico, como consecuencia de actividades desarrolladas por el hombre y est sujeta a la voluntad humana en su creacin, organizada y suministrada segn las necesidades del consultante. Existe en la actualidad un sinnmero de actividades en la informacin, conformando teoras tendien67

tes a estabilizarla como ciencia o como disciplina. Al respecto, existen problemas de terminologa, como en todas las ciencias y disciplinas en formacin. Se propuso tambin la palabra Informologa Leupolt, que es de difcil aceptacin por el predominio de otros trminos no adecuados. Informologa sera un sinnimo de Informatologa, as el problema de la terminologa contina. En la actualidad, y an en estudio, existen proposiciones para dividir el problema de la informacin, as se hablara de: Informologa inorgnica. Se refiere al soporte que contiene la informacin como el papel, cintas perforadas, magnticas, etc. Tal vez sea necesario considerarlo con los diplomatistas y palegrafos que realizan estudios sobre los soportes en su clasificacin de materias duras: piedras, metales, mrmol, etc., y las materias blandas: papel, papiro, pergamino, etc., que alguna experiencia pueden aportar al respecto. Informologa orgnica. Hace referencia al hombre como soporte de informacin, un campo muy amplio y con perspectivas insospechadas. Informologa social. Alude a las labores de investigacin sobre los sistemas de clasificacin y sistemas descriptivos. Informologa especializada. Se refiere a instituciones de cierta especializacin, como las bibliotecas y los centros de documentacin. La Informologa especializada incluye en su mbito a la informacin especializada como referencia a los aspectos culturales, cientficos, tcnicos, recreativos, prcticos, etc., tratados normalmente por especialistas de cada materia especfica. 68

Informologa documentogrfica. Hace referencia a los procesos de clasificacin, anlisis, tcnicas descriptivas, propiamente a las acciones y actividades realizadas por el archivo. Documentografa es un trmino que intenta acercarse a bibliografa; paralelo al trmino de archivala propuesto por Aurelio Tanodi. Informatologa documentalstica. Alude a los procesos de comunicacin, es equiparable a la comunicacin masiva. Informatologa tcnica. Se refiere a los medios mecnicos y electrnicos para el uso de la informacin, propiamente sera lo que denominamos como Ingeniera de la Documentacin. En la actualidad se considera a la informacin como un bien de consumo, es decir, es susceptible de ser comercializado y estudiado desde un punto de vista socioeconmico. Al ser estudiado desde este punto de vista, aflora el trmino costo de la informacin. Lamentablemente, la mayora de los gobiernos de Amrica Latina no han tomado plena conciencia sobre este problema, adems de que se requieren inversiones de gran escala para una adecuada ordenacin de sus archivos; stos crecen da a da, el desorden es mayor en la medida en que crecen y las necesidades de informacin aumentan en la misma proporcin que crecen los presupuestos necesarios para corregir estos errores. La negatividad de eficiencia en la mayora de los archivos consiste en que la informacin ha sido preparada con un fin prefijado: servir a la historia nicamente. En la actualidad este concepto est paulatinamente desechndose. Evidentemente, los ministerios de gobierno y de relaciones exteriores pueden producir do69

cumentacin histrica, pero qu sucede con los ministerios de Economa, de Industria y Comercio, de Agricultura?, lo ms probable es que existan documentos que permitiran la investigacin especializada en estos rubros, toda inversin se justificara desde ese punto de vista. La mayora de los trabajos de Archivologa que hemos tenido la oportunidad de leer se ocupan esencialmente de la clasificacin y la ordenacin, o de la descripcin documentaria, pero lamentablemente la informacin no ha sido enfocada sino en trminos generales, es decir se toma al archivo como servicio de y para la institucin que lo gener y, posteriormente, para un servicio a la comunidad a travs de los archivos histricos. Estos dos aspectos son esenciales en el archivo, pero ello no quiere decir que ste slo sirve para estos objetivos. El problema es que en la mayora de los casos, por el preconcepto que se tiene del archivo, trabaja personal relacionado con la Historia o las investigaciones histricas, de ah que se generaliza la idea de que el archivo sirve nicamente a la Historia. Tambin es de considerar que la seleccin documental ha sido elaborada con esas concepciones, es decir se desecha todo aquello que no sirva para la Historia, lo cual es un error lamentable. La informacin es una clave esencial en el manejo documental, encerrando una gama de factores de bien comn. Esencialmente desde el punto de vista del archivo, la informacin puede servirnos: a) Para el servicio a la entidad creadora. b) Para el servicio a la sociedad histrica.

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c) Para adquirir el conocimiento necesario en la evolucin social. d) Como testimonio de la cultura de los pueblos. e) Como condicionante del comportamiento tanto individual como del medio social afectado. f) Como un bien de consumo que, con el desarrollo de los pueblos, se hace cada vez ms necesario. g) Como poder: econmico, poltico, social.

ASPECTOS TERICOS Describir, como parte componente de las tcnicas documentales, es representar cosas, sensaciones, pensamientos o personas mediante el lenguaje, refiriendo o explicando sus distintas partes, cualidades o circunstancias; definir una cosa no por sus predicados esenciales, sino dando una idea general de sus partes o propiedades. Esta definicin generalizada, tomada del diccionario, concepta aproximadamente el acto de describir. En el quehacer archivstico, utilizamos la descripcin aplicada al documento. La aplicacin de conocimientos modernos en la descripcin contribuye en gran manera a una comprensin cabal del acto de describir, as tenemos algunos aportes de la Teora de las Descripciones de Bertrand Russell, con el consiguiente desarrollo y la interpretacin de Fregue y de Wittgenstein:29 Descripciones definidas. Son aquellas proposiciones especficas que determinan aspectos singulaAnscombe, G. E. M., Introduccin al Tractatus de Wittgenstein, Buenos Aires, El Ateneo, 1977, pp. 30-31.
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res que permiten identificar el objeto de estudio. Este tipo de descripciones definidas son las de mayor utilizacin en el campo archivstico, al utilizar datos proposiciones concretos sobre determinados documentos. Ejemplo: Decreto Supremo N 2546/82. Descripciones indefinidas. Consideradas aquellas proposiciones que son genricas y determinan aspectos muy amplios que no permiten identificar el objeto de estudio, sino de una forma muy abstracta. Este tipo de descripciones se emplean generalmente en forma conceptual, muy utilizado para la clasificacin documental. Ejemplo: actas. Estas dos definiciones auxilian conceptualmente en la identificacin del documento anlisis documental, pero no implica que puedan demostrarlo, porque la identificacin es un concepto a posteriori. En la descripcin documental cada descripcin representa un objeto, las proposiciones que acompaan en la oracin o el auxiliar descriptivo, y expresa generalmente lo que se dice con respecto al documento-objeto; esto nos permite tener una idea de los descriptores. No siempre todos los datos utilizados en la descripcin pueden utilizarse como descriptores, sino como auxiliares de conceptos. Es decir, los descriptores generalmente son nombres propios y reales del objeto o documento. Los datos son conceptos o trminos que significativamente no podemos descomponer en unidades expresivas ms pequeas para nuestros propsitos. Pueden estar estructurados como en el caso de fecha, que para nuestros anlisis, necesariamente tiene una estructura de da, mes, ao.

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La informacin mnima que se puede utilizar en la descripcin es un nombre y su descriptor: Ejemplo: decreto, de gobierno a) Provincial. b) Nacional. Tambin puede incluir: a) Nmero. b) Lugar (geogrfico). c) Fecha. El nombre deber ser elegido entre los trminos que tengan mayor significacin posible para el usuario. Estas alternativas nos conducen acertadamente a pensar que no siempre las descripciones representan algo real y tangible: a) Un sustantivo o nombre propio representa al objeto porque as se llama. b) Una proposicin puede ser verdadera aun cuando su contenido no sea real; este aspecto es comprobable por el mtodo diplomtico. c) Una proposicin puede ser falsa aun cuando su contenido sea real. d) Una proposicin debe ser verdadera no slo por su estructura sino tambin por la verificacin del hecho al cual se refiere. La descripcin archivstica consiste en el empleo de tcnicas que permiten crear auxiliares o instrumentos de informacin, auxiliares de investigacin, que tienen por objetivo principal poseer un conocimiento seguro y completo de los documentos existentes en el archivo, los mismos que son proporcionados al utilizador, al investigador, usuario o pblico, cubriendo sus necesidades de informacin. Es un hecho conocido de todo el mundo que el entorno en que vivimos cambia a 73

un ritmo jams experimentado anteriormente, que los conocimientos tcnicos acumulados y los recursos informativos crecen exponencialmente y que ya nadie puede seguir hasta el final del curso de su vida como lo hacan nuestros padres y nuestros abuelos con los conocimientos adquiridos durante su estancia en la escuela. 30 No es suficiente que un archivo est clasificado en debida forma y ordenado de acuerdo con normas preestablecidas, sea cual fuere su cantidad documental. Es necesario tener una herramienta adecuada para utilizar en sus mximas posibilidades la informacin, al mismo tiempo que estas herramientas nos permitan ahorrar tiempo y economa. En la primera Reunin Interamericana sobre Archivos Washington, DC, 1961 se acord la siguiente definicin de descripcin: El conjunto de actividades que despliega el archivero para preparar catlogos, ndices, inventarios y otros instrumentos descriptivos de los documentos. La descripcin consiste en enunciar los caracteres internos y externos de los documentos .31 Lgicamente que al hablar de informacin nos referimos a la documental, como datos necesarios que le interesan al usuario. La funcin de la descripcin es la de conocer la existencia documental constancia de existencia: a) Para control auxiliares descriptivos de control.
Stibic, Vlado, Sistemas de documentacin y archivo en despachos y oficinas. Medios y mtodos, Madrid, ATE, 1982, p. 13. 31 Boletn Interamericano de Archivos, vol. 1, Crdoba, Centro Interamericano de Formacin de Archiveros, 1971, p. 88. Corresponde a la Resolucin N 6. Terminologa archivstica, Glosario de trminos archivsticos.
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b) Para la consulta o investigacin. Entre otros beneficios y objetivos de la descripcin, podemos citar: a) Estimular la utilizacin de la informacin, dada a conocer mediante los auxiliares descriptivos que permiten una recuperacin de informacin para la investigacin, en forma adecuada, rpida y eficaz. b) Evitar prdidas de informacin obtenida. c) Ampliar los recursos de informacin de modo que se pueda utilizar un mayor porcentaje del habitual. d) Mejorar la organizacin de los conocimientos almacenados en los repositorios documentales. e) Relacionar hechos e ideas que permitan descubrir asociaciones y conclusiones ocultas. La descripcin del documento constituye la parte ms importante del quehacer archivstico, por cuanto debe mostrar en detalle, en qu consiste el tipo documental o clase determinada. Para alcanzar los fines explcitos de la descripcin, necesariamente recurrimos a una serie de procedimientos como: a) Evaluacin de los documentos correspondientes a cada archivo. b) Eleccin del sistema descriptivo que se ha de utilizar, teniendo en cuenta las distintas ventajas que nos brinda cada sistema, incluyendo la utilizacin de ordenadores. c) Realizacin de las distintas actividades con el propsito de complementar toda la informacin referente al documento. Estas labores son bastante delicadas porque se debe obtener la informacin de manera que nos indique el contenido general de la serie y, al mismo tiempo aque75

llos aspectos que pueden caracterizar las diferentes clases y tipos documentales. En estos casos, lo que se quiere obtener con la descripcin es un detalle que sirva al mismo tiempo como identificacin de la serie, y nos d la pauta correcta de las actividades desempeadas. Un contador no acudir al archivo para preguntarnos por un documento con tal nmero o tal vez s; generalmente preguntar por el comprobante de pago nmero tanto, puesto que es el nombre del tipo documental que utiliza para identificar al documento, nos dar una fecha aproximada. En nuestro detalle tendremos entonces: por tipos documentales, comprobantes de pago, de enero a marzo, suponiendo que la unidad documental encierre esos meses, as nos aproximamos fcilmente al documento requerido. Es bueno tener en consideracin: a) Qu contienen los tipos documentales en su informacin, sobre todo si se trata de formularios para los que se ha estudiado previamente el tipo de informacin necesaria que deben contener. b) Cmo se ubica la informacin solicitada, es decir, cules son los mtodos y las herramientas utilizados en tales acciones. c) Para qu se guarda la documentacin, a fin de poder apreciar la finalidad y alcance del trabajo, esfuerzo y material empleado con relacin a la importancia de la informacin reunida. d) Cundo dejar de tener valor el documento, puesto que al cumplirse cierto perodo slo se toma como referencia o con un mnimo uso de la informacin, lo que puede no justificar el espacio que ocupa y econmicamente hablando la manutencin del documento exige gastos que pueden ser superfluos. Sobre este as76

pecto existe generalmente una legislacin que regula estos perodos de utilidad de los documentos. e) Dnde se produce el documento, dnde se efecta el trmite, dnde se archiva. De acuerdo con las observaciones anotadas, tendremos entonces un concepto ms claro en las tcnicas descriptivas.

Denominamos tcnicas descriptivas a la apertura o empleo de sistemas adecuados a la realidad documental, que nos permita la recuperacin del documento y de la informacin contenida.

Al realizar un anlisis sobre el tema de describir, se nos plantean los siguientes problemas: Problema 1. El archivero encuentra algo difcil aprender y comprender lo suficiente sobre la administracin que ha de ser beneficiada por los auxiliares descriptivos, teniendo en cuenta que esta informacin ha de ser volcada tanto para satisfacer la demanda de informacin de la entidad productora y como para cubrir la demanda del usuario, que no siempre utiliza el mismo lenguaje de la administracin. Ocurre que el sistema descriptivo es de lo ms correcto y excelente, pero no satisface alguna demanda, caso especfico, el usuario o el investigador. Cuando se presente este tipo de problemas en el acto de describir, debemos considerar especficamente cules son los trminos empleados en la descripcin, que normalmente obedecen a los conceptos vertidos subjetivamente por personas que ocupan puestos cla77

ves en el tratamiento de la documentacin y de la informacin. Este subjetivismo est sujeto incluso a un lenguaje local con una comprensin distorsionada de lo que realmente significa la carga semntica del trmino empleado. Problema 2. Los usuarios no conocen an las posibilidades de las tcnicas descriptivas en cuanto a capacidad informativa. Tienen el concepto de que al encontrar auxiliares descriptivos adecuadamente elaborados, han de obtener todas las respuestas acertadas al tipo de su demanda de informacin. Es necesario entonces realizar modelos de auxiliares descriptivos que les permitan comprender qu respuestas han de obtener en su consulta, y que ms all de los modelos indicados, es necesario realizar una investigacin interna para obtener los resultados requeridos. Problema 3. El archivero puede verse abrumado por los detalles en cuanto a los elementos en juego para la descripcin de los documentos. El trabajo descriptivo consiste en estructurar todo un plan para determinar los descriptores, lo que nos proporcionar una gama de informaciones sobre la situacin planteada. Este problema suele presentarse cuando existen desfases y comnmente existen entre los procedimientos administrativos y los documentos producidos, las polticas de uso de la informacin y la enorme variedad de facetas presentadas en la administracin. La descripcin en s es una labor de detalles, pero el archivero deber tener los conocimientos necesarios para realizarla, volcando sus conocimientos en esquemas o estructuras, analizando las existentes sobre los organigramas y flujogramas. 78

Problema 4. El auxiliar descriptivo ya elaborado, si tuviera que tomar en cuenta slo a los usuarios, tendra sentido en este aspecto, pero puede que no sea de mucha utilidad para los archiveros. Para lograr un diseo fsico de los auxiliares descriptivos, stos deben ser realizados en permanente consulta con las reas afectadas, con conocimientos actualizados, basados en la demanda de informacin lgica, evitando un exceso de comentarios aclaratorios. Lgicamente que cuantos ms comentarios requiera un auxiliar descriptivo, tcnicamente estar mejor logrado, pero no ser una herramienta eficaz al servicio de la comunidad de consumo de la informacin. Superado el concepto de describir, hablamos de tcnicas documentales como el empleo de diversos conocimientos, tcnicas y mtodos para lograr un proceso adecuado de la informacin contenida en los documentos de archivo. Al hablar de conocimientos y tcnicas, nos referimos concretamente al conjunto de componentes relacionados entre s que tienen por finalidad la accesibilidad documentaria e informativa. Esta definicin ha de ser mejor comprendida al estudiar los caracteres internos y externos de los documentos. La labor descriptiva, bsicamente no es nada ms que un anlisis de los orgenes de los documentos, de los tipos documentales que integran la documentacin, incluso los atributos particulares de cada tipo, del lugar y fecha de su confeccin, de las actividades que resultaron en su formacin, de los temas que abarcan las actividades y de los caracteres externos de los documentos.32
Vzquez, Manuel, La ordenacin en la metodologa archivstica, Revista del Archivo General de la Nacin, vol. VIII, Buenos Aires, 1979, ao VIII, p. 27.
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Con la prctica, se puede observar que el desarrollo de las tcnicas documentales influye sobre la tradicin archivstica en determinadas reas geogrficas; as tenemos que la diferencia de la documentacin existente entre angloamrica e iberoamrica, est dada por la iniciativa estatal en el caso iberoamericano y por las concesiones privadas en el caso angloamericano. As es como las colecciones particulares referentes al perodo colonial no se encuentran en los archivos sino en las Juntas de Historia. Amrica Latina tiene una larga tradicin archivstica, propiamente desde Carlos V. Norteamrica y Canad inician su preocupacin archivstica recin en la dcada del 30, pero su desarrollo ha sido muy rpido. La preocupacin de Amrica Latina consiste en lograr un desarrollo en sentido paralelo a su produccin documental, pero su acervo documental es mucho mayor. En el empleo de auxiliares descriptivos, los latinos no siguen la lnea o escuela americana, sino la espaola, as es como la tradicin histrica justifica esta tendencia. Justificacin de las tcnicas documentales Un auxiliar descriptivo es la representacin por escrito de la informacin de documentos especficos. Por ser producto de actividades de una institucin, se registran tambin aspectos de la organizacin de la entidad productora y sirve sobre cualquier objetivo, para la consulta del usuario quien manifiesta permanentemente necesidades de informacin.

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Toda toma de decisiones y actos de investigacin, requieren de una permanente alimentacin de informacin, algunas de estas necesidades son: a) Saber si existen precedentes sobre determinados actos de la administracin y cules son los procedimientos realizados para la toma de decisiones. b) Conocer, en el campo de la investigacin, los contenidos documentales, e inclusive, si se han realizado algunas investigaciones sobre el tema, tanto en lo administrativo como en lo cientfico o histrico. c) Necesidad de informacin en el curso de un trabajo de investigacin. Generalmente, tanto el usuario como el investigador, requieren de datos precisos, sea en un trmite o en un trabajo de investigacin en curso, por lo que se hace necesario encontrar y verificar informacin adecuada a cada una de las necesidades. El auxiliar descriptivo es el documento resultante de los anlisis documentales y representar los distintos aspectos para la evaluacin de documentos, lo que nos conducir a una seleccin adecuada. La necesidad de distinguir entre el anlisis documental y sus tcnicas documentales y considerarlas en dos etapas separadas del proceso de evaluacin documental. Se manifiesta en las siguientes razones: a) El anlisis documental persigue conocer a fondo las caractersticas de los documentos y su utilidad en la administracin. Con este fin se registran los aspectos importantes de la informacin contenida, permitiendo conocer los mtodos utilizados para la gestacin como accin y efecto de gestar o gestarse (A. schwangerschaft, trchtigkeit; F. gestation; I. gestation; It. gestazione; P. gestao) y gestin como accin y efecto de gestionar o accin y efecto de administrar (A. fhrung, betrei81

bung; F. gestion, dmarche; I. agency, step; It. gestione, prtiche; P. gesto, gerencia). Figura que se emplea como preparacin para el nacimiento de algo del documento, de modo que se pueda apreciar en conjunto, lo que representa el documento y su importancia dentro de la organizacin. Por ello muchas veces es necesario programar distintos auxiliares descriptivos que permitan reconocer las funciones (A. funktion; F. fonction; I. function; It. funzione; P. funo) como capacidad de accin o accin propia de los organismos, como capacidad de accin o accin propia de los cargos y oficios de los organismos, actividades como la facultad de obrar, diligencia, eficacia, o como conjunto de operaciones o tareas propias de una entidad (A. ttigkeit, wirksamkeit; F. activit; I. activity; It. attivit; P. actividade) y acciones como ejercicio de una potencia; como efecto de hacer; como conjunto de actitudes, movimientos y gestos cuyo fin es hacer ms eficaz la comunicacin (A. handlung, wirkung, tat, aktie, klage; F. actions; I. actions; It. azione; P. aco) o como productoras de documentos, para lo cual usamos lenguajes convencionales o estructurados. En el anlisis documental previamente se ha determinado la importancia de cada tipo documental. b) El anlisis documental centra su atencin en los contenidos semnticos de cada tipo documental. Como en una organizacin puede existir una cantidad apreciable de tipos documentales similares entre s, para no tener que evaluarlos individualmente, es recomendable representarlos en una descripcin estandarizada segn las funciones, acciones y actividades clasificacin, sin entrar en detalles que diferencian a las acciones. Estas descripciones estandarizadas, repre82

sentan la relacin entre las diversas actividades y los tipos documentales generalizados. Reflejando obviamente, la organicidad de la empresa. c) El anlisis documental, siendo bsico para el conocimiento de los tipos documentales, presenta informacin que podr inducir en la interpretacin errnea de contenidos de informacin de los tipos documentales respectivos. Por ese motivo, la elaboracin de los auxiliares descriptivos resulta recomendable, puesto que constituye una tcnica que permite visualizar en forma real y objetiva a las unidades documentales. d) Otra justificacin de la tcnicas documentales, se refiere a la determinacin y asignacin de denominaciones adecuadas al contenido esencial de las unidades documentales. Es muy comn observar que las organizaciones se preocupan muy poco por normalizar las denominaciones de las unidades documentales, lo que genera que en muchos casos existan denominaciones al azar o arbitrarias que no dicen nada del contenido de informacin en las unidades documentales. Pueden observarse diversidad de nombres para un mismo tipo documental, lo cual dificulta una administracin adecuada de la informacin, o bien existen nombres comunes para documentos diferentes. Fuera de los problemas de orden prctico que estas situaciones pueden producir, tambin ocasionan conflictos en la ordenacin y clasificacin documental y lgicamente inciden en las tcnicas documentales. e) Mientras que el anlisis documental proporciona datos de los diferentes contenidos de informacin y tipos documentales, tal cual son en realidad en un determinado momento, la preparacin de auxiliares 83

descriptivos permite contar con documentos objetivos y valederos para un tiempo amplio y prudencial. Programa documental Normalmente, se tiene por programa documental a la eleccin de sistemas a realizar en el archivo para un tratamiento de la informacin efectiva; pero, para lograr un mejor servicio, incorporamos en el programa algunos aspectos que permiten al archivero conocer primero la produccin documental, a travs de un anlisis documental, evaluar la informacin y posteriormente administrar la informacin adecuada a las necesidades de cada archivo. Para realizar convenientemente un programa documental es necesario tener un conocimiento metodolgico de las tcnicas del trabajo intelectual, dentro del cual se encuentra inserto el programa mismo. Se cumplen as algunas etapas: Planificacin y control. Es la etapa primaria del trabajo intelectual; es necesario tomar en cuenta los distintos planes a llevar a cabo, cules son los inmediatos, de acuerdo con las necesidades del archivo, que se han de describir. Normalmente se realizan acciones a corto, mediano y largo plazo. Para no perderse en detalles, es necesario tener una prospectiva cronolgica de las acciones generales; paralelamente realizar una historia cronolgica de lo que se est cumpliendo. Dentro de la prospectiva, es necesario controlar los horarios de trabajo, tiempo en horas por trabajo realizado, que nos permitan conocer los clculos de tiempo y clculos econmicos.

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Tcnicas de estudio. En esta etapa se aplican las tcnicas de resmenes, extractos, metodologa a emplear, y redaccin de notas, sinopsis documentales y borradores. Es en esta etapa cuando se realiza un anlisis sobre las formas de almacenamiento de la informacin y el inicio de la indizacin. Documentacin. En esta etapa es necesario considerar sobre todo la actualizacin de la documentacin con la salvedad de los archivos cerrados, considerando aspectos principales como: a) Encontrar la informacin solicitada. b) Reunir datos de acuerdo con la demanda. c) Seleccionar la informacin de acuerdo con determinados temas. d) Almacenar estas experiencias, a fin de evitar repeticin de investigaciones. e) Organizar todos aquellos aspectos concernientes a los datos acumulados y acumulables para una ptima organizacin de la informacin. Estos aspectos nos llevan a tener un conocimiento adecuado sobre las necesidades y hbitos de informacin del rea de influencia de un archivo. Con el fin de: a) Tener conocimientos de las fuentes y lograr un aprovechamiento ptimo b) Lograr mtodos de acceso a la informacin en sus distintas etapas de organizacin. Tcnicas de presentacin. Se considera que no es suficiente efectuar un buen trabajo descriptivo, sino que es necesario realizar determinadas actividades que permitan una adecuada presentacin de la informacin, es decir, tener una clasificacin adecuada de cundo se presenta un informe, cundo se presenta una ficha de resumen o informacin verbal, considerndose: 85

a) La estructura del informe. b) El estilo. c) El argumento. Las tcnicas utilizadas en esta etapa, corresponden a las empleadas en la metodologa del resumen. La evolucin de las tcnicas nos conduce a la elaboracin de los auxiliares descriptivos. Elaborar es preparar el material necesario para la descripcin. ste puede ser el conjunto de medios audiovisuales, o instrumentos legibles a mquina, o bien simplemente tarjetas, fichas, o planillas, a los que hemos denominado tcnicas descriptivas o la redaccin de determinados documentos, auxiliar, resmenes o guas orientadoras del conjunto de documentos. Uno de los problemas que se presentan en muchos archivos, es la carencia de auxiliares correctamente elaborados. Existe una abundante literatura sobre este tema, pero carecemos de manuales con planteamientos descriptivos sobre los temas que deben transmitirse en los diversos niveles, claros, sencillos, fcilmente inteligibles, que conduzcan y orienten la labor de aprendizaje sin mucho desarrollo dogmtico y con dominio de la realidad administrativa de cada regin. La mayora de las veces se traducen obras sobre auxiliares descriptivos preparados para otros lugares y otras realidades. Esto puede resultar distorsionante. Antes de hacerlo es necesario reflexionar sobre su aplicabilidad a los casos concretos. Las normas propuestas por el CIA no siempre son una solucin, por la misma necesidad de profesionalizar en un buen porcentaje a quienes trabajan en la cuestin archivstica.

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Otra cuestin de inters es la conveniencia de intercambiar los referidos auxiliares entre las instituciones semejantes, lo que facilita la difusin y el conocimiento de experiencias variadas. Elaborar esos auxiliares supone dos etapas: una serie de operaciones previas vinculadas a la bsqueda de informacin y la ejecucin propia del documento que es redactarlo, corregirlo, ponerlo a disposicin de los usuarios; todas formalidades que pueden agruparse en: a) Redaccin. b) Tipografa. En lo que se refiere al aspecto tipogrfico, se toman todos los cuidados. a) La presentacin. b) La claridad. c) El tipo de letra, d) Las relaciones de informacin. e) Los diagramas. f) Los mrgenes con resmenes. g) El uso de colores. h) Ttulos destacados que faciliten el uso. Igualmente, el ordenamiento tipogrfico uniforme y un buen y detallado ndice. Son todos elementos que deben cuidarse y que redundarn en beneficio de la fcil comprensin. Todo auxiliar debe comenzar con una presentacin de los documentos descriptos. Y esa presentacin debe hacerse con lenguaje descriptivo; cumpliendo todos los requisitos formales de la expresin, informando y proporcionando orientacin mediante datos tcnicos accesibles y que atienda a la capacidad real de entendimiento de los usuarios. 87

A su vez, para que la exposicin de los auxiliares descriptivos sea didctica, debe cumplir los siguientes requisitos: a) Dominio de lo que es objeto de exposicin. b) Exactitud y objetividad de los datos presentados. c) Separacin ntida entre lo esencial y lo secundario. d) Organizacin de las diversas partes. e) Conclusiones. Son los elementos que ordenan una exposicin y la hacen fcilmente inteligible. Recoleccin de informacin. Toda elaboracin de auxiliar para un curso comienza con la recoleccin de la informacin necesaria, que se ubica en los documentos administrativos, contenida en: a) Expedientes. b) Resoluciones. c) rdenes de servicio. d) Reglamentos, etctera. e) Datos que surgen de las tablas. f) Organigramas. g) Grficas, etctera. En la observacin directa de estructuras y procedimientos, en las relaciones de dependencia y vnculos jerrquicos; en definitiva, en el anlisis de todo el complejo mecanismo administrativo, a travs de todo lo que de l puede expresarse algo. El anlisis debe hacerse en profundidad, sin descuidar ningn elemento o factor que sea determinante de la conformacin y ubicacin del documento. Adems, debe haber una valoracin y seleccin del auxiliar descriptivo escogido. Debe preguntarse si la informacin es pertinente. 88

La organizacin de la comunicacin. La idea que se tiene de un archivo pasivo, que slo responde a la demanda de la informacin, es obsoleta. Un archivo tiene una permanente comunicacin sobre el rea de su influencia, tanto en la comunicacin de sus contenidos como en el sistema de alimentacin de informacin. Consideremos entonces aspectos como: a) Programas de difusin de la informacin. b) Programas de alimentacin documental. c) Canales y medios de conduccin. d) Estrategias. e) Formas. f) Instrumentos. Y los distintos sistemas reprogrficos: a) Grficos. b) Diapositivas. c) Filmes. d) Proyecciones cenitales. e) Vdeo. f) Circuitos cerrados. g) Audiocasetes. h) Demostraciones. i) Etctera. Las tareas de la descripcin por lo general son lentas, y las necesidades del archivo son inmediatas, de ah que el archivero debe estar permanentemente informado sobre los sistemas a emplear en el archivo y su adecuacin a un bajo costo; teniendo en cuenta la irreversibilidad de la descripcin. Una vez utilizado un sistema, no se puede echar abajo todo un trabajo para empezar otro que aparentemente puede ser til, por esa razn se busca que los sistemas descriptivos a emplear, tengan opciones de modificacin sobre el mis89

mo trabajo realizado, sin perjudicar lo que ya se tiene elaborado. El entusiasmo por las novedades archivsticas, debe ser moderado, en forma adecuada, bajo riesgo de perjudicar al archivo con permanentes cambios en las labores de descripcin. Objetivos del programa En cierta forma, los objetivos del programa son los propios de la descripcin. Podemos enumerarlos: a) Tener un conocimiento amplio sobre los valores informativos de los documentos, a fin de determinar el grado de importancia y accesibilidad de cada tipo documental; b) Comprobar la existencia documental ingresada, la que se encuentra en movimiento y la de trmite; c) Hacer accesibles los documentos, para ello es necesario hacer un estudio sobre la informacin administrativa, tecnolgica y cientfica que pueda contener el documento; la accesibilidad no slo se cuestiona con el grado de accesibilidad que pueda tener cada documento, sino tambin como el grado de conocimiento que se tenga sobre l. d) Analizar cada una de las etapas a realizar en la descripcin de manera que no quede trunca por falta de clculo para cada sistema empleado. e) Procurar en lo posible, utilizar sistemas que se integren en el contexto del medio, de modo que se universalice el sistema y el lenguaje descriptivo. f) Planificar que la informacin volcada en auxiliares descriptivos, sea adecuada para la aplicacin de medios tecnolgicos, como la informtica. 90

Es necesario tener una idea clara en el programa de cules son los auxiliares ms importantes o prioritarios a realizar, as tenemos: Registro. El registro es un auxiliar descriptivo compuesto por asientos en los que se registran datos que identifican a los documentos, nos permite llevar control sobre la produccin de documentos. Inventarios. Auxiliar descriptivo ms complejo y amplio que el registro, nos permite llevar control de movimiento y existencia de los documentos, es un auxiliar para el archivero, netamente archivstico. En algunos casos, el inventario permite la consulta de los usuarios. El inventario se realiza despus de la ordenacin. En muchos archivos, el instrumento bsico de referencia es un inventario o registro, que describe los documentos en un solo fondo o grupo de documentos. Debe figurar en primer lugar una breve historia administrativa de la institucin que produjo el documento. La organizacin interna de la ayuda de recuperacin es generalmente jerrquica y refleja la organizacin de la dependencia administrativa que produjo el documento. Los documentos se describen por lo general a nivel de la serie y cada asiento incluye informacin sobre el lapso de tiempo, el volumen y disposicin del documento, as como un resumen de su contenido. En algunos casos se incluyen anexos en que figuran materiales como esquemas de archivo, listas de ttulos de archivadores y otras compilaciones de informacin, que pueden ser tiles a los investigadores. Los inventarios o registros son lo suficientemente detallados como para que sean de gran utilidad al personal que trabaja en los archivos y a los investigadores. En al91

gunos repositorios ms pequeos no se publican, sino que se mantienen en copias a mquina que se utilizan dentro de la institucin. En centrales ms grandes se acostumbra publicar (con equipos sencillos, en rstica y en nmero limitado) los inventarios o registros que pudieran ser bastante solicitados por los usuarios. En los ltimos aos se ha tendido a producir esta clase de ayudas en microforma.33 ndice. Auxiliar descriptivo utilizado para la bsqueda y recuperacin de la informacin, tiene amplia relacin con la informtica, y estructurando el lenguaje, nos permite formar el tesauro. Guas. Muy necesarias sobre todo en aquellos archivos no centralizados, en archivos histricos o en archivos con varios fondos documentales. La gua cumple la funcin de registrar el patrimonio documental de los archivos. Ordinariamente describen en trminos generales todo el conjunto de documentos de una central determinada o una subdivisin importante de una gran central de archivos. Los documentos se describen por lo general ya sea a nivel del fondo o grupo de documentos, ya sea al nivel jerrquico consecutivo, es decir, el de subgrupo. Estas descripciones van por lo general precedidas de una breve historia administrativa de la organizacin que produjo los documentos. Puede seguir al asiento una lista de ayudas de recuperacin, pertinentes y ms detalladas, ya publicadas o inditas. Un ndice por materias del conjunto de la gua es muy til, ya que en una gua general se describe una gran variedad de material.34
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Rhoads, James B., op. cit. Idem.

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Catlogo. Contrario a lo que se cree, el catlogo es un auxiliar descriptivo no especficamente del archivo, se utiliza y recomienda para documentos de cierta importancia, muy selectos en cada archivo. Al hablar de los diferentes auxiliares descriptivos, el programa debe contemplar los soportes en los cuales se han de efectuar los asentamientos de datos, para tal efecto tenemos: Libros y encuadernados. Cuando se trata de libros como soportes, son manuscritos. Los libros de registro de las entidades, que son tiles y hasta aplicables a los archivos, contienen informacin suficiente como llevar un control documental adecuado. No sucede lo mismo con los encuadernados, que algunas entidades realizan en papeles sueltos y escritos a mquina o impresos, y cada determinado tiempo o nmero de fojas los encuadernan, tomando el aspecto de libro. Este tipo de soportes pueden dar una seguridad en cuanto a la prdida de asientos, registros, etc., presentan el inconveniente de que no permiten intercalados. Estos libros son tiles para los registros, que se realizan cuando la documentacin se encuentra en etapa de inicio de gestin o trmite, por lo que los documentos son registrados por su cronologa o nmero de orden, se respeta la procedencia y el orden original. Fichas. Un buen nmero de instituciones decidieron adoptar este soporte, por la comodidad que representa para trabajar con ficheros, ya que stos pueden llevar ordenamiento cronolgico, temtico, numrico, etc., pudiendo tambin intercalarse fichas cuando se necesita. Para trabajar con este tipo de soportes, es necesario contar con ficheros, dndole algo ms de seguri93

dad. Son de fcil extravo los asientos separados en cada ficha, y es engorroso tener que ordenarlas nuevamente. En algunas instituciones las numeran para facilitar este trabajo o detectar la falta de algunas de ellas, se usan tambin bolsas de polietileno transparentes, donde se incorporan las fichas para fotocopiarlas. Este soporte se utiliza por su practicidad en catlogos y en ndices. El programa documental debe abarcar desde el anlisis de los documentos hasta la etapa final del archivo, que sera la edicin de los auxiliares descriptivos. Consideramos entonces que un programa documental debe contener: a) Anlisis documental. b) Identificacin del documento. c) Control de gestin. d) Evaluacin rendimiento informativo. e) Descripcin propiamente dicha. f) Administracin de la informacin. g) Anlisis estadstico de la informacin. Estos conceptos, que estudiamos a lo largo del presente trabajo, son los que conforman una parte principal de las tcnicas documentales del archivo. Archivos sin auxiliares descriptivos Prcticamente no existen archivos sin auxiliares descriptivos, por lo menos, sin los auxiliares que convencionalmente denominamos o conocemos. Analicemos: Todo ncleo documental al que se le aplican las tcnicas documentales como la clasificacin, ordenacin, descripcin y seleccin, se denomina archivo correc94

tamente, pero si mnimamente no se le aplican las tcnicas documentales, no se considera archivo, sino repositorio documental. Los auxiliares descriptivos nos permiten conocer la informacin contenida en las unidades documentales, sobre todo cuando el volumen documental es amplio; pero sucede que en una administracin no siempre est toda la documentacin en un solo ncleo o repositorio, sino que se encuentra en cada centro de actividades, y su volumen, resulta relativamente pequeo como para efectuar auxiliares descriptivos. Si bien lo correcto es que cada uno de estos repositorios debera elaborar por lo menos un listado de los documentos existentes en ese sector y remitir una copia al archivo central para que ste tenga conocimiento cabal de la cantidad documental y su ubicacin, no siempre se acatan normas, y en muchos casos, se alega que los documentos tienen un carcter secreto o reservado a un determinado nmero de funcionarios. Estos archivos, pequeos en su volumen, no poseen en su mayora auxiliares descriptivos convencionales. Algunas entidades utilizan sistemas de localizacin de los documentos no convencionales, especialmente carpetas plegadizas folders, que resultan muy adecuadas cuando se utilizan para archivar unidades documentales que corresponden a un determinado tipo documental, como correspondencia recibida o emitida, siempre que la clasificacin sea lo ms adecuada posible a las necesidades de la entidad. Este tipo de archivado puede ser tambin temtico. Un ejemplo de archivos de dimensiones considerables y que no requieren prcticamente inventarios o auxiliares descriptivos convencionales, son los relativos a los se95

guros, que trabajan con carpetas colgantes y en orden alfabtico o numrico, slo hay que tener un conocimiento adecuado de la distribucin e instalacin de las carpetas. El utilizador, en este caso el funcionario, slo tiene que leer las inscripciones de las pestaas de estas carpetas para ubicar con facilidad el documento requerido. Cada tiempo determinado, de un mes a un ao, estas carpetas pasan al archivo, que continuando con el modelo original de la oficina productora, acumula las carpetas en cajas, teniendo la documentacin clasificada por temas o por tipo documental. Tiene sus desventajas, en el sentido de que algunos temas son tratados en distintas reas de la institucin, por lo que se requiere una copia por cada rea necesaria, lo cual afecta a la clasificacin y satura al archivo con copias distribuidas en distintas ubicaciones. No es muy recomendable, pero se observa que muchas dependencias empresariales utilizan este mtodo, especialmente cuando se trata de plizas de seguro, de importacin o de exportacin, o historias clnicas de hospitales, que se ordenan de acuerdo con el nmero de pliza o documento de identidad, en el caso de las historias clnicas. La ordenacin por tipos documentales, presenta ventajas cuando una determinada institucin respalda estos trabajos con el propio personal; no ocurre lo mismo cuando se trata de instituciones donde se realizan trmites en los cuales se tienen que colocar diversos tipos documentales en un expediente, como en el caso de los tribunales de justicia, donde el expediente tiene que conservarse tal cual se fue formando. En estos casos, cuando el usuario requiere informacin, debe tener conocimiento del nmero o del nom96

bre, datos que se encuentran en su documento de asegurado. Lo mismo sucede con las historias clnicas. En aquellos pases que tienen sistemas centralizados de este tipo documental, las historias clnicas estn archivadas por el nmero de identidad, por lo que es ms fcil recuperar la informacin, al solicitarla se encuentra en el nmero de orden correlativo; de ah se explica lo de auxiliares descriptivos no convencionales, porque las carpetas de los seguros, de las historias clnicas, que sirven para conservar la documentacin, sirven al mismo tiempo de auxiliares descriptivos. Pero no siempre es aplicable este sistema a los archivos. Podramos decir entonces que en casos excepcionales como los citados, la descripcin se encuentra integrada a la ordenacin de los documentos. Los usuarios Una de las razones por las cuales se elaboran auxiliares descriptivos, consiste en suministrar servicio adecuado a los usuarios; es conveniente comprender lo que significa el trmino usuarios para los archiveros. El trmino usuario se aplica a la persona que tiene derecho a usar la cosa ajena con cierta limitacin. En el archivo, el usuario es la persona que hace uso de su derecho para tener acceso a la documentacin e informacin, con las limitaciones determinadas por el grado de accesibilidad de los documentos.35 La palabra usuario se emplea en forma general, pero en realidad son distintas las categoras de usuarios que se presentan en los archivos para efectuar
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Vzquez, Manuel, La ordenacin, op. cit., p. 27.

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consultas, y cuanto ms cualitativa sea la informacin que tiene un archivo, mayor ser el nmero de usuarios que asistan a efectuar consultas. Manuel Vzquez, nos da una orientacin del usuario relacionado con los auxiliares descriptivos. En forma resumida: el primer usuario es el administrador o el funcionario de la institucin donde el documento cumple su finalidad, para este tipo de consultante, los auxiliares descriptivos debern ser rpidos y giles, de modo que tenga la informacin correctamente servida en el menor tiempo posible. Para el investigador y el cientfico, deber drsele primero una orientacin sobre la documentacin que se posee, de acuerdo con una metodologa de la investigacin, los auxiliares descriptivos poseern entonces una terminologa adecuada a estos fines, de modo que su investigacin posea la exactitud cientfica. Esta terminologa es fcilmente comprensible cuando el anlisis documental ha sido efectuado de manera detallada. Para el consultante particular, la informacin es generalmente de carcter sencillo, ms fcil de poder servir, aun cuando no menos importante que las anteriores, el usuario particular puede solicitarnos informacin genealgica, catastral, etctera. Para Pilar Serra Navarro el tipo de consultantes determina variantes en la comunicacin.36 Nuevamente tenemos a la entidad productora como prioridad absoluta de los usuarios, si bien es conveniente aclarar que el funcionario consultante del archivo no tiene dereSerra Navarro, Pilar, Los archivos y el acceso a la documentacin, Madrid, Ministerio de Cultura, 1980, p. 25.
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cho sobre la totalidad de la informacin que contiene un archivo, tampoco est eximido de su identificacin y de la garanta de la devolucin cuando se efecta un prstamo documental. El investigador y el particular, de acuerdo con la legislacin del lugar, tienen acceso a la documentacin que les permita efectuar sus investigaciones en forma adecuada, por ejemplo en Espaa se provee de una tarjeta nacional de investigador, lo cual permite una accesibilidad ms amplia y elimina a los visitantes casuales.37 Para Emilia Currs es indispensable la existencia de los usuarios, condicionante por el cual se efecta toda la labor documental, y en base al que se llevan a cabo los procesos documentales e informativos. Distingue entre los usuarios a aquellos confiados y desconfiados, de estos ltimos se establece que su desconfianza surge sobre las dudas de la obtencin de la informacin que necesitan; para subsanar esta situacin es necesario orientar, educar al usuario, darle un conocimiento ms amplio en cuanto al servicio mismo que puede brindar el ncleo documental. La misma autora, estudiando psicolgicamente al usuario, nos plantea que el utilizador trmino empleado por algunos autores teme: a) No estar al da. b) Tomar decisiones inadecuadas. c) Utilizar mtodos y sistemas anticuados. d) No poder leer todo lo referente al tema. e) Ignorar asuntos primordiales.
Currs, Emilia, Las ciencias de la documentacin. Archivologa, bibliotecologa, documentacin e informacin, Barcelona, Mitre, 1982, p. 185.
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Para lo cual es recomendable efectuar un estudio de las necesidades del usuario. Segn su relacin con el ncleo documental se pueden presentar los usuarios conocidos, considerando a aquellos que asiduamente se presentan a efectuar sus investigaciones habiendo logrado una relacin cmoda con el personal del archivo, lo que les permite desenvolverse ms fcilmente. Lo opuesto seran entonces los usuarios desconocidos, que se presentan por primera vez y no tienen la suficiente confianza como para efectuar pedidos sobre la informacin que les es necesaria. Segn su nmero, se pueden presentar usuarios individuales, que realizan investigaciones por su propia cuenta y usuarios colectivos, compuestos por varias personas que trabajan en equipo. Segn el tema de trabajo, se presentarn usuarios cientficos, poseedores de una ciencia en particular que les faculta su investigacin, y los usuarios tcnicos, similares a los cientficos. Cabra aadir aqu a los usuarios estudiantes, a quienes se les dicta un tema para que realicen una investigacin adecuada. Segn el tipo de trabajo, se presentan usuarios particulares mencionados al citar a Manuel Vzquez luego los usuarios investigadores y los usuarios tcnico-industriales.38 Cuando la informacin de un archivo es abierta al pblico para su consulta, el trmino correcto a emplear sera el de destinatario. El destinatario de un mensaje puede ser individual o colectivo; individual cuando se trata del destinata38

Currs, Emilia, op. cit.

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rio del documento al cual fue dirigido, aun cuando este individuo sea legalmente representante de una institucin, y colectivo cuando el documento pasa a un conjunto social como los auxiliares descriptivos reproducidos y difundidos para conocimiento del contenido documental. El trmino destinatario es ms amplio que el de usuario. Al efectuar el anlisis documental, indicamos el sistema de consultas que se relaciona ms con el usuario, puesto que es el factor elemental por el cual se efectan las diversas actividades de la documentacin; influir tambin en la forma cmo elaboremos los auxiliares descriptivos, a fin de lograr un servicio ms eficiente. Ander-Egg relaciona esta descripcin con la investigacin, de acuerdo con las respuestas que se le den al usuario. El centro de documentacin, que podemos considerar como el ncleo documental en lenguaje documtico, responder al investigador como referencias que describen los documentos susceptibles de contener informacin solicitada. Aclarando que el usuario no necesariamente debe consultar los documentos originales para saber si contienen la informacin; los auxiliares descriptivos le permiten visualizar los documentos que necesita para su investigacin. A diferencia del anterior, el banco de datos le responder con la informacin solicitada, conjuntamente con la bibliografa y observaciones sobre la validez de la informacin proporcionada.39
Ander-Egg, Tcnicas de investigacin social, Buenos Aires, El Cid Campeador, 1983, p. 152.
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R. Coll-Vinent no utiliza el trmino usuarios, sino utilizadores, definindolos como consumidores de informacin, haciendo hincapi en la diferenciacin entre utilizador productor, caso citado de los investigadores, el utilizador intermediario y utilizador final, a este ultimo se otorga la informacin procesada adecuadamente a sus necesidades.40 James Rhoads nos explica en su trabajo la aportacin de los archivos a los usuarios, a los que clasifica en primarios y secundarios. Indica un orden lgico en el servicio de los archivos: a) Servir los intereses del gobierno. b) Poner a disposicin del pblico los documentos que protegen los derechos ciudadanos. c) Otras responsabilidades de primera importancia. d) Ser fuente de ilustracin y mejoramiento para todos los sectores de la sociedad. Los gobiernos, a travs del enorme aparato de la administracin pblica, producen y reciben documentos que comprometen a un gran nmero de personas, lugares, cosas, acciones y acontecimientos, tal como lo enuncia Schelemberg. Los archivos pblicos deben conservar lo ms importante de esa informacin, de utilidad para investigaciones de: a) Historia. b) Administracin. c) Ciencias polticas. d) Geografa. e) Economa.
Coll-Vinent, Roberto, Los profesionales de la informacin, Madrid, ATE, 1982, p. 71.
40

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f) Fenmenos sociales. g) Ciencia y tecnologa. Los usuarios primarios son personas que utilizan el contenido de los archivos para investigar y utilizar otras formas de presentacin, sean libros, tesis, artculos y material audiovisual. De esta produccin se beneficia un mayor nmero de personas a quienes Rhoads denomina usuarios secundarios. Los usuarios primarios pueden ser: a) Especialistas. b) Estudiantes. c) Periodistas. d) Genealogistas. e) Escritores. f) Productores de materiales audiovisuales.41 Enumeramos a estos autores para tener un concepto de cada uno de los usuarios que puedan presentarse en un archivo, y al mismo tiempo que los auxiliares descriptivos deben estar en proporcional relacin con los posibles usuarios.

