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2020
Tabla de contenido
Informe..............................................................................................................................................1
Introducción.......................................................................................................................................3
Consolidación de la información del caso..........................................................................................4
Decisión de solución del reto............................................................................................................6
Valoración de la inversión y retorno...............................................................................................8
Características de complejidad del contexto en el que se desarrolla la transacción............................9
Teorías fundamentales de la complejidad..................................................................................9
Método de gestión del cambio elegido para abordar el reto....................................................11
Modelo Empleado Para Generar un cambio en la compañía..................................................12
Flujograma con la hoja de ruta...............................................................................................13
Clasificación de las posibles decisiones que deben tomar.....................................................14
Escenarios........................................................................................................................................15
Histograma.................................................................................................................................15
Plano de proximidades...............................................................................................................17
Tabla de Riesgos..............................................................................................................................17
PLAN DE CAMBIO........................................................................................................................17
1. Empresa..............................................................................................................................18
2. Reto......................................................................................................................................18
3. ¿Qué se debe cambiar?......................................................................................................18
Problema:................................................................................................................................18
Decisiones:...............................................................................................................................18
Solución:..................................................................................................................................18
¿Qué se debe cambiar?..........................................................................................................19
4. ¿Cómo afectan los cambios?..............................................................................................19
5. Propuesta de plan de acción..............................................................................................21
6. Recomendaciones...............................................................................................................29
Estructura organizacional actual.......................................................................................................29
Ilustración 1 Estructura Organizacional...................................................................................29
Posible solución...............................................................................................................................30
Nuevo sistema organizacional..........................................................................................................31
Ilustración 2 Estructura Hibrida...............................................................................................31
Nuevas condiciones.....................................................................................................................31
Grupos de interés y cambios......................................................................................................32
Nueva Estructura..............................................................................................................................33
Cronograma......................................................................................................................................35
Árbol................................................................................................................................................35
Conclusiones acumuladas................................................................................................................40
Conclusiones personales..................................................................................................................41
Bibliografía......................................................................................................................................44
Introducción
En la entrega están incluidos los principales métodos de acción que se pueden tener en
cuenta para darle solución a un problema que, aunque no es muy grave, puede llegar a ser
fatal en temas de contingencia dado a que si una empresa no tiene una buena y estratégica
red de proveedores esta puede llegar a fracasar en su operación por causa de
desabastecimiento de producto y materias primas.
Las matrices y cuadros ya presentados en las pasadas entregas están incluidos en este con
un análisis breve pero conciso para que se pueda entender el que, cómo y porqué de su
realización dentro del trabajo.
Es una entrega básicamente dirigida a una junta directiva donde se examinará la viabilidad
de la solución y donde se podrán explicar más a fondo varios de los temas más importantes
que llegasen a intervenir en la solución.
Consolidación de la información del caso
Según los gráficos financieros y la información del caso podemos extraer las siguientes
anotaciones:
Mientras Alquería no tenía unas ventas netas ascendentes en el periodo que 2008-2012,
sino que estas eran bastantes fluctuantes y con tendencia más bien descendente. Su
rendimiento mostraba todo lo contario, un amento que crecía exponencialmente y no solo
esto, sino que muy por encima de sus competidores como Colanta y Alpina que en aquel
momento se consideraban empresas del sector con más tamaño e importancia.
Según lo observado, este elevado rendimiento se debe a la alianza que tuvo la empresa con
la multinacional Danone que en aquel entonces buscaba la forma de entrar al país para
poder competir con las empresas más grandes del sector. También creemos que el uso de
tecnologías pioneras en el mercado colombiano como lo fue la UHT que le permitía a la
empresa poder comprar toda la producción a sus proveedores y conservarla más tiempo y si
por alguna razón existía un excedente, este se convertía en leche en polvo que es posible
almacenarla por más tiempo y por consiguiente aumentar su rendimiento como empresa.
