MARÍA JURADO TORRES

TEMA 5: COMUNICACIÓN EMPRESARIAL

E IMAGEN CORPORATIVA.

2. TIPOS DE COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA.

2.1. COMUNICACIÓN INTERNA EN LA EMPRESA.

La ​comunicación interna en la empresa es un conjunto de acciones que se realizan para

formar vínculos entre los miembros de una organización, con la finalidad de que se
comprometan y que se integren en el desarrollo y realización del proyecto común.

La información que, como mínimo, debe transmitirse a los empleados mediante

comunicación interna sería la siguiente:

- Información relativa al funcionamiento y trabajo en la organización, la normativa de

la empresa, protocolos internos, condiciones laborales, etc.

- Información sobre el puesto concreto que va a desarrollar cada trabajador, para que
sea consciente en todo momento de cómo y cuándo debe realizar su labor.

- Información general relativa a la empresa, para conocer cuáles son los objetivos y
políticas internas de esta.

La comunicación interna debe tener las siguientes ​características​:

- Debe ser una información completa y veraz, sin intentar ocultar datos relevantes.
- Tiene que existir voluntad y compromiso por parte de la empresa de comunicar la
información a los empleados.
- La comunicación interna debe ser bidireccional, tiene que fluir de los cargos
superiores a los inferiores y viceversa.
- Es muy importante que exista confianza entre la empresa y los trabajadores.

VÍAS DE COMUNICACIÓN INTERNA.

La comunicación se va a transmitir por dos tipos de canales:

- Los ​canales formales​: los establecidos por la propia organización y que pueden
producirse en diferentes direcciones; descendente, ascendente, horizontal y
transversal. Se emplean para transmitir órdenes e instrucciones o cualquier otro tipo
de cuestiones relacionadas con el trabajo.
 - Los ​canales informales​: los establecidos por las personas que forman la
organización y se comunican no solo para tratar asuntos laborales, sino que crean la
comunicación por afinidad e intereses comunes, pudiendo provocar en ocasiones
distorsiones en los mensajes que fluyen por los canales formales, si bien es cierto
que, en ocasiones, permite agilizar los trámites al comunicarse fuera de los cauces
oficiales.

CANALES FORMALES EN LA COMUNICACIÓN INTERNA EN LA EMPRESA.

Existen cuatro canales formales la comunicación interna en la empresa:

1. Comunicación vertical descendente​: dirigida desde la dirección de la empresa al

personal con rango inferior.

Su ​objetivo principal es dar a conocer la organización a los nuevos integrantes de la

empresa y transmitir información reduciendo al máximo los canales informales que
pueden generar distorsiones.

Una ​comunicación vertical descendente correcta​ favorece lo siguiente:

- Los empleados conocen los puntos más importantes del funcionamiento y

modo de actuación de la empresa.
- La empresa adquiere credibilidad ante los empleados.
- Los empleados se encuentran motivados para participar en los diferentes
proyectos que se propongan.
- El empleado siente que forma parte de la organización.

La comunicación descendente debe utilizarse para comunicar políticas de empresa,

normativas, directrices, estrategias, delegación de funciones, coordinación de
departamentos, asignación de tareas, etc.

2. Comunicación vertical ascendente​: dirigida desde la base de la organización (los

empleados) a la dirección de la empresa, transmitida por los cargos intermedios.

Su ​objetivo principal es que la dirección conozca las opiniones, dudas, sugerencias,

conflictos, etc., que pueden surgir entre los empleados.

Una ​comunicación vertical ascendente correcta​ favorece los siguientes aspectos:

- La dirección conoce lo que ocurre dentro de la empresa.

- Permite a los trabajadores tener mayor acceso a los mandos intermedios y a
los directivos.
- Permite comprobar si la comunicación descendente es eficaz, ya que la
retroalimentación o feedback se facilita con este sistema.
 Se puede para ello, por ejemplo, instalar un buzón de sugerencias que permita el
anonimato de la información.

3. Comunicación horizontal​: se establece entre los miembros de un mismo equipo de

trabajo, entre distintos departamentos o entre las personas de los departamentos y
del staff. Es una comunicación bidireccional.

Su ​objetivo principal es facilitar el funcionamiento de la empresa, para que se

transmita la información de forma más rápida.

Una ​comunicación horizontal correcta​ favorece los siguientes aspectos.

- El intercambio de información entre departamentos.

- La cohesión interna en la empresa.
- La agilización de los procesos de gestión.

Puede solucionarse mediante reuniones interdepartamentales, entrevistas

personales, etc.