41

Rhoads, James B., op. cit.

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LOS CARACTERES DE LOS DOCUMENTOS

EL ANLISIS documental nos permite comprender trminos descriptores, as como determinar los objetivos de la descripcin para que el anlisis resulte completo, comprobando los caracteres del documento. Nos interesan los objetivos para comprobar la existencia del documento; los trminos descriptores utilizados en la lista son adecuados por la objetivacin; una rpida recuperacin tanto del documento, como de su informacin. Se realiza un estudio completo de los caracteres, descomponiendo al documento en descriptores generales para su identificacin, con el fin de lograr un conocimiento integral de los contenidos del archivo. No se tiene una idea completa del archivo ordenando solamente los soportes. En un inventario puede describirse, indicando que tenemos 1000 volmenes de este tipo documental; pero lo que realmente nos motiva es la utilidad: para qu sirve conservar y dar ubicuidad al documento. Todo esfuerzo es objetivo, la utilizacin de descriptores debe realizarse como una aproximacin a los me-

dios informticos. Como un objetivo real, concreto de las tcnicas documentales. Tomando su origen de la Diplomtica se realiza una divisin entre caracteres internos y externos de los documentos, los cuales significarn los descriptores ms generalizados. Al efectuar un estudio de los caracteres de los documentos, nos referimos a ciertos aspectos fsicos y metafsicos, que actan como factores determinantes en su identificacin, haciendo posible su descripcin, facilitando las labores de identificacin de los documentos y utilizando factores comunes a todos ellos. Estos atributos particulares permiten incluso conocer la utilidad que se les dar a los documentos, esclareciendo pautas para su conservacin, ubicuidad y eliminacin cuando sea necesario. La utilidad que se dar a los documentos, es atributo propio de cada archivo o unidad archivstica, puesto que los usuarios definen e identifican los modos de consulta de acuerdo con sus propias necesidades, y no a la de normas preestablecidas que determinen la utilidad y el valor que tiene cada documento. Los caracteres documentales son en trminos apropiados los descriptores por su funcin y utilidad en los auxiliares descriptivos.

ANLISIS DE LOS ELEMENTOS


CONSTITUTIVOS DEL DOCUMENTO DIPLOMTICO

El conocimiento de los distintos componentes del documento, nos permite comprender mejor su natu105

raleza y realizar un anlisis de elementos que se pueden tomar como descriptores. Estas palabras que tienen significados precisos, deberan ser las que se estudien para normalizar, de modo que el lenguaje empleado en la descripcin sera coordinado e indizado. Los documentos diplomticos, de acuerdo con esta disciplina, son considerados en sus distintos componentes dndonos una idea adecuada sobre los distintos contenidos de los documentos actuales, puesto que, histricamente, no han sufrido grandes variantes en cuanto a los significados, si bien pudieron haberse simplificado las expresiones y nombres, aparte que nos permiten realizar un anlisis con miras a un mayor conocimiento de los elementos descriptores a utilizar en los distintos aspectos de las tcnicas documentales. Esta divisin se realiza de acuerdo con la escritura petrificada y no del soporte. Se dividen bsicamente en tres partes: Protocolo inicial, se subdivide a su vez en cuatro partes: a) Invocacin. b) Intitulacin. c) Direccin. d) Saludo. Cuerpo, que se subdivide en: a) Prembulo. b) Publicacin. c) Narracin. d) Disposicin. e) Corroboracin. Protocolo final, que contiene a su vez: a) Suscripcin. b) Apreciacin. 106

c) Data. d) Signos de validacin. Si bien estas divisiones no se respetan en la actualidad, es de inters que estas partes sean consideradas en todo documento. Protocolo inicial Se llama comnmente protocolo a una ordenada serie de escrituras y otros documentos que un notario o escribano autoriza y custodia. Cada notario debera tener su propio archivo, con un plazo precaucional o de menor antigedad de veinticinco aos; los mismos que luego deberan ser trasladados al distrito notarial, que archiva documentos de ms de veinticinco aos y menos de cincuenta, y los archivos histricos, ltimos depositarios, deberan custodiar los protocolos de ms de cincuenta aos de antigedad. Se llama tambin protocolo al acta o cuaderno de actas de un acuerdo, conferencia, etc. y por extensin, a la regla ceremonial diplomtica o palatina (A. protokoll; F. protocole; I. protocol; It. protocollo; P. protocolo). El protocolo en este caso inicial, contina vigente desde el punto de vista archivstico, se transforma en el encabezamiento de los auxiliares descriptivos, en los que enumeramos los datos generales a todos los documentos que describimos. El protocolo pierde su sentido original inicio del documento y es reemplazado por el de su ubicacin encabezamiento. Al ser un conjunto de reglas de cortesa y de urbanidad, establecidas para ciertas ceremonias, toma tambin el sentido de servicio encargado de hacer cumplir dichas reglas de urbanidad. El proto107

colo se refiere tambin a la regla ceremonial diplomtica o palatina establecida por decreto o costumbre. Otro significado sera el de libro en el que el notario guarda los registros de las escrituras que ha legalizado inventario desde el punto de vista histrico. El protocolo adquiere el sentido de frmulas con las que se inician los documentos diplomticos. Sus divisiones son: Invocacin. Accin y efecto de invocar (A. anrufung; F. invocation; I. invocation; It. invocazione; P. invocao). Consiste en una imprecacin a las divinidades, invocando su proteccin. En la Edad Media abundaban esta clase de invocaciones. Primeramente se us una cruz plana, luego el signo Chrismen siglos VIII al IX. Posteriormente se coloca la frase entera, a veces en latn cuando no en el propio idioma (En nombre de la Santa e indivisa Trinidad; En Nombre de Dios). Intitulacin. Esta parte contiene el nombre y grado del dador y/o emisor del documento. As: Carlos I, por la gracia de Dios, rey de los Francos, patricio de los romanos, rey de los longobardos, etctera. Direccin. Accin y efecto de dirigir o dirigirse. Camino, rumbo, trayectoria. Seas escritas sobre una carta, fardo, etc., para indicar dnde y a quin se enva (A. direktion, fhrung; F. direction; I. direction; It. direzione; P. direco). En esta parte se consignaban, como lo expresa su ttulo, todos los datos referentes al destinatario, ttulos, nombre, cargo y lugar de residencia o destino del receptor. Saludo. Accin y efecto de saludar (A. gruss, begrssung; F. salut, salutation; I. salutation; It. saluto; P. saudao). Se emplearon numerosos y variados saludos en esta primera parte del protocolo inicial. 108

El cuerpo Considerado como la parte central del documento y del asunto, el contenido sustantivo de lo que se ha escrito o se quiere comunicar. Es el conjunto de lo que se dice en la obra escrita, con excepcin de los ndices y preliminares, sobrevive desde el punto de vista archivstico, como el encolumnado en el inventario, donde se vuelcan todos los documentos relativos a los documentos (A. krper, leib; F. corps; I. body; It. corpo; P. corpo). El cuerpo o espritu, a su vez se subdivide en: Prembulo. Exordio, prefacin; rodeo o digresin antes de entrar en materia (A. vorwort; F. prambule; I. preamble; It. prembolo; P. prembulo). En esta parte se consigna en forma somera lo que contiene el cuerpo en forma general. Como todo prembulo los conceptos que se emiten se refieren a lo fundamental que viene posteriormente y encierra su espritu. Publicacin o notificacin. Accin y efecto de notificar. Documento en que se hace constar algo. Es el anuncio del acto que se va a realizar o ejecutar. Narracin. Accin y efecto de narrar. Parte del discurso retrico en que se refieren los hechos (A. erzhlung; F. narration, rcit; I. narration; It. narrazione; P. narrao). Es el detalle del asunto principal, la relacin de hechos. sta es la parte variable de los documentos, el contenido sustantivo. Disposicin. Accin y efecto de disponer o disponerse. Aptitud para algn fin. Precepto legal o reglamentario, orden y mandato del superior (A. anordnung, einrichtung; F. disposition; I. disposition; It. disposizione; P. disposio). Es lo que el dador del documento dispone. 109

Protocolo final Denominado tambin escatocolo o discurso final, en los auxiliares descriptivos sobreviven como la datacin en la que se asientan los datos del archivo y de las personas que confeccionan los auxiliares descriptivos, reviste importancia por cuanto denota la propiedad intelectual de los archiveros. El protocolo se subdivide en: Suscripcin. Accin y efecto de suscribir o suscribirse (A. subskription, unterzeichnung; F. souscription; I. subscription; It. sottoscrizione; P. subscrio), referente a la firma del documento. La suscripcin ha sufrido notables cambios, segn los perodos histricos y pases. Por lo comn todo documento vale por la firma. En otras pocas la suscripcin no siempre fue autgrafa. Apreciacin. Accin y efecto de apreciar, tasar y percibir debidamente. La apreciacin es solamente una frmula de buenos augurios. Data. Indicacin del lugar y tiempo en que se hace o sucede una cosa. Tiempo en que ocurre o se hace una cosa. Partida de descargo en una cuenta o inventario (A. datum; F. date; I. date; It. data; P. data). Es la parte del documento que consigna el lugar y fecha en que se expide el documento. La data iba, como en nuestro tiempo, al principio o fin del documento. De esta parte deriva la datacin para los auxiliares descriptivos. Signos de validacin. Son firmas autorizadas para certificar o validar los documentos o generalmente sellos oficiales de toda naturaleza.

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LOS CARACTERES INTERNOS


Y EXTERNOS DEL DOCUMENTO

Los caracteres internos y externos de los documentos son un paso a la comprensin de los documentos mismos para poder describirlos, podra considerarse como el anlisis diplomtico moderno. Caracteres externos Los caracteres externos consisten en las distintas propiedades que conforman la apariencia y estructura fsica del documento, como ser color, tamao, grosor, etc.; son aquellos que a simple vista nos dan un indicio de lo que trata el documento. Es decir, que la parte fsica nos da una idea aproximada sobre el contenido documental que tratamos, si es un formulario, plano, mapa, nota, carta, oficio, etc. Forma, tamao, color, etc. son seas particulares del documento, agilizan la identificacin visualmente relacionada a la funcin que se realiza y nos dan pautas aproximadas de sus contenidos. De acuerdo con la clasificacin hecha por Theodore R. Schellenberg, tenemos: Clase y tipo documental El mismo Schellenberg nos sugiere que para determinar este carcter fsico, debemos respondernos a la pregunta qu clase de documento es ste? La clase es un orden. Este orden se manifiesta como una determinada cantidad de sujetos u objetos del mismo grado, calidad u oficio. Se establece entonces un orden en que, 111

de acuerdo con determinadas condiciones intrnsecas o calidades, se consideran comprendidos diferentes sujetos u objetos. La clase corresponde a un grupo taxonmico que comprende varios rdenes con muchos caracteres comunes. La clase conforma un grupo de cualidades que se integran, caracterizadas por la homogeneidad de condiciones de forma y materia. Cuando hablamos de vdeos, estamos generalizando una clase que se separa de los expedientes (A. gattung, klasse, vorlesung, lehrstunde; F. classe; I. class; It. classe; P. classe). El tipo documental es un modelo o ejemplar representativo de cosa figurada. Es la figura o talle de un documento; la clase como naturaleza misma de los documentos. Cada uno de los grandes grupos taxonmicos en que se pueden dividir las unidades documentales archivsticas. Al hablar de clase y tipo, nos estamos refiriendo a la forma en que se nos presenta a primera vista el documento. Referente a la clase documental tenemos una variedad amplia con la incorporacin de la tecnologa en la administracin, as tenemos, sin ser exhaustivos: documentos textuales, manuscritos, cartogrficos, grficos, de imagen, fotogrficos, cinticos, legibles por mquina, microfilme, etc. En cuanto a la tipologa documental, ha generado una serie de estudios sobre el tema; as tenemos impreso, formulario, carta, informe o memorndum, etc. La tipologa se convierte en una rama de la Archivologa que se dedica al estudio de los tipos documentales. Tiene por objeto clasificar determinadas creaciones segn su forma, y establecer entre ellas relaciones segn las afinidades de sus sistemas escriturales, mor112

folgicos, sintcticos, etc., estudia los diversos tipos documentales, teniendo en cuenta sus caractersticas morfolgicas e interpretacin de los caracteres. Hoy se tiende a la prctica de una tipologa documental rigurosamente analtica, que excluye de sus presupuestos toda consideracin subjetiva del objeto. Se pretende con ello llegar a clasificaciones o tipificaciones definidas segn modelos de validez universal. Las dimensiones, el peso, la coloracin, etc., otorgan a las tipologas analticas un alto grado de objetividad. La tipologa no es el anlisis de una caracterologa, y se basa en tres rasgos del carcter: a) Creacin b) Actividad. c) Utilidad para definir los tipos documentales. La clase establece en cierta forma una clasificacin para la ordenacin documental, lgicamente al momento de ordenar documentos, no vamos a mezclar planos y mapas con pelculas o discos. El tipo documental, contrariamente a lo que se piensa, se caracteriza por sus propiedades extrnsecas, como puede ser el color, el tamao, la forma. Por ejemplo, una tarjeta de krdex y un decreto tienen sus caractersticas plenamente diferenciadas a las de un cheque bancario. Generalmente cada oficina tiene un modelo preestablecido para determinar la categora del documento. Si es carta lo ms probable es que el tamao del papel sea reducido; si es informe suele ser una hoja ms grande que el tamao carta; si es memorndum utiliza la mitad del papel oficio, etc. Para estos fines algunos pases establecen normas generales para toda la administracin pblica cuando no para la privada inclusi113

ve. En la Argentina, IRAM determina las normas por tamaos, para aplicar posteriormente a determinados tipos documentales. Por ejemplo: Norma A-4, serie bsica. La diversidad de tipos documentales que se presentan al archivero, es consecuencia de las diversas actividades de la entidad; pero debemos recordar que existen tipos documentales sino iguales, por lo menos semejantes en distintas reas de una institucin. Citamos el ejemplo de cartas, que generan todos los sectores, lo cual es conveniente tener en cuenta al momento de realizar la clasificacin, la ordenacin y, como consecuencia, la descripcin. Los tipos documentales en algunos aspectos, tendran la categora de lenguaje estructurado, para la formacin de tesauros. Algunos tipos documentales son especializados, de ah que se generan formularios propios para cada institucin. Para facilitar la descripcin, los tipos documentales pueden dividirse en grandes grupos. Schellenberg clasifica los tipos documentales en comunes, personales, de actividades financieras y judiciales, y de asuntos gubernamentales, que caracterizamos grosso modo. Tipos documentales comunes. Son aquellos que se producen en todas las actividades, sean stas judiciales, econmicas, gubernamentales, etc. Por lo general sirven de comunicacin entre personas e instituciones. Los ms conocidos son los de correspondencia, actas, informes, memorndums, notas y telegramas. Tipos documentales personales. Son ms utilizados en un archivo histrico, son documentos producidos por las personas en sus actividades de carcter personal. Toda persona produce y acumula documentos, desde el documento de identidad hasta los recibos de compras, desde el certificado de nacimiento, 114

los documentos personales, hasta los de entidades encargadas del cobro de impuestos y servicios, los que se acumulan en los archivos personales de todo ciudadano. Podemos efectuar una pequea clasificacin para este tipo de documentos: a) Documentos familiares. b) Bancarios. c) De salud. d) Seguros. e) Vivienda. f) Documentos fiscales. g) De locomocin. h) De trabajo. A su vez, por experiencia generalizada, cada uno de estos clasificadores poseen varios tipos documentales. En los cuadros de las pginas siguientes hemos destacado los ms comunes. Los tipos documentales personales generan cierto malestar en la clasificacin porque corresponden a una persona jurdica, bajo determinadas circunstancias que no son institucionales, ejemplo: investigadores, historiadores, intelectuales, escritores, etc. Generan documentacin particular; en el momento de realizar la clasificacin pueden plantear interrogantes al no tener tipificaciones sobre algunos documentos propios de cada autor, no obstante, algunos trabajos son factibles de clasificar rpidamente, sobre todo cuando se trata de cartas, correspondencia, en general, el problema se presenta cuando se encuentran recortes de diarios, revistas, artculos, memorias, lbumes, biografas, discursos, apuntes, ensayos, genealoga, etctera.

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Clasificador Familiares

Bancarios

Documento Libreta de casamiento Certificado de nacimiento Declaracin de sucesin Sentencia de divorcio Extracto de cuenta bancaria Extracto de tarjetas Recibo pago de prstamos Pagars Boletas de depsito y extraccin Comp. pago Hosp. Clnica Anlisis, radiografas Cuotas mdicas, obra social Seguro Contratos Primas

Conservacin Permanente Permanente Permanente Permanente 5 aos Segn contrato 3 aos de la fecha de vencimiento 3 aos de la fecha de vencimiento 30 das de acreditado 10 aos Permanente 10 aos Fecha de vencimiento de pliza Un ao de vencimiento ltima cuota Hasta la entrega propiedad 10 aos Hasta la venta de propiedad Durante propiedad

Orden original Registro Civil Registro civil Tribunales Tribunales/ Reg. Civil Banco Entidad emisora Entidad otorgante Entidad otorgante Banco Entidad de salud Entidad de Salud Entidad de Salud Compaa Aseguradora Compaa Aseguradora Locador/ inmobiliaria Locador/ inmobiliaria Escribana Administrador

Salud

Vivienda

Contrato de alquiler Comprobante de pago alquiler Reglamento de copropiedad Resumen de expensas

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Clasificador

Documento Conservacin Recibo de 10 aos expensas Titulo de Hasta su venta propiedad Actas de consorcio Hasta su venta Documento por 10 aos/ mejoras garanta Gas Luz Telfono 10 aos 10 aos 10 aos 10 aos 10 aos Hasta vencimiento Hasta vencimiento 5 aos Hasta vencimiento Mientras sea titular 10 aos Permanente Permanente Permanente 10 aos Permanente Permanente Permanente Permanente

Orden original Administrador Colegio de Escribanos Administrador Locador Empresa de gas Empresa de luz Empresa de telfono Empresa de Obras Sanitarias Municipalidad Colegio de Escribanos Comercio Banco Div. Trnsito Municipal Registro de la propiedad Dir. Rentas Entidad de educacin Entidad otorgante Entidad otorgante Entidad otorgante Caja o empleador Caja correspondiente Empresa Empresa

Recibos servicios

Tasas

Obras Sanitarias Municipalidad Hipoteca Garanta electrodomsticos Comp. de pago impuestos Permiso de conducir Tarjeta verde Recibo de patente Diploma de estudio Matrcula profesional Contrato de trabajo Recibo de sueldo Aportes jubilatorios Solicitud de pensin Constancia de remuneracin Constancia de prestaciones

Fisco Automotores

Trabajo

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Tipos documentales financieros y judiciales. Tal como su nombre lo indica, son aquellos que se producen gracias a la actividad econmica de una institucin y dentro de los judiciales, aquellos que se producen como consecuencia de juicios, procesos, apelaciones, etc., propios de las actividades de tribunales. En los documentos financieros, es necesario tener un conocimiento bsico sobre las actividades y lxico empleado, a fin de dar el tipo documental ms acertado posible a la realidad. En la administracin moderna un buen nmero de los tipos documentales son formularios impresos, como recibos, comprobantes de ingresos, asientos diarios, etc., lo cual facilita en cierta manera la identificacin rpida del tipo documental. No ocurre lo mismo con los tipos documentales judiciales, debido sobre todo a la diversidad de planteamientos judiciales que se presentan, adems de que en la ejecucin judicial se producen diferentes tipos dentro de un mismo expediente. Tipos documentales de asuntos gubernamentales. En la administracin moderna es el Estado el que provee mayor cantidad de documentacin, debido sobre todo a la gran diversidad y magnitud de actividades que efecta el gobierno a travs de sus organismos adyacentes. Asimismo, origina tipos documentales muy especializados, dando lugar a gran variedad de formularios sobre actividades complejas. Deducimos entonces que el tipo documental, al ser claramente identificado por el archivero, est dando tambin a conocer la informacin generalizada de su contenido.42
Vzquez, Manuel, Auxiliares descriptivos I (Inventario y gua), Crdoba, Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos (CIDA), 1978, p. 5.
42

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Clasificacin de los documentos diplomticos. De acuerdo con el trmino clase y slo como para lograr una comprensin adecuada de la aplicacin de este trmino, que no debe confundirse con clasificacin y ordenacin en los archivos, sino que estamos encarando slo una propiedad o carcter de los documentos, incorporamos este estudio de clasificacin de los documentos diplomticos. Se han ensayado numerosas clasificaciones de documentos, justificando algunos criterios, veamos algunos: Rolandino de Passeggieri. Divide teniendo en cuenta el contenido contenido sustantivo desde el punto de vista archivstico) de los documentos en: originales, copias que pueden, a su vez, ser imitativas, autgrafas y autnticas y abreviaturas o minutas. Elio Lodolini. Una clasificacin muy simple, divide los documentos en: diplomas, libelus, carta y noticia.

Originales Imitativas Documentos Copias Autgrafas Autnticas Minutas Abreviaturas

Siquel y Roncier. Documento real o apndix, documentos confirmativos, reescritos no copias sino documentos rehechos. De Paoli. La clasificacin de De Paoli es ms comprensible para nuestro objetivo de estudio, en virtud 119

de que nos acerca mucho mejor al concepto de los tipos documentales: a) Documentos pblicos o regios. stos son: Preceptum. Utilizado mayormente por los reyes longobardos, merovingios, as como en las cancilleras imperiales. Privilegium. Franquicia otorgada por los soberanos. Se confunde a menudo con precepto. Mundiburdium. Es una clase especial de documentos propios de la Edad Media. Pactum. Documento o contrato del Estado o soberano, con particulares, conviniendo condiciones sobre un negocio o acuerdo comn. Carta. Conocidas tambin como cartas pueblas o fueros juzgos. Tienen su origen en la famosa carta de Juan sin Tierra a los seores. Son tambin concesiones otorgadas, generalmente a las abadas, iglesias, corporaciones, etc. Podan ser impresas o darse a conocer por bandos. En el primer caso eran llamadas cartas-patentes. Mandatum. Similar a la carta, se utiliz en asuntos administrativos. Se clasificaban en generales y particulares, segn la extensin de las facultades que otorgan el dador del documento. b) Documentos pblicos pontificios, que seran: Emanados de la cancillera pontificia. El corriente y antiguo es la bula, nombre proveniente del sello que la validaba, que era en forma de bola. Tambin fueron usadas por emperadores romanos y reyes merovingios. En ellas se escriban los actos ms solemnes de la vida pblica: sucesiones dinsticas, pactos de paz, actos de gobierno, etc. En el Pontificado la bula ms antigua es la otorgada en 1155 por Adriano IV. El se120

llo de las bulas lleva el anillo del pescador y el monograma papal, de cera rosada. Por su contenido se dividen en bulas mayores o de privilegios, que son para los grandes acontecimientos, y bulas menores o letras, que son las ms comunes. Segn quien las clasifica, pueden ser: Bulas consistoriales, que provee el Papa con todos los cardenales. Bulas intermedias, otorgadas por el Papa antes de ser proclamado. Bulas no consistoriales, otorgadas por el secretario-canciller con anuencia del Pontfice. Breves, documentos de puo y letra del Papa. Autgrafos. Se redactan en latn. Documentos privados. Pueden ser: Testamentos. Siguiendo el Cdigo Civil: En un acto escrito, celebrado con las solemnidades de ley, por el cual una persona dispone del todo o parte de sus bienes para despus de su muerte (art. 3607). Donacione. Utilizadas en la Edad Media, generalmente a favor de las iglesias, monasterios, etc.; y en la poca colonial, testamentos y mandas. Permutas. Generalmente fueron utilizadas entre monasterios (libros, cuadros, esculturas, documentos). Ventas, censos, arrendamientos. Referidos exclusivamente a documentos de carcter agrario. Tenan frmulas especiales. Contenedor o formato El formato considera la estructura de un documento de archivo que define la forma como se guarda, principalmente por sus caractersticas de tamao y textura. 121

Schellenberg lo denomina formato, y as se establece en algunos institutos de enseanza archivstica. Nuestra intencin al utilizar contenedor, es evitar confusiones entre formato y forma, acercndonos ms a su significado que es la manera en que son reunidos los tipos documentales al ser producidos. El formato indica el tamao. El contenedor indica recipiente, algo que contiene, en nuestro caso a los documentos. El contenedor, de acuerdo con su forma fsica y modo de operacin, lleva distintos nombres o nominaciones generales que estn de acuerdo con su propia naturaleza. Theodore R. Schellenberg designa tres grupos: Volmenes. Este trmino es tambin bibliotecolgico. Se denominan volmenes cuando los documentos pueden ser encuadernados hasta cobrar el aspecto de un libro. Se denomina tambin libro. Es necesario aclarar qu clase de volumen es, por ejemplo: Libro de Cuentas, Libro Mayor, Libro Copiador, Libro de Actas, etc., y si fueran de un solo tipo documental, especificar si es un empaste o un cuaderno. Unidades archivables. Las consideramos como las ms comunes dentro de la administracin pblica, puesto que se trata de determinadas estructuras fsicas que permiten colocar los documentos referentes a un solo asunto. Es necesario tambin aclarar qu clase de unidad es, si se trata de carpeta, legajo, expediente, archivador de palanca, folder, etctera. Unidades ordenadas deliberadamente. Schellenberg denomina estas unidades series de determinada ordenacin. Si hablamos de series confundimos con la clasificacin general, es preferible llamarlas unidades ordenadas; sera lo que en terminologa inglesa 122

se denomina files que obedecen a un orden determinado por las actividades mismas. Este orden puede ser alfabtico, numrico, etctera. Cantidad La cantidad es una cualidad o propiedad de lo que puede medirse o numerarse, o de lo que es capaz de aumento o disminucin (A. menge, quantitt; F. quantit; I. quantity; It. quantit; P. quantidade). Hablamos archivsticamente de determinado nmero de unidades documentales. Fue Aristteles quien hizo de la cantidad un gnero supremo categora del ser, atribuible a un trmino como respuesta a la pregunta cunto? e inseparable del concepto de divisibilidad. Kant le otorg significacin trascendental como condicin de toda experiencia posible y la relacion con los juicios universal, particular y singular. Para Hegel, como cualidad convertida en negativa, es determinacin segunda del ser como tal o cualitativo. Por ltimo, para Engels y para el materialismo dialctico, su alteracin es lo que modifica la cualidad. En la descripcin es muy importante saber la cantidad puesto que nos orienta acerca del espacio que ocupa la documentacin; nos da un clculo aproximado del crecimiento documental anual y nos permite prever el espacio necesario que se requerira tanto en el propio archivo administrativo como en los archivos intermedio e histrico al efectuarse el traslado o la transferencia. Es necesario verificar si la documentacin est colocada de canto o acostada. Si la documentacin est de canto, se miden longitudinalmente y paralela al ho123

rizonte o al piso; si la documentacin est acostada, se mide perpendicularmente al horizonte o al piso, indicando en la descripcin la totalidad de documentos en metros lineales; asimismo es necesario determinar la cantidad exacta de volmenes y unidades archivables o de conservacin. Soporte o forma La forma es la figura exterior de la materia. Pero la acepcin que ms nos interesa es como el molde en que se vaca y forma alguna cosa. Lo cual nos acerca ms al contenedor, la forma suele considerarse como sinnimo de formato, lo cual se presta a confusin de conceptos. La forma tambin nos acerca al concepto de la formalidad (A. form, Gestalt; F. forme; I. form, shape, fashion; It. forma; P. forma). Theodore R. Schellenberg habla de forma, lo cual confunde fcilmente con formato, de ah que la denominacin de forma es preferible cambiarla por la de soporte, puesto que el soporte contiene a la informacin, vale decir si est en original o si estn reprografiadas copias, multicopias, fotocopias, etc., todas las variedades de reproduccin del original. Tendremos entonces un soporte original o soporte reprografiado. El soporte ms bien se concepta como apoyo o sostn de informacin. Como cualquier medio sobre el que pueden almacenarse datos, es decir, una memoria para datos. Puede consistir en cintas o discos magnticos, soportes perforados ficha o cinta o formularios de marcas pticas, papel, pergamino, papiro, metales, etc. (A. sttze; F. support; I. support; It. supporto, sostegno; P. suporte). 124

En este punto es necesario hablar un poco del contenido del tipo documental, ya que tendramos que separarlos en grandes grupos para describirlos, es decir, es necesario verificar si es el original o la copia la que se encuentra en el archivo. Si es copia tambin es necesario aclarar si esa copia es de carbnico, si es a mquina recopilacin, si es fotocopia del original, si es fotocopia de copia, si es microfilmada, etctera. Caracteres internos Los caracteres internos se refieren ms al contenido del documento, pero hacer una descripcin del contenido de cada documento resultara una labor pesada e innecesaria, por lo que se ha visto conveniente resumir aquellos caracteres comunes en todos los documentos y que a su vez indiquen una referencia documental que nos permita ubicar y conocer su sentido en el auxiliar descriptivo. As tenemos que las propiedades principales de todo documento son: la entidad productora, los orgenes funcionales, la fecha y lugar de produccin denominada tambin datacin y el contenido sustantivo. Entidad productora Todo documento es producto de una actividad, es decir no hay documento sin accin mediante, por lo tanto todo documento refleja una accin. Consecuentemente existe siempre una entidad que acciona, y como producto de esa actividad surge el testimonio, el documento.

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La entidad productora tiene vital importancia en la Archivologa, puesto que determina la procedencia del documento. La procedencia es el origen, o el principio; toda existencia se sujeta a una procedencia, para nosotros es el punto de salida de un documento (A. provenienz, herkunft; F. provenance; I. provenience, origin; It. procedenza; P. procedencia). A la procedencia es conveniente caracterizarla si es pblica, privada, religiosa, militar etctera. La entidad productora y la procedencia del documento son conceptos correspondientes y sinnimos. El principio de procedencia indica de dnde proviene el documento y legalmente a dnde pertenece. Sobre este concepto existen problemas de interpretacin, para evitarlos se realiza un anlisis de la procedencia y la pertenencia. Schellenberg habla de la procedencia con carcter archivstico. Por ejemplo, un expediente ser archivado donde se resuelve y archiva y no siempre donde se tramita. Entonces el principio de procedencia es donde nace, donde se origina el documento, y el principio de pertenencia a donde pertenece, donde queda naturalmente el documento. El archivo determina el principio de procedencia y le otorga ubicacin, razn por la cual hay que tener en claro la diferencia de conceptos. La entidad productora determina la procedencia. Gunnar Mendoza nos hace una clara exposicin sobre este principio. La procedencia literal sera la del lugar donde nace el documento; la archivstica es el lugar al cual pertenece el documento. La entidad productora debe ser necesariamente descripta en cualquier unidad documental. Alude di126

rectamente a la persona jurdica, es decir, el documento puede ser producido tanto por una persona como por una institucin. Si es institucin puede dividirse en dos grandes grupos: los pblicos y los privados. Al determinar la entidad productora tambin limitamos el campo del contenido, porque cada institucin tiene sus propias funciones. Si la entidad productora es una persona, al describir hay que procurar tener en cuenta la actividad que desempea esta persona dentro de la sociedad, lgicamente que esto nos dar una pauta del contenido documental sin necesidad de leerlo todo. Cuando no est claro el origen de un documento, tampoco queda claro su valor y su sentido. Para fines prcticos no es suficiente el nombre de la institucin productora sino que es preciso poner el nombre del departamento y la oficina que produjeron el documento. Hay que asentar un nmero de escalones como mnimo, escogiendo un trmino medio. Fecha y lugar de produccin Todo documento vlido lleva necesariamente la fecha, aun cuando no todos llevan el lugar. Se llama tambin data, de ah el nombre de datacin, nota del tiempo y lugar en que se hace u ocurre una cosa (A. datum; F. date; I. date; It. data; P. data). En algunos casos no hace falta escribir el lugar porque es fcilmente deducible, o se presume. El lugar es el sitio donde ocurre, sucede o se efecta algo (A. ort, stelle, platz; F. lieu, endroit; I. place; It. luogo; P. lugar). As tenemos que los documentos que sirven para efectuar un trmite interno de una institucin, no llevan membrete, mu127

chas veces se descuida este detalle. La fecha y el lugar son las coordenadas del nacimiento del documento. La fecha y el lugar de produccin, ms conocidos como datacin, nos dan una pauta del cundo y del dnde, que tambin son descriptores de la ubicacin. El cundo nos da un orden cronolgico, generalmente es la datacin la que nos da indicio del principio del orden original de los documentos, es decir, en qu orden fueron creados los documentos, lo que debe ser respetado. En los documentos jurdicos cobra enorme importancia, lo mismo que para las investigaciones, permite determinar el tiempo de validez del documento, y cuando la clasificacin as lo requiera, permite el ordenamiento cronolgico. Un documento puede tener varias fechas. Normalmente se usa la ltima fecha, porque es la de la resolucin final. Fechas topes. Se usan para la descripcin, son la primera y la ltima fecha de una serie documental o de una unidad de conservacin. Orgenes funcionales Consiste en la funcin o actividad por la cual se produce el documento. Distinguimos dos clases de funciones o actividades: Facilitativas, cuando las actividades se abocan a facilitar los trmites, meramente burocrticas. Sustantivas, cuando las actividades hacen a los fines. Cuando se realizan las labores descriptivas, es necesario especificar la funcin o la actividad a la que se refiere el documento. Schellenberg llama origen funcio128

nal, que est relacionado con el tipo documental y con el nombre de la serie. El origen funcional es equivalente al contenido sustantivo, cuando el auxiliar descriptivo tiene como unidad de asiento la serie. Cuando cada asiento es una serie completa, el origen funcional es el contenido sustantivo. En cambio cuando es una unidad documental simple, no se usa origen funcional. En la prctica lo vamos a utilizar pocas veces. Los orgenes funcionales cobran una importancia vital para el archivero, puesto que determinan la funcin administrativa que motiva la documentacin, al mismo tiempo que nos indican la causa por la cual fueron producidos. La causa generalmente nos da la importancia del documento, lo que nos hace suponer que un documento por felicitacin de cumpleaos no cumple la misma funcin ni tiene la misma importancia que un informe de actividades. Cuando no es muy claro el origen del documento, tampoco queda claro su valor y sentido. Al describir hay que tomar en cuenta esto. Muchas veces no es suficiente el nombre de la institucin productora, sino que es necesario poner el nombre del departamento y oficina que produjeron el documento. La funcin es bastante genrica para especificar las labores que desempea una institucin para el logro de sus objetivos. Para ser ms especficos denominamos actividades, y ms especficamente acciones. El trmino trmite, enumerado por Schellenberg, es asimismo genrico, puesto que anuncia una serie de pasos que sigue un determinado documento para lograr una resolucin. Estos trminos de funciones, 129

actividades, acciones y trmites son aplicables a toda administracin y a toda persona jurdica, puesto que la constancia es el documento mismo. Contenido sustantivo Argumento, tema o extracto. Su nombre mismo lo indica, es el contenido sustancial por el cual ha sido necesario producir el documento, a este contenido se lo denomina asunto o tema principal. En la administracin moderna se procura que este contenido sea lo ms preciso posible en la relacin con las actividades de cada institucin. Se utiliza en la descripcin cuando se realiza documento por documento, cuando se elaboran auxiliares descriptivos como el inventario analtico y el catlogo. El contenido sustantivo es el carcter ms amplio, contiene temas de personas, lugares, cosas, fenmena; al decir personas limitamos un poco con personas jurdicamente constituidas. Al querer hacer un inventario por persona tendremos una gran cantidad de informacin sobre personas. Esto da una pauta de la validez del documento, mediante los valores primarios del documento, sobre la importancia de ciertos de estos factores sobre los dems. No hablamos de temas, no los archivamos por tema, dado que es una cuestin ms bibliotecolgica. En el archivo casi no se usa el tema, ste se encuentra ms que todo en el tipo documental ya que ste nos da ya una idea cabal del tema. El tema por lo general puede referirse a las personas jurdicas y sus acciones, a los lugares, a las cosas y a la fenmena.

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Personas. Al hablar de personas nos referimos a la persona jurdica, es decir, que puede ser una persona como una institucin. Asimismo stas pueden ser pblicas y privadas, como lo hemos mencionado anteriormente. Lugares. Se refieren generalmente a regiones geogrficas, asimismo pueden incluirse dependencias en distintos lugares de la misma institucin. Al describirse, es preferible siempre partir de lo general a lo particular, es decir regiones, pases, provincias, municipios, pueblos, ciudades, villas, etctera. Cosas. Encierran en su concepto objetos materiales. Se subdividirn en dos grupos: los artificiales, en los que interviene la mano del hombre, los mismos que se subdividirn de acuerdo con las especialidades a que corresponden si hablamos de automviles, tractores, maquinarias, generalizaremos como mecnica; si hablamos de puentes, caminos, represas, generalizaremos como ingeniera, etc. y las cosas naturales que a su vez se subdividirn de acuerdo con los reinos de la naturaleza, las designaremos minerales, vegetales y animales. Fenmena. Se refiere sobre todo a las mltiples manifestaciones fenomenolgicas, como consecuencia de una organizacin social, tales como polticos, econmicos, sociales, religiosos, cientficos, militares, etc. Los perodos cronolgicos son comunes en todo el contenido sustantivo, pudiendo describirse por eras, siglos, dcadas, aos, meses o das.

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CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS El Ciclo Vital de los Documentos (CVD) es un parangn con la naturaleza, puesto que se ocupa de la gestacin, nacimiento, vida y muerte, fenmenos que se observan tambin en los documentos. Al hacer la comparacin, generamos conceptos tales como gestacin del documento, que es el momento en que se disea; nacimiento, cuando es creado; vida, tiempo de utilidad que presta; y muerte, cuando cierto tipo de documentos son expurgados al comprobarse su inutilidad. Algunos sostienen que el archivero debe ocuparse de la vida y la muerte del documento y all termina su funcin; otros autores sostienen que el archivero debe preocuparse desde el nacimiento, en el que tiene injerencia directa, y aun hay quienes sostienen que el archivero debe preocuparse desde su gestacin. En el momento de crear un nuevo tipo documental, es necesario consultar al archivero, para no repetir informacin. Su injerencia tiene que ser desde la gestacin.

Ser viviente Ciclo vital Gestacin

Muerte Nacimiento Vida

Documento

Destruccin Traslado Transferencia Conservacin permanente

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Decimos muerte del documento por destruccin premeditada; cuando esto no sucede tenemos el traslado a un archivo intermedio o histrico, transferencia a un archivo eventual, o su conservacin permanente, si el documento es aprobado para su conservacin. Aurelio Tanodi hace distincin de tres fases: prearchivstica, archivstica e histrica la ltima etapa. Comparte esta opinin Elio Lodolini.
Ciclo vital del documento (Segn los conceptos de Aurelio Tanodi, Elio Lodolini, e Ives Perotn) 1. Fase prearchivstica. 2. Fase administrativa. 3. Fase histrica.

Gunnar Mendoza habla de tres etapas pero modifica una primera como activa: la vida del documento. Una inactiva: la etapa de seleccin documental y una tercera etapa de conservacin permanente.
Ciclo vital del documento (Segn los conceptos de Gunnar Mendoza) 1. Fase activa. 2. Fase inactiva. 3. Conservacin permanente.

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Es necesario observar que en algunos textos se hace referencia a archivos activos, pasivos, inactivos, vivos o muertos, porque se refieren al momento de vida del documento que estn manejando. Schatz realiza una intercalacin en el concepto, una edad intermedia del documento, misma que tiene una subclasificacin de acuerdo con la consulta que se efecta: primaria frecuente, primaria eventual, y por ltimo, secundaria, de acuerdo con la frecuencia de consulta del documento.
Ciclo vital del documento (Segn los conceptos de Schatz) Fase administrativa Edad intermedia Primaria frecuente Primaria eventual Secundaria

Fase histrica

Manuel Vzquez habla tambin de las tres fases, pero hace una acotacin: la fase prearchivstica la divide en dos momentos de gestacin, y de trmite. En la fase administrativa habla de un momento de vigencia. Y a la fase histrica la deja en esa situacin porque luego de la finalizacin de la vigencia comienza la etapa para el investigador.

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Ciclo vital del documento (Segn los conceptos de Manuel Vzquez) 1. Fase prearchivstica Momento de gestacin Momento de trmite Momento de vigencia Momento de plazo precaucional

2. Fase administrativa

3. Fase histrica

A fin de compulsar las distintas opiniones sobre las distintas etapas del ciclo vital del documento, realizamos la conclusin de la siguiente forma: Etapa activa, incluye los momentos de gestacin y de trmite. Etapa inactiva, incluye los momentos de vigencia y plazo precaucional. Etapa intermedia, se considera como el momento simbitico, que es cuando se realizan los trmites para determinar la utilidad del documento para la posteridad, concluyendo esta etapa con la seleccin documental. Etapa de investigacin, considerada en el momento de la investigacin cientfico-histrica. Etapa informtica, que consideramos cuando el documento es procesado en su informacin, culminando en el momento de difusin, cubriendo la necesidad de editar los fondos documentales, para un rpido acceso a la informacin. Dado el desarrollo de las comunicaciones, se hace necesario incorporar el momento telemtico que nos 135

permite enviar la informacin o el facsmile del documento al lugar requerido.


Ciclo vital del documento (CVD) (Segn los conceptos de Arvalo Jordn) 1. Fase prearchivstica Momento de gestacin Momento de trmite 2. Fase administrativa Momento de vigencia Momento de plazo precaucional 3. Fase intermedia Momento simbitico Momento de anlisis

4. Fase de conservacin Momento de investigacin permanente Momento de la conservacin y restauracin 5. Fase tecnolgica Momento informtico Momento multimedia Momento de difusin

SISTEMAS DE INFORMACIN
EN EL CICLO VITAL

Al enfocar el tema del ciclo vital de los documentos, hemos llegado a una conclusin sobre las etapas y los momentos durante la vida-proceso de los documentos, lo cual nos facilita mucho el concepto de in136

formacin requerida en cada una de estas etapas. Realizamos entonces una categorizacin: Primera etapa Denominada prearchivstica Tanodi, Lodolini, Perotn y activa Mendoza. En esta fase se generan los momentos de gestacin y trmite, aqu observamos el problema de la dimensin temporal, que nos facilita analizar los alcances de la informacin contenida en los documentos con relacin al tiempo, y la dimensin espacial nos da una pauta de los alcances de la informacin, dentro del inters por la recuperacin de la informacin. Dimensin espacial. Constituida por los lmites legales y de influencia de la institucin. En esta etapa, los documentos y la informacin tienen una dependencia directa de la entidad productora, consecuentemente una vinculacin vertical a los sistemas de informacin organizacional, siendo sus repositorios o infraestructuras de base los archivos eventuales. Al realizar la descripcin, se debe tener en cuenta quines han de requerir inmediatamente la informacin. Dimensin temporal. Constituida por las series de carcter estadstico, se observa en esta etapa una actividad pragmtica de la institucin y una preocupacin consuetudinaria, preocupacin por tomar decisiones sobre temas del da. Esta etapa se denomina tambin fase de produccin de documentos y estara compuesta por los elementos siguientes: a) Diseo y gestin de formularios. b) Preparacin y gestin de la correspondencia. 137

c) Gestin de informes y directrices. d) Fomento de sistemas de gestin de la informacin. e) Aplicacin de la tecnologa moderna en dichos procesos. 43 Segunda etapa Considerada como la de mayor actividad informativa, esta etapa es la denominada administrativa por Tanodi, Lodolini y Perotn; inactiva por Gunnar Mendoza, y considerada la edad intermedia por Schatz. Segn Manuel Vzquez se consideran los momentos de vigencia y de plazo precaucional. Como principal caracterstica de esta etapa se observa un desarrollo sectorial referido a grupos sociales interactuantes, lo cual permite la formacin de ciclos de comunicacin entrelazadas; como consecuencia de los intereses de carcter social y los de la institucin que entran en juego, el requerimiento de informacin en esta etapa es masivo. Se observa que la entidad productora trabaja relacionada con el ncleo social que le rodea y sirve para la entidad social que demanda la informacin. Los auxiliares descriptivos generalmente tienen un carcter de reserva o acceso. Dimensin espacial. Est constituida por los mbitos de influencia de la institucin sobre los grupos interactuantes; como consecuencia esta dimensin ser mucho ms extensa que la anterior. La dimensin espacial se cualifica y cuantifica en funcin de los objetivos, del sentido direccional de la entidad, sobre la formulacin de objetivos y la adopcin de decisiones.
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Rhoads, James B., op. cit.

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Dimensin temporal. Ingresa en el intercambio de la influencia del medio social, para lo cual la institucin realiza una recogida de datos mediante algunas actividades principales como la orientacin del trmite y la determinacin de identidad de la entidad productora en funcin del medio social, consecuentemente la distribucin de informacin de carcter escrito u oral, cumple con las funciones de difusin y comunicacin. Durante el desarrollo de esta etapa, internamente la institucin realiza una codificacin de series o tipos documentales determinados y requiere adems, informacin de los trmites y sectores de control. Se incorporan las tcnicas propias del archivo: ordenacin, clasificacin, y descripcin y podramos decir una preseleccin sin llegar a una seleccin cientficamente fundamentada. Se cumple entonces la certificacin de las acciones, funciones, actividades y tareas institucionales. A esta etapa podemos llamarla tambin fase de utilizacin y conservacin de los documentos. Abarca los aspectos siguientes: a) Creacin y mejoramiento de los sistemas de archivos. b) Y de recuperacin de datos. c) Gestin de registros. d) Gestin del correo y las telecomunicaciones. e) Seleccin y manejo de mquinas copiadoras. f) Anlisis de sistemas. g) Produccin y mantenimiento de programas de documentos vitales, funcionamiento de centros de documentacin y aplicacin, cuando proceda, de la automatizacin y la reprografa a dichos procesos.44
44

Rhoads, James B., op. cit.

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Tercera etapa Denominada histrica por Tanodi, Lodolini y Perotn o de conservacin permanente, por Gunnar Mendoza. Incorporamos en esta etapa el momento simbitico donde empieza la decantacin de los valores. De acuerdo con el tipo de informacin obtenida y los valores primarios, tenemos: a) Administrativos. b) Legales. c) Contables. d) Cientficos. Y de acuerdo con los valores secundarios: a) Evidenciables. b) Informativos. Tambin se incorpora en esta etapa el momento de la investigacin; modificndose los grados de accesibilidad que permitan a los investigadores acceder libremente a los documentos para sus respectivas investigaciones. Dimensin espacial. Constituida por el manejo de informacin incorporada al subconjunto de saber acumulado por el grupo social, por efecto de la decantacin de valores; la informacin se convierte en especializada. Esta etapa requiere de un proceso de actualizacin de la informacin por eliminacin, por integracin al conjunto del saber acumulado y una vez elaborados los procesos, ingresamos a una fase de procesamiento de la informacin, o lo que podramos dar en llamar a una informacin refinada. Lgicamente que esto nos lleva a un anlisis de recuperacin de la informacin. Dimensin temporal. Constituida por un sistema dinmico y coordinado, porque el investigador se encontrar trabajando continuamente con esta informacin. 140

La fase de disposicin de los documentos abarca: a) La identificacin y descripcin de las series de documentos. b) El establecimiento de programas de retencin y disposicin de documentos. c) La evaluacin y eliminacin de documentos, y d) La transferencia a los archivos de documentos de valor permanente.45 Cuarta etapa Denominada tambin informolgica, considerando la incorporacin de medios tecnolgicos avanzados. Incorporamos el momento de difusin, la informacin se incorpora al mbito social; los procesos seran una entrada de la informacin, un tratamiento fsico, un almacenamiento y un procesamiento de esa informacin por su vuelta a clasificacin y ordenacin, y finalmente una salida que sera el mismo momento de difusin. Tal como habamos anticipado en anteriores captulos, se incorpora el momento telemtico, al ser la informacin difundida por los medios tecnolgicos de comunicacin.

