Manual

Access
 ACCESS. – ÍNDICE
1. Introducción
2. Conceptos Básicos
3. Crear una Base de datos en Access
4. Crear una tabla desde Diseño
5. Importar los datos de un Excel y crear una tabla nueva
6. Importar los datos de un Excel a una tabla ya creada
7. Relacionar tablas con el asistente y sin él
8. Hacer una consulta con criterios
9. Hacer una consulta de totales
10.Hacer una consulta de actualización
11.Hacer un informe con el asistente
12.Hacer un formulario
13.Hacer botones en un formulario
14.Hacer un botón con una macro
 1.INTRODUCCIÓN
Diseño de una BBDD
Access es un gestor de BBDD incluido en el paquete Office, que nos permite crear una Base de datos relacional, en la que el
usuario define sus tablas y las relaciones entre ellas.
Dispone de formularios que facilitan la inserción de los datos y la posibilidad de crear infinitas consultas donde poder
recuperar la información filtradas según las necesidades del usuario
Además, permite definir informes con la información pensados para imprimir.
Otra de las grandes ventajas de Access es la unión con el resto del paquete Office lo que permite exportar e importar datos de
Excel o Word con gran facilidad.
Objetos de Access:
 Las tablas
 Las consultas
 Los formularios
 Los informes
 Las macros
Diseño de una BBDD relacional
En primer punto es diseñar la BBDD, tener reflejadas en un papel las tablas que necesitas y las relaciones que van a existir
entre ellas es fundamental para poder comenzar.
• Analiza las necesidades
• Analiza el trabajo a realizar por los usuarios finales y su perfil
Biblioteca
Aquí tienes unos ejemplos que te pueden ayudar a plasmar tu BBDD en un papel

Centro Formación
2. CONCEPTOS BÁSICOS
 3.Crear una Base de datos en Access
1. Abre la aplicación Access
2. Pulsa sobre: Base de datos del escritorio en blanco
3. Asigna un nombre a tu BBDD
4. Pulsa en la carpeta para asignar la ruta donde se va a guardar (si no haces
este paso la BBDD se guardará en documentos)
5. Pulsa Crear
6. Ya has creado tu Base de Daros Nombre

Ruta

Crear
 4. CREAR UNA TABLA DESDE DISEÑO

4. CREAR UNA TABLA DESDE

DISEÑO
La tabla es el elemento básico de la base de datos. Todo lo
que queramos que contenga, debe estar metido en una tabla.
Una vez guardada la base de datos, Access de forma automática crea una
TABLA en la parte izquierda.
 UNA VEZ ABIERTA, LO SIGUIENTE QUE DEBEMOS HACER ES:

1 Pinchamos en“Tabla1” y se nos pondrá

de color rosa.

2 En cinta de opciones clicamos el botón

“Vista Diseño”.

3
Automáticamente nos pide que
guardemos la tabla y le damos aceptar.
 Ya podemos diseñar la tabla con todas las propiedades que se pueden especificar

1. Dentro de vista diseño de la

tabla vemos que tenemos tres
columnas: NOMBRE DEL CAMPO,
TIPO DE DATOS Y DESCRIPCION
(OPCIONAL) que debemos ir
cumplimentando.

2. Si desplazamos con el
puntero en la columna de
tipos de datos, se no
despegará un menú donde
nos ofrece diez tipos de
datos y sus funciones.
Los diferentes tipos de datos de Access 2016 son:
Texto corto: permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dígitos y caracteres especiales.
Normalmente se utiliza para almacenar datos como nombres, direcciones o cualquier número que no se utilice en
cálculos, como teléfono o códigos bancarios.
Texto largo (en versiones anteriores Memo): se utiliza para textos de más de 255 caracteres como comentarios o
explicaciones.
Número: para datos numéricos que vayan a ser usados en cálculos matemáticos.
Fecha/Hora: para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999.
Moneda: para valores de dinero.
Autonumeración: número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access
asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumeración no se pueden actualizar y
los usamos para generar códigos automáticos
Sí/No: (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).
Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft
Word, gráficos, imágenes, sonidos, etc
Hipervínculo: texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de
hipervínculo, se usa para direcciones web, correos electrónicos, etc
Datos adjuntos: Puede adjuntar archivos de imágenes, hoja de cálculo, gráficos y otros tipos de archivos
Calculado: Un campo calculado es un campo cuyo valor es resultado de una operación, este campo se actualiza
constantemente. Se usa para cálculos como por ejemplo un IVA…
Asistente para búsquedas crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores
Recuerda que en cualquier momento puedes crear nuevos campos o eliminar los que no necesites

Cuando asignas un campo debes revisar las propiedades del

mismo, en la pestaña General, para poder adecuar el campo a
tus necesidades (según el tipo de campo asignado las
propiedades varían)
Si modificas propiedades diferentes en un campo ya existente
puedes perder los datos que ya hayas introducido y que no
cumplan con esas propiedades
Propiedades de los campos
Tamaño del campo, en los campos de texto indica el número máximo de caracteres que permite introducir.
Para campos numéricos, define el tipo de número que vas a emplear, los tipos Byte, Entero y Entero largo
permiten almacenar números sin decimales; los tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales
Formato del campo Sirve para personalizar la forma en la que se presentan los datos en la pantalla. Para los
campos de texto al poner el signo del mayor se verá todo el texto en mayúscula o menor para verlo en
minúscula. También puede aparecer entre corchetes un color y el texto aparecerá en ese color ejemplo [rojo]
En los numéricos y de Moneda puedes escoger entre:
Número general: presenta los números como se han introducidos.
Moneda: incluye el separador de millares y el símbolo del €
Euro: utiliza el formato de moneda, con el símbolo del €.
Fijo: presenta los valores sin separador de millares.
Estándar: presenta los valores con separador de millares.
Porcentaje: multiplica el valor por 100 y añade el signo de porcentaje (%).
Científico: presenta el número con notación científica.
En los campos de Fecha/Hora, te ofrece distintos formatos de fecha o de hora
Máscara de entrada. Nos permite modificar el aspecto en el que se muestran los datos
Título. Nos permite nombrar un campo de una forma y que aparezca en la tabla con otro encabezado o título
Valor Predeterminado. Cuando un campo se repite habitualmente en los registros podemos incluir un valor
predeterminado en las propiedades y nos evitará tener que escribirlo en cada registro. Este valor se puede
borrar o cambiar
Regla de validación. A través de esta opción podemos marcar reglas que deben cumplir los datos que se
introduzcan
Requerido. Hace un campo sea obligatorio de rellenar o no.
Indexado. Lo convierte en un campo índice

Las tablas deben llevar una clave principal

Normalmente es un campo autonumérico o un código con el que se idéntica claramente el registro
como un código de cliente.
MÁSCARAS
 5. Importar los datos de un Excel y crear una tabla nueva

Para crear una nueva tabla desde un archivo de Excel, es importante que primero nos aseguremos que dicho
archivo se encuentre en las condiciones necesarias que nos permita importar sin que el aplicativo Access nos
arroje errores de importación, para esto nos aseguraremos de seguir los siguientes pasos:
1. Verifique que los datos en columnas de su base de datos de Excel posean un titulo de identificación para
cada una de las columnas.
2. Verifique que no exista información dentro de su hoja de Excel mas allá de los campos que usted desea
importar y que contendrá dicha tabla en Access, de existir algún dato, proceda a eliminarlos para que no
existan errores de importación.
3. Asegúrese de conocer tanto la ubicación del archivo Excel dentro de su ordenador, como el nombre de
la hoja de Excel que deseamos usar como tabla en Access dentro del respectivo archivo.
Una vez se ha asegurado la correcta disposición del archivo de Excel a usar, procedemos a importar la tabla
siguiendo los pasos enumerados a continuación:
1. Una vez abierto nuestro aplicativo Access en la barra de herramientas damos clic sobre Datos Externos circulo y sobre el
logotipo de Excel como se muestra en la grafica.

2. Paso seguido nos aparecerá un cuadro de dialogo donde nos solicitaran el origen y destino de los datos que deseamos
importar, como se recomendó en un principio es importante saber la ubicación donde se aloja el archivo de Excel que
deseamos importar. Para esto damos clic sobre Examinar y buscamos la ruta especifica de nuestro archivo de Excel, una vez
seleccionamos dicho archivo nos aseguramos que esta seleccionada la primera opción “ importar el origen de datos en una
nueva tabla de la base de datos actual”, y damos Aceptar como se muestra en la siguiente figura:
3. Una vez damos continuar nos aparecerá el Asistente para importación de hojas de calculo es cual nos pedirá que
selecciones la hoja de Excel que deseamos utilizar para nuestra tabla, seleccionamos dicha hoja de Excel y le damos siguiente.
4. Cuando hayamos seleccionado nuestra hoja de Excel, el asistente nos preguntará si la primera fila de nuestra hoja de Excel
contiene los encabezados o títulos necesarios para nuestra tabla de Access, en este caso nos aseguramos que este marcada
la opción correspondiente y damos siguiente.
5. Damos siguiente en la nueva visualización del asistente.
6. En este punto es importante determinar si necesitamos que Access nos asigne automáticamente un Id o código para cada
una de las filas que contiene nuestra hoja de Excel, de ser así seleccionamos dentro del asistente “Permitir a Access agregar
una clave principal”, de contar con una clave principal dentro de nuestra hoja de Excel seleccionamos “Elegir la clave
principal” desplegando la pestaña de dicha opción y seleccionando una de las opciones que nos muestre el asistente, luego
damos clic en siguiente.
7. Una vez seguidos los pasos anteriores solo daremos clic en finalizar y se nos agregara la nueva tabla en nuestra base de
datos de Access.
6. IMPORTAR DATOS DE EXCEL A UNA TABLA YA CREADA
Nos situamos en Acces en la
pestaña de Datos externos y en
la opción Importar y vincular.
Seleccionamos Excel.
• En la pantalla que
aparece hay que
seleccionar la ruta en
Examinar.

• Después, marcamos
Anexar una copia de
los registros a la
tabla … y
seleccionamos la
tabla a la que
queremos importar
esos datos.
• Pulsamos Aceptar.
Seleccionamos la
hoja que deseamos
importar y
pulsamos Siguiente.
En esta pantalla
marcamos si
queremos
encabezados de
columna. Si los
contiene vendrán
marcados por
defecto.
Por último,
marcamos
Finalizar y
nuestra
importación de
datos desde
Excel a la tabla
seleccionada ha
terminado.
 7.Relacionar tablas con el asistente:

1- Estando la tabla a relacionar seleccionada, se

despliega la ventana “VER” y se coloca en vista de
diseño para que el programa deje realizar las
configuraciones necesarias.

2- Luego se selecciona el o los campos a relacionar;

en la mayoría de los casos las tablas se relacionan
siempre por el Id o clave principal el mismo que en
otra tabla se llama clave extranjera.
3- Después de desplegar el listado en el
enunciado texto corto se encuentra el
asistente para búsqueda.

4- finalmente en la ventana del

asistente donde debe Establecer
las opciones de relación.
Relacionar tablas sin el
asistente:
1- Estando en la ventana de inicio de
nuestra base de datos, desplegamos
sobre Herramientas de bases de datos
para poder encontrar la opción
Relaciones.

2- Luego de clicar aparecerán las

tablas donde se podrán ir
realizando las relaciones
conforme a la información
solicitada teniendo en cuenta los
criterios de conección.
 8. Consulta con criterios

Pestaña Crear
Diseño de consulta

Sacamos las tablas que necesitamos

seleccionándolas y agregándolas o
haciendo doble click sobre ellas
Si necesitamos sacar alguna otra tabla para realizar nuestra
consulta, pulsamos sobre Mostrar tabla y la añadimos.
Si necesitamos eliminar alguna tabla, la seleccionamos en rosa y
suprimir.

Seleccionamos los campos que necesitamos para

realizar la consulta haciendo doble click sobre ellos
y se colocan en la parte inferior de la pantalla.
Ejemplo: Necesitamos saber cuales son las facturas del sector Bancos que sean superiores a
5000 euros.
1.- Crear, diseño de consulta
2.- Sacamos las tablas de Facturas y Sectores
3.- Seleccionamos los campos Id_Empresa e Importe total de la tabla de facturas y el Sector de la
tabla de sectores.
4.- En criterios escribimos el sector que queremos ver (Bancos) y en importe total el importe de
las facturas (>5000)
5.- Pulsamos Ejecutar en Herramientas de consultas diseño.

