Microsoft Office 2013

Acceso Tutorial 1 Crear una base de datos Crear una base de datos (Cont.) XP

• Caso: Chatham Community Health Services

- Cindi y su personal confían en la medicina electrónica registros de información

del paciente, facturación,
inventario control, compras y
cuentas por pagar La clínica se
actualizó recientemente a
Microsoft Access 2013 (o
simplemente Access) Uso del
software para ingresar,
mantener y recuperar datos
relacionados en un formato
conocido como base de datos

Introducción a los conceptos de base de datos XP

• Organizando datos Un campo es una

característica o atributo único de un persona,
lugar, objeto, evento o idea Identificación del
paciente, nombre, apellido, dirección, teléfono
número, fecha de visita, motivo de la visita y
monto de la factura Los campos relacionados
se agrupan en una tabla Una colección de
campos que describe a una persona, lugar,
objeto, evento o idea El contenido específico
de un campo se denomina valor del campo. su
conjunto de valores de campo se llama registro. Una base de datos relacional es
una colección de tablas relacionadas.

Registros en el separado las mesas están conectadas a través de un campo

común. Una clave primaria es un campo, o una colección de campos, que
identifican de forma única cada registro en una tabla. Incluyendo la clave primaria
de una tabla como campo en una segunda tabla para formar una relación entre las
dos tablas, se llama una clave foránea en la segunda tabla.

Un sistema de gestión de bases de datos (DBMS) es un

software programa que te permite crear bases de datos y
luego manipular los datos que contienen En una base de
datos relacional. sistema de gestión, los datos se organizan
como colección de mesas. Un DBMS relacional controla el almacenamiento de
bases de datos y facilita la manipulación de la creación y el informe de datos.

Un DBMS relacional proporciona las siguientes funciones: Le permite crear

estructuras de bases de datos que contienen
campos, tablas y relaciones de tabla. Le permite
agregar fácilmente nuevos registros, cambiar
valores de campo en registros existentes y eliminar
registros Contiene un lenguaje de consulta
incorporado, que le permite obtener respuestas
inmediatas a las preguntas (o consultas) que hace
acerca de sus datos Contiene un generador de
informes incorporado, que le permite producir
informes formateados de aspecto profesional de su datos Protege las bases de
datos a través de la seguridad, el control y la recuperación instalaciones.

Cuando inicia Access, la primera pantalla que aparece es la vista Backstage que
contiene comandos que le permite administrar archivos y opciones de Access. La
pantalla Reciente en la vista
Backstage ofrece opciones para
crear una nueva base de datos o
abrir una base de datos existente.
Para crear una nueva base de datos
que no contenga ningún dato o
objetos, utiliza la opción de base de
datos de escritorio en blanco. Use
una plantilla (una base de datos
prediseñada que incluye tablas,
informes y otra base de datos diseñados profesionalmente objetos) Si la base de
datos contiene objetos que coinciden con esos encontrado en bases de datos
comunes, como bases de datos que almacenan datos sobre contactos o tareas.

Trabajando en modo táctil XP

Si está trabajando en un dispositivo táctil, como una tableta, puedes cambiar al

modo táctil en Access para hacerlo es más fácil tocar botones en la cinta y realizar
otras acciones táctiles. Para cambiar al modo táctil: En la barra de herramientas
de acceso rápido, haga clic en el botón Personalizar barra de herramientas de
acceso rápido y haga asegúrese de que el modo táctil / mouse esté seleccionado
(sombreado en rojo para indicar que está seleccionado) la pantalla cambia al
modo táctil con más espacio entre los comandos y los botonesen la cinta.

Crear una tabla en la hoja de datos ViewXP En la cinta, haga clic en la pestaña
CREAR

• En el grupo Tablas, haga clic en el botón Tabla • Cambie el nombre del campo
de clave principal de ID predeterminado y cambie su tipo de datos, si necesario; o
acepte el campo de ID predeterminado con el tipo de datos AutoNumber • En el
grupo Agregar y eliminar en la pestaña CAMPOS, haga clic en el botón para el tipo
del campo que desea agregar a la tabla y luego escriba el nombre del campo;
Repetir este paso para agregar todos los campos necesarios a la tabla • En la
primera fila debajo de los nombres de campo, ingrese el valor para cada campo en
primer registro, presionando la tecla Tab o Intro para pasar de un campo a
siguiente • Después de ingresar el valor para el
último campo en el primer registro, presione la
tecla Tab o la tecla Intro para pasar a la fila
siguiente y luego ingrese los valores para
siguiente registro • En la barra de herramientas
de acceso rápido, haga clic en el botón
Guardar, ingrese un nombre para tabla y luego
haga clic en el botón Aceptar.. Crear una tabla
en la vista de hoja de datos XP• Toma de
decisiones: nombres de campos en tablas de
acceso - Una de las tareas
más importantes para crear una tabla es decidir qué nombres
especifique para los campos de la tabla. Tenga en cuenta las
siguientes pautas cuando asignar nombres de campo:• Un
nombre de campo puede constar de hasta 64 caracteres,
incluidas letras, números,espacios y caracteres especiales,
excepto el punto (.), el signo de exclamación (!), acento grave
(`) y corchetes ([])• Un nombre de campo no puede comenzar
con un espacio • Ponga en mayúscula la primera letra de
cada palabra en un nombre de campo que combine múltiples
palabras, por ejemplo VisitDate • Utilice nombres de campo
concisos que sean fáciles de recordar y de referencia, y que no ocupa mucho
espacio en la hoja de datos de la tabla • Use abreviaturas estándar, como Num
para Número, Amt para Cantidad y Cantidad para Cantidad, y úselos de manera
consistente en toda la base de datos.• Por ejemplo, si usa Num para Número en
un nombre de campo, no use elsigno de número (#) para Número en otro• Dé
nombres descriptivos a los campos para que pueda
identificarlos fácilmente cuando vea o editar registros.

Una base de datos correctamente diseñada permite obtener

acceso a información exacta y actualizada. Puesto que un
diseño correcto es esencial para lograr los objetivos fijados
para la base de datos, parece lógico emplear el tiempo que
sea necesario en aprender
los principios de un buen
diseño ya que, en ese caso, es mucho más
probable que la base de datos termine
adaptándose a sus necesidades y pueda
modificarse fácilmente. 

En este artículo se proporcionan instrucciones

para preparar una base de datos de escritorio.
Aprenderá a decidir qué información necesita,
a dividir la información en las tablas y
columnas adecuadas y a relacionar las tablas entre sí. Debe leer este artículo
antes de crear la primera base de datos de escritorio. 

IMPORTANTE Microsoft Access 2010 proporciona una nueva experiencia de

diseño que permite crear aplicaciones de bases de datos para la Web. Muchas
consideraciones de diseño varían cuando se diseña para la Web. Este artículo no
aborda el diseño de aplicaciones de bases de datos web. Para obtener más
información, vea el artículo Compilar una base de datos para compartir en la Web.

¿Qué es una base de datos bien diseñada?