4. Comunicación transversal​: se establece entre todos los niveles jerárquicos.

Su ​objetivo principal es involucrar a toda la organización para que comparta un

lenguaje común, los valores y la cultura de la empresa, para intentar conseguir una
gestión participativa de todos sus miembros.

Una ​comunicación transversal correcta​ favorece los siguientes aspectos:

- Todos los miembros de la organización se sienten parte de un mismo equipo,

sin diferenciar departamentos.
- El intercambio de información entre directivos y empleados de diferentes
departamentos.

CANALES INFORMALES EN LA COMUNICACIÓN INTERNA EN LA EMPRESA.

Las empresas pueden favorecer este tipo de organizaciones informales y establecer

canales de comunicación en estas, mediante la realización de actividades con sus
empleados, por ejemplo:

- Realizando desayunos diarios organizados por la empresa.

- Organizando competiciones deportivas.
- Involucrando a los miembros de la empresa en proyectos sociales que contribuyan al
desarrollo social y humano.
- Contratando los servicios de empresas de team building para que fomenten la
participación, motivación, el trabajo en equipo, etc
Existe mucha variedad, pero las actividades más comunes son las siguientes: paintball,
karts, gincana, scape rooms.

2.2. COMUNICACIÓN EXTERNA EN LA EMPRESA.

La ​comunicación externa en la empresa o ​comunicación comercial es el conjunto de

operaciones cuyo objeto es dar a conocer la imagen de la empresa y sus productos o
servicios al público externo (clientes, proveedores, intermediarios, distribuidores,
accionistas, medios de comunicación, etc.).

De esta definición se deduce que los objetivos de la comunicación externa son los
siguientes:

- Transmitir la propia imagen de la empresa.

- Dar a conocer sus productos o servicios a los clientes, accionistas, medios de
comunicación, etc.
- Establecer relaciones con los proveedores.

TIPOS DE COMUNICACIÓN EXTERNA EN LA EMPRESA.

El departamento de Comunicación y Atención al Cliente, entre otras tiene las siguientes

funciones:

- Área de prensa​:

- Redacción y envío de documentos y notas de prensa.

- Gestión de publireportajes.
- Redacción del contenido de folletos y catálogos.

- Área de Publicaciones y Publicidad​:

- Creación de folletos y catálogos.

- Diseño y formato de las revistas de empresa y boletines informativos.
- Elaboración de anuncios.
- Contratación de espacios publicitarios en los medios de comunicación.
- Campañas publicitarias.

- Área de Relaciones Públi​cas: en ocasiones se puede escribir con siglas RRPP. Se

dedican a la estrategia comunicativa. Realizan acciones a lo largo del tiempo y el
principal objetivo que tienen es fortalecer el vínculo creado con los diferentes
agentes externos de la empresa. Es importante que se tengan en cuenta las
opiniones de estos, debiendo escucharles e informarles ya que es necesario que
estén fidelizados. Una herramienta utilizada por este departamento en la
organización de eventos.
 - Área de promoción de ventas​: tienen el objetivo de realización de actividades que
estimulen las ventas a corto plazo, aunque con este tipo de estrategias también se
tienden a aumentar de forma indirecta las ventas a largo plazo.

- Áreas de Marketing Directo​: tienen como objetivo ganar clientes y fomentar su

fidelidad. Se suelen utilizar las siguientes herramientas: promoción del producto o
servicio a través del correo, teléfono, internet, etc.

3. RECEPCIÓN DE VISITAS. HABILIDADES SOCIALES Y PROTOCOLO EN LA

EMPRESA.

Al recibir una visita en las instalaciones de la empresa, es muy importante tener en cuenta
que es la primera impresión que va a percibir la persona. Para ello hay que hacer hincapié
en una buena recepción del invitado, así como hacerle sentir cómodo y bien atendido
durante toda la visita, para que al finalizarla tenga de la empresa una sensación positiva.

Para una ​correcta recepción de la visita​ se deben tener en cuenta los siguientes factores:

- El personal de recepción debe indicar al invitado cómo se va a proceder en la visita,

quién va a atenderle y en qué lugar.

- La empresa debe disponer de una sala de visitas con unas características óptimas
para que el visitante se sienta cómodo.

- Es importante recordar que el tiempo de espera debe reducirse al mínimo, ya que es

una falta de consideración atender con retraso a la visita.

- Si se va a producir un retraso, se le ha se debe avisar cuanto antes al interesado,

pidiendo disculpa y dando una pequeña explicación.

