Tiendas D1

Diagnostico Administrativo

Presentado Por
Jaime Alberto Aguilar Mosquera
Norelys Arango Guerra
Cristian camilo Guzmán Sarria
Alen Montoya Atehortua
Juan Esteban Ojito Hernández

Instructor
Jaime Andrés Ruíz Ortega

Competencia
Intervenir En El Desarrollo De Los Programas De Mejoramiento
Organizacional Que Se Deriven De La Función Administrativa

Programa de Formación
Tecnología en Gestión de Negocios

ID
1805582

Servicio Nacional de Aprendizaje

28/04/2020
Apartadó
 INTRODUCCIÓN

Son constantes los esfuerzos que el ser humano en la creación de propuestas

efectivas en busca de satisfacer sus necesidades, y en este sentido, a lo largo de la
historia son varios los sucesos que enfatizan el esfuerzo por conseguir obtener la
efectividad en la respuesta de las necesidades que día a día le aquejan. Un ejemplo
de ello, es la revolución industrial, y los avances que consigo trajo. Y es que no solo
se trató de la máquina a vapor, la industrialización de los procesos involucrados con
las labores productivas del campo y la producción de productos de capital como
automóviles, barcos, etc. Sino, además, de las vertientes del pensamiento
administrativo que se fundaron desde la época, que entre otros aspectos importantes
que se introdujeron, se encuentra por ejemplo el pensamiento científico aplicado a las
labores productivas, la especialización del trabajo, la formalización de los entes
administrativo a modo de áreas funcionales en la compañía, entre otros conceptos.

Lo cierto es que, si bien han sido varios los cambios desde aquella época, aún hoy
en día varios de estos conceptos son aplicados quizás no en su totalidad, pero sí
como base de fundamento para la acción directiva responsable de las compañías de
nuestro tiempo. Es así que, mediante el presente trabajo, se analizará la estructura
organizativa que compone al fenómeno del hard discount en auge en todo nuestro
país, conocido como tiendas D1. Y cómo a través de la disposición de los diferentes
elementos disruptivos de este modelo de negocio, a manera de un panorama de
análisis de los conceptos de estudio que están dispuestos en el contenido temático
de la competencia de formación de este curso.
 TABLA DE CONTENIDO

OBJETIVOS 4
Objetivo general: 4
Objetivo específico: 4
JUSTIFICACIÓN 5
MARCO DE REFERENCIA 6
MARCO TEÓRICO 7
DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVO 9
Sobre la estructura organizacional, líneas de autoridad y tramos de control: 9
Sobre las funciones de cada uno de los órganos administrativos: 11
Sobre los procesos generales: 13
Sobre las facultades delegadas dentro del personal: 14
Sobre la comunicación y coordinación entre las áreas administrativas existentes: 14
CONCLUSIÓN 15
 OBJETIVOS

Objetivo general:
Identificar las características estructurales del modelo administrativo aplicado a las
tiendas D1, a través de su disposición organizativa, jerárquica y productiva que estas
poseen.

Objetivo específico:
● Aplicar el análisis administrativo asociado a la comprensión de la estructura
organizativa, jerárquica y productiva de las tiendas D1.
● Describir los principales hallazgos asociados a los elementos que integran la
estructura organizativa, jerárquica y productiva de las tiendas D1.
● Relacionar los hallazgos obtenidos con el grado de efectividad que ofrezca
dicha estructura analizada.
 JUSTIFICACIÓN

Desde nuestro perfil como gestores de negocios, se analizará la estructura

organizativa que compone la organización conocida como tiendas D1 y cómo a través
de la disposición de los diferentes elementos de este modelo de negocio. De esta
forma se logrará conocer la empresa y determinar si la estructura administrativa, así
como los demás órganos funcionales que poseen se integran de la manera más
eficiente posible.

También podremos contemplar si los sistemas y procedimientos están actualmente

modernizados, analizar y localizar actuales o futuras fallas que puedan afectar el
grado de percepción que los consumidores pueden tener, asociado al nivel de
satisfacción que se les brinda.
 MARCO DE REFERENCIA

La tienda tradicional en colombia ha sido el resultado de un fenómeno social que ha

respondido formalmente a los altos grados de informalidad de la economía y al alto
índice de desempleo que ha tenido colombia en los últimos años. Según informe de
la página www.portafolio.co al año 2019 de según tiendas registradas en colombia
existen 266.000 tiendas de barrio que representan el 52% del mercado de consumo
masivo del país.