6.- Y nos sale el informe de

todas las facturas del sector
Bancos que son superiores a
5.000 euros.
Si damos a la pestaña de
Totales , nos aparece al final
del informe el campo de total
y si desplegamos y elegimos
Suma nos suma el importe de
todas esas facturas.

Para guardar la consulta, cerramos en el aspa, guardamos cambios y le ponemos el

nombre que queramos.
 CRITERIOS MÁS HABITUALES EN LAS CONSULTAS DE ACCES
INCLUIR EJEMPLO

MADRID Todos los registros que sean MADRID

<> MADRID Todos los registros MENOS los de MADRID

NOT MADRID Todos los registros MENOS los de MADRID

MADRID Y LEON Todos los registros que sean MADRID y LEON

MADRID O LEON Todos los registros que sean MADRID o LEON

MADRID o LEON o ORENSE) Todos los registros que sean MADRID o LEON u ORENSE
>=MADRID Los registros a partir de Madrid en orden alfabético incluido Madrid

>MADRID Todos los registros a partir de Madrid en orden alfabético

<=MADRID
Los registros anteriores a Madrid en orden alfabético incluido Madrid

<MADRID Todos los registros anteriores a Madrid en orden alfabético

M* Todos los registros que comiencen con M

*M Todos los registros que acaben en M

A* O B* O C* Todos los registros que comiencen con A, B o C

Estos criterios son válidos para todos los tipos de datos de las
*A O *B O *C Todos los registros que acaben con A, B o C tablas textos, números, fechas…. Hay que tener en cuenta que
COMO “??[D]*” Todos los registros cuya tercera letra sea la D
cuando trabajemos con:
Textos Access le pondrá comillas automáticamente
Como "[A-D]*" Todos los registros que comiencen con las letras de la A a la D.
“TEXTO”
Nulo Todos los registros vacíos Fechas Access le pondrá corchetes automáticamente
NOT nulo Todos los registros rellenos #FECHA#
Números Access no incluye nada NUMERO
Entre M* y P* Todos los registros que comiencen con las letras entre M y P

>=M* y <= P* Todos los registros que comiencen con las letras entre M y P

Entre 01/05/2021 y 15/05 2021 Todos los registro entre los dos fechas
 9. Hacer una consulta de totales

• 1. Nos dirigimos al botón de “Diseño de

consulta” en el campo “Crear” del grupo
“Consulta”
• 2. Se abre una ventana emergente en la
cual seleccionamos la/las tabla/s
asociada/s a la consulta a realizar.
• 3. Se abren las tablas seleccionadas. De
estas, agregamos lo requerido, en el
caso de, por ejemplo: total por
categorías, seleccionamos “categorías de
la tabla de productos y el “total” de la
tabla de ventas.
9. Hacer una consulta de totales

• 3. Hacemos clic en el botón “Totales” de la

ficha “Diseño” en el grupo de “Mostrar u
ocultar”
• 4. Se añadirá la fila de “Total” donde sus
celdas estarán escritas “Agrupar por”
• 5. Nos colocamos en la columna de dónde
queremos que realice la acción (en la misma
fila de “Total”), en este caso “TOTAL” y
escogemos la opción suma.
• 6. Finalmente, nos dirigimos al botón
“ejecutar”, dentro de esta misma ficha
(Diseño), en el grupo de “Resultados” y
aparecerá la suma total por categoría.
 10.- HACER UNA CONSULTA DE ACTUALIZACIÓN

• Se abre la base datos que contenga el registro que se desea actualizar.

• En la pestaña CREAR del grupo Consultas, se selecciona Diseño de consulta.
• Se hace clic en la pestaña Tablas y se selecciona la Tabla o Tablas que contienen los registros
que se desea actualizar. Seleccionamos Agregar y, a continuación, Cerrar

Las tablas aparecerán en el diseñador de consultas y muestran los campos de cada tabla

Tabla en el diseñador de consultas

Cuadrícula de diseño de la consulta

 10.- HACER UNA CONSULTA DE ACTUALIZACIÓN
• Al hacer clic en los campos que se desean actualizar en la ventana de tablas, los mismos aparecerán en la
fila de Campo de la cuadrícula de diseño de la consulta.
• En la fila de Criterios se puede especificar el criterio que desee usar para limitar los resultados.