Determinados principios guían el proceso de diseño de base de datos. El primer

principio es que información duplicada (también llamado datos redundantes) es
incorrecta, porque residuos espacio y aumenta la probabilidad de errores e
incoherencias. El segundo principio es que la exactitud y la integridad de la
información importante. Si la base de datos contiene información incorrecta, los
informes que extraen información de la base de
datos también contener información incorrecta.
Como resultado, las decisiones que se basen
en dichos informes se luego estar mal
informadas.
Un diseño de base de datos buena es, por lo tanto, uno que:

 Divide la información en tablas basadas en temas para reducir los datos

redundantes.

 Proporciona acceso a la información necesaria para unir la información en

las tablas según sea necesario.

 Ayuda a garantizar la precisión y la integridad de su información.

 Admite el procesamiento de datos e informes

necesidad

Buscar y organizar la información necesaria

Para buscar y organizar la información necesaria,

empiece con la información existente. Por ejemplo,
podría registrar órdenes de compra en un cliente
Contabilidad o mantener la información en los formularios de papel en un
archivador. Recopilar esos documentos y enumerar cada
tipo de información que se muestra (por ejemplo, cada
cuadro que se rellena en un formulario). Si no tiene todos los
formularios existentes, incluiría en el que se debe diseñar un
formulario para registrar la información del cliente. ¿Qué
información se ponga en el formulario? ¿Qué cuadros
FILLIN crearía? Identificar y cada uno de estos elementos de
lista. Por ejemplo, supongamos que actualmente mantener la lista de clientes en
las tarjetas de índice. Estos elementos
pueden mostrar que cada tarjeta contiene
un nombre de los clientes, dirección,
ciudad, estado, código postal y número de
teléfono. Cada uno de estos elementos
representa una columna posible en una
tabla.

Cuando prepare esta lista, no se preocupe

perfecta al principio. En su lugar, enumere
cada elemento que llegue a la cuenta. Si
alguien va a utilizar la base de datos,
solicite sus ideas, demasiado. Puede
ajustar la lista más adelante.

A continuación, considere los tipos de informes o la correspondencia que desea

producir desde la base de datos. Por ejemplo, es recomendable un informe de
ventas de productos para mostrar las ventas por región o un informe de resumen
de inventario que muestra los niveles de inventario de productos. También puede
generar cartas para enviar a los clientes que anuncia un evento de venta o una
oferta. Diseño del informe en su cuenta y a continuación, imagine lo que tendrá un
aspecto similar. ¿Qué información se debe colocar en el informe? Cada elemento
de lista. Haga lo mismo para la carta
modelo y para cualquier otro informe
que prevé que va a crear.

Creación de una macro de interfaz

de usuario (UI)

Las macros pueden estar incluidas en

objetos de macro (a veces
denominadas macros independientes)
o pueden estar incrustadas en las
propiedades de evento de formularios,
informes o controles. Las macros
incrustadas forman parte del objeto o control en el que están incrustadas. Los
objetos de macros están visibles en el panel de navegación, en macros; las
macros incrustadas no lo son. Cada macro está formada por una o más acciones
de macro. Según el contexto en el que esté trabajando, es posible que algunas
acciones de macro no estén disponibles para su uso.

Generador de macros

A continuación se muestran algunas de las características

principales del generador de macros.

Catálogo de acciones Las acciones de macro están

organizadas por tipo y se pueden buscar.

IntelliSense Cuando se escriben expresiones,

IntelliSense sugiere posibles valores y le permite
seleccionar el correcto.

Métodos abreviados de teclado Use combinaciones de teclas para una escritura

de macros más rápida y fácil.

Flujo de programa Crear macros

más legibles con líneas de
comentarios y grupos de
acciones.
Instrucciones condicionales Permitir la ejecución de lógica más compleja con
compatibilidad con si...

Reutilización de macros El catálogo de acciones muestra otras macros que ha

creado y le permite copiarlas en el que está trabajando. Uso compartido más fácil
Copie una macro y, a continuación, péguela como XML en un correo electrónico,
una publicación de grupo de noticias, un blog o un sitio web de ejemplo de código.
Este es un vídeo que le guiará a través de las principales áreas del generador de
macros.

Crear una macro incrustada

Este procedimiento crea una macro que está insertada en una
propiedad de evento de un objeto. Esta macro no aparece en el
panel de navegación, pero se puede llamar desde eventos como al
cargar o al hacer clic. Como la macro pasa a formar parte del
objeto formulario o informe, se recomienda usar macros
incrustadas para automatizar tareas específicas de un formulario o
informe en particular. En el panel de navegación, haga clic con el
botón secundario en el formulario o informe que contendrá la macro
y, a continuación, haga clic en vista presentación. Si no se muestra
la Hoja de propiedades, presione F4 para mostrarla. Haga clic en el
control o sección que contiene la propiedad de evento en la que
desea insertar la macro. También puede seleccionar el control o la
sección (o todo el formulario o
informe) mediante la lista
desplegable situada bajo tipo de selección en la
parte superior de la hoja de propiedades. En el
panel de tareas hoja de propiedades, haga clic en
la pestaña evento. Haga clic en el cuadro de la
propiedad para el evento en el que desea desencadenar la macro. Por ejemplo,
para un botón de comando, si desea que la macro se ejecute al hacer clic en el
botón, haga clic en el cuadro de la propiedad al hacer clic. Si el cuadro de la
propiedad contiene las palabras [macro incrustada], significa que ya se ha creado
una macro para este evento. Puede editar la macro si
continúa con los pasos restantes de este
procedimiento. Si el cuadro de la propiedad contiene
las palabras [procedimiento de evento], significa que
ya se ha creado un procedimiento de Visual Basic
para aplicaciones (VBA) para este evento. Antes de
poder insertar una macro en el evento, tendrá que
quitar el procedimiento. Puede hacerlo eliminando las palabras [procedimiento de
evento], pero primero debe examinar el procedimiento de evento para asegurarse
de que al quitarlo no se interrumpe la funcionalidad necesaria en la base de datos.
En algunos casos, puede volver a crear la funcionalidad del procedimiento de VBA
mediante una macro incrustada. Haga clic en el botón generar Imagen del botón .
Si aparece el cuadro de diálogo Elegir generador , asegúrese de que está
seleccionado generador de macros y haga clic en Aceptar. Access abrirá el
generador de macros. Continúe con la siguiente sección para agregar acciones a
la macro. Controlar el flujo de programa con if, else if y else Para ejecutar
acciones de macro solo cuando ciertas condiciones son verdaderas, use un
bloque If . Esto reemplaza la columna condición que se usó en versiones
anteriores de Access. Puede extender un bloque If con bloques else if y else , de
forma similar a otros lenguajes de programación secuenciales como VBA. En la
ilustración siguiente se muestra un bloque If simple, incluidos los bloques else if y
else.

Crear una base de datos de Access para compartir en Web.

Puede usar Access 2010 y Access Services (un

componente de SharePoint) para generar aplicaciones
de bases de datos web. Esto le ayudará a: Proteger y
administrar el acceso a los datos Compartir datos dentro
de una organización o a través de Internet. Empezar con
una base de datos web en blanco

En la pestaña Archivo, haga clic en Nuevo.

