UNIDAD 1, PASO 2 Protocolo De Comunicaciones Y Relaciones Laborales

NOMBRE:
Carlos Andrés Marín
Angela María Hidalgo Diaz
Hilda Maricela Tisoy 
Septiembre 2020

TUTOR:
Andrés Mauricio Perafan
GRUPO: 155
UNIVERSIDAD:
Universidad Abierta y a Distancia (UNAD)
FACULTAD:
Escuela de ciencias básicas, tecnología, e Ingeniería
CARRERA:
Ingeniería de Alimentos
CURSO:
PROTOCOLO (80007A_764)
 INTRODUCCIÓN

Uno de los elementos más importantes que tiene la comunicación

organizacional, máxime en una evolución constante de la sociedad y el

funcionamiento de las empresas, es la comunicación formal e informal dentro de

la misma, con el fin de fortalecer tanto las interacciones de los colaboradores

como su rendimiento dentro de la misma ya que una mala comunicación va a

afectar directamente a la organización. A partir de lo anterior el trabajo plantea

un ensayo con enfoque en la comunicación organizacional, organigrama

empresarial, protocolo de comunicaciones y plan motivacional, obteniendo

como objetivo el diseño y conocimiento de uno de los componentes más

importantes que una organización debe contener. Para llevar a cabo el presente

trabajo, se revisa el material bibliográfico contenido en la Unidad 1 Paso 2.

Primeramente, se precisa la parte teórica y conceptual del tema de indagación,

con definición de cada termino, con ello se trabaja con una empresa ejemplo

aplicando la teoría aprendida, finalmente se concluye con el conocimiento

adquirido durante la actividad.

 ACTIVIDAD COLABORATIVA

Datos básicos de la empresa Nombre de la empresa: HELPHOME SAS

Slogan: “Electrodomésticos de alta calidad al alcance de tu mano”

Ciudad: Pasto - Nariño Fecha de creación: 1 de marzo de 2020 Número de

empleados: Actividad económica: Producción y comercialización de

electrodomésticos.

ORGANIGRAMA
 ESTRUCTURA ORGÁNICA

HELPHOME SAS., para el cumplimiento de sus objetivos cuenta con la

siguiente estructura orgánica:

1. Órganos de alta dirección

GERENTE

2. Órganos de asesoramiento

SECRETARIA

AREA JURIDICA

3. Órganos de apoyo

AREA DE MERCADEO

AREA FINANCIERA

AUXILIAR CONTABLE

4. Órganos de línea

CONDUCTOR

COBRADOR
 Organigrama Funcional

Gerente

Lleva el control de la empresa con liderazgo y trabajo en equipo.

Secretaria

Responsable de realizar todas las tareas de gestión en la oficina.

Conductor

Conducir el vehículo en condiciones que tengan la mejor seguridad y cumplan con la

normativa y normativa vigente para el transporte de electrodomésticos.
Vendedores

Vender y atender al público en general.

Contador

Mantener los cálculos contables generados durante el período económico para que se
puedan determinar los estados financieros que representan la situación real de la
empresa.
Auxiliar Contable

Mantener registros, información y ayudar al contador en su trabajo diario.

Abogado

Asesorar y proteger a sus clientes (principalmente al gerente) para que pueda ocuparse
de dirigir la empresa.
Cobrador

Cobrar a los ciudadanos por falta de pago de dinero como plazo de ventas.
 Protocolo de comunicación Interna

Reuniones informativas

Inicialmente se convoca a los colaboradores, se organiza el lugar de la reunión, la

etiqueta de los asistentes, el orden del día para lograr buenos resultados.
Buzón de sugerencias y Cartas a la dirección

Todo esto con el fin de conocer lo que piensan los colaboradores, este sistema va
implementado con una estructura básica donde el tono y la forma de recepción
contestación, todo ello para optimizar con seguridad los resultados esperados.
Videocomunicado, Newsletter, Intranet y Foros

Estas acciones corresponden a implementar escenografía para transmitir mejor la

información y asegurar asistencia en la intranet y newsletters, todo esto con el fin de
recepcionar los contenidos para conseguir la audiencia
Manual de bienvenida y manual de cultura corporativa

Estos dos ítems van acompañado realizados con un auténtica política y estrategias de la
organización, con el fin de dejar claro las acciones de comunicación que mejorara y
respaldaran todas las intervenciones profesionales que se desarrollen dentro de la
misma.

Protocolo de comunicación Externa

Existen tres tipos de comunicación externas:

Comunicación externa operativa: Se realiza para la actividad empresarial diaria, y se
lleva a cabo con todos los públicos externos de la empresa (clientes, proveedores,
competidores, dirección pública, etc.)
Comunicación externa estratégica: Tiene como finalidad enterarse de los posibles
datos de la competencia, la evolución de las variables económicas, los cambios en la
legislación laboral, etc. Que puedan ser relevantes para la posición competitiva de la
empresa.
Comunicación externa de notoriedad: Su finalidad es mostrar a la empresa como una
institución que informando a conocer sus productos, mejorar su imagen, etc. Las formas
de darlo a conocer serian mediante la publicidad, promoción, donaciones, patrocinios,
etc.
Notas de prensa o comunicados

Reflejara información que la organización enviara directamente a varios medios de

comunicación, dando a conocer las novedades de interés periodístico referente a la
organización, tal como nuevos productos, cargos, entre otros.
Publicidad

Se contemplan en este apartado anuncios tradicionales como radio televisión o

catálogos, aunque en esta ocasión se debería de pensar en espacios patrocinados
digitalmente o el Street marketing
Web corporativa