- Puede ofrecerse alguna bebida, pero bajo ningún concepto bebida alcohólica.

Una vez que ha llegado la visita y se procede a encontrarse con el anfitrión, este debe ser
cuidadoso con respecto a las ​habilidades sociales y el protocolo​ que hay que seguir:

- En la recepción se debe decir el nombre compuesto completo para presentar a la

persona.

- Se utiliza el tratamiento de señor o señora, o Don o Doña. En ningún caso, se

presentará haciendo referencia al nombre y los dos apellidos.

- El anfitrión debe saludar de manera firme al estrechar la mano, mirando a los ojos
del invitado, con una sonrisa y tono agradable. Acto seguido coma se ofrecerá al
invitado que se siente.

4. IDENTIDAD E IMAGEN CORPORATIVA EN LAS ORGANIZACIONES.

4.1. IDENTIDAD CORPORATIVA EN LA EMPRESA.

La ​identidad corporativa hace referencia a la combinación de la identidad verbal (nombre

de la empresa) con la identidad visual (marca, logotipo, símbolo, códigos de conducta, etc) y
la entidad corporativa (la actitud empresarial).

La identidad corporativa se expresa mediante la combinación de los siguientes factores:

- El ​nombre​: es la primera toma de contacto que se tiene de la empresa, su tarjeta de

presentación. Debe tener las siguientes características:
- Ser apropiado.
- Debe ser identificable.
- No debe ser modificado en el tiempo.

- El ​logotipo o logo​: es la grafía que representa a una empresa. Ayuda a los clientes
a identificar rápidamente a la organización, creando de una forma visual la imagen
que tienen de la empresa; por eso, debe ser único y original.

- Los ​símbolos​: son una imagen que representa un concepto, una representación
perceptible de la idea.

- Los ​colores​: ayudan a identificar a la marca y el logo de la empresa.

- El ​culturema​: es la cultura empresarial, es decir, el modo de actuar de la empresa

en relación con la indumentaria, los hábitos y el comportamiento de los trabajadores,
la manera de contestar al teléfono, la atención al cliente, etc.

- La ​arquitectura corporativa​: es el diseño de las instalaciones. La arquitectura

corporativa correcta es aquella en la que los diferentes establecimientos y la
empresa significan claramente con ella.

- Los ​datos objetivos de la empresa​: comprenden el nombre, el domicilio social, el

número de la identificación fiscal, inscripción en el Registro Mercantil y Registro de la
Propiedad Industrial, el capital social, etc.

MANUAL DE IDENTIDAD CORPORATIVA.

Es el conjunto de normas que establecen los encargados de homogeneizar la imagen

corporativa y la comunicación cultural mediante la unificación de criterios y la normalización
de la imagen gráfica y corporativa de la empresa.

El ​principal objetivo de la creación de un Manual de Identidad Corporativa es promover una

imagen uniforme de la empresa u organización hacia el exterior.
El manual debe crearse al inicio de la actividad empresarial, recogiendo todos los símbolos
y normas que definen a una empresa; puede ser actualizado y de recoger los siguientes
apartados​:

- Definición de la empresa y/o marca.

- Actividad principal de la empresa.
- Proceso de creación de la empresa.
- Signos de identidad de la empresa.
- Normas de tipografía.
- Tipo de papel empleado.
- Formatos de carteles.
- Elementos de promoción.

¿QUÉ BENEFICIOS TIENE EN LA EMPRESA CREAR UNA IDENTIDAD

CORPORATIVA?.

Para crear una buena ​identidad corporativa​ es necesario cuidar los siguientes aspectos:

- Que los documentos que se remiten a clientes, proveedores, empleados, etc,

contengan una información correcta, tanto en la estructura como en el contenido del
texto.

- Los símbolos indican lo que la organización quiere representar y el mensaje que se

quiere enviar al público.

- El comportamiento empresarial define la identidad corporativa y ayuda al público

externo a formarse una imagen corporativa de la empresa.

Si se consiguen lograrlo anteriores puntos, se pueden obtener los siguientes ​beneficios​:

- Mayor reconocimiento de la empresa por parte del público en general.

- Mayor confianza interna de los miembros de la organización.
- Ahorro de costes a largo plazo debido a que, al tener una buena identidad
corporativa no es necesario invertir en publicidad constantemente.

4.2. IMAGEN CORPORATIVA EN LA EMPRESA.

La ​imagen corporativa en la empre​sa es la combinación de la percepción entre la actitud

empresarial y la identidad visual que hace referencia a la concepción que tiene el público
externo hacia una entidad en concreto.