La importancia de este canal de distribución en el mercado retail ha llevado a que no

sólo las grandes empresas nacionales ya establecidas pongan atención a este
fenómeno, sino que multinacionales con grandes capitales busque en colombia y
particularmente en este tipo de mercado el camino para generar expansión y
crecimiento.

Es así como Koba International Group, empresa que cuenta con el capital del grupo
Santo Domingo han decidido incursionar en este mercado por medio de la apertura
de tiendas en formatos pequeños cercanos al consumidor y a su barrio, por medio de
las estrategias agresivas de precios, donde principalmente D1 está compitiendo
directamente con la tienda de barrio tradicional.
 MARCO TEÓRICO
Teniendo en cuenta la evolución y cambios con respecto a la renovación, aspectos,
modernización física y aplicación de nuevas tecnologías, el sector retail tiene amplios
niveles de negocios, tales como supermercados, hipermercados, tiendas por marcas,
hasta incluso ventas por catálogo e internet

Esto ha permitido identificar en qué manera y constancia las personas buscan su

mejor opción antes de comprar ya que se encuentra en un amplio mercado que es
dinámico y competitivo, esto da una mejor percepción del poder de compra y de los
hábitos de consumo.

D1 entiende y tiene claro quiénes son sus clientes y de donde provienen, esto le
genera una idea de cómo preservar y cuidar su producto para de esta forma no
generar pérdidas innecesarias y generar un mayor número de ventas.

En otro aspecto no se pueden olvidar de los cambios que sufren los negocios
minoristas, ya que, a la hora de elegir, los consumidores buscan como tener menos
gastos, pero más productos, debido a eso los comerciantes analizan, las demandas,
la cultura y los hábitos de los consumidores.

Con lo anterior de deben ejecutar estrategias de ventas y de mercadeo que hagan

diferente el establecimiento de la competencia, esto llevará a fidelizar clientes y atraer
a los nuevos, dando experiencias nuevas, precios atractivos, amplios productos
nuevos, por tanto, las tiendas se deben adaptar a las necesidades y consumos de sus
clientes, conociendo sus gustos, factores que influyen en la elección de dónde
comprar y cómo elegir el mejor producto.

De esta manera, se debe tener en cuenta que esto genera nuevas estrategias, por lo
que debemos decir que entraría a competir con productos marcas propias que sería
una conexión directa entre la tienda y el proveedor (que en este caso sería el mismo)
ya que cabe destacar que D1 apoya a los productores nuevos.

Esto ha generado que las Tiendas, en especial a lo que se llaman pequeñas tenga
cierta ventaja, ya que tiene un producto que solo manejan ellos y le dan la posibilidad
al cliente de tener productos asequibles a menos precio sobre otras marcas. Por otro
lado, el tema de hard discount, es la estrategia en la que se basó este negocio, esto
hace referencia a precios bajos todos los días lo que les genera un alto índice de
rotación, luego de que lo acompañen cierta cantidad del mismo producto y marcas de
las mismas categorías, bien sea granos, aseo, lácteos y demás.

Ahora bien, teniendo en cuenta los distintos enfoques y todas las escuelas que se
preparaban para su distintos trabajos, podemos ver que han venido evolucionando y
acomodándose a trabajar de una menar más acorde a un mismo fin, ya que por
consiguiente una de estas fallara tendríamos un problemas quizás no directamente
con la producción pero sí con la relaciones personales, en igual forma podría ser que
falle la comunicación en los pedidos, esto afectaría ya que nos generará retrasos en
despachos, distribución, recepción y exhibición en nuestros negocios; entonces de
alguna u otra forma siempre buscamos las mejores opciones de cada enfoque y
escuelas que existen, porque a raíz de todas ellas se generó la base de todo lo que
vemos hoy en día.
 DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVO

Sobre la estructura organizacional, líneas de autoridad y tramos de control:

Organigrama KOBA colombia, fuente: https://prezi.com/p/k_ody_mtao9v/manejo-de-tiendas-koba/

Se observa que la compañía sigue un modelo bastante sistematizado en la

organización de las áreas asociadas al desarrollo de su actividad, para ello enfoca su
estructura en un modelo de jerarquía horizontal, de esta manera socia las distintas
áreas funcionales requeridas en el desarrollo eficiente de su actividad económica a
manera de control regional.

