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INTRODUCCIN

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Una base de datos es un conjunto de datos que estn organizados para un uso determinado y el
conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se denomina Sistema
Gestor de Bases de Datos. Casi todos los sistemas de gestin de base de datos modernos
almacenan y tratan la informacin utilizando el modelo de gestin de bases de datos relacional y
que es ampliamente utilizado para organizar grandes volmenes de informacin en las empresas,
del sector pblico y privado.

El propsito del curso es conocer y manejar las herramientas que proporciona Microsoft Access
para obtener un mayor rendimiento de los datos almacenados, aprendiendo a utilizar las ventajas
que con las que cuenta esta aplicacin ofimtica que es de gran utilidad cuando se manipulan
grandes volmenes de informacin ya sea en el mbito acadmico, laboral o personal.

Base de Datos y tablas de datos


1.1 Conceptos bsicos

1.1.1 Base de datos

Una base de datos es un conjunto de datos que estn organizados para un uso determinado y el
conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se denomina Sistema
Gestor de Bases de Datos.

Las bases de datos de Access 2010 tienen la extensin .ACCDB para que el ordenador las
reconozca como tal. Casi todos los sistemas de gestin de base de datos modernos almacenan y
tratan la informacin utilizando el modelo de gestin de bases de datos relacional. En un sistema
de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas.

Las tablas almacenan informacin sobre un tema como pueden ser los clientes de una empresa, o
los pedidos realizados por cada uno de ellos; las tablas se relacionan de forma que a partir de los
datos de la tabla de clientes podamos obtener informacin sobre los pedidos de stos.

Dentro del ambiente de trabajo de una base de datos, se emplean conceptos, trminos y objetos
que desarrollan una funcin especfica dentro del software de aplicacin, es necesario que antes
de empezar a trabajar se contemple definir ciertas caractersticas de cada uno de los conceptos
de base de datos.

1.1.2 Tabla de datos

Utilizaremos un ejemplo de una base de datos elaborada en Microsoft Access para definir los
componentes de una tabla.
Nombre de la tabla C

A
B

A.- Tabla: Es una estructura de filas y columnas que integran una coleccin de datos, semejante a
la que emplea Excel.

B.- Registro: Es toda la informacin que concierne a un elemento de la base de datos, es cada
una de las filas que integran una tabla.

C.- Campo: Es cada uno de los datos particulares de un registro, la cantidad de campos en una
base de datos depende del tamao del registro.

D.- Nombre del campo: Es el nombre de cada una de las columnas que integran una tabla,
dependiendo del contenido de la columna es el nombre que se le da al campo.

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Base de datos: Es un archivo que integra una coleccin de informacin del mismo tipo en forma
de Tablas, Informes, Consultas y Formularios.

Access maneja un solo tipo de archivo, el cual es llamado base de datos con la extensin (.accdb).

Una tabla es un objeto que se emplea para la captura de todos los datos que forma una base de
datos, es muy parecida a una hoja de clculo que se utiliza en Excel, aqu se define la
presentacin que llevarn cada una de las columnas o campos de la base de datos. Aqu se
debe definir la estructura de la informacin.

1.1.3 Consulta

Consulta Es un objeto que se elabora a partir de varias bases de datos, en donde se visualizarn
cada uno de los campos que la forman de las diferentes tablas que estn manipulando, se
observarn los campos en forma de tabla.

1.1.4 Formularios

Formulario Es un objeto que se elabora a partir de una base de datos, en donde se visualizarn
cada uno de los registros que forman tabla, se puede disear con diferentes controles, campos y
agregar encabezados, imgenes y pies de formularios; es decir se trata de un objeto diseado
para capturar y confirmar informacin en una pantalla amigable con el usuario

1.1.5
Informe

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Informe: Es un objeto que se elabora a partir de una base de datos, en donde se visualizarn
cada uno de los registros que forman tabla, se definen los campos que formarn al informe y
adems se podrn incluir algunas de las funciones que se utilizan en Excel como Suma,
Promedio, Mximo, etc. O es una manera de extraer la informacin de la base de datos de forma
ejecutiva y en un formato de impresin.

