Protocolo

Código: 80007A 761

Unidad 1: paso2 protocolo de comunicaciones y plan motivacional

Presentado por:

Tatiana Andrea Caicedo Villota 1.113.540.489

Daniela Gómez Suarez 1.113.694.241

Laura Valentina Hernández 1.113.694.830

Andrea Ospina Guerrero 1.113.630.277

Grupo: 80007_126

Presentado a: Tutora Fanny Roció Rojas

Universidad Nacional abierta y a distancia

Escuela de ciencia administrativa, contable, económica y de
negocios.
 Palmira- Valle

Introducción

El informe presentado tiene como fin dar a conocer a los empleados de UNAD

Deportiva, el plan motivacional que establece la empresa para el debido manejo de resolución de

problemas dentro de la misma y para incentivar a los trabajadores, con el fin, de que cada día

estén dispuestos a realizar sus funciones con amor y pasión, teniendo en cuenta que están dentro

de una empresa que valora enormemente a sus empleados y sus esfuerzos por hacer de esta

empresa una mejor empresa cada día

 Objetivo general

Por medio de este trabajo se espera comprender la importancia de una buena

comunicación dentro de las empresas, tanto para el buen ambiente laboral como para el ámbito

personal, de tal manera que esta nos permita tener una buena relación con nuestro grupo de

trabajo en aras de lograr en equipo objetivos propuestos por la empresa para la cual prestemos

nuestros servicios, teniendo en cuenta que esto ayuda a nuestra experiencia laboral afectando

además a nuestro crecimiento personal.

Objetivos específicos

 Poner en práctica la buena relación entre compañeras de curso y la debida comunicación

en la realización del trabajo.

 Informarnos sobre los distintos tipos de comunicación y en que situaciones aplicar cada

uno de estos.

 Conocer y comprender en que se basa el plan motivacional de una empresa y como esto

nos ayuda en la ejecución de nuestras labores diarias dentro de la misma.

 Actividad colaborativa

Posteriormente el grupo colaborativo realiza la lectura del caso Empresa XX, que se relaciona a

continuación al cual deben:

Presentar la identificación de la empresa XX

1. Nombre de la empresa: UNAD DEPORTIVA.

2. Slogan: Te vez bien, te sientes bien.

3. Cuidad sede principal: Palmira – Valle del Cauca.

4. Fecha de creación: 15 de febrero del 2020.

5. Número de empleados: 3 personas en planta administrativa y 14 personas en personal

administrativo.

Clasificación:

Planta administrativa

Gerente

Jefe de talento humano

Auxiliar administrativo

Comprador

Contador

Diseñador
Personal operativo:

Producción:

1 jefe de planta.

2 operarios en corte.

3 operarios en confección.

1 patinador.

2 operarios en transporte.

Atención al cliente:

Jefe de ventas

4 asesores comerciales

1 cajero,

2 atención al cliente en punto

1 operador logístico

Marketing

1 colaborador, este incluye manejo de la página web.

Características de la empresa:

La empresa UNAD DEPORTIVA tiene como actividad económica la producción y

comercialización de ropa deportiva. Su estructura organizacional jerárquica está compuesta por

planta administrativa (gerente, secretaria, contador), los jefes de departamento (producción,

talento humano, ventas y marketing) y personal operativo de cada uno de los departamentos

mencionados. Se tiene atención presencial, atención telefónica y página web.

Definir el tipo de comunicación.

El tipo de comunicación que se implementa en nuestra empresa es:

 Descendente: de los superiores a los trabajadores, a través de instrucciones orales,

discursos, reuniones, llamadas telefónicas, memorándums, cartas, informes, folletos,

manuales, etc.
Construir un protocolo de comunicaciones internas y externas para el caso de la empresa

UNAD DEPORTIVA

Protocolo de comunicación para la empresa UNAD DEPORTIVA.

Comunicación interna.

 Todos los empleados de la organización tienen la posibilidad de comunicarse con sus

jefes directos sin previa cita, a menos que los mismos se encuentren fuera de la empresa

realizando actividades diferentes a las laborales, en dado caso, si el colaborador presenta

una necesidad que no da espera, podrá remitirse al segundo al mando para solucionar su

novedad.

 Todos los colaboradores deben dirigirse tanto a sus superiores, como sus compañeros, y

sus subalternos de trabajo, con respeto, y no se permite el uso de palabras ofensivas que

atenten contra la integridad física y sicológica de ninguno de ellos.

 Las llamadas a celulares personales están permitidas siempre y cuando estén dentro del

horario laboral, después que se ha culminado el horario de trabajo, no se deben realizar

llamadas a ningún colaborador, a menos que sea al celular corporativo o un caso de

extrema necesidad.

