FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA EJERCITO DE COLOMBIA LISTA DE VERIFICACIÓN INSPECCIÓN

MACROPROCESO: GESTIÓN DE APOYO Y SOPORTE ADMINISTRATIVO

PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL

Código: FO-CEIGE-162 Version: 1 Fecha de emisión: 09/02/2023

Área y/o proceso: GESTIÓN DOCUMENTAL Lista de verificación actualizada a fecha: 29/03/2023
Unidad inspeccionda: No. y fecha de directiva y/o documento que origina la inspección :
Fecha de la inspección: Responsable del área y/o proceso inspeccionado: Cargo:

Calificación
D IN N SN Descripción observación y/o
Norma de referencia y/o críterio de Soporte documental y/o
No. Aspectos a verificar (Actividades) hallazgo (Condición, criterio, causa

91-100
verificación evidencia

60-74

75-90
y efecto)

< 60
A. ORGANIZACIÓN

Se encuentra nombrado el Suboficial de Gestión

Reglamento 4-0.1/2018 Gestión
Documental (Registro y Archivo) de la Unidad, así
Documental para el Ejército Nacional
mismo, los responsables de coordinar la organización
Capítulo I literal D Directiva
de los documentos en las oficinas que conforman la
Permanente No. 01016/2016
Unidad.
"Instrucciones para la aplicación del
1
proceso de Gestión Documental en
(Verifica el nombramiento por orden semanal u
el Ejército Nacional" Anexo A-
orden del día, acta de posesión, asignación de
numeral I - responsabilidades Gestión
objetivos y funciones en FOVID; Listado
Documental, literal B perfil de los
administradores y responsables de archivo FO-
funcionarios de Archivo
COEJCCEAYG-028).

El proceso de Gestión Documental, (Archivo y

Registro) se encuentra establecido de acuerdo a
Tabla de Organización y Equipo (TOE).
Ley General de Archivos 594/2000 titulo
IV, artículo 16. Reglamento 4-0.1/2018 Cuenta con un acto administrativo de creación para la
2
Gestión Documental para el Ejército Unidad.
Nacional Capítulo I literal A.
(Se verifica si existe la oficina de Gestión
Documental; Archivo y Registro, ubicación jerárquica
dentro de la Unidad).

El personal responsable del manejo de los

Ley General de Archivos 594/2000
archivos cuenta con formación académica
Titulo IV artículo 18
(Técnico en Gestión Documental, Tecnólogo
Reglamento Gestión Documental 4-
3 en Gestión Documental) o capacitación
0.1/2018 Gestión Documental para el
archivística por parte del área de Gestión
Ejército Nacional Capítulo I- literal B-
Documental de la Ayudantía General, División,
numeral 3
Brigada.
 B. PLANEAMIENTO

El Líder del proceso (Jefe de Estado Mayor y

Ley General de Archivos 594/2000 titulo Segundo Comandante, Subdirector, Ejecutivo o
IV, artículo 16. Reglamento 4-0.1/2018 equivalentes) conoce la Política Archivística del
4
Gestión Documental para el Ejército Ejército Nacional.
Nacional Capítulo I literal A.
Se realiza a través de una entrevista y/o evaluación.

El proceso de Gestión Documental de la Unidad

cuenta con una carpeta digital que contiene los
siguientes documentos:
Reglamento 4-0.1/2018 Gestión
-Organigrama actual de la Unidad o dependencia
Documental para el Ejército Nacional
(TOE).
Capítulo III- literal D. Directiva
- Documento donde asignan las capacidades
Permanente No. 01016/2016
5 (escalafón de cargos).
"Instrucciones para la aplicación del
-Actos administrativos de creación o reestructuración.
proceso de Gestión Documental en
- Listado General de series y subseries y/o Tabla de
el Ejército Nacional" Anexo D -
Retención Documental.
literal I-b.
- Normatividad Archivística.
- Inventarios documentales digitales de su archivo de
gestión.

Cuenta con el plan de trabajo de Gestión Documental

para la vigencia, donde se encuentren relacionados
los siguientes cronogramas:
- Cronograma de verificación de los archivos de
Reglamento Gestión Documental 4-
gestión (Estado Mayor - Plana Mayor).
6 0.1/2018 "Gestión Documental para el
- Cronograma de capacitación en Gestión
Ejército Nacional Capítulo I literal B.
Documental (planeación, producción, gestión y
trámite, transferencias, preservación a largo plazo) a
los Estados Mayores, Planas Mayores y sus
Unidades a cargo.