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Rhoads, James B., op. cit.

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Sistemas de informacin en el ciclo vital del documento


PRIMERA FASE Prearchivstica Tanodi, Lodolini, Perotn. Activa Dimensin espacial Mendoza. Gestacin y trmite (Vzquez). Lmites de la organizacin: 1. Dependencia directa de la entidad productora. 2. Vinculacin vertical a los sistemas de informacin organizacional. 3. Infraestructura de base (archivos eventuales). Series temporales de carcter estadstico: 1. Actividad pragmtica. 2. Preocupacin consuetudinaria. Mendoza. Grupos sociales interactuantes, ciclos de comunicacin entrelazados. Vigencia y de plazo precaucional (Vzquez). mbitos de influencia: 1. Sentido administrativo. 2. Formulacin de objetivos. 3. Adopcin de decisiones. Influencia del medio ambiente social. Recoleccin de datos: 1. Orientacin del trmite. 2. Determinacin de identidad. 3. Distribucin de informacin escrita y oral. 4. Codificacin clasificatoria. 5. Informacin de trmite y sector de control. 6. Certificacin de actos, acciones, funciones, actividades y tareas. Tcnicas de archivo: clasificacin, ordenacin, descripcin, preseleccin.

Dimensin temporal SEGUNDA FASE

Administrativa Tanodi, Lodolini, Perotn. Inactiva Sectoriales Momentos Dimensin espacial Dimensin temporal

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TERCERA FASE

Intermedia Momentos

Schatz, Arvalo. Simbitico y anlisis documental (Arvalo). Primario frecuente, primario eventual, secundarios (Schatz). mbitos de influencia: 1. Reformulacin de objetivos. 2. Asentamiento institucional. Decantacin de valores, primarios: 1. Administrativos. 2. Legales. 3. Contables. Fiscales. 4. Cientficos. Secundarios: 4.1. Evidenciables. 4.2. Informativos. Tanodi, Lodolini, Perotn. Mendoza, Arvalo. Investigacin y conservacin y restauracin. Subconjunto del saber acumulado por el grupo social. Proceso de actualizacin por eliminacin y por integracin. Proceso de recuperacin. mbito de sociedades intermedias e investigacin especializada u objetiva. Grados de accesibilidad. Recuperacin de los procesos humanos pasados. Sistema dinmico y coordinado. Arvalo. Informtico, multimedia, difusin. Funcin de entrada, tratamiento fsico de la informacin, funcin de almacenamiento, funcin de procesamiento, funcin de salida. Reprografa, mbito social en general, distribucin de informacin cualificada.

Dimensin espacial Dimensin temporal

CUARTA FASE

Histrica Conservacin permanente Momentos Dimensin espacial

Dimensin temporal QUINTA FASE Tecnolgica Momento Dimensin espacial

Dimensin temporal

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ANLISIS DOCUMENTAL

ELEMENTOS DEL ANLISIS DOCUMENTAL EL BREVE anlisis que sigue, como un mnimo requisito de todo archivo, est enfocado en funcin de los aspectos ms problemticos de las tcnicas documentales, consistente en la evaluacin documental: una tcnica de la Archivologa intensamente demandada en la actualidad y sobre todo en nuestro medio. Esta afirmacin surge de la necesidad de determinar el valor y la importancia relativa de cada uno de los documentos existentes en las entidades productoras, como fundamento terico y prctico para viabilizar la configuracin de un sistema de informacin y seleccin documental equilibrado, destinado a cubrir las exigencias de cada institucin. La etapa de anlisis documental no es lo mismo que la evaluacin documental que generalmente se utiliza para la seleccin. El anlisis podra ser ms metodolgico en la medida en que comprendamos su naturaleza, lo que nos permitir entender mejor la naturaleza de la informacin de los documentos. Es aquella eta-

pa en la cual se determinan los componentes de un documento, stos pueden ser: a) Las tareas o actividades que los producen. b) Los conocimientos que encierran o representan. c) Las responsabilidades que conllevan. d) La informacin contenida. e) La estructura fsica del documento. Esta etapa se efecta mediante observacin y estudio, y constituye la base fundamental para lograr una evaluacin real del valor informativo de los documentos, por cuanto es imposible medir o valorar un trabajo sin conocer previamente qu es y en qu se diferencia de los dems. Un programa de evaluacin de documentos, en el que no se consulte el anlisis documental con la importancia y atencin requeridas, no puede producir resultados aceptables, aun cuando las etapas que sigan sean efectuadas con mejores tcnicas. No es posible buscar perfeccionismo en la valoracin misma de los contenidos documentales, adoptando mtodos de alta especializacin, si la base del anlisis y el contenido de las actividades no se conoce o es conocido slo superficialmente. En este sentido, el anlisis documental es un medio de obtener informacin real sobre cada uno de los documentos para la posterior elaboracin de auxiliares descriptivos. Pero la importancia del anlisis documental va ms all de proporcionar informacin para la evaluacin de documentos. Es una prctica que debe establecerse en cualquier archivo que desee desarrollar un sistema adecuado y eficaz de informacin. En efecto, los diversos factores que estudiaremos a lo largo del presente trabajo, derivan en gran medi145

da del hecho de que estas prcticas se basan en datos objetivos de los documentos, los cuales pueden ser utilizados para facilitar y mejorar procedimientos de tramitacin y de seleccin documental. Efectivamente, el proceso de anlisis es un proceso de conocimiento de los componentes de cada documento en particular en su puesto de trabajo, se obtienen tambin datos que sirven para analizar la estructura administrativa, evidencia organizativa, y si existe claridad en las lneas de comunicacin al efectuarse un trmite, si los procesos son racionales o si existe un entorpecimiento, si existe duplicidad de documentos con el consiguiente resultado de duplicidad de esfuerzos, o si las cargas de informacin estn mal distribuidas. La atencin del archivero est dirigida a la unicidad. La individualidad de actividades orgnicas, interesan por su importancia dentro de la evolucin institucional del hombre en sus actividades como ser, institucional; al seleccionar las actividades y agruparlas formamos un todo complejo. Estamos interesados en las actividades comunes, en el modo en que las actividades se repiten, nuestro propsito es lograr generalizaciones o leyes concernientes a las actividades institucionales. Escogemos las actividades, a partir de la importancia de su individualidad dentro de un modo complejo, por lo que tiene de comn con los dems y la sntesis no es un complejo nico, sino una generalizacin. El archivero est interesado en la calidad, individualidad y unicidad para lograr una adecuada descripcin de la entidad, del todo generalizado. El tema del estudio de los archiveros es el desarrollo de los actos humanos en el marco de las instituciones. Resultado de miles de actos individuales. Individual146

mente, estas acciones no pertenecen al dominio de los archivos, toman en consideracin nicamente los actos que tienen relacin con los movimientos e intereses de las instituciones. Se trata de la investigacin descriptiva que comporta la narracin e interpretacin de los datos. a) La necesidad de informacin decisin, conocimiento. Surge al tomar conciencia de la conveniencia de buscar datos sobre determinado tema. b) Anlisis del problema acto, actividad. Cules son los materiales e informacin adecuados sobre determinado tema o problema, y cmo puede organizarse para su utilizacin. c) La hiptesis fundamento descriptivo. Es un conglomerado de conclusiones tentativas sobre tendencias informativas, y sobre tipos y fuentes de origen de datos obtenibles, junto con procedimientos planeados de antemano para recopilar y clasificar. d) La evidencia anlisis documental. Tentativamente se elaboran en trminos de la evidencia sobre el valor de las mismas y a la luz de sus deducciones como materia de lectura documental. e) Comprobacin experimental servicio en la institucin. El contenido del curso, clasificado, se somete ahora a comprobacin experimental, como rama organizada de un programa descriptivo. f) Evaluacin para necesidades futuras servicio en el entorno social. En esta fase se llega a la apreciacin final, basada en la comprobacin experimental del valor del material compilado, decidindose si constituye materia para darle un curso permanente.

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Se considera: a) El auxiliar descriptivo: 1. Su enunciado. 2. Tipo de auxiliar. b) Anlisis del auxiliar: Plan de operacin. c) Obtencin de datos: 1. Reunin del material. 2. Clasificacin del material. 3. Recoleccin de conclusiones provisionales. d) Manipulacin e interpretacin de los datos: 1. En relacin al usuario. 2. En relacin a la investigacin. 3. Crtica de los datos. e) Comprobacin de la veracidad de los datos: 1. Crtica de las fuentes sobre la base de su autenticidad y localizacin. 2. Establecimiento de actividades. 3. Crtica interna, para determinar el significado de los datos (interpretacin). 4. Exposicin de hallazgos. f) Composicin y redaccin del auxiliar: 1. Reunin de material. 2. Toma de notas sobre materiales. 3. Detalles de estilo. 4. Notas al pie. 5. Bibliografa. Como en todo esfuerzo razonado, cabe asumir un orden definido y una secuencia en el trabajo. El archivero puede incluso que no encuentre la necesidad de ciertos auxiliares descriptivos, tampoco que un problema especfico capte la atencin de los usuarios, es necesario tener un conocimiento profundo sobre la pro148

duccin documental de la institucin para encontrar problemas definidos, aparecen como resultado de la experiencia personal o como sugerencia de quienes requieren del acopio y reordenacin del material, se convierte en un esfuerzo centralizado en funcin de las necesidades aceptadas provisionalmente. La crtica documental trata del valor de los documentos que se obtienen para su anlisis y aplicacin. Obtiene juicios sobre las circunstancias de su origen, mediante el anlisis de los caracteres internos, y por comparacin con similares u otros documentos asequibles. El examen textual descubre las modificaciones que se producen en los documentos. La crtica documental es esencial. Logra el juicio definitivo sobre el significado de los datos reunidos e interpreta las exposiciones que brotan del anlisis textual. La finalidad es averiguar las actividades verdaderas. El esbozo del auxiliar descriptivo elegido toma forma al iniciarse la experiencia reflexiva por parte del archivero. Se prepara una lista de ttulos y encabezamientos de los auxiliares. stos se han sometido a constante revisin en el transcurso de todas las fases reflexivas antecedentes y adquieren forma definitiva. Criterios a) El documento ha de ser digno de la descripcin. b) Las fuentes deben centrase en tipos documentales, lugares y tiempos determinados (localizados mediante escrupulosa crtica). c) El estudio debe ser limitado y factible en trminos de capacidad investigadora; si se requiere ha149

cer una nueva fuente de investigacin, es prudente analizar nuevamente los datos. d) El auxiliar descriptivo debe ser estructurado lgicamente, de acuerdo con los conocimientos archivsticos. e) La interpretacin de las actividades que se relatan, slo cuando es necesario, debe ser la adecuada a cada caso. f) Las fuentes de informacin deben ser convenientemente sustentadas en la realidad actual. g) Las fuentes de informacin deben ser autnticas y fidedignas crtica textual. h) El auxiliar descriptivo debe dejar posibilidades para realizar investigaciones ulteriores sobre su perfeccionamiento. i) El anlisis debe limitarse en funcin del tiempo disponible y del costo. j) Las actividades deben ser comprobadas por lo menos por dos testimonios independientes. La investigacin documental interpreta tendencias pretritas de actividades. Desde un punto de vista, la descripcin trata de actos singulares, recogidos y descritos ordenadamente, considerando las generalizaciones que pueden deducirse. En un auxiliar descriptivo correctamente enunciado pueden incluirse aspectos tales como el mrito de la actividad, la legitimidad y veracidad de las fuentes, la disposicin lgica de la informacin, la debida interpretacin de las actividades, comprobacin de los datos utilizados, fuentes originales adems de subalternas, fuentes localizadas, la admisin de la posibilidad de investigacin posterior. Dada la importancia que reviste el anlisis documental, aun considerndola slo una etapa de la eva150

luacin documental, es necesario detenerse en algunas consideraciones: Anlisis de los tipos documentales Al estudiar los caracteres externos, hemos mencionado que este carcter fsico consiste en la forma en la que se nos presenta el documento a primera vista, pero al efectuar un anlisis ingresamos a una etapa en la cual se determinan, mediante la observacin y el estudio, las distintas formas de informacin que componen el documento, para constituir un sistema archivstico propio de la organizacin, conociendo previamente qu es esa informacin y en qu se diferencia de las dems. El anlisis del tipo documental es un proceso de conocimiento de la informacin de cada documento, se obtienen datos que sirven para analizar la estructura organizativa respecto al cumplimiento de ciertos principios fundamentales: a) Si existe claridad en las diferentes lneas de comunicacin, b) Si los trmites diseados son racionales o si hay entorpecimiento (generalmente burocrtico), c) Si existen procedimientos definidos para la estructuracin del documento, d) Si hay duplicidad del documento con el consiguiente sobreesfuerzo administrativo, etctera. Algunos aspectos entonces deben ser observados para lograr los resultados del anlisis.

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IDENTIFICACIN DEL DOCUMENTO Denominacin Cdigos, claves Ubicacin administrativa 1 Dependencia 2 3 4 Nombre y cargo del firmante ESPECIFICACIONES O REQUERIMIENTOS DOCUMENTALES Formacin del documento Experiencias anteriores Responsabilidades Habilitacin documental Exigencias documentales 1. Fecha en que se efectu el anlisis documental 2. Identificacin del archivero analista 3. Detallar los nombres de quienes fueron consultados Descripcin

Determinacin del tipo de informacin que se desea obtener El tipo y detalle de informacin que se desea depende de la utilizacin que se le quiera dar. Si el objeto es obtener informacin para efectos de evaluacin, se deben estudiar aquellos datos en los que se refleja el contenido de los documentos, sus derivaciones, requerimientos y otras caractersticas que permitan medir su importancia relativa, en cuanto a la utilidad que puede brindar la informacin. Si se desea utilizar el anlisis para aspectos de organizacin y tramitacin, es decir, una completa ges152

tin, habr que detallar en mayor grado la informacin sobre los contenidos y componentes del documento y su relacin con los otros documentos, relacin de contenido, de distribucin en las organizaciones, en los trmites y en el archivo. Los objetivos perseguidos por el anlisis, influyen tambin por la cantidad del grupo de documentos que se debe analizar. Si se desea obtener informacin ms detallada para efectos de investigacin de la misma organizacin que los genera, se estima conveniente analizar todos los tipos documentales, lo cual es indispensable para la evaluacin ya que no puede obviarse el estudio analtico de aquellos documentos que son funcionales a los ya analizados. No est de ms tratar de obtener el mximo de informacin sobre las unidades documentales, ya que un conocimientos superficial de ellos, o de los que se consideran representativos dentro del grupo documental, puede inducir a falsear su contenido por excluir otras caractersticas importantes. Cuando se desechan algunos aspectos en la etapa de anlisis se tendr que estar completamente seguro de que la informacin contenida en ellos estar representada por otros tipos documentales de similares caractersticas. Una forma adecuada de conocer la informacin global sobre un determinado tipo documental, se desprende del conocimiento del organigrama y sus funciones, puesto que cada sector encarado en el organigrama tiene un determinado nmero de actividades esenciales a desarrollar; de esta manera podemos claramente especificar que las oficinas de personal emitirn siempre documentos relacionados con la admisin, con153

ducta y retiro de empleados como base fundamental. Nunca una oficina de personal ha de realizar labores de contabilidad, de ah que esa oficina emitir documentacin especializada, que puede denominarse de acuerdo con su mismo contenido. Por ejemplo: solicitudes de trabajo, admisiones de personal, multas por inasistencias, etc., son documentos tpicos, cuyo contenido ser siempre de caractersticas similares cuando no idnticas. Estos documentos suelen formar las series dentro de esa funcin; se comprender tambin que la ordenacin de tipos documentales corresponde ms a un manejo interno de los asuntos de la organizacin. Siempre que sea posible y sin necesidad de alargar mucho esta etapa, se deben estudiar todos los pasos que se tienen en el organigrama. Deducimos que se deben estudiar todas las unidades documentales en relacin con las actividades de cada organismo, especialmente en aquellas entidades productoras de documentos en donde no se han realizado anteriormente este tipo de investigaciones y en las cuales se observa poca claridad, tanto en las tareas mismas que generan documentos como tambin en la suficiencia de los documentos. En general, los datos bsicos que se deben obtener del anlisis documental se pueden agrupar en: a) Identificacin del documento. b) Especificaciones o requerimientos documentales. c) Descripcin documental. d) Evaluacin del rendimiento informativo.

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Identificacin del documento Los datos ms significativos del documento son los siguientes: a) Denominacin. Es decir, el nombre con el cual es conocido el documento dentro de la organizacin administrativa. Cuando este nombre es muy genrico o ambiguo, como por ejemplo informes, si bien podemos comprender qu actividad contiene el documento, no podemos determinar con exactitud a qu tipo de informe se refiere. Conviene aclarar, sea especificando el informe o incluyendo la entidad productora, as obtenemos informes laborales o bien informes de auditoria, lo cual nos aproxima mucho ms a un sector de realidad en la administracin. Es conveniente, entonces, indagar sobre las denominaciones conocidas, para poder llegar a normalizarlas y darles su verdadero sentido dentro de la ordenacin y la descripcin. b) Cdigos y claves. Algunas instituciones modernas han adoptado el sistema de enumerar documentos en la medida en que stos son producidos, crendose cdigos alfanumricos para este fin, por ejemplo: DEJ 123/99, indica que la nota corresponde a la Direccin Ejecutiva (DEJ) y su nmero de orden es el 123, el ao de gestin es el 1999. Este tipo de notacin facilita enormemente la ordenacin de documentos, ya que los mismos se acumulan por la oficina que los produce y el orden en que son producidos, al mismo tiempo que estos documentos conservan un orden cronolgico principio del orden original, puesto que en la medida en que se producen los documentos, sus fechas son consecuentes, pudiendo separarse por gestiones o peridicamente al renovarse la numeracin. 155

c) Ubicacin administrativa. Dentro de la organizacin se determina su ubicacin, tanto de origen como de almacenamiento, esto tambin establece la importancia de los documentos por su origen jerrquico. d) Dependencia. El documento ha sido creado en una oficina que depende de una unidad mayor, por consiguiente su informacin puede ser complementaria o de relacin a esa jerarqua; su informacin no siempre puede considerarse como completa. Esta relacin de dependencia merece un estudio ms profundo dentro de la organizacin de la misma, en lo posible, normalizando los documentos y sus alcances de informacin contenida. Generalmente sta nos sirve en la clasificacin. Por ejemplo, si en la clasificacin hemos determinado varios grupos: econmico, operativo o de organizacin y mtodos, una nota emitida por contabilidad, depender del grupo econmico y no del operacional. e) Nombre y cargo del firmante. Cuando se quiere obtener sofisticacin en los archivos y sobre todo cuando se trata de documentos de importancia, es necesario describir los nombres de intervinientes y firmantes, generalmente con el propsito de establecer responsabilidades, e incluso porque el usuario o consultante demanda informacin teniendo como nico dato el nombre de la persona que firm el documento. Especificaciones o requerimientos documentales Esta parte del anlisis, consulta diversos datos complementarios, pero lo esencial es para la evaluacin de documentos por las caractersticas que se registran. Tenemos: 156

a) Formacin del documento. Las caractersticas que se requieren para fijar la informacin. Distribucin de las reas de informacin esencial y complementaria y reas de referencia. Para apreciar estos requerimientos, se debe obtener informacin sobre diversos tipos documentales para evitar duplicidad de esfuerzos y datos. Tambin se debe consultar sobre las acciones o actividades que han de generar al documento y que implican un determinado grado de normalizacin. b) Experiencias anteriores. Corresponde averiguar si anteriormente se han efectuado diseos similares de documentos y si dieron algunos resultados satisfactorios. c) Responsabilidades. Conviene determinar el grado de responsabilidades que encierra el documento y establecer las responsabilidades de informacin, es decir, en lo posible, establecer una escala de responsabilidades del tipo de informacin que pueden suministrar los auxiliares descriptivos, y el tipo de usuarios que pueden consultar estos documentos. d) Habilitacin documental. Todo escrito es habilitado al ser firmado, el estudio comprender entonces, la adecuacin de la habilitacin, establecindose escalas en este sentido. Algunos documentos posiblemente sean habilitados como certificacin por un archivero, otros requerirn la habilitacin del escribano para tener validez, esta habilitacin tendr necesariamente una estrecha relacin con las responsabilidades que encierra la documentacin del archivo. e) Exigencias documentales. La continua creacin de documentos impone que stos tengan contenidos mnimos para su identificacin, como ser, denomina157

cin de la entidad productora, datacin, etc. Es conveniente un estudio en este sentido de modo que en la descripcin pueda utilizarse este tipo de informacin. Los aspectos de la descripcin los hemos fijado con anterioridad bajo el ttulo Descripcin del documento. Con la finalidad de dar seguridad sobre el anlisis efectuado, es necesario detallar adicionalmente datos como los siguientes: a) Fecha en que se efectu el anlisis documental, ya que los contenidos estudiados pueden variar considerablemente con el transcurso del tiempo. b) Identificacin del archivero analista que efectu el anlisis, a fin de recurrir a l en caso de dudas. c) Detallar los nombres de quienes fueran consultados al realizar el anlisis, y de los superiores inmediatos que respaldan la realidad de los datos obtenidos. Los tres elementos de estudio empleados, identificacin, especificaciones y descripcin, constituyen las secciones principales del anlisis, y permiten conocer a fondo los elementos principales que compone cada unidad documental, siempre y cuando la investigacin se efecte en forma detenida y se obtenga la informacin posible. Determinacin de la fuente de obtencin de datos Tericamente el contenido de un documento puede conocerse por la informacin que proporcionan las distintas unidades generadoras de documentos y lo que estuviera detallado en los manuales de procedimientos si es que existen. Si se tuviera la certeza de que las entidades productoras conocen perfectamen158

te los documentos que generan, y los manuales fueran lo suficientemente detallados como para facilitar la labor de descripcin documental, los archiveros que efectan el anlisis podran realizar las descripciones documentales en sus propios lugares de trabajo, dndose slo el trabajo de ordenar adecuadamente la informacin. En todo caso, ninguna de esas fuentes proporcionar datos fidedignos sobre la documentacin, y ser necesario recurrir a los propios redactores de documentos quienes mejor conocen su trabajo y las razones por las cuales generan la documentacin. Esta forma de participacin del archivero con los emisores de documentos, permite una obtencin de conocimiento real y constituye una forma efectiva de accin en conjunto, lo cual facilita enormemente el proceso de anlisis y evaluacin y asegura al archivero que su trabajo ser ponderado de acuerdo con la informacin suministrada por l mismo. De esta forma no hay motivo para alegar que hubo desconocimiento o error en la determinacin de las caractersticas del documento. Como en este tipo de investigaciones predominan juicios humanos, especialmente cuando los trabajos estudiados requieren un mayor conocimiento, se recomienda recurrir a jerarquas ms elevadas, quienes con un criterio ms amplio de las actividades que desempean, pueden modificar algunos aspectos de la informacin suministrada por los empleados. En los archivos administrativos, la conformidad, tanto de las secciones productoras de documentos como de sus jerarquas y de los archiveros, resulta esencial para asegurar una informacin correcta, tambin sirve de camino para interesar y facilitar su co159

operacin en las restantes etapas del proceso de anlisis y evaluacin. Forma de obtener datos Bsicamente hay tres formas de obtener la informacin relativa a los contenidos documentales: a) Sistema de entrevistas. b) Sistema de consultas c) Sistema de encuestas. Estos sistemas pueden tener factores negativos y positivos, pero cuando se rene la informacin de los tres sistemas, observamos que tenemos una informacin lo suficientemente abundante como para realizar el anlisis lo ms cercano a la realidad. Sistema de entrevistas. Consiste en obtener los datos relativos al documento, su procedencia, su utilidad, las responsabilidades que encierra, su plazo de vigencia, sus objetivos, los valores de sus contenidos, etc.; las entrevistas y cuestionarios merecen algunas consideraciones. La entrevista es una conversacin entre dos personas de las cuales una es el entrevistador y otra el entrevistado. Casi todas las entrevistas tienen por finalidad obtener alguna informacin. Las entrevistas pueden ser estructuradas o dirigidas, o no dirigidas. La diferencia es que en esta ltima la iniciativa queda a cargo del entrevistado en tanto que, en la primera, se ha preparado de antemano un cuestionario o serie de preguntas. Las entrevistas tienen ciertos riesgos. En primer lugar que el entrevistador tiene que poseer un cierto conocimiento de la persona del entrevistado, sus do160

tes y cualidades, sus actuaciones, para poder moverse con comodidad. En segundo lugar, que la entrevista provoca problemas. A veces el entrevistado rehsa responder o falsea la verdad o se deja llevar por impresiones errneas. Adems, el lenguaje de la entrevista debe ser atendible y a travs de l el entrevistador debe ganarse la confianza del entrevistado. Finalmente, el entrevistador no debe dejar traslucir sus impresiones personales o ideas que puedan inducir por determinados caminos al entrevistado y que no son realmente los propios. Se entrevista directamente, en su puesto de trabajo, a la persona que tiene mayor conocimiento sobre los documentos que se elaboran en su sector. En un despacho de asesora legal, no entrevistaremos a la secretaria, que slo recopila la informacin que ha sido elaborada por el asesor; entrevistaremos entonces al asesor y le interrogaremos sobre los documentos, todo aquello que nos interesa saber para poder efectuar una descripcin adecuada. Posteriormente, verificamos todos los datos obtenidos, procurando generalizarlos a fin de que los auxiliares descriptivos sean lo ms uniformes posible. Para facilitarnos el registro de datos a obtener, se utilizan formularios diseados ex profeso y, en algunos casos, se elaboran guas escritas para tener la seguridad de que se considerarn todos los aspectos que interesen al archivo. La entrevista se complementa con la observacin directa del trabajo del sector entrevistado para lograr una comprensin del empleo de la documentacin y de qu forma pueden los auxiliares descriptivos facilitar las actividades de ese sector. 161

Para que la entrevista proporcione los resultados esperados, es necesario que el entrevistador est capacitado, tanto en los contenidos de la Archivologa como en los contenidos del sector entrevistado, sea este sector una seccin determinada de la administracin, cuando los archivos son administrativos, sea el sector un cuerpo de investigadores, cuando el archivo es histrico. Esta capacitacin del entrevistador, permite no detenerse en detalles que pueden no significar nada para los objetivos de la descripcin. Por ltimo, es conveniente informar al personal que proporciona los datos, de las facilidades que pueden brindarnos el anlisis documental y de todos aquellos datos que soliciten y contribuyan a lograr una mayor cooperacin. Sistema de consultas. Consiste en obtener los datos relativos a la utilidad del documento, mediante consultas efectuadas en el mismo archivo, a quienes le interesan utilizar sus servicios, ms categricamente a los usuarios. Estas consultas van dirigidas a resolver los problemas que puedan presentarse sobre la forma o formas en que son solicitados los documentos, de modo que los auxiliares descriptivos tengan opciones; es decir, los usuarios no siempre se acercan a consultar con un nombre determinado del tipo documental, o desconocen los contenidos de determinados tipos documentales, las opciones permitirn entonces al consultante adecuarse y enterarse de si lo que busca es realmente un determinado tipo documental o bien puede encontrar en otros documentos, informacin que le permita desarrollar su conocimiento y trabajo con mayor eficacia. 162

Este sistema tiene mucho en comn con el sistema de entrevistas, con la diferencia de que cambia el lugar de la entrevista y cambia el objetivo de las consultas. Sistema de encuestas. En este sistema, las entidades productoras describen su trabajo con relacin al documento, respondiendo a las preguntas que se les formulen en cuestionarios elaborados para este fin. El cuestionario es una prctica de investigacin que consiste en un sistema de preguntas que tiene por finalidad obtener datos. Los cuestionarios pueden ser de preguntas cerradas o abiertas. Las primeras son cuando se debe contestar exclusivamente con un s o un no, cuando se someten varias alternativas de respuestas entre las que el entrevistado debe responder. En los otros abiertos la respuesta queda librada al entrevistado. Se recomienda que en todo diseo de cuestionario se ponga especial atencin al contenido, al vocabulario y la secuencia de las preguntas de los cuestionarios. Referente al contenido, hay que pensar si la pregunta es necesaria, si requiere otros apoyos para contestarla, si puede hacerlo, etctera En lo que se relaciona con el vocabulario, si es inteligible, si realmente pregunta lo que queremos, si expresa las posibles alternativas pensadas, etctera. En lo que se refiere a la secuencia, es conveniente que se parta de lo general a lo particular, de lo trivial a lo importante, con un orden lgico que no distorsione respuestas y no produzca la llamada contaminacin. Se entiende por tal la influencia que el orden de preguntas puede ejercer en las respuestas. Si bien es cierto que este sistema puede proporcionar informacin ms ordenada y meditada, requiere 163

por lo general, aclaraciones y comprobaciones, por lo que a menudo se debe complementar con las entrevistas, prolongndose en el tiempo empleado para esta etapa. Preparacin de los formularios Cualquiera de los sistemas citados anteriormente, requiere de formularios que permitan la recogida de datos en forma ordenada y comprensible para quienes los utilicen posteriormente. Por ello es necesario prestar una atencin esmerada al diseo de los formularios que faciliten estas tareas. En caso de efectuar las encuestas, es fundamental presentar preguntas claras y directas y que los formularios sean fcilmente manejables por quienes han de responder. En algunos puntos del cuestionario, ser necesario incluir aclaraciones, instrucciones y oraciones explicativas, para facilitar la comprensin del contenido del formulario y de lo que se quiere obtener con l. Al disear los formularios, para poder efectuar una buena labor de anlisis documental, se deben considerar los siguientes aspectos: a) Los espacios destinados a las caractersticas del documento, deben ser lo suficientemente amplios o ampliables, para facilitar la anotacin de un mximo de datos. b) Sistematizar en forma ordenada las preguntas que se realicen. c) Reservar secciones especiales para datos complementarios que no requieren de amplias descripciones. d) Tratndose de anlisis, a los efectos de la evaluacin de documentos, consultar todos los datos ne164

cesarios para este proceso y en la forma ms fcilmente utilizable para su estudio. e) Es conveniente considerar cules sern las caractersticas de los campos de informacin que van a interesar, y consultar las preguntas necesarias para estos requerimientos. Las caractersticas se analizarn posteriormente. La preparacin de los formularios deber hacerse con anticipacin, con el objeto de someter los proyectos a sucesivos ensayos antes de poner en marcha el programa.

CONCEPTO E IMPORTANCIA
DE LOS DOCUMENTOS

Son la constancia escrita de cada una de las actividades realizadas en la institucin. En la actualidad, los documentos se presentan en formularios, generalmente numerados y con duplicados, o en textos impresos con datos especficos y espacios en blanco para completar de acuerdo con cada situacin relacionada con la actividad objetiva de la entidad. Generalmente se confeccionan un original y copias duplicadas o triplicadas, relacionado el nmero de copias con el trmite, para que cada persona que interviene en la actividad tenga su ejemplar propio. La numeracin, que evita la separacin de algunos de ellos, sirve para indicarnos el orden original en el cual fueron creados. De esta forma se observa que faltan hojas cuando la numeracin no es correlativa.

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Los documentos adquieren una vital importancia en la vida institucional, siendo utilizados para: a) Comprobar la actividad realizada. b) Control de la entidad. c) Servir de base para los registros que respaldan. d) Servir como medio de prueba en juicios. Dada su importancia, los documentos comerciales deben ser conservados por la entidad durante un lapso de tiempo determinado, generalmente consistente en varios aos, contados a partir de su fecha de emisin o confeccin. Presentacin de los documentos Los documentos generalmente se realizan con copias, lo que hace que en una entidad circulen y se encuentran originales de ciertos documentos y copias o duplicados de otros. En cada caso, original, copia y duplicado de un mismo documento, pueden adquirir un significado distinto para la entidad. La entidad, y llamamos entidad a toda institucin o empresa que posee personera jurdica, genera y emite o recibe documentos emitidos, a su vez, por otras entidades. Por lo tanto encontramos: a) Documentos generados y emitidos por la entidad. b) Documentos recibidos de terceros o instituciones ajenas a la entidad. En ciertos casos, es necesario realizar documentos internos en la entidad, como constancia de las actividades que se desarrollan dentro de la misma. Aun cuando la actividad se realiza en la entidad misma, muchas veces es necesaria la elaboracin de 166

un documento que la respalde, como constancia y cumplimiento, a esto le llamamos burocracia. Asimismo, se realizan actividades como sistema de control, para determinar el estado y la ubicacin de los bienes y establecer las responsabilidades de cada uno de los participantes de la entidad. As, el archivero realiza los inventarios para conocer el lugar de los documentos y es responsable de su conservacin y permanencia. Archivo de los documentos Los documentos se guardan en unidades de conservacin, que pueden ser: cajas archiveras, biblioratos, archivadores de palanca, carpetas, folders, etc. Para ser guardados debe organizarse un sistema de archivos que permita encontrar inmediatamente cualquier documento que se solicite. Puede hacerse: a) Por clientes. b) Por fechas. c) Por productos. d) Otros criterios. En las entidades productoras de grandes volmenes de documentos, como las casas aseguradoras por ejemplo, los documentos se procesan por ordenadores, o bien se filman los documentos y sus archivos son grandes depsitos de rollos de pelculas. Requisitos generales de los documentos As como para escribir tenemos determinadas circunstancias obligatorias como el destinatario y el re167

mitente, en su mnima expresin, de igual forma existen ciertos requisitos comunes a casi todos los documentos de las entidades. Podramos resumirlos en: a) Emisin por copias duplicadas, de acuerdo con la importancia del documento. b) Fecha de emisin como descriptor es til. c) Nombre del documento, que deriva en el tipo documental. d) Nmero del documento, una amplia cantidad de instituciones realiza la numeracin correlativa, la misma nos da la pauta del orden original. e) Datos nombre y apellido de las personas que intervienen en la actividad: 1. Comprador y vendedor, si se trata de una factura. 2. Deudor y acreedor, si se trata de un pagar. 3. Propietario e inquilino, si se trata de un recibo. Independientemente de estos requisitos, cada documento tiene los suyos propios, en muchos casos respaldados por alguna forma legal como un decreto, ley, etc., as por ejemplo para documentos comerciales se exige: a) Clave nica de identificacin tributaria (CUIT) del comprador y vendedor, con la cual estn inscriptos en la Direccin General Impositiva. b) Categora de IVA, nmero de caja de jubilacin e ingresos brutos.

SISTEMATIZACIN DE LOS DOCUMENTOS Organizamos la presentacin de los documentos comerciales en grupos, esta clasificacin no es archi168

vstica sino contable, pero nos permite comprender el grupo de documentos generados por algunas instituciones o empresas. Realizamos esta agrupacin de acuerdo con la funcin que cumplen en la comercializacin.

Grupo I Documentos relacionados con la compraventa. Grupo II Documentos relacionados con el transporte de las mercaderas. Grupo III Documentos relacionados con el pago. Grupo IV Documentos varios.

Grupo I Los documentos relacionados con la compraventa tienen tres subgrupos: los que estn relacionados con el vendedor (nota de compra o pedido), los que estn relacionados con el comprador (notas de venta y facturas), los operacionales, de trmite interno de la institucin. La relacin se establece entre vendedor y comprador mediante la oferta y pedido de mercadera, a veces previa correspondencia, para establecer las condiciones de compra y venta. Una vez efectuada la venta, se enva la mercadera y se confecciona el documento que respalda la compraventa. Ambos tienen documentos 169

duplicados de su actividad, el expediente, bsicamente, estar compuesto de pocas piezas documentales. a) Nota de compra o pedido. b) Nota de venta. c) Factura. Posiblemente se adjunten certificaciones que justifiquen las responsabilidades ante el IVA. Si el archivero slo se encarga de guardar documentos, no tendra que ocuparse de estos aspectos, pero, si consideramos que el archivero puede disear los trmites de la institucin, deber conocer algunos de estos aspectos. No responsable. Persona que realiza actividades no gravadas con IVA. Responsable inscripto. Cuando sus ingresos anuales superan cierto importe establecido por la DGI. Responsable no inscripto. Personas cuyo ingreso no superan dicho importe. IVA exento. Actividades a las cuales se ha exento de pagar IVA. En el ltimo eslabn de la cadena de comercializacin se encuentra el consumidor final. En los archivos comerciales el archivero debe saber tambin que los responsables inscriptos emiten comprobantes A y B. Los responsables no inscriptos emiten comprobantes C. Responsables inscriptos emiten: facturas A para responsables inscriptos y no inscriptos, facturas B para las categoras: no responsables, exentos y consumidores finales. Los responsables no inscriptos emiten: facturas C para responsables inscriptos y no inscriptos, exentos, no responsables y consumidores finales. Se justifica este conocimiento por la simple razn de que la factura da lugar a cambios en el patrimonio 170

de ambas partes interesadas. Para el comprador significa una adquisicin de bienes aumenta el activo y un pago al contado disminucin del activo o una deuda a pagar aumenta el pasivo. Para el vendedor, aumentan sus derechos de cobro o sus disponibilidades aumenta el activo, pero disminuyen sus bienes disminucin del activo. Los documentos en este caso, son un fiel testimonio que permite realizar comprobaciones posteriores. Grupo II Los documentos relacionados con el trasporte de las mercaderas, son bsicamente los siguientes tipos documentales: Remito por el transporte. Es el documento que acompaa a las mercaderas para su entrega. Sirve para el control de stas. Son confeccionados por los transportistas, original y las copias necesarias. El comprador se queda con el original, controla las mercaderas y firma el duplicado, de conformidad, despus de lo cual se lo entrega nuevamente al transportista. Carta de porte o gua por tren. Es utilizada generalmente para el transporte de mercaderas por va frrea. Es emitida por la entidad de ferrocarriles como constancia de haber recibido mercaderas para su transporte. Conocimiento por barco. Es un documento similar al anterior, representa un contrato de transporte de bienes que se realiza por vas martima o area.

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Grupo III Los documentos relacionados con el pago, bsicamente son: Pagar. Por medio de un pagar una persona promete pagar a otra, en un tiempo determinado, una suma de dinero.
IDENTIFICACIN DEL DOCUMENTO Denominacin Pagar Cdigos, claves Nmeros correlativos Ubicacin administrativa Contabilidad 1ro. Empresa Dependencia Nombre y cargo del firmante Librador, emisor o pagador: es la persona que emite y firma el documento. Cuando llega la fecha de vencimiento, es tambin quien paga. ESPECIFICACIONES O REQUERIMIENTOS DOCUMENTALES Formacin del documento Entidad bancaria Experiencias anteriores Beneficiario: es la persona a cuya orden fue emitido el documento y quien lo va a cobrar a su vencimiento. Si el beneficiario cede sus derechos a otra persona, aparece una tercera persona que es el tenedor o portador del documento. Responsabilidades El cuerpo del pagar, en mano del beneficiario, significa un derecho a cobro y se representa con la cuenta documentos a cobrar. El taln del pagar, en manos del librador, significa una deuda y se representa con la cuenta documentos a pagar. Habilitacin documental Legal Exigencias documentales Este documento consta de dos partes: el cuerpo y el taln. El cuerpo del pagar es firmado por el librador, cuando ste contrae una deuda. El librador que es el deudor) entrega al beneficiario que es el acreedor el cuerpo del pagar y se queda con el taln, para control. 1. Fecha en que se efectu el anlisis documental. 2. Identificacin del archivero analista. 3. Detallar los nombres de quienes fueran consultados. Descripcin

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El archivero debe conocer tambin que para determinados documentos se aplican los endosos, como un acto por el cual una persona transmite a otra un documento de crdito y todos sus derechos sobre ste. Este derecho es debidamente respaldado por los documentos guardados en los archivos. Para realizar un endoso en un pagar, el beneficiario coloca su firma en el reverso, de ah su nombre de endorso. Protesto. Tipo documental que se redacta si el pagar no es pagado a su vencimiento. Por medio del protesto se deja constancia escrita de la falta de pago del pagar. La realizacin del protesto es el paso previo a la iniciacin de un juicio. Otra situacin de los requerimientos del documento al realizar el anlisis documental, ser la necesidad de tener conocimientos sobre la ley de sellos. Los pagars pagan impuesto establecido por la ley de sellos. El importe a abonar guarda relacin con el valor del pagar. Cheque. Es un documento por medio del cual una persona paga a otra, utilizando el dinero que tiene depositado en una institucin bancaria (pgina siguiente). Recibo. Este documento sirve como constancia de un pago realizado. Existen distintos motivos por los cuales puede realizarse un recibo: pago de un alquiler, pago de cuotas de un club, pagos de sueldos, otros. Por lo tanto, existen distintos modelos de este documento. Los ms conocidos son los siguientes: a) Recibo de alquiler. b) Recibo de sueldos. c) Recibo comercial. 173

IDENTIFICACIN DEL DOCUMENTO Cheque: tipo documental que permite realizar pagos utilizando dinero depositado en el banco. Cdigos, claves Numeracin correlativa Ubicacin administrativa Contabilidad Dependencia: empresa 1ro. Banco Nombre y cargo del firmante Denominacin ESPECIFICACIONES O REQUERIMIENTOS DOCUMENTALES Formacin del documento Para poder realizar su estudio, es necesario conocer primero las distintas formas de los depsitos bancarios. Experiencias anteriores Depsitos en cuenta corriente. Depsitos en caja de ahorro. Depsitos a plazo fijo. Responsabilidades Orden de pago librada contra un banco. Habilitacin documental El librador tiene fondos depositados a su orden. Exigencias documentales Cuenta corriente o autorizacin para girar en descubierto. 1. Fecha en que se efectu el anlisis documental. 2. Identificacin del archivero analista. 3. Detallar los nombres de quienes fueran consultados. Descripcin

El recibo es emitido en dos ejemplares: original y duplicado. Original. Est en poder de la persona que ha realizado el pago. Duplicado. Est en poder de la persona que ha recibido el pago. Grupo IV Documentos varios. a) Nota de dbito. b) Nota de crdito. c) Resumen de cuenta. d) Vale. e) Minuta de archivos. 174

Nota de dbito. Es el documento que el vendedor enva al comprador para indicarle que ha debitado agregado en su cuenta un importe ms, por un determinado concepto. Los motivos que originan una nota de dbito pueden ser: a) Diferencia en una factura anterior, por haber anotado precios inferiores a los que corresponda, o por algn error. b) Flete de mercadera enviada. c) Intereses por demora en el pago. Uso de una nota de dbito. Se emite en dos ejemplares: original y duplicado. Original. Es recibido por el comprador para quien representa un aumento de su deuda con el vendedor. Duplicado. Est en poder del vendedor para quien representa un aumento de sus derechos a cobrar con respecto al comprador. Nota de crdito. Es un documento que el vendedor enva al comprador para indicarle que ha descargado disminuido de su cuenta un importe por un motivo determinado. Los conceptos que originan una nota de crdito pueden ser: a) Diferencias con una factura anterior, por haber anotado precios superiores a los que corresponda, o por algn error. b) Por rebajas en los precios anteriores. c) Por devolucin de mercaderas. Uso de la nota de crdito. Se emite en dos ejemplares: original y duplicado. Original. Lo recibe el comprador, para quien representa una disminucin de su deuda con el vendedor. 175

Duplicado. Est en poder del vendedor, para quien representa una disminucin de sus derechos a cobrar con respecto al comprador. Resumen de cuenta. Es el documento que el vendedor enva al comprador, en forma mensual, detallndole todas las operaciones realizadas durante dicho perodo. Vale. Es un comprobante usado en la vida comercial para circunstancias diversas. Ejemplos: a) Para remplazar algn otro comprobante que se ha extraviado. b) Como constancia de la entrega de bienes que deben ser devueltos: una prenda en el guardarropas, un envase en un supermercado, etctera. c) Para obtener artculos de propaganda, en los comercios. Son los premios de una rifa, un programa de televisin, etctera. d) Como comprobante de una salida de caja, por gastos que tienen otra forma de documentos: las estampillas para franqueo, el traslado por tren u mnibus, etctera. e) Como constancia de un anticipo de sueldo, que luego es deducido al hacerse el pago mensual. Uso del vale. Slo se emite en original. Minuta de archivos. Es el documento que se confecciona como comprobante de alguna actividad interna de la empresa, generalmente cuando no tiene otro tipo de documento que la respalde.

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Requisitos de los documentos comerciales


Nota de pedido y de venta X X X X Nota de dbito y de crdito X X X X

Concepto Lugar y fecha de emisin Denominacin del documento Nmero del documento Datos del vendedor(incluye CUIT, Nmero de inscripcin en Caja de Jubilacin e Ingresos Brutos) Datos del comprador (incluye CUIT) Categora con respecto al IVA (comprador y vendedor) Condiciones de pago Datos de otros documentos Cantidad de mercaderas Detalle de mercaderas Precio unitario y total Nmero de cuenta del cliente

Factura X X X X

Remito X X X X

X X X X X X X X

X X X X X X X X

X X X X X X

X X X

Concepto Lugar y fecha de emisin Denominacin del documento Nmero del documento Datos del beneficiario Datos del librador Datos del depositante Datos del banco Importe en letras y en nmeros Lugar de pago Forma de realizar el depsito Firma del depositante Firma del librador Nmero de cuenta corriente del titular de sta

Nota de crdito bancaria X X X

Cheque X X X En ciertos casos X X X X

Resumen bancario X X X

X X X X X

X X Nmeros X

X X X X

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Requisitos de los documentos comerciales (continuacin)


Concepto Lugar y fecha de emisin Denominacin del documento Nmero del documento Datos del beneficiario Datos del cobrador Datos del comprador y vendedor Importe en letras y nmeros Fecha de vencimiento Lugar de pago Concepto por el cual se realiza el pago Forma de realizar el pago Detalle de las operaciones realizadas Firma del cobrador Firma de librador Motivo por el cual se realiza el documento Pagar X X X En ciertos casos X X X X Recibo X X X Resumen de cuenta X X X

X X

Nmeros

X X X X X X X

CONTROL DE GESTIN
PARA ARCHIVOS

Los principales objetivos del empleo tecnolgico en la gestin documental son: a) Reducir los costos de operacin. b) Simplificar los procedimientos de trabajo. c) Obtener informes oportunos. d) Eliminar al mximo los controles y los procesos manuales. Detallamos las necesidades de un archivo, considerando los aspectos de un archivo histrico, administrativo o privado: 178

En funcin de actividades operacionales: a) Control del volumen almacenado. b) Volumen almacenado diario. c) Volumen de recuperacin de la informacin diaria. Estados a obtenerse: a) Listado del control diario de las salidas de informacin. b) Estado diario de ingresos documentales. c) Balance semanal de existencias de documentos, discriminado por reas y salas. d) Control diario de seleccin y expurgo documental: 1. Valoracin econmica de la informacin valor nominal y utilizable. 2. Avisos de plazos de retencin y conservacin de la documentacin. 3. Listado de documentos de rezago. En el rea de actividades de administracin: a) Servicios de conservacin. b) Volumen documental en conservacin. c) Costos. Estados a obtenerse: a) Control de estados documentales. b) Control de los inventarios fsicos y de los tiles de escritorio. c) Control de consultas y pedidos de documentacin. d) Estadsticas de: 1. Simulacin de costos de restauracin. 2. Simulacin de costos de conservacin. rea de actividades de personal: a) Volumen de empleados. b) Estados de costos mensual. Estados a obtenerse: a) Planillas de haberes. 179

b) Recibos de pago. c) Planillas de descuentos. d) Planillas de descuentos desglosados por servicios. e) Planillas de asignaciones familiares. f) Planillas de aportes sociales de acuerdo con la ley. g) Detalles de descuentos. h) Planillas de sobretiempos. i) Resmenes de planillas de funciones. rea de actividades de informacin: Se requiere el volumen de la documentacin que se va a almacenar. Estados a obtenerse: a) Listado de movimiento documental semanal y mensual. b) Obtencin de tendencia informativa por pocas. c) Costos de operacin por: 1. Volumen de informacin. 2. Informacin almacenada. 3. Informacin calificada. d) Estadstica de consumo de informacin. e) Documentacin activa. f) Control de presupuesto asignado al archivo. rea de actividad estadstica: Volumen de informacin a determinar. Cuadros a obtenerse: a) Estadsticos. b) Movimiento documental. c) Control de reproducciones. d) Formulacin de modelos informativos.