El declive que se percibe en el 2010 – 2012 tanto en ventas netas como en rendimiento
tiene que ver con las inundaciones y los factores climáticos que afectaban al país en aquel
entonces y hicieron perder grandes cantidades de leche.
Ilustración 2 Utilidades
A pesar de del declive que hubo tanto en el rendimiento como en las ventas netas a partir
del 2010. Se observa que las utilidades de Alquería mantuvieron una tendencia al alza y
esto se le puede atribuir a la decisión que tomaron de fortalecer la relación con productores
locales, llegando a lugares del país con mala infraestructura y difíciles condiciones de
conflicto armado pero que les permitiría tener una mayor producción sin depender tanto de
los proveedores internacionales y así hacerle frente a la balanza comercial negativa que
tenía Colombia para dicha época.
Parece ser conforme a las evidencias existentes, que la mayoría de los encargados de Tomar
Decisiones emplean un Modelo Simplificado de la Realidad. Cuando se enfrentan a
situaciones similares a otras que han resuelto en el pasado, utilizan la misma estrategia
general si tuvieron éxito, y optarán por un nuevo método si la estrategia anterior no dio
buenos resultados. [CITATION JonSF \l 3082 ]
La alternativa que se seleccionó para solucionar el problema es: llegar hasta las zonas y
productores que no han sido contactados ya sea por factores de violencia o falta de
infraestructura, para entender sus necesidades, conocer su situación y así analizar posibles
alianzas comerciales donde se beneficie tanto el proveedor como el cliente (Alquería).
El modelo tiene aplicación en todas las decisiones que se tengan que tomar durante la
elaboración de la estrategia, pero también posee valor para cualquier decisión que se tenga
que tomar en la empresa, utilizar y administrar los datos y la información generada en un
pasado siempre puede crear valor para un futuro más óptimo y deseado.
Valoración de la inversión y retorno
El último dato del PIB que se registró en Colombia fue un aumento del 3,3%, lo que
significa que el crecimiento del 3% entre cada periodo es un buen estimado para la
empresa.
Se espera entonces que el retorno de dicha inversión se vea plasmado de una manera
positiva en los estados financieros de la empresa y en todo el entorno de la compañía,
haciendo cada pequeño detalle haga parte de un todo que funciona en armonía y genera
valor.
Características de complejidad del contexto en el que se desarrolla la transacción
1. Teoría de sistemas
Es una forma de representar la realidad para conseguir mecanismos de trabajo
transdisciplinarios. Se basa en trabajos del biólogo Von Bertalanfy, realizados
después de la Segunda Guerra Mundial, que consiste en una teoría interdisciplinaria
por la cual los hallazgos de cada ciencia son aprovechados e integrados por las por
las demás. Esta teoría permitió entender que todo tiene una conectividad y todo
emerge de las interacciones y relaciones entre las partes.
2. Cibernética
Es la ciencia que estudia la comunicación y control en los seres vivos y máquinas.
Se nutre de diversas disciplinas, matemáticas, neurociencia e ingeniería para
comprender el papel de la causalidad en organizaciones vivas como no vivas.
Aplica el concepto de retroalimentación que es un proceso por el cual un sistema
recoge información sobre los efectos de sus decisiones amplificándolos en forma
positiva y en forma negativa controlando las actividades.
3. Teoría de la información
Este modelo se basa en hacer los cambios bajo el mando de un líder qué mediante una
buena gestión de la información de éste, reparte responsabilidades, consigue colaboradores
y establece los objetivos a cumplir siendo lo más claro con sus palabras y transparente con
el proceso, con esta estrategia logra disminuir la resistencia al cambio y disminuir la
incertidumbre de este proceso.
Este liderazgo es fundamental para que los internos se apropien de la nueva cultura
organizacional y tengan la mentalidad de seguir al líder. Bartol y Martin (citado por Rivera
et al.2015) “El cambio, en su nivel más básico, denota una alteración del status quo” (p..49)
Así cuando se presenten estas alteraciones las personas podrán estar enfocadas en la
persona guía para apoyar las decisiones que están próximas a tomar y encaminarlas en
conjunto para la finalidad del cambio al interior de la empresa.