Pgina. Un objeto recientemente aadido. Con este objeto es posible utilizar una base de datos a
travs de la web.
Macro. Es un objeto para automatizar algunas acciones que t necesitas hacer mediante la ayuda
de un asistente en un ambiente amigable.
Mdulo. Es un objeto para automatizar acciones que necesitas pero directamente en lenguaje Visual
Basic. Para usuarios avanzados.
Utilizaremos un ejemplo de una base de datos elaborada en Microsoft Access para definir los
componentes de una tabla.
Nombre de la tabla

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C

A
B

A.- Tabla: Es una estructura de filas y columnas que integran una coleccin de datos, semejante a
la que emplea Excel.

B.- Registro: Es toda la informacin que concierne a un elemento de la base de datos, es cada
una de las filas que integran una tabla.

C.- Campo: Es cada uno de los datos particulares de un registro, la cantidad de campos en una
base de datos depende del tamao del registro.

D.- Nombre del campo: Es el nombre de cada una de las columnas que integran una tabla,
dependiendo del contenido de la columna es el nombre que se le da al campo.

Base de datos: Es un archivo que integra una coleccin de informacin del mismo tipo en forma
de Tablas, Informes, Consultas y Formularios.

1.2 Panel de exploracin

1.2.1 Qu es access?

Microsoft Access es un sistema de manejo grfico de bases de datos relacionales que corre en
sistema operativo Windows y que fue desarrollado por Microsoft Corporation en los Estados
Unidos.
Las bases de datos estn formuladas por filas y columnas en forma de tablas, semejante a las
tablas que se elaboran en una hoja de clculo.

Este sistema puede ser usado como una base de datos simple en una computadora o tambin

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funciona como una base de datos multiusuario en una red local. Tambin permite convertir los
objetos en formatos HTML para que puedan ser utilizados en Internet por una gran cantidad de
usuarios, ya sea para consulta o bien, para captura de informacin.

El software es muy flexible para su uso en muy diferentes campos y aplicaciones, as como
tambin es muy fcil de manejar y disear, an por personas no familiarizadas con las bases de
datos.

Las tablas estn compuestas por datos numricos o alfanumricos que permite realizar
formularios para una captura, una base de datos, informes para dar reportes de la informacin de
una base de datos o bien consultas que permitan la manipulacin de informacin contenida en una
o varios archivos.

Este sistema funciona muy diferente a la hoja de clculo Microsoft Excel. La primera gran
diferencia radica en que en Excel se puede almacenar cualquier tipo de valor en una celda y en
Access se debe definir primero la estructura de la tabla y el tipo de datos a almacenar en cada
columna. La segunda gran diferencia entre estos dos software, es que en Excel la informacin
est presentada como en un pster, es decir, en una gran tabla plana, en cambio en Access la
informacin est distribuida como en un rompecabezas, en diferentes tablas relacionadas entre s.
Existen todava ms diferencias, pero estas son las ms importantes.

Para iniciar una sesin de trabajo en Microsoft access 2010 se puede realizar en diferentes
formas, dependiendo de cmo se encuentre en la computadora donde trabajes.

Algunas formas ms comunes para iniciar una sesin de Access

1.2.2 Botn de inicio

Se da clic al Botn de inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla.


Colocar el cursor y hacer clic sobre el botn Inicio se despliega un men
Se escoge la opcin Todos los programas , aparece otra lista con los programas que hay instalados en
tu ordenador
Se escoge la opcin Microsoft Office
Se escoge la opcin Microsoft Access hacer clic sobre l, y se iniciar el programa bien

Se da doble clic al icono de acceso directo que se encuentre en el escritorio

1.2.3 Cerrar Access 2010

Para cerrar Access 2010, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

1. Hacer clic en el botn cerrar


2. Pulsar la combinacin de teclas ALT+F4.
3. Hacer clic sobre el Botn de Office y pulsar el botn Salir de Access.

NOTA: Una vez abierto el software de aplicacin la presentacin de la pantalla principal


depender de la configuracin que se le haya dado al momento de instalarse.