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VENTAJAS DE LA APLICACIN
TECNOLGICA POR MEDIO DE ORDENADORES

Consideramos las siguientes ventajas: a) Tener listado e inventarios de control diario de los documentos que ingresan y se almacenan, permite conocer los plazos precaucionales y los tipos documentales y calcular correctamente los importes por tiempo de almacenaje de acuerdo con los costos de mantenimiento y restauracin, y mediante este mismo control, diariamente se tendr una relacin de los documentos declarados en rezago o seleccionados para el correspondiente expurgo. b) Control adecuado sobre la existencia de tem para la conservacin y restauracin documental, permite que los problemas de falta o exceso de los mismos se eliminen al mximo. c) La obtencin de un gran nmero de cuadros estadsticos, permite un amplio espectro de usuarios de la informacin, incluso niveles de decisin. d) Las modificaciones posteriores al programa en los procedimientos de trabajo, son fcilmente asimilables por la tecnologa aplicada. e) Ventajas intangibles de la computacin: 1. Ejecucin de operaciones mltiples y registro de datos en discos magnticos, simplifica procedimiento y ahorro de tiempo. 2. Variedad de entradas y salidas a costos bajos y de elevada capacidad de procesamiento. 3. El sistema informtico permite elaborar programas propios o adoptar sistemas y paquetes integrados, creando fuentes y modalidades de trabajo. Asimismo 181

se puede implementar nuevos trabajos y calidad de presentacin y lectura fcil.

EVALUACIN DEL RENDIMIENTO


INFORMATIVO

Nociones bsicas La evaluacin es una funcin que formal o informalmente se ejercita en todos los niveles. Cada vez que un funcionario pide el traslado de un documento, que solicita su destruccin o conservacin permanente o temporal, es porque el documento ha sido evaluado. Todo documento que es producto de una actividad o se desarrolla en ella, requiere ser valorado. El resultado puede ser negativo o positivo, de modo que se aclara la validez de su contenido, permitiendo en un nuevo documento, corregir o confirmar los valores del contenido sustantivo, sobre todo la utilidad permanente o temporal. Este reconocimiento del contenido sustantivo hace que se defina su lapso de conservacin. Evaluar un documento quiere decir reconocer la existencia y validez del mismo. No evaluar el documento quiere decir continuar progresivamente ignorndolo, significa anular la experiencia y conocimiento adquiridos a travs de la actividad humana. Todo documento genera espontneamente la necesidad de afirmar y confirmar su informacin y sobre todo de ser valorado.

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Cuando en la empresa no existe un procedimiento formal de evaluacin, sta se verifica en forma aislada y fragmentada que puede ser desde un comentario apresurado, al traslado incierto de algunos documentos de los que se desconoce si han de ser tiles o no, o a una sentencia de su destruccin sin comprender sus necesidades futuras. En algunas situaciones las evaluaciones estn sujetas a objetivos determinados como verificaciones de balance y auditorias, es decir, prescinden de valores posteriores al objetivo, no se toma en cuenta la contribucin futura de esa informacin a determinados campos de los estudios humansticos y cientficos. Finalidades de la evaluacin. La necesidad de rendimiento La evaluacin del documento pone en evidencia los puntos dbiles del documento que podrn ser corregidos en un futuro prximo mediante la aplicacin de diversos programas de rendimiento. Transferencia. La evaluacin, al permitir una graduacin de valores en los documentos, posibilita averiguar los elementos potencialmente vlidos y programar una mejor utilizacin. Al mismo tiempo, pone en evidencia la inutilidad de un documento para cubrir cierta demanda de informacin administrativa, lo cual define en cierto grado su tiempo de traslado donde se considerarn otras cualidades positivas surgidas a travs de la evaluacin. Asignacin de valores. La evaluacin permite una asignacin ms racional en cuanto a la calidad y la cantidad de informacin, participando inclusive 183

de las responsabilidades que encierran los distintos documentos. Distribucin. Una correcta evaluacin permite la comprensin de una distribucin adecuada de la informacin en los niveles administrativos, cuando el documento cumple sus finalidades primarias, y una distribucin en niveles sociales cuando la informacin cumple sus finalidades secundarias. Relacin de jerarquas. La evaluacin suministra al personal relacionado con esta responsabilidad la posibilidad de establecer un dilogo de importantes consecuencias, a los fines de determinar el tiempo de vida que se le debe asignar a un documento determinado. Moral. El mtodo de evaluacin debe satisfacer las necesidades de un amplio nmero de investigadores y usuarios, obligando a un cdigo moral tanto en el aspecto humano como en el informativo. Limitaciones de la evaluacin La evaluacin puede convertirse en un mtodo para obtener opiniones y no para medir la eficiencia de la informacin en forma objetiva. a) El error, consecuencia de los prejuicios relacionados a cierto tipo de informacin de los documentos, es el error de juicio de un individuo no calificado que tiende a dar calificaciones o muy altas o muy bajas a sus documentos, a aquellas caractersticas que son del agrado o del disgusto de la persona que califica. b) Otra limitacin es el error de tendencia constante mediante el cual, muy comn en dependencias administrativas, se tiende a valorar la informacin ge184

neral segn un determinado criterio, utilizando una nica frmula para todos los documentos, sin tomar en cuenta los anlisis de cada tipo documental. c) Tambin existe la tendencia de valorar un documento de acuerdo con la persona que lo redacta o elabora, influyendo positiva o negativamente en el juicio de quien evala el documento. Este aspecto se da generalmente con los documentos producidos por personajes histricos. d) La capacidad de los evaluadores. Es conveniente facilitar un sistema explicativo de los mecanismos que se adoptan en una evaluacin, consiguiendo al mismo tiempo que el personal prximo a los evaluadores adquieran cierta prctica y familiaridad con los trminos archivsticos. e) Es evidente que la evaluacin no puede ser confiada a una sola persona, se corre el riesgo de tener un juicio subjetivo o inexacto, por posibles incomprensiones del sistema que se usa. f) Hay que evitar un sistema sobrecargado de inciertas caractersticas del documento, pues no dar resultado tan preciso como un sistema que prevea la valoracin del comportamiento y utilidad de la informacin acumulada. g) Si el mtodo de evaluacin incluye la valoracin de factores forneos a las exigencias del requerimiento de informacin, no se puede esperar obtener una representacin exacta de la eficiencia del subordinado en examen.

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Mtodos de evaluacin del rendimiento Son los mtodos simples empleados: a) Escala de evaluacin: 1. Frases descriptivas, con cierto nmero de grados con escala grfica. 2. De objetivos. b) Comparacin: 1. Graduacin. 2. Valoracin por tipos documentales. 3. Distribucin forzada de informacin. c) Listas de control: 1. Seleccin forzada. 2. Con valores ponderables. Escalas de evaluacin Este mtodo se sustenta en la atribucin de cierto grado a algunos rasgos, inherentes a la informacin y a la eficacia, que se consideran como los ms indicados para caracterizar al documento que ha de valorarse. El mecanismo del mtodo es el siguiente: a) Se aconseja la categora de los documentos que se han de valorar. b) Se averiguan los factores que constituyen objeto de valoracin para la categora elegida y que deben ser especficos del personal a valorar. El nmero de estos factores puede variar en un mnimo de cinco a un mximo de 20, segn la importancia y la naturaleza de la categora elegida. c) Para cada factor se dan breves descripciones de comportamiento de la informacin relativa al mismo 186

factor, que corresponda a igual nmero de grados de valoracin progresiva informacin insuficiente, informacin incompleta, ptima informacin, etc.. Las frases descriptivas en este caso equivalen a los grados expresados en valores numricos. d) Se produce todo un grfico, teniendo en cuenta generalmente no mantener el orden progresivo, en los grados de valoracin.

LINEAMIENTOS PARA LA
PRESENTACIN DE LOS TRABAJOS

Todo trabajo rene condiciones, inclusive los formulados dentro del quehacer archivstico, bsicamente tenemos: a) Cuando los trabajos no se redactan en ordenadores, como consecuencia vienen impresos en papel. Los trabajos, tanto los informes archivsticos como los auxiliares descriptivos, se presentan escritos a mquina en papel blanco sin rayas, de lo contrario, se usan formularios de buena calidad. b) Resulta conveniente que los escritos se realicen de un solo lado de la hoja, a doble espacio de mquina, esto ltimo facilita la lectura. c) En los auxiliares descriptivos, el orden o estructura es el siguiente: 1. Tapa. 2. Texto. 3. ndice. Tapa. Comprende: Ttulo del trabajo. Nombre del archivo o la institucin que lo genera. 187

Lugar y ao. Texto. Generalmente comprende tres partes: Introduccin. Breve, de carcter personal, preferentemente explicativa sobre el manejo de los auxiliares o metodologa empleada. Cuerpo del trabajo. Es el desarrollo de los auxiliares; se utilizan los descriptores seleccionados en el anlisis documental. Las transcripciones textuales que se utilicen deben figurar dentro del texto del trabajo a un espacio de mquina y encerrado entre comillas. Se toma en cuenta que el cuerpo est compuesto esencialmente por datos especficos obtenidos de la fuente original y que generalmente no fueron dados a publicidad. Conclusin. Se realizan las observaciones o situaciones especiales que se presentan en el auxiliar descriptivo; lgicamente, la conclusin no puede contradecir a la introduccin. ndice. Es la nmina referencial de los contenidos descriptivos, ordenados alfabticamente.

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LA DESCRIPCIN PROPIAMENTE DICHA. TCNICAS DESCRIPTIVAS

INVENTARIOS DENTRO de los distintos sistemas de recuperacin de la informacin uno de los ms conocidos y utilizados es el inventario, como una relacin del patrimonio documental de una institucin, Estado o Nacin. Algunos autores sostienen que el inventario es un listado de documentos depositados en un archivo, otros se acercan ms a la verdadera funcin del inventario al decirnos que sirve de control y existencia as como para la ubicacin de los documentos. Para las grandes instituciones como los gobiernos provinciales, nacionales o municipales, el inventario debe tener un valor jurdico convenientemente respaldado por la legislacin de cada mbito. Esta toma de conciencia debe ser realizada por parte de las autoridades. Todos los archiveros deben poseer su inventario, considerado como requisito mnimo del archivo. Su funcin es darnos la ubicacin y ubicuidad del documento y control de su existencia.

El trmino ubicuidad hace referencia a un estado de presencia en varias ubicaciones, es decir, si bien el documento se encuentra fsica y realmente en una ubicacin, se puede tener informacin de l mediante los inventarios. Vicenta Cortez Alonso establece que el inventario es un documento que tiene un carcter meramente localizador, y por lo mismo, no est provisto ms que de aquellos datos imprescindibles mediante los cuales se reconocen los documentos por su calidad, su fecha y el lugar en que estn emplazados... es de carcter domstico y para uso de los funcionarios en su labor de servicio.46 Esta definicin de inventario cumple con uno de los fines de la descripcin: la ubicacin del documento; asimismo nos da una pauta para la diagramacin del mismo, misma que observaremos en el subttulo correspondiente. Carmen Crespo define al inventario como la relacin sistemtica ms o menos detallada de todos y cada uno de los elementos que forman un fondo, serie, etc. documento, expediente, legajo, carpeta) respetando su ordenacin.47 Antonia Mantilla Tascn nos dice sobre el inventario que efectuada ya la divisin en grandes grupos y en unidades documentales y analizados stos, se proceder a inventariar la documentacin que no es otra cosa que relacionarla por el mismo orden de su colocacin.48
Vzquez, Manuel, Auxiliares descriptivos, p. 5. dem. 48 Vzquez, Manuel, Auxiliares Descriptivos, p. 6.
46 47

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Theodore R. Schellenberg seala que el inventario es un asiento que se hace de las series de documentos dentro de un grupo documental o de una coleccin de papeles privados.49 Los inventarios se efectuaban en la Antigedad escribiendo los asientos sobre libros, lo cual presentaba el problema visto anteriormente de que no se podan intercalar asientos. Adems, debemos tener en cuenta que la produccin documental era bastante reducida; en nuestros tiempos, realizar un trabajo de stos requiere de un mayor nmero de personas encargadas de llevar los registros, lo que incide en los costos. El fin principal de este auxiliar consiste en probar la existencia de los documentos. Los fines secundarios se constituyen bsicamente en: Recuperacin del documento y de la informacin, como fin til. Tambin se la denomina bsqueda. Control, que nos permite realizar una compulsa de documentos para su comprobacin en caso de extravo o entre papeleo. Es recomendable realizar un control trimestral. Estudio de la documentacin, que estudiaremos ms extensamente cuando analicemos la administracin de la informacin. Procedimientos En las instituciones, entidades o empresas, se toman en cuenta algunos aspectos para realizar un inventario eficaz. Citamos algunas:

49

Vzquez, Manuel, Auxiliares descriptivos, p. 6.

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La institucin debe contar con una clasificacin adecuada realizada por el archivo; es conveniente que esta clasificacin, basada en su propia organizacin, sea conocida por todos aquellos que estn comprometidos con los trmites y tenencia de documentos. El archivo debe contar con una ordenacin adecuada, si es posible transmitir las normas de dicha ordenacin a las reas correspondientes, de forma tal que si existen oficinas que retienen documentos circunstanciales, universalicen las normas del archivo y apliquen dichos conocimientos. Los soportes utilizados por el archivo para los inventarios, deben ser generalizados a toda la institucin, si el archivo utiliza planillas diagramadas, es conveniente que los otros sectores tambin lo hagan sobre el mismo modelo. El inventario de los documentos debe ser realizado por el archivo, pero se dan situaciones de instituciones que tienen archivos descentralizados, o bien existen sectores de la entidad que retienen documentos por necesidades de trabajo o simplemente por comodidad: tener a mano los documentos; en estos casos, el archivo, de comn acuerdo con los niveles ejecutivos, debe asignar responsabilidades a quienes retienen la documentacin, para que stos realicen el inventario de lo que tienen en su poder. Existen instituciones que realizan inventarios por series, tal como lo realizan los norteamericanos, es decir, cada serie se anota por separado en cada asiento. Cuando se realizan estos inventarios en sectores que retienen documentacin, deber hacerse por lo menos, una copia para el archivo, a fin de que este ltimo tenga conocimiento cabal del patrimonio documental 192

existente en toda la institucin. Lo ideal es asignar una copia de cada archivo eventual al archivo general de la institucin, para tener conocimiento adecuado del volumen de documentacin fuera de los archivos generales. Es conveniente que el archivo d las pautas del procedimiento para realizar el inventario, respetando la forma en que realiza sus propios procedimientos. Bsicamente, el inventario debe tener: a) Ubicacin del documento en: 1. Oficina o sector donde se encuentra, 2. Estantera donde se ordenan los documentos. 3. Estante donde se encuentra el documento que se ha descrito. 4. Anaquel donde se instal el documento buscado. b) Nombre de la serie. Si la oficina desconoce el trmino serie, determinar el nombre que le asigna a los documentos, as el archivo tiene la posibilidad de conocer la hermenutica que se desarrolla en cada sector de la institucin. c) Fechas topes de las series y la documentacin. d) Especificar los contenedores o unidades de conservacin de los documentos, sealando si son encuadernados, legajos, archivadores de palanca, archivadores folders, e indicar el nmero de unidades por cada serie. e) Con la finalidad de que el archivo tenga una idea general de los documentos que le han de ingresar, es necesario que los archivos eventuales especifiquen las medidas en metros y centmetros; esto le permite al archivo prever el espacio que ha de requerir para el ingreso documental. Las medidas se efectan de las siguientes maneras: 193

1. En los documentos colocados en posicin vertical, los cuales generalmente son encuadernados y archivadores de palanca, se mide la longitud desde el primer documento hasta el ltimo y se expresa en metros lineales. 2. En los documentos colocados de canto, que generalmente son cajas, se mide la longitud de la primera caja a la ltima, y la profundidad en el estante, y se expresa en metros lineales, decmetros, centmetros, etctera. 3. En los documentos colocados en posicin plana, recostados, unos encima de otros, en nmeros, se mide en el sentido de la altura de cada resma y la longitud que ocupa en los estantes, siempre expresado en sistema mtrico. f) Es necesario tambin realizar las observaciones necesarias, estado de los documentos, disposicin por la cual no se traslada la documentacin al archivo, entre otras. Clasificacin de inventarios Existe una enorme variedad de inventarios, tantos como archivos pueden existir, razn por la cual se ha buscado normalizar la descripcin. El problema no est en la normalizacin, sino en la capacitacin de profesionales que se hagan cargo del problema, porque los archivos no son slo manejo de papeles, es bastante compleja la funcin del archivero profesional. La clasificacin que mostramos es slo un muestreo de lo que necesariamente se puede hacer.

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Por la unidad de archivo que lo utiliza Por la extensin de los asientos o por la finalidad que persiguen, los inventarios pueden ser esquemticos, de registro y analticos. Inventario esquemtico. Consiste en hacer un inventario por series, no por tipos documentales. Nos representa una breve idea del contenido de cada serie. El esquemtico es aquel que en cada asiento describe una serie completa. Inventario por unidad de conservacin. Aludiendo a lo que contiene una caja, un archivador de palanca o un expediente. Este inventario es conocido por registro general de entrada de legajos y en l se hace constar por cada legajo su fecha de entrada, procedencia, idea general del contenido y fechas extremas. El inventario de registro recibe una unidad de conservacin por cada asiento. Inventario analtico. Se efecta por tipo documental, y es normalmente usado para documentos de gran importancia. Este tipo de inventario puede perfectamente reemplazar al catlogo, por su misma naturaleza. Resulta muy aconsejable dado que es ms fcil de realizar que el catlogo. Es de gran ayuda el analtico, al describir en cada asiento una pieza documental. No es conveniente para archivos muy grandes. El inventario analtico tiende a individualizar el contenido, fecha y localizacin de cada documento.

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Por la finalidad del inventario Los inventarios, convenientemente modificados, cumplen determinados roles en la administracin de la institucin, entidad o empresa. As observamos: Para control de trmite. Generalmente este inventario se realiza en las mesas de entradas o corresponden a los libros de entrada, utilizados tambin en los archivos como inventarios cuando su elaboracin y registros estn bien realizados. Los mismos se pueden apreciar en las secretarias de las distintas dependencias donde se registran el ingreso y la salida de los documentos. Inventario por remisin. Generalmente se considera inventario por remisin al de recepcin de documentos de un archivo general, intermedio o histrico. Existe confusin de este trmino y la palabra trasladar, entendida como sinnimo de remitir. Por remitir se entiende correctamente cuando se enva de una dependencia a otra. Archivsticamente hablando, trasladar es mudar de un archivo a otro, sin que se pierdan los derechos que se ejerce sobre los documentos, as tenemos que si trasladamos desde la entidad hasta un archivo intermedio, la entidad productora puede disponer de la informacin y de los documentos y tomar medidas en convenio con el mismo archivo; pero si transferimos del archivo intermedio al archivo histrico, la entidad productora pierde los derechos sobre esos documentos que pasan a ser de dominio pblico y patrimonio cultural. Inventario de eliminacin. Casi en desuso en la actualidad, por la facilidad que se tiene al realizar un inventario de existencia, se incorporan los datos de 196

eliminacin. Es necesario realizar inventario de la documentacin eliminada, como constancia de lo actuado. Puede verse tambin a este inventario bajo el nombre de inventario de expurgo. Lo que hay que tener en claro es que estos inventarios son slo parte de la seleccin documental. Inventario de existencia. Considerado como el ms utilizado, por ser el ms prctico y til, esencialmente el ms necesario en primera instancia. En toda circunstancia de ocupacin de un depsito de papeles, es el primer inventario que se practica para tener un conocimiento real de las circunstancias documentales del archivo. Inventario de estudio. Tambin se lo conoce como inventario temtico. En principio, orienta al investigador en distintos campos. Se corre el riesgo de desconocer a fondo el tema al que se refiere el inventario o bien existe la probabilidad de que en un archivo exista una cantidad considerable de temas, lo cual obligara a realizar una enorme cantidad de inventarios, salvo que se cuenten con sistemas computarizados, que permitan realizar una clasificacin inmediata; no obstante, el trabajo es arduo para este tipo de inventarios, sobre todo por la poca prctica y conocimiento que se tiene sobre ellos, salvo para materias histricas que se realizaban en muchos archivos. Y los resultados no siempre son satisfactorios. Inventario topogrfico. Normalmente se incorpora al inventario de existencia, porque ste nos indica en qu rea se encuentra el documento. El inventario topogrfico realizado sobre varios archivos de una misma institucin, nos acerca conceptualmente a la verdadera funcin de la gua y de la descripcin colectiva. 197

Inventario sumario. Expresa con brevedad el contenido y fechas extremas de cada expediente, carpeta, mazo y atado que contengan los legajos. Se aproxima ms al listado propiamente dicho. Diseo y diagramacin del inventario Sobre este aspecto, lo mismo que para otros auxiliares descriptivos, no se puede dar un diagrama definitivo o general. Normalmente se da una base que luego se adecua a las necesidades de cada archivo. Se parte de un modelo que con la prctica se perfecciona, de acuerdo con la hermenutica de cada institucin. Recin se realiza el diagrama definitivo. Por eso es una transaccin entre el ideal y la realidad. Bsicamente est constituido por tres partes, respetando los cnones de la Diplomtica: a) Encabezamiento. b) Encolumnado. c) Datacin. Encabezamiento El encabezamiento est compuesto por datos de la institucin o entidad productora y aquellos que son comunes a todos los documentos que se describen. El encabezamiento de los inventarios obedece en gran forma a la naturaleza misma de los archivos, por lo tanto, si observamos desde un archivo general, el encabezamiento no va dirigido a la entidad productora sino al fondo mayor, considerando que las entidades productoras dejan de ser datos comunes, pero slo en ca198

sos excepcionales. Lo que se debe comprender perfectamente es que los archivos administrativos no deben depender de las necesidades ni de las prioridades de los historiadores, sino de los administradores quienes son, en buen porcentaje, los que utilizan los documentos. Para los historiadores hay tiempo, puesto que los documentos han de cruzar por distintas etapas, decantaciones y depuraciones, antes de ver realmente su utilidad histrica. Es ms urgente la informacin cientfica que se almacena en los archivos, puesto que pierden actualidad ms rpido que la historia. De acuerdo con la clasificacin de los inventarios, que no es exhaustiva, los datos de las distintas partes del inventario pueden variar; eventualmente los datos referentes a la identificacin de la entidad productora o que se asientan en el encabezamiento, pueden consistir en: Numero de hoja. Necesariamente por la cantidad de documentos, es necesario numerar cada hoja para seguimiento de los datos. Hay que tomar en cuenta que en muchos casos el encabezamiento puede consistir en la tapa o cartula del inventario. Entidad productora. Carcter interno del documento que reflejar de alguna forma, el principio de procedencia. Direccin general, departamento, oficina productora. Son datos que nos dan una pauta de la clasificacin y dependencias de los documentos. Nos orientan en las funciones y actividades en las cuales se originan y muchas veces se desarrollan y nos permiten realizar bsquedas por reas de trabajo.

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Nombre de la serie. Si bien no corresponde realizar estudios ms profundos desde esta rea, la clasificacin y ordenacin de los documentos realizan estudios ms profundos sobre las unidades documentales. En trminos generales la serie es una sucesin de tipos documentales en una secuencia ordenada, y la suma de todos los trminos de dicha secuencia. La serie en el caso de los expedientes, es una sucesin que se representa como td1, td2, tdn Los td son tipos documentales como expedientes y cantidad, distintas entre s; td1 es el primer expediente, td2 el segundo, y as sucesivamente. Cuando el ltimo expediente aparece en la expresin, es una sucesin finita, por lo tanto le corresponde las fechas topes, de inicio y final; si no aparece, es infinita, por lo tanto la produccin documental contina. El trmino serie designa la suma de los elementos o tipos documentales o expedientes en este caso de una sucesin. Una serie es finita o infinita, dependiendo de si la correspondiente secuencia de trminos es finita o infinita. La teora y el uso de las series infinitas son importantes en casi todas las ramas de la Archivologa. Tipo documental. [] se habla con tanta naturalidad de tipo documental que se tiende a creer que es un trmino universal y antiguo en la archivologa. No es as, sin embargo. Todo parece indicar que lo hemos tomado de Theodore R. Schellenberg, en concreto del libro Tcnicas descriptivas.50
Vzquez, Manuel, Reflexiones sobre el trmino tipo documental, trabajo preparado para el concurso docente de la ctedra de Archivologa General en la Escuela de Archiveros de la Universidad Nacional de Crdoba, Crdoba, 1987, p. 2.
50

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Plazo de conservacin de la serie, decreto que fija el plazo. Slo para aquellos inventarios que tienen la finalidad de expresar el tiempo de vida de los documentos, sobre todo en la administracin de las empresas, donde el espacio y la informacin adquieren dimensiones de responsabilidad y economa. Unidad de conservacin. Es conveniente detallar si los documentos estn guardados en determinadas condiciones, en cajas archiveras, archivadores de palanca, envoltorios, etctera. Cantidad expresada en metros, cantidad en unidades. Cuando analizamos uno de los caracteres externos, la cantidad, explicamos cmo se procede a medir. Observaciones a la serie. Es necesario hacer constar las condiciones en las que se encuentran las series documentales, si deterioradas, en buen estado, legibles, etctera. Encolumnado Cuando se resuelve que la diagramacin de los inventarios debe realizarse por la expresin del encolumnado, analizamos primero qu tipo de inventario elegimos, de acuerdo con esta eleccin se escogern los datos a asentar o que son necesarios. El encolumnado est compuesto por los datos referentes a los documentos y que no son comunes a todos los componentes. Nmero de asiento. Es muy necesario, sobre todo cuando los archivos requieren un nmero muy grande de asientos. Adems, nos permite acceder rpidamente al asiento solicitado y nos da una idea de la cantidad de documentos. 201

Nmero interno dentro de la serie. Sobre todo cuando la serie es muy larga, es conveniente tener una relacin numrica ascendente que nos permita ubicarla con mayor celeridad. Fechas topes. se colocan la primera fecha y la ltima de la serie que describimos, cuando el inventario trata de las series. Signatura del archivo remitente, signatura del archivo receptor. En los casos de traslado y transferencia de archivos, estas signaturas cobran determinado valor slo de inters para los archivos y no para los usuarios. Posiblemente tambin les interese a algunos investigadores, slo como verificacin de fuentes. Observaciones. Las observaciones son pertinentes a los documentos que se asientan. Datacin La datacin est compuesta por los datos referentes al archivo y a los responsables de la descripcin. Obviamente se incluyen el lugar y la fecha en que fue realizado el auxiliar descriptivo. La datacin prcticamente establece el convenio de entrega de los documentos cuando intervienen dos o ms archivos, por lo tanto se piden datos que establezcan el marco legal, como si de un contrato se tratara. a) Lugar y fecha de confeccin. b) Fecha de recepcin en archivo. c) Firma del redactor del inventario. d) Firma del que tild y control la recepcin. e) Aclaracin de firma y cargo. f) Sello del archivo. g) Sello del remitente. 202

Soporte de los inventarios. Si bien hemos tratado en captulos anteriores este tema, es conveniente hacer un anlisis. La ficha es aconsejable cuando se requiere intercalacin. Es impracticable realizarlo en libro, porque normalmente tiene intercalacin entre grupos. Para este auxiliar descriptivo es recomendable utilizar las planillas, que se encuadernan posteriormente. Cuando se trata de fondos documentales cerrados, archivos muertos o fondos histricos en los que no se requiere la intercalacin de datos, es posible utilizar los libros. De acuerdo con la clasificacin de inventarios, algunos tienen mayor compatibilidad con los soportes como el libro, en el caso de los inventarios esquemticos. Cdigos Los cdigos son combinaciones nicas de caracteres, por lo general letras o nmeros, utilizados en las comunicaciones como medio de identificacin. Se basan en la combinacin de letras, de nmeros o de letras y nmeros que sirve como identificacin oficial abreviada de organismos, empresas, emisoras de radio y televisin, compaas de aviacin, etctera. En lugar de utilizar el nombre idiomtico se asigna una letra o nmero cuyo significado es conocido por pocas personas. Los cdigos requieren un ndice o un documento intermedio que permita interpretarlos. La utilizacin de cdigos puede resultar ventajosa cuando el sistema estudiado as lo permite, pero tambin puede ser un gran obstculo, sobre todo cuando abundan. Hay que emplearlos slo en casos de mucha utilidad. 203

Inventario y

CVD

El inventario, por ser una herramienta bsica y comn a todos los archivos, cumple sus funciones en las distintas etapas del ciclo vital de los documentos: Etapa prearchivstica. ste es el momento de gestacin y de trmite. Una vez culminado el trmite, los documentos se remiten, bajo inventario, al archivo correspondiente. Etapa administrativa. Normalmente en esta etapa se emplea el inventario de remisin. Es recomendable realizarlo por unidades de conservacin. En el archivo intermedio se prevn los siguientes inventarios: a) De seleccin y de eliminacin. b) Inventario de conservacin permanente que pasar posteriormente al archivo general. En algunos lugares el archivo principal se denomina histrico y no general. Es preferible denominarlo general y subdividirlo en intermedio e histrico. El intermedio es netamente administrativo. c) Inventario topogrfico. Por regla general, los inventarios de remisin, son escritos por el emisor en acuerdo con el receptor. El inventario debe ser hecho por el que enva la documentacin en acuerdo con el archivero. En el archivo general todo lo que se recepciona debe ser inventariado. El archivo general se ocupa de efectuar las guas, publicaciones, pero los inventarios debe recopilarlos de acuerdo con su sistema propio. Es prioritario que haya un inventario en el archivo general. El archivo general contina recibiendo informacin. El 204

que sepa hacer un inventario en el archivo general, sabe hacer el de cualquier parte. Etapa histrica. Supuestamente, los inventarios en esta etapa son definitivos, corresponde realizar los estudios de consumo de informacin para cubrir con inventarios especializados. Evaluacin de inventarios Conocer concretamente qu es lo que va a ser considerado como parte del inventario de un archivo, es bsico, puesto que se puede caer en el error de considerar dentro del inventario, asientos, partidas e tems, que realmente deban pertenecer a otros auxiliares de investigacin. En realidad, para que las existencias documentales sean susceptibles de ser consideradas para el inventario, es necesario que pertenezcan a una entidad productora, dentro del curso normal de sus operaciones, ya que cualquier situacin en contrario, sera causa de modificacin al considerar estas existencias. Sobre esta consideracin general, ser necesario, consecuentemente, interpretar que el inventario se forma de: Documentos terminados: a) En el archivo de la entidad, b) Consignados en archivos de terceros, en virtud de su patrimonio documental, c) En trmite, ya sea con destino al usuario, o con destino a la entidad como propiedad de la misma. Documentos en trmite. Generalmente expedientes, que se convertirn en un plazo razonable, en parte del patrimonio archivstico; decimos plazo razonable, 205

considerando un trmite dentro del curso normal de sus operaciones. Expedientes. Que son un conjunto de tipos documentales que mediante su ensamble o su transformacin pasan a formar parte del patrimonio archivstico. Los tres conceptos anteriores implican que tampoco sern considerados como parte del inventario, aquellos documentos que hayan formado parte del patrimonio documental de la entidad, y que se decidi transferir al archivo general, cuyo patrimonio es generalmente pblico, puesto que no reunirn los requisitos antes mencionados, tales como el hecho de ser producidos normalmente para que pasen a formar parte de las existencias documentales. Relacionados con los tres puntos anteriores, son tomados en cuenta como parte de los inventarios los expedientes, tipos documentales, unidades de informacin, y auxiliares descriptivos o de investigacin obtenidos a travs del proceso de produccin documental. Evaluar inventarios es aplicar objetivos y costos a los trabajos descriptivos por unidad de informacin, para tener una comparacin adecuada de ingresos documentales, costos descriptivos y mantenimiento de los documentos como de la informacin, hecho que no puede conocerse sino hasta el fin de las operaciones del archivo. En la prctica existe la posibilidad de evaluar sobre diferentes bases; considerando que se obtienen resultados diferentes es necesario tener una idea exacta del criterio de evaluacin aplicable. Los efectos de evaluacin de inventarios, tienen lugar durante dos momentos. La determinacin de utilidades de cada momento, supone como requisito in206

dispensable, la correcta descripcin fsica y evaluacin tanto del inventario del momento inicial como del inventario final; este hecho nos hace ver que, son dos los momentos afectados por la evaluacin de inventarios. Para que sean ms claras las ideas sobre la repercusin de la evaluacin de los inventarios, es necesario distinguir dos puntos de vista principales: a) Desde el punto de vista material. b) Desde el punto de vista de la informacin. Desde el punto de vista material. Si el inventario fue evaluado en el ejercicio anterior sobre bases subjetivas, es decir que se sobrestima el valor informativo del inventario, a medida que se presta el servicio, se registran en los informes costos superiores a lo real, consecuentemente, la utilidad disminuye. Se incurre en errores como: a) Distribucin de informacin no realizada. b) Incremento en costo, trabajo-hora indebido de recuperacin de informacin restando utilidades. Presentacin La presentacin adecuada de inventarios, depender principalmente de la naturaleza de la institucin, ya que no siempre el inventario tiene la misma importancia dentro de ellas, sin embargo, a travs de los procedimientos seguidos en la actualidad, se puede obtener una idea de cul ha sido la forma general de presentarse. En cada institucin ser posible distinguir los diferentes inventarios, tales como de traslado y remisin, produccin documental, en trmite, etctera.

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Es posible que dentro de un mismo inventario se haga una evaluacin diferente, esto es, evaluar determinado porcentaje sobre un mtodo, y otro porcentaje, a base de otro. Es recomendable que los diferentes tipos de inventarios se presenten separados con evaluacin particular para obtener al final un total de inventarios. Posteriormente, mencionar las bases de evaluacin a travs de notas descriptivas. a) Qu clase de inventarios se estn utilizando. As tendr el archivero oportunidad de planear con certeza qu informacin puede atender inmediatamente y qu pedidos puede aceptar a plazo. b) El sistema de inventario usado, en caso de realizarse recientemente un cambio, dar a conocer a los que lo ignoran, y lo recordar a los que lo conozcan, que los planes tienen una variacin, que deben tener presente puesto que involuntariamente, se puede llegar a cometer errores costosos, por deficiencia de todos los implicados en el desarrollo de los inventarios. Mencionar cul es la base de evaluacin y cul el procedimiento utilizado.

LA CATALOGACIN ARCHIVSTICA Introduccin La catalogacin de los archivos es la ms comn de las tcnicas empleadas en la descripcin documental, la ms variada y compleja. Generalmente los catalogadores emplean adaptaciones de modelos bibliogrficos con la finalidad de satisfacer necesidades especficas de cada archivo. Estas necesidades obligan al catalo208

gador a emplear datos relativos y subjetivos, que le permitan salir adelante en su labor documental. Etimolgicamente la palabra catlogo proviene de las voces griegas kat, que significa sobre y logos, que significa inscripcin; katlogos, tomando el significado de memoria, inventario o lista de personas y objetos, cosas o sucesos, ordenados de cierta manera.51 En la literatura griega, el trmino catlogo es utilizado como la enumeracin de tropas. Dcimo Magno Ausonio (310-395), poeta latino y preceptor del emperador Graciano, hace referencia al realizar un anlisis del dcimo libro de la Ilada, al catlogo como inventario de tropas, naves, etctera. En sus orgenes los catlogos son propiamente inventarios manuscritos, empleados para el estudio de la astronoma en la descripcin de las estrellas, como el utilizado por Claudio Tolomeo en el siglo II, en su obra Composicin matemtica, traducida al rabe con el nombre de Almagesto. Tambin fue utilizado para la descripcin de libros y documentos de archivo en las bibliotecas antiguas como las de Nnive, Babilonia, Atenas, Tebas, Cartago, Roma y Alejandra, esta ltima utiliz los catlogos razonados, es decir que no solamente se tomaba en cuenta la clasificacin de los documentos, sino que se realizaba una descripcin adecuada con comentarios sobre determinada obra. Cuanto hemos visto hasta aqu, tiene por objeto la organizacin y orden exterior de la documentacin. Se puede no slo organizar y ordenar los documentos, sino tambin el contenido de los mismos. Es por eso
Tanodi, Aurelio, Inventario, catlogo e ndices, Crdoba, Universidad Nacional de Crdoba, Escuela de Archiveros, 1978, pp. 7-9.
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que decimos que los catlogos son considerados como ordenacin intrnseca, que dispone los asuntos de la documentacin con arreglo a un mtodo determinado. Frmase catlogo cuando a los asientos de uno o ms inventarios analticos, de extractos, o resmenes, se les da previa su transcripcin a tantas papeletas por asiento como asuntos contengan un orden distinto del observado en dichos inventarios. Si bien, por definicin el catlogo es de fcil comprensin, su extensin es muy amplia, porque se emplea en todas las ramas de las Ciencias de la Documentacininformacin. Existen catlogos de Bibliotecologa, Archivologa, Museologa y centros de documentacin e informacin; aun cuando su naturaleza puede diferir de un ncleo a otro e independiente de la metodologa empleada por socilogos, historiadores y cientficos. A esta variedad de usos de los catlogos hay que aadir, como decamos en un comienzo, el hecho de que cada archivo tiene su propia personalidad, sus necesidades particulares en cuanto a recuperacin de la informacin. No se puede generalizar un modelo catalogrfico para todos los archivos como es el caso de las bibliotecas, pero se presenta un modelo base, sobre el cual se podr estructurar todo el edificio de la catalogacin archivstica. La tarea de la catalogacin es bsicamente la de dividir la informacin en datos comprensibles para la recuperacin de la informacin, permitiendo incluso, efectuar clasificaciones de datos sin necesidad de remover los documentos del archivo, de esta forma obtenemos detalles como formatos, tipos documentales, estado de conservacin o de agregar caractersticas que interesen en forma cuantitativa o cualitativa. 210

El catlogo difiere del libro de registro tanto como del ndice. El libro de registro ordena los datos en forma correlativa, asocindose a un nmero de orden, estos datos estn registrados en forma secuencial, en los catlogos el orden se efecta de acuerdo con la necesidad especfica de la informacin que se desea obtener. Asimismo, el catlogo es explicativo en cuanto al contenido del objeto descrito, no as el ndice que es slo una gua esquemtica del orden de las cosas.52 La catalogacin consiste en describir un documento en sus partes esenciales para identificarlo en su contenido y colocacin dentro de una coleccin determinada.53 Esta definicin permite emplear los catlogos tanto en Bibliotecologa como en Archivologa; en Bibliotecologa es considerado como la enumeracin y descripcin de los libros de una biblioteca, segn su clasificacin y colocacin. 54 El catlogo archivstico se diferencia esencialmente de la bibliografa por la ubicacin, es decir, la bibliografa es una relacin de libros o documentos que tratan de un asunto determinado, sin determinar su ubicacin, mientras que el catlogo enumera los documentos que se custodian en un sitio determinado, especificando su ubicacin aunque se refieran a distintos temas o materias. El catlogo es tan necesario en una biblioteca como en un archivo, se lo utiliza para efectuar el servicio de informacin con mayor facilidad y rapidez. Las abadas de la Edad Media utilizaban sus respectivos caTanodi, Aurelio, Inventario, pp. 7-9. dem. 54 Loc. cit.
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tlogos, siendo el ms antiguo de los impresos el de Aldo Manucio, publicado en 1498 bajo el ttulo de Libri Graeci impressi, dividido en cinco temas: Gramtica, Potica, Lgica, Philosophia y Sacra scriptura. En 1503 se public el catlogo de Roberto Esteban, que contaba con l4 divisiones. El archivo puede tener uno o diez catlogos, lo que estar de acuerdo con sus propias necesidades y, lgicamente, con la cantidad de personal de que dispone para poder mantener al da cada uno de stos. Pero es recomendable la existencia de por lo menos el orden alfabtico de tipos documentales, el temtico clasificado por materias y en orden alfabtico, y el topogrfico que permite tener la ubicacin de los documentos. Tambin se tienen en cuenta los catlogos dedicados a algunos documentos que por su importancia y valor hacen necesaria esta labor, por ejemplo: manuscritos de personajes histricos, o manuscritos antiguos, incunables, documentos histricos, etc. En los archivos de la administracin pblica suele elaborarse el catlogo cronolgico, onomstico, el toponmico, casi inexistente el temtico, y es inexistente el catlogo cientfico, cuya clasificacin obedece a un ordenamiento lgico de materias. En algunos archivos se observa la utilizacin de colores (mtodo de coincidencia visual) en los catlogos. La utilizacin de colores puede ser una ventaja al momento de clasificar las fichas catalogrficas. Entendemos entonces por catalogacin a la representacin normalizada de los datos documentales para la localizacin fsica de los documentos ordenados en forma de catlogo segn los criterios alfabticos de autores, ttulos y materias, sistemtico y de caracte212

rsticas.55 La relacin del catlogo como registro ordenado, es fundamental para todas las ciencias y disciplinas que hacen uso de este instrumento, pero se modifica en la medida de las necesidades de cada una de ellas. Modificacin que obedece al contenido que se describe; as tenemos que en Bibliotecologa ser una relacin ordenada de los libros que contiene. En 1877 en el Congreso de Bibliotecarios de Londres, se propuso la sustitucin de catlogos por repertorios bibliogrficos, idea que no prosper. En todo caso, el termino repertorio documental correspondera mejor a la Archivstica. Aun cuando ms acertado es el cuerpo descriptivo. Ludivig propuso la formacin de un monocatlogo nico en el cual figuraran todas las obras publicadas con indicaciones de las existentes en bibliotecas. Con el desarrollo de la tecnologa y la aplicacin de la informtica, actualmente hay una tendencia al monocatlogo. En Archivologa tomamos el catlogo en sentido ms amplio que el bibliotecario, como lista o fichero ordenado de coleccin, o la seleccin en forma de coleccin hecha con fines de informacin o investigacin56 o como sealan otros autores obra que proporciona informacin sobre la entidad que produce el documento, su tipo documental, el lugar y fecha de la confeccin y la cantidad. Es un escrito descriptivo del documento. Proporciona datos bibliogrficos y biogrficos. Es un instrumento que va creciendo a medida que aumentan los fondos.57
Tanodi, Aurelio, Inventario, pp. 7-9. Idem. 57 Loc. cit.
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Todos estos conceptos permiten comprender dos aspectos esenciales de la catalogacin: el contenido sustantivo de los documentos y la ubicacin. La nota especfica de este instrumento es hacer objeto de la descripcin a la pieza documental, entendiendo por tal al documento suelto, considerado como documento principal (real cdula, real provisin, carta, consulta, escritura de venta, testamento, etc.), como a la unidad archivstica (expediente, testimonio de autos).58 El catlogo es entonces una ordenacin intrnseca, es disponer de los datos del documento de acuerdo con un mtodo determinado. Catalogacin de archivos y bibliotecas La catalogacin de los archivos se diferencia de la realizada en bibliotecas por la diferente documentacin que se emplea en ambos repositorios. En los archivos se tienen documentos: a) Distintos entre s. b) nicos por su naturaleza. c) Mltiples en su contenido. Esto es producto de las diferentes actividades de las entidades productoras. En las bibliotecas se cuenta con: a) Ejemplares especficos. b) Como producto del pensamiento. Tal diferencia modifica bsicamente la clasificacin documental.

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Los documentos de archivos obedecen sustancialmente a la organizacin de la entidad productora, los documentos de una biblioteca obedecen a un orden establecido del pensamiento. Si tomamos en cuenta estas diferencias, comprendemos que en un archivo muy difcilmente pueda utilizarse un catlogo por autor o autores, razn por la cual algunos archiveros prefieren emplear este auxiliar descriptivo en colecciones o en documentos que por su naturaleza es posible catalogar. Muy frecuentemente es el uso del catlogo en las colecciones documentales que no son Archivala, o cuando, habindose perdido todo ordenamiento original, en la reorganizacin se utiliza la tcnica coleccionista. En tal caso, en lugar de cuerpos orgnicos, se forman colecciones con las caractersticas propias de stas.59 Algunas colecciones archivsticas se deben a los coleccionistas entusiastas que renen documentos de distintos archivos, de diversas procedencias, que a veces no tienen relacin alguna, simplemente tienen valor subjetivo para el propietario, representando generalmente intereses o valores secundarios histricos, formndose colecciones histricas arbitrarias en su generalidad, siguiendo sistemas no metodolgicos. Este fenmeno no se da con las colecciones de libros, que obedecen siempre a una determinada clasificacin preestablecida. El nmero o cantidad de documentos que ocupan determinado espacio, es otro de los factores que podemos citar como diferencia entre la catalogacin del archivo y de las bibliotecas. En una biblioteca, los libros
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tienen una estructura determinada, encuadernada o empastada, que permite guardar las hojas adecuadamente numeradas y ordenadas en el momento de su edicin; por el contrario, en un archivo la acumulacin de piezas documentales con contenidos diferentes, aun cuando estuvieran relacionados entre s por la determinada actividad, obligara a efectuar catlogos de cada uno de los documentos o piezas documentales, lo cual sera un trabajo muy amplio para un archivo cuyo contenido documental supera los tres o cuatro mil metros lineales y que est en continuo crecimiento. Empero, los criterios bibliotecarios no pueden aplicarse a fondos documentales sin algunas modificaciones. Los caracteres internos y externos de los fondos documentales son diferentes de los caracteres de los materiales bibliotecarios, y estas diferencias deben tenerse en cuenta en su ordenacin y descripcin.60 En las bibliotecas, concluimos, la formacin de los catlogos obedece al contenido sustantivo de los documentos; en los archivos, a los aspectos orgnicos-funcionales que determinan la creacin del documento. Catalogacin en las etapas del ciclo documental Hemos observado en estudios anteriores, que todo documento posee un ciclo vital constituido por las distintas etapas de su utilizacin:

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La etapa prearchivstica Con los momentos de gestacin y trmite que se manifiestan desde la creacin del documento y cuyo contenido posibilita la concrecin de funciones, actividades y acciones traducidas en trmites. Los auxiliares descriptivos, llamados tambin instrumentos de informacin, son sistemas elementales que permiten tener un control efectivo de los documentos desde el momento en que se producen. Uno de los problemas que se plantea el archivero consiste en la eleccin de los sistemas descriptivos que ha de emplear para lograr su cometido con una mayor eficacia. Las necesidades de poseer auxiliares descriptivos eficaces se presentan en primera instancia en las mismas dependencias productoras de documentos de una organizacin, en segunda instancia en los niveles de ejecucin y en las dependencias encargadas del control de trmites. Para cubrir estas necesidades, de informacin y control, se elaboran inventarios y catlogos en sus distintas clasificaciones, logrando cubrir gran parte de los requerimientos. En la administracin moderna, la eficacia funcional depende mucho de la fluidez informativa con que cuenta, por lo que muchas veces determinados documentos requieren ser consultados en distintos puntos de una organizacin, lo cual obligara a reproducir ejemplares de aquellos documentos muy solicitados y consultados permanentemente, aumentando el costo y la burocracia. Los niveles de ejecucin, requieren permanentemente informacin sobre precedentes administrativos, dedicando especial atencin a resoluciones, decretos, disposiciones, leyes, etc. Las fichas catalo217

grficas favorecen enormemente esta clase de requerimientos informativos, por el contenido que encierran y por el reducido espacio que ocupan. En niveles administrativos de trmite, las fichas catalogrficas pueden favorecer la localizacin de personas relacionadas con las actividades de la institucin, domicilios, reas toponmicas, asuntos tratados y por tratar. El archivo, en la concepcin moderna, no se limita slo al resguardo de documentos bajo su poder; para lograr una mayor actividad documental, el control archivstico se amplia hasta el diseo mismo de documentos. Un archivero profesional puede muy bien estar capacitado para disear documentos, de esta forma, el documento, al ser concebido cientficamente, es clasificado, preordenado, signado en sus plazos de vigencia y conservacin e inclusive, se determina el curso que ha de seguir a lo largo de su trmite. Conociendo la naturaleza del documento, es posible determinar con anticipacin en qu auxiliares descriptivos est comprendido. En la etapa prearchivstica, no todos los documentos deben ser catalogados, primero porque son pocos los documentos verdaderamente sustantivos, siendo una gran mayora los facilitativos. El archivo de una institucin, con mayor experiencia y conocimiento, puede normalizar los documentos que requieren de una ficha catlogo, asimismo normalizarlos catlogos, persiguiendo los siguientes fines: a) Evitar distorsin de la informacin. b) Abundancia de auxiliares descriptivos o sinnimos, instrumentos de informacin.

