MICROSOFT ACCESS

1. Marca la respuesta correcta: ¿Microsoft Access es un...?

 Programa que no permite realizar consultas.
 Hardware que permite realizar diferentes consultas, formularios, etc.
 Manejador de Base de Datos
 Programa diseñado para escribir, calcular, crear y editar imágenes.

2. ¿Cuál es la diferencia entre tipo de dato y nombre del campo?

Tipo de dato:

Texto cortó.

Debe su denominación por aceptar un máximo de 255 caracteres por celda. Por lo
general en este se incluye solamente la trascripción de nombres o títulos en específico.

Texto largo.

En este caso, se admiten más de 255 caracteres por celda, hasta un máximo de 64mil
caracteres, siendo este el más empleado en el caso, de las descripciones completas.

Suele emplearse para la redacción de frases, oraciones e incluso párrafos cortos.,

muchos expertos en programación alegan que permiten el almacenamiento de hasta
un (1) gigabyte, pero haciendo mención siempre de la limitación que se establece
entorno a los 64mil primeros caracteres.

Nombre de campo:

Nombres de campos, controles y objetos en las bases de datos de escritorio de

Microsoft Access:

Pueden tener hasta 64 caracteres.

Pueden incluir cualquier combinación de letras, números, espacios y caracteres

especiales, excepto puntos (.), signos de exclamación (!), acentos graves (`) y corchetes
([ ]).

No pueden comenzar por espacios.

No pueden incluir caracteres de control (valores ASCII de 0 a 31).

No pueden incluir comillas dobles (") en los nombres de tabla, vista o procedimiento
almacenado de un proyecto de Microsoft Access.

3. ¿Cuál es la diferencia entre base de datos, tablas, Registro, información, dato, campo?

BASE DE DATOS:

Nuestro gestor de base de datos MySQL nos permitirá crear tantas bases de datos
como proyectos necesitemos (y como espacio tengamos en nuestro disco rígido, o en
el hosting que utilicemos).

Conceptualmente, una base de datos es un "paquete" que contiene toda la

información necesaria para el funcionamiento de un sistema o proyecto completo.
TABLAS:

La base de datos de una "tienda", esta base podría contener las siguientes tablas:

 Producto
 Categorías
 Usuarios
 Pedidos
 Envíos
 Pagos

Es decir, cada uno de los conceptos sobre los cuales necesitamos guardar datos
corresponderá a una tabla. Por ejemplo, crearemos una tabla para los "productos", ya
que la información que tenemos acerca de cada producto comparte una misma
estructura: tendremos un nombre para cada producto, una descripción, un precio, una
cantidad disponible, etc.

REGISTROS:

Cada ítem de esta tabla (cada "producto", en el ejemplo anterior) se almacenara en un

registro (una fila horizontal, un renglón).

Cambiamos de ejemplo, y veamos los elementos de una tabla dedicada a almacenar

"mensajes" que los usuarios enviaron mediante un formato:

id nombre email mensaje

1 Juan Pérez juan@perez.com ¡Hola amigos!

2 Carlos García carlosgarcia@hotmail.com Saludos desde América

3 María González mgonzalez@gmail.com Me gusta PHP

INFORMACION:

Los informes se usan para dar formato a los datos, resumirlos y presentarlos. Por lo
general, un informe responde a una pregunta específica como: "¿Cuánto dinero
recibimos de cada cliente este año?" o "¿En qué ciudades residen nuestros clientes?".
A cada informe se le puede dar formato para presentar la información de la manera
más legible posible.

Se puede ejecutar un informe por vez y siempre se reflejan los datos actuales de la
base de datos. Generalmente, se les da formato a los informes para imprimirlos, pero
también pueden verse en pantalla, exportarse a otro programa o enviarse como datos
adjuntos en un correo electrónico.

DATO:

Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. ... Salvo
que haya sido específicamente diseñada para usar datos o códigos de otro origen, una
 base de datos de Access almacena sus tablas en un solo archivo, junto con otros
objetos como formularios, informes, macros y módulos.

CAMPO:

La estructura de una tabla se define por la cantidad de campos en que fraccionemos la

información que guarda.

Los posibles campos (podemos imaginarlos como "columnas" de una planilla de

cálculo) para una tabla de –por ejemplo- "productos", podrían ser el código de
productos, el nombre del producto, su descripción, la categoría a la que pertenecen, el
precio, etc.

4. ¿Qué se debe tomar en cuenta para elaborar una base de datos?