La pestaña Archivo abre la vista Backstage, una nueva parte de la interfaz de

Access donde encontrará comandos que se aplican a toda una base de datos,
como Publicar en SharePoint.En la vista Backstage, la pestaña Nuevo tiene
comandos para crear una base
de datos.

1. En Plantillas disponibles,
haga clic en Base de datos web
en blanco.

2. Revise el nombre de archivo

sugerido en el cuadro Nombre
de archivo y la ruta de acceso
para el archivo de base de
datos, justo a continuación.
Puede cambiar el nombre de
archivo escribiendo en el cuadro Nombre de archivo.

3. Para cambiar la ruta de acceso, haga clic en el icono de carpeta junto al cuadro
Nombre de archivo para buscar una ubicación para colocar el archivo de base de

datos.

4. Haga clic en Crear. La nueva base de datos web se abrirá y aparecerá una
nueva tabla vacía. Diseñar una tabla web
Para diseñar una tabla web, se usa la vista Hoja de datos. Al crear por primera vez
una base de datos web en blanco, Access crea una nueva tabla y la abre en la
vista Hoja de datos. Puede usar los comandos de la pestaña Campos y la pestaña
Tabla para agregar campos, índices, reglas de validación, y macros de datos , una
nueva característica que le permite cambiar los datos en función de los eventos.
Después de editar y usar la nueva tabla, es muy probable que desee crear más

tablas. Crear una tabla web nueva

Con la base de datos web abierta: En la pestaña Crear, en el grupo Tablas, haga
clic en Tabla. Cuando crea una tabla por primera vez, esta tiene un campo: un
campo Id Autonumérico. Puede agregar nuevos campos para almacenar aquella
información requerida por el tema de la tabla. Por ejemplo, es posible que quiera
agregar un campo que almacene la fecha en la que comienza a realizar el
seguimiento de un determinado evento.

Agregar un campo de la galería de

campos. Puede elegir entre una selección
de campos con formato previo y agregarlos a la tabla usando la galería de
campos. En la pestaña Campos, en el grupo Agregar y eliminar, haga clic en el
tipo de campo que desee. Agregar un campo haciendo clic en la hoja de datos
Con la tabla abierta, haga clic en Haga clic para agregar y, a continuación,
seleccione un tipo de campo. Dé un nombre al campo que refleje su contenido.
Sugerencia: Para cambiar el nombre de un campo existente, haga doble clic en el
nombre del campo. Repita este proceso para cada campo que desee crear.
Cambiar propiedades de campo Las propiedades y el formato determinan el modo
en que se comporta un campo, como qué tipo de datos puede almacenar. Puede
cambiar esta configuración para que el campo se comporte del modo que desee.
Seleccione el campo que tenga las propiedades y el formato que desee cambiar.
En la cinta, haga clic en la pestaña Campos. Use los comandos de los grupos
Formato y Propiedades para cambiar la configuración. Agregar un campo
calculado Puede agregar un campo que muestre un valor calculado a partir de
otros datos de la misma tabla. No pueden usarse datos de otras tablas como
origen para el dato calculado. Los campos calculados no admiten algunas
expresiones. Con la tabla abierta, haga clic en Haga clic para agregar. Elija
Campo calculado y después haga clic en el tipo de datos que desee para el
campo. Se abre el Generador de expresiones. Úselo para crear el cálculo para el
campo. Recuerde que solo puede usar otros campos de la misma tabla como
origen de los datos para el cálculo. Para obtener ayuda sobre cómo usar el
Generador de expresiones, consulte el artículo Usar el generador de expresiones.
Establecer reglas de validación de datos Puede
usar una expresión para validar la entrada para la
mayoría de los campos. También puede usar una
expresión para validar la entrada para una tabla, lo
que puede ser útil si desea validar la entrada para
un campo que no admite la validación o si desea
validar la entrada de un campo basándose en el
valor de otros campos de la tabla. Para obtener
una explicación más detallada de la validación, vea el artículo Restringir la entrada
de datos usando una regla de validación. También puede especificar el mensaje
que se mostrará cuando una regla de validación impida la entrada, dicho mensaje
se conoce como mensaje de validación Establecer un mensaje y una regla de
validación de campo Seleccione el campo al que quiera agregar una regla de
validación. En la cinta, haga clic en la pestaña Campos. En el grupo Validación de
campo, haga clic en Validación y después en Regla de validación de campo. Se
abre el Generador de expresiones.
Use el Generador de expresiones para
crear la regla de validación. Para
obtener ayuda sobre cómo usar el
Generador de expresiones, consulte el
artículo Usar el Generador de
expresiones. En el grupo Validación
de campo, haga clic en Validación y
después en Mensaje de validación de
campo. Escriba el mensaje que quiera
mostrar cuando los datos de la
entrada no sean válidos y luego haga
clic en Aceptar. Establecer un mensaje y una regla de validación de registros
Puede utilizar una regla de validación de registros para evitar registros duplicados
o para requerir que una combinación determinada de hechos acerca del registro
sea verdadera, como [Fecha de inicio] es mayor que viernes, 01 de enero de 2010
y menor que [Fecha de finalización]. Abra la tabla a la que quiera agregar una
regla de validación. En la cinta, haga clic en la pestaña Campos. En el grupo
Validación de campo, haga clic en Validación y después en Regla de validación de
registros. Se abre el Generador de expresiones. Use el Generador de expresiones
para crear la regla de validación. Para obtener ayuda sobre cómo usar el
Generador de expresiones, consulte el artículo Usar el Generador de expresiones.
En el grupo Validación de campo, haga clic en Validación y después en Mensaje
de validación de registros. Escriba el mensaje que quiera mostrar cuando los
datos de la entrada no sean válidos y luego haga clic en Aceptar. Crear una
relación entre dos tablas web Para crear una relación en una base de datos web,
use el Asistente para búsquedas para crear un campo de búsqueda. El campo de
búsqueda se ubica en la tabla que se encuentra en el lado de varios de la relación
y apunta a la tabla que se encuentra en el lado de uno de la relación.

Calcular valores para los controles de formularios e informes

Cuando usa una expresión como origen de datos de un control, está creando un
control calculado. Por ejemplo, supongamos que tiene un informe que muestra
varios registros de inventario y quiere crear en el pie de página del informe un total
que sume todos los elementos de línea del informe.

Para calcular el total, coloque un control de cuadro de texto en el pie de página del
informe y después introduzca en la propiedad Origen del control del cuadro de
texto la siguiente expresión:

=Sum([table_field])

En este caso, table_field es el nombre del campo que contiene los valores del
subtotal. Ese campo puede proceder de una tabla o de una consulta. La función
Suma calcula el total de todos los valores de table_field.

PROCEDIMIENTO

1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el

formulario que quiera cambiar y, después, haga clic en Vista
Presentación o Vista Diseño en el menú contextual.

2. Seleccione el control en el que desea escribir una expresión.

3. Si no se muestra la Hoja de propiedades, presione F4 para mostrarla.

 4. Para crear manualmente una expresión, en la pestaña Datos de la hoja de
propiedades, haga clic en la propiedad OrigenDelControl del cuadro de
texto y escriba = seguido del resto de la expresión. Por ejemplo, para
calcular el subtotal mostrado anteriormente, escriba =Sum([table_field]) y
asegúrese de cambiar el campo por table_field.