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c) Auxiliares que no contienen todos los datos por ser temporales. d) Sumndose la desventaja de que al desaparecer un documento, los auxiliares slo contienen informacin relativa de sus contenidos. Una normalizacin catalogrfica puede permitir una mayor informacin sobre documentos extraviados. Si el documento es sustantivo, la ficha catalogrfica permite conocer con mayor amplitud la informacin del contenido sustantivo. Las fichas catalogrficas tienen la ventaja de ser adaptadas a los sistemas de ordenadores. No podemos ignorar las posibilidades futuras de aplicacin de los catlogos a los medios modernos de comunicacin. El momento de gestacin y trmite de documentos es til a la entidad productora o sede de procedencia y a los usuarios relacionados con las actividades propias de cada institucin. Esta utilidad nos orienta en el sentido de que la informacin es requerida en forma interna; el rea de utilidad es muy reducida, lo mismo que el tiempo de utilidad es circunstancial. Al efectuar un anlisis documental, determinados documentos han de tener una vida permanente por sus valores intrnsecos, stos necesariamente deben ser catalogados desde el momento mismo de su creacin. El continuo movimiento documental que exige esta etapa del ciclo vital obliga, en la mayora de los casos, a que a los auxiliares descriptivos o instrumentos de informacin sean elaborados en fichas, ya que presentan mayor facilidad en su manejo, permiten intercalar informacin, en casos extremos, y hacer una nueva ficha que sustituya a la antigua. Algunas instituciones tienen por norma que aquellos tipos documentales cuyo 219

valor encierra significados econmicos, histricos, legales, pasen directamente a sus archivos, repartindose reproducciones o copias para los diferentes usos que se les d; estos tipos documentales por su prioridad, requieren ser catalogados con la mxima informacin posible. La etapa archivstica En la segunda etapa del ciclo vital, normalmente los documentos han cumplido los objetivos por los cuales han sido creados, pero conservan latentes valores informativos que han ser evaluados. Los archivos intermedios cumplen funciones auxiliares a las actividades administrativas y al archivo histrico, este intermediario facilita espacio para los archivos centrales, colaborando econmicamente con la administracin en general y permitiendo la simbiosis momento simbitico administrativo-histrica de los documentos; esta simbiosis se realiza generalmente en un tiempo prudencial. Los archivos intermedios un tienen mayor conocimiento y experiencia que los archivos de la primera etapa o edad como lo denominan los espaoles, para determinar qu documentos deben llevar las fichas catalogrficas. El archivo intermedio tiene dos orientaciones que cumplir, una administrativa, de donde proceden los documentos y que en cierta forma determinan la importancia de los documentos, y otra histrico-cientfica. En el archivo intermedio se realizan los estudios que determinan los plazos de vigencia del documento, se elaboran las tablas selectivas que permiten un ex220

purgo adecuado, terminada esta etapa, ingresan al archivo general denominado histrico en algunos mbitos todos aquellos documentos que no pueden ser destruidos. La ltima etapa del ciclo vital es la conservacin permanente de los documentos que han sido considerados por el valor permanente de su informacin. Estos documentos recepcionados permanentemente, son los que han de servir a la investigacin, especialmente histrica. La consulta documental es ms amplia que una institucin, los documentos son accesibles no solamente al uso interno de una institucin y sus posibles usuarios, sino que la documentacin es accesible a toda la ciudadana, el rea de utilidad es muy amplia, lo mismo que el tiempo de utilidad es indefinible. La catalogacin se hace necesaria y esencial en estos archivos. El contenido sustantivo de los documentos de un archivo no se conoce apriorsticamente como en la administracin, por lo que se requiere de auxiliares especficos con un mayor nmero de datos, una informacin concisa en su lenguaje pero amplia en su intencionalidad. La informacin contenida en un archivo general histrico no solamente sirve para hacer historia, su utilidad es ms amplia, no se limita slo a los investigadores y educadores, sino que tambin es til para especialistas en instituciones, cultura, administracin, arte, economa, antropologa, sociologa, pedagoga, entre otras; esta amplia gama de estudios puede ser facilitada con los catlogos.

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Soportes de los catlogos Los soportes utilizados para volcar la informacin son denominados tambin soportes documentales, aplicando su sentido ms amplio, puesto que pueden ser utilizados con sus caractersticas propias por las bibliotecas, los archivos, los museos, o los centros de documentacin-informacin. Los soportes documentales son elegidos en razn de la utilidad posterior que se les d, lo cual influir tambin en su ordenacin, y del equipo que se emplee para recuperar la informacin. Estos soportes pueden ser planillas, listados, fichas, microfilmes o microformas, fichas y cintas perforadas, cintas magnticas, etctera. Esta variedad de soportes se debe sobre todo a las aplicaciones tecnolgicas en la documentacin, el desarrollo de la electrnica y la mecnica al servicio de la recuperacin de la informacin, que los han favorecido enormemente. Tradicionalmente se emplean fichas, hojas de papel o cartulina que sirven para guardar datos en forma ordenada. Es necesario tomar en cuenta que las fichas han de servir para la transferencia de datos a los medios informticos, razn por la cual hay que planificar la informacin de modo que podamos adecuarnos a esta transferencia. En informtica, las fichas son medios de almacenamiento de informacin, que consisten en una cartulina rectangular con un nmero determinado de columnas que se perforan en cdigo alfanumrico. La ficha tradicional generalmente es de forma rectangular, de cartulina, las dimensiones pueden variar de acuerdo con las necesidades de cada archivo, si bien, 222

las dimensiones empleadas estn normalizadas; el tamao mayormente utilizado es el internacional de bibliotecas, de 75 125 mm. Se utiliza tambin para los catlogos de resmenes la de 105 148 mm, aun cuando es posible utilizar una de mayor tamao en los archivos, de 270 210 mm, de tipo convencional, sobre todo cuando la extensin de los contenidos documentales es muy amplia. Las planillas son recomendables para archivos informticos. Los programas de soporte lgico software son bastante cmodos para poder incorporar y modificar datos. Existen archivos que por modificaciones en la estructura administrativa, contienen documentos de secciones que han sido derogadas, en estos casos tambin es de esperar un catlogo en soporte de planillas al igual que los archivos cerrados o muertos o inactivos como son denominadas estas entidades que corresponden a instituciones que han dejado de funcionar como tales o documentos de personas de inters social que han fallecido. En estos casos la informacin documental no ha de ser permanentemente interpolada o aumentada, tampoco ha de tener grandes variaciones en su cantidad documental. Los catlogos por planillas en estos casos pueden ser publicados con mayor facilidad. El problema de la publicacin de los catlogos es discutido permanentemente. Si bien algunas opiniones sostienen que en los archivos pequeos al igual que en las bibliotecas de poco contenido documental no es necesaria su publicacin, consideramos que es inclusive ms econmico para estas instituciones, efectuar publicaciones. Esta actividad favorece el fcil ma223

nejo de los impresos en lugar de las fichas catalogrficas y la vulgarizacin de los contenidos documentales en los archivos; como un aspecto negativo se considera el costo de las publicaciones que tendrn que ser permanentes y actualizadas. En cierta forma, los sistemas reprogrficos, entre ellos el fotocopiado, facilitan una reproduccin rpida de los catlogos, permitiendo realizar publicaciones peridicas y actualizadas, con un determinado nmero en pequea escala, de ejemplares que son distribuidos en reas afectadas a la investigacin. Las fichas o tarjetas se utilizaron para preparar catlogos, por primera vez en Francia antes de la Revolucin Francesa. Antes de 1876 ao trascendental en el desarrollo de la profesin bibliotecaria la mayor parte de los catlogos bibliotecarios norteamericanos se preparaban en forma de volmenes impresos.61 En la actualidad, la publicacin de catlogos realizados en fichas, tiene solucin rpida por los servicios de computacin o por medio de porta-fichas de plstico, al estilo de los jackets de las microformas, lo cual permite cambiar las fichas catalogrficas para su fotocopiado, sin tener que realizar el trabajo de recopilar todo un fichero, con lo que puede incurrirse en errores de datos. Cuando se habla de soportes en microformas, se hace referencia a toda clase de microimgenes, sean transparentes, opacas, enrolladas, fotogramas y tarjetas de diferentes tamaos. Las microformas son imgenes fotografiadas y reducidas, por lo que se hace necesario un aparato lector que ampla nuevamente las imgenes para poder apreciarlas.
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Tanodi, Aurelio, Inventario, pp. 7-9.

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Diagramacin catalogrfica De acuerdo con los elementos utilizados en la catalogacin, la diagramacin vara tanto en su distribucin como en su tamao y espacios a utilizar. Esencialmente una ficha catalogrfica se divide en tres campos principales: encabezamiento, cuerpo o texto, y escatocolo o datacin o colacin como se denomina en Bibliotecologa. Esta divisin es bsica, pudiendo llegar a tener ms divisiones de acuerdo con las necesidades de cada archivo, aun cuando lo ideal sera una normalizacin adecuada. Manuel Vzquez nos proporciona un modelo de fichas con las divisiones de: a) Ttulo. b) Encabezamiento. c) Contenido sustantivo. d) Datos para el investigador. e) Observaciones. f) Signatura topogrfica.62 El ttulo correspondera al tipo documental, en el encabezamiento tenemos la sede de procedencia o entidad productora, la serie y la fecha o nmero de identificacin del documento. En el contenido sustantivo, referido al documento, se inscribe el resumen o asunto por el cual ha sido elaborado el documento, redactndose en primer trmino los datos bsicos, sobre todo la accin administrativa, y si es necesario se incluirn datos complementarios, como fechas del texto, duracin, lugar de accin y acVzquez, Manuel, Transparencias, dictado de ctedra, Crdoba, 1979.
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ciones complementarias. Los datos explicativos pueden contener motivos y antecedentes de la actividad, incluyendo personas participantes.63 La ficha catlogo, en los archivos resultan ser ms complejas que en las bibliotecas. Por las innumerables personas y actividades que conforman la acumulacin de documentos, realizar un trabajo de catlogo resulta muy moroso y la planificacin de las fichas debe ser cuidadosamente estudiada; una mala planificacin puede traer consigo una prdida de tiempo y economa para el archivo. Para comprender mejor las divisiones y los datos en el modelo de Vzquez, es necesario aclarar algunos aspectos: El otorgante es el emisor directo del documento, la autoridad, y el firmante, el autor en trminos generales. El destinatario es el receptor directo, pudiendo ser una persona, conjunto de personas, institucin o instituciones. Existe la posibilidad de utilizar ambas carillas de la ficha, de modo que no se entrecrucen los datos correspondientes al documento con los del archivo. Las seis divisiones de la ficha de Vzquez pueden muy bien ser utilizadas, colocndose en el anverso, el ttulo, encabezamiento, contenido sustantivo, datos para el investigador o el usuario y las observaciones; en el reverso la signatura topogrfica y el archivo en el cual se encuentra depositado el documento, incluyendo referencias que permitan relacionar al catlogo con las guas o los inventarios e ndices que se refieren al documento en el archivo o posiblemente en otros archivos.
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Vzquez Manuel, Transparencias

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Elementos de la catalogacin Manuel Vzquez presenta los elementos de la catalogacin como esenciales y accesorios, los primeros son: a) Otorgante: nombre y cargo. b) Destinatario: nombre sin ttulos. c) Hecho: verbo ms complemento. Los segundos son: a) Modo del hecho. b) Perodos de tiempo. c) Motivos y causas. d) Montos de dinero o rubros.64 Antonia Heredia Herrera presenta los elementos a utilizar en la catalogacin: a) Fecha completa. b) Tipologa documental. c) Autor. d) Destinatario. e) Asunto. f) Datos externos (caracteres). g) Signatura.65 Aurelio Tanodi presenta como datos imprescindibles: a) A qu entidad pertenecen (archivos). b) Signatura (donde se encuentre el documento). c) Datos cronolgicos y geogrficos (del documento). d) Tipo documental. e) Otorgante y destinatario. f) Contenido. g) Descripcin externa del documento. h) Original o copia.
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Vzquez, Manuel, Transparencias Idem.

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Se puede observar que los criterios sobre los elementos a utilizar en la catalogacin son diferentes, aun cuando en algunos aspectos son semejantes. Nuria Amat Noguera expone los elementos utilizados en catalogacin bibliogrfica, lo que nos permite establecer la diferencia con la catalogacin archivstica: a) Encabezamiento: signatura de orden de la ficha. b) Descripcin bibliogrfica. c) Pie de imprenta. d) Colacin e) Notas particulares. f) Nmero de registro. g) Signatura (sistema clasificatorio). Para T. Schellenberg los elementos son denominados caracteres internos y externos seran los siguientes: a) Nombre de la entidad productora. b) Lugar de confeccin. c) Clase de entidad productora. d) Tipo documental, ya sea en trminos generales o especficos. e) Atributos particulares del tipo documental. f) Forma de reproduccin. g) Fechas. h) Cantidad.66 Ficha catalogrfica general La ficha catalogrfica general tiene como objetivo identificar con precisin un tipo documental. Dimensiones. 75 125 milmetros. Diagrama. Encabezamiento, cuerpo y escatocolo.
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Vzquez, Manuel, Transparencias

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Distribucin de datos. Todos los datos deben ser extrados de la cartula cuando son expedientes, y de los encabezamientos cuando son de otro tipo documental. Encabezamiento. Parte superior de la ficha en la que se consigna la descripcin: tipo documental. Cuerpo. Es la parte central de la ficha en la que se consigna la descripcin: contenido sustantivo. Escatocolo. Parte inferior de la ficha en la que se deben indicar: a) Dimensiones del expediente o documentos. b) Nmero de expediente o documentos. c) Nmero de pginas, correctamente folios y fojas. d) Ilustraciones y mapas. En el anverso se asentar: a) Tipo documental. b) Contenido sustantivo. c) Datacin Encabezamiento Tratamiento del tipo documental. En el encabezamiento se coloca los nombres del tipo documental con maysculas, separados por coma cuando se trata de trabajo mecanografiado y con doble subrayado cuando es manuscrito. El anverso quedar de la siguiente forma:
DECRETO # 0112/90

Ms de dos tipos documentales. Si se estuviera frente a este caso, se colocan nombre del primer tipo documental y se agrega y otros, siempre en mays229

cula. El anverso de la ficha quedara redactado de la siguiente forma:


DECRETO # 0112/90 Y OTROS

Otras posibilidades. Puede ocurrir que los datos del tipo documental no sean claros e inclusive no aparezcan en la cartula, pero su causa puede presentarse en la primera pgina o unidad documental o en cualquier otro lado. En este caso se colocan apellido y nombres en el encabezamiento en mayscula y entre corchetes. En otros casos se trata de documentos annimos, cuyo tipo documental es identificado en determinado momento, tambin aqu el nombre se coloca entre corchetes en el encabezamiento. En lugar de la entidad productora puede aparecer un smbolo o siglas conocidas en el medio. Debe consignarse entre corchetes la entidad productora y a continuacin el seudnimo. En caso de recopilaciones de fragmentos de un tipo documental, ste va entre parntesis. Cuando se trata de coleccin, recopilacin de obras, documentos, noticias, etc., debe hacerse la aclaracin entre parntesis.
DECRETO # 0112/90 Y OTROS Sobre medidas econmicas precautorias. En el mbito de la Provincia (antecedentes incluidos). Del: 20 de enero de 1990.

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Cuerpo Orden de los datos. Se indican: contenido sustantivo del expediente o documento, comentario, serie, lugar, entidad productora y fecha. Cuando se presentan varios tipos documentales, se toma el nombre del principal. De ser necesario, se acompaa a continuacin por el nombre de los otros segn su importancia, entre parntesis, separado por coma.
MENSURAS, (PLANOS), (INFORMES) Mensuras realizadas en Colonia California, (planos del centro poblacional), (informes sobre las mensuras, 1890, 1895,1914). Fechas tope: 1888-1914. Ubicacin: SALA 1-02-23-03. Observaciones: planos en mal estado.

Expedientes en varios cuerpos. Cuando se trata de un expediente en varios cuerpos se confeccionan dos fichas: una general y una por cada cuerpo. Ficha general. Lleva el nombre del tipo documental en el encabezamiento, como se ve en la siguiente ficha:
COMPLEJO EDUCATIVO. M. MORENO 1. Anteproyecto. Estudios de factibilidad. 1960. 2. Proyecto. Aprobacin. 1962. 3. Avance de Obra. Reformas. 1965. 4. Avance de Obra. Reformas. 1968. Cuatro cuerpos. Fechas tope: 1960-1968 . Ubicacin: SALA 1-02-23-03.

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En el cuerpo se coloca el tipo documental general del expediente y a continuacin el de cada tomo. Luego del ltimo cuerpo se consigna la cantidad de cuerpos y las fechas tope de todo el expediente. Ficha por cada cuerpo. En el encabezamiento se indica el tipo documental del cuerpo, en el cuerpo el nombre del cuerpo catalogado y en el escatocolo se hace la aclaracin entre corchetes del nmero de cuerpo del expediente completo.
COMPLEJO EDUCATIVO. M. MORENO Anteproyecto. Estudios de factibilidad. 1960. [1/4]. Fechas tope: 1960-1968. Ubicacin: SALA 1-02-23-03.

Anexos, traducciones. En este caso deben confeccionarse dos fichas: a) Encabezada por el tipo documental del expediente en que se encuentra el anexo que nos interesa. b) Encabezada por el tipo documental del anexo, en el cuerpo se consigna el tipo documental del mismo, a continuacin el expediente en que se encuentra. En el escatocolo se indican dimensiones y nmero de folios que abarca.
INFORME: DIRECTOR VIALIDAD Aspectos relacionados con la institucin, (Anexo). Conferencia del 21-08-90. Fecha: 25-08-90. Santa Fe. Ubicacin: SALA 1-02-23-06.

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CONFERENCIA. VIALIDAD. ANEXO INFORME: DIRECTOR VIALIDAD Conferencia del 21-08-90. Fecha: 25-08-90. Santa Fe. Ubicacin: SALA 1-02-23-06. 15 FOJAS TILES, 32 X 22 mm.

Cuando se trata de una traduccin, va a encabezar la ficha el tipo documental original del expediente. En el cuerpo se indica el tipo documental de la misma, y a continuacin se indica: traduccin (trad.) de y el nombre y apellido del traductor con tratamiento de tipo documental. Ausencia de datos. En el caso en que faltan datos en la cartula del expediente, deben buscarse en el contenido sustantivo. Todos aquellos datos que no son tomados de la cartula deben consignarse entre corchetes. Cuando falta el lugar se indica: s/l; cuando no se consigna fecha: s/f. Puede suceder que falten los dos datos, en este caso se coloca s.d.d. (sin datacin documental). El escatocolo Datos que incluye y orden de los mismos. ste abarca la parte inferior de la ficha y se indican all el formato o dimensiones del expediente o documento entre parntesis (largo ancho) expresado en centmetros (cm) y a continuacin el nmero de folios (nro. folios). Cuando se trata de una serie en varios expedientes o documentos, el orden es el siguiente: (dimensio233

nes) nmero de expediente o documentos y nmero de pginas de cada uno, separados por punto y coma. Cuando los expedientes o documentos estn divididos en secciones, se hace el escatocolo del siguiente modo: (dimensiones), 1 secc., nro. de folios, 2 secc., nro. de folios; estos casos estn representados en los ejemplos de tratamiento del tipo documental y cuerpo. La ficha erudita, temtica o documental La confeccin de fichas de materias e ndices requieren tcnicas similares. La diferencia principal es que las fichas de catlogo describen el documento, las fichas del ndice lo identifican. Sin embargo los encabezamientos de materias tanto para catlogos como para ndices deben seleccionarse del mismo modo. Las fichas deben ordenarse por regla general relacionando encabezamientos de materias establecidas para las principales clases de actividad humana. Los documentos pueden catalogarse eficazmente con relacin a las funciones que no cambian. Esto puede hacerse con documentos de archivos cerrados, es decir, documentos que se refieren a funciones que ya fueron terminadas y, por tanto, no pueden cambiar. Dimensiones y partes. La ficha erudita, temtica o documental mide 20 cm de largo por 12,5 cm de alto. Las partes en que se divide son las siguientes: encabezamiento, cuerpo y datos documentales. Objetivos. Algunos autores difieren sobre la nominacin de las fichas, de ah que se toman los tres nombres: erudita, temtica o documental. El objetivo es catalogar temas por entidad productora o sede de 234

procedencia y consignar la informacin necesaria para la investigacin de temas especficos en los documentos de archivo. Requisitos. Extremar la objetividad, evitando deformar datos con juicios o apreciaciones personales o comentarios ajenos al catalogador. Evitar el exceso de informacin. Ventajas. Economa de trabajo tanto intelectual como temporal. Tipos de fichas Fichas de referencia. Esta ficha sirve para orientar al usuario o investigador en la bsqueda de material especifico. Los datos que consigna deben ser breves, concisos e indicar documentos que podemos consultar sobre un tema cuyas caractersticas estn consignadas en el encabezamiento. Esta ficha es fundamental para relacionar los contenidos de un fichero.
ADMINISTRACIN, CONCEPTO CONFERENCIA DEL 11-09-90. (ANEXO DE INFORME).

Fichas de transcripcin. La ficha de transcripcin incluye sin excesos, opiniones fundamentales de la entidad productora o sede de procedencia consultada. Servirn luego para sustentar el trabajo. Estn encabezadas por un tipo documental que responde al contenido y en el cuerpo el trozo trascripto se coloca entre comillas, ubicndose entre parntesis el nmero de folios en que comienza y termina. Este tipo de 235

fichas tienen gran utilidad para la confeccin de las guas de archivos y para trabajos sobre las instituciones: historia, organizacin, etctera. Al pie de la ficha se consigna apellido y nombre del autor, y tipo documental.
ARCHIVOLOGA, CONCEPTO PROYECTO DE CREACIN CARRERA el concepto del archivo, ha sido modificado permanentemente a partir de la Segunda Guerra Mundial (6-7). Anexo Informe sobre proyecto. ARVALO, VCTOR HUGO.

Si en la transcripcin se suprimen palabras, stas deben reemplazarse por tres puntos suspensivos. Estas fichas, conjuntamente con las de resumen, son de gran utilidad para la recuperacin de informacin cientfica en los archivos. Fichas de resumen. La ficha de resumen o regesta se realiza cuando los expedientes pertenecen a un archivo general. Se suprime todo lo que no hace a la cuestin central. Es de suma importancia respetar el original, poniendo de relieve las conclusiones, libres de juicios personales o valorativos. Se encabezan por el tema central como tipo documental y llevan subtipo documental cuando queremos hacerlas an ms especficas. Tanto el primero como el segundo son seleccionados de acuerdo con el criterio de quien elabora la ficha, partiendo de lo general a lo particular. Para realizar el tema del resumen existen mtodos que permiten 236

una capacitacin adecuada. Lo estudiaremos en el prximo captulo.


ARCHIVOLOGA, CARRERA PROYECTO Presentacin de las estructuras posibles para la conformacin de la carrera de archiveros en la provincia. Anexo Informe sobre proyecto. Sala 1-10-3-15. Ver Decreto: 110/85; creacin.

Ficha de sntesis. Esta ficha exige al estudioso una reelaboracin. Esta tarea es la parte bsica del trabajo del investigador, la ms importante y a la vez la ms difcil. Consiste en exponer las ideas centrales del texto con sus propias palabras y llevar a obtener las ideas fuerza del expediente consultado. Se extraen las ideas principales de un expediente, relacionadas con la entidad productora o sede de procedencia y se introducen elementos personales objetivos y subjetivos. Al hacer una apreciacin del texto, entra en juego la formacin intelectual de quien elabora la ficha. En todos los casos, al finalizar la ficha, debe hacerse la cita documental correspondiente, indicando entidad productora o sede de procedencia, expediente, lugar, fecha y folios. Cuando la ficha abarca ms de un folio, stas deben numerarse y segn las caractersticas del tema en cuestin en el ngulo superior derecho pueden llevar tambin una indicacin cronolgica. 237

Fichas que describen la pieza. Pueden ser de tres clases: a) Cronolgica. b) Onomstica. c) Temtica. Las que describen la pieza individual son parecidas a las listas descriptivas, pero stas estn formadas por pginas en forma de libro, y aqullas por fichas. Las fichas que describen la pieza documental dentro de las colecciones deben prepararse slo para aquellas que revisten importancia. Si bien las colecciones reunidas por personas interesadas en un determinado tema, casi siempre tienen carcter artificial. Es obvio que las piezas dentro de las citadas colecciones, son entidades fsicamente separables y pueden catalogarse en fichas. Un catlogo organizado por entidades administrativas puede resultar til para revelar las relaciones documentales que, por diversas razones, no han conservado el orden documental original. Las fichas correspondientes pueden ordenarse para revelar su origen. Si se considera que las piezas no son tan importantes para describirse en un catlogo, es posible revelar su origen con slo identificarlas en ndices, sin incluir detalles descriptivos. La ficha cronolgica se confecciona de la siguiente manera: en una tarjeta de 10 35 cm, a dos espacios de mquina y a 12 del margen izquierdo comenzamos por poner ao, mes, da, lugar. Se confecciona un breve y claro resumen del documento, un espacio ms abajo de la fecha. En caso de destacar algn dato necesario lo colocamos en observaciones.

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1870 - Julio 13, La Rioja La Honorable Legislatura enva al Poder Ejecutivo de la Provincia terna de jueces de la primera instancia. Observaciones: Es copia. Sala 1-10-3-15. Ver Decreto: 11/10/70.

La ficha onomstica. Una de las formas es transcribir en nombre en el encabezamiento.

Almonacid, Vicente Gobernador de la Provincia. Disolvi la Cmara Legislativa. Observaciones: Es copia. Sala 1-10-3-15. Vase 1880, 15 de marzo.

La ficha temtica. Si bien observamos tal tipo de fichas, tambin se utiliza este procedimiento: colocar en primer lugar el asunto o tema donde antes colocamos la fecha o el nombre y luego transcribimos textualmente el texto de la ficha cronolgica. La utilidad de anotaciones y signos Un sistema de anotaciones resulta complicado si proporciona abundancia de datos sobre los documentos. El sistema de anotaciones debe aclarar y no oscurecer los detalles de acceso a la documentacin. 239

Cuando se trabaja con fondos documentales, se pueden asignar smbolos a los conceptos como: a) Unidades documentales: 1. Colecciones. 2. Fondos. 3. Grupos. 4. Series. 5. Piezas documentales. b) rea de depsito: 1. Sala. 2. Estantera. 3. Estantes. 4. Anaquel. c) Contenedores que guardan documentos: 1. Cajas. 2. Archivadores. 3. Atados, etctera Un sistema de anotaciones no debe estar compuesto de smbolos inteligibles, o comprensibles slo para el archivero que los invent. Normalmente la combinacin de letras y nmeros hace posible lograr los fines que pueden esperarse de las anotaciones. Un sistema de anotaciones pierde su utilidad a medida que se torna complejo, cuanto ms fcil de comprender, tanto mejor es el sistema. Los signos son tiles principalmente para la preparacin de ndices. Los ndices, conviene recordar, son instrumentos que se emplean para identificar los documentos que contienen datos sobre determinados temas. Los datos pueden encontrarse en diversas colecciones y series. Es obvio que las colecciones y las series que contienen los datos han de identificarse con exactitud en los ndices, y reiteramos que los smbo240

los son instrumentos que hacen posible su identificacin rpida y fcil. Los smbolos pueden tener utilidad para el archivero que se ocupa del servicio de consulta ya que facilitan la identificacin de las piezas documentales. Si se emplean nmeros, un nmero determinado debe usarse para un sitio determinado. Para este fin los nmeros deben referirse preferentemente a: a) Las salas o reas de depsito. b) Los estantes dentro de las reas de depsito. c) Los anaqueles. El archivero que se ocupa del servicio de consulta necesita saber con exactitud el lugar que ocupan los documentos. Esta informacin puede incorporarse en los catlogos y otros auxiliares descriptivos. Los smbolos de localizacin son importantes para desarrollar un sistema eficaz para el control de documentos en uso. Con slo escribir en las tarjetas de salida, los smbolos de localizacin, el archivero tiene datos que le permiten saber de qu lugar fueron sacados los documentos, y a qu lugar tienen que ser devueltos. Ficha de publicaciones peridicas Si bien sta es una caracterstica propia de la Bibliotecologa, se presentan innumerables casos en que los archivos se ven obligados a custodiar documentos o publicaciones peridicas, relacionadas con las actividades de la institucin, como los boletines y las circulares, razn por la cual incluimos en nuestro trabajo el fichado catalogrfico. 241

Las publicaciones peridicas tienen caractersticas propias, como ser: a) Continuidad, en el sentido que no son trabajos aislados e independientes, sino que se crean en diferentes volmenes, separados por un determinado tiempo. b) Progresin numrica, de acuerdo con un orden cronolgico, se crean partiendo de un nmero menor a uno mayor. c) Periodicidad, tiempo o lapso de tiempo que transcurre entre una publicacin y otra, pueden ser: diarias, aparecer dos o ms veces al da, bisemanales, semanales, quincenales, mensuales, bimensuales, trimestrales, cuatrimestrales, anuales, bianuales, trianuales o irregulares. d) Variedad de contenido, dentro de un programa o planificacin definida y tipo documental uniforme, lo cual significa que tiene una objetivacin determinada y sin lmite de duracin. Las atribuciones de periodicidad, formato, tipo de papel, pueden diferir de acuerdo con las necesidades propias de las publicaciones. La informacin obtenida de ellas puede ser: Informacin general, cuando las publicaciones se dan en mbito amplio. Informacin especializada, cuando el tema versa sobre una materia especfica. Ficha catalogrfica peridica Tipo documental. Consideramos a las publicaciones peridicas desde el punto de vista archivstico, es decir, desde su tipo documental. 242

Encabeza la ficha el nombre del documento. En el cuerpo se consignan los siguientes datos: a) Director con tratamiento de autor. b) Numero de ejemplares publicados. c) Lugar. d) Entidad productora. e) Aos de la primera entrega. f) Ao de la ltima entrega. En el escatocolo se indican: a) Periodicidad. b) Formato. c) Nmero de folios. Si hay grandes diferencias entre el nmero de folios del primero al ltimo nmero, se colocan ambos.
CUADERNOS DE ARCHIVSTICA Dirigida por: JUAN PREZ, ao I. Santa Fe. Editorial Maya. 1988. Irregular (cuatrimestral). (22 16) 40-50 pginas.

Si se trata de un artculo de un documento, contendr los siguientes datos: a) Autor del artculo. b) Ttulo del artculo y datos de la publicacin en que est incluido. c) Periodicidad. d) Formato y nmero de folios.

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Diarios Al igual que las publicaciones peridicas, los diarios merecen atencin de parte del archivero, no slo porque es un material que muchos archivos reciben, sino porque existen muchos expedientes en los que se incorporan recortes de peridicos que posteriormente generan problemas en la descripcin documental. Las hemerotecas, si bien corresponden a la documentacin o a la Bibliotecologa, es un tipo documental generalizado tambin en los archivos. La ficha catalogrfica correspondiente es de dimensiones algo mayores que la de los documentos, mide 15 23 cm. Se consignan los datos en el siguiente orden: a) Nombre del diario. b) Lema, si no posee se indica entre guiones sin lema. c) Lugar de edicin. d) Ao de edicin. e) Periodicidad, si no es todos los das, se consignan entre parntesis los das que aparece. f) Formato y dimensiones. Se consignan las medidas en centmetros y entre parntesis. g) Nmero de tirada. h) Nmero de folios. i) Nmero de columnas de cada folio. j) Secciones de las que est compuesto el diario. k) Sede de la redaccin: calle, nmero, ciudad, provincia, pas. l) Lugar de conservacin.

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Clasificacin de los catlogos La elaboracin del catlogo es una tarea ardua, requiere de una atencin adecuada y un criterio formado. Reiteramos que este auxiliar descriptivo tiene bsicamente el objetivo de facilitar la investigacin, razn suficiente para analizar detenidamente los datos que se han de emplear o de la informacin que se desea facilitar. Tanto para el inventario analtico ver inventarios como para el catlogo, se confeccionan una o ms fichas ficha gua principal o fichas auxiliares y de referencia. La elaboracin de fichas catlogos es una de las tareas ms importantes de los archivos, y adems, una de las ms largas y penosas, que requiere mayor concentracin mental, inteligencia, criterio y juicio propio del archivero.67 Los criterios para confeccionar las fichas catalogrficas pueden variar de un archivo a otro, de acuerdo con las necesidades institucionales. Es recomendable que estas fichas tengan una descripcin con suficientes contenidos para facilitar no slo la ubicacin inmediata, sino tambin la interpretacin del documento para el investigador, de modo que el usuario no pierda tiempo tratando de interpretar si son los documentos adecuados a su investigacin. Asimismo, es necesario especificar cuando se trata de documentacin con contenidos cientficos y tecnolgicos. Lgicamente, es necesario en lo posible evitar el uso de trminos ambiguos o demasiado generalizados,
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Tanodi, Aurelio, Manual

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como correspondencia, recibos, emitidos, recibida. Si el tipo documental es muy genrico, es necesario indicar algn descriptor que permita aclarar ms el contenido sustantivo del documento. Normalmente los catlogos se utilizan para describir unidades menores; pero, eso no significa que no puedan utilizarse en unidades intermedias y unidades mayores, si la variedad y el volumen as lo justifican. Una de las habilidades ms difciles de adquirir es la de resumir, apuntando lo esencial y tomando slo lo indispensable del contenido. Aun as, algunos resmenes pueden necesitar pginas, para su explicacin (pleitos, actas, cartas, informes, etc.), si se quiere mencionar por lo menos lo sustantivo referido a fechas, personas, lugares, cosas y acontecimientos. Resumiendo, pues, la redaccin de los catlogos es la ltima de las fases de un proyecto de descripcin en un doble sentido, en el de su tiempo de redaccin, puesto que espera a las otras dos, y en el de la prioridad para poner en ellas los recursos que reclama.68 Consideramos que la clasificacin presentada por Manuel Vzquez es adecuada a las necesidades de un archivo, elementalmente los divide en dos grupos: por la extensin con que describen el contenido sustantivo y por el sistema clasificatorio empleado.69 La descripcin del contenido sustantivo se refiere a la extensin por la cantidad de conceptos, palabras y expresiones que se han de emplear al efectuar un resumen del documento, el mismo autor, citado en prrafo anterior, los clasifica como catlogos de epgrafe, de resumen y de extracto.
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Tanodi, Aurelio, Manual Vzquez, Manuel, Auxiliares descriptivos

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Catlogo de epgrafe Epgrafe, del griego epigraph, se considera al resumen o cita que suele encabezar una obra cientfica o literaria, o cada uno de sus captulos o divisiones para indicar su contenido. Es una inscripcin o escrito que objetiviza a las cartas; la rbrica, en los libros antiguos. Describe el contenido sustantivo del documento con una cita o una sentencia breve dando un concepto general sobre los contenidos. El trmino epgrafe significa resumen, cita o sentencia breve. Al realizar un catlogo de epgrafe, no se requiere de personal especializado en el tema, podra decirse que es factible de realizar sin tratamiento alguno, sin gran esfuerzo intelectual. Tiene el inconveniente de que la informacin es muy limitada, lo cual no facilita la investigacin ni da la orientacin necesaria, es ms propio de un inventario que de un catlogo; pero para el archivero es de gran utilidad para la ubicacin inmediata del documento. Catlogo de extracto Transmite la informacin mediante una o dos frases recopiladas textualmente. El trmino extracto significa resumen de un escrito, pero en Derecho tiene un significado ms acorde con nuestras necesidades: como apuntamiento o resumen de un expediente. No sucede lo mismo que en el catlogo de epgrafe, el catlogo de extracto requiere de una cierta preparacin y sobre todo de conocimientos relacionados a la documentacin de archivos y administracin cuando se trata de un archivo administrativo, y conocimientos heursticos cuando se trata de un archivo histrico. 247

En todos los casos, hay que tener un conocimiento adecuado de los temas cientficos y tcnicos, a fin de no desperdiciar esta informacin. La informacin volcada a los catlogos requiere de un esfuerzo mnimo intelectual, mejorando por sus datos contenidos, las facilidades otorgadas al usuario o investigador cuando se le brinda informacin. Catlogo de resumen Propiamente dicho, expone en forma resumida el asunto o materia que encierra el contenido sustantivo. El resumen es la representacin condensada del contenido de un documento, de extensin variable y que refleja o traduce el contenido del documento original.70 El resumen persigue dos finalidades esenciales: ayudar al usuario en interesarse por el tema, de modo que posteriormente pueda leer todo el documento, o bien facilitar al usuario la informacin bsica con el fin de evitar el manejo de los documentos. Clasificacin de los resmenes Los resmenes se dividen, segn la utilizacin que se les d, en: a) Indicativo o descriptivo. b) Informativo o abstractivo. c) Analtico o de sntesis. Resumen indicativo. Denominado tambin descriptivo, sirve para indicar, dar a entender o significar con pocas palabras el contenido del documento.
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Vzquez, Manuel. Auxiliares descriptivos

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Se redactan superficialmente los temas, proporcionando informacin generalizada del contenido sustantivo. En este tipo de resmenes se emplean de 10 a 50 palabras como lmites ideales. Resumen informativo. Denominado tambin abstractivo, sirve para informar, dar noticia. Se redacta el contenido sustantivo mediante una relacin lgica de los puntos de vista argumentados, mediante frases coherentes. En este tipo de resmenes se emplean de 50 a 100 palabras como lmites ideales. Resumen analtico. Denominado tambin de sntesis, sirve para proporcionar al usuario la informacin completa sobre los contenidos del documento, propiamente reemplaza al documento. En este resumen se distinguen y separan las partes del todo sustantivo, hasta llegar a conocer las partes verdaderamente sustantivas. Vemos este aspecto en el siguiente acpite.71

TTULO S T ENCABEZAMIENTO I O G P N O CONTENIDO A G T R SUSTANTIVO U A R F A I DATOS PARA EL INVESTIGADOR C A

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Modelo adoptado de Manuel Vzquez.

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Redaccin del resumen Al efectuar un resumen se tienen en cuenta dos aspectos esenciales: copiar el documento o interpretar. Por copiar nos referimos a buscar aquellos fragmentos cuyos contenidos abunden en informacin y se constituyan en elementos portadores de informacin, es decir, de alto contenido semntico. Por interpretar nos referimos a comprender y expresar bien el asunto o materia que tratamos sobre el contenido sustantivo, para ello se hace necesario leer, profundizar sobre los contenidos del documento, obtener los aspectos esenciales y, por ltimo, expresarlos adecuadamente. Contenido del resumen. Por su significacin y la importancia que tiene dentro del catlogo, es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos, que se presentan en el anverso de una ficha catalogrfica:72
TTULO ENCABEZAMIENTO CONTENIDO SUSTANTIVO DATOS PARA EL INVESTIGADOR OBSERVACIONES

El propsito de la catalogacin, la razn fundamental por la cual se elabora el catlogo, determina el tipo de informacin que quiere facilitarse. Si queremos realizar un catlogo con carcter cientfico, elegiremos el

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Modelo adoptado de Manuel Vzquez.

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tema principal, y la redaccin del resumen estar de acuerdo con la ciencia que queremos exponer. El tema del resumen. Generalmente consiste en el motivo esencial por el cual fue creado el documento que se cataloga, especialmente se derivan fichas heursticas o de carcter cientfico-tcnico cuando el documento posee estas caractersticas. Si se trata de un expediente, el resumen se efecta basndose en el objetivo por el cual fueron acumulndose los documentos. Si se hiciera una descripcin de cada pieza documental, los contenidos sustantivos pueden perder valor, puesto que un expediente posee documentos de ndole facilitativa. De esa forma, disminuira el inters del investigador. A continuacin presentamos el reverso de una ficha catalogrfica.73
ARCHIVO FONDO DOCUMENTAL SIGNATURA TOPOGRFICA NMERO DE INVENTARIO NMERO DE NDICE NMERO DE GUA

Conclusiones del resumen. Pueden expresarse por la significacin propia del documento. En un resumen es necesario tomar en cuenta algunos elementos que podemos clasificar en primarios y secundarios. Los elementos documentales primarios responden esencialmente a las necesidades de la entidad producto73

Modelo adoptado de Manuel Vzquez.

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ra; estarn compuestos por el descriptor inicial, constituido generalmente por el tipo documental memorando, solicitud, recibo, etc., que es mayormente utilizado por resmenes indicativos, informativos y analticos. El tipo documental tiene la ventaja de abreviar el contenido documental. Si enunciamos recibos, es lgico que no nos refiramos a la correspondencia, porque el nombre propio del tipo documental encierra en s el significado del documento, razn por la cual es el ms utilizado en los resmenes. Otro de los elementos documentales primarios es el material, materia o asunto del contenido sustantivo, que se utiliza en los resmenes indicativos o descriptivos. Nos basamos en este punto en uno de los principios enunciados por Schellenberg: El archivero debe indicar slo aquellos asuntos o materias que dan a conocer la significacin o que facilitan el uso de los documentos.74 Existe una gran mayora de archivos en los que no se toma en cuenta este aspecto, generalmente se considera asunto a aquello en que se desenvuelve el documento, es decir, pertinente solamente al dominio de la administracin, institucin o entidad productora, sin tomar en cuenta que existe una parte externa a la institucin que tiene enormes posibilidades de utilizacin de documentos como elementos de investigacin. En la actualidad, tal prctica no se lleva a cabo porque los investigadores desconocen los contenidos documentales de cada institucin, debido
Schellenberg, T. R., Archivos modernos, principios y tcnicas, La Habana, Instituto Panamericano de Geografa e Historia, Publicaciones del Comit de Archivos de la Comisin de Historia, 1958, p. 45.
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a la ausencia de auxiliares descriptivos publicados y sobre todo a la poca utilidad que pueden obtener con los auxiliares descriptivos actuales. Otro de los elementos documentales primarios es la explicacin, que se interpreta como la relacin de los puntos de vista sobre el contenido sustantivo, y que puede ser utilizada por los resmenes informativos o abstractivos. La explicacin es entendida como la exposicin del asunto para que sea ms perceptible el contenido sustantivo del documento, en ella se manifiesta o revela la causa o motivo por el cual ha sido creado el documento. Si el nombre del tipo documental es muy ambiguo, como correspondencia y en la explicacin se aclara reclamo, esta simple palabra cambia el sentido de la interpretacin del tipo documental y nos da una pauta ms concreta sobre la causa del documento, es por lo tanto ms perceptible. Los elementos documentales secundarios, se dirigen a las necesidades de los usuarios, que bsicamente respondern a las preguntas: Por qu? Para qu? Cmo? Por qu se ha iniciado el expediente o se ha creado el documento? Esta pregunta corresponde a la causa por la cual se ha iniciado el documento o se lo ha creado. Generalmente se utiliza en resmenes analticos. Para qu se ha efectuado el trmite o se ha creado el documento? La pregunta va dirigida a la finalidad por la cual fue creado el documento, corresponde conocer los resultados del trmite, o las conclusiones del documento en s. Cmo fue creado el documento? Corresponde a la clasificacin textual del documento, cul fue el procedimiento por el cual se elabor: manuscrito, impreso, impreso en ordenador, etctera. 253

Podemos tambin aadir a los elementos documentales secundarios las preguntas cundo? y dnde?, que corresponden a la datacin del documento; pero, generalmente, los catlogos cronolgicos se sustentan en el cundo; y los toponmicos, en el dnde. Requisitos del resumen. El resumen, en cualquiera de sus formas, permite una eleccin de documentos para la investigacin puesto que los resmenes reflejan mayor fidelidad al contenido sustantivo de los documentos. La elaboracin del resumen requiere de un esfuerzo intelectual, es necesario personal especializado con conocimientos en los distintos campos de la entidad productora y con conocimientos amplios del anlisis documental. Es conveniente tener en cuenta que al efectuar el resumen, hay que cumplir con algunos requisitos que nos permitan aclarar ms esta labor. Boret, Peyret, en El resumen del texto (Le resum de texte), citan bsicamente tres: claridad, precisin, concisin.75 Claridad. Para cumplir con este requisito, el resumen debe ser metdicamente ordenado, utilizar trminos adecuados y comprensibles, y evitar en lo posible la narracin propia. Precisin. Utilizar palabras justas, y evitar generalidades o trminos abstractos. Concisin. Si bien concisin significa brevedad, en nuestro caso tiene que ser algo ms que brevedad: evitar palabras repetidas cuyo significado es el mismo, evitar trminos inciertos o dudosos.

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Currs, Emilia, op. cit.

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A estos requisitos se pueden aadir los siguientes:76 Fidelidad a la expresin del texto. Evitar dar sobreentendidos que malograran al catlogo. Equilibrio. El resumen debe tener una visin esquematizada y completa del texto o contenido sustantivo, teniendo en cuenta, y como norma propia del archivero catalogador, que a un mayor nmero de ideas, mayor ser el riesgo de que el resumen resulte oscuro. Un gran nmero de conceptos hace que el objetivo principal del documento se pierda, pero, a mayor inters por la claridad, mayor es el riesgo de perder detalles valiosos del documento, es necesario entonces buscar un equilibrio adecuado al resumen, de modo que no pierda en un exceso de detalles ni falte informacin vital. Clases de resumen. Hemos observado que los catlogos adquieren su clasificacin de acuerdo con la utilizacin que se les da a los resmenes, dividindolos en indicativos, informativos y analticos. Roberto Coll-Vinent recopila la clasificacin de Van Dijk y Van Slipe77 de nueve tipos de resmenes, tomando en cuenta la extensin de los mismos. Detallamos: El ttulo. Que en nuestro caso corresponde al tipo documental, lo cual hemos observado que en muchos puede constituir un resumen en s mismo. As, si tenemos un tipo documental comprobantes de pago, sabemos que su contenido es de ndole contable, quedara por saber algunos detalles como la datacin, a quin corresponde y las cantidades, pero para la facilidad de ubicacin, nos es suficiente con el ttulo.

76 77

Coll-Vinent, Roberto, op. cit. Idem.