Acuerdo 042/2002 Archivo General de

la Nación, Artículo 4 "Criterios Cuenta con el plan de transferencias primarias de
para la organización de archivos acuerdo al procedimiento establecido por el área de
de gestión". Directiva Permanente Gestión Documental de la Ayudantía General.
7 No. 01016 "Instrucciones para la
aplicación del proceso de Gestión - Cronograma de acompañamiento a las
Documental en el Ejército Nacional" transferencias.
Anexo Ñ proceso de transferencias - Cronograma de recepción de transferencias.
documentales
 Acuerdo 050/2000 Archivo General de
la Nación "Conservación de
documentos prevención de deterioro de los Se encuentra articulado el plan de emergencias y
documentos de archivo y atención de desastres de la Unidad con las áreas de
situaciones de riesgo". Reglamento archivo de gestión, archivos de gestión centralizado y
4-0.1/2018 Gestión Documental para el central.
8
Ejército Nacional Capítulo III- literal G,
numeral 7. Directiva Permanente (Verificar el programa de emergencias y atención de
No. 01016/2016 "Instrucciones para la desastres de la Unidad y establecer actividades
aplicación del proceso de Gestión encaminadas a la protección de los archivos).
Documental en el Ejército Nacional"
Anexo G. literal VII.

En el proceso de Gestión Documental de la Unidad,

realiza seguimiento y análisis del informe de gestión
plan de acción (IGPA):
Directiva Permanente No. - Análisis de los resultados en forma cuantitativa y
9 00203/2017 Seguimiento y Evaluación cualitativa que permitan evidenciar el impacto
de la Gestión. (Excel).
- Resultados de metas propuestas debidamente
documentados (evidencias documentales de las
actividades).

Acuerdo 050/2000 Archivo General de

la Nación "Conservación de
documentos prevención de deterioro de los
documentos de archivo y
Informa las novedades evidenciadas en las
situaciones de riesgo". Reglamento
instalaciones donde se encuentran
4-0.1/2018 Gestión Documental para el
10 conservados los documentos, garantizando
Ejército Nacional Capítulo III- literal G,
las acciones de mejora a desarrollar por parte
numeral 7. Directiva Permanente
de la Unidad.
No. 01016/2016 "Instrucciones para la
aplicación del proceso de Gestión
Documental en el Ejército Nacional"
Anexo G. literal VII.

Acuerdo 060/2001 Articulo Décimo: Se realiza el control y seguimiento de la información

11 Comunicaciones oficiales por correo que es allegada a través de las mensajerías
electrónico. electrónicas de la Unidad.

La Unidad de correspondencia, tiene el horario de

Acuerdo 060/2001 Artículo Décimo Quinto:
12 atención al público en un lugar visible y de fácil
Horarios de Atención al Público.
acceso para los ciudadanos/público.
 C. ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO

ISO 9001-2015, 6.1. Acciones para abordar

Riesgos y Oportunidades Directiva
Permanente No. 0115/2019 "Lineamientos El proceso de Gestión Documental administra y
Generales para la Administración de realiza el análisis a los riesgos del proceso, según
13
Riesgos en el Ejército Nacional". Anexo A metodología acciones propuestas y periodicidad
Metodología administración del riesgo. establecida.
MECI, Componente "Evaluación del
Riesgo".

D. DOCUMENTACIÓN

Ley General de Archivos 594/2000, artículo

Se realizan las actas de entrega del cargo donde se
24
evidencian los inventarios documentales de los
Reglamento Gestión Documental 4-
archivos de gestión y las actas de transferencia de
0.1/2018 Gestión Documental para el
las entregas de los archivos que cumplieron su
Ejército Nacional Capítulo III- literal D,
tiempo de retención o en su defecto informe de
anexo "C"
14 novedades donde se evidencie el estado actual de
Directiva Permanente No. 01016/2016
los documentos.
"Instrucciones para la aplicación del
(Verificar si el Suboficial de Gestión
proceso de Gestión Documental en el
Documental o Administrador de Archivo firma las
Ejército Nacional "Anexo D organización
actas de entrega, formato código: FO-SECEJ-
documental y Ñ proceso transferencias
CEAYG-702.
documentales"

