Administración Documental en el Entorno Laboral

Actividad 2

Documento (Paralelo Clases de Documentos)

Presentado por

Erlinton Cuéllar Rocero

SENA

2019
 Documento (Paralelo Clases de Documentos)

De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad de aprendizaje, el

aprendizaje debe ser un paralelo, colocando las clases de documentos, su diferencia con

respecto al otro, y explicar el uso de cada documento.

Paralelo Clases de Documentos

Se considera que el documento por su estructuración es a la vez medio y comunicación de

información y conocimiento, de manera que su principal caracterización lo configura en las

siguientes dimensiones: su soporte físico o material, el mensaje e información que conlleva y la

facultad intrínseca de transmitir y difundir ese conocimiento; de manera que, a grandes rasgos se

pueden identificar y resumir dos clases de documentos.

Documento de Archivo: determinado por el lugar donde se encuentra toda la información producida

o recibida por una entidad pública o privada, debido a sus actividades o funciones.

Documento Electrónico: toda la información generada, enviada, recibida, almacenada o acumulada

por medio electrónico. También se encuentran documentos electrónicos de archivo que cumplen su

acción durante todo el ciclo vital documental, como son los archivos: de gestión, central e histórico.
Documento de Archivo Documento Similitud Diferencia

Electrónico

Lugar donde se encuentra Son toda Similitud en la En el

toda la información la información organización de los documento de

producida en cualquier generada, documentos. Tiene el archivo:

fecha, lenguaje, forma o enviada, mismo objetivo el El registro se

soporte, por una recibida, cuales mantener la encuentra en un

entidad pública o almacenada o información organizada medio cuya

privada. Es una acumulada por y protegida, a fin de que información

es accesible a
expresión testimonial de medio sea fácil su localización
través de la
carácter autentico, electrónico. en el momento de que
escritura manual
objetivo e imparcial, es También se sea requerida la
y se
interdependiente ya que encuentran información.
mantiene en pap
está condicionando a los documentos Se debe disponer de los
a .El contenido
demás y siendo electrónicos de elementos necesarios de
no se puede
condicionado. En archivos que equipo
separar de su
cumplimiento de sus cumplen su espacio y personal para
soporte, por lo
funciones jurídicas o adm acción durante el desarrollo de la
cual se garantiza
inistrativas, conservando todo el ciclo función archivística.
la integridad de
como prueba vital documental Igualmente se deben
la información
información y , como son los crear archivos para
en el
continuidad de gestión archivos de clasificar la
documento. El
información, tanto la
valor
gestión, central que se produce como la documental se

e histórico. que se recepciona. Se puede

realiza la misma determinar

clasificación por su

documental. autenticidad,

entre ellas por la

firma. Los

documentos se

mantienen en

carpetas

tangibles, que se

archivan en

archivadores.

En el

documento

electrónico:

La información

se recibe en un

medio cuyos

símbolos solo

puede ser leídos

por medio de la
 computadora.

Su contenido

puede ser

desglosado de

su texto original,

para llevarse a

otro documento,

siendo así más

fáciles de

vulnerar su

contenido

alterándolos o

perdiendo la

información. Los

documentos se

archivan en

carpetas

electrónicas o

virtuales y se

conservan

en formatos

digitales. La

autenticidad del

documento
 depende del

programa en el

cual se haya

creado