5. Para crear una expresión con el Generador de expresiones haga clic en el

botón Generar   del cuadro de la propiedad.

Después de completar la expresión, la hoja de propiedades tiene el siguiente

aspecto:

Usar expresiones como criterios de consulta

Los criterios se usan en una consulta para restringir los resultados de la consulta.
Se especifican como una expresión y Access devuelve solamente las filas que
coinciden con la expresión.

Por ejemplo, imagine que quiere ver todos los pedidos cuya fecha de envío tiene
lugar en los tres primeros meses del año 2017. Para especificar los criterios,
escriba la siguiente expresión en la celda Criterios de la columna Fecha/Hora de
la consulta. En este ejemplo, se usa una columna de tipo Fecha/Hora
denominada FechaDeEnvío. Para definir un intervalo de fechas, especifique los
criterios de esta manera:

Between #1/1/2017# And #3/31/2017#

La columna Fecha de envío será similar a la siguiente.

PROCEDIMIENTO

1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la consulta

que quiera cambiar y después haga clic en Vista Diseño en el menú
contextual.

2. Haga clic en la celda Criterios de la columna para la que quiera especificar

criterios.

3. Para crear manualmente la expresión, escriba la expresión de criterios. No

coloque el operador = delante de la expresión de criterios.

4. Para crear la expresión con el Generador de expresiones en la cinta, haga

clic en Diseño y, en el grupo Configuración de consultas, haga clic
en Generador   .

Si quiere disponer de un área mayor para editar la expresión, coloque el cursor en

la celda Criterios y después presione MAYÚS + F2 para mostrar el cuadro Zoom:

Crear un campo calculado en una consulta

Supongamos que diseña una consulta y quiere mostrar los resultados de un

cálculo que usa otros campos de la consulta. Para crear el campo calculado,
escriba una expresión en una celda en blanco de la fila Campo de la consulta. Por
ejemplo, si tiene una consulta que contiene el campo Cantidad y el campo Precio
unitario, puede multiplicarlos entre sí para crear un campo calculado de Precio
total, escribiendo la siguiente expresión en la fila Campo de la consulta:

Extended Price: [Quantity] * [Unit Price]

Si la expresión comienza con el texto Extended Price: la nueva columna recibe el
nombre Precio total. Este nombre se suele denominar alias. Si no proporciona
ningún alias, Access crea uno como, por ejemplo, Expr1.

Cuando ejecuta la consulta, Access realiza el cálculo en cada fila, como se

muestra en la siguiente ilustración:

1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la consulta

que quiera cambiar y después haga clic en Vista Diseño en el menú
contextual.

2. Haga clic en la celda Campo de la columna en la que quiera crear el campo

calculado.

3. Para crear manualmente la expresión, escriba la expresión.

No escriba el operador = antes de la expresión de criterios: empiece por una

etiqueta descriptiva seguida de dos puntos. Por ejemplo, escriba Extended
Price: para proporcionar la etiqueta de una expresión que crea un campo
calculado llamado Precio total. Luego, escriba los criterios de la expresión
después de los dos puntos.
 4. Para crear la expresión con el Generador de expresiones en la cinta, haga
clic en Diseño y, en el grupo Configuración de consultas, haga clic
en Generador.

Crear una macro de datos

Macros de datos en Access le permiten

agregar lógica de eventos que se
producen en las tablas, por ejemplo,
agregar, actualizar o eliminar datos.
Son similares a "desencadenadores" en
Microsoft SQL Server. Este artículo le muestra cómo crear y depurar macros de

datos. Acerca de las macros de datos

Macros de datos se administran desde la pestaña tabla mientras ve una tabla en la

vista Hoja de datos y no aparecen en las Macros en el panel de navegación. Entre
otras cosas, puede usar las macros de datos para validar y garantizar la precisión
de los datos de una tabla. Existen dos tipos principales de macros de datos: los que
sean desencadenados por los eventos de tabla (también denominados macros de
datos "condicionados por eventos") y los que se ejecutan en respuesta a la que se
llama por nombre (también conocidos como macros de datos "con nombre").

Crear una macro de datos condicionados por eventos

Siempre que agregar, actualizar o eliminar datos dentro de una tabla, se producen
eventos de la tabla. Puede programar una macro de datos para ejecutar
inmediatamente después de cualquiera de estos tres eventos o inmediatamente
antes de eliminar o cambiar el evento. Use el siguiente procedimiento para
adjuntar una macro de datos a un evento de tabla:

1. En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla a la que desea

agregar la macro de datos.

2. En la pestaña de la tabla , en el grupo de Eventos antes o Después de

eventos , haga clic en el evento al que desea agregar la macro. Por
ejemplo, para crear una macro de datos que se ejecuta después de eliminar
un registro de la tabla, haga clic en Después de eliminar.

3. Access abre el generador de macros. Si previamente se ha creado una macro

para este evento, Access muestra la macro existente.

4. Agregue las acciones que desee que realice la macro.

5. Guarde y cierre la macro.

Para obtener más información sobre cómo crear macros, vea el artículo crear una

macro de interfaz de usuario

Crear una base de datos

Al abrir Access, la vista Backstage muestra la pestaña Nuevo. La
pestaña Nuevo ofrece varias formas de crear una base de datos:

 Una base de datos en blanco    Puede empezar desde cero si quiere. Se

trata de una buena opción si se tienen requisitos de diseño muy concretos o
datos existentes que hay que adaptar o incorporar.
  Una plantilla que se instala con Access    Considere la posibilidad de
usar una plantilla si va a iniciar un nuevo proyecto y quiere adelantar
trabajo. Access incluye varias plantillas instaladas de manera
predeterminada.

 Una plantilla de Office.com    Además de las incluidas en Access, puede

encontrar otras muchas plantillas en Office.com. Ni siquiera tiene que abrir
un explorador, las plantillas están disponibles en la pestaña Nuevo.

Agregar a una base de

datos
Cuando trabaja en una base de datos, puede agregar campos, tablas o elementos
de aplicación.

Los elementos de aplicación son una característica que le permite usar varios
objetos de base de datos relacionados juntos como si fueran uno solo. Por
ejemplo, un elemento de aplicación podría consistir en una tabla y un formulario
que se basa en la tabla. Puede agregar la tabla y el formulario al mismo tiempo
mediante el elemento de aplicación.

También puede crear consultas, formularios, informes y macros: todos los objetos
de base de datos con los que está acostumbrado a trabajar.

Crear una base de datos mediante una plantilla

Access incluye diversas plantillas que pueden usarse tal como están o como punto
de partida. Una plantilla es una base de datos lista para usar que contiene todas
las tablas, las consultas, los formularios, las macros y los informes necesarios
para realizar una tarea concreta. Por ejemplo, hay plantillas que puede usar para
realizar el seguimiento de problemas, administrar contactos o mantener un registro
de gastos. Algunas plantillas contienen varios registros de ejemplo que
demuestran su uso.

Si una de estas plantillas se ajusta a sus necesidades, usarla es la forma más

rápida de iniciar una base de datos. Pero, si tiene datos en otro programa que
quiere importar a Access, puede que prefiera crear una base de datos sin usar una
plantilla. Las plantillas tienen una estructura de datos ya definida y puede que
adaptar los datos existentes a la estructura suponga demasiado trabajo.

1. Si tiene abierta una base de datos, haga clic en Cerrar en la

pestaña Archivo. La vista Backstage muestra la pestaña Nuevo.

2. Hay varios conjuntos de plantillas disponibles en la pestaña Nuevo, algunos

de los cuales están integrados en Access. Puede descargar otras plantillas
de Office.com. Vea la siguiente sección de este artículo para obtener más
información.

3. Seleccione la plantilla que quiere usar.

4. Access propone un nombre de archivo para la base de datos en el

cuadro Nombre de archivo; puede cambiarlo si quiere. Para guardar la
base de datos en una carpeta distinta de la que aparece debajo del cuadro
de nombre de archivo, haga clic en   , vaya a la carpeta en la que quiere
guardarla y luego haga clic en Aceptar. Si lo prefiere, puede crear la base

de datos y vincularla a un sitio de SharePoint.

Haga clic en Crear.

Access crea una base de datos a partir de la plantilla elegida y luego abre la base
de datos. En muchas de las plantillas se muestra un formulario en el que se
pueden empezar a escribir datos. Si la plantilla contiene datos de ejemplo, puede
eliminar cada uno de los registros haciendo clic en el selector de registros (el
cuadro sombreado o la barra que se encuentra inmediatamente a la izquierda del
registro) y luego realizar lo siguiente:

En el grupo Registros de la pestaña Inicio, haga clic en Eliminar. Imagen del botón

Para empezar a escribir datos, haga clic en la primera celda vacía del formulario y
comience a escribir. Use el Panel de navegación para buscar otros formularios o
informes que quiera usar. Algunas plantillas incluyen un formulario de navegación
que permite moverse entre los distintos objetos de base de datos.

rear una base de datos

Al abrir Access, la vista Backstage muestra la pestaña Nuevo. La

pestaña Nuevo ofrece varias formas de crear una base de datos:

 Una base de datos en blanco    Puede empezar desde cero si quiere. Se

trata de una buena opción si se tienen requisitos de diseño muy concretos o
datos existentes que hay que adaptar o incorporar.

 Una plantilla que se instala con Access    Considere la posibilidad de

usar una plantilla si va a iniciar un nuevo proyecto y quiere adelantar
trabajo. Access incluye varias plantillas instaladas de manera
predeterminada.

 Una plantilla de Office.com    Además de las incluidas en Access, puede

encontrar otras muchas plantillas en Office.com. Ni siquiera tiene que abrir
un explorador, las plantillas están disponibles en la pestaña Nuevo.

Agregar a una base de datos

Cuando trabaja en una base de datos, puede agregar campos, tablas o elementos
de aplicación.
Los elementos de aplicación son una característica que le permite usar varios
objetos de base de datos relacionados juntos como si fueran uno solo. Por
ejemplo, un elemento de aplicación podría consistir en una tabla y un formulario
que se basa en la tabla. Puede agregar la tabla y el formulario al mismo tiempo
mediante el elemento de aplicación.

También puede crear consultas, formularios, informes y macros: todos los objetos
de base de datos con los que está acostumbrado a trabajar.

Crear una base de datos mediante una plantilla

Access incluye diversas plantillas que pueden usarse tal como están o como punto
de partida. Una plantilla es una base de datos lista para usar que contiene todas
las tablas, las consultas, los formularios, las macros y los informes necesarios
para realizar una tarea concreta. Por ejemplo, hay plantillas que puede usar para
realizar el seguimiento de problemas, administrar contactos o mantener un registro
de gastos. Algunas plantillas contienen varios registros de ejemplo que
demuestran su uso.

Si una de estas plantillas se ajusta a sus necesidades, usarla es la forma más

rápida de iniciar una base de datos. Pero, si tiene datos en otro programa que
quiere importar a Access, puede que prefiera crear una base de datos sin usar una
plantilla. Las plantillas tienen una estructura de datos ya definida y puede que
adaptar los datos existentes a la estructura suponga demasiado trabajo.

1. Si tiene abierta una base de datos, haga clic en Cerrar en la

pestaña Archivo. La vista Backstage muestra la pestaña Nuevo.

2. Hay varios conjuntos de plantillas disponibles en la pestaña Nuevo, algunos

de los cuales están integrados en Access. Puede descargar otras plantillas
de Office.com. Vea la siguiente sección de este artículo para obtener más
información.

3. Seleccione la plantilla que quiere usar.

4. Access propone un nombre de archivo para la base de datos en el

cuadro Nombre de archivo; puede cambiarlo si quiere. Para guardar la
base de datos en una carpeta distinta de la que aparece debajo del cuadro
de nombre de archivo, haga clic en   , vaya a la carpeta en la que quiere
guardarla y luego haga clic en Aceptar. Si lo prefiere, puede crear la base
de datos y vincularla a un sitio de SharePoint.

Nota: Aunque ambas usan SharePoint, una base de datos de escritorio vinculada

a un sitio de SharePoint no es lo mismo que una base de datos web que usa
Access Services. Para usar una base de datos de escritorio, debe haber instalado
Access. Las bases de datos web pueden usarse con un explorador web.

5. Haga clic en Crear.

Access crea una base de datos a partir de la plantilla elegida y luego abre la base
de datos. En muchas de las plantillas se muestra un formulario en el que se
pueden empezar a escribir datos. Si la plantilla contiene datos de ejemplo, puede
eliminar cada uno de los registros haciendo clic en el selector de registros (el
cuadro sombreado o la barra que se encuentra inmediatamente a la izquierda del
registro) y luego realizar lo siguiente:

En el grupo Registros de la pestaña Inicio, haga clic en Eliminar. 

6. Para empezar a escribir datos, haga clic en la primera celda vacía del
formulario y comience a escribir. Use el Panel de navegación para buscar
otros formularios o informes que quiera usar. Algunas plantillas incluyen un
formulario de navegación que permite moverse entre los distintos objetos
de base de datos.

Crear una base de datos sin usar una plantilla

Si no está interesado en usar una plantilla, puede crear una base de datos
creando sus propias tablas, formularios, informes y otros objetos de base de
datos. En la mayoría de los casos, esto implica uno o ambos de los
procedimientos siguientes:

 Escribir, pegar, o importar datos en la tabla que se crea al crear una base
de datos y después repetir el proceso con otras tablas que cree mediante el
comando Tabla de la pestaña Crear.

 Importar datos de otros orígenes y crear otras tablas en el proceso.

Crear una base de datos en blanco

1. Haga clic en la pestaña Archivo, en Nuevo y luego, en Base de datos en

blanco.

2. Escriba un nombre de archivo en el cuadro Nombre de archivo. Para

cambiar la ubicación predeterminada del archivo, haga clic en Buscar una
ubicación donde colocar la base de datos   (junto al cuadro Nombre
de archivo), vaya a la nueva ubicación y haga clic en Aceptar.

3. Haga clic en Crear.

Access crea la base de datos con una tabla vacía denominada Tabla1 y, luego,
abre esa tabla en la vista Hoja de datos. El cursor se coloca en la primera celda
vacía de la columna Haga clic para agregar.

4. Comience a escribir para agregar datos o puede pegar datos de otro origen,
tal y como se describe en la sección Copiar los datos de otro origen en una
tabla de Access

Escribir datos en la vista Hoja de datos es muy similar a trabajar en una hoja de
cálculo de Excel. La estructura de tabla se crea al escribir los datos. Cuando
agrega una nueva columna a la hoja de datos, se define un nuevo campo en la
tabla. En función de los datos que se escriben, Access establece automáticamente
el tipo de datos de cada campo.

Si en este momento no quiere escribir datos en Tabla1, haga clic en Cerrar   . Si

ha efectuado algún cambio en la tabla, Access le pide que guarde los cambios.
Haga clic en Sí para guardar los cambios, en No para descartarlos o
en Cancelar para dejar abierta la tabla.

Sugerencia:  Access busca un archivo denominado En_blanco.accdb en la

carpeta situada en [unidad de instalación]:\Archivos de programa\Microsoft
Office\Plantillas\1033\Access\. Si existe, En_blanco.accdb es la plantilla para
todas las nuevas bases de datos en blanco, que excluye las bases de datos web.
Cualquier contenido que incluya es heredado por todas las nuevas bases de datos
en blanco. Es una buena forma de distribuir contenido predeterminado, como, por
ejemplo, números de pieza o directivas y avisos de exención de responsabilidad
de la compañía. Recuerde que En_blanco.accdb no se aplica a la creación de
bases de datos web en blanco.

Importante: Si cierra Tabla1 sin guardarla como mínimo una vez, Access elimina
toda la tabla, aunque se hayan escrito datos.

Agregar una tabla

Puede agregar nuevas tablas a una base de datos existente mediante los
comandos del grupo Tablas de la pestaña Crear.
Crear una tabla, empezando en la vista Hoja de datos    En la vista Hoja de
datos, puede escribir datos inmediatamente y dejar que Access cree la estructura
de la tabla en segundo plano. Los nombres de campo se asignan numéricamente
(Campo1, Campo2, etc.) y Access establece automáticamente el tipo de datos de
cada campo, según los datos que se escriban.

1. En el grupo Tablas de la pestaña Crear, haga clic en Tabla. 

Access crea la tabla y selecciona la primera celda vacía de la columna Haga clic

para agregar.

2. En el grupo Agregar y eliminar de la pestaña Campos, haga clic en el tipo

de campo que quiere agregar. Si no ve el tipo de campo que busca, haga

clic en Más campos   .

3. Access muestra una lista de tipos de campo de uso habitual. Haga clic en el
campo que quiera y Access agregará el nuevo campo a la hoja de datos en
el punto de inserción.

Puede arrastrar el campo para moverlo. Cuando arrastra un campo en una hoja de
datos, aparece una barra de inserción vertical en donde se colocará el campo.

4. Para agregar datos, comience a escribir en la primera celda vacía o pegue

datos de otro origen, tal y como se describe en la sección Copiar los datos
de otro origen en una tabla de Access
 5. Para cambiar el nombre de una columna (campo), haga doble clic en el
encabezado de la columna y escriba el nuevo nombre.

Debe asignar un nombre significativo a cada campo para que pueda saber lo que
contiene al verlo en el panel Lista de campos.

6. Para mover una columna, haga clic en su encabezado para seleccionarla y

arrástrela a la ubicación que prefiera. También puede seleccionar varias
columnas contiguas y arrastrarlas a la vez a una nueva ubicación. Para
seleccionar varias columnas contiguas, haga clic en el encabezado de
columna de la primera columna y, mientras mantiene presionada la tecla
MAYÚS, haga clic en el encabezado de columna de la última columna.

Crear una tabla, empezando en la vista Diseño    En la vista Diseño, se crea

primero la estructura de tabla. Cambie después a la vista Hoja de datos para
escribir datos o especificar datos con otro método, como pegar o importar.

1. En el grupo Tablas de la pestaña Crear, haga clic en Diseño de la

tabla. 

2. Para cada campo de la tabla, escriba un nombre en la columna Nombre de

campo y seleccione un tipo de datos en la lista Tipo de datos.

3. Si quiere, puede escribir una descripción de cada campo en la

columna Descripción. La descripción se muestra después en la barra de
estado de la vista Hoja de datos al situar el cursor en ese campo. La
descripción también sirve como texto de la barra de estado para los
controles de un formulario o informe que se cree arrastrando un campo del
panel Lista de campos, así como para los controles que se creen para ese
campo al usar el Asistente para formularios o el Asistente para informes.

4. Tras haber agregado todos los campos, guarde la tabla:

o En la pestaña Archivo, haga clic en Guardar.

5. Cuando quiera comenzar a escribir datos en la tabla, cambie a la vista Hoja

de datos y haga clic en la primera celda vacía. También puede pegar datos
de otro origen, tal y como se describe en la sección Copiar los datos de otro
origen en una tabla de Access
Establecer propiedades de campo en la vista Diseño    Independientemente de
cómo haya creado la tabla, es una buena idea examinar y establecer las
propiedades del campo. Aunque algunas propiedades están disponibles en la vista
Hoja de información, algunas propiedades solo se pueden establecer en la vista
Diseño. Para cambiar a la vista Diseño, haga clic con el botón secundario en la
tabla en el panel de navegación y, a continuación, haga clic en vista Diseño. Para
ver las propiedades de un campo, haga clic en el campo en la cuadrícula de
diseño. Las propiedades se muestran debajo de la cuadrícula de diseño,
en propiedades del campo.

Para ver una descripción de cada propiedad de campo, haga clic en la propiedad y
lea la descripción en el cuadro situado junto a la lista de propiedades
en Propiedades de campo. Si desea más información, haga clic en el botón
Ayuda.

En la siguiente tabla, se describen algunas de las propiedades de campo que se

ajustan habitualmente.

Qué comprobar antes de usar una consulta para eliminar datos

 Confirme que el archivo no es de solo lectura:

a. Haga clic con el botón secundario en Inicio y haga clic en Abrir el

Explorador de Windows.

b. Haga clic con el botón secundario en el archivo de base de datos y,

después, haga clic en Propiedades.

c. Vea si está seleccionado el atributo Solo lectura.

 Compruebe que dispone de los permisos necesarios para eliminar registros

de la base de datos. Si no está seguro, póngase en contacto con el
administrador del sistema o el diseñador de la base de datos.

 Procure haber habilitado contenido en la base de datos. Access bloquea de

forma predeterminada las consultas de acción (sean de eliminación, de
actualización o para crear una tabla) a menos que se establezca una
confianza con la base de datos. Para más información sobre cómo confiar
en una base de datos, vea la sección .,

 Pida a otros usuarios de la base de datos que cierren todos los formularios,
tablas, consultas e informes que usen los datos que desee eliminar. De este
modo, evitará infracciones de bloqueo.
  Antes de modificar o eliminar registros, conviene hacer una copia de
seguridad de la base de dato , por si quiere revertir los cambios.

Sugerencia: Si un gran número de usuarios conectarse a la base de datos, debe

cerrar la base de datos y vuelva a abrirlo en modo exclusivo.

Para abrir una base de datos en modo Exclusivo

1. Haga clic en la pestaña Archivo > Abrir.

2. Busque la base de datos, selecciónela, haga clic en la flecha situada junto

al botón Abrir y, después, haga clic en Abrir en modo exclusivo.

Hacer una copia de seguridad de la base de datos

1. Haga clic en la pestaña Archivo y apunte a Guardar como.

2. Haga clic en Guardar base de datos como y en Realizar copia de

seguridad de la base de datos. Access cierra el archivo original, crea una
copia de seguridad y, tras ello, vuelve a abrir el archivo original.

3. Haga clic en Guardar como, escriba un nombre y una ubicación para la

copia de seguridad y haga clic en Guardar.

Nota:  Si usa una base de datos de solo lectura o una creada con una versión
anterior de Access, puede que aparezca un mensaje que indique que no es
posible crear una copia de seguridad de la base de datos.

Para revertir a una copia de seguridad, cierre el archivo original y cambie su

nombre, de modo que se pueda usar el nombre de la versión original para la copia
de seguridad. Asigne el nombre de la versión original a la copia de seguridad y,
después, ábrala con el nombre cambiado en Access.

Usar consulta de eliminación

Para crear una consulta de eliminación, haga clic en el ficha crear, en la grupo
de consultas, haga clic en Diseño de la consulta. En la cuadro de
diálogo Mostrar tabla cuadro, haga doble clic en cada tabla desde la que desea
eliminar registros y, a continuación, haga clic en Cerrar.

La tabla aparece como una ventana en la sección superior de la cuadrícula de

diseño de la consulta. En la lista de campos, haga doble clic en el asterisco (*)
para agregar todos los campos de la tabla a la cuadrícula de diseño.

Usar un criterio específico en una consulta de eliminación

Importante: Use criterios para obtener solo los registros que quiera eliminar. Si no
lo hace, la consulta de eliminación quitará todos los registros de la tabla.

Haga doble clic en el campo que desea especificar los criterios de eliminación,
especifique uno de los criterios de la la fila criterios de la consulta en el diseñador
y, a continuación, desactive la la casilla de verificación Mostrar de cada campo de
criterio.

Veamos un ejemplo en el que probablemente sea necesario recurrir a esta opción:

imagine que quiere quitar todos los pedidos pendientes de un cliente. Para
encontrar solo esos registros en concreto, habría que agregar los campos Id. de
cliente y Fecha de pedido a la cuadrícula de diseño de la consulta y, tras ello,
especificar el número de identificación del cliente y la fecha en la que los pedidos
de dicho cliente pasaron a ser no válidos.

1. En la ficha Diseño, haga clic en Ver > Vista Hoja de datos.

2. Compruebe que la consulta devuelve los registros que quiere eliminar y

presione CTRL+G para guardar la consulta.

3. Para ejecutar la consulta, haga doble clic en ella en el panel de navegación.

Usar una consulta de actualización

Nota: No puede usar la opción de consulta de actualización en una aplicación web

de Access.

En esta sección se explica cómo usar una consulta de actualización para eliminar
campos concretos de tablas. Recuerde que ejecutar una consulta de actualización
para eliminar datos cambiará los valores existentes a NULL o a una cadena de
longitud cero (un par de comillas dobles sin espacio entre ellas), según cuáles
hayan sido los criterios especificados.
 1. Haga clic en la pestaña Crear y, en el grupo Consultas, haga clic
en Diseño de la consulta.

2. Seleccione la tabla que contiene los datos que quiere eliminar (si la tabla es
relacionada, selecciónela en el lado "uno" de la relación). Después, haga
clic en Agregar y en Cerrar.

La tabla aparece como una ventana en la sección superior de la cuadrícula de

diseño de la consulta. En la ventana se muestran todos los campos de la tabla
seleccionada.

3. Haga doble clic en el asterisco (*) para agregar todos los campos de la
tabla a la cuadrícula de diseño. Cuando se agregan todos los campos de
tabla, la consulta de eliminación puede quitar registros completos (filas) de
la tabla.

Si lo desea, puede especificar criterios relativos a uno o más campos en la

fila Criterios del diseñador y, después, desactivar la casilla Mostrar en cada
campo de criterio. Para más información sobre cómo usar criterios, vea la tabla

Nota: Los criterios sirven para obtener únicamente los registros que quiera
cambiar. Si no se usan, la consulta de actualización establece en NULL todos los
registros de cada uno de los campos de la consulta.

4. En el grupo Resultados de la pestaña Diseño, haga clic en Ver y,

después, en Vista Hoja de datos.

5. Compruebe que la consulta devuelve los registros que desee establecer en

NULL o una cadena de longitud cero (un par de comillas dobles sin espacio
entre ellas ("").

6. Según sea necesario, repita los pasos 3 a 5 y cambie los campos o criterios
hasta que la consulta devuelva solamente los datos que desea eliminar y, a
continuación, presione CTRL+S para guardar la consulta.

7. Para ejecutar la consulta, haga doble clic en ella en el panel de navegación.

Información adicional

Eliminar datos de tablas relacionadas

Para eliminar datos de varias tablas relacionadas hay que habilitar las
opciones Integridad referencial y Eliminar en cascada los registros
relacionados de cada relación. Esto hace que la consulta elimine los datos de las
tablas en los lados "uno" y "varios" de la relación. Es necesario comprobar los
siguientes aspectos antes de eliminar datos relacionados:

 Averigüe qué registros residen en el lado "uno" de la relación y cuáles

residen en el lado "varios".

 Si necesita eliminar registros del lado "uno" de la relación y los registros

relacionados del lado "varios", será necesario habilitar un conjunto de
reglas denominado Integridad referencial y, también, la eliminación en
cascada. En esta sección se explica la integridad referencial y se indica
cómo llevar a cabo ambas tareas.

 Si necesita eliminar registros únicamente del lado "uno" de la relación,

elimine primero esa relación y, después, los datos.

Si necesita eliminar datos únicamente del lado "varios" de la relación, puede crear
y ejecutar una consulta de eliminación sin tener que alterar la relación.

Para saber qué registros están en los lados "uno" y "varios" de una relación, en el
grupo Relaciones de la pestaña Herramientas de bases de datos, haga clic
en Relaciones. La pestaña Relaciones muestra las tablas de la base de datos y
las relaciones. Cada relación aparece reflejada como una línea que conecta tablas
entre campos.

En la siguiente ilustración se muestra una relación típica. La mayoría de las

relaciones de una base de datos, si no todas, tienen un lado "uno" y un lado
"varios". En el diagrama de relaciones se indica el lado "uno" con el número 1 y el
lado "varios" con el símbolo del infinito (∞).

Cuando se eliminan registros del lado "uno" de una relación, también se quitan
todos los registros relacionados del lado "varios" de la relación. Sin embargo,
cuando se eliminan registros del lado "varios" de una relación, no se suelen quitar
los registros del lado "uno".

Además, Access implanta automáticamente un conjunto de reglas denominado

Integridad referencial. Estas reglas garantizan que las claves externas de una
base de datos contienen los valores correctos. Una clave externa es una columna
cuyos valores coinciden con los valores de la columna de clave principal de otra
tabla.

Modificar la relación

Siga estos pasos únicamente cuando necesite eliminar datos del lado "uno" y del
lado "varios" de una relación.

1. En la pestaña Herramientas de base de datos, en el grupo Relaciones,

haga clic en Relaciones.

2. Haga clic con el botón secundario en la relación (línea) que conecta las
tablas implicadas en la acción de eliminación y, después, haga clic
en Modificar relación en el menú contextual.

3. Confirme que la casilla Exigir integridad referencial está activada en el

cuadro de diálogo Modificar relaciones.

4. Active la casilla Eliminar en cascada los registros relacionados.

Nota: Hasta que vuelva a deshabilitar esta propiedad, cuando se elimine un

registro del lado "uno" de la relación, se eliminarán todos los registros
relacionados del lado "varios" de la relación.

5. Haga clic en Aceptar, cierre el panel Relaciones y continúe con los

siguientes pasos.

Eliminar una relación

1. Si aún no lo ha hecho, abra el panel Relaciones.

2. En la pestaña Herramientas de base de datos, en el grupo Relaciones,

haga clic en Relaciones.

Anote los campos implicados en la relación para poder restaurar la relación

después de eliminar los datos.

3. Haga clic en la relación (línea) que conecta las tablas implicadas en la

operación de eliminación y, a continuación, haga clic en Eliminar en el
menú contextual.

Nota: Para restaurar la relación, siga los pasos anteriores para abrir el

panel Relaciones y, luego, arrastre el campo de clave principal de la tabla del lado
"uno" para colocarlo en el campo de clave externa de la tabla del lado "varios". Se
abrirá el cuadro de diálogo Modificar relación. Si la relación antigua exigía
integridad referencial, seleccione Exigir integridad referencial y haga clic
en Crear. Si no, haga clic sencillamente en

Criterios de ejemplo para consultas de selección

En la siguiente tabla se muestran algunos criterios de ejemplo que se pueden usar

en las consultas de selección para garantizar que se eliminan únicamente los
datos deseados. En algunos de estos ejemplos se usan caracteres comodín.

Criterios Efecto

> 234 Devuelve todos los números mayores que 234. Para
buscar todos los números menores que 234, use <
234.

>="Díaz" Devuelve todos los registros desde Díaz hasta el

final del alfabeto.

Entre #2/2/2010# Y Devuelve las fechas comprendidas entre el 2 de

#1/12/2010# febrero de 2010 y el 1 de diciembre de 2010 (ANSI-
89). Si la base de datos usa los caracteres comodín
ANSI-92, use comillas simples (') en vez de signos
de almohadilla (#). Ejemplo: Entre '2/2/2010' Y
'1/12/2010'.

Sin "Alemania" Encuentra todos los registros en los que el contenido

exacto del campo no es exactamente igual a
"Alemania". El criterio devolverá registros que
contienen caracteres además de "Alemania," como
"Alemania (euro)" o "Europa (Alemania)".

Sin "T*" Busca todos los registros, salvo los que empiezan
por T. Si la base de datos usa los caracteres
comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en
vez del asterisco (*).

Sin "*t" Busca todos los registros que no terminen en t. Si la

base de datos utiliza el juego de caracteres comodín
ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del
asterisco (*).

En(Canadá,Reino En una lista, busca todos los registros que

Criterios Efecto

Unido) contengan Canadá o Reino Unido.

Como "[A-D]*" En un campo de texto, encuentra todos los registros

que empiecen por las letras comprendidas entre la A
y la D, ambas inclusive. Si la base de datos usa el
juego de caracteres comodín ANSI-92, use el signo
de porcentaje (%) en vez del asterisco (*).

Como "*ar*" Busca todos los registros que incluyan la secuencia

de letras "ar". Si la base de datos usa el juego de
caracteres comodín ANSI-92, use el signo de
porcentaje (%) en vez del asterisco (*).

Como "Casa Busca todos los registros que empiecen por "Casa" y
Dewe?" contengan una segunda cadena de 5 letras, cuyas
cuatro primeras letras son "Dewe" y cuya última letra
se desconoce. Si la base de datos usa el juego de
caracteres comodín ANSI-92, use el carácter de
subrayado (_) en vez del signo de interrogación (?).

#2/2/2010# Encuentra todos los registros del 2 de febrero de

2010. Si la base de datos usa el juego de caracteres
comodín ANSI-92, incluya la fecha entre comillas
simples en lugar de entre signos de almohadilla
('02/02/10').

< Fecha() - 30 Usa la función Fecha para devolver todas las fechas

con una antigüedad de más de 30 días.

Fecha() Usa la función Fecha para devolver todos los

registros que contienen la fecha actual.

Entre Fecha() Y Usa las funciones Fecha y AgregFecha para

AgregFecha("M", devolver todos los registros entre la fecha actual y
3, Fecha()) tres meses a partir de la fecha actual.

Es Nulo Devuelve todos los registros que contengan un valor

nulo (en blanco o sin definir).

No es Nulo Devuelve todos los registros que contengan algún

Criterios Efecto

valor (que no sea nulo).

"" Devuelve todos los registros que contengan una

cadena de longitud cero. Las cadenas de longitud
cero se usan cuando es necesario agregar un valor a
un campo obligatorio, pero aún no se conoce el
valor. Un ejemplo sería un campo que necesita un
número de fax cuando hay algunos clientes que no
tienen fax. En ese caso, en vez de especificar un
número, se incluye un par de comillas dobles sin
espacios entre ellas ('''').

Sugerencias para la solución de problemas

¿Por qué aparece este mensaje de error y cómo se soluciona?

Si crea una consulta de eliminación con varias tablas y el valor de la

propiedad Registros únicos está establecido en No, Access muestra el mensaje
de error No se pudo eliminar nada en las tablas especificadas cuando ejecute
la consulta.

Para solucionar este problema, establezca el valor de la propiedad Registros

únicos de la consulta en Sí.

1. Abra la consulta de eliminación en la vista Diseño.

2. Si la hoja de propiedades de la consulta no está abierta, presione F4 para

abrirla.

3. Haga clic en el diseñador de consultas para mostrar las propiedades de la

consulta (en vez de las propiedades de campo).

4. En la hoja de propiedades de la consulta, busque la propiedad Registros

únicos y establezca su valor en Sí.

Evitar que el modo deshabilitado bloquee una consulta

De forma predeterminada, si se abre una base de datos de escritorio que ha

elegido no confiar o no resida en una ubicación de confianza, Access bloquea
todas las consultas de acción de ejecución.
Si trata de ejecutar una consulta de acción y parece que no ocurre nada,
compruebe si en la barra de estado de Access aparece el siguiente mensaje:

El modo deshabilitado ha bloqueado la acción o el evento.

Si ve este mensaje, siga estos pasos para habilitar el contenido bloqueado:

 En la barra de mensajes de Advertencia de seguridad, haga clic

en Habilitar contenido, y vuelva a ejecutar la consulta.