E. FUNCIONAMIENTO

Se aplican las directrices vigentes para la producción

documental, emitidas por el área de Gestión
Documental de la Ayudantía General en
cumplimiento a:
Acuerdo 060/2001 Archivo General de
- Aplicación correcta de los niveles de seguridad de la
la Nación "Pautas para la elaboración
información de acuerdo en lo establecido en la ley.
de las comunicaciones oficiales".
- Formatos, características internas del documento.
Ley 1621/2013.
-Verificación de plantillas de comunicaciones oficiales
Ley 1712/2014.
(oficio, radiograma, circular, memorando, acta,
Reglamento 4-0.1/2018 Gestión
directiva, resolución, entre otros.)
15 Documental para el Ejército Nacional
-Pie de página - marca de agua, logo certificación
Capítulo III- literal B, numeral 4.
ICONTEC ISO 9001-2015 (aplica para Unidades
Directiva Permanente No. 01016/2016
certificadas).
"Instrucciones para la aplicación del
-Impresiones en escala de grises y fotocopiado a
proceso de Gestión Documental en el
doble cara.
Ejército Nacional" Anexo B producción
documental y H comunicaciones oficiales.
La información, documentos y archivos de la Unidad
están clasificados acorde a lo establecido en el
listado de series y subseries de acuerdo a sus
capacidades.

Reglamento 4-0.1/2018 Gestión
Documental para el Ejército Nacional
Capítulo III- literal D. Directiva Permanente
16 No. 01016/2016 "Instrucciones para la
aplicación del proceso de Gestión
Documental en el Ejército Nacional"
Anexo D - literal I.
Acuerdo 060/2001 Archivo General de
la Nación "Pautas para la elaboración
de las comunicaciones oficiales.
Reglamento 4- 0.1/2018 Gestión
Documental para el Ejército Nacional
Capítulo III- literal C - numeral 7 -
17 a. planillas de distribución.
Directiva Permanente No. 01016/2016
"Instrucciones para la aplicación del
proceso de Gestión Documental en el
Ejército Nacional" Anexo C, numeral I - k.
planillas de distribución.
Acuerdo 060/2001 Archivo General de la
Nación "Pautas para la elaboración de las
comunicaciones oficiales", Articulo 8,
Reglamento 4- 0.1/2018 Gestión
Documental para el Ejército Nacional
Capítulo III- literal C - numeral 2 - a.
18 ventanilla única.
Directiva Permanente No. 01016/2016
"Instrucciones para la aplicación del
proceso de Gestión Documental en el
Ejército Nacional" Anexo C - literal I, B.
medios de recepción de las
comunicaciones oficiales.
La Unidad tiene en cuenta la normatividad emitida
para la organización de los acervos documentales de
acuerdo con los siguientes documentos:
- Reglamento de correspondencia y archivo FF.MM.
3-25 aplica 2002 hacía atrás;
- Del 2003 hasta el 2006 listado de series y subseries
2003
- Del 2007 hasta el 2011 listado de series y subseries
2007
- Directiva Permanente No. 0102 de 2010
- directiva 0246 de 2011 (archivo operacional)
- Del 2012 en adelante aplica listado de series y
subseries del año 2012;
-La Directiva Permanente No. 01016 de 2016.
(Verificar el Diagnóstico integral de Archivos).
Nota: En caso de que los archivos se encuentren
organizados bajo normativa que no corresponda
a los tiempos establecidos, deberán conservar
esta organización, con el fin de evitar
reprocesos y desgastes administrativos y así
coadyuvar a la transparencia y acceso a la
información.
Para la distribución física de los
documentos se emplea el formato de Planilla de
Entrega de Comunicaciones Oficiales estipulado para
tal fin.
(Verificar formato código: FO-SECEJ- CEAYG-
020.)
Las unidades de correspondencia (registro),
elaborarán planillas, formatos y controles manuales o
automatizados que permitan certificar la recepción de
los documentos.
Se verifica que la planilla y/o libros de registro se
encuentren debidamente diligenciados con su
respectiva apertura y cierre correspondiente una vez
terminada la vigencia.
(Solo aplica a las unidades que no tienen
implementado el Sistema de Gestión Documental
ORFEO).
 Directiva Permanente No. 01024 de 2016
"Implementación y funcionamiento del
Los Oficiales, Suboficiales, Soldados Profesionales,
Sistema de Gestión Documental ORFEO
personal civil y personal por prestación de servicios
para el trámite de las comunicaciones
al servicio de la Fuerza, cuentan con un usuario
oficiales, misiones particulares numeral 5.
creado en el sistema de Gestión Documental
Item F.
19 ORFEO.
Directiva Permanente No. 1024 de 2016 "
Implementación y funcionamiento del
El personal gestiona de manera correcta la
sistema de gestión ORFEO para el
documentación a través de la plataforma para su
trámite de las comunicaciones oficiales,
creación e inactivación.
misiones particulares numeral 5. ítem G
Circular 0877 del 30 de marzo del 2020.

