LEVANTAMIENTO DE INFORMACION

DESCRIPCIÓN Y PERFIL DEL PUESTO

1. Datos de Identificación:

Institución: Centros de Entrenamiento para el Alto Dirección: Gerencia General

Rendimiento
Puesto: Asistente de Gerencia General Unidad: Gerencia General
Nivel: No Profesional Puntos: 541 pts.
Grupo Ocupacional: Servidor Público 1 Código:
Rol del Puesto: Ejecución de Procesos de Apoyo

2. Misión del Puesto:

Asistir a la gestión de la Gerencia General, mediante labores administrativas especializadas a fin

de viabilizar los requerimientos de la máxima autoridad.

3. Actividades del Puesto:

Actividades del Puesto F CO CM Total

Consolida los reportes de las actividades que realiza el Gerente General,
con la finalidad de presentar los informes de comisión de servicios 4 3 3 13
nacionales e internacionales.
Recopila la correspondencia a ser suscrita por el Gerente General,
manteniendo privacidad y discrecionalidad de los documentos.
5 5 5 30
Asiste en la redacción de documentos en el Sistema de Gestión
Documental manejado por la institución, para su posterior despacho.
5 5 4 25
Recopila información relevante en reuniones de trabajo y socializa
disposiciones emitidas por parte de la Gerencia General, con la finalidad
de comunicar a funcionarios y público en general, información de su
4 5 4 24
interés.
Actualiza y custodia el archivo de la Gerencia General tanto digital como
físico, mediante las diferentes técnicas de archivología, para mantener 5 5 3 20
organizada la información del área.
Asiste en la preparación y ejecución de la agenda interna del Gerente
General verificando que todos los actores estén presentes para el 5 5 5 30
desarrollo normal de cada actividad.
Colabora en el seguimiento a trámites o informes requeridos por el
Gerente General, mediante el uso de los diversos medios tecnológicos 5 5 4 25
para verificar el cumplimiento de los mismos.

Donde:

F = frecuencia de la actividad
CO = consecuencias por omisión de la actividad
CM = complejidad de la actividad
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4. Interfaz del Puesto

Actividades Esenciales
Recopila la correspondencia a ser suscrita por el
Gerente General, manteniendo privacidad y
discrecionalidad de los documentos.
Asiste en la redacción de documentos en el
Sistema de Gestión Documental manejado por la
institución, para su posterior despacho.
Recopila información relevante en reuniones de
trabajo y socializa disposiciones emitidas por
parte de la Gerencia General, con la finalidad de
comunicar a funcionarios y público en general,
información de su interés.
Actualiza y custodia el archivo de la Gerencia
General tanto digital como físico, mediante las
diferentes técnicas de archivología, para
mantener organizada la información del área.
Asiste en la preparación y ejecución de la
agenda interna del Gerente General verificando
que todos los actores estén presentes para el
desarrollo normal de cada actividad.
Colabora en el seguimiento a trámites o informes
requeridos por el Gerente General, mediante el
uso de los diversos medios tecnológicos para
verificar el cumplimiento de los mismos.
Interfaz
Nombres de las unidades, puestos, clientes, usuarios o
beneficiarios directos de la actividad.
Centros de Entrenamiento para el Alto Rendimiento,
Ministerio del Deporte, Organismos Deportivos, Ministerio
Coordinador de Desarrollo Social, Empresa Coordinadora
de Empresas Públicas, Usuario Externo.
Centros de Entrenamiento para el Alto Rendimiento,
Ministerio del Deporte, Organismos Deportivos, Ministerio
Coordinador de Desarrollo Social, Empresa Coordinadora
de Empresas Públicas, Usuario Externo.
Centros de Entrenamiento para el Alto Rendimiento.
Centros de Entrenamiento para el Alto Rendimiento,
Ministerio del Deporte, Organismos Deportivos, Ministerio
Coordinador de Desarrollo Social, Empresa Coordinadora
de Empresas Públicas, Usuario Externo.
Centros de Entrenamiento para el Alto Rendimiento,
Ministerio del Deporte, Organismos Deportivos, Ministerio
Coordinador de Desarrollo Social, Empresa Coordinadora
de Empresas Públicas, Usuario Externo.
Centros de Entrenamiento para el Alto Rendimiento,
Ministerio del Deporte, Organismos Deportivos, Empresa
Coordinadora de Empresas Públicas, Usuario Externo.

5. Conocimientos Requeridos:

Actividades esenciales Conocimientos

Sistema de Gestión Documental, Conocimiento de
Procesos y Trámites Internos y Externos, Técnicas de
Recopila la correspondencia a ser suscrita por el Redacción, Norma Técnica para el Pago de Viáticos,
Gerente General, manteniendo privacidad y Subsistencias, Movilizaciones y Alimentación, dentro del
discrecionalidad de los documentos. País para las y los Servidores y las y los Obreros en las
Instituciones del Estado y su Reglamento Paquetes de
Office.
Asiste en la redacción de documentos en el Sistema de Gestión Documental, Conocimiento de
Sistema de Gestión Documental manejado por la Procesos y Trámites Internos y Externos, Técnicas de
institución, para su posterior despacho. Redacción, Paquetes de Office.
Recopila información relevante en reuniones de
trabajo y socializa disposiciones emitidas por
parte de la Gerencia General, con la finalidad de Sistema de Gestión Documental, Paquetes de Office.
comunicar a funcionarios y público en general,
información de su interés.
Actualiza y custodia el archivo de la Gerencia
General tanto digital como físico, mediante las
Sistema de Gestión Documental, Técnicas de Archivo.
diferentes técnicas de archivología, para
mantener organizada la información del área.
Asiste en la preparación y ejecución de la
agenda interna del Gerente General verificando
Manejo de Agenda Electrónica, Paquetes Office.
que todos los actores estén presentes para el
desarrollo normal de cada actividad.
Colabora en el seguimiento a trámites o informes Sistema de Gestión Documental, Correo Electrónico,
requeridos por el Gerente General, mediante el Paquetes de Office.
uso de los diversos medios tecnológicos para
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verificar el cumplimiento de los mismos.