Este modelo se centra en hacer el cambio desde el punto de vista grupal para romper la
resistencia al cambio, que es individual. En pro de no tener una parálisis del proceso, para
evitar esto, se deben crear los canales de comunicación adecuados, una confianza casi plena
en el líder que dirigirá el cambio en el ámbito humano y organizacional. Un punto
mencionado muy importante es la descentralización de las decisiones para estar
constantemente abiertos a cambios y recomendaciones provenientes de los subordinados
del líder o del jefe de la empresa que conozcan más algún proceso para darle su trato más
eficiente y culminar el proyecto de cambio.
Este modelo es el elegido por que es donde encontramos que todo el capital humano trabaje
en pro de un solo objetivo, en este caso, ampliar el portafolio de proveedores.
Este método nos permite que cualquier persona involucrada en el proceso de esta meta
establecida, pueda añadir o mejorar un proceso para ser más eficientes en los resultados
deseados.
Modelo Empleado Para Generar un cambio en la compañía.
Kurt Lewin:
Lewin dice que estas frases se logran si se determina cual es el problema, la situación, la
meta por alcanzar, las fuerzas que inciden además de crear una estrategia para lograr el
cambio. [ CITATION hot \l 9226 ]
Ilustración 3 Flujograma
Escenarios
Histograma
A continuación, anexamos el histograma de los 17 escenarios que suman un total del 80%
(79.8%).
Ilustración 4 Histograma
Para el año 2026 Alquería abra expandido un 30% sus líneas de lácteos light lo que le
permitirá ser el número 1 en este sector, además de que la empresa alquería habrá
aumentado su margen de utilidad en un promedio mayor al 30%. Por otro lado, Alquería
tendrá la planta de tratamiento más innovadora de su sector, siendo la empresa con mayor
apoyo en el sector de la investigación e innovación láctea, aumentando más de un 30% con
respecto a sus competidores; también, obtendrá maquinaria nueva para la óptima extracción
de leche y almacenamiento prolongado para tener más leche en reserva, este aumento será
del 56%. En Alquería el 95% de nuestros trabajadores estarán altamente capacitados en
procesos lácteos para garantizar una mejor calidad de producto y el sector lácteo en general,
tendrá una reducción del 3% en sus impuestos, y saldrá una ley que protege a este sector de
los competidores internacionales.
Una vez analizados los escenarios, y vistos los resultados arrojados por el software Smic-
prob-expert, se establecen los escenarios probables, posibles, apuesta y deseable dentro de
la empresa Alquería.
Probable: el escenario más probable que suceda, es un escenario donde todas las
hipótesis son excelentes con valoración 1 (uno) a excepción de la hipótesis
perteneciente al área Jurídica valorada con un 0 (cero). Este es el escenario 02
valorado en total como 111110 y un porcentaje total de probabilidad del 17,8%.
Posible: los escenarios posibles en total fueron 17, que suman un 80% (79.8%) de
probabilidad de suceder. (se sabe que los escenarios posibles son todos aquellos que
pueden suceder.)
Escenario seleccionado
18 – 101110 (5,7%)
Ilustración 5 Escenario deseable
Plano de proximidades
Ilustración 6 P.P.G.E
Tabla de Riesgos
PLAN DE CAMBIO
1. Empresa
Alquería
2. Reto
Debido a los cambios climáticos que hay, y que están afectando los territorios y las zonas
ganaderas productoras de leche, también afectan a la empresa Alquería por eso un factor
importante para Alquería es ampliar el portafolio de sus proveedores y obtener cobertura de
ventas en lugares o regiones en las cuales no ha llegado a acceder, por si en caso de una
catástrofe natural, ya sea una sequía, fuertes lluvias, derrumbes en las vías que afectan el
comercio de la leche entre otros, así poder asegurar que si ocurre algún tipo de catástrofe en
la región de algún proveedor, van a contar con un respaldo y no van a verse tan afectados
por el problema ocasionado.