Reglamento 4-0.1/2018 Gestión

Documental para el Ejército Nacional
Para el proceso de organización documental se lleva
Capítulo III- literal D. Organización.
a cabo el proceso de clasificación a los archivos de
Directiva Permanente No. 01016/2016
gestión en las secciones de la Unidad:
"Instrucciones para la aplicación del
20
proceso de Gestión Documental en el
- Aplicación de las series y subseries de acuerdo al
Ejército Nacional" Anexo D Organización
listado ordenado y/o TRD para la Institución.
Documental. Literal C-D.
- Depuración y alistamiento físico de los documentos.
Ordenación Documental, Archivo General
de la Nación.

Reglamento 4-0.1/2018 Gestión Para el proceso de organización se lleva a cabo el

Documental para el Ejército Nacional
Capítulo III- literal D. Organización.
Directiva Permanente No. 01016/2016
"Instrucciones para la aplicación del
21
proceso de Gestión Documental en el
Ejército Nacional" Anexo D Organización
Documental. Literal E y F.
Ordenación Documental, Archivo General
de la Nacion.
proceso de ordenación a los archivos de gestión en
las secciones de la Unidad:
- Aplica el principio de procedencia y principio de
orden original.
- Aplica la Ordenación numérica, alfabética o mixta.
- Identifica la clase de serie (simple o compleja).
- Realiza la foliación de la informacion en el archivo
de gestión.

Para el proceso de organización se lleva a cabo el

proceso de descripción a los archivos de gestión en
Reglamento 4-0.1/2018 Gestión
las secciones de la Unidad:
Documental para el Ejército Nacional
- Identifica las Unidades de Conservación (Cajas,
Capítulo III- literal D. Organización.
carpetas, libros entre otros), por medio de los rótulos
Directiva Permanente No. 01016/2016
ordenados.
"Instrucciones para la aplicación del
22 - Realiza el Formato Único de Inventario documental
proceso de Gestión Documental en el
(individual y General) código: FO-SECEJ-CEAYG-742
Ejército Nacional" Anexo D Organización
este formato se lleva en medio digital en los archivos
Documental. Literal G.
de gestión.
Descripción Documental, Archivo General
- Diligencia la hoja de control para el caso de las
de la Nacion.
series complejas (formato código: FO-COEJC-
CEAYG-401).
 Reglamento 4-0.1/2018 Gestión
Documental para el Ejército Nacional
Capítulo III- literal D. Organización. Lleva a cabo la organización de los expedientes
Directiva Permanente No. 01016/2016 electrónicos (medio digital) en el archivo de gestión
23
"Instrucciones para la aplicación del de las secciones de la Unidad de acuerdo al Listado
proceso de Gestión Documental en el General de series y subseries y/o TRD.
Ejército Nacional" Anexo D Organización
Documental. Literal I.

Realiza el acompañamiento previo a la

Directiva Permanente No. 01016/2016
"Instrucciones para la aplicación
24
proceso de Gestión Documental en el
Ejército Nacional" Anexo E - literal A.
documentación que ya tienen su tiempo de retención
cumplido de acuerdo al cronograma establecido
del
mediante el Plan de Transferencias de la Unidad.
(Informe de acompañamiento de acuerdo al
cronograma).

Efectúa las transferencias documentales de acuerdo

al cronograma propuesto en el plan de transferencias
primarias por medio de:

Directiva Permanente No. - Acta de transferencia documental Código: FO-

01016/2016 "Instrucciones para la SECEJ-CEAYG-1356.
25 aplicación del proceso de Gestión - Formato Único de Inventario documental (individual
Documental en el Ejército Nacional" y General) Código: FO-SECEJ-CEAYG-742.
Anexo E - literal A - Formato Recepción de las transferencias primarias.
Código: FO-COEJCCEAYG-022.
- Formato Novedades encontradas en la recepción
de las transferencias primarias. Código: FO-
OEJCCEAYG-023.

Reglamento 4-0.1/2018 Gestión Realiza el seguimiento de las trasferencias

26 Documental para el Ejército Nacional documentales por medio de la sabana a las
Capítulo III- literal E. Transferencia. secciones de la Unidad y sus unidades a cargo.