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La anotacin del contenido. Que correspondera a una aclaracin sobre el tipo documental, tal el caso de comprobantes de pago al que se le aade un dato, de personal, para ser ms especfico y concreto. Resumen telegrfico. Normalmente con frases muy cortas: comprobantes de pago del personal retirado. Resumen indicativo. Ha sido considerado en anteriores ttulos. Resumen informativo. ste tipo de resumen ha sido tratado con anterioridad. Resumen de extracto. Al igual que el anterior, lo hemos considerado anteriormente. La resea. Datos que se toman de las partes ms importantes del documento para hacerlo conocer ms fcilmente, no est exento de una crtica de quien redacta el resumen. El compendio. Como la sntesis de lo ms importante del documento, es ms amplio que los anteriores. El texto mismo. Que en este caso sera una reproduccin del documento, corresponde ms a la reprografa y no al resumen. Ordenacin de los catlogos Una clasificacin parte de un todo que podemos llamar universo, que es fraccionado por caracteres comunes para un anlisis comprensivo. Cuando se realizan los estudios de la clasificacin y ordenacin de los documentos, se establecen los principios de procedencia y orden original, que facilitan una clasificacin y ordenacin natural. Las fichas catalogrficas, en primera instancia, pueden ser ordenadas de la misma forma que lo fueron los 256

documentos que las originaron, es decir, se pueden ordenar de acuerdo con el organigrama de una institucin, siempre y cuando esta organizacin requiera de pocos elementos. Normalmente los documentos estarn ordenados de acuerdo con los principios, pero las fichas catalogrficas requieren otro orden. Esta ordenacin debe ser directa, en la forma y utilidad que le damos a la ficha catalogrfica, se ordena parte por parte. No deben omitirse sus elementos ni ordenarse subjetivamente. La ordenacin generalmente obedece a la estructura del encabezamiento, el orden elemental en estos casos es alfabtico, palabra por palabra, letra por letra, teniendo en cuenta que puede haber variantes de acuerdo con las necesidades de cada archivo; esas variantes se traducen en sistemas numricos, cronolgicos, temticos-alfabticos. Las reglas o normas que se utilizan son las mismas que las empleadas en la clasificacin y ordenacin. Esta clasificacin y ordenacin pueden realizarse con el auxilio de la Taxologa. Taxologa Etimolgicamente taxologa deriva de las voces griegas taxis, arreglo, ordenacin y logos, discurso, estudio. Se interpreta como la ciencia de las clasificaciones. Al igual que taxonoma deriva de las voces griegas: taxis, arreglo, ordenacin y nomos, ley regla, norma. Se interpreta como ley de ordenacin o la manera como deben ser dispuestos los objetos o hechos.78
Esta definicin, tomada de un diccionario, satisface nuestras necesidades de interpretacin terminolgica.
78

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La taxonoma es entonces en sentido estricto, la parte de las ciencias que determina las leyes o principios de las clasificacin de los objetos naturales, por extensin se habla de objetos artificiales; en sentido lato es la ciencia de las clasificaciones. La taxonoma (taxinoma para unos y taxenoma para otros) formula tipos y categoras, por lo que se constituye en el primer momento de elaboracin cientfica experimental. El rigor cientfico se manifiesta en la necesidad de agrupacin sistemtica del conocimiento, respondiendo a tesis o cuestiones, de la misma forma que procedemos con el anlisis documental. Al lograr un orden adecuado de los materiales de investigacin o de estudio, deducimos ms fcilmente los resultados ante los problemas que se nos presentan. Es la taxonoma entonces, la ciencia que estudia la clasificacin de seres y objetos. Es probable que el primer estudio cientfico sobre documentos consistiera en el intento de catalogarlas. Las primeras clasificaciones del mundo documental son forzadas y artificiales, debido a los escasos conocimientos sobre la estructura de los documentos. Cuando realizamos la clasificacin de los grupos en las instituciones, determinando las categoras, stas sirven como material para una clasificacin basada en las relaciones existentes entre los distintos niveles de la organizacin empresarial. Las clasificaciones taxonmicas modernas an se basan en estos mismos criterios naturales y simples. La eficiencia de los auxiliares, instrumentos o medios de trabajo tiene relacin directa con la simplificacin de los fenmenos, hechos u objetos observados. El empleo de listas, registros, catlogos, ndices, inven258

tarios, guas cada uno con sus divisiones de acuerdo con el contenido pueden generar estados de confusin. La taxonoma, laboriosamente seala circunstancias, condiciones y antecedentes que facilitan extraordinariamente la determinacin de causa y clasificacin. Una buena clasificacin nos da pautas y explicaciones suficientes de los hechos, aun cuando empricamente nos aproxima a la naturaleza y cualidades de los mismos hechos, fenmenos u objetos de estudio, convirtindose as en un aspecto fundamental de la investigacin cientfica. Algunas ciencias estudian directamente los objetos, otras los hechos y los fenmenos de sus procesos. Al clasificarlas pueden distinguirse aspectos taxonmicos y otros puramente nomolgicos, esto fundamenta en un amplio campo cientfico una clasificacin de ciencias concretas, como Mineraloga, Botnica, Zoologa, Biologa, y de ciencias abstracto-concretas, como Psicologa y Sociologa. El secreto del xito de un sistema est en la base de divisin o criterio usado para la divisin. Los taxones pueden ordenarse como sistema jerrquico, manifestando distintos niveles. Cada nivel superior comprende a todos los taxones de su lnea. El sistema secuencial contiene a los taxones que tienen el mismo nivel, se usa como una parte del sistema jerrquico y para cantidades no muy grandes de asientos. El sistema diccionario clasifica de manera jerrquica, pero cuando uno lo lleva a la prctica, se ofrece de manera secuencial. El sistema autnomo clasifica cada caso para resolver un problema determinado, de acuerdo con la 259

demanda de informacin especializada en cada archivo. Generalmente este tipo de clasificacin se realiza en base a las clasificaciones generales como son las clasificaciones Dewey y el CDU. El sistema semiautnomo clasifica tomando un sector de la clasificacin general y adaptndolo a una necesidad especfica. Tanodi y Schellenberg, al igual que todos los archiveros profesionales, no son partidarios del Dewey para archivo. Esto ocurre con todas las clasificaciones generales. Los taxones tienen que ser mutuamente excluyentes, lo que en algunos casos no se cumple. Cuando esto se produce en los archivos, se debe utilizar la referencia cruzada. El sentido taxonmico tendr un mayor dominio en las ciencias concretas. Las relaciones de los objetos estudiados son infinitas pero pueden reducirse a algunos principios o tipos generales que sealan la lgica segn consideraciones logradas apriorsticamente. Cada uno de estos tipos generales constituyen nuevos rdenes taxonmicos distintos; la atribucin de los nombres y su ordenacin en un sistema caen dentro de la sistemtica la sistemtica es tambin llamada taxonoma. Durand de Gros reduce las relaciones a cuatro. Relaciones en el orden de la generalidad. Que se constituyen en las relaciones de semejanza, se observa a los objetos no por sus operaciones sino por su naturaleza misma, teniendo en cuenta el conjunto de caracteres constitutivos, formando una escala segn el grado de semejanza, empezando por los de menos extensin y terminando por los menos comprensivos. Esta relacin se manifiesta en el orden natural de los 260

archivos, en el estudio de la organicidad institucional y en la clasificacin catalogrfica. Relaciones en el orden de composicin. O colectividad, esta relacin se constituye, al igual que uno de los principios de unificacin de las Ciencias de la Documentacin, por la reciprocidad que existe entre el todo y la parte o viceversa. Esta relacin es manifiesta, en objetos concretos y no abstractos. Se clasifica del elemento al conjunto. Esta relacin es utilizada tambin en la elaboracin de auxiliares descriptivos, que son partes de una totalidad, del documento en s. Relaciones en el orden de jerarqua. Se constituye en el orden de jerarqua, de la subordinacin, de la misma forma que sucede en una institucin, cuya relacin se manifiesta en un organigrama. Relaciones en el orden de evolucin. Que ordena a los objetos segn la relacin de origen, del ascendente al descendente. De Gros observa que existe un carcter comn que une a los distintos sistemas de clasificacin, consistente en la propiedad que tienen de poder repartirse en tres categoras: La superioridad puede ser el todo, ascendente, jefe; La igualdad puede ser congnere, y la inferioridad, como parte especfica, descendiente.

LA INDIZACIN ARCHIVSTICA Introduccin La informacin, como consecuencia de las preocupaciones del quehacer archivstico, es considerada en la actualidad como la materia prima de los sistemas 261

descriptivos, requeridos cada vez con mayor mpetu, por el enorme y apresurado desarrollo del universo cientfico y tcnico; la tecnologa exige cada vez mas estructuras de informacin rpida y comprensible. Esto implica que la informacin debe ser fcilmente manipulable y asequible a la demanda cada vez ms generalizada. En la prctica, no resulta tan simple proporcionar informacin resumida y de alto contenido semntico, menos an poder universalizar su acceso al comn denominador de los usuarios. Al hacer referencia a los sistemas descriptivos, como sistemas de informacin y localizacin del mundo archivstico, es necesario considerar el desarrollo y utilizacin de los auxiliares descriptivos y su posterior utilizacin en el medio externo al archivo. Los ndices cobran una gran importancia desde la aplicacin de la informtica a los textos y tratamiento de la informacin. Normalmente se denomina ndice al listado de documentos, en forma breve y concisa; pero, tambin se le dice al catlogo con contenidos de obras en volmenes, ordenados por autores, en forma alfabtica y cronolgica, para una fcil ubicacin de las obras o documentos. En la Archivologa, el ndice corresponde al auxiliar descriptivo que ofrece datos que se hallan en los documentos, sistemticamente ordenados.79 Como todo auxiliar descriptivo, su finalidad primordial es la localizacin de los documentos. El ndice es necesario para archivero y el documentalista como procesador de la informacin, como organizador y ana-

79

Vzquez, Manuel, Auxiliares descriptivos

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lista, y es necesario tambin para usuario, como gua y control de la informacin disponible. El ndice es un auxiliar descriptivo que tiene como caracterstica principal su facilidad para pasar a computadora. Este auxiliar, cuando se realiza, siempre tiene que ser un auxiliar descriptivo, es decir que debe llevarnos directamente al documento. La elaboracin de ndices es una actividad bastante compleja si se quiere hacer realmente un trabajo bueno; requiere de conocimientos tanto administrativos como funcionales de los documentos y la entidad, as como la demanda de informacin y las posibilidades de explotacin de la informacin. Lamentablemente, en la mayora de los archivos, por no generalizar, existen documentos explotados slo desde el punto de vista histrico y sociolgico, pero queda mucha informacin sin darse a conocer. El ndice es alternativo con el catlogo u opcional, sobre todo en documentacin a la que le basta un ndice. En igualdad de condiciones, se prefiere el ndice inmediato. Cuando se decide por el ndice en un archivo, es necesario tener en cuenta: a) El inters del usuario. b) Las caractersticas de la documentacin y del mismo ndice: 1. Cantidad de datos. 2. Tamao de la ficha. 3. Sistema clasificatorio, etctera. c) Los lmites de la archivera a la que va a servir el ndice. Al conocer los temas ms consultados, o en el supuesto de no conocerlos se realiza una pequea encuesta, cmo lo piden, etctera. 263

En los tipos documentales legislativos es conveniente realizar una divisin en dos clases: a) Aquellos en los que predomina una poltica general, a los que, dicho sea de paso, les viene bien un catlogo. b) Aquellos que son rutinarios. El ndice es siempre recomendable en todos los documentos en que predominan nminas de personas, cosas y lugares. Mientras no ingrese a una computadora conviene que el ndice tenga un lmite, sea en el espacio o en el tiempo. El ndice tiene que ser programado al tiempo que se programa el catlogo o el inventario analtico, para mayor facilidad y comprensin del trabajo a efectuar. Normalmente la utilizacin de los ordenadores elimina las diferencias de trabajo existentes entre inventario y catlogos e ndices. Un ndice debe tener el mnimo de datos necesarios. Ese mnimo est formado por palabras, que el usuario utiliza como dato de la localizacin o del documento. Una de las finalidades de la indizacin es la de realizar un anlisis exhaustivo de los documentos a fin de darle una cobertura de investigacin mayor. Por lo expuesto, comprendemos entonces que la indizacin supone una serie de actividades, preferentemente posteriores a la catalogacin del archivo, porque uno de los principales problemas consiste en la extraccin de palabras con una fuerte carga semntica, expresiva e informativa sobre los contenidos documentales. Lo cual nos hace comprender que la transmisin del conocimiento se realiza a travs de un lenguaje, en el cual se fija y transmiten ideas y conocimientos. 264

La ciencia, la tcnica y la comunicacin se realizan sobre lenguajes, sean escritos, orales o de imagen, y en la actualidad, permiten la reconstruccin de experiencias comprobatorias o la no repeticin de hechos cientficos por su actualizacin permanente. La permanente accin dinmica de las instituciones y la creatividad humana. El lenguaje encierra varios significados o se expande conceptualmente de acuerdo con las actividades documentales como reflejos de las institucionales. Estas actividades ponen de manifiesto la necesidad de comunicarse, sofisticando un estilo propio de cada institucin, estructurndose de una forma particular, que no siempre es conocida por el usuario. La Archivologa no est lejos de este fenmeno, tiene su tendencia de crear un metalenguaje, considerando los trminos propios de la ciencia y la denominacin del lenguaje universal para la estructura archivstica, con trminos conceptualizados y aceptados en todos los niveles archivsticos. Es una de las razones que normalmente permite utilizar trminos de la tipologa documental para la realizacin de los ndices, trminos o vocablos que contienen los atributos documentales y al cual podramos denominar ndice matriz. Los ndices no revelan el texto original, pero, debido a la carga semntica de sus trminos, nos permiten aproximarnos a la idea central. Podemos afirmar que el ndice es un resumen de resmenes. El buen indizador necesita conocer a fondo los flujogramas documentarios, con el objeto de ver las distintas utilidades que se le asigna al documento, sus distintas relaciones con cada sector de trabajo, los distintos requeri265

mientos de cada actividad, es decir, conocer el ciclo documental de cada tipo o clase de documento, de modo que cuando se empleen los descriptores, sean fcilmente interpretados; adems, es necesario conocer las terminologas archivstica y administrativa. Bsicamente influyen dos aspectos para un buen indizador: a) Una vasta cultura general que le permita ampliar los horizontes de consulta a los documentos. Se da por sentado que el indizador tiene que ser un archivero profesional, cuya formacin le permite ver el amplio espectro de la Archivologa y lo despoja de subjetivismos. b) Un contacto permanente y directo con la institucin, en todas sus reas, que le permita apreciar las utilidades del ndice que se realiza. El archivero profesional requiere permanentemente del trabajo en equipo; una persona sola no puede realizar todas las labores del archivo, asimismo, su labor est ineludiblemente relacionada con todas las reas de la institucin, actualizndose acerca de las distintas modificaciones que se dan en la administracin dinmica. Los ndices son trabajos de sntesis y condensacin al mximo, por lo que requieren un mximo trabajo intelectual, sobre todo porque estn estrechamente relacionados con los sistemas informticos. Hay que considerar en la elaboracin de los ndices la manifestacin habitual de la falta de conocimiento de la institucin, por un lado, y la enorme variacin de contenidos documentales por el otro, requiriendo un sobreesfuerzo para que un archivo cuente con un buen ndice. Los beneficios que se obtendrn justifican todos los esfuerzos. 266

El problema principal que se presenta en la administracin pblica y en muchos casos en la administracin privada, es la falta de informacin que tiende a aumentar mucho ms, en una progresin geomtrica, por lo que se hace necesaria la decisin de adoptar medidas tendientes a una poltica de desarrollo de los archivos. Lamentablemente, los ejecutivos preocupados bsicamente por los problemas econmicos directos, no le dan la importancia necesaria al conocimiento patrimonial, resta mucho por hacer an en los archivos. El personal que maneje los ndices, que los elabore, para que den resultados ptimos y demostrativos de la influencia econmica de la institucin, tiene que ser altamente cualificado, con un trabajo de tiempo completo. El ndice es un trabajo muy relacionado con la tecnologa. Se considera la entrada (input), el proceso de la informacin (index) y la salida (output), generando un estado de costo sobre cada etapa, es decir, si se pretende ahorrar tiempo en el input o entrada, se incrementa el gasto en la salida o output, mantenindose un equilibrio de costos en ambos casos. Cuando el indizador, documentalista o archivero sabe cmo se le ha de solicitar el dato, tendr la posibilidad de ahorrar en tiempo y trabajo, resolviendo rpidamente dudas de la propia elaboracin de datos, de ah la importancia de un amplio conocimiento sobre los usuarios del sistema. El ndice es muy sutil como sistema clasificatorio, al agrupar los trminos conceptuales, pero nuestra principal preocupacin consiste en la descripcin propiamente dicha. 267

El ndice, para ser elaborado eficazmente, debe conservar bsicamente tres propiedades: Lenguaje. El lenguaje empleado en los ndices, debe ser fiel a la documentacin indizada, de modo que permita una comprensin fcil del usuario. El lenguaje est compuesto por los trminos descriptores por los cuales se dar al usuario el conocimiento de lo solicitado; para ello es necesario tomar en cuenta: Clase de palabras. Es preferible utilizar palabras generalizadas, como precaucin, accin, en lugar de precautelar o actuar. Idioma. Preferentemente utilizar el idioma de nuestra comprensin, en nuestro caso el castellano, y en el orden adecuado utilizando todas las letras del castellano, incluyendo la ch y la ll. Utilizar los trminos ms ampliamente usados y conocidos, tanto en la regin como en la disciplina; en todo caso, utilizar trminos de referencia: Jimnez, vase Gimnez. Para nombres y apellidos, respetar las normativas vigentes, lo mismo que para la transliteracin. Cuando se usan trminos idiomticos distintos a los empleados en la indizacin, tomar en cuenta las normativas idiomticas, as por ejemplo, en ingls y en portugus, el apellido paterno es el segundo y no el primero como se estila en castellano. Al igual que en las guas telefnicas, cuando se repite una palabra, es preferible colocar primero la repetida, y en segundo orden, los nombres de distincin:
Clasificacin Archivos Catlogos Inventarios Resmenes

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Es necesario minimizar el empleo de puntuacin, atenindose a las normativas vigentes sobre omisin de signos diacrticos signos aplicados a algunas letras para darles un valor especial, signos especiales, etctera. Las siglas se alfabetizan como trminos o vocablos valorizados como palabras. Al utilizar siglas o acrnimos, optaremos por los ms conocidos o corrientes en el uso. Los trminos polismicos homnimos, fenmeno semntico que se da cuando una forma fontica puede poseer diversos significados; si no se pueden evitar es necesario aclarar con un parntesis, o notas de alcance, su significado:
Lima (fruto) Lima (capital) Lima (herramienta)

Lo contrario a la polisemia, la polinimia, se presenta cuando un significado tiene distintas formas fonticas en el mismo lenguaje; es necesario darle el mismo tratamiento que en el caso anterior. En cuando a la utilizacin del lenguaje, se presentan clasificaciones potenciales como: Lenguaje natural. Cuando el ndice utiliza datos con vocablos extrados de los documentos, tal cual figuran, sin alteracin intencional. El lenguaje natural se utiliza preferentemente en aquellos documentos que han de ser tiles a la administracin, dado que el usuario o investigador ha de estar ms interiorizado con este tipo de lenguaje. Este lenguaje produce el ndice matriz, en base a los tipos 269

documentales y, en trminos generales, sera un ndice por series. Por ejemplo:


Comprobantes De pago De ingreso De cuentas De diario

Lenguaje tcnico. Cuando el ndice utiliza datos cuyo significado se refiere a la especializacin cientfica o tcnica. En este caso es preferible utilizar un lenguaje normalizado, de modo que el empleo de ciertos trminos sean siempre con el mismo significado y no con una libre interpretacin. El lenguaje tcnico se utiliza en los ndices destinados a la recuperacin de informacin cientfica y tecnolgica de los documentos de archivo, requiere de un conocimiento muy amplio sobre los trminos cientficos. Lenguaje precoordinado. Se denomina as cuando el ndice utiliza datos combinados para una mejor comprensin del significado documental. El lenguaje precoordinado se utiliza preferentemente en los archivos cuyos temas son muy amplios, lo cual se presta a confusiones de parte del usuario o del investigador. Este lenguaje es utilizado generalmente en el ndice documental, denominado ndice directo por Manuel Vzquez. El indizador realizar previamente el anlisis correspondiente del documento, con el propsito de lograr los trminos significativos. 270

Un ejemplo de lo anterior:
Resoluciones Nombramientos Juan Arocena Ricardo Bustamante Santa Fe

Lenguaje poscoordinado. Se le ha llamado as porque la coordinacin de trminos se efecta despus de que se ha realizado el ndice, en el cual se utilizaron trminos muy simples. Este lenguaje presenta una subdivisin: Lenguaje poscoordinado pluritrmino. Considerado como uno de los ms utilizados. Se realiza con trminos conocidos por los usuarios o investigadores; la bsqueda de informacin se hace combinando trminos de acuerdo con las necesidades de investigacin. Este lenguaje es conveniente utilizarlo en el ndice de auxiliares, denominado por Manuel Vzquez ndice indirecto, que consiste sobre todo en tomar referencias o trminos de los auxiliares descriptivos del archivo, trminos que son familiares al usuario. Lenguaje poscoordinado unitrmino. Ms adecuado a los fines informticos, este lenguaje utiliza trminos concretos, sin posibilidades de combinacin; la bsqueda se realiza en forma directa. Para utilizar este tipo de lenguaje es necesario que el archivo sea pequeo, y los temas contenidos, definidos porque se presta a confusiones terminolgicas.

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Sistemas clasificatorios En la publicacin de todo auxiliar descriptivo, la redaccin de uno o varios ndices resulta imprescindible, su presencia o ausencia decide su grado de utilidad. El ndice reproduce la sucesin de partes, expedientes, volmenes, folios, acpites, etc. en que se encuentra clasificado y dividido el o los documentos, con referencia a los folios que abarcan. Los ndices ms corrientes son: a) Onomstico de personas citadas. b) Geogrfico de lugares citados. c) Ideolgico de materias o conceptos citados. De acuerdo con la naturaleza del documento, los ndices tienen utilidad mayor cuanto ms numerosas sean las entradas o ttulos que lo componen. La utilidad del ndice de materiales depender mayormente del volumen o expediente que se describe, considerando que est estructurado segn un orden lgico intrnseco. Dentro de la temtica que nos ocupa, los sistemas clasificatorios a travs de los ndices nos facilitan enormemente el trabajo de ubicacin de los documentos, razn por la cual se le presta importancia. Los sistemas clasificatorios pueden dividirse en: Sistemas clasificatorios universales. Son los sistemas de uso normalizado, de carcter universal, es decir, que se pueden emplear en cualquier parte, siendo comprendidos perfectamente, ejemplos: CDU , ISO , etctera. Sistemas clasificatorios generales. Son los sistemas que abarcan todos los temas, no existe propiamente una diferencia con los anteriores. 272

Sistemas clasificatorios autnomos. Creados con fines especficos, para resolver problemas locales de informacin o problemas concretos. Sistemas clasificatorios especializados. Dedicados a la utilizacin de informacin especializada, es decir, dentro de un tema especifico de las ciencias. Sistemas clasificatorios semiautnomos. Son sistemas clasificatorios locales, para resolver determinados temas, pero que tienen por finalidad incorporarse a sistemas ms amplios. Como resumen de todos estos sistemas tendramos: Los sistemas alfabticos generales. Que pueden utilizarse en temticos o por asunto, en onomsticos, geogrficos, toponmicos, etctera. Los sistemas numricos. Que pueden ser empleados por temas, ser progresivos ascendentes o descendentes, de sistemas decimales, de dgitos terminales o medios. Los sistemas cronolgicos. Ascendentes o descendentes, denominados tambin jerrquicos. Los sistemas mixtos. Como combinaciones de las anteriores alternativas. Simplificacin de las reglas de indizacin El orden bsico es el alfabeto, palabra por palabra, excepto en casos en que un arreglo numrico o cronolgico sea preferible:
Po X Po XI Po XII

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Ordenar alfabticamente todas las fichas, tanto en castellano como en idiomas extranjeros siguiendo el orden que establece el alfabeto castellano principalmente con respecto a la ch. Ordenar palabra por palabra y a su vez, letra por letra dentro de una palabra. Aplicar el principio nada antes que algo, por lo tanto una letra vale o una palabra corta precede a una palabra ms larga:
Martn, Onsimo Martnez, Jos

Ordenar las siglas como palabras, por ejemplo OEA, ONU, CIDA. Si son poco conocidas se har referencia cruzada del nombre desarrollado. La sigla es la forma breve de un ente corporativo o un trmino compuesto de un grupo de letras que se escriben y pronuncian como si fueran una sola palabra. Ejemplo: lser. Cuando varias entradas o asientos contienen una palabra escrita con distinta ortografa tal como sicologa y psicologa, se elige la ms aceptada por el uso y se hace la referencia cruzada. Los nombres propios con distintas ortografas o pequeas variantes deben indizarse en su lugar correspondiente, pero dejando ficha de referencia cruzada en todos los grupos. Se ponen todos juntos por sonido:
Zabala - Zavala Gala - Galas Vlchez - Vilches Gimnez - Jimnez

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Los nombres de mujeres casadas se indizan por el apellido de soltera y el nombre de pila. Conviene escribir el apellido del marido para mejor identificacin, pero no se toma en cuenta al indizar:
Lpez de Boretti, Mara

Los apellidos dobles se escribirn empezando por el primer apellido y el nombre de pila, sin tener en cuenta el segundo:
Vergara Castillo, Lilia

Tngase presente que en portugus y en ingls el apellido materno va al principio: Jos Pedro Pinto Esposel (materno), Jos Pedro Esposel Pinto. Los apellidos y nombres de lugares de un prefijo unido o no con apstrofe se indizarn teniendo en cuenta el prefijo sea ste artculo o preposicin, contraccin de ambos, patronmico o aun sustantivo:
Von, Mac, Mc, M

Si no se trata de nombres de personas o lugares, el artculo inicial de un nombre no se toma en cuenta al indizar y se coloca detrs entre parntesis:
Noticioso Archivero (El)

Para nombres de instituciones puede acordarse tomar en cuenta la primera palabra que sigue a un trmino muy repetido. Por ejemplo:
Ca., empresa, instituto, fbrica

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Consejos prcticos En la confeccin del ndice, es necesario tomar en cuenta lo siguiente: a) Debe proveerse de una cantidad de fichas y de un tamao proporcionales a la previsible cantidad de folios citados en cada entrada tem. b) Leer cada pieza documental con atencin y cada vez que se encuentre un nombre de persona o de lugar, se llena una ficha, debajo del nombre se escribe el nmero del folio en que se encuentra. c) Cada nueva ficha ocupar su respectivo lugar alfabtico. d) Cada vez que se encuentre un nombre de persona o lugar, se consulta si tiene ficha abierta, en caso positivo, se aade un nuevo nmero de folio a los existentes; en caso negativo, se har una nueva ficha. e) Si se decide publicar ndices por separado, al elaborarlos se conforman los grupos ordenados alfabticamente de fichas, de acuerdo con un plan preestablecido; por ejemplo: un grupo para personas y otro para lugares. Si se publican en forma integrada, es suficiente un solo grupo ordenado alfabticamente. f) Es recomendable que en la primera lectura del documento se preste atencin a la elaboracin de los dos ndices mencionados up supra; para el ndice de materias, ms complejo y delicado, se realiza una segunda lectura ntegra del documento. g) Una vez acabado el vaciado del documento, se transcriben mecanogrfica o electrnicamente las fichas. Se toma en cuenta: 1. Por economa de espacio, se unifican las cifras cuando son ms de dos paginas sucesivas: por ejem276

plo, cuando en una ficha constan los folios 240, 241, 242, 243, 244, al realizar la transcripcin mecanogrfica se escribe: 240-244. 2. Se aaden referencias cruzadas en las fichas de aquellos conceptos que tengan relacin con otros conceptos, despus de los nmeros de folios anotados. Los ndices temticos El ndice archivstico no ha logrado todava el desarrollo que tiene el ndice bibliogrfico. Pero, desde el punto de vista de la experiencia se ha comprobado que no es nada sensato tomar prestadas las tcnicas de otras ramas del conocimiento documental para aplicarlas a documentos producidos por entidades institucionales, como las correspondientes a archivos. Los mtodos documentalistas de las bibliotecas han evolucionado en razn de la problemtica propia de la Bibliotecologa y no de la Archivologa. Los documentos de los archivos son la memoria de las instituciones, razn suficiente que nos lleva a diferentes accesos en la indizacin. Tener acceso a los documentos por medio de nombres de personas, cosas y lugares es obvio, se ha hecho siempre. El problema parece presentarse cuando se tienen que tomar temas que no sean histricos. Consideremos entonces que en estos casos, las clasificaciones no se limitan slo al principio de pertenencia ni al principio del orden original, requieren de un conocimiento bsico de la clasificacin general sobre temas varios a los cuales nos impulsa la indizacin. Lo lgico es pensar que, como seala Lionel Bell, el ordenamiento de los documentos por la proceden277

cia administrativa limita el campo de investigacin de estos documentos.80 Mientras que en las bibliotecas se puede tener acceso por medio de un simple catlogo clasificado de todos los fondos, no sucede lo mismo con los archivos, donde una vez clasificadas todas las entradas en sus auxiliares descriptivos o auxiliares de referencia son de naturaleza especfica, por la sencilla razn de que no existen documentos generales. Clasificacin La clasificacin es la agrupacin temtica bajo un solo encabezamiento. Se emplea en los ndices de archivo, en razn del mtodo, que generalmente es alfabtico. As, los encabezamientos tambin son susceptibles de ordenarse alfabticamente para construir el ndice como un todo. Pero eso no significa que el ndice est completamente clasificado. Cuando se tiene una consulta especfica que combina nombres y resmenes, es ms til tener un ndice donde se puedan chequear todas las alternativas de acceso y por lo general es preferible que las entradas se hagan como tems especficos en lugar de reunirlas en grupos.81 Estas formas de clasificacin que no consideran la organicidad de la

Lionel Bell, B. A., Ordenacin y descripcin, vocabulario controlado en la indizacin de archivos, La administracin moderna de archivos y la gestin de documentos: el prontuario RAMP, recopilado por Peter Walne, con la asistencia de un grupo de trabajo del Consejo Internacional de Archivos, Programa General de Informacin y Unisist, Unesco, Pars, diciembre de 1985, p. 260. 81 Idem.
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institucin, pareceran destinadas al fracaso, al igual que su normalizacin. El indizador debe considerar siempre la probabilidad de que el investigador est interesado en el tema A y pueda interesarse en el tema B. Esto obligara a los archiveros a pensar en encabezamientos generales que permitan un mejor acercamiento al concepto de la informacin contenida en los documentos. No es slo falta de comprensin de esta temtica, sino una falta de preparacin o capacitacin de quienes estn a cargo de los archivos, que no les permite vislumbrar en forma adecuada una clasificacin cientfica. En muchos casos son slo cuestiones personales que perjudican una visin ms completa de las perspectivas documentales. Existe an personal relacionado con los archivos que consideran que los documentos slo sirven a los historiadores y a los estudiantes, y eso es una lstima porque desconocen el potencial de sus archivos en cuanto a informacin cientfica se refiere. Una de las mayores dificultades que confronta la indizacin por materias, comparada con la indizacin por nombres, es la consistencia, estabilidad, coherencia y ausencia de contradiccin; por ello es necesario realizarnos las mismas preguntas peridicamente: Se ha indizado de esta forma anteriormente? Se ha indizado con profundidad este tipo documental antes? Si se hizo, qu lenguaje se us anteriormente? Con el fin de lograr consistencia, el indizador debe comprender que si hay un tema particular, deber estar en un grupo particular, empleando el idioma particular para describirlo mejor. Lgicamente que hay que considerar que si se presentan ndices de esta naturaleza, sern pequeos en 279

comparacin con el ndice general. Lo cual debe revisarse en forma peridica para mantener su consistencia. Se debe estudiar con calma y seriedad, qu temas se decidirn y qu grupo o grupos de temas deben estudiarse, inclusive cuando esta decisin se acerca a una referencia cruzada. Ahora bien, la clasificacin archivstica si bien es fcil desde el punto de vista administrativo y respetando los principios y enunciados archivsticos, hace casi imposible realizar una clasificacin preconsolidada, al estilo de las bibliotecas. Las series documentales de los archivos difieren considerablemente en contenido, y en muchos aspectos, tambin del lenguaje empleado. Esto nos lleva a recomendar que cualquier clasificacin slo debe aplicarse a los ndices. Cuando la indizacin se aplica a las guas de archivo, es preferible tratar que se realicen de una misma forma, para evitar estados engorrosos de confusin a la hora de manejar informacin de este tipo. La necesidad en este caso es de ndices especficos de manera que las entradas como un todo no estn arregladas por grupos de materia, o ndices generales donde las materias y los nombres aparecen en un orden, no por separado, y de ndices que tengan algn tipo de control de consistencia.82 Los ndices no pueden darse con la ayuda de mquinas, porque las tcnicas hasta ahora desarrolladas en los sistemas de recuperacin, no se adaptan a la investigacin de archivos. Menos an el mentado ISIS, que sirve de gran ayuda a la Bibliotecologa, pero que

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Lionel Bell, B. A., op. cit.

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es un desastre para los archivos, cuando los auxiliares descriptivos son realmente serios. La construccin de ndices, temticos y generales implica por s misma una sucesin de decisiones, desde la bsqueda de precedentes hasta la toma de las decisiones finales. An est sujeto a cambiar de sistema. La nica ventaja de la informtica es que los ndices almacenados, pueden mezclarse para producir ndices generalizados o realizar selecciones siempre y cuando sean consistentes. El anlisis de los lenguajes tambin requiere un grado de decisiones, establecer normas y parmetros para dicho lenguaje. Aplicacin de los ordenadores Un ordenador facilita mucho el trabajo de la indizacin, si se comprende lo que se quiere realizar y lo que se desea obtener del ordenador. Se puede presentar con entradas compuestas por palabras gua, pero hasta qu grado podemos modificar las referencias de palabras gua como nombres, de personas, lugares, vehculos, corporaciones o documentos? Los nombres y materias pueden ser parte de la entrada. Las materias deben encontrarse de acuerdo con la clasificacin, pero posiblemente tengamos un enfrentamiento de trminos, los mismos que deben ordenarse para que no afecten el resultado. Consideremos algunos posibles: a) El trmino puede emplearse como trmino gua, por tanto debemos considerarlo como una entrada. b) El trmino puede emplearse como sinnimo de un trmino gua aceptado, en cuyo caso se sustituye 281

por el trmino original, as tenemos referencias cruzadas de trminos originales y trminos guas. c) El trmino puede encontrarse listado como un encabezamiento de un trmino gua, corresponde emplear sinnimos, o bien es necesario modificar los trminos de entrada. d) La palabra gua se encuentra en la clasificacin, y en este caso volvemos al recurso idiomtico de los sinnimos. e) Si el trmino se encuentra con dos significados, como un homnimo, empleamos sinnimos o buscamos una nueva clasificacin. f) El trmino no aparece y el ordenador lo rechaza por no estar calificado; se debe revisar la clasificacin. Es obligacin del archivero que trabaja con ndices considerar estos aspectos que pueden llevar al rechazo por los sistemas informticos y modificarlos o modificar el sistema de manera que se vuelven aceptables. Construccin de la clasificacin Cuando existen entradas suficientes como para manejar una cuestin clasificatoria, es necesario planificarla en primera instancia, efectuar una clasificacin externa. sta estar compuesta en primera instancia tomando en cuenta los resultados anteriores, los sinnimos y algunos encabezamientos. No lo es todo, pero por algo se empieza. Luego ser necesario efectuar la lista de materias con encabezamientos ms amplios con los cuales estarn asociados los trminos del ndice. Los encabezamientos forman los elementos de la clasificacin externa sobre la cual se puede conformar 282

la clasificacin interna. Ahora es cuando debemos examinar cada trmino de la clasificacin. Para cada encabezamiento, hay un grupo de trminos de ndice asociados que pueden tratarse de sinnimos, de lo contrario son trminos subordinados. A estas alturas, mediante la clasificacin, el ndice se convierte en un solo cuerpo en el cual un cambio afecta al ndice. La clasificacin puede ampliarse en cada etapa sucesiva cuando se necesite. Siempre que los temas adecuados estn asociados con un solo encabezamiento podrn reagruparlos, y esto permitir cambios en el nivel y muchas veces desaparecer o adicionar trminos. Ya que ningn trmino puede agregarse al sistema sin colocarlo en la clasificacin, tales adiciones solamente pueden ocurrir despus de un escrutinio de los siguientes, lo cual establecer su relativo valor y asegurar la consistencia de la descripcin.83 En seguida vemos un ejemplo de ndice:
Datacin Clasificacin Trmino de ndice Argentina Conversaciones anglonorteamericanas respecto a Conversaciones anglobrasileras respecto a Fronteras de Reconocimiento de la frontera Situacin en Actas Censo de produccin Garantas de exportacin Ubicacin 109 50-56 267 231 288

83

Lionel Bell, B. A., op. cit.

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LOS TESAUROS ARCHIVSTICOS Introduccin Como parte culminante de la indizacin, tenemos al tesauro, compuesto en base a lenguajes estructurados; en s, es un lenguaje elaborado por palabras seleccionadas sea de lenguaje natural considerado en acpites anteriores o de lenguaje tcnico especfico de las disciplinas, tcnicas y ciencias de las que se ocupa. El tesauro se estructura y controla semntica y jerrquicamente por normativas generalizadas para cada uno de los descriptores o trminos. Cuando se utiliza la palabra descriptores hablamos de la unidad ms pequea que compone el tesauro, cuando utilizamos la palabra trmino nos referimos a la apertura de un sistema clasificatorio. Se observa entonces la doble utilidad del tesauro como clasificador y auxiliar descriptivo. Para una mejor eficacia del empleo de los tesauros, los descriptores se utilizan en base a conceptos. Concepto como representacin simblica por medio del lenguaje de una idea abstracta y general. Es necesario entonces constituir conceptos en funcin del lenguaje, permitindonos un mejor manejo del lenguaje controlado. La validez universal que se le da al concepto, se sustenta en la aceptacin universal del signo lingstico como elemento de comunicacin, es decir que debe existir una correspondencia entre el significado y el significante, elementos que estn ntimamente ligados y no arbitrariamente; si bien el signo se altera por distintos factores como el tiempo, el uso, el desplazamiento 284

idiomtico es considerado como un fenmeno problemtico en el momento de realizar el lenguaje controlado. Con mayor razn este fenmeno se presenta en los lenguajes cientficos, tcnicos o disciplinarios. Para dar una solucin a esta problemtica debemos partir del principio de que la entidad lingstica existe slo y cuando hay una asociacin ntima y recproca entre el significado y el significante. La unidad lingstica puede ser un signo arbitrario cuando se le toma en forma aislada casa, no ocurre lo mismo cuando se trata de analizarlo en su contexto arquitectura, urbanismo, economa. En la clasificacin documental el concepto adquiere una jerarquizacin apropiada de acuerdo con el contexto que lo rodea, es decir de aquello que le antecede y le precede, dejando de ser el concepto arbitrario. Asimismo cada uno de los descriptores es un componente de un sistema solidario, adquiriendo un valor intrnseco ante la presencia de otros valores descriptivos. As tenemos que ...la primera funcin del concepto es la de describir los objetos de la experiencia a fin de permitir su reconocimiento. La segunda funcin del concepto es la econmica, a esta funcin est ligado el carcter de clasificador del concepto mismo. La tercera funcin del concepto es la de controlar los datos de la experiencia de tal manera que se establezcan entre ellos relaciones de naturaleza lgica. Un concepto cientfico sobre todo, no se limita por lo comn a describir y clasificar los datos empricos, sino que posibilita la derivacin deductiva de ellos. Una cuarta funcin del concepto, considerada actualmente como fundamental en las ciencias fsicas, es la de previsin, por ella el concepto de organizador, de los conceptos 285

cientficos que no representan, ni describen una cosa, son los modelos o conceptos matemticos, como ter, campo (fsica), etc..84 Estructuracin de tesauros. Tcnicas de compilacin Tal como hemos estudiado en los lenguajes, la compilacin se puede realizar en forma precoordinada o a priori y poscoordinada o a posteriori, dada la particularidad terminolgica que adquiere cada uno de los archivos. Lo ideal en el trabajo de los tesauros sera combinar ambas formas de compilacin, lo cual asegurara una mayor eficacia y precisin en la que utilizamos un repertorio especializado con mayor precisin cientfica al emplear modismos o regionalismos, sobre todo en aquellas disciplinas en evolucin como las que componen las Ciencias de la Documentacin. Al utilizar un lenguaje poscoordinado, extraemos un lenguaje documental que nos da ms utilidad dentro del sistema en el cual se desarrolla el tesauro. Si bien sabemos que los archivos presentan caractersticas propias, el empleo objetivo de cada uno de los archivos variar la funcin clasificatoria, haciendo resaltar algunos aspectos mientras que otros sern tratados forma general, pero prestarn utilidad dentro del objetivo principal de la Archivologa que es el de generalizar su lenguaje y metodologa.

84

Currs, Emilia, op. cit.

286

El tesauro nos dar a conocer el carcter de universalidad o parcialidad de algunos de sus elementos. Los tesauros presentan un contexto terico denominado campo semntico, en el que se ubican las primeras divisiones clasificatorias sobre el tema que se trata, lo que correspondera a los denominados grupos compuestos por subgrupos, etc., tal cual se analiza en la clasificacin y ordenacin documental, tratados por la Archivologa; determinando una jerarquizacin de acuerdo con la propia estructura organizativa que representa. Hay que considerar que no todas las divisiones tienen igual cantidad de trminos, muchas veces una divisin puede constituir un solo descriptor, la consistencia en este caso de un tesauro se debe a que cada uno de los descriptores o trminos han sido elegidos y seleccionados con un mismo criterio. Lo especfico es comprobable mediante la utilidad para la recuperacin de la informacin. La construccin del tesauro est regida por normas universalmente aceptadas que le dan la validez de su estructura lgico-conceptual. En acpites anteriores hemos mencionado los aspectos de la sinonimia y de la polisemia que, eficazmente controladas, evitan una dispersin conceptual del material clasificado, tanto en la entrada como en la recuperacin de la informacin. Las relaciones paradigmticas desde lo general a lo particular mtodo deductivo otorgan al tesauro una flexibilidad adecuada.

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Reglas de construccin Controles semnticos Los controles semnticos son los mismos que usamos para la confeccin de los ndices, con la diferencia de que en aqullos trabajamos con estructuras lgicoconceptuales: Controles de sinnimos. Se establecen referencias cruzadas de descriptores utilizados en el rea o regin hacia descriptores de utilizacin universal, empleando las abreviaturas UP usado por y US. Ejemplo:
Anlisis de documentos US anlisis de informacin Anlisis de informacin UP anlisis de documentos

Control de polisemia. Para evitar una confusin en el contexto del trmino empleado, se aadir un modificador al descriptor seleccionado para cada caso especfico: a) Para determinarlo, se coloca un sustantivo entre parntesis, ejemplo:
Identificacin (Psicologa)

b) Para calificarlo, se utiliza un sustantivo pospuesto, ejemplo:


Mtodo: educacional

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c) Para explicar mejor la conceptualizacin se emplean las notas de alcance, siempre y cuando las anteriores opciones no sean claras y precisas. Ejemplo:
Cooperacin gubernamental NA Cooperacin entre gobiernos provinciales de la regin en este caso se utiliza para restringir el uso. Incapacidad NA Incapacidad permanente de realizar trabajos por estado patolgico en este caso se utiliza para definir el uso del trmino Horario NA Aplicado al horario general de trabajo para explicar los diferentes usos que pueden ser vlidos

Asimismo se utilizan las reglas de ndole general empleadas en la indizacin. Otras reglas de ndole general que son utilizadas en la indizacin son: a) Suprimir artculos y preposiciones en el inicio de cada descriptor o trmino. b) Es preferible utilizar sustantivos y verbos en infinitivo. Ejemplo:
Ordenacin [no ordenar] Clasificacin [no clasificar]

c) Es preferible utilizar el plural para trminos genricos. Ejemplo:


Documentos

d) Es preferible utilizar el singular para trminos especficos. Ejemplo:


Correspondencia [trmino genrico (tg) documentos]

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e) Normalmente se deben utilizar abreviaturas, siempre y cuando estn generalizadas con el uso cotidiano. Ejemplo:
ONU, OEA,

Unicef, Unesco

f) Hay que escoger los trminos directos y no los invertidos. Ejemplo:


Planificacin del archivo [y no archivo planificacin del]

Reglas de complementacin Las reglas de complementacin de la estructura mencionada de un tesauro son correspondientes a sus relaciones paradigmticas. Hablamos de paradigmtico en las relaciones que existen entre elementos lingsticos como un conjunto virtual de elementos que pueden aparecer en un mismo contexto y en un mismo lugar. Relaciones jerrquicas. Las relaciones jerrquicas sealan aquellas de subordinacin entre conceptos. a) De gnero a especie. Ejemplo:
Documentos [trmino genrico]. Carta [trmino especfico.(te)]

b) Del todo a una parte. Ejemplo:


Archivologa te: Archivos

Relacin tangencial. Rene conceptos relacionados pero no con una relacin genrica. Puede decirse 290

que se aplica el carcter transitivo de subordinacin integral. Por ejemplo:


Archivos Pblicos. [Trmino relacionado:(tr)]

Estos trminos tienen su reciprocidad expresados inversamente. Cuando estas relaciones se encuentran bien construidas no existen problemas para la recuperacin de informacin. Inclusive pueden evitarse errores de afinidad, con los agregados de niveles de precoordinacin, por ejemplo:
Experiencia laboral tg1. Formacin archivstica tg2. Formacin tg3. Profesin tg4. Profesionalizacin tg5. Prctica profesional

Este tipo de recursos aumenta el tiempo de bsqueda, es por ello que para utilizar tesauros en la recuperacin de la informacin se recomienda incrementar la precoordinacin, evitando relacionar trminos que no se encuentran relacionados con los documentos clasificados. Clasificacin de los tesauros Al igual que todos los auxiliares descriptivos utilizados en el archivo, los tesauros tambin son susceptibles de clasificacin, lo que depende de cmo se van aplicando las reglas antes enunciadas. 291

Algunos de los tesauros ofrecen una mayor precoordinacin, otros en cambio, campos muy amplios cuando se ocupan de materias de alcance y magnitud bastante grandes, o interrelacionan disciplinas que se encuentran cercanas. Cuando se trata de tesauros especializados o centralizados la precoordinacin ser mayor, asegurando ser ms especficos y precisos en el vocabulario utilizado. Cabe hacer una distincin clasificatoria, entre macrotesauros y microtesauros. Los macrotesauros son aquellos que se ocupan de interrelacionar disciplinas cercanas. En Archivologa podramos hacer un macrotesauro relacionando por ejemplo: Administracin, Historia, Paleografa y Grafstica, es decir, todas aquellas disciplinas que se incorporan en la rama archivstica. Los microtesauros se refieren a una disciplina, requieren un mayor desarrollo clasificatorio, adems, permiten compatibilizar entre sistemas. Lgicamente, para utilizar un tesauro debern analizarse las factibilidades del sistema de informacin en que se aplicar, considerando las alternativas que se presenten. Tcnicas de acceso a los trminos del tesauro Como hemos visto, el tesauro es un vocabulario estructurado y controlado por normas o reglas dictadas para su construccin y por el paradigma lingstico de la disciplina o conjunto de disciplinas, a las cuales est referido.