 Todas las actividades deben ser programadas con tiempo y empleando los diferentes

canales de comunicación que la empresa tiene destinado para ellos.

 No sature de correos electrónicos a todo el personal, recuerde siempre copiar únicamente

a las personas implicadas del proceso, si dicha persona no realiza lo solicitado, puede

reenviar nuevamente el correo con copia a su jefe directo.

 Sea asertivo en lo que quiere informar, use un lenguaje claro y directo, los correos

electrónicos tan extensos y muy saturados de información no son óptimos, pues cansan la

vista y en oportunidades no se les presta atención.

 La letra para los correos institucionales debe ser, legible, como la Calibri o Arial, en

máximo letra 12 y de color negro.

 Comunicación externa.

 En primera instancia se cuenta con las llamadas telefónicas estas se tratan de un contrato

directo con clientes, proveedores y demás personas externas a la empresa.

 La empresa cuenta con clasificados en el periódico para el momento en que requiera dar

a conocer nuevas líneas de ropa deportiva.

 Se cuenta con publicidad online, de radio, de televisión etc. para así poder llegar a los

clientes.

 Se cuenta con correos corporativos que no solo sirven para la comunicación entre

trabajadores sino que además de esto cuenta con una web corporativa que gracias a ella

la compañía puede informar a los posibles compradores sobre los productos.

 La compañía UNAD deportiva no podía quedarse atrás y por eso se implementaron el uso

de las redes sociales, como Facebook, Twitter e Instagram medio por el cual los clientes

se pueden comunicar directamente y hacer sus pedidos que serán entregados en la puerta

de sus casas.
Canales de comunicación:

Correo electrónico institucional.

Por medio del cual se enviarán solicitudes de jefe a colaboradores y viceversa y se compartirán

de manera inmediata todas las noticias referentes a la organización.

Se pueden usar, Infografías, capsulas informativas, tips.

Extensiones de teléfono:

Son teléfonos fijos de uso físico de planta, que le permitirá llamar sin usar sus teléfonos

personales y para los cuales la atención de estos debe ser inmediata, dado que están ubicados en

sus puestos de trabajo.

Celulares corporativos.

Haciendo uso de las herramientas tecnológicas, la empresa ha suministrado a algunos directivos

un plan de datos corporativos, los cuales sirven para hacer llamadas al personal interno y

externo, según necesidad, logran ser más eficaces y se evita el envío masivo de correos

electrónicos

Teams.

El uso de esta herramienta les permitirá a los colaboradores comunicarse rápidamente por medio

del PC, y es de uso obligatorio para cada personal administrativo de la empresa.

Carteleras físicas.

Se publicarán las novedades de la organización de manera semanal, para que todas aquellas

personas que por su trabajo no tengan correo, ni celular corporativo, ni teams, puedan enterarse

de todas las novedades de la empresa.

Intranet.

Es como una cartelera física, con la diferencia de que esta es virtual y puede ser vista y/o

actualizada sin estar en la oficina.

Grupo primario.

Este espacio le permite a su jefe compartir la situación de la empresa y la respuesta a las dudas

que se puedan presentar, de manera adicional, usted como colaborador puede exponer todas sus

inquietudes.

Todos los empleados de la organización tienen la posibilidad de comunicarse con sus jefes

directos sin previa cita, a menos que los mismos se encuentren fuera de la empresa realizando

actividades diferentes a las laborales, en dado caso, si el colaborador presenta una necesidad que

no da espera, podrá remitirse al segundo al mando para solucionar su novedad.

Tratemos de ser eficientes y si la situación lo permite, diríjase físicamente donde su compañero e

interactúe con él, pues esto le va a permitir, una respuesta más oportuna a su necesidad y que el

flujo de trabajo sea más rápido y eficaz.

Presentar un plan de motivación que dinamicen las relaciones laborales y el trabajo en

equipo

Objetivos

Se espera a través de este plan motivar a los trabajadores a llevar a cabalidad sus actividades

laborales con el mayor de los gustos.

Destinatarios

Este plan motivacional va dirigido a los empleados de la empresa UNAD Deportiva, desde

aquellos que están asignados a la planta administrativa como los que tienen funciones operativas.
Bases de la motivación

Para dinamizar las relaciones laborales y el trabajo en equipo se deben desarrollar los siguientes

programas, los cuales deben ser elaborados con la participación de los empleados de la empresa,

es decir el plan de motivación consiste en:

Programa de Bienestar Social:

El Bienestar de la persona consiste en un equilibrio espiritual, físico, mental y de relaciones

positivas con su entorno ecológico, social y laboral, por lo tanto la política de Bienestar Social

debe responder a la satisfacción de las necesidades tanto de la empresa como del empleado

dentro del contexto laboral, asumiendo los nuevos retos de los cambios organizacionales,

políticos, culturales y haciendo partícipes a los empleados en la implementación de los planes,

programas y proyectos, de tal manera que se combinen los fines de desarrollo de la empresa, con

los fines de desarrollo personal.