La Unidad cuenta con un registro del estado

actual de los archivos (diagnóstico integral) donde
Reglamento 4-0.1/2018 Gestión
señale como mínimo:
Documental para el Ejército Nacional.
- Fechas extremas
Anexo A- literal 6. Directiva
- Volumen en metros lineales
Permanente No. 01016/2016
27 - Cantidad de unidades de conservación (cajas y
"Instrucciones para la aplicación del
carpetas)
proceso de Gestión Documental en
- Tipos de soporte
el Ejército Nacional" Anexo Ñ proceso de
- Estado de organización
transferencias documentales.
- Registro Fotográfico por medio de un informe de
seguimiento.
 Para la eliminación de los documentos de apoyo
que no hacen parte del proceso y no están
registrados en las tablas de retención documental,
Directiva Permanente No. 01016/2016
se realiza el siguiente procedimiento:
Instrucciones para la aplicación del proceso
- Realiza el Formato Único de Inventario Documental
de Gestión Documental en el Ejército
(individual y General) código: FO-SECEJ-CEAYG-742
Nacional" Anexo F literal I - B. Eliminación.
- Solicitud al área de Gestión Documental de la
Resolución No. 031 del 06 de febrero del
Ayudantía General para la eliminación de
2017 expiden y adoptan el protocolo de
documentos de apoyo, anexando sus inventarios
gestión documental de los archivos
documentales.
28 referidos a las graves y manifiestas
- Efectuar la eliminación bajo supervisión y
violaciones a los derechos humanos e
aprobación del área de Gestión Documental de la
infracciones al derecho internacional
Ayudantía General.
humanitario, ocurridas con ocasión del
Esta actividad la realizara el Suboficial de Gestión
conflicto armado interno" - numeral 7.2.
Documental o el Administrador de Archivo de cada
Medidas de protección de los archivos de
Unidad en coordinación con el área de Gestión
derechos humanos, memoria istórica y
Documental de la Ayudantía General del Comando
conflicto armado
del Ejército.
(Verificar el formato acta de eliminación documental
FO-COEJCCEAYG-025).

El depósito reúne las condiciones de edificación,

almacenamiento, medio ambiente, seguridad y
mantenimiento, garantizando la adecuada
conservación de los acervos documentales.
Se verifica:
Acuerdo 049/2000 Archivo General de la
-La ubicación
Nación "Conservación de documentos
-Aspectos estructurales
sobre condiciones de edificios y locales
-Capacidad de almacenamiento
destinados a archivos" Reglamento 4-
-Distribución
0.1/2018 Gestión Documental para el
-Áreas de depósito
Ejército Nacional Capítulo III- literal G,
-Mobiliario para documentos en otros formatos
Anexo "B".
-Cajas o contenedores
Directiva Permanente No. 01016/2016
29 -Condiciones ambientales y técnicas
"Instrucciones para la aplicación del
-Ventilación
proceso de Gestión Documental en el
-Iluminación y seguridad de los depósitos
Ejército Nacional" Anexo M Acuerdo
-Mantenimiento
06/2014 Archivo General de la Nación "Por
medio del cual se desarrollan los artículos
- Sistema Integrado de Conservación Planilla
46, 47 y 48 del Título XI conservación de
verificación de limpieza en áreas de archivo;
documentos de la Ley 594 de 2000",
(Formato FO- SECEJ-CEAYG-1015.
artículos 5 y 6.
- Sistema Integrado de Conservación, planilla de
monitoreo de condiciones ambientales del área de
depósito de archivo (Formato FO- SECEJ-CEAYG-
1014).
 Acuerdo 049/2000 Archivo General de la
Nación "Conservación de documentos
sobre condiciones de edificios y locales
destinados a archivos". Cuenta con elementos de monitoreo y control
Acuerdo 050/2000 "Conservación de de condiciones ambientales del archivo
documentos prevención de deterioro de los central o gestión.
documentos de archivo y situaciones de
30
riesgo" Reglamento 4-0.1/2018 Gestión (Verificar si el depósito tiene extractores,
Documental para el Ejército Nacional aire acondicionado en seco, deshumificador, termo
Capítulo III - literal G, numeral 4. higrómetro). De lo contrario establecer qué
Directiva Permanente No. 01016/2016 medios utilizan para esta actividad).
"Instrucciones para la aplicación del
proceso de Gestión Documental en el
Ejército Nacional" Anexo G. Literal V.