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1.2.4 Pantallas de access

Posteriormente de iniciar una sesin aparecer la siguiente pantalla, en donde se podr elegir
una plantilla predeterminada con diferentes categoras, una base de datos en blanco, o bien abrir
una base de datos existente en cualquier unidad de almacenamiento por computadora.

Si elegimos una base de datos en blanco, aparecer en el lado derecho de la misma pantalla un
cuadro de dialogo para poder confirmar el nombre y lugar que se guardar en forma automtica o
bien cambiar el nombre y el lugar por el que el usuario desee.

Botn para crear una base de datos


nueva, se da clic para activarlo

Para terminar de abrir un nuevo archivo en Access, solo hay que dar un clic en el botn de Crear ,
aparecer

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Barra de herramientas de acceso Rpido: Es el rea en donde podemos personalizar los
botones de comando de mayor uso dentro de access, se da clic en el botn de personalizar barra
de herramientas de acceso rpido.

Cintas de opciones. Son los diferentes fichas, que contienen grupos y a su vez botones de
comandos que se utilizan para crear o diseas las base de datos en Access

Botones de navegacin de registros: Con estos botones podemos movernos dentro de la base
de datos y visualizar cada uno de los registros, se puede avanzar o retroceder de uno en uno o
bien ir al primero o ltimo registro

1.3 Vistas de tabla

Vistas del objeto.- El objeto que se en encuentre en el rea de documentos con fichas, se puede
visualizar en cuatro formas diferentes: Vista de hoja de datos, Vista de tabla dinmica

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Barra de estado: Esta seccin se encuentra en la parte inferior de la pantalla principal, muestra
informacin del objeto que se encuentre en el rea de documentos

1.3.1 Estructura de una base de datos

Ventajas del ambiente access

Presenta una interfase standard con los dems software de Microsoft. Sobresale la fcil
manipulacin con el mouse.

Construccin con asistentes. Access presenta una gran cantidad de asistentes con los cuales
puedes construir tu base de datos de una manera muy fcil.

Formulacin automtica de SQL con las consultas, en una interfase muy fcil que permite
manejar la informacin de una manera sencilla y rpida.

Desarrollo con Macros. Los procesos pueden ser desarrollados fcilmente an para aquellos
que no tengan experiencia en programacin.

Generacin automtica de documentos e informes.

Podemos generar nuestra base de datos como un pequeo programa muy amigable para
aquellos que solo capturan informacin y que no estn familiarizados con Access. Esto se hace
a travs de ventanas y botones creados con el objeto Formulario.

1.3.2 Crear una base de datos

Para crear una nueva base de datos debemos:


1. Hacer clic sobre la opcin Nuevo del Men Archivo que aparece a la derecha de la
pantalla.

2. Selecciona la opcin Base de datos en blanco.

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3. A continuacin aparecer en un panel a la derecha de la pantalla el siguiente cuadro:

Aqu debers indicar el Nombre de archivo de la base de datos.

Para seleccionar la carpeta donde guardar el archivo puedes hacer clic en el botn Buscar
ubicacin .

Se abrir el siguiente cuadro de dilogo donde indicaremos el nombre de la base de datos que
estamos creando y el lugar donde se guardar.

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Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo.

En el cuadro Nombre de archivo: escribir el nombre que queremos poner a la base de datos.
Hacer clic sobre el botn Aceptar.
Se cerrar el cuadro de dilogo y volvers a la pantalla de Introduccin a Microsoft Office Access.
En el cuadro de texto Nombre de archivo aparecer la ruta y el nombre que escogiste.

Pulsar el botn Crear para crear la base de datos.

Automticamente se crear nuestra nueva base de datos a la cual Access asignar la extensin
.ACCDB.
Por defecto, Access abrir una nueva tabla para que puedas empezar a rellenar sus datos.

Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los dems objetos se
crean a partir de stas.

Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de Exploracin, desde donde


podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos. En principio
slo encontraremos el de Tabla1 pues es el que Access crear por defecto.
Puedes ocultarlo haciendo clic en el botn Ocultar .
Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qu objetos mostrar y de qu
forma.