De esta manera, con la disposición de seis direcciones asociadas a las actividades

de planeación, coordinación y control, des los diferentes procesos asociados a las
acciones que requiera la compañía para el óptimo desarrollo de su actividad, de esta
manera se encuentra que:

Compras

Seguridad Logística

Administración

Expansión Ventas

Gráfico áreas gerenciales asociadas a las actividades funcionales: Elaboración propia

 La gestión de las compras, está a cargo del gerente de esta área funcional, y
es a través de su gestión que la optimización en la disponibilidad del inventario
para las diferentes tiendas regionales se hará eficiente.

 Sin el adecuado proceso logístico y de distribución asociado al desarrollo de la

actividad de la empresa, el proceso de abastecimiento por parte de las tiendas
regionales se tornará deficiente, lo que se traduce en estanterías vacías y
perdidas de clientes por desabastecimiento.

 Todas las tiendas regionales poseen el mismo formato de presentación, pero

según su ubicación, cada uno tendrá variaciones en el comportamiento de su
actividad, es decir, que su inventario puede rotar de manera diferente. En este
punto la gerencia de ventas, se integra como medio de planeación,
coordinación y control para la gestión de las tiendas regionales asignadas a su
jurisdicción.

 Las oportunidades de negocio siempre están en el mercado, y eso lo sabe muy

bien D1, por eso a través de la dirección del área de expansión, la compañía
dispone de los recursos disponibles para la búsqueda de inversionistas
asociados al proceso de expansión de la compañía por cada región, lo que le
permite tener más cuota de participación en las alternativas de consumo de la
población.
  La seguridad es un tema obligatorio, además de suma importancia, pues
garantizar las condiciones óptimas no solo de las tiendas, sino de los demás
espacios involucrados en la operación de la compañía. Y es que, dado el
volumen de inventario que se maneja, así como el nivel de dinero que fluctúa
en todas las tiendas regionales a diario, evitar factores de amenaza para la
integridad de la compañía se hace indispensable

 Sin un soporte administrativo involucrado de manera eficiente, para las demás

áreas funcionales de la compañía, será imposible tener un control del nivel de
productividad y eficiencia en dichos procesos, así como de las garantías en las
condiciones del desarrollo laboral en aspectos que involucren su integridad
laboral en términos de seguridad y salud en el trabajo, además de la falta de
control en el registro y manejo de los costos y gastos incurridos en las distintas
operaciones de las áreas asociadas.

Por último, respecto a la disposición de autoridad se observa que, se ejerce a través de dos
formas: La primera de ella en línea recta, donde el jefe de área es el encargado de dar las
directrices asociada a los procesos de su área funcional y los empleados a su cargo, deberán
acatarlas. La segunda, se propicia, entre los jefes de área integral, es decir que su función se
involucra por todas y cada una de las áreas funcionales de la empresa, este es el caso del
jefe del área administrativa, así como el del área de seguridad de la compañía.

Sobre las funciones de cada uno de los órganos administrativos:

Cargo Funciones delegadas

Gerente Regional Se encarga de coordinar y controlar

todas las actividades administrativas,
financieras y contables de la regional.

Gerencia de ventas Su principal función es planear y

controlar que todas las operaciones de
las tiendas se lleven a cabo de acuerdo
a los lineamientos y formato de la
empresa.

Consultor de tienda Se encarga de mejorar la capacidad de

liderazgo del gerente de tienda, al igual
que la organización y los
procedimientos de la tienda.

Jefe de zona ● Maximizar las ventas de las

tiendas.
 ● Capacitar a los supervisores.
● Ejercer control sobre el manejo
de gastos en las tiendas.
● Controlar y dirigir que las
actividades de su equipo estén
encaminadas al logro de los
objetivos organizacionales.
● Buenos resultados de
inventarios, control de la merma
y buenos pedidos.

Supervisor de tienda ● Es el responsable de la tienda,

tiene la tarea de dirigir al
personal para que trabaje de una
manera eficiente.
● Velar por tener inventario
suficiente de acuerdo a las
necesidades de la tienda (ni
agotados, ni excesos).
● Garantizar la menor merma
posible.
● Capacitar a los asistentes de
ventas.

Asistente de ventas ● Garantizar una excelente

atención al cliente.
● Mantener la tienda ordenada y
limpia.
● Garantizar una buena rotación de
los productos.
● Impulsar los productos de marca
propia.
● Garantizar un buen indicador de
merma.