Acuerdo 050/2000 "conservación

de documentos prevención de deterioro Incluyen en el plan de necesidades los siguientes
de los documentos de archivo y elementos de protección personal y elementos
situaciones de riesgo" Reglamento 4- requeridos para la organización de los documentos.
0.1/2018 Gestión Documental para el
31 Ejército Nacional Capítulo III- literal G, Insumos y dotación: Cajas, carpetas, computador e
numeral 3. Directiva Permanente No. impresora, Guantes látex o nitrilo, tapabocas o
01016/2016 "Instrucciones para la aspiradores desechables, bata u overol de manga
aplicación del proceso de Gestión larga que se requiere para las diferentes labores en el
Documental en el Ejército Nacional" Anexo área de archivo.
G. literal IV

El acceso a los documentos de archivo respeta los

niveles de seguridad y acceso establecido para los
Reglamento 4-0.1/2018 Gestión
documentos de acuerdo con su grado de
Documental para el Ejército Nacional
32 confidencialidad.
Capítulo III- literal F. Consulta de
documentos en el Archivo Central.
Formato: Control préstamo documentos de archivo.
Código: FO-COEJC-CEAYG-024.

Ley 1712/2014 Por medio de la cual se

crea la Ley de Transparencia y del Derecho
Se realiza el adecuado protocolo de acompañamiento
de Acceso a la Información Pública
a las autoridades en desarrollo de las diligencias
Nacional y se dictan otras disposiciones.
33 judiciales para la consulta y acceso a la información.
Reglamento 4-0.1/2018 Gestión
Documental para el Ejército Nacional
Cuando lo requiera la Unidad.
Capítulo III- literal F. Consulta de
documentos en el Archivo Central.
 F. SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Acuerdo 060/2001 Archivo General de
la Nación "Pautas para la elaboración
de las comunicaciones
La Unidad cuenta con el Sistema de Gestión
oficiales. Directiva Permanente
34 Documental ORFEO, en el caso que no verificar la
N. 01024
gestión realizada para su futura implementación.
implementación y funcionamiento del
sistema gestión documental ORFEO.
Anexo "A".
G. CONTROL Y SEGUIMIENTO

Procedimiento de mejora continua

formato con código: P-JEMPP-CEDE5-
181, Metodología, numeral 5.2 Sistema Efectúa seguimiento a los planes de mejoramiento
de Gestión de Calidad, requisitos NTC- con base a los informes generados por entes de
ISO 9001-2015 Directiva Permanente control externo, (AGN-ICONTEC-CONTRALORIA) o
No. 01016 páginas 13 - 15 de la Fuerza; así mismo, realiza la verificación de las
Caracterización del proceso, acciones preventivas, correctivas y de mejora
Código:PR-A- SECEJ-CEAYG-059. establecida con el fin de mitigar las no conformidades
35 Procedimiento de mejora continua y observaciones.
formato con código: P-JEMPP-CEDE5-
181. -Efectúa seguimiento a los planes de mejoramiento
Metodología, numeral 5.2 Sistema de generados por las inspecciones a las Unidades
Gestión de Calidad, requisitos NTC-ISO subordinadas. Así mismo, realiza seguimiento a las
9001-2015 Directiva Permanente No. acciones formuladas en las verificaciones efectuadas
01016 páginas 13 - 15 Caracterización a las dependencias o unidades.
del proceso, Código: PR-A- SECEJ-
CEAYG-059.

Realiza seguimiento al avance de los planes de

Directiva Permanente No.
trabajo de fondos sin organizar o procesos
01016/2016 "Instrucciones para la
pendientes de organización de los documentos como
36 aplicación del proceso de Gestión
también de las transferencias documentales de las
Documental en el Ejército Nacional"
Unidades o dependencias que se suprimieron o
Anexo Ñ.
desactivaron.
Existen acciones disciplinarias por el incumplimiento
Artículo 15 de la Ley 594 del 2000 -
37 al Artículo 15 de la Ley 594 del 2000 y el Reglamento
Reglamento 4-0.1 - Capitulo 2 - literal C.
4-0.1 - Capitulo 2 - literal C.

SUB TOTAL 0
TOTAL 0.0

Inspector Delegado o Inspector Auxiliar: Inspeccionados:

La presente lista fue elaborada con base en la información suministrada por la Jefatura correspondiente. La Inspección General extrae los aspectos principales a verificar, sin embargo se debe recordar que estos son documentos dinámicos y no constituyen normatividad sino
herramientas para facilitar el desarrollo de las inspecciones.