• Al hacer clic en los campos que se desean actualizar en la ventana de tablas, los mismos aparecerán en la
fila de Campo de la cuadrícula de diseño de la consulta.
• En la fila de Criterios se puede especificar el criterio que desee usar para limitar los resultados.
 10.- HACER UNA CONSULTA DE ACTUALIZACIÓN
• En la pestaña de diseño, en el grupo Tipo de consulta, hacer clic en Actualizar, pasará de ser una
consulta de selección a una consulta de actualización.

• Access agregará la fila de Actualizar a.

• En el campo que contiene los datos que desea cambiar escriba la expresión en la fila Actualizar a
 10.- HACER UNA CONSULTA DE ACTUALIZACIÓN
• En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar

• Aparecerá un mensaje de alerta. Para ejecutar la consulta y actualizar los datos, hacer clic en Sí
12. COMO HACER UN FORMULARIO EN ACCESS

• En la cinta de opciones:
• Pinchar en CREAR
• En el grupo de formularios, tenemos diferentes opciones:
• Formulario en blanco (Página Principal)
• Asistente para formularios
• Diseño del formulario
• Y Formulario, que es el que va a ir relacionado con las tablas y es la más rápida
Cuando lo asociamos a una tabla como lo hemos hecho hasta ahora se da un clic en la tabla de la cual vamos a
crear un formulario, se pone de color rosa.

Lo siguiente es dar un clic en crear y formulario

Y se nos abrirá el formulario correspondiente a su tabla.

Si lo que queremos es introducir nuevos datos en nuestra base de datos a través del formulario, nos
dirigimos a la parte inferior del lado izquierdo donde aparecen las flechas de desplazamiento y vamos a un
registro nuevo donde hay un dibujito de un sol o bien si tenemos un botón con lápiz también nos llevará a
un registro vacío para ser rellenado.
Si lo queremos en vista de diseño podemos modificar nuestro formulario en aspecto y organización,
cambiando color de fondo, fuente, etc…

También se pueden introducir formas o botones desde herramientas de diseño de formulario y dando
un clic en diseño.
Una vez terminado nuestro formulario damos clic en el aspa o equis de la esquina superior derecha
y saldrá un cartel preguntando si queremos guardar los cambios y le damos a SI

A continuación podemos cambiar el nombre como queramos como por ejemplo

Formulario de Productos y listo.
 13.Hacer botones en un formulario

Cuando tenemos hecha la base de datos, nos vamos al formulario que queramos hacer los botones,
la abrimos, le damos a ver, que esta a la izquierda de la pantalla
Y desplegamos, le damos a vista diseño

Una vez que le hemos dado a vista diseño, nos vamos a herramientas de formulario, diseño

Susana
En diseño, cogemos el cuadrado de las 4 xxxx pintamos el cuadro donde lo
queramos poner, se nos abre otra ventana
Y de esa ventana dependiendo lo que quiera
Que haga el botón cuando le de , lo voy señalando
Y le doy a siguiente

Con la siguiente pantalla, puedo poner un texto o el dibujo,

Me sale otro cuadro, donde puedo cambiar el nombre del botón
Y le damos a finalizar.
Una vez que tengamos el botón, podemos cambiarlo de forma y de color en
herramienta de formulario, diseño. Y ya tendríamos el botón hecho.
14. Hacer un botón con una macro en un formulario
En un formulario incluye un botón (véase punto 11).
Cancela el asistente ya que las acciones que vamos a programar no aparecen en él
Abre las hoja de propiedades con el botón seleccionado, pestaña Eventos (escoge
una opción al hacer clic, doble clic, etc…)
Pulsa los tres puntos …

Se abre un cuadro Elegir generador: selecciona generador de

Macros y accedes a la pantalla de generador de Macros.

Asegúrate de que la opción de Mostrar todas las opciones está

activa, si no alguna de la opciones no te aparecerán
Despliega en agregar nueva acción

Selecciona la acción que quieres que se ejecute al activar la

macro. Tienes muchas opciones.
Dependiendo de la acción seleccionada debes rellenar los
campos que te pide
Puedes seleccionar más acciones que se irán ejecutando en
orden

Este es un ejemplo de la macro de

grabar ventas que hicimos en la
BBDD de tienda de bisutería en
clase.
Nos pega en precio del producto en
campo PVP y resta la cantidad
vendida del Stock del producto
Por último aparece un mensaje de
confirmación