3. ¿Qué se debe cambiar?
Problema:
Ha habido desabastecimiento de leche por culpa factores climáticos
Decisiones:
Crear unos grupos o delegaciones que se especialicen en buscar y encontrar zonas y
productores con los que no han contactado ya sea por mala de infraestructura o por factores
de violencia.
Tener un excelente contacto con proveedores de diferentes países en el que haya un flujo de
información constante y concreta para saber cuándo el precio ha disminuido en el marcado
local y aprovechar estos precios para importar materia prima.
Solución:
Llegar hasta las zonas y productores que no han sido contactados ya sea por culpa de
violencia que se vive en la región o falta de infraestructura, para entender sus necesidades,
conocer su situación y así analizar posibles alianzas comerciales donde se beneficie tanto el
proveedor como el cliente
Dejar el prejuicio, por ejemplo, de que por “allá” (lugar en el cual se quiere buscar un
nuevo proveedor) es muy peligroso, que hay mucha delincuencia, entre otros y pensar más
bien en los beneficios que este nos puede traer.
6. Recomendaciones
Crear equipos de trabajo encargados de liderar cada uno de los proyectos para que
así sea más directa y simple la comunicación en cada una de las áreas y se pueda
cumplir con las metas sin problemas de mala interpretación de mensajes.
Se recomienda establecer un guía en cada una de las regiones nuevas para saber
cómo interactuar con los nuevos proveedores de cada territorio.
En este caso nos encontramos frente a una estructura organizacional jerárquica, lo que, para
la época en la cual se encuentra la compañía, no es muy alentador ni beneficioso, en la
actualidad pocas compañías logran sobre salir conservando este tipo de estructuras
organizacionales, y es ahí donde entra la labor como consultor. A continuación, se verá la
propuesta de mejoramiento.
Posible solución
llegar hasta las zonas y productores que no han sido contactados ya sea por factores de
violencia o falta de infraestructura, para entender sus necesidades, conocer su situación y
así analizar posibles alianzas comerciales donde se beneficie tanto el proveedor como el
cliente (Alquería).
El nuevo sistema organizacional a poner en practica dentro de la compañía, será bajo una
estructura Hibrida, puesto que ésta reúne algunas de las características más importantes de
todas las estructuras organizacionales existentes, lo que permite ser flexibles dependiendo
de la situación a la cual se enfrente la compañía ahora, y en futuros escenarios. la estructura
de una organización puede ser de enfoque múltiple, ya que utiliza al mismo tiempo criterios
de productos y función o producto y geografía. [CITATION Ges18 \l 3082 ]
Ahora bien, se debe tener en cuenta que se está frente a un cambio a una estructura hibrida
lo que significa que algunas de las áreas y funciones al interior, quedarán exactamente igual
y algunas otras deberán cambiar, lo que da a entender que no será tan complejo el cambio;
las condiciones a las que se enfrenta Alquería serán básicamente que las personas ubicadas
en la cúspide de la pirámide deberán obligatoriamente acostumbrarse a trabajar en equipo y
a dejar de delegar funciones en orden descendente.
Por otro lado, con respecto a los cambios en la complejidad del sistema evidenciamos:
borrosidad, constructivismo y emergencia [ CITATION JVR03 \l 3082 ]. estas tres
características, caracterizan (valga la redundancia) a la decisión tomada sobre la nueva
estructura, porque se sabe a lo que se quiere llegar, pero existe incertidumbre y
constantemente debe estas sujeta a cambios, es algo así como una prueba pilo que debe
estas presta a cambiar constantemente hasta que se encuentre le punto en el cual se genere
un equilibrio, teniendo en cuenta que él, mundo cambia constantemente y la manera como9
se mueven los negocios y las empresas también.