1.3.3 Cerrar la base de datos.

Se puede cerrar una base de datos de varias formas:

Cerrando Access:
Ir al Men Archivo y pulsar el botn Salir .
O bien hacer clic sobre el botn Cerrar de la ventana Base de datos.

Sin cerrar Access:


En el Men Archivo, elegir la opcin Cerrar base de datos .

1.3.4 Abrir una base de datos.

Podemos abrir una base de datos ya existente desde sitios distintos:


Desde el Men Archivo:

Ir al Men ArchivoElegir la opcin Abrir...

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Desde los documentos recientes del Men Archivo:
Despliega el Botn de Office donde aparecen las ltimas bases de datos que se abrieron bajo el
ttulo de Documentos recientes. Haz clic en la que quieras abrir.

1.3.5 Qu es una tabla?

ESPECIES
CLAVE
ESPECIE FAMILIA GNERO ESPECIE
001 POACEAE Chusquea bilimekii
002 ASTERACEAE Pittocaulon praecox

COLECTAS

CLAVE FECHA CLAVE COLECTOR NMERO


COLECTA COLECTA ESPECIE COLECTA
5241 28/05/99 001 J. LPEZ 2354

Una tabla es un objeto para manejar datos con un contenido especfico en una tabla de dos
dimensiones (2D), la cual es desplegada en columnas y filas.

La columna (campo) es una coleccin de datos con la misma categora y con el mismo tipo de
datos. La fila (registro) es una coleccin de datos de cada columna.

Cada tabla puede estar relacionada a otras por campos clave, generalmente numricos. En el
ejemplo mostrado arriba, las tablas ESPECIES y COLECTAS estn relacionadas por el campo
CLAVE ESPECIE.

De esta manera, cada registro es una fila y al ordenar un campo ascendente o


descendentemente, los registros se ordenarn de acuerdo al campo seleccionado pero no

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perdern la relacin que tienen con los datos de las dems columnas.
Esta es otra diferencia con Excel.

Pasos para crear una tabla.

1. Definir los campos que la van a componer.


2. Definir las propiedades de cada uno de los campos.
3. Definir la llave primaria.
4. Definir las relaciones de integridad referencial.
5. Capturar datos en las filas (introducir registros).

En general, para crear una tabla, tienes que seguir los pasos arriba marcados. Sin embargo,
puedes iniciar a capturar informacin despus del paso 3 en algunas tablas, adems de que otra
manera de crear una tabla es la importacin de tablas prediseadas en otros formatos (por
ejemplo, en Excel).

La estructura de una tabla se define en la vista de diseo de las tablas. Esta vista nos solicita
informacin sobre:

Nombre del campo. Define el nombre de las columnas.

1.4 Tipo de datos

- Tipo de datos. Define un tipo de dato apropiado para los valores a almacenar en el campo.

- Descripcin. Es la descripcin del contenido del campo. Esta descripcin puede ser
utilizada como un mensaje, ya que aparece en la barra de estado.

Texto. Textos y nmeros que no requieran clculos. Tamao: 255 caracteres.

Memo. Textos y nmeros que no requieran clculos. Tamao: 65,535 caracteres.

Numrico. Slo datos numricos y permite hacer clculos matemticos.

Fecha/hora. Slo permite fechas y horas. Desde el ao 100 hasta el 9999.

Moneda. Evita redondeo en clculos. Se permiten 15 decimales.

Autonumrico. Nmeros secuenciales exclusivos (con incremento de una unidad) o nmeros


aleatorios que se insertan automticamente cuando se agrega un registro.

Si/no. Contiene slo uno de dos valores posibles, S/No, Verdadero/Falso.

Objeto OLE. Objetos (como, por ejemplo, documentos de Microsoft Word, hojas de clculo de
Microsoft Excel, imgenes, sonidos u otros datos binarios), creados en otros programas, que se
pueden incrustar en una tabla de Access.

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Hipervnculo. Utilizado para crear un vnculo con otras aplicaciones, es decir, para que desde
ACCESS puedas abrir algn otro archivo desde otra aplicacin.

Asistente para bsquedas. Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una
lista de valores mediante el empleo de un cuadro combinado.

1.4.1 Descripcin del tamao del campo para el tipo de datos numrico

Byte. Maneja datos numricos dentro del rango de 0 ~ 255. Sin puntos decimales y no puede
manejar fracciones.

Entero. Maneja datos numricos dentro del rango -32,767 ~ 32,768. Sin puntos decimales y
no puede manejar fracciones.

Entero largo. Maneja datos numricos dentro del rango -2, 147, 483,648 ~ 2, 147, 483,647.
Sin puntos decimales y no puede manejar fracciones

Simple. Maneja datos numricos dentro del rango -3.402823 x 10 38 ~


o 3.402823 x 1038. Acepta siete dgitos a la derecha del punto decimal.

Doble. Maneja datos numricos dentro del rango:


o -1.79769313486231 x 10308 ~ -4.94065645841247 x 10 -324
para valores negativos.

o 1.79769313486231 x 10308 ~ -4.94065645841247 x 10 -324


para valores positivos. Acepta
15 dgitos a la derecha del punto decimal.

1.4.2 Reglas para dar nombre a los campos

En Microsoft Access, los nombres de los campos:

Pueden tener hasta 64 caracteres.

Pueden incluir cualquier combinacin de letras, nmeros, espacios y caracteres especiales,


excepto el punto (.), el signo de exclamacin (!), el acento grave () y corchetes ([ ]).

No pueden comenzar por un espacio en blanco.

No pueden contener caracteres de control (valores ASCII de 0 a 31).

No pueden incluir comillas dobles (") en los nombres de tablas, vistas o procedimientos
almacenados en un proyecto de Microsoft Access.

1.5 Tablas de datos

1.5.1 Crear tablas de datos

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Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaa Crear para visualizar sus
opciones. En el marco Tablas podremos seleccionar estas opciones:

El botn Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos en la
tabla y segn el valor que introduzcamos en la columna determinar el tipo de datos que tiene la
columna.

Vista diseo es el mtodo que detallaremos en esta unidad didctica.

Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde el que
podrs compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personas con acceso al
mismo sitio.

A continuacin se presenta la forma de crear una tabla en vista diseo. Este mtodo consiste en
definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que esta tendr y otras
consideraciones como claves, etc...

Otra forma rpida de llegar a la vista Diseo es seleccionando la vista desde la pestaa Hoja de
datos, o haciendo clic en el botn de Vista de Diseo en la barra de estado: Diseo y elija y elija la
opcinVer
Aparecer la vista de Diseo de la tabla:

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En la pestaa tenemos el nombre de la tabla (como todava no hemos asignado un nombre a la
tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1).

A continuacin tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla, se utiliza
una lnea para cada columna, as en la primera lnea (fila) de la rejilla definiremos la primera
columna de la tabla y as sucesivamente.

En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestaas (General y Bsqueda) para definir
propiedades del campo es decir caractersticas adicionales de la columna que estamos
definiendo.

Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algn tipo de ayuda sobre lo que
tenemos que hacer, por ejemplo en este momento el cursor se encuentra en la primera fila de la
rejilla en la columna Nombre del campo y en el recuadro inferior derecho Access nos indica que el
nombre de un campo puede tener hasta 64 caracteres.

Ejemplo:

En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla INTRO pasamos al tipo de
datos, por defecto nos pone Texto como tipo de dato. Si queremos cambiar de tipo de datos, hacer
clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo.

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Observa como una vez tengamos algn tipo de dato en la segunda columna, la parte inferior de la
ventana, la correspondiente a Propiedades del campo se activa para poder indicar ms
caractersticas del campo, caractersticas que veremos con detalle en la unidad temtica siguiente.

A continuacin pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna de la rejilla.

Esta tercera columna no es obligatorio utilizarla ya que nicamente sirve para introducir un
comentario, normalmente una descripcin del campo de forma que la persona que tenga que
introducir datos en la tabla sepa qu debe escribir ya que este cometario aparecer en la barra de
estado de la hoja de datos.

Repetir el proceso hasta completar la definicin de todos los campos (columnas) de la tabla.

1.5.2 Tipos de datos en una base de datos en Access

La Informacin que contiene los campos de una Tabla en Access, estn compuesta por diferentes
datos que son semejantes a los utilizados en Excel, En donde adems mencionaremos algunas de
sus propiedades que permiten la manipulacin adecuada de las tablas, informes, consultas y
formularios.

En Access 2010 se emplean varios tipos de datos para formar las bases de datos, a continuacin
explicaremos cada uno de estos datos y adems sus propiedades de campo ms frecuentes.

Texto: permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dgitos y caracteres
especiales. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud mxima de 255
caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos como nombres, direcciones o cualquier
nmero que no se utilice en clculos, como nmeros de telfono o cdigos postales.

Memo: se utiliza para textos de ms de 255 caracteres como comentarios o explicaciones. Tiene
una longitud mxima de 65.536 caracteres. Access recomienda para almacenar texto con formato
o documentos largos, crear un campo Objeto OLE en lugar de un campo Memo.

En Access 2010 se puede ordenar o agrupar por un campo Memo, pero Access slo utiliza los
255 primeros caracteres cuando se ordena o agrupa en un campo Memo.

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Los tipos de datos Texto y Memo permiten asignar un formato personalizado, pero no
tienen formatos predefinidos. Cuando el campo es de tipo texto, introduciendo como formato el
smbolo de > (mayor que) se obliga a Access 2010 a que, independientemente de cmo se
tengan bloqueadas o no las maysculas en el teclado, el texto que se introduzca en el campo
ser presentado en letras maysculas.
Si el formato se establece en < (menor que) los contenidos de texto introducidos en este
campo se veran convertidos a tipo de letra minscula (solo visualmente, no almacenados).

Nmero: para datos numricos utilizados en clculos matemticos. Dentro del tipo nmero la
propiedad tamao del campo nos permite concretar ms. En resumen los tipos Byte, Entero y
Entero largo permiten almacenar nmeros sin decimales; los tipos Simple, Doble y Decimal
permiten decimales; el tipo Id. de rplica se utiliza para claves autonumricas en bases rplicas.

Fecha/Hora: para la introduccin de fechas y horas desde el ao 100 al ao 9999.

Moneda: para valores de dinero y datos numricos utilizados en clculos matemticos en los que
estn implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisin es de hasta 15
dgitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dgitos a la derecha del mismo.

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Access recomienda utilizar el tipo Moneda para impedir el redondeo de cifras en los clculos. Un
campo Moneda tiene una precisin de hasta 15 dgitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dgitos a
la derecha. Un campo Moneda ocupa 8 bytes de espacio en disco.

Autonumrico: nmero secuencial (incrementado de uno a uno) nico, o nmero aleatorio que
Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos
Autonumrico no se pueden actualizar.

S/No: valores S y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (S/No,
Verdadero/Falso o Activado/desactivado).

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Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de clculo de Microsoft Excel, un documento de
Microsoft Word, grficos, imgenes, sonidos u otros datos binarios.

Hipervnculo: texto o combinacin de texto y nmeros almacenada como texto y utilizada como
direccin de hipervnculo. Una direccin de hipervnculo puede tener hasta tres partes:

Texto: el texto que aparece en el campo o control. Direccin: ruta de acceso de un archivo o
pgina. Subdireccin: posicin dentro del archivo o pgina.

Sugerencia: el texto que aparece como informacin sobre herramientas.

Datos Adjuntos

Son datos en los que pueden incluir imgenes como fotografas, logotipos, paisajes, etc. Por lo
regular no tiene opciones comunes de Propiedad de campo.

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Con un doble clic sobre la celda en donde se captura el dato adjunto, se desplegar una ventana
de dilogo en donde se irn agregando los archivos que le corresponda, con el botn Agregar
se desplegar otra ventana de dilogo para definir la ubicacin y el archivo deseado.

1.5.3 Trabajando en una base de datos

En esta seccin trabajaremos con los elementos para lograr una buena presentacin de los
objetos que se encuentren en una base de datos.

Seleccin de datos de una tabla

A continuacin explicaremos las diversas formas de seleccionar los registros, de los campos y de
la tabla que forma la base de datos, es muy similar al procedimiento que se emplea en Excel.