Una base de datos correctamente diseñada le permite obtener acceso a información

actualizada y precisa. Como es esencial tener un diseño correcto para lograr sus
objetivos de trabajar con una base de datos, tiene sentido invertir el tiempo necesario
para obtener información sobre los principios de un buen diseño. Al final, es mucho
más probable que acabe con una base de datos que se ajusta a sus necesidades y que
puede adaptarse fácilmente al cambio.

5. En qué se diferencia “Vista Hoja de Datos” y “Vista Diseño”

VISTA HOJA DE DATOS:

La vista Hoja de datos tiene opciones de filtrado y ordenación integradas disponibles

cuando desea buscar o filtrar datos específicos. La vista Hoja de datos también es útil
para ver rápidamente los detalles de muchos registros, agregar nuevos registros y
eliminar registros de una tabla.

VISTA DISEÑO:

La vista Diseño permite modificar la estructura del formulario. ... de la barra de estado
permiten acceder de nuevo a la vista Formulario. Además de la ventana del formulario,
es posible que aparezca en la pantalla el panel con la lista de campos o la hoja de
propiedades del formulario.

6. ¿Cuál es la importancia de generar una clave principal compuesta?

Access utiliza campos de clave principal para asociar rápidamente datos de varias tablas
y combinarlos de forma que tenga sentido. Puede incluir los campos de clave principal
en otras tablas para hacer referencia a la tabla que sea origen de la clave principal

7. ¿Existe organizaciones sin Bases de Datos. ¿Ejemplifique?

 Base de datos de proveedores de atención médica

Una compañía proveedora de servicios de salud tiene múltiples oficinas en muchos estados
diferentes. Muchos médicos trabajan para la empresa y cada médico atiende a varios
pacientes. Algunos médicos solo trabajan en una oficina, y otros trabajan en diferentes oficinas
en días diferentes. La base de datos guarda información sobre cada médico, como nombre, dirección,
teléfonos de contacto, área de especialización, etc. Cada paciente puede ser asignado a uno o más
doctores. La información específica del paciente también se guarda en la base de datos (nombre,
dirección, teléfonos, número de registro de salud, fecha de nacimiento, historial de citas, recetas,
análisis de sangre, diagnósticos, etc.). Los clientes pueden programar y cancelar citas y solicitar
medicamentos recetados ya sea por teléfono o usando el sitio web de la compañía. Se aplican
algunas restricciones; por ejemplo, para ver a un especialista, el paciente necesita una aprobación
de su médico de cabecera; para pedir una receta, el paciente debe tener al menos una recarga
válida restante, y así sucesivamente.

8. Si a una tabla se le asigna un campo” TELÉFONO”. ¿Cuál sería su tipo de dato?

Al crear tablas en Access, necesita seleccionar un tipo de datos para cada columna de
datos. El tipo de datos Texto corto es una elección habitual ya le permite escribir casi
cualquier carácter (letra, símbolo o número). Sin embargo, una cuidada selección de
tipos de datos puede ayudarle a aprovecharse de características adicionales de Access
(como la validación de datos y las funciones) y a mejorar la precisión de la información
que está almacenando. La tabla siguiente le proporciona información general de los
tipos de datos disponibles en las bases de datos de escritorio de Access (.accdb y .mdb).

9. ¿Cuál es la importancia del Software de Access?

Access nos permite que presentemos de muy distintas y personalizadas maneras la

información, una ventaja de la cual sacaremos mucho beneficio cuando queremos
presentar un grupo de datos de distinta manera para distintos destinatarios.
Access, rápida y sencilla almacenando, gestionando y compartiendo datos.

 Empezar rápidamente usando soluciones prediseñadas

 Distintos formatos de un mismo informe para distintos destinatarios.

 Creación de tablas de datos más rápida y tan sencilla como una tabla de Excel.

 Valor añadido en los datos adjuntos y multivalor

10. Para relacionar dos tablas: ¿Qué debe de tener en cuenta?

Uno de los objetivos de un buen diseño de base de datos es eliminar la

redundancia de los datos (datos duplicados). Para conseguirlo, conviene
 desglosar los datos en muchas tablas basadas en temas para que cada hecho
esté representado solo una vez. Después, se debe proveer a Access de un
medio para recopilar de nuevo la información desglosada (esto se realiza
colocando campos comunes en tablas que estén relacionadas). Sin embargo,
para realizar este paso correctamente, primero debe conocer las relaciones
existentes entre las tablas y, a continuación, especificar dichas relaciones en la
base de datos.

11. ¿Existen otros programas que tienen la misma función de Access, mencionarlos?

 Kexi (integrada en Calligra Suite)

 Glom