En este caso, básicamente todas las áreas y puestos (stakeholders internos) se verán
afectados directa e indirectamente, puesto que lo que se corregirá dentro de la organización
de la compañía será:
Con respecto a los stakeholders externos no habrá cambio significativo que los afecte
directamente, estos seguirán sus funcionamientos habituales y normales, lo único que
podría verse afectado es la comunicación con ellos, pero este será un tema a tratar
inmediato que no afectaría el normal desempeño de la misma.
Nueva Estructura
Estructura circular
(Nivel 1)
junta directiva, Presidente,
Auditoría general y asesores legales
(Nivel 2)
gerencia general
junto con transformación
y “strat plan”
(Nivel 3)
todas las áreas que le
siguen quedaran en este nivel
de manera horizontal
y circular
llegar hasta las zonas y productores que no han sido contactados ya sea por
factores de violencia o falta de infraestructura, para entender sus necesidades,
conocer su situación y así analizar posibles alianzas comerciales donde se beneficie
tanto el proveedor como el cliente (Alquería).
Cronograma
La realización del cronograma fue muy importante para la empresa ya que ayuda a
panificar el plan de acción y tener estrategias de cómo llevarlo a cabo desde cada uno de los
stakeholders que hacen parte de la empresa y los agentes externos que la afectan de algún
modo e influyen en el momento de realizar la solución y cada una de las actividades.
Fue muy importante planear en que época del año actúa cada uno de los stakeholders según
su importancia y que actividad ejecuta, o si es externo a la empresa como se anticipa a los
acontecimientos y se vigila constantemente con el objetivo de actuar de manera oportuna
desde las áreas para no ver afectada la Empresa.
Árbol
Económico
Ventaja: El sector lácteo aporta el 0,9% del PIB Colombiano, lo que lo hace una economía
con ventaja respecto a otros sectores primarios
Desventaja: este valor no sustenta que la empresa alquería mantenga sus ventas, por lo que
este valor no le da un peso como organización si no como sector económico.
Social
Ventajas:
Una producción local para cubrir escasez aportando a la economía interna y la población
rural del país, dando apoyo a pequeños productores.
Desventajas
Tecnológico
Ventajas:
UHT se somete la leche a temperaturas altas y luego se deja enfriara temperatura ambiente
para eliminar microrganismos que puedan dañar el producto. Mediante este proceso la
leche puede durar entre 120 y 180 días.
Desventajas:
Comercial:
Ventajas:
al ser un producto base de la canasta familiar la demanda de este producto es casi que una
constante a nivel nacional.
Clientes Privados:
Ventajas: Comercializan nuestro producto a gran escala y se puede aprovechar el buen
nombre de sus marcas para darlo a conocer más entre la población. Éxito Carulla Jumbo
Boom Merkepaisa
Competidores
Ventajas: nuestros competidores a pesar de que algunos sean más grandes, nos diferencia la
calidad de nuestros procesos, nuestro coordinador de sueños y calidad en innovación para el
país en nuestras plantas de almacenamiento y producción.
Desventajas: Alquería al estar ubicada en un sector donde el clima afecta drásticamente, por
lo que se puede ver comprometida el abastecimiento a plantas de producción.
Suministradores:
Ventaja:
Desventajas:
Mercadeo
Ventajas:
Alquería actualmente tiene campañas de marketing asertivas según los lugares donde quiere
penetrar mercados o mejorar sus ventas
Desventajas:
Alquería pese a tener regiones enteras como marca favorita y principal consumida, también
debe incursionar en otros mercados a los que por motivos de distancia no entra en los
precios que la región puede pagar para tratar de cubrir los costos.
Posicionamiento:
Ventajas:
Desventajas:
Ventas
Ventaja:
Actualmente alquería esta de 4to en el ranking del sector lácteo colombiano en ventas.
Desventaja:
Para adquirir un mejor puesto en el ranking de ventas se necesita aumentar las plantas de
producción, el portafolio de proveedores.