6. Instrucción Formal Requerida:

Especifique el número de
Nivel de Instrucción Formal años de estudio o los
diplomas / títulos requeridos
Tercer año Aprobado, Certificado de
3 años
Culminación de Educación Superior
Indique el área de
conocimientos formales
(ejemplo, administración,
economía, etc.).
Administración de
Empresas, Secretariado
Ejecutivo

7. Experiencia Laboral Requerida:

Dimensiones de Experiencia Detalle

Tiempo de experiencia
Especificidad de la experiencia
Contenido de la experiencia
6 meses.
Ejecución de Procesos de Administración, Atención al
Cliente, Asistencia Administrativa a Nivel Directivo,
Redacción de Documentos, Técnicas de Archivo.
Ejecución de Procesos de Administración, Atención al
Cliente, Asistencia Administrativa a Nivel Directivo,
Redacción de Documentos, Técnicas de Archivo.

8. Destrezas Técnicas (específicas) Requeridas:

Destrezas
Expresión Oral
Expresión Escrita
Recopilación de Información
Organización de Información
Planificación y Gestión
Relevancia
Definición
Alta Media Baja
Es la capacidad de comunicar información o ideas
X
en forma hablada de manera clara y comprensible.
Es la capacidad de comunicar información o ideas
X
por escrito de modo que otros entiendan.
Conocer cómo localizar e identificar información
X
esencial.
Encontrar formas de estructurar o clasificar distintos
X
niveles de información.
Es la capacidad de determinar eficazmente las metas
y prioridades de sus planes o proyectos, estipulando
la acción, los plazos y los recursos requeridos. X
Incluye la instrumentación de mecanismos de
seguimiento y verificación de la información.

Sujetarse al Catálogo de Competencias Técnicas:

9. Destrezas / Habilidades Conductuales (Generales):

Destrezas
Trabajo en Equipo
Orientación de Servicio
Orientación a los Resultados
Relevancia
Definición
Alta Media Baja
Es el interés de cooperar y trabajar de manera
X
coordinada con los demás.
Implica un deseo de ayudar o de servir a los demás,
satisfaciendo sus necesidades. Significa focalizar
los esfuerzos en el descubrimiento y la satisfacción X
de las necesidades de los clientes, tanto internos
como externos.
Es el esfuerzo por trabajar adecuadamente, X
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tendiendo al logro de estándares de excelencia.
Construcción de Relaciones Es la habilidad de construir y mantener relaciones
cordiales con personas internas o externas a la X
organización.
Flexibilidad Es la capacidad para adaptarse y trabajar en
distintas y variadas situaciones y con personas o X
grupos diversos.

Sujetarse al Catálogo de Competencias Conductuales:

10. Requerimientos de Selección y Capacitación

Conocimientos / Destrezas Requerimiento de Requerimiento de

Liste los Conocimientos
Sistema de Gestión Documental
Conocimiento de Procesos y Trámites Internos y
Externos
Técnicas de Redacción
Norma Técnica para el Pago de Viáticos,
Subsistencias, Movilizaciones y Alimentación, dentro
del País para las y los Servidores y las y los Obreros
en las Instituciones del Estado y su Reglamento
Técnicas de Archivo
Manejo de Agenda Electrónica
Paquetes de Office
Correo Electrónico
Liste la Instrucción Formal
Tercer año Aprobado, Certificado
Culminación de Educación Superior en:
Administración de Empresas, Secretariado
Ejecutivo.
Liste el Contenido de la Experiencia
Ejecución de Procesos de Administración
Atención al Cliente
Asistencia Administrativa a Nivel Directivo
Redacción de Documentos
Técnicas de Archivo.
Liste las Destrezas Técnicas y Conductuales
Expresión Oral
Expresión Escrita
Recopilación de Información
Organización de Información
Planificación y Gestión
Trabajo en Equipo
Orientación de Servicio
Orientación a los Resultados
Construcción de Relaciones
Flexibilidad
Selección Capacitación
X X
X X
X
X X
X
X
X X
X
de
X
X
X
X
X
X
X X
X X
X X
X X
X X
X X
X X
X X
X X
X X
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11. Valoración del Puesto

COMPLEJIDAD DEL
COMPETENCIAS RESPONSABILIDAD
PUESTO
Instrucción Habilidades Condiciones de Toma de Rol del Control de
Experiencia
formal Gestión Comunicación trabajo decisiones puesto resultados
Tercer año 6 meses 3 3 3 2 Ejecución 2
aprobado, de
Certificado Procesos
de de Apoyo
Culminación
de Educación
Superior
125 56 60 60 60 40 100 40

ELABORADO X
REVISADO POR APROBADO POR
REFORMADO

Carla Miranda L. Ing. Esteban Garzón CPA. Paulina Álvarez Ing. Esteban Garzón
Asistente de Gerencia Gerente General Directora Administrativa Gerente General
General Financiera

FECHA: FECHA: FECHA: FECHA: