Todo lo que debes saber de Access

1. ¿Qué es Access?......................................................................................................................................1
2. Objetos de una base de datos Access.....................................................................................................1
3. Características de un campo..................................................................................................................2
4. Tipos de datos en Access........................................................................................................................2
5. Iniciando Access......................................................................................................................................2
6. Primer ejercicio en Access.....................................................................................................................3
7. Segundo ejercicio - Crear formulario y un informe.............................................................................4
8. Tercer ejercicio - Crear consultas.........................................................................................................6
9. Formulario de entrada a una aplicación con macro autoexec.............................................................8

1. ¿Qué es Access?
Access es un gestor de bases de datos relacionales gráfico e interactivo. - Una base de datos Access,
a diferencia de otros gestores de B.D., se guarda en un único fichero de extensión MDB (versiones
<2007) ACCDB (versiones >2007) (ya veremos que hay otros tipos de ficheros Access).
Access organiza la información en tablas, que son listas y columnas similares a las de un libro
contable o a las de una hoja de cálculo. Una base de datos simple puede que sólo contenga una
tabla, pero la mayoría de las bases de datos necesitan varias tablas. Por ejemplo, podría tener una
tabla con información sobre productos, otra con información sobre pedidos y una tercera con
información sobre clientes. Todas ellas relacionadas entre sí por campos comunes del mismo tipo
de datos.
Cada fila se denomina propiamente registro y cada columna campo. Un registro es una forma
lógica y coherente de combinar información sobre alguna cosa. Un campo es un elemento único de
información, un tipo de elemento que aparece en cada registro. En la tabla Productos, por ejemplo,
cada fila o registro contendría información sobre un producto y cada columna contendría algún dato
sobre ese producto, como su nombre o el precio.

2. Objetos de una base de datos Access

 Tablas: cada tabla sirve para guardar datos del mismo “tema”, en forma de registros y campos.
Los diferentes “temas” de la base de datos, están relacionados de una manera determinada.
 Consultas: aquí definiremos las preguntas que formularemos a la B. D., con el fin de extraer y
presentar la información resultante de diferentes formas (ordenaciones, pantalla, impresora,
etc.).
 Formularios: elementos en forma de ficha que permiten la gestión de los datos de una forma
más cómoda y visiblemente más atractiva.
 Informes: permiten preparar los registros de la base de datos de forma personalizada para
imprimirlos.
 Páginas: nos permiten analizar los datos y “traducirlos” en una página Web.
 Macros: conjunto de instrucciones que se pueden almacenar, para automatizar tareas
repetitivas.
 Módulos: programas (conjunto de instrucciones) escritos por el usuario en el lenguaje de
programación Visual Basic.

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3. Características de un campo
Puede tener 64 caracteres como máximo (letras, números y espacios en blanco) Es conveniente que
sea un nombre descriptivo del campo, que sea corto y que no tenga espacios en blanco, ya que en
caso contrario su uso se hace difícil cuando tengamos que utilizar dicho nombre en una expresión.

4. Tipos de datos en Access

 Texto o texto corto: datos de tipo alfanuméricos, sólo admite hasta 255 caracteres. Lo
utilizaremos para guardar nombre, apellidos, ciudad...
 Texto largo o memo: datos de texto con grandes cantidades de caracteres, hasta un máximo de
64.000 (según versión) Lo utilizaremos para guardar campos de tipo descripción, notas y otros
textos largos.
 Numérico: datos numéricos (enteros, decimales, etc.) En las propiedades de número podemos
escoger la longitud y si es entero o decimal.
 Moneda: datos numéricos con formato decimal y con formato moneda.
 Fecha/Hora: fechas y horas. En las propiedades se puede escoger el formato de fecha y hora.
 Autonumérico: valor numérico que el “Microsoft Access” incrementa de forma automática
para cada registro que agregamos.
 Moneda: valores numéricos de tipo decimal y con formato moneda.
 Sí/No: valor lógico, sólo hay dos opciones (verdadero o falso)
 Objeto OLE: gráficos u otros objetos binarios.
 Hipervínculo: datos de tipo texto con dirección de vínculo a un documento o archivo en
Internet, en una intranet, en una red de área local (LAN) o en el equipo local.
 Datos adjuntos: Puede adjuntar archivos como imágenes, documentos, hojas de cálculo o
gráficos. Cada campo Datos adjuntos puede contener una cantidad ilimitada de datos adjuntos
por registro, hasta el límite de almacenamiento de 2GB.

5. Iniciando Access
En primer lugar, partiremos de la creación de una base de datos en blanco. La ventana principal de
trabajo nos muestra todos los módulos y a su vez la posibilidad de crear otros nuevos o diseñar los
existentes.

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De manera excepcional Access obliga a poner un nombre al fichero en primer lugar. De manera que
indicamos una carpeta, ponemos nombre al documento y al aceptar nos muestra una tabla.

No se debe escribir en esta vista, se ha de seleccionar vista diseño para empezar a entrar datos de
campos.
Exploraremos algunas tablas para ver los tipos de campos utilizados y las propiedades de estos. Los
botones “Vista Diseño” y Vista Hoja de datos”: nos permiten alternar entre Editar datos o modificar
el diseño de la tabla.

6. Primer ejercicio en Access

Una base de datos correctamente diseñada permite obtener acceso a información exacta y
actualizada. Puesto que un diseño correcto es esencial para lograr los objetivos fijados para la base
de datos, parece lógico emplear el tiempo que sea necesario en aprender los principios de un buen
diseño ya que, en ese caso, es mucho más probable que la base de datos termine adaptándose a sus
necesidades y pueda modificarse fácilmente.
Determinar la finalidad de la base de datos Esto le ayudará a estar preparado para los demás pasos.
Nuestro primer ejercicio será crear una aplicación para gestionar los productos de alimentación.
Hay que pensar que necesitamos, hacer un listado de lo que queremos obtener.
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Listado de todos los productos por categoría
Listado de todos los productos por precio
Listado de todos los productos que están suspendidos
Buscar y organizar la información necesaria
Buscar todos los tipos de información que desee registrar en la base de datos, como los: Nombre,
descripción, precio……
Base de datos de una sola tabla -Tabla productos-

7. Segundo ejercicio - Crear formulario y un informe

Crear un formulario que permita la introducción de los datos a la tabla y organizar los campos de la
manera más cómoda para su introducción.
Introducir unas 5 Artículos inventados para poder realizar consultas de diferentes productos.
Pinchar en la ficha de crear y escoger Formulario, de esta manera se genera un formulario
automático con todos los campos de la tabla.

Crear un encabezado con contenga un botón para salir del formulario y otros dos botones para
facilitar el movimiento de registros.
En primer lugar, se ha de cambiar a vista diseño. A continuación, se ha de estirar la largada de la
zona de encabezado y luego se añade los botones con el asistente de comando.

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Pinchar en el botón

Hacer lo mismo para escoger el registro siguiente

También añadir un botón para poder imprimir sólo el Registro Actual.

Comprobar el resultado

Genera un informe de tipo tabular que muestre todos los productos.

Para crear un informe escogeremos Asistente para informes de la pestaña Crear y la zona de
informes.

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El asistente permite escoger los campos de la tabla y el orden de colocación, también el modelo
Pantalla 1 Pantalla 2 Pantalla 3

Permite escoger los campos El campo escogido para No es igual AGRUPAR que
que se desean mostrar en el AGRUPAR da prioridad al ORDENAR, aquí se escoge
informe listado. Si hay agrupación el los campos para ordenar
modelo es TABULAR

Pantalla 4 Pantalla 5

El modelo es Tabular al haber escogido un El nombre que se entra aquí sirve para dar
campo para agrupar. Sólo hay que escoger entre nombre al informe
tres modelos y entre vertical y horizontal

Aquellos campos que no se muestran en todo su ancho se pueden modificar desde la vista diseño.

8. Tercer ejercicio - Crear consultas

Para crear una consulta es necesario ir a la barra de herramientas de crear y escoger Diseño
de consulta

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a continuación, pedirá escoger una tabla y luego ya seleccionamos los campos que queremos
mostrar en la consulta en el orden que escojamos.

Aquí seleccionamos el campo de la tabla que id Nombre del producto

Campo:
deseamos mostrar o bien tener en cuenta como filtro
Tabla: Aquí aparece el nombre de la tabla. Productos Productos
Orden: Permite ordenar por el campo seleccionado Ascendente
Mostrar: Permite ver o no el campo marcado
Criterios: Aquí hay que escribir los criterios de selección
Si escribimos un criterio aquí, se ha de cumplir uno
o:
u otro (El de la línea criterio o esta línea)
consultas de Texto
campo: Nombre de producto
criterio: harina * sustituye cualquier texto a continuación de harina, sólo muestra los registros que
cumplen el criterio.
criterio: *harinas sustituye cualquier texto antes de harinas, sólo muestra los registros que cumplen
el criterio.
criterio: Como "*harina *” muestra los registros donde el contenido de Nombre del producto
encuentra la palabra harina.
criterio: NoEs Como "*harina *" muestra los registros donde el contenido de Nombre del
producto no contenga harina.
criterio: Es Nulo muestra todos los registros dónde el campo Nombre del producto esté vacio.
criterio: No Es Nulo muestra todos los registros dónde el campo Nombre del producto no esté
vacio.
criterio: [Entra el nombre del producto] muestra un cuadro de diálogo dónde nos permite entrar
un valor.
consultas de número – Fecha Hora
operadores matemáticos
= igual que
>Más grande que
< Más pequeño que
>= más grande o igual que
<=más pequeño o igual que
< >diferente que
Ejemplo: El precio sea menor de 10
Campo: PVP
Criterio: <10
por código(texto) y dto (numérico)
Campos de tipo lógico
campo : suspendido
criterio: VERDADERO Ó FALSO
Realiza una consulta que muestre todos los productos de la categoría bebidas

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La primera columna recoge todos los campos de la tabla productos - Productos *

La segunda columna selecciona el campo Categoría- pero no lo muestra (ya lo muestra en la
primera columna) y el criterio de filtro es el texto bebidas.

9. Formulario de entrada a una aplicación con macro autoexec

Una vez hemos creado todos los objetos de una base de datos, ya podemos pensar en utilizar un
formulario que nos permita abrir las consultas, formularios, informes y demás elementos que
queremos concentrar en un único elemento.
Para ello vamos a utilizar un formulario en blanco que contenga enlaces a los objetos.
Se ha de mostrar en vista diseño. En la barra de controles escogeremos la herramienta texto para
poner un título.

A continuación añadimos un botón que llame al formulario creado para entrar y editar productos.

Lo haremos con la herramienta de control.

Escogemos el apartado Operaciones con formularios -> Abrir formulario -> Nombre del formulario
-> escoger entre un texto para el botón o una imagen -> nombre del comando

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A continuación añadimos otro botón que llame al informe creado. Lo haremos con la herramienta
de control.
Escogemos el apartado Operaciones con informes -> Vista previa del informe -> Nombre del
informe -> escoger entre un texto para el botón o una imagen -> nombre del comando

De esta manera podemos insertar tantos botones como formularios y objetos tengamos.
Para dar un toque diferente podemos añadir una imagen.

Finalmente le ponemos un nombre al formulario, que será el primero que se abra al abrir nuestro
archivo de base de datos.
Para que esto pase hemos de crear una macro que obligadamente se ha de llamar AUTOEXEC
Seleccionar Macro del menú Crear y a continuación escoger la acción de abrir formulario y al cerrar
poner de nombre autoexec. Ahora se cierra el archivo de access guardando todos los objetos.

Y ahora al volver a abrirlo ya tenemos el formulario portada abierto y esperando utilizar sus
botones.

https://aulatecnic.es/access.html#10mov

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