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En la definicin de tesauro hemos observado: a) Vocabulario estructurado y controlado por normas o reglas dictadas para su construccin. b) Paradigma lingstico de la disciplina o conjunto de disciplinas a las cuales est referido paradigma lingstico como conjunto virtual de elementos que pueden aparecer en un mismo contexto y en el mismo lugar. c) Conjunto estructurado del lenguaje natural o lenguaje cientfico estudiado con anterioridad en ndices. d) Estructura de trminos con una fuerte carga semntica que es capaz de describir el contenido de los documentos. Existen trminos innecesarios para la descripcin del contenido sustantivo, pero que colaboran en la localizacin al objetivo principal del archivo; stos tienen significado tanto en forma espacial como temporal del documento, pueden ser los mismos tipos documentales, nombres de instituciones, consideradas como autores corporativos, lugares geogrficos o distintos componentes de una institucin. Estos trminos forman parte de los ndices o anexos, por ejemplo apndices estructurales de la administracin, ndices de instituciones, ndice de poder ejecutivo, de organizaciones provinciales, nacionales, internacionales, etctera. Estos ndices permiten la rpida recuperacin de informacin en los casos de requerimientos de trminos clasificatorios, que complementan a los descriptores ms especficos a la vez que no se constituyen como una pertenencia especfica de la disciplina correspondiente al documento. La Archivologa presenta muchos aspectos sobre el tema de relacin, la administracin generalmente funciona en base a la relacin que tiene con otras ad293

ministraciones donde estos ndices permiten y apoyan una rpida recuperacin de la informacin. Asimismo, muchos ndices constituyen una valiosa ayuda para justificar la utilizacin de los descriptores. Algunos tesauros se elaboran en funcin de los auxiliares descriptivos del mismo archivo. Estos ndices se relacionan con trminos permutados, con la divisin en el campo semntico, son ndices analticos y grficos flechados, ejemplos: Los tesauros de educacin de la Unesco estn generados por computadora por un sistema facilitado por la OTI. Este tesauro est compuesto por: a) Una lista por campos semnticos codificada, numrica y analticamente. b) Un cuerpo por orden alfabtico con las relaciones jerrquicas y administrativas. c) Una lista de trminos que componen la subfaceta y una lista rotada de trminos. El tesauro de formacin personal elaborado por CINTEREOR presenta: En el volumen primero de clasificacin: a) Campo semntico clasificado. b) Un cuerpo ordenado por grupos semnticos clasificados donde se presentan adems los trminos con sus relaciones jerrquicas y administrativas. En el volumen segundo: a) Un ndice espaol KOOC. b) Un ndice ingls KWOC. c) Un ndice geogrfico en espaol y en ingls. El tesauro ERIC, realizado por computadora en Arizona, posee un software apropiado para tal efecto, adems, controla la frecuencia de utilizacin de trminos que le permiten dar de baja a algunos que se encuen294

tran sin utilizacin; da el alta a otros trminos que van apareciendo, permitiendo una actualizacin constante y despus de un perodo de prueba o consolidacin en la estructura general. Los ndices son: a) De nuevos descriptores por orden alfabtico y sin relaciones. b) De descriptores dados de baja sin relaciones. c) ndices descriptores dados de baja en el uso, no en el sistema. d) ndices descriptores dados de baja en el sistema, es decir borrados. e) Una lista alfabtica de descriptores con relaciones jerrquicas. f) Un ndice KWTC de trminos rotados. g) Un ndice KWTC. h) Un ndice de clasificacin por facetas o semntico. El tesauro de Psicologa, realizado en la Universidad de Buenos Aires, Facultad de Psicologa, es totalmente manual, lo mismo que su aplicacin. Sirve a la confeccin de catlogos de fichas de la Biblioteca de la Facultad de Psicologa de la Universidad de Buenos Aires, presenta la parte semntica, orden de campo semnticos codificados con letras y nmeros, y analtico; la parte alfabtica, orden alfabtico de descriptores con sus relaciones jerrquicas y asociativas, y un apndice de actualizacin parte sistemtica y parte alfabtica con las relaciones ya especificadas. La clasificacin por medio de descriptores La indizacin se constituye tambin como mtodo clasificatorio, como lo hemos observado anteriormen295

te. El fin de una clasificacin es permitir una bsqueda ms eficaz comn a todos los auxiliares descriptivos, localizar un documento tratado por mtodos manuales o automatizados. Como fin secundario consideramos permitir organizar ndices de todo tipo clasificados por los trminos empleados. El mtodo de anlisis de documentos es la tarea ms importante al asignar palabras o descriptores para representar el contenido y su ubicacin en la clasificacin. El anlisis documental realizado a comienzos de este trabajo, expone las distintas formas de ir dilucidando la importancia del documento. Fundamentalmente, el mtodo bsico de nuestro trabajo ser interrogar al documento, en ese interrogatorio debemos responder a interrogantes como: Cules son las nociones que merecen atencin en funcin del usuario? Cules son las nociones que deben retenerse en funcin de la utilidad futura? Volvemos a la demanda de informacin: Cules son los trminos asignados a otro documento? Cules seran los trminos que podran asignarse antes de elegir crear otro nuevo? Analizar el documento en el caso de la Archivologa, es analizar los tipos documentales en todas sus partes; dentro de ello asignar descriptores para normalizar el lxico, que normalmente tenemos analizado por la tipologa, para normalizar la informacin entre los diferentes documentos relativos a un mismo tema o disciplina. Objetivamente debemos llegar a un grado especfico, a travs de un anlisis crtico sobre la utilizacin de trminos generales y especficos, y sobre todo, ha296

cer un anlisis exhaustivo constituyendo el grado de clasificacin. Gracias a esto, la descripcin de contenido informativo reconoce el total de conceptos indizables para no perder la pertinencia. Tomando en cuenta adems que debe existir: a) Imparcialidad de la clasificacin. b) Veracidad sobre el contenido del documento. c) Multiplicidad en la eleccin de trminos en funcin del usuario. Listas de encabezamientos y tesauros La tipologa documental es por excelencia un sistema de clasificacin de la Archivologa. Esta tipologa aplicada a un tesauro nos demuestra la multiplicidad de facilidades que nos posibilita el manejo de una tipologa adecuada, y al mismo tiempo, genera una lista normativa, donde los descriptores o trminos preferenciales de un tesauro son precisamente aquellos que pueden y deben ser utilizados para la clasificacin y por su propia relacin para la recuperacin de la informacin. En la tipologa documental, un trmino contiene otro en forma sucesiva, hacindose especfica la clasificacin en relacin con los dems, generando categoras de listas normativas basadas en el lenguaje natural, que son: Los encabezamientos por materia. Hemos observado a travs de una serie de realizaciones descriptivas, que el nombre asignado a un tipo documental conlleva el tema o gran parte de la materia que implica el documento, pero que no representa las estructuras 297

jerrquicas que se requieren para la clasificacin de las ideas contenidas en estos documentos. Su representacin, podramos decir entonces, es lineal dentro del sistema, establecindose una relacin de vase o vase adems. En los documentos archivsticos, los conceptos no son lineales sino multidireccionales, es decir que hay una multiplicidad de relaciones implcitas entre los conceptos que se mencionan, dada la multiplicidad de relaciones que tiene una institucin con otras, y que no pueden ser contempladas en su totalidad dentro de un sistema lineal. El sistema multidimensional de un tesauro es ideal para la clasificacin documental. En el ciclo del almacenamiento y recuperacin de informacin no interesa tanto la modalidad empleada por sistema elegido, sea ste manual, mecnico o automatizado, sino aquellos factores intelectuales que intervienen en la clasificacin y bsqueda de informacin; se destaca entonces lo que interesa saber en profundidad: las funciones conceptuales y las formas en que se relacionan dentro de un lenguaje documental. As tenemos por tipologa documental, resoluciones de gobierno, ministeriales, de direcciones, etc. En lista de encabezamientos de material tendremos relaciones cruzadas y relaciones en un solo sentido, por ejemplo,
Educacin Ministerio Vase Cultura Direccin

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En la relacin cruzada sera:


Cultura Direccin Vase adems Educacin

El tesauro genera jerarquizaciones y relaciones directas, as tenemos:


Administracin Pblica te Administracin de la Salud

Aparte:
Administracin de la Salud te Servicio de Salud tr Salud

Corresponde entonces primero definir el concepto y a partir de l, establecer trminos y relaciones asociativas y jerrquicas, tomando en cuenta siempre el valor semntico de la entidad lingstica. Otro recurso que puede posibilitar un aprovechamiento de la clasificacin tanto ms en la recuperacin de informacin, es la coordinacin entre conceptos. Hemos hablado de ndices precoordinados y poscoordinados, entonces tenemos la precoordinacin y la poscoordinacin, ejemplo:
Capacitacin de archiveros de tcnicos

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La precoordinacin se realiza con la clasificacin en la operacin de archivo, hay menor amplitud en la bsqueda y mayor especificidad en la recuperacin. En la poscoordinacin tenemos un almacenamiento de informacin del equipo, hay una mayor amplitud de bsqueda y menor especificidad de recuperacin. En una lista de encabezamientos de materias existe una mayor precoordinacin, pero que no tiene posibilidad del trmino relacionado. Los tesauros estn previstos para sistemas poscoordinados, y tienen una posibilidad de trmino relacionado que le agrega elasticidad al sistema. Cuando hablamos de tesauros muy especializados, la precoordinacin ser mayor, se logra una mayor especificidad, y es ms preciso el vocabulario que interviene en l.

LAS GUAS ARCHIVSTICAS Introduccin Las guas son instrumentos de investigacin en los archivos, que prestan una gran utilidad cuando se trata de: a) Conjunto de archivos de una institucin. b) Archivos voluminosos. c) Instituciones archivsticas. d) Conjunto de archivos de una regin o un pas. e) Temas concretos de documentos elegidos: 1. Por su naturaleza. 2. Por el tema de investigacin.

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Las guas tienen el propsito de servir como instrumentos de trabajo, consecuentemente son prcticas y operativas. No son tratados que exponen problemas tericos, tampoco son manuales que ensean cmo se resuelven problemas de trmites e investigacin. Las guas se proponen facilitar la labor de los usuarios, profesionales, investigadores, que deben preparar la informacin necesaria a fin de que, los planes, proyectos y tesis, se sometan a la decisin, con un grado aceptable de seguridad de haber incluido los principales elementos de juicio. Se procura perfeccionar el propsito de uso de los recursos informativos. La gua es un documento a travs del cual se orienta o conduce hacia un objetivo sealado, en este caso, los documentos. Est destinada al uso del investigador y es un discurso dividido en secciones. Cada seccin est dividida en: a) Encabezamiento. b) Bosquejo. c) Apuntes. El encabezamiento contiene: a) Nmero de seccin. b) Tema. c) Mtodo. d) Tiempo. e) tiles y equipo necesario. f) Personal a utilizarse. g) Medios auxiliares de exposicin. h) Referencias bibliogrficas y documentarias. El bosquejo debe contener: a) Temas principales. b) Subtemas. 301

Los apuntes son el desarrollo del archivo. Creemos igualmente que cuando ms detallado es el bosquejo menos extensos pueden ser los apuntes. La gua estar integrada por diversos captulos que son las diferentes lecciones del programa. Toda seccin debe comenzar con un sumario, debe seguir con el aspecto central y terminar, preferentemente, con conclusiones sobre lo planteado. Si es ms breve, menos exigente, ms sinttica, concretamente orienta al usuario pero no tendr todos los aspectos relacionados con los temas tratados sino ms bien el bosquejo de los mismos a travs de sus grandes lneas. Si bien existen modalidades diferentes en cuanto a las estructuras de la informacin, las guas en estos casos son una salvedad, se limitan a ensear la organizacin y presentacin de la documentacin estudiada como para tomar decisiones sobre la realizacin de investigaciones efectivas. La organizacin masiva de los contenidos documentales, pueden generar problemas inclusive contando con inventarios y catlogos, tanto para el archivero como para los investigadores, estos ltimos requieren con mayor fundamento de una informacin sustancial del archivo en el cual piensa realizar una investigacin o en los archivos que puedan tratar un determinado tema. Son evidentes los problemas al elaborar una gua, sin embargo en la exposicin de los contenidos, se espera llegar a un equilibrio entre el extremo de la generalidad, que la hace intil, y el detalle excesivo que sera incompatible con la intencionalidad de la gua.

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Es algo ms que una simple lista de comprobacin y control de los documentos. Se utiliza como una herramienta que trata de explicar el significado de cada asiento descriptivo y aclarar ciertas connotaciones de determinados tipos documentales. La gua trata a la informacin con un enfoque que hace aplicable a los problemas mltiples que plantea la presentacin de todo tipo de investigaciones, de usarse con flexibilidad y sentido prctico, orientando al usuario y logrando un fcil anlisis y evaluacin. Las guas tienen varias entradas para dilucidar la informacin, y para satisfacer la necesidad de informar a los usuarios sobre la totalidad del contenido de los documentos y de los servicios del archivo, proporcionndoles una orientacin general. Debe tomarse en cuenta que los procesos refinados de acumulacin y recoleccin de informacin, tienden a efectuarse por equipos electrnicos de ordenacin. El archivero es un intermediario entre el investigador y el documento, al realizar una gua del archivo, deja establecido un camino, un mtodo que ensea, dirige, conduce y encamina al investigador a puerto seguro. Cuanto ms elaborada es la gua, tanto mejor podr el usuario y el investigador manejar estructuras de informacin, de manera simple y rpida. Toda gua, por su carcter propio, presenta algunas limitaciones: a) No abarca necesariamente la solucin de problemas propios de cada investigacin. En la gua, algunos problemas pueden ser mencionados pero slo cuando es indispensable, sobre todo en la identificacin de determinados grupos documentales. 303

b) No se pretende tampoco ofrecer tratamientos exhaustivos que prevean soluciones a los problemas dentro de la amplitud temtica. Posiblemente sea necesario realzar definiciones para una mejor comprensin de sus contenidos. c) El lenguaje empleado en toda gua, debe ser llano y general, pero si los temas son pocos o la gua es especfica, el lenguaje debe utilizarse en funcin del tema abordado. d) La gua no trata a la informacin como unidades temticas dirigidas a campos especficos. Uno de los problemas principales para la elaboracin de las guas consiste en la situacin legal de la accesibilidad documental, las guas requieren que el archivo cuente con un conocimiento legal sobre cules son los documentos accesibles y de curso para los investigadores. Las guas pueden ser para el investigador o para los usuarios, un documento a travs del cual se orienta o conduce la fundamentacin de sus trabajos en investigaciones, tanto en el plano cientfico como en el personal propio. Investigaciones. Bsicamente la gua est destinada al investigador especializado en determinados temas; principalmente son: Administrativas. Los archivos constituyen todo un cuerpo administrativo de la informacin al servicio de las instituciones. Es evidente entonces que los lmites eventuales aplicados a la comunicacin de los documentos slo afectan temporalmente a stos y a la entidad productora. Teniendo en cuenta que la aplicacin de las tcnicas documentales en los archivos determinan las ca304

ractersticas principales de la gua, efectuando la reconstitucin de un orden metdico de conformidad con un organigrama administrativo y no una presentacin de documentos segn el orden de las signaturas, el modo de clasificar los documentos condiciona la organizacin de la gua. Personales. Realizadas por una persona, para defender un derecho, realizar investigaciones temticas, o de inters privado, etctera. Cientficas. Constituyen una categora de indagaciones realizadas por un investigador o un equipo de investigadores con una finalidad cientfica. En estas situaciones, la gua se convierte en todo un discurso dividido en secciones. Cada seccin est subdividida en: a) Encabezamiento, que contiene: 1. Tema. 2. Mtodo. 3. Tiempo. 4. tiles y equipo necesario. 5. Personal a utilizarse. 6. Medios auxiliares de exposicin. 7. Referencias bibliogrficas y documentarias. b) Bosquejo, que contiene: 1. Temas principales. 2. Subtemas. El encabezamiento y el bosquejo constituyen el plan estructural del desarrollo de la investigacin. c) Apuntes. Los apuntes sern el desarrollo del plan. A su vez, a lo largo del desarrollo de la gua es necesario utilizar el sistema de preguntas. stas deben tener una finalidad comprensible, dar nfasis a un pun305

to y exigir una respuesta definida. Las preguntas tambin deben prepararse previamente y constituir parte de la gua. Creemos a su vez, que cuando ms detallado es el bosquejo menos extensos pueden ser los apuntes. La gua archivstica es integrada por diversos captulos que son las diferentes secciones del programa descriptivo. Es conveniente que toda seccin comience con un sumario, seguido del aspecto central y termine, preferentemente, con conclusiones sobre lo planteado. Debe ajustarse al tema dispuesto sin excederse del mismo, evitando en lo posible abundar en detalles superfluos. Si es ms breve, menos exigente, ms sinttica, ser ms concreta la gua que orienta al usuario, pero no tendr todos los aspectos relacionados con los temas tratados, sino ms bien el bosquejo de los mismos a travs de sus grandes lneas. La gua es, pues, un instrumento de investigacin que ofrece un panorama general de los conjuntos de los documentos archivados a los que est dedicada, generalmente divididos por fondos o series y completados mediante una exposicin cronolgica de la administracin productora y la lista de los correspondientes instrumentos de investigacin.85 La gua es una visin panormica de los fondos documentales con las aclaraciones necesarias para una buena comprensin de los contenidos documentales. Este auxiliar descriptivo es el resultado de la prctica que se remonta a 1867, con el Inventaire gnral
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Tanodi, Aurelio, Inventarios, catlogos e ndices, Crdoba, CIDA,

1978.

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sommaire des Archives de lEmpire, y a 1891, con el Etat sommaire par sries des documents conservs aux Archives nationales.86 La redaccin de una gua es la resultante y prolongacin de gran nmero de factores histricos, administrativos y de tcnicas de archivo. Si bien es ideal y prioritaria la elaboracin de una gua de los archivos de Amrica, resulta algo utpico mientras no se solucionen los problemas generales de cada regin. Existe la tendencia general de enumerar los siguientes tems en las guas: El archivo a describir. Comenzando por: La historia del archivo, narrada en funcin de los documentos. La legislacin. Sobre todo en lo concerniente a la gestin documental para almacenamiento de documentos del archivo descrito, o cmo llega la documentacin al archivo. Algunos archivos, como los espaoles, colocan generalmente la fotografa del edificio, planos y horario de atencin. Conviene saber si hay un sistema integrado de archivos. La reglamentacin de acceso. Se sugiere incluir: a) Bibliografa que exista sobre el archivo. b) Servicios de reprografa, microfilme, fotocopias, etctera. La institucin productora de los papeles. Si es pblica conviene poner la ley de creacin y el nombre completo de la institucin.

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Tanodi, Aurelio, Inventarios

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La institucin productora. Comenzando por: La historia de la institucin, breve y concisa, en relacin a la produccin documental. Destacando la importancia de la institucin. La bibliografa de la institucin. Si es entidad privada hay que mencionarla. Sistema adoptado en la recoleccin de datos. Se detalla el sistema empleado. Metodologa empleada en el asiento de datos. Detallar los criterios empleados para la descripcin de los asientos de los auxiliares descriptivos incluidos en la gua. Es preciso que no queden cosas supuestas. En la explicacin del catlogo incluiremos una diagnosis. Auxiliar descriptivo de la gua. Teniendo en cuenta que la gua es una visin ordenada de los distintos fondos que hay, la redaccin de los distintos auxiliares se realizar suprimiendo el encolumnado o evitando encerrarlo por lneas. La ordenacin de los fondos y grupos documentales entre s siguen siendo vlidas. La gua archivstica no sustituye a otros auxiliares descriptivos como los inventarios y catlogos, ni suple la carencia de stos. La redaccin de una gua no implica labores de inventarios previos, ya que su carcter es bsicamente descriptivo. Toda gua tiene componentes permanentes que son aquellos datos sometidos a actualizaciones peridicas. Al igual que todos los auxiliares descriptivos estudiados hasta ahora, y siguiendo el mismo modelo la gua se estructura en tres partes principales: a) Captulos introductorios. b) Reseas descriptivas de los fondos y colecciones. c) Apndices. 308

Captulos introductorios Compuestos normalmente por: Introduccin. Llamada tambin liminar por encontrarse al comienzo,87 se refiere nicamente a las causas que motivaron la redaccin del auxiliar descriptivo; normalmente se constituye por: a) Exposicin de su gnesis. b) Introduccin general, donde se expone el origen y la historia de los documentos, su lengua y escritura, su modo de clasificacin y su accesibilidad. c) Antecedentes. d) Finalidad y evolucin de la gua. e) Caracterizacin y estructura de la gua. f) Autores, con la mencin de las especialidades y trabajo que cada uno cual ha realizado para la elaboracin de la gua. g) Glosario de trminos tcnicos o especializados utilizados. ndices. El ndice, tanto del trabajo como los ndices descriptivos, son partes esenciales de la gua. El ndice de la gua debe reflejar la estructura completa, a fin de dar un concepto cabal de los alcances del trabajo. Debemos considerar en todo caso ndices alfabticos de: a) Personas, en tipografa versalita. b) Lugares, en tipografa bastardilla. c) Materias, en tipografa redonda. d) Fondos documentales y subdivisiones. e) Colecciones.

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Tanodi, Aurelio, Inventarios

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f) Auxiliares descriptivos. El trmino fichero no designa ningn auxiliar descriptivo, pues se trata de un soporte. Informacin prctica. Para este captulo se requiere un anlisis de los procedimientos del archivo, de manera que al volcarlos a la informacin de la gua expongan los servicios del archivo, as como las condiciones de la investigacin. Los subacpites de este captulo son: Domicilio del archivo. El domicilio o los diferentes domicilios cuando se trata de archivos en varios depsitos o cuando la gua trata de varios archivos; direccin, postal y telegrfica, telfono, das y horas de apertura al pblico, fechas de cierre anual y das feriados especficos. Condiciones del servicio. Formalidades que deben cumplir los usuarios, sean investigadores nacionales y extranjeros; condiciones de inscripcin, cuando existe un registro de investigadores; documentacin justificativa que se debe presentar; derechos eventuales que haya que abonar; la tarjeta de lector; etc., es decir, todo lo relativo a la organizacin de la comunicacin documental. Recursos logsticos. Se incorpora toda la informacin que permita dar a conocer al usuario las diversas facilidades logsticas que pueden disponer: copias certificadas, fotocopia, tarifas, microfilmacin y copias fotogrficas, venta de instrumentos de investigacin no publicados, biblioteca accesible a los investigadores, particularidades de la sala de lectura: utilizacin de ordenadores, procesadores de imagen, mquinas de lectura de microfichas, posibilidad de trabajar en grupo, etctera. 310

Informacin por correspondencia. Posibilidades y limitaciones reglamentadas del archivo cuando existe este servicio. Accesibilidad documental. Indicacin de la legislacin y reglamentacin relacionadas con el uso y beneficio de los documentos. Se enumeran, las categoras generales de documentos; las reglas especficas de cada fondo se exponen en cada fondo. Procedimiento de solicitudes. Indicaciones sobre las distintas modalidades para la solicitud de documentos de acuerdo con las condiciones del usuario. Trmites que hay que cumplir, fichas que completar, reglamentacin de prstamos al exterior del archivo y limitaciones. Auxiliares descriptivos. El archivo adecuadamente llevado cuenta con auxiliares descriptivos de los fondos, colecciones, biblioteca, hemeroteca, publicaciones documentales, investigaciones realizadas, que en l se conservan; se detallarn entonces todos estos aspectos que pueden ser de utilidad para el usuario y el investigador. Los impresos se presentan conforme a las reglas bibliogrficas convencionales. Organizacin de consultas. Es necesario tener un subacpite sobre aspectos como: a) Auxiliares descriptivos a disposicin del usuario. b) Biblioteca. c) Servicio de informacin. d) Publicaciones del archivo. e) Fichero de investigaciones. f) Centro de documentacin. g) Servicios culturales. h) Servicios educativos. i) Cursos de capacitacin archivstica. 311

j) Servicios de museo y fotografa, etctera. k) Condiciones de la investigacin. El servicio del archivo Este segundo captulo, de carcter ms descriptivo, est destinado a informar sobre los distintos servicios del archivo y los fondos encomendados a su custodia. Su concepcin permite hacer referencia histrica del pas, provincia o institucin como contexto del desarrollo archivstico. La clasificacin de los documentos dentro de los fondos y series est condicionada por la divisin de las circunscripciones administrativas. Este captulo tambin est compuesto por subttulos: Alcance jurisdiccional. Conviene dar una exposicin geogrfica e histrica que precise la jurisdiccin territorial y sus eventuales modificaciones, y resuma cronolgicamente los puntos esenciales de la historia administrativa del rea. Evolucin del archivo. Marcar los aspectos importantes de la evolucin de los archivos que se tratan: a) Intentos de descripcin colectiva. b) Proyecto inicial y desarrollo de las labores. c) Distribucin y periodizacin de los fondos. d) Orden de los fondos dentro de los perodos histricos. e) Subdivisiones de los archivos no pblicos. f) Encabezamiento de los fondos. g) Contenido. h) Datacin. i) Auxiliares descriptivos. j) Series. k) Bibliografa. 312

l) Orden topogrfico. m) Anexos. n) ndice. o) Observaciones. p) Traslados y clasificaciones sucesivos que han tenido lugar. q) Eliminaciones fortuitas o sistemticas, mencionando las categoras principales de los documentos afectados. r) Seleccin de muestras, indicando el mtodo empleado en el muestreo. s) Microfilmacin de sustitucin. Procedencia de los documentos. Definir la procedencia de los documentos de acuerdo con los principios archivsticos, indicando en lo posible su lugar exacto en el organigrama de su procedencia. Bibliografa general. Cuando el archivo cuenta con es aspecto. Bibliografa sobre el archivo. Compuesta por aquellas obras relativas al archivo, o aquellas que fueron realizadas merced a los documentos del archivo. Descripcin general Para su redaccin se recomienda utilizar el mtodo deductivo de clasificacin, de lo ms amplio a lo ms pequeo, es decir: fondos, grupos y subgrupos, series, e incluso por temas, respetando los principios de procedencia, pertenencia y orden original. Descripcin del fondo. El fondo abarca un conjunto de documentos producidos por un organismo, el mismo que terminolgica y funcionalmente puede descomponerse en grupos y subgrupos, unidades corres313

pondientes a la produccin de unidades administrativas subordinadas a una institucin. Para una mejor descripcin incorporamos: Descripcin de la entidad productora: a) Denominacin. b) Historia. c) Bibliografa. d) Fechas lmite. e) Importancia material. Descripcin de cada subdivisin del fondo: a) Contenido del fondo, que constituye el objeto real de la gua. b) Sealizacin sucinta de cada fondo. Denominacin del fondo. Si respetamos el principio de procedencia, es evidente que no podemos cambiar la denominacin original de la entidad productora. El problema se plantea cuando existen organismos que han cambiado de denominacin. En estos casos es preferible recurrir al ver. En lo tocante a los fondos privados, conviene indicar el nombre de la persona o de la familia concernida o, si se trata de una institucin asociacin, organismo, empresa de carcter econmico, etc., el nombre de sta. Por ltimo, en el caso de que se trate de una coleccin, se indicar su ttulo usual a menudo el nombre de su autor.88 Cantidad documental. Es conveniente definir las medidas de los documentos a fin de dar una idea al usuario, sobre el tiempo y trabajo necesario para su labor. Los metros lineales orientan adecuadamente sobre la cantidad documental. El nmero de artculos se aplica mejor a las series y documentos individualiza88

Vzquez, Manuel, Auxiliares descriptivos

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dos. La cantidad de fojas para expedientes con una demanda considerable de informacin. Las dimensiones del metro lineal [ml] (para documentos actuales) son: l metro de longitud. 26 cm de profundidad. 37 cm de altura por trmino medio. 1 pie lineal = 0,305 m. 1 metro cbico 35,315 pies cbicos. Fechas lmite. Figuran en el encabezamiento de cada fondo, grupo, subgrupo, series. Se encierran entre parntesis con el fin de sealar su importancia. Si se trata de copias posteriores, debe indicarse. Se recomienda la elaboracin de un cuadro sinttico de las fechas lmite inicial y final de las distintas unidades archivsticas. Ilustraciones, cartografa. Independientemente de la posibilidad de publicar algunos documentos por su importancia, las ilustraciones y la cartografa tienen una gran importancia, realzando su prestigio.

LA DESCRIPCIN POR MEDIO


DE ORDENADORES

Introduccin Se habla de sociedad posindustrial respaldada por grandes sistemas automatizados, a la cual vamos encaminndonos paulatinamente. Hoy en da existen proyectos para crear zonas totalmente automatizadas y 315

realizar el control de las mismas mediante una serie de ordenadores. La ciberntica permite que tal situacin pueda ser establecida; a su vez se admite que, potencialmente, ser ste un elemento de apoyo para operar cambios sustanciales en las relaciones sociales de trabajo. McLuhan seala que El proceso de recepcin y aprovechamiento de la informacin es uno de adaptacin de las casualidades del medio exterior y de nuestro esfuerzo de vivir bien informados en ese ambiente.89 La informacin constituye una fuerza propulsora que permite conocer y manejar ms adecuadamente los recursos. Seala N. Wiener que [] el cientfico tiende continuamente a descubrir el orden y la organizacin del universo y participa en el juego contra el adversario prfido e insidioso personificado por la desorganizacin.90 En toda investigacin de envergadura, es inapreciable el auxilio del ordenador; gracias a su capacidad de reunir informacin y tomar decisiones, puede crear zonas locales de organizacin en un universo como sistema esttico, para estudiarlo con mayor detenimiento. Los ordenadores participan en la bsqueda de un orden, ayudan a descubrir leyes universales y a predecir acontecimientos, pero de ninguna manera se debe pensar que la mquina podr organizar el universo o evitar la entropa que permite la supervivencia de la materia viva, ya que este planteamiento sera absurdo. Lo ms que podemos esperar es usar la ciberntica para aprovechar en forma ptima la energa circundante.
89 90

Arvalo Jordn, Vctor Hugo, Teora, fundamentos Idem.

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Los ordenadores permiten reformar posiciones respecto a la visin del desarrollo social, siendo tres las tendencias generales que en forma general pueden observarse: El tecnocratismo, postura que declara a la tcnica como un fin en s misma, y no considera error el hecho de que el timn de la sociedad quede en manos de los propietarios de las mquinas.91 Esta visin es parcial, ya que antepone a la evolucin integral una revolucin de carcter cientfico-tecnolgico. Una visin ficticia, ms propia de una obra de ciencia ficcin sensacionalista, pero nada real, seala a los ordenadores como un mal que traer graves consecuencias; afirma que el hombre quedar relegado y ser manejado por robots o androides, que el desarrollo del ordenador deshumanizar al hombre sustituyndolo en sus faenas laborales. Esta es una posicin conservadora, pues estima que el problema est en la mquina y no en las relaciones de trabajo, donde realmente se debe ubicar. Un enfoque progresista establece que en torno al ordenador existe la posibilidad de crear nuevos sistemas de trabajo. Existen fbricas manejadas completamente por ordenadores, sin necesidad de mano de obra directa. Esta posicin considera a la ciberntica no slo por su potencial en s, sino por su forma y posibilidad de utilizacin por parte del hombre.92 Es una visin optimista que no desestima que los ordenadores, y en general la tecnologa, sean fundamento que pueda crear una estructura social, suponiendo el papel importante en el devenir de la sociedad.
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Arvalo Jordn, Vctor, Teora, fundamentos Idem.

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La informacin y el avance tecnolgico. La documtica La profesin archivstica no slo se identifica con la captura, el procesamiento y la comunicacin de informacin mediante medios manuales o mecnicos, es un objetivo alcanzar y mantener el ms alto grado de competencia profesional en el almacenamiento y comunicacin de informacin eficiente y el uso efectivo de los recursos. La profesin amplia su alcance ms all de sus funciones actuales; pero como profesin documental, su propsito es tambin desarrollar los principios y la teora de la documentacin con el propsito de prever servicios en nuevos campos. La misin archivstica consiste en seleccionar y comunicar datos comunes y cientficos, principalmente para entidades con propsitos de control e informacin. La Archivstica se justifica por la utilidad de su producto final y gran parte de su utilidad descansa en los procesos de planeamiento y toma de decisiones. Concepto que se apoya en la informacin como materia prima del trabajo documental. La actividad del archivero est profundamente comprometida con el proceso de informacin, bien sea para usos internos de la entidad, auxiliando fundamentalmente a la administracin, o bien para uso externo en donde resulta indispensable para que los usuarios e investigadores tomen decisiones. El ordenador surge como un posible instrumento de cambio; permite eliminar la divisin entre trabajo fsico y el intelectual, admite la participacin del obrero como complemento de la mquina-herramienta, invitndolo a adoptar una posicin realmente gestora. 318

El 90% de los sabios que han nacido desde que el hombre pobl la tierra estn an vivos, la humanidad duplica su bagaje de conocimientos cada cinco aos, lo que implica la responsabilidad de actualizar permanentemente los conocimientos ante la explosin de la informacin. El computador tiene mltiples aplicaciones, pues lo mismo se ha utilizado como equipo fundamental para enviar un hombre al espacio, que aplicado el control automtico de los procesos de fabricacin, o para mejorar el trnsito de una ciudad; pero cuando se destina a la captura, control y comunicacin de los datos de una entidad productora es cuando afecta directa y profundamente la actividad del archivero. Los libros y registros estn siendo sustituidos por cintas y discos magnticos capaces de almacenar millones de caracteres en un espacio relativamente insignificante. La computadora es exacta, no se cansa y trabaja a velocidades que difcilmente pueden ser superadas por el gnero humano. Los equipos actuales ms poderosos trabajan a velocidades denominadas nanosegundos, equivalentes a una millonsima de segundo. Si elevamos un nanosegundo a la categora de un segundo y el segundo a su equivalente proporcional, veremos que un segundo equivale a 32 aos, lo que nos da una mejor idea de la velocidad a la que trabajan estos equipos. El computador ha logrado una unin ntima con la telecomunicacin y es capaz de trasmitir informacin en forma instantnea a lugares remotos utilizando para este efecto la red telefnica, el tlex, facsmile, o los canales de transmisin de la energa elctrica. 319

Los ordenadores se utilizan en la actualidad en centenares de aplicaciones diferentes tales como el comercio, la industria, ciencia, ingeniera, educacin y comunicaciones. En el campo comercial, los ordenadores se utilizan para una variedad de funciones de mantenimiento de registros y contadura, tales como pedidos, control de inventarios, facturacin y planillas de pago, control de archivos y de auxiliares descriptivos. En el campo educativo, los ordenadores se emplean para administrar ejercicios prcticos a los estudiantes en forma individual, y para demostrar principios en matemticas y ciencia. Los archivos, as como las bibliotecas, pueden ser sustituidos en su labor informativa, por ordenadores conectados con una vasta red de terminales. As, toda la informacin concerniente a un curso, es posible obtenerla desde la misma terminal, sin necesidad de recurrir a una biblioteca o archivo. Inclusive la mquina indica la manera de obtener informacin o preparacin para que elabore una respuesta aceptable. Conjuntamente, se puede reforzar la preparacin del sujeto con ayudas audiovisuales a travs del monitor, coloquios y conferencias, prcticas de campo y la tutora peridica de especialistas en cada materia. El concepto de oportunidad en la informacin adquiere una dimensin desproporcionada. Los conceptos de procesamiento en lnea y a tiempo real, no son otra cosa que el acceso instantneo a los archivos del computador para introducir u obtener informacin sobre los hechos. El creciente uso de computadores hace posible desarrollar modelos descriptivos hologrficos o para320

digmticos que pueden indicar los resultados de diferentes decisiones antes de que se tome una decisin real. Los elementos de estos modelos son esencialmente datos que proporciona la Archivstica: costos de la informacin, resmenes, inventarios, informes, catlogos, y as sucesivamente. Este proceso entra tambin dentro de la descripcin de la Archivstica, ya que comprende el desarrollo de informacin como base para decisiones administrativas. El incontenible avance tecnolgico caracterstico de nuestra poca no pas por alto la actividad del archivero. Afecta directamente en el proceso de informacin; ninguna actividad del archivo est exenta de su impacto, el grado del impacto es notablemente diferente en su forma y en su fondo. El archivero debe obtener conocimientos en materia de cmputo electrnico, similares a los que tiene en lo general en materia documental, independientemente de que algunos, como lo es en la cuestin informativa, opten por desarrollar esa actividad como una verdadera especializacin. Es importante notar que, para un nmero ilimitado de usuarios, las posibilidades de investigacin documental se hace ilimitada, puesto que no se hace necesario recurrir a centralizar recursos ni elaborar controles administrativos sumamente complejos; se evita la erogacin que implica construir centros informativos que demandan gran cantidad de esfuerzo. Esto puede, sin embargo, ser base para reducir en grado considerable el sentido exclusivista de la informacin documental.

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Los ordenadores Los ordenadores son mquinas que se dedican al tratamiento parcial o total de la informacin, constan de tres fases: a) Introduccin de la informacin codificada sobre un soporte adecuado. b) Proceso de la misma y almacenamiento. c) Salida en forma legible. Un ordenador podra definirse como una mquina que acepta o introduce informacin desde el mundo exterior, la almacena internamente hasta ser requerida, procesa la informacin almacenada para solucionar o dar una respuesta a un problema particular, y proporciona o extrae informacin en una forma legible o comprensible. El ordenador efecta en forma automtica estas operaciones siguiendo una secuencia de instrucciones. Para que un ordenador pueda realizar un trabajo, en este caso concretamente la aplicacin a las tcnicas documentales, debemos tomar en cuenta el procedimiento general al que se somete el ordenador, con la finalidad de que el trabajo sea automatizado. Los ordenadores requieren de componentes relacionados entre s. La secuencia completa de instrucciones que permite al ordenador resolver un problema particular, recibe el nombre de programa. Los programas son escritos anticipadamente por un programador, para luego ser introducidos y almacenados en la mquina. Una vez que los programas necesarios han sido dispuestos en el ordenador, ste recibe rdenes para la resolucin automtica de pro322

blemas, sin la necesidad de requerir intervencin humana o control. Es esta operacin automtica la que distingue a los ordenadores de un calculador de bolsillo corriente. Los calculadores pueden tambin aceptar o introducir datos numricos desde su teclado, procesar los datos efectuando los clculos necesarios, y proporcionar una respuesta en su pantalla de despliegue visual. Sin embargo, un calculador no puede operar automticamente, ste debe ser controlado por el operador, quien alimenta los datos y especifica las operaciones aritmticas antes de cada clculo. Por el contrario, un ordenador introduce, almacena, procesa y proporciona informacin en forma automtica, de acuerdo con los programas almacenados internamente. Ordenadores digitales Aspectos generales En los ltimos aos se ha popularizado el uso de los miniordenadores. Esto, aparentemente, no debera ser sino una modificacin cuantitativa respecto a la situacin prevaleciente. No parece sta la realidad, pues los miniordenadores ofrecen la posibilidad de un cambio cualitativo en las implicaciones de la computacin sobre la vida de las empresas. Esto puede fundamentarse en tres aspectos: La minicomputacin es una tecnologa que parece ms adecuada a la realidad de las empresas de los pases en desarrollo, sin que se haya planteado esta intencionalidad.

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El diseo de los miniordenadores se orienta principalmente hacia el usuario de la informtica, y en muy poca escala hacia el sistema, como son los equipos convencionales, que requieren ciertos requisitos para ser econmicamente justificables y tiles.: a) Una planta de especialistas. b) Alta eficiencia del proceso. c) Instalaciones especiales, etctera. Un cambio cuantitativo de suficiente magnitud puede plantear un cambio cualitativo. Debe tomarse en consideracin, que el uso de sistemas de cmputo para aplicaciones administrativas, puede ocasionar un incremento neto en los costos, con beneficios intangibles, de obtener informacin con mayor rapidez, que por lo general no son econmicamente comparables con los costos generados. Otras reas de aplicacin de los sistemas informticos, son la de apoyo al mejoramiento del sistema productivo, apoyo de gestin y auxilio en planeacin, como control de inventarios, programacin de la produccin, planeacin de la distribucin, anlisis de costos, proyecciones y pronsticos, etctera. En los archivos, el empleo de los ordenadores tiene un amplio campo, al tratarse del manejo de la informacin en todas sus fases y principalmente en el empleo de las tcnicas documentales. Tal como su nombre indica, un ordenador digital opera en base a datos representados por unidades discretas o dgitos. Cuando la mayora de nosotros piensa en dgitos, generalmente considera que se trata de los nmeros decimales 0 al 9. Sin embargo, los ordenadores digitales, slo emplean dos dgitos: 0 y 1 para representar la informacin. 324

En un ordenador digital, todas las posibles formas de informacin: letras del alfabeto, nmeros y smbolos especiales, se representan por combinaciones predefinidas de los dgitos 0 y 1. Teniendo en cuenta que los ordenadores digitales slo utilizan dos dgitos, ellos pueden construirse con circuitos electrnicos consistentes de dos estados operacionales: encendido (ON) y apagado (OFF). Si un circuito se conmuta electrnicamente al estado apagado, entonces representa el dgito 0. Si el circuito se conmuta al estado de encendido, ste representa el dgito 1. En virtud de que slo se utilizan dos estados operacionales, los ordenadores digitales pueden disearse para operar a velocidades extremadamente altas. Un ordenador de este tipo resuelve el problema, se le debe proporcionar una lista de instrucciones que definan cada etapa en la resolucin del problema. Tal como se dijo anteriormente, esta lista de instrucciones se denomina programa. El programa se almacena en el ordenador a fin de que pueda operar automticamente sin necesidad de requerir intervencin humana o control. El trmino miniordenador describe a un grupo de ordenadores digitales pequeos y de relativo costo bajo, que fueron presentados al pblico en la dcada del 60. La organizacin bsica de un miniordenador es muy similar a la de los ordenadores medianos o de gran escala. Sin embargo, los de mediana capacidad y de gran escala tienen muchas caractersticas, almacenan mayor cantidad de informacin y poseen un juego de instrucciones mucho mayor que el de los miniordenadores. La mayor ventaja de los miniordenadores consiste en el relativo costo reducido, de estructura compacta, 325

poseen mayor simplicidad de operacin y consumen menos energa elctrica que los ordenadores medianos o de gran escala. Finalmente, al margen de sus reducidas dimensiones, los miniordenadores pueden efectuar muchas de las tareas efectuadas por ordenadores ms grandes. Principales unidades del sistema Los ordenadores de propsito general estn organizados en cinco unidades bsicas que funcionan conjuntamente como un sistema de computacin. Estas unidades se nombran de acuerdo con la funcin que ejecutan: a) Dispositivos de entrada. b) Procesador central. c) Dispositivos de salida. d) Memoria principal. e) Almacenamiento auxiliar. Para que un ordenador pueda ejecutar una tarea especfica, se proporciona informacin a procesar junto con las instrucciones indicativas del proceso. Dispositivos de entrada. Los datos e instrucciones se transfieren al sistema por medio de una unidad de entrada. Se utilizan diversos dispositivos de entrada aceptando la informacin desde un nmero de fuentes diferentes, almacenndolos hasta que se los necesite. Memoria. El almacenamiento del ordenador est organizado en dos secciones principales: a) Memoria principal. b) Almacenamiento auxiliar. 326

La memoria principal tiene una velocidad de operacin mucho mayor que el almacenamiento auxiliar, razn por la que lleva menos tiempo almacenar informacin nueva en esta memoria y extraer informacin almacenada previamente. El almacenamiento auxiliar puede aceptar considerablemente mayor cantidad de informacin que la memoria principal. El almacenamiento auxiliar a menudo se denomina almacenamiento voluminoso o almacenamiento masivo. El ordenador est diseado para extraer instrucciones desde la memoria principal, puesto que es mucho ms rpido que el almacenamiento auxiliar. Los programas e informacin que no se utilizan en un tiempo determinado, se conservan o guardan en el almacenamiento auxiliar. Procesador central. Denominado CPU unidad central de procesamiento, es el ncleo del sistema de computacin. Controla y supervisa las actividades de las unidades del sistema, manipula todas las operaciones de proceso. Por ejemplo efecta clculos matemticos o compara valores para determinar su igualdad o desigualdad. El procesador central recibe todas las instrucciones del programa almacenado en la memoria principal. Despus de que el CPU procesa los datos, toda la informacin de utilidad se proporciona al mundo exterior por medio de los dispositivos de salida. Dispositivos de salida. Existen diferentes tipos de unidades de salida que se utilizan en un sistema. Algunas de ellas generan copias impresas de la informacin procesada; otras, registran la informacin en tarjetas perforadas, cintas magnticas, cintas perforadas, discos magnticos, etc.; mientras que otras unidades visualizan la informacin en una pantalla. 327

Mecamtica y soporte lgico. Toda la coleccin de unidades fsicas que componen un sistema de computacin se denomina mecamtica hardware. Y la coleccin de programas necesarios para operar el sistema se denomina soporte lgico software. Ambos conforman un sistema completo de computacin. La mecamtica incluye al equipo mismo como las unidades de entrada, CPU y unidades de salida; es el conjunto de componentes electrnicos, elctricos, mecnicos que soportan la informacin y realizan las operaciones bsicas o juego de instrucciones. El soporte lgico consiste en todos los programas que podran utilizarse en un sistema particular; es el conjunto de instrucciones y datos que, almacenados en la memoria de la mquina, describen el trabajo a realizar. Esta fase tambin se la define como programa, mientras que la mecamtica sera el ejecutor que realiza el trabajo del tratamiento de la informacin. Al archivero le interesa conocer la mecamtica compuesta de varias unidades con funciones distintas pero conectadas entre s, por eso se suele hablar de la arquitectura del ordenador, cuando se describen los distintos componentes de la mecamtica. En la unidad de entrada se produce la captura de datos y la verificacin de los mismos. En la captura de datos existe la posibilidad de error, debido a elementos humanos; en la verificacin, el nivel de errores admitidos es hasta de un 5%. En la unidad central de proceso, se efecta la clasificacin de los datos para resolver el problema, la generacin de las instrucciones, la programacin y la traduccin.

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Hablamos de traduccin porque el programa tiene que estar codificado con un cdigo binario que se denomina lenguaje de la mquina. La CPU se encarga de extraer de la memoria principal, instrucciones y datos para ejecutar las distintas operaciones mediante sus circuitos electrnicos, como ser sumas, movimientos de datos entre distintas posiciones de la memoria, comparacin de los datos, etctera. Momentos para la descripcin Generalmente el archivero se pregunta cundo debe efectuar la descripcin por ordenadores. Primero es necesario saber si la organizacin donde trabaja cuenta con ordenadores propios para que el costo sea menor; decimos esto porque en la actualidad existen organismos que por una suma mensual alquilan los servicios de una central de cmputos, en ese caso sera necesario hacer un estudio para saber si el costo de la elaboracin de auxiliares descriptivos se justifica. Para ello tendramos que tener en cuenta al ahorro de tiempo en elaboracin de auxiliares, el movimiento de personal, espacio de utilizacin en el archivo, etc. Una vez comprobada la factibilidad del empleo de ordenadores, es necesario tener clasificado y ordenado todo el material documentario que se encuentra en custodia, inclusive, si las posibilidades as lo permiten, todo el material documentario que se encuentre en las distintas oficinas de la organizacin. Debemos tener en cuenta adems, si lo que se quiere es slo lograr un auxiliar descriptivo o un control de trmites.