Medición

Una vez implementado este plan motivacional, se tomará una muestra de empleados para

proceder a encuestarles mensualmente sobre su satisfacción dentro de la empresa, lo que les

gusta o disgusta y como el plan motivacional le ha ayudado en su bienestar social dentro de ella

y con sus compañeros de trabajo y/o jefes.

Interpretación de los resultados

Se entenderá por un plan motivacional bien propuesto y ejecutado a la masa de opiniones que

aseguren que el empleado se siente a gusto trabajando en UNAD Deportiva, que sus garantías y
su bienestar está siendo tenido en cuenta y respetado por la empresa, de tal manera que no se ve

afectada negativamente en ningún momento su vida laboral ni personal.

Plan motivacional

En UNAD Deportiva como primera medida de que los empleados se sientan en confianza

y bien relacionados con sus funciones, se les impartirá un plan integral de capacitaciones,

entendiéndose por este al conjunto de procesos organizados, relativos tanto a la educación no

formal como a la informal de acuerdo a lo establecido por la ley General de Educación, dirigidos

a prolongar y a complementar la educación inicial mediante la generación de conocimientos, el

desarrollo de habilidades y el cambio de actitudes, con el fin de incrementar la capacidad

individual y colectiva para contribuir al cumplimiento de la Misión, Visión y Objetivos de la

Empresa, a la mejor prestación de servicios a la comunidad, al eficaz desempeño del cargo y al

desarrollo integral, durante un periodo de tiempo y a partir de unos objetivos específicos.

Además de esto los trabajadores tendrán la oportunidad de recibir un incentivo monetario

como reconocimiento a su buen desempeño según sus jerarquías dentro de la empresa,

propiciando así una cultura de trabajo orientada a la calidad y productividad bajo un esquema de

mayor compromiso con la empresa. También cabe resaltar que el gerente de la empresa ha

optado por brindar a sus empleados actividades extra laborales así:

Mensualmente los últimos viernes de cada mes se llevaran a cabo actos deportivos;

Trimestral mente se realizaran actividades recreativas en familia con el fin de que los empleados

puedan compartir también con sus seres queridos sin tener que correr con ningún gasto;

Semestralmente se dará a los empleados un día de descanso llamado el día de la familia, aparte
de esto en este periodo de tiempo también se llevaran a cabo actividades de promoción y

prevención de la salud, siendo visitados por un ente de la salud que les estará examinando con

base en sus funciones dentro de la empresa para estar seguros de que su trabajo no esté afectando

su bienestar; La empresa otorgará planes de promoción de programas de vivienda a quien así lo

requiera y cumpla con los requisitos que se le darán a conocer al realizar la solicitud; Y por

último pero no menos importante UNAD Deportiva piensa en aquellas personas que han

entregado su dedicación y gran parte de su vida al correcto cumplimiento del objeto social por el

que fue creado la empresa y por lo cual está cada día crece más, por ende se ha creado un

programa de preparación a los pre pensionados, siendo orientados legalmente para el retiro de su

servicio y en agradecimiento a estas personas se llevara a cabo su reconocimiento de esfuerzo y

dedicación en un evento que será celebrado el último día de sus labores.

Todo esto con el fin de que los empleados se integren mejor entre ellos como el grupo de

trabajo que son y no sientan ninguna presión o estrés sobre sus labores de tal manera que esto no

se vea reflejado en la ejecución de sus actividades diarias.

 Conclusión

En base a la actividad anterior el estudiante logra comprender la importancia de la

comunicación con su entorno y cuáles son los tipos que se manejan dentro de las compañías, ya

que se puede concluir como por medio de la buena expresión y el saber escuchar se logra

entender un mensaje de manera correcta. Dentro de las organizaciones es vital la comunicación

asertiva para el trabajo en equipo y el logro de las metas propuestas ya gracias este una empresa

se convierte un ente competitivo en relación al mercado.

 Bibliografía
Alonso, P. G. (2010). Manual programación neurolíngüística aplicada a la empresa. Madrid, España:
Editorial CEP, S.L.

Castro, A. d. (2014). Comunicacion organizacional : técnicas y estrategias. Barranquilla, Colombia: eBook

Collection (EBSCOhost).