Jefe de Seguridad ● Identificar, analizar y evaluar las

situaciones de riesgo.
● Brindar información a las fuerzas
de seguridad competentes.
● Gestionar las herramientas de
seguridad para las aperturas y
cierres.
Sobre los procesos generales:

 Sobre la gestión humana, se enfatiza en el desarrollo de prácticas que soporten

el proceso adecuado de la actividad laboral en la compañía, estas son:

Gráfico prácticas de gestión humana tiendas D1, fuente: https://prezi.com/p/k_ody_mtao9v/manejo-

de-tiendas-koba/

 Sobre el proceso de compra, se ha analizado que los proveedores de tiendas

D1, son locales y extranjeros y se abastecen de productos de primera
necesidad, se verifica la calidad del producto para cumplir con las políticas de
calidad.

 Para la contratación de personal, se cuenta con poco personal debido a la

política de disminución de costo, lo cual es grave porque nuestro equipo de
trabajo ha hecho presencia en algunos locales y se ha notado que al momento
de adquirir algunos productos nos hemos llevado la sorpresa que mostradores
o exhibidores de ese producto se encuentran vacíos, o que solo está
funcionando una caja de pago, todo esto debido a la falta de personal. y para
adquirir nuevo personal las vacantes son publicadas por la página web D1
Facebook y Computrabajo por el personal de recursos humanos de la
empresa.

 Respecto al servicio de atención al cliente, hasta el momento no se conoce

algún local de la zona de Urabá, de esta empresa (tiendas D1) que posea
 personal que se dedique a la atención al cliente todo esto debido a la política
de disminución de costos a la que rige esta empresa.

Sobre las facultades delegadas dentro del personal:

Se encontró que la facultad directiva del D1 funciona en línea jerárquica donde se
limita al máximo la responsabilidad para evitar la sobrecarga laboral con el fin de que
los empleados cumplan con su actividad diaria de forma eficaz y sobresaliente.

Se logra observar un liderazgo autocrático que permite a los jefes controlar y tomar
decisiones sobre los aspectos de las estrategias y las dinámicas de trabajo, es decir,
el líder autocrático tiene poder y nadie puede ni debe desafiar, ni opinar frente a las
decisiones de acuerdo al orden de jerarquía.

Sobre la comunicación y coordinación entre las áreas administrativas

existentes:
La comunicación, como la coordinación entre las áreas administrativas se propicia de
manera horizontal, y según el grado de competencia que amerite, en este sentido, por
ejemplo, la comunicación entre la gerencia logística, la gerencia de compras y la
gerencia de ventas, es constante pues dependiendo de los requerimientos de
abastecimiento que las tiendas regionales ameriten, estas tres gerencias estarán a
cargo de propiciar de manera eficiente el proceso de adquisición, distribución y
disponibilidad del inventario para las tiendas regionales.

En este sentido, siendo un modelo jerárquico estructurado de manera horizontal, la

coordinación se propicia a nivel de participación en la cadena de valor de la compañía,
optimizando los procesos y solventando su política de precios bajos al consumidor.
 CONCLUSIÓN
Se estima que los consumidores de tiendas D1 no precisamente son los de estrato
bajo, sino que en su gran mayoría pertenecen a estratos altos como 3, 4 y 5 se puede
evidenciar que la estrategia de tiendas D1 es abarcar la mayor parte de población sin
discriminar estrato socio económico, también ha venido empoderándose de la
participación en el mercado, con el cual pretende hacer presencia en los barrios y
posicionarse en el mayor porcentaje de las compras de la población.

Tiendas D1 en términos de ventas y pérdidas de clientes ha sido plenamente percibido

por los tenderos de los barrios, tiendas D1 ha logrado movilizar la mayor cantidad de
clientes a sus establecimientos de manera masiva, se puede evidenciar que la mayor
cantidad de recursos destinados a la canasta familiar de los clientes están siendo
dirigidos a tiendas de descuento, sin dejar de lado que se han creado pequeños
formatos que van dirigidos a compras espontáneas, sin perder la imagen de tienda
para realizar compras de mayores cantidades, ya que se ha caracterizado en ofrecer
productos con precios más bajos que las competencias tienen para los consumidores.

De esta manera, se observa que la estructurar administrativa de tiendas D1, sigue en

su amplia mayoría parámetros fundamentales del proceso administrativo formulado
en la teoría clase, al aplicar conceptos como la organización por áreas funcionales, el
orden jerárquico establecido de manera centralizada por direcciones. De igual
manera, se observa la aplicación de conceptos elementales del pensamiento
científico, como lo son la especialización del trabajo, la optimización de procesos, así
como la eficiencia estricta en los procesos de la compañía.