Nuestros mercados son las ciudades principales, donde podamos abastecer la mayoria de
tiendas distribuidoras de nuestro producto, nuestros productos, todos derivados de la leche
aportan a la canasta familiar y al producto interno bruto de Colombia, con lo que aportamos
a la economía y satisfacemos nuestros clientes finales, nuestros consumidores, los cuales
con un producto de calidad se fidelizan y a cambio se les da un producto de calidad.
Conclusiones acumuladas.
Tercer trabajo:
Existen factores como el clima o problemas sociales que siempre van a estar presentes y
van a afectar el buen funcionamiento de la empresa, pero al tener hipótesis y posibles
escenarios para determinar diferentes rutas de solución de problemas y tomas de decisiones
se pueden minimizar los riesgos y se puede estar preparado para afrontar situaciones
negativas.
Cuarto trabajo:
Existen factores como el clima o problemas sociales que siempre van a estar presentes y van a
afectar el buen funcionamiento de la empresa, pero al tener hipótesis y posibles escenarios para
determinar diferentes rutas de solución de problemas y tomas de decisiones se pueden minimizar los
riesgos y se puede estar preparado para afrontar situaciones negativas.
Quinto trabajo:
Cuando se alinean todos los factores de una empresa para efectuar un cambio es indispensable la
comunicación y la planeación entre todas las partes que la conforman, ya que de este forma se logra
entender que cada pequeña estrategia u operación que hagan partes que parecen no tener conexión
con otras, hacen parte de un todo, de un engranaje que tiene que estar siempre alineado con la
sinergia de los objetivos de la compañía para que no solo se entienda sino que el cambio se haga
realidad de la forma más positiva y coherente posible.
La implementación del cronograma para nuestra solución dentro del reto le dio estructura e hizo que
todas las partes empezaran a cobrar vida y sentirse más reales, hizo que nuestra idea se sintiera más
sólida y con una proyección clara y organizada.
La nueva estructura organizacional nos ha permitido interactuar mejor y de una forma más completa
entre todas las áreas de la organización, permitiendo conocer y profundizar en espacios que antes se
perdían por la mala comunicación que produce la estructura jerárquica piramidal. Se han
desarrollado más conocimientos entre todos los Stakeholders donde se producen nuevos escenarios
de desarrollo y asimilación de los factores necesarios para dar solución al reto, el trabajo en
conjunto da más enfoque y más ideas para poder llegar con soluciones y alianzas estratégicas a las
nuevas zonas y proveedores. Además, consideramos que la nueva estructura va más a la vanguardia
y tiene más coherencia con las tendencias y las corrientes actuales que existen hoy en los negocios,
las empresas, la sociedad y los mercados.
Conclusiones personales
Después de la realización del presente trabajo se puede concluir que la importancia de los
proveedores y de su selección estratégica es fundamental para el óptimo funcionamiento de
cualquier empresa, tener la posibilidad de escoger no solo quienes van a surtir de la materia
prima sino también de su ubicación geográfica y tipo de funcionamiento de estas pequeñas
o grandes empresas es una ventaja que hoy goza alquería, esto le ayuda a tener un
portafolio más amplio y elaborado. Esto con la intención de cubrir cualquier tipo de
contingencia ya sea climática o de fuerzas mayores para cada uno de los proveedores.
Con este trabajo pudimos apreciar los problemas con los que se puede enfrentar una gran
compañía como Alquería, aprendimos a realizar investigaciones más profundas para extraer
una información más concreta y dar con la mejor solución para el bienestar de la empresa.
Este, más que un trabajo y una recopilación, es sin duda alguna un ejemplo claro de
aquellos principales pasos por los que debe pasar una empresa, gracias a este tipo de trabajo
es que todo el estudiantado del CEIPA logra ser tan llamativo para muchas empresas
grande del país, se evidencia en gran medida como se pueden afrontar situaciones
problemas que afrontan las empresas, y el paso a paso que se llevó en el transcurso del
mismo con cada uno de los entregables de fe de ello.
Lo único que queda al final de cada núcleo es agradecimiento con este tipo de actividades
que3 hace a todos aquellos que las saben aprovechar, mejores profesionales.
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