A.- Registro

Para seleccionar un registro en la Tabla se tiene que colocar el cursor en la parte izquierda de la
tabla hasta que aparezca el smbolo de seleccin y despus se da clic, si se tiene que seleccionar
varios registros se coloca en la parte izquierda de la tabla hasta que aparezca el smbolo de
seleccin, despus se da clic y se arrastra el cursor hasta el registro deseado (Tambin se puede
utilizar la tecla Shift para lograrlo).

B.- Campo

Para seleccionar un campo en la Tabla se tiene que colocar el cursor en la parte superior de la
tabla hasta que aparezca el smbolo de seleccin y despus se da clic, si se tiene que seleccionar
varios campos se coloca en la parte superior de la tabla hasta que aparezca el smbolo de
seleccin, despus se da clic y se arrastra el cursor hasta el campo deseado (Tambin se puede
utilizar la tecla Shift para lograrlo).

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C.- Tabla

Para seleccionar toda la Tabla se tiene que colocar el cursor en la parte izquierda de la tabla
dentro de la celda adecuada y se da clic sobre ella.

1.5.4 Presentacin a una base de datos

A.- Dar formato a la Tabla

Iniciaremos con darle presentacin a los datos que forman la Tabla de la base de datos con la
ayuda de la Cinta de Opciones: Inicio y con el Grupo: Fuente, el Tipo de fuente, el Tamao de
fuente, los Estilos de fuente y el Color de fuente se aplican en forma directa a toda la tabla.

El Color de relleno y el Color de relleno Alterno se complementan para darle a la tabla un relleno
alterno de colores segn sea el caso. Los botones de Alineacin se pueden aplicar en forma
independiente a cada uno de los campos de nuestra base de datos.

B.- Modificar Campos/Registros

C.- Registro

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Al modificar la altura de uno de los registros de la Tabla, todos los registros se modificarn
automticamente, eso se consigue colocando el cursor en medio de dos registros y esperando
que aparezca el smbolo para darle clic y arrstralo al tamao adecuado.
D.- Campo

Para modificar el ancho de columna de cada uno de los campos que forman la Tabla de la base de
datos, se realiza en forma independiente en cada columna de los campos, esto se consigue
colocando el cursor en medio de dos campos y esperando que aparezca el smbolo para darle clic
y arrstralo al tamao adecuado.

1.5.5 Navegar en una tabla

Despus de haber creado una base de datos, podemos recorrer la tabla y observar cada uno de
los registros que la forman, utilizaremos la siguiente imagen para explicar las diferentes formas de
movernos dentro de una base de datos y observar el registro deseado.
Moverse dentro de una Tabla.

Botones de Navegacin de Registros

En los botones de navegacin se observan la cantidad de registros que contiene la Tabla , adems
con un clic se puede avanzar o retroceder de uno en uno, tambin con un clic se puede avanzar a
primer o ltimo registro y observar cual es registro en donde se encuentra el cursor.

Teclado
Con las flechas de direccionamiento se pueden mover hacia arriba o hacia debajo de los registros,
con la combinacin de las teclas Ctrl + Inicio o Ctrl + Fin se puede mover el cursor al primer o
ltimo registro.

Mouse

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con dar un clic en el registro deseado, se puede cambiar a cualquiera de los registros que forman
la Tabla, adems con Rueda que contiene el Mouse se puede desplazar hacia arriba o hacia
debajo de la Tabla.

Buscar un dato en una Tabla


Para realizar la bsqueda de un dato en cualquiera de los registros que forman la Tabla, se utiliza
la opcin Buscar que se encuentra en la pantalla despus de los botones de navegacin de
registros, ah se escribe el dato que se va a buscar en toda la tabla.

Al momento de terminar de escribir el dato, el curso se posicionar en la primera celda que


contenga la informacin, si presionamos Enter el cursor se cambiara a la siguiente celda que
contenga el dato y as sucesivamente. Si deseamos modificar el contenido de un campo de un
registro, se da clic y se captura la nueva informacin.