En la actualidad es imprescindible que las organizaciones cuenten con una página web
para ofertar todos sus productos y adicional que puedan venderlos a través de este
medio electrónico, contando con una buena navegabilidad, legibilidad y transparencia
como requisitos de toda web corporativa.
Blog

Tener información personal en las redes sociales como LinkedIn, Facebook, Instagram,
entre otros; permite a la empresa llegar a un amplio abanico de públicos, ya sean
públicos en general o profesionales.
Boletines digitales

Un boletín digital es un correo electrónico que la empresa recopila sobre temas de

interés para el destinatario: descuentos, promociones, resúmenes de noticias o entradas
de blog.
Llamadas telefónicas

Disponer de call centers para la empresa es una opción primordial para que se puedan
comunicar con un canal sincrónico, pero exige mucho detalle para que no perjudique la
imagen da la empresa.
Redes Sociales.
Tener información personal en las redes sociales que permitan a la empresa llegar a un
abanico muy amplio de públicos, ya sean públicos en general o profesional. Estas
herramientas también continúan incorporando nuevas formas de comunicación, como
las formas directas de comunicación habilitadas en las principales redes sociales.

Plan motivacional

Debemos tener en cuenta que las emociones de las personas están ligadas al desarrollo
de las funciones en el puesto de trabajo, es menester por esto saber que los trabajadores
usualmente no suelen estar muy contentos trabajando, ya que no se puede separar al
individuo de lo profesional, es así que indudablemente el estado personal afecta el
rendimiento en la empresa. Actualmente dentro de los modelos de producción, lidere y
demás empresarios no tienen los suficientes conocimientos en lo concerniente a
relaciones interpersonales, factor humano y satisfacción personal, para desarrollar este
plan se enfocará dos factores motivadores e higiénicos.
Se deberá dar un ingreso correcto al lugar de trabajo es decir posiciones ideales de
acuerdo con sus conocimientos y habilidades, desarrollando la confianza y autonomía,
generando mayor participación y compromiso, brindándole al trabajador sus propias
posiciones y un entorno emocional estable para el desarrollo
Prestar atención a la aplicación de planes de riesgos laborales y promoción de la salud,
deben ser por parte de la empresa vasados en la comodidad y sustracción del estrés
evitando riesgos sin ignorar la salud u otros factores.
Los reconomientos o incentivos demuestran ser una técnica que aumentan la
motivación. Estos no tienen que centrarse en el sueldo, más bien se ejemplifica
notificaciones, pases de actividad, la posibilidad de recibir una formación altamente
especializada, adicional un estímulo al compartir la experiencia de convivencia
fortaleciendo lazos emocionales relajando actitudes conflictivas.
Dinamizar la organización aportando variedad y evitando la monotonía, rotaciones y
convertir cada proyecto en un desafío nuevo manteniendo la fuente de motivación
interna, la rutina y la monotonía afectan mucho menos.
Cuando se define en una empresa un buen plan de incentivos hará que los trabajadores
estén más motivados y mejores su productividad y llegue a las metas propuestas en cada
una de las empresas., esto es una herramienta indispensable para el Recurso Humano.

Tipos de incentivos

Incentivos económicos: se trata de los incentivos que conllevan una retribución

económica o monetaria

1. aumentos de sueldo,

2. las pagas extra, las comisiones,

3. los bonos

4. todo aquello que implica una mejora salarial o un dinero extra.

5. Bono navideño - si cumple las metas de ventas del 60% del % anual

6. Incentivos de estudios – según el tiempo de trabajo tiene derecho a un % para

estudiar con un % de 4,5 en las notas

7. Bonos viajes – Si cumple las metas de las ventas en el año tiene derecho a un

viaje a algún lugar del país

8. Bono para vivienda- Si cumple la meta o tiempo 5 años de trabajo con la

empresa , crédito para vivienda

Incentivos no económicos: incluyen todas aquellas medidas que mejoran las
condiciones laborales del trabajador.

1. Permitir que crezcan profesionalmente

2. mejorar el clima laboral

3. un trabajo en equipo.

4. tickets restaurante,

5. aportaciones a planes de pensiones,

6. seguros de vida, horaria

7. seguro médico, ayuda al transporte,

8. servicios de comedor o de guardería para los hijos,

9. ayudas para seguir estudiando (formación),

10. flexibilidad,

¿A quién va dirigido?

Incentivos para gerentes y ejecutivos

Generalmente este tipo de incentivos se vincula con las utilidades anuales de la

organización, sobre todo tratándose de cortos plazos.

Incentivos Internacionales

Parar atraer, retener y motivar a los ejecutivos y a los empleados clave, muchas
compañías establecen incentivos para su personal internacional.

Incentivos para grupos o equipos

Este incentivo va dirigido a un número de trabajadores que esta formados por más de
dos personas y dirigido por un jefe de grupo, y es enfocado al logro global del grupo o
equipo y siempre será considerado, de acuerdo del desempeño global del grupo o
equipo, este puede ser de cualquier tipo de incentivo.

Incentivos para obreros

Aquí el incentivo juega un papel estelar en el desempeño directo de cada obrero porque
este esta dirigido directamente al obrero y que será logrado de acuerdo con el
desempeño de este, y el mismo puede ser de cualquier tipo de incentivo.

Plan de Incentivos para toda la organización

El plan de incentivo en la organización es beneficioso tanto para la organización misma
como para los empleados, porque estas compensaciones se otorgan en relación directa
con la productividad y no a través del método indirecto del número de horas que se haya
trabajado.