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Control de trmites Algunos pases, y opcionalmente los ms desarrollados, han logrado perfeccionar el control de trmites por computacin, si bien son casos aislados, los resultados son optimistas, porque permite obtener algunas ventajas. Cuando se quiere obtener un control de trmite por computacin, es necesario: a) Tener todo el archivo debidamente clasificado y ordenado. b) Identificacin correcta de los tipos documentales, de manera que la descripcin se limite a pocas palabras. c) La institucin debe tener conocimiento completo del trmite, a fin de no estorbar su desenvolvimiento. d) Deber estar debidamente respaldado por la legislacin interna o por una disposicin legal ms amplia. Para lograr un control adecuado de los trmites por medio de la computacin, es conveniente estudiar previamente las siguientes fases: Primera fase. Orientacin de los trmites tanto para los usuarios como para el personal de la institucin, con el propsito de que la colaboracin en la ejecucin del trmite sea completa. Segunda fase. Recepcin de los documentos, momento en cual se le da la clave del expediente, o sea se determina su identificacin. Tercera fase. Codificacin de la documentacin, este cdigo puede contemplar incluso la categora del expediente y los asuntos a tratar. Cuarta fase. Distribucin de la documentacin recibida en trmite, aquella que haya terminado sus trmites ser remitida al archivo. 330

Quinta fase. Mantener un servicio eficiente sobre la informacin del estado de los trmites. Sexta fase. Control del trmite documentario a travs de procesamiento de datos, sea por medio de los cdigos, o por el control de la 4ta. fase, es decir, la misma distribucin documentaria controla e informa el estado de los trmites. Sptima fase. El personal de las oficinas que se encarga de resolver determinado aspecto de los trmites, en la prctica vincula su trabajo dedicado principalmente al estudio y la opinin de carcter legal, contable o administrativo de los documentos que contienen los expedientes. Octava fase. El equipo de trabajo entrega los resultados finales a los usuarios. As observamos que existen dos momentos adecuados para efectuar la descripcin de la documentacin. El primero en el mismo momento en que se origina la documentacin, y el segundo cuando la documentacin est debidamente clasificada y ordenada en el archivo. Listados De acuerdo con nuestras necesidades y siempre que la informacin se haya provisto bien analizada, los ordenadores nos dan la ventaja de poder efectuar listados en el menor tiempo posible. En los listados es conveniente tener en cuenta que el usuario nos preguntar en su generalidad: a) Por la procedencia del documento. b) Por la gestin. c) Por la fecha. d) Por la nominacin de la serie. 331

e) Por la numeracin, si los documentos estuvieran numerados. El archivero tendra que efectuar cuatro listados, si los hace a mquina cuatro veces le tomar un tiempo incalculable. Para ello resulta mejor tener un solo listado especificando precisamente estos factores, es decir, que contenga la siguiente informacin: Nmero, sea del expediente o del documento. Nombre de la serie, que se conforma por la generalidad de los asuntos y tipos documentales. Ubicacin, que se le dio al archivo. Ao, fechas topes, de acuerdo con las necesidades de la institucin o del usuario. Procedencia, indicando el origen del documento. Este listado puede efectuarse en cuatro formas: a) Por numeracin, lo que efectuar en forma correlativa. b) Por serie, lo que realizar por orden alfabtico. c) Por gestin, que har en orden cronolgico. d) Por procedencia, lo que se efectuar por orden alfabtico. e) Por origen de la documentacin. Podemos incluso aadir un encolumnado para las observaciones, donde el archivero puede colocar datos de utilidad: a) Si los documentos son originales. b) Si los documentos son copias. c) Si tienen antecedentes. d) La numeracin que les corresponda a los tipos documentales. Seleccin. Cuando se tiene el archivo ordenado por tipos documentales, la seleccin resulta facilitada, puesto que la serie determinada estar regida por 332

el tiempo de vida que se le haya otorgado legalmente. Si se trata de expedientes, los ordenadores pueden brindarnos tambin este servicio. Para cumplir con esta funcin del archivo es necesario tener una tabla de seleccin, es decir un instrumento legalizado que nos permita determinar exactamente el tiempo de vida del documento, dato con que se alimentar la memoria del ordenador, de modo que al efectuar los listados asiente en una columna el tiempo de vida que tiene cada documento. Lenguaje y formas de informacin Al realizar la descripcin en el segundo momento conviene efectuar algunos trabajos previos que en gran parte nos ahorran tiempo y espacio. En muchos casos la descripcin del tipo documental es demasiado larga para poderla encasillar en los asientos de los auxiliares descriptivos, por lo que el archivero tiene que recurrir a la formacin de un lenguaje que le permita comprender con facilidad su denominacin. Por ejemplo, tenemos los tipos documentales pueden ser incluso expedientes, declaracin de comisiones por estudios nos resulta un ttulo muy largo, porque hay que tener en cuenta que al transcribir a los ordenadores, stos nos dan un determinado nmero de dgitos por asiento; puede ser de 45, de 90 o de 120, y tenemos que calcular un determinado nmero de dgitos para especificar slo el tipo documental. Es ms usual tomar las primeras slabas, as tendramos: de declaracin, dec, de comisin, com; de estudios, est, y quedara reducido a decomest. 333

Esto constituye en s un lenguaje especfico para el archivero, que le permite entender su tipificacin; en todo caso cuando se usa un lenguaje de esta categora es necesario aclarar en un captulo aparte en el auxiliar descriptivo que se elabora. Puede tambin emplearse un lenguaje numrico, pero resulta muy complicado sobre todo para aquellos archivos que contienen una gran cantidad de documentos. La informacin puede necesitarse en diferentes formas, por lo que el archivero deber contestarse a la pregunta: Cmo solicitan el documento? Si bien algunos documentos son especficos en su denominacin, como los memorndums y los informes, existen algunos documentos que no siempre tienen un nombre claro, inclusive las cartas suelen solicitarse como notas o como oficios, creando confusin en el lenguaje propio de la institucin, de ah que el archivero deber contemplar las formas de la informacin. Ahora bien, eso en cuanto a lo nominal, pero si se trata de un contenido o asunto ms amplio y se busca que el usuario pueda utilizar slo el auxiliar descriptivo sin necesidad de recurrir al documento mismo, se puede efectuar de dos formas principales. La primera consiste en determinar el factor comn de los documentos o expedientes, en la misma forma que la ordenacin por tipos documentales, es decir dando el nombre genrico primero, luego procedindose a detallar las diferencias. Ejemplo: tenemos una serie de expedientes por reclamos para el pago de viticos, al abreviar ser recpagvia, pero en la serie tenemos una cantidad de personas que hacen estos reclamos, lo cual nos obligara a buscar expediente por expediente hasta encontrar el que buscamos. 334

En estos casos es necesario citar las personas, as tendremos series: recpagvia: Julin Arriola, Esteban Arce, etc. De manera que podemos ubicarlo por el nombre con ms facilidad. La segunda forma es agrupar los documentos por tipos documentales sin necesidad de alterar su orden fsico, y sta es una de las facilidades que nos brindan los ordenadores. Ms claramente: los expedientes se encuentran debidamente clasificados, ordenados y ubicados en el archivo, pero se requiere informacin de algunos tipos documentales que estn en los expedientes en su generalidad. Se puede programar al ordenador de manera que ste nos indique en qu expediente se encuentran estos tipos documentales sin necesidad de desordenar fsicamente estas unidades documentales. Siguiendo con el mismo ejemplo anterior: recpagvia contiene en sus expedientes una resolucin que aprueba o rechaza el reclamo. Los que se aprueban tienen incluidos un comprobante de pago, y se quiere verificar cules son y a cunto asciende la suma; el archivero que tiene previsto este tipo de dato habr preparado una forma de informacin de manera que nos arroje los resultados por tipo documental. Sistema general para la descripcin por ordenadores Generalidades El presente trabajo se fundamenta en la aplicacin de bases de datos como soportes lgicos, para el almacenamiento, clasificacin y recuperacin de informa335

cin contenida en los documentos caracterizados como propios del archivo, sean stos generales o sectoriales. La evolucin acelerada de los medios tecnoelectrnicos, hace que la materia que nos ocupa las tcnicas documentales revise permanentemente sus contenidos y sistemas de operacin para la recuperacin del documento y por ende, de la informacin. Se considera el procesamiento de datos, como el medio ms eficaz para el almacenamiento, procesamiento, recuperacin y difusin de la informacin. El desarrollo de las bases de datos ha sofisticado mucho ms los distintos procedimientos que se realizan con los datos, organizando y estructurando la informacin en forma ptima, sin grandes esfuerzos, prdida de tiempo o complicaciones incluso para el usuario con conocimientos rudimentarios sobre aspectos tecnolgicos o el manejo de ordenadores. Cada archivo presenta caractersticas propias en sus necesidades de informacin, que aumentan en forma considerable en la medida en que cada institucin profundiza mayormente sus conocimientos abarcando nuevas esferas de actividad. Estas necesidades son paralelas a las presentadas por el desarrollo social, econmico y cultural que obligan a tomar decisiones cada vez ms complejas procurando, en la medida de las posibilidades, actualizarse permanentemente para que la informacin sea eficaz y racional. El presente trabajo pretende crear un servicio centralizado de ordenadores para la informacin y documentacin, que permita ser consultado por la mayora de las esferas del conocimiento y de los estudios que se realizan en todas las instituciones. 336

Adems de lo anterior, la formacin de un sistema adecuado permite normalizar algunos aspectos generales de la informacin y facilita el intercambio de informacin interinstitucional. Objetivos Entre otras cosas, el presente trabajo: a) Evita el monopolio de la informacin en los archivos que utilicen el sistema. b) Promueve los procesos tecnolgicos ampliando su capacidad receptora de informacin de las disciplinas y ciencias requeridas en forma permanente y actualizada. c) Provee a cada una de las unidades de estudio, los instrumentos de investigacin y auxiliares descriptivos para facilitar la accesibilidad a la informacin. d) Interacta mediante vinculacin directa con archiveros de todas las entidades que utilicen este servicio. e) Capacita permanentemente a archiveros preseleccionndolos de acuerdo con sus requerimientos informativos y de la utilizacin del sistema. f) Provee boletines y anuarios con la caracterstica esencial de la informacin contenida en los archivos. g) Mantiene un canal de comunicacin con aquellos centros documentales que generan informacin documental de archivos, logrando un intercambio de informacin adecuada a las necesidades de la institucin que lo requiera. Como principios especficos del presente trabajo, podemos citar: a) Centralizacin, anlisis y evaluacin de los trabajos presentados y custodiados en cada institucin. 337

b) Defensa de los intereses sobre informacin de cada archivo. c) Descentralizacin de los aspectos informativos, cientficos y culturales supeditados en la actualidad al centralismo de instituciones macro-organizadas. d) Relevamiento de los valores cientfico-culturales de cada archivo. e) Defensa de los derechos intelectuales enmarcados en las actividades cientfico-culturales de cada rea de influencia de los archivos. f) Integracin de la informacin en el marco de los requerimientos y necesidades colectivas. Naturaleza del sistema Bsicamente tomamos como puntos de referencia los siguientes aspectos, permitindonos definir y limitar la naturaleza del sistema: a) Permitir que se eleven el nivel y la calidad de la enseanza. b) Facilitar la aptitud de aprendizaje. c) Diversificar, al mismo tiempo, los campos de investigacin y su aplicacin en las distintas esferas del conocimiento. Comprendemos entonces que por su naturaleza el sistema se convierte en una herramienta de desarrollo, aplicada a planes y estrategias de la recuperacin de informacin de reas de influencia y decisin de los archivos. En las VI Jornadas de Archiveros del Poder Ejecutivo y Organismos Descentralizados de la Provincia de Santa Fe, realizadas en agosto de 1984, el autor del presente trabajo expuso una propuesta de crea338

cin del SIDIN (Sistema de Documentacin e Informacin de la Provincia), que fue elevado oportunamente al Ministerio de Gobierno mediante expediente del Archivo General de la Provincia de Santa Fe N 2911/84. Este trabajo ha servido para concretar la elaboracin del presente sistema, asimismo, se tomaron experiencias anteriores realizadas en el Departamento de Investigaciones Documentarias - Seccin Archivstica, en los trabajos de Apoyo de la Informtica en la Tarea de Seleccin Documental, experiencia interdisciplinaria realizada entre las ctedras de Seleccin Documental e Informtica de la carrera de Archivstica y el Archivo Intermedio de Santa Fe. Elementos del sistema Todos los datos y elementos participantes del sistema se conforman en una sola base de datos, de modo que permita filtrar la informacin de acuerdo con las necesidades de inventarios, catlogos o listados. Estos datos son: Datos relativos a la entidad Entidad productora. Dato histrico. Lugar donde el documento es creado, procedencia. La entidad productora debe ser necesariamente descrita en cualquier unidad documental, por ser un factor determinante del principio de procedencia. No confundir con pertenencia. Oficina productora. Dato histrico. Lugar especfico donde el documento es creado, lgicamente estar dentro de la jurisdiccin de la entidad productora. 339

Domicilio. Dato relativo. Corresponde al domicilio de la oficina productora en su primera etapa, posteriormente se modifica por el lugar donde se encuentra en custodia, puede ser un archivo sectorial, jurisdiccional, intermedio o general. Responsable. Dato optativo. Corresponde optativamente, al responsable donde se encuentra custodiado el documento una vez finalizado el trmite. Optativo en cuanto a responsabilidades administrativas, no como informacin del documento en s. Pertenencia. Dato relativo. A diferencia de la oficina productora, el documento puede concluir su gestin en una entidad distinta a la original, por lo que deja de pertenecer a la entidad creadora, para pertenecer a la entidad receptora de la comunicacin. El principio de pertenencia determina el grado de responsabilidad del poseedor del documento. Datacin. Dato repetible, dato opcional. Lugar y fecha de creacin del documento. La fecha se incorpora de acuerdo con normas establecidas para los distintos pases, en modalidad espaola ser dd-mm-aa, da, mes, ao. Norma legal. Dato opcional. Se establece cuando existen normas especficas para la elaboracin del documento, inclusive las normas ISO. Observaciones. Dato opcional. Relativas a la institucin. Cambios de nombre, instituciones muertas o histricas, instituciones multinacionales.

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Datos relativos al documento Clasificacin Fondo. Dato histrico. Nombre general de toda la documentacin producida por una entidad y que se considera en su magnitud. Caracterzase al fondo como todo producto documental emanado de una personera. Grupo. Dato histrico. Nombre que se da a la unidad mayor en la que se puede dividir un fondo documental. La elasticidad de estas definiciones nos permite una aproximacin a cualquier tipo de entidad. Subgrupo. Nombre que se le da a la unidad mayor en que se puede dividir un grupo. Seccin. Dato opcional. En la escuela castellana se utiliza ms el trmino seccin para lo que significa grupo en el habla anglosajona. En el presente trabajo empleamos la palabra seccin como un auxiliar de divisin de los subgrupos, a utilizarse cuando la estructura orgnica a la que pertenece el documento es de una magnitud mayor o representa excesivas subdivisiones. Subseccin. Dato opcional. Al igual que el trmino seccin utilizado para el presente trabajo, como una divisin menor en las estructuras orgnicas, a fin de lograr una clasificacin mejor argumentada. Serie. Dato histrico. Unidad intermedia. Una o ms series conforman el subgrupo o la subseccin, de acuerdo con el volumen. Se identifica por estar compuesta por un mismo tipo documental. Tipo documental. Dato histrico. Especie a la que pertenece el documento que se describe, incluimos un anexo diccionario tentatorio.

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Para uso interno Pieza documental. Dato opcional. Cada elemento ms simple que compone una serie. Opcionalmente se encuentran en archivos o colecciones piezas de valor que ingresan en la descripcin. Coleccin. Dato opcional. Equivale a grupo documental y encierra ms un propsito de informacin que de actividad propiamente dicha. Contenedor. Dato histrico. Forma en que son reunidos los tipos documentales al ser archivados. Para algunas corrientes, contenedor significa formato. En este trmino se especifica tanto lo referente a volmenes como a unidades archivables. Soporte. Dato histrico. Tipo, material, o forma donde se encuentra impregnada la informacin. Signatura topogrfica. Dato interno. Lugar en el que se encuentra el documento. Adoptamos el sistema por: a) Sala. b) Estantera. c) Estante. d) Anaquel. Identidad. Se refiere a las formas de identificacin del documento, por orden numrico, alfabtico o alfanumrico. Datacin. Dato repetible. Fechas tope. Refiere a las fechas tope de las unidades de documento, de cada uno de los valores especificados con asterisco.

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Informacin Auxiliar descriptivo. Dato histrico. Tipo de auxiliar descriptivo en los que figura la informacin del documento. Valor administrativo. Dato relativo. Valor de vigencia de la informacin contenida en el documento con fines y servicios administrativos. Realizado en nmeros, de acuerdo con los aos de vigencia que pueda tener la informacin. Valor legal. Dato relativo. Valor de vigencia de la informacin contenida en el documento con fines y servicios legales, o que fueran respaldados por otros documentos legales. Realizado en nmeros, de acuerdo con los aos de vigencia que pueda tener la informacin, incluyendo norma legal cuando la hay. Valor contable. Dato relativo. Valor de vigencia de la informacin contenida en el documento con fines y servicios contables, o que fueran respaldados por otros documentos de contabilidad. Realizado en nmeros, de acuerdo con los aos de vigencia que pueda tener la informacin, incluyendo norma legal-contable cuando existe. Valor fiscal. Dato relativo. Valor de vigencia de la informacin contenida en el documento con fines y servicios fiscales, o que fueran respaldados por otros documentos del mismo tema. Realizado en nmeros, de acuerdo con los aos de vigencia que puede tener la informacin, incluyendo norma legal-fiscal cuando existe. Valor cientfico. Dato relativo. Valor de vigencia de la informacin contenida en el documento con fines y servicios cientficos. Realizado en nmeros, de 343

acuerdo con escala establecida o expresada en aos de vigencia que pueden tener la informacin. Las ramas cientficas deber ser codificadas de acuerdo con normas vigentes en cada lugar. Valor tcnico. Dato relativo. Valor de vigencia de la informacin contenida en el documento con fines y servicios tcnicos. Realizado en nmeros, de acuerdo con escala establecida o expresada en aos de vigencia que pueda tener la informacin. Las ramas tcnicas deben ser codificadas de acuerdo con normas vigentes de cada lugar. Valor tecnolgico. Dato relativo. Valor de vigencia de la informacin contenida en el documento con fines y servicios tecnolgicos. Realizado en nmeros, de acuerdo con escala establecida o expresada en aos de vigencia que pueda tener la informacin. Las ramas tcnicas deben ser codificadas de acuerdo con normas vigentes de cada lugar. Promedio de vigencia. Promedio realizado sobre los valores otorgados en los campos anteriores, el valor promedio no debe ser menor de los otorgados ni mayor. Datos relativos a la informacin Valor evidencial origen funcional. Dato histrico. Funcin administrativa o actividad que motiva la generacin del tipo documental. Valor evidencial del programa sustantivo. Dato histrico. Si el documento es generado por algn plan, proyecto o programa especial, relacionado con las actividades de la institucin o entidad, citar el programa. Valor evidencial temtico. Dato histrico. Tema al que se encuentra referido el documento. 344

Valor informativo cientfico formal. Dato histrico. Si la documentacin alude a temas cientficos, es necesario formar dos subcampos, uno referido al valor en s, interpretado en aos de vigencia o escala establecida, y otro referido al tema concreto sobre el cual se informa. Valor informativo cientfico aplicado. Dato histrico. Igual al anterior. Valor informativo cientfico natural. Dato histrico. Igual al anterior. Valor cultural referente a personas. Dato histrico. Igual al anterior. Valor cultural referente a cosas. Dato histrico. Igual al anterior. Valor cultural referente a evento. Dato histrico. Igual al anterior. Valor cultural referido a fenmenos. Igual al anterior. Valor tecnolgico: a) Tcnico. Dato histrico. Igual al anterior. b) Administrativo. Dato histrico. Igual al anterior. Contenido sustantivo. Dato histrico. Resumen. Tipo de resumen.

LA ADMINISTRACIN DE LOS DOCUMENTOS Generalidades La necesidad de una administracin de la informacin se hace manifiesta cuando el archivo contiene un volumen considerable de documentos, por ejemplo, los archivos histricos e intermedios, como sucede con el 345

Archivo Central de Protocolos Notariales de Pars que conserva protocolos de 141 escribanas de Pars y su regin de influencia, estos protocolos ocupan aproximadamente 23 kilmetros lineales de estantera. Los investigadores acceden a ellos mediante auxiliares descriptivos, llamados tambien instrumentos de informacin (2.700 ndices diarios llevados por los notarios) y utilizando soportes ficheros e inventarios confeccionados por los archiveros de dicho archivo. Tambin se patentiza la necesidad de administrar la informacin contenida en los auxiliares descriptivos en las empresas cuyas actividades son amplias y producen cantidades documentarias apreciables, como los archivos de aduanas nacionales, compaas de seguros, o empresas multinacionales donde cada sucursal desarrolla sus propios auxiliares descriptivos que se centralizan en un archivo general, produciendo una notable cantidad de auxiliares que conforman todo un sistema, simple o complejo, de proceso de datos sobre los movimientos efectuados por la documentacin. Con mtodos matemticos sencillos, pueden realizarse combinaciones para lograr un sistema que permita al archivero dar atencin a aquellos casos de auxiliares descriptivos defectuosos o anormales, haciendo factible una administracin de informacin cientfica. Es enorme la complejidad que esto presenta, por la sencilla razn de que los auxiliares descriptivos no son estandarizados, no son modelos nicos que se puedan emplear en todos los archivos, puesto que cada archivo tiene modalidades propias de trabajo, generando auxiliares diferentes con ndole distinta de informacin. Al encarar el problema de auxiliares, nos hacemos cargo de la variedad que stos representan, sean es346

quemticos, analticos, de remisin, de trmite, etc., entre ellos tenemos tambin los de estatus temporal, como los auxiliares de archivos intermedios y los que se pueden considerar como auxiliares descriptivos de sistemas cerrados, como los empleados en archivos histricos. La administracin de la informacin, involucra todos los aspectos de una empresa, tanto ms cuanto se trata de archivos que contienen documentos en permanente movimiento, y donde se pretende obtener un mximo provecho de su informacin. Bsicamente, podemos decir que el objetivo de la administracin de la informacin de los auxiliares descriptivos, es crear un sistema amplio para los sistemas rutinarios de la informacin, que permita mantener un nivel satisfactorio de la demanda que presentan los usuarios. Es necesario tomar en cuenta que existen diferentes puntos de vista sobre el contenido de los auxiliares descriptivos. Los investigadores generalmente quieren tener una informacin lo ms pormenorizada posible a fin de acercarse lo mejor que se pueda al texto original del documento; en los archivos generalmente se comparte el criterio de tener en los auxiliares slo la informacin imprescindible para su ubicacin y su contenido. Para denominar administracin de la informacin a este estudio, es necesario tener fundamentos adecuados que nos permitan comprender cientficamente tal trmino. Necesariamente tenemos que cumplir con una comprensin estadstica, mnima, o lo que significa el empleo de los aspectos estadsticos, para ello tomamos algunos conceptos introductorios. 347

Nociones preliminares de las estadsticas Algunos criterios indican que las estadsticas sirven para diversos objetivos, aun para probar la verdad; otros criterios opinan que slo son cuadros numricos para realizar demostraciones sobre el nmero de revoluciones realizadas por los astronautas o cantidad de un producto realizado en un determinado tiempo. La Academia de la Lengua Espaola nos facilita esta definicin: a) Estadstica es el censo o recuento de la poblacin, de los recursos naturales industriales, del trfico o de cualquier manifestacin de un estado, provincia, etctera. b) Estadstica es el estudio de los hechos morales o fsicos del mundo que se presentan a remuneracin o recuento y a la comparacin de las cifras a ellos referentes. c) Rama de las matemticas aplicadas que se ocupa de establecer leyes generales, vlidas para un todo, a partir de datos correspondientes a muestras extradas de ese todo. Por estadstica debemos entender algo mucho ms elaborado, y ms amplio y mltiple en el tratamiento cientfico. Se trata de un conjunto de datos como mtodo que permite utilizarse inclusive para demostrar lo contrario de un mismo fenmeno. El mtodo estadstico permite tomar decisiones respecto a determinados problemas, relaciones con datos totales o parciales; esa amplitud de empleos del mtodo estadstico, sugiere una serie de definiciones sobre su concepto, cada autor puede tener su propia definicin. 348

Puede establecerse entonces que la estadstica es un conjunto de tcnicas y procedimientos para obtener, describir e interpretar un conjunto de datos, para fundamentar definiciones y decisiones, y predecir fenmenos que pueden expresarse en forma cuantitativa. Objetivos de la estadstica Los datos estadsticos se recopilan con fines prcticos o descriptivos, y de conocimiento cientfico indicativos. El primero comprende la descripcin sucinta de las caractersticas de grandes conjuntos de observaciones, como la relacin de ingresos y salidas de documentos del archivo, la distribucin de copias en una entidad, la produccin documental de un ao, etctera. Este proceso, considerado como de produccin de datos, condensa en algunos estadgrafos toda la informacin obtenida, punto de vista que nos interesa como archiveros. Esta etapa preliminar consiste generalmente en: a) Recopilacin. b) Organizacin. c) Tabulacin. d) Representacin grfica de los datos. e) Determinacin de los estadgrafos, proporcionando en forma resumida una descripcin cuantitativa del fenmeno estudiado. El segundo aspecto considera el anlisis objetivo de los datos experimentales y de los fenmenos observados, con la finalidad de formar un concepto del fenmeno y adoptar decisiones basadas en la informacin proporcionada por datos de la muestra.

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Tanto en el campo cientfico como en el administrativo debe considerarse tambin la prediccin que permite contestar a preguntas sobre el comportamiento del fenmeno en el futuro; una adecuada informacin preliminar permite responder en forma relativamente aceptable. Utilizacin de la estadstica Existen dos formas extremas de utilizacin o actividades respecto a la estadstica: a) Una aceptacin indiscriminada, por lo que es muy fcil equivocarse innecesariamente. b) Una desconfianza sistemtica, por lo que es posible ignorar muchos hechos. Una situacin intermedia sera lo ms aconsejable, porque permite analizar las cifras en forma ordenada y al mismo tiempo, crtica. Los modernos mtodos estadsticos prcticamente constituyen elementos indispensables en toda ciencia. Presentacin de datos. Generalidades Pueden distinguirse dos clases de datos: cualitativos y cuantitativos, denominados tambin estadsticas de atributos y estadsticas de variables. Se denomina de atributos a las propiedades de los fenmenos que son susceptibles de ser expresados cualitativamente. Se denominan de variables a las propiedades de los fenmenos susceptibles de ser medidos cuantitativamente. En una primera etapa nos interesa este as350

pecto, con la perfeccin del tratamiento de la informacin ingresamos a las estadsticas de atributos. Entre las variables se distinguen dos: las directas y las continuas. Se considera variables directas a aquellas que slo pueden tomar ciertos valores en el intervalo considerado, generalmente nmeros enteros y positivos, esto no es absoluto. Se considera variables continuas a aquellas que pueden tomar cualquier valor al intervalo considerado. Si se analiza el proceso de fabricacin de un cierto nmero o producto, en base a observaciones a intervalos regulares, importa conservar el orden de tales observaciones; en este caso se habla de series cronolgicas, de tiempo o histricas. Cuando en la confeccin de una serie estadstica no tiene importancia el orden de las observaciones, se habla de un caso atemporal o no ordinal. En estadstica puede interesar una sola variable o atributo, se habla as de un caso unidimensional; pueden considerarse dos o ms variables, se habla entonces de un caso bidimensional o multidimensional. Una vez realizado este anlisis, continuamos con el trabajo de la administracin de la informacin para lo cual cumplimos con los siguientes pasos: a) Analizar las respectivas operaciones archivsticas, asignando el grado de influencia y utilidad de cada uno de los factores que inciden en la informacin contenida en los documentos. b) Expresar cuantitativamente cada uno de los factores que intervienen en la informacin, de modo que podamos comprender la importancia de cada contenido documental. 351

c) Determinar ptimamente los factores que deben considerarse y cmo deben reducirse los riesgos de error cuantitativo. d) Probar que los anlisis son vlidos en situaciones reales. Como tocamos aspectos abstractos en estos cuatro puntos, conviene aclarar, cules son los factores denominados partes. Partes de la administracin de la informacin Las partes que cubren toda administracin de la informacin pueden ser muchas, dependiendo de los factores que intervienen en cada inventario, catlogo, gua, lista e ndice, pero podemos generalizar algunos. Tipos de demanda de la informacin Demanda conocida. Se refiere a cuando la informacin que se solicita es conocida, sea porque el usuario est relacionado con la informacin, como es el caso de los archivos administrativos. Las distintas reas de produccin documental tienen conocimiento de la informacin contenida en determinados documentos, o porque su contenido ha sido transmitido por medios de difusin, por ejemplo, la Constitucin del Estado es un documento conocido por haber sido publicado, as como leyes, decretos, resoluciones, etc.; en estos casos el investigador se presentar con las referencias conocidas.

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Demanda determinable. Se presenta cuando la informacin solicitada tiene relacin con otra conocida o en poder del investigador. Por ejemplo, cuando un historiador realiza un trabajo de investigacin, posiblemente tenga una cantidad de informaciones que hace necesarios una comprobacin, verificacin o complementar algunos trabajos, entonces el investigador solicita informacin referida a su tema; en este caso la demanda es determinable, porque existe una aproximacin que nos permite determinar lo que se demanda. Estos dos tipos de demanda se pueden profundizar aun o subdividir en: Demanda constante conocida. Cuando de la informacin es conocida su demanda es constante, lo cual nos da como resultado que para la preservacin del original, se distribuyan copias reprgrafas, ejemplo: leyes y decretos. Demanda constante determinable. En este caso, la informacin es determinable y su demanda es constante, ejemplo: las actas de cabildo. Demanda con tendencia ascendente o descendente determinable. Cierto tipo de informacin es solicitada en determinadas pocas como ser las fiestas patrias y fechas de aniversario. Por ejemplo, para el 25 de Mayo existe una determinada demanda sobre la independencia, realizada por investigadores de diferentes categoras, como periodistas, profesores, historiadores, alumnos. A esta demanda la denominamos demanda con tendencia ascendente; pasado el momento propicio, pasar a ser demanda con tendencia descendente determinable, aun cuando esta demanda sea demasiado brusca.

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Demanda de temporada determinable. Sus caractersticas son similares a las producidas en el acpite anterior, pero que se realiza espordicamente, as tenemos que para celebrar el centenario de un hroe nacional, se produce una demanda de temporada determinable. Demanda desconocida. Cuando el investigador desconoce en absoluto la informacin contenida en los auxiliares descriptivos de un archivo, solicita diferentes auxiliares o la gua a fin de tener conocimiento sobre los contenidos conservados en el repositorio. Generalmente este tipo de demanda no es usual, pero puede darse la situacin de que existen documentos en el archivo que son completamente ignorados, para lo que se presenta otro factor, el de la introduccin de la informacin en los grupos de poblacin por medios publicitarios o de difusin. Tipos de alimentacin de la informacin Alimentacin sujeta a la produccin. La alimentacin de informacin de un archivo est sujeta a la produccin documentaria de las entidades productoras; esta produccin documentaria est sujeta a las actividades que se desempean en una determinada rea poblacional. Alimentacin inmediata. En algunos archivos la documentacin ingresa inmediatamente de haber sido creada, sea mediante copias o reprografas, o que se guarde el original en el archivo y se hagan circular sus copias.

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Alimentacin mediata con tiempo conocido. Este tipo de alimentacin se produce cuando se establecen en los archivos las normas legales que determinan el tiempo en el cual se efectan las entregas documentarias. En los archivos administrativos pueden ser semestrales, anuales, bienales, etc.; en los archivos intermedios sern de acuerdo con las normas jurdicas, cada 10 aos, 15 aos, etc., lo mismo que para los archivos histricos. Alimentacin mediata con tiempo desconocido. Este tipo de alimentacin se produce cuando no existen normas que establezcan la entrega de documentos a los archivos. En este aspecto se contemplan tambin las donaciones de particulares, cuando se realizan entregas de documentos pertenecientes a personas particulares o instituciones privadas. Tipos de seleccin Con seleccin. Cuando los documentos ingresan al archivo previamente seleccionados en las entidades productoras, para lo que contarn con auxiliares descriptivos distintos. Sin seleccin. Cuando los documentos ingresan al archivo sin ningn tipo de seleccin, y son conservados por un perodo indeterminado. Tipos generales Alimentacin limitada. Este tipo de alimentacin de la informacin se da generalmente en archivos especializados en determinadas actividades, por ejemplo: archivos de enfermedades cardiolgicas. 355

Alimentacin ilimitada. Se da generalmente en archivos nacionales, donde se recepcionan documentos de toda ndole, generando una cantidad apreciable de auxiliares descriptivos. Informacin perecedera. Algunos archivos trabajan mediante auxiliares descriptivos sobre este tipo de informacin, tiene por caracterstica principal la poca utilidad de la informacin. Al determinar su plazo precaucional para la seleccin, se realizan auxiliares que brindan un servicio amplio para la utilizacin de esta informacin. Informacin imperecedera. Considerada a la contenida en documentos de conservacin indefinida. Estos documentos, por el valor que representan, conservarn su informacin sin ser seleccionada. Servicio de informacin rgida. Considerada a la informacin contenida en los archivos que tienen carcter de secreto, reservado o confidencial; el servicio en estos casos est destinado slo a personas autorizadas, crendose auxiliares ex profeso. Servicio de informacin flexible. Como contraparte del servicio rgido, esta informacin es accesible a todo tipo de usuario o investigador. Los auxiliares descriptivos estarn concebidos para facilitar la consulta de toda clase de investigadores. Como podemos observar, existen variadas formas de establecer un programa descriptivo, lo cual se hace cada vez ms complejo. Para los fines del presente trabajo, nos limitaremos a cubrir determinadas reas que son de mayor utilidad para los archivos, las cuales podemos aislar en tres grupos: a) Mtodos de pronsticos, considerando que ste es el punto de partida para desarrollar una adminis356

tracin informacin de auxiliares descriptivos en forma cientfica. b) Presupuestos econmicos, en funcin de los costos de la informacin y su conservacin en los repositorios. c) Niveles de servicio a los usuarios, que tienen por finalidad determinar un mnimo de inventarios con un mximo de servicio. Pronstico El pronstico, como proyeccin de los datos que se tienen del pasado hacia el futuro, puede darnos pautas por el uso que se le da a determinada informacin, el perodo que comprende la duracin del pronstico y el mtodo de generar informes sobre lo proyectado. Cuando hablamos del uso de la informacin, obtenemos pautas que nos permiten establecer presupuestos de gastos en la obtencin y conservacin de los documentos. Si se tiene un conocimiento real de la demanda de informacin por tipologa documental, tenemos automticamente el mercado de consumo de la informacin, lo cual puede servirnos para posibilitar la edicin de la informacin que obtenga mayor demanda; asimismo nos orientar en mejor circunstancia sobre los auxiliares descriptivos, porque obtenemos informacin sobre las necesidades del conocimiento del usuario frente a los auxiliares realizados, permitindonos perfeccionar el contenido de los auxiliares. Los datos ms importantes sern la demanda y el pronstico de la misma, es decir, podemos tener un concepto cercano a la realidad sobre las necesidades que se tienen sobre determinados auxiliares que hayan ingresado a una categora de consultas muy frecuentes. 357

Es necesario aclarar que no se habla del pronstico de consumo de la informacin, sino de la demanda; el consumo de la informacin es lo que el archivo ha cumplido o satisfecho, que no siempre incluye las solicitudes en su totalidad sobre la informacin demandada. En los archivos administrativos, esta demanda es un sntoma muy claro sobre la previsin que se puede tener para determinados documentos. El pronstico se puede efectuar por distintos mtodos, que estudiaremos claramente en este captulo. Perodos del pronstico El perodo que debe comprender un pronstico, es el que cubre el tiempo de ingreso documental ms el tiempo de revisin de los auxiliares descriptivos, dada la finalidad del pronstico como gua de la existencia y estado documental con relacin directa a la demanda de informacin. Un buen pronstico es aquel que se acerca ms a la demanda real, sin dejarse influenciar por las demandas extraordinarias. Teniendo entonces dos caractersticas principales: a) El pronstico debe estar relacionado directamente con los cambios reales de la demanda. b) El pronstico debe ser estable. Aparentemente estas dos caractersticas son contradictorias, pero se justifican en funcin del servicio que se presta al usuario y el nivel eficiente del auxiliar descriptivo, logrando un equilibrio entre ambas caractersticas. Es necesario, antes de ingresar a la metodologa de pronosticar, distinguir dos aspectos esenciales del 358

pronstico, correspondientes a los factores intrnsecos y extrnsecos. Factores intrnsecos corresponden a los factores que producen los datos del comportamiento de la demanda de informacin en el repositorio mismo, del cual se desea pronosticar el consumo de informacin. Factores extrnsecos son los correspondientes a los factores externos al repositorio, en los cuales podemos considerar como susceptibles de un aumento de demanda de informacin, al ndice de nuevos profesionales, incremento en las actividades empresariales, etctera. Anlisis de los auxiliares descriptivos El anlisis que se efecta a los auxiliares descriptivos, tiene por finalidad conocer cules son los documentos ms solicitados, pudiendo tener una escala de muy solicitado, solicitado, poco solicitado, obviamente se dar atencin en funcin a la demanda de informacin. a) Es necesario obtener por cada tipo documental los siguientes datos: 1. Solicitudes mensuales u anuales por cada tipo documental. El tiempo se realiza de acuerdo con el volumen de movimiento de cada archivo, lo cual nos dar una referencia de las solicitudes que cuentan con mayor demanda. 2. Costo por unidad de tipos documentales. b) Clasificar los datos de los tipos documentales en orden descendente por demanda de acuerdo con los tiempos prefijados para cada archivo. 359

c) Realizar un informe que contenga la tabla de los tipos documentales de acuerdo con la escala de muy solicitados, solicitados, o poco solicitados, guardando relacin con la cantidad de tipos documentales. La cantidad de un tipo documental en custodia puede ser muy grande, y su solicitud en relacin anual puede parecer muy pequea y a la inversa, un determinado tipo documental puede ser muy pequeo y su demanda anual puede parecer muy grande. De acuerdo con lo expuesto, se pueden categorizar los documentos en relacin a su demanda; tendramos esencialmente de tres a cuatro categoras: a) Categora A (muy solicitado). b) Categora B (solicitado). c) Categora C (poco solicitado). d) Categora D, no mencionada hasta el momento, que nos dara la pauta de aquellos documentos que no son solicitados y que por sus caractersticas no pueden ser expurgados. Los lmites de las categoras sern estimativos, de acuerdo con las normas que cada archivo tiene para determinar su demanda. Modelos de la demanda Los mtodos del pronstico estn relacionados directamente con el tipo de consumo de informacin en el medio en cual se desenvuelven. Estos mtodos bsicamente pueden ser tres: horizontal, de tendencia, y de temporada.

360

Demanda de tendencia constante


50 40 30 20 10 0 1er trim. Demanda 2do trim. 3er trim. Solicitudes 4to trim. Consultas

Al relacionar la demanda y el tiempo determinado en su representacin grfica de abscisas y ordenadas, obtenemos una imagen poco clara de la demanda de informacin, pero se puede observar que la demanda en su conjunto sigue una lnea horizontal, de ah su nombre. La mejor estimacin de la demanda ser entonces un promedio general de la demanda pasada, ms una cantidad adicional que cubra los posibles errores y que denominaremos existencia o margen de seguridad.
Demanda de tendencia ascendente
70 60 50 40 30 20 10 0 1e r trim . 2d o tri m . 3e r trim . 4to trim .
Demand a Solicitudes Consultas

361

Demanda de tendencia descendente


250 200 150 100 50 0
7
mo

9no

10 6 5to to 4 3ro 2do 1


to

mo

ero

En la demanda de tendencia, al ser representada grficamente, es fcil advertir que sigue lneas ascendentes o descendentes, por consiguiente el mtodo de pronstico no puede basarse en un simple promedio de la demanda, debe adems contener factores que tomen en consideracin la pendiente ascendente o descendente de la curva de demanda.
Demanda de temporada
1er trim. 16% 24% 32% 28% 2do trim. 3er trim. 4to trim.

En la demanda de temporada, al ser representada grficamente, se observa que tiene puntos mximos a intervalos de tiempos ms o menos iguales, por lo que puede llamarse tambin cclico. Un ejemplo de esta de362

manda puede ser la necesidad de informacin de un ncleo poblacional al acercarse fiestas relacionadas con personajes relevantes de la historia, o las fiestas patrias, donde el nmero de personas interesadas en realizar trabajos con el tema es mayor que lo normal. Consecuentemente, para hacer un pronstico adecuado ser necesario primero, estar seguros de que se trata de una demanda cclica, y segundo, basar el pronstico de un punto dado, en lo sucedido slo a uno o ms intervalos iguales al ciclo. Mtodos empleados para formular el pronstico Mtodo emprico. No muy recomendable pero muy susceptible de ser empleado por su facilidad de solucin, se basa en un simple promedio efectuado al momento de hacer una consulta, que generalmente se presenta cuando el usuario requiere del documento para extraer informacin. Este mtodo es subjetivo, puesto que no se toma en cuenta el tiempo determinado de la consulta, slo se basa en lo espordico y momentneo de las consultas. Mtodo del promedio. Consiste en obtener un promedio de las consultas y usar este valor como base del pronstico. Mtodo del promedio movible. Consiste en mantener constantemente las cifras representativas de la demanda de un nmero n de perodos para que al sumarlos y dividirlos entre n, se tenga un promedio de demanda que est en relacin al comportamiento de la misma demanda. Su desventaja es que no determina la importancia de la demanda con relacin al tiempo. 363

Mtodo del promedio movible ponderado. Similar al anterior, slo que a cada cifra se le asigna un porcentaje de influencia para que las cifras ms recientes tengan mayor influencia que las dems. Por ejemplo, supongamos que tenemos los siguientes datos de los ltimos cinco meses, se han solicitado al archivo documentos relativos a comprobantes de ingreso, estos documentos han sido solicitados como sigue:
Quinto mes Cuarto mes Tercer mes Segundo mes Primer mes 90 solicitudes 70 solicitudes 80 solicitudes 60 solicitudes 50 solicitudes

Siendo el mes ms reciente el ltimo anotado en la lista. La ponderacin se realiza empricamente, asignndole a cada mes un porcentaje de influencia distinto. Asignemos al ltimo mes de menor influencia por la tendencia descendente de la demanda de informacin, su porcentaje entonces ser menor:
Quinto mes Cuarto mes Tercer mes Segundo mes Primer mes 30% 25% 20% 15% 10%

Consecuentemente el pronstico para el prximo mes sera:


Quinto mes 30% de 90 = 27 Cuarto mes 25% de 70 = 17,5 Tercer mes 20% de 80 = 16 Segundo mes 15% de 60 = 9 Primer mes 10% de 50 = 5 Prximo mes 20% de 70 = 15,5

364

Este mtodo toma en consideracin el orden en que han sido producidos los datos, puesto que el porcentaje vara de acuerdo con el orden. Sin embargo tiene la desventaja de que los porcentajes de influencia se fijan generalmente en forma arbitraria, convirtindose en inestable, segunda caracterstica que habamos anunciado para el pronstico. Lo cual implica que para cada tipo documental a pronosticar, se tenga la necesidad de contar con una gran cantidad de datos para acercarnos ms a la realidad. Mtodo de ajuste exponencial. Elimina la necesidad de acumular datos histricos por cada clase de informacin demandada en el pasado, ajustndose en el pronstico por medio de la variante alfa, minimizndose la informacin sobre cada tipo de demanda. El mtodo consiste en esencia en un promedio ponderado, cuyos porcentajes de influencia estn en funcin del nmero de perodos deseados y siguiendo un decrecimiento exponencial. Su idea fundamental consiste en llegar al pronstico considerando las diferencias de un perodo a otro. Bsicamente existen dos variantes: a) Mtodo de ajuste exponencial simple. b) Mtodo de ajuste exponencial doble. Mtodo de ajuste exponencial simple. Este mtodo satisface las demandas constantes y de temporada cuando estos ltimos se manifiestan horizontalmente. Mtodo de ajuste exponencial doble. Es el mtodo que satisface las demandas cuando se manifiestan temporalmente. Demanda constante. El hecho de que este tipo de demanda documental sea constante, sugiere en primera instancia que la lnea general de la demanda en 365

el grfico ha de ser aproximadamente horizontal. Consecuentemente, partiendo de uno de los pronsticos, podemos llegar a los siguientes, dndole un tratamiento especial a las diferencias de un pronstico a otro. Concretamente, para llegar al nuevo pronstico, es necesario sumarle al pronstico anterior alfa veces la diferencia que hay entre el pronstico anterior y la demanda real. Formulando el enunciado tenemos: Nuevo promedio es igual al promedio anterior ms alfa por la demanda menos el promedio anterior. Alfa es una variable a la que se le pueden asignar valores de 0 hasta 1 y sirve para ponderar la influencia de los datos anteriores y simultneamente determina la antigedad de los datos que afectan al pronstico. El valor de la variable tambin determina que el sistema reaccione lenta o rpidamente a los cambios si se acerca a 0 o si se acerca a 1. Hagamos un ejemplo para comprenderlo mejor:
Promedio anterior = 20 Demanda documental = 25 Alfa = 0,1

stos son considerados datos histricos, que son los que obtenemos fcilmente. Primero el promedio anterior, porque hemos obtenido un promedio de la demanda pronosticada con anterioridad; la demanda documental, la obtenemos por la suma de solicitudes sobre un determinado tipo documental que figuran en los registros. El valor alfa es ponderado, consideramos demasiado reciente el pronstico anterior y de una influencia muy pequea en relacin con otros tipos do366

cumentales. As para obtener el nuevo promedio tenemos, de acuerdo con lo enunciado anteriormente: Nuevo promedio (NP) = promedio anterior (20) ms la variable alfa (0,1) por la resta de la demanda documental (25) y el promedio anterior (20):
NP = 20 + 0,1 (25 - 20) NP = 20,5

Suponiendo que alfa en lugar de 0,1 sea 0,7, entonces obtenemos:


NP = 20 + 0,7 (25 - 20) NP = 23,5

Obtenemos entonces la conclusin de que a un mayor valor de alfa, el sistema reacciona ms rpidamente a los cambios recientes; cuando la variable es menor, su influencia es menor, pero tiene la ventaja de servir por mayor tiempo.

DEFINICIONES DE TRMINOS
EMPLEADOS EN LA ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN

Para comprender mejor el propsito de la administracin de la informacin, es necesario definir o conceptualizar algunos vocablos bsicos de la administracin cientfica: Pronstico. Consideramos como una conjetura que se proyecta desde el pasado hacia el futuro, basado en hechos reales y determinados por clculos estadsticos. 367

Presupuestos econmicos. Es la determinacin de los costos por cada auxiliar descriptivo que se emplea para su realizacin. Costo total de auxiliares descriptivos. Es la suma de costos de alimentacin de la informacin, ms los costos por la preservacin de los documentos en los repositorios. Costos de conservacin. Son los valores econmicos efectuados para la preservacin, conservacin y restauracin de los documentos teniendo en cuenta los seguros, gastos del mobiliario, manejo, depreciacin, etctera. Costos de la alimentacin. Es el conjunto de costos realizados para lograr la alimentacin de informacin del archivo. Tiempo de alimentacin de la informacin. Considerado al lapso que hay desde que se tiene conocimiento de la carencia de un documento, hasta el momento en que se puede disponer de l para utilizar su informacin. Nivel de servicio. Es el porcentaje de unidades de informacin de la demanda total con que cuenta el archivo. Nivel de adquisicin. Considerado como la cantidad de informacin necesaria para satisfacer la demanda durante un tiempo determinado, con un nivel de servicio predeterminado, que consecuentemente sirve de indicador para iniciar nuevos trmites para obtener una nueva alimentacin de informacin. Existencia de seguridad. Es la cantidad de informacin que permite absorber las fluctuaciones de demanda de informacin con respecto al pronstico, para cumplir con un nivel de servicio preestablecido. 368

Tiempo de revisin. Es el lapso de tiempo comprendido entre dos observaciones del nivel de auxiliares descriptivos. Tiempo de pronstico. Como el lapso de tiempo comprendido entre la formulacin de un pronstico y la del siguiente.

369

BIBLIOGRAFA ANOTADA

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cia de la informacin, bibliotecologa y archivologa, vol. 4, N 2, abril-junio de 1982, pp. 120-129. Un estudio conciso de las aplicaciones actuales de la computadora a los archivos respecto a la gestin, el control intelectual de los archivos, las redes y los documentos legibles a mquina. Velette, Jean-Jacques, The role des Archives dans lAdministration et dans la Politique de planification dans les pays en voie de Dveloppement, Pars, Unesco, 1972, 79 pp. (COM/WS/281). Estudio de la importancia de los archivos para la planificacin nacional. Verhoeven, F.R.J., The Role of Archives in the Public Administration and the National Planning Policy of Developing Countries With Particular Reference to Southeast Asia, Pars, Unesco, 1972, 73 pp. (COM/WS/284). Especialmente til por sus explicaciones respecto a la manera como los archivos pueden coadyuvar a la planificacin y al desarrollo nacionales.

378

ANEXO
Cdigos de lenguas para las guas de fuentes. Fichas de fondos y colecciones: Punto N 14 (Cdigos internacionales ISO)
Albans Alemn rabe Bable Balear Blgaro Cataln Checo Chino Dans Espaol Esperanto Estoniano Eusquera Finlands Francs Gallego Griego clsico Griego moderno Guaran Hebreo Hngaro Ingls Italiano Japons Judeo-espaol Latn Nerlands (holands) Noruego Nutka Polaco Portugus Rumano Ruso Serbocroata Servio Sin lengua Sueco Tagalo Valenciano alb ger ara bab bal bul cat cze chi dan spa esp est baq fin fre gao grc gre gua heb hun eng ita jpn jsp lat dut nor nut poli por rum rus scr scc snl swe tag val

Cdigo de letras para las guas de fuentes. Ficha de fondos y colecciones: Punto N 16
Visigtica-mozrabe Carolina Gtica libraria Gtica caligrfica Gtica redonda Gtica cursiva, minscula, bastarda Procesal Cortesana Aragonesa Navarra Bastarda Francesa Humanstica o tlaica, bastardilla, redonda Humanstica cursiva Bastarda espaola Caligrfica de la poca a partir del siglo XVIII Impresa Lenguaje cifrado Mecanografiado Sin letra Gtica impresa Cursiva Caligrfica siglos XVI y XVII 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22

380

Cdigos de estado de conservacin (No se cumplimenta en el caso de que las condiciones sean buenas) Para las guas de fuentes. Ficha de fondos y colecciones: Punto N 17
Acidez de papel Tinta degradante Deterioros locales por adimentos y formatos Humedad Sequedad Decoloracin Contaminacin Polvo Roedores Insectos Hongos Bacterias Moteado o Foxin Destruccin parcial por fuego Deterioro parcial por rotura Destruccin parcial por arranque Pliegues o dobleces Deterioro parcial por causas no especificadas &a &b &c &d &e &f &g &h &i &j &k &l &m &n & &o &p &q

Codigos de soporte para las guas de fuentes. Fichas de fondos y colecciones: Punto N 18
Papel Papiro Pergamino, vitela Cintas magnticas Rollos de microfilme Microfichas Registros sonoros-cintas Registros sonoros-discos Negativos, visual imagen fija Visual imagen animada Placas rayos X Papel con marca de agua A0 A1 A2 A3 A4 A5 A6 A7 A8 A9 B0 B1

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