Reemplazar un dato en una Tabla


Para reemplazar los datos de un campo de una Tabla se selecciona la columna del campo y se da
clic al botn derecho del Mouse, del men con textual se escoge la opcin Buscar de la cual se
desplegar la siguiente ventana de dilogo:

Buscar: Es el dato que se captura para que Access los busque en toda la columna de datos.

Reemplazar por: Es el dato que se captura que tomara lugar del dato buscado
.Buscar en: Es la tabla en donde se busca el dato.

Despus de capturar los datos que va a buscar y reemplazar se da clic en el botn de


Reemplazar todos y Access se encarga en forma automtica de realizarlo.

1.5.6 Edicin de registros

Para modificar la informacin de una Tabla de una base de datos, explicaremos algunas opciones
para lograr el cambio esperado. Para lograr los resultados esperados se utilizara la Cinta de
Opciones: Inicio y los Grupos: Registros y Portapapeles. Adems se empleara la Cinta de
Opciones: Hoja de datos y el Grupo de Trabajo: Campos y Columnas.

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Eliminar Registro/Campo

Para eliminar un registro un campo de una base de datos es necesario primero seleccionarlo y
despus utilizar el Botn de comando: Eliminar, en donde se desplegar un men de opciones en
la cual se seleccionara Eliminar registro o columna segn sea el caso.

Insertar Registro

Para insertar un registro en una Tabla se coloca el cursor en cualquier campo, se da clic en el
botn de comando Nuevo del Grupo de trabajo: Registros y aparecer en la parte inferior de la
Tabla una nueva fila para capturar el registro. Otro procedimiento alterno es seleccionar un
Registro y con el botn derecho del Mouse se escoge la opcin: Nuevo registro del men
contextual.

Insertar Campo

Para insertar es seleccionar una columna y con el botn derecho del Mouse se escoge la opcin:
Insertar Columna del men contextual.

Cortar, Copiar y Pegar Registros

Los registros elaborados en una base de datos de Access se comportan como si fuera un editor de
texto, por lo tanto las acciones para Copiar, Cortar y Pegar se puede realizar dentro de una Tabla.
Con los botones de comando Cortar, Copiar y Pegar del Grupo de trabajo: Portapapeles se puede
realizar la opcin de mover o sacar una copia de registro de una Tabla a otra.

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Mostrar/Ocultar campos

Los campos que contienen de una base de datos de Access , tienen la particularidad de activarse
o desactivarse en forma invisible, es decir que se pueden mostrar u ocultar las campos que
forman la Tabla, para ella se utiliza el botn derecho del Mouse, en men de opciones y las
opciones Ocultar campos y/o Mostrar campos, adems se desplegar una ventana de opciones
para activar o desactivar los campos que la forman.

1.6 La clave principal

Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal.

La clave principal proporciona un valor nico para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador
de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningn tipo de equivocacin el
registro al cual identifica. No podemos definir ms de una clave principal, pero podemos tener una
clave principal compuesta por ms de un campo.

Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos:

Hacer clic sobre el nombre del campo que ser clave principal.

Hacer clic sobre el botn Clave principal en el marco Herramientas de la pestaa

Diseo.

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A la izquierda del nombre del campo aparecer una llave indicndonos que dicho campo es la
clave principal de la tabla.

Guardar una tabla

Para guardar una tabla, podemos:

Ir al Men Archivo y elegir la opcin Guardar.

O bien hacer clic sobre el botn Guardar de la barra de Acceso Rpido.

Como nuestra tabla an no tiene nombre asignado, aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

Escribir el nombre de la tabla y Haga clic sobre el botn Aceptar.


Nota: Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos aparece un cuadro de
dilogo avisndonos de ello, y preguntndonos si queremos que Access cree una, si le decimos
que S nos aade un campo de tipo autonumrico y lo define como clave principal. Si le decimos
que No se guarda la tabla sin clave principal ya que una clave principal en una tabla es
conveniente pero no obligatorio.

Para cerrar una tabla, seguir los siguientes pasos:

Hacer clic derecho sobre la pestaa con el nombre de la tabla y seleccionar Cerrar en el
men emergente.

O bien hacer clic sobre el botn Cerrar que se encuentra en la parte derecha al mismo nivel

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que la pestaa.

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