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Microsoft

Access

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Acceso: Inicio / Programas o Todos los Programas / Microsoft Office /
Microsoft Access 2007.

Microsoft Access El programa Access de la suite de Office 2007 conserva gran parte
de sus características y rendimiento como el programa más utilizado para el manejo de
bases de datos en el mercado de la computación y la informática, la presentación en
pantalla de los menús, barras de herramientas, botones, etc. y demás elementos que
lo constituyen, sí han tenido cambios significativos, pero siempre enfocados hacia el
mayor rendimiento, desempeño y facilidad en su manejo por quienes lo utilizan para
realizar tareas diversas en cualquier ambiente, sea esté de trabajo o escolar.

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INTERFAZ

Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes
fundamentales. Así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más
fácil entender el resto del curso.

Las Barras

La Barra De Título contiene el nombre del programa. En el extremo superior derecho


de la ventana encontrarás los botones para Minimizar, Maximizar / Restaurar y Cerrar.

La barra de Acceso rápido

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Access como
Guardar , Imprimir o Deshacer. Esta barra puede personalizarse para
añadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la
derecha y aparecerán los comandos más frecuentes para elegir.

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Pulsando en Más comandos se abrirá un cuadro de diálogo desde donde podrás añadir
otras acciones que iremos viendo a lo largo del curso:

Botón de Office
El Botón de Office reemplaza el menú Archivo, presente en las versiones
anteriores de Word, y está situado en el extremo superior izquierdo de la ventana.
Mediante un clic sobre este botón, accederemos a opciones básicas del programa,
tales como crear un documento nuevo, almacenar el documento actual o imprimirlo.

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Botón de Office
Sus Opciones

- Crea una nueva Base de Datos.

- Abre una Base de Datos existente.

- Almacena una Base de Datos, en el caso que está siendo guardado


por primera vez, así como también almacena las modificaciones realizadas sobre en la
misma.

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- Almacena la Base de Datos y/o almacena una copia de la
misma, con propiedades diferentes a las preestablecidas.

- Imprime.

- Compactar y reparar base de datos, realizar copia de


seguridad y accesar a las propiedades de la base de datos.

- Envía una copia del documento a otras personas.

- Distribuye el documento entre otras personas.

- Cierra el documento.

Crear, Abrir y Cerrar un Base de Datos


Conceptos básicos de Access

Base de datos: Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados para
un uso determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos
datos es lo que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos.

Las bases de datos de Access 2007 tienen la extensión .ACCDB para que el ordenador
las reconozca como tal. Casi todos los sistemas de gestión de base de datos modernos
almacenan y tratan la información utilizando el modelo de gestión de bases de datos
relacional.

En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas. Las tablas
almacenan información sobre un tema como pueden ser los clientes de una empresa,
o los pedidos realizados por cada uno de ellos; las tablas se relacionan de forma que a
partir de los datos de la tabla de clientes podamos obtener información sobre los
pedidos de éstos.

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Tablas de datos: Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para
almacenar los datos. Una tabla contiene información sobre un tema o asunto
particular, como pueden ser como hemos visto antes, clientes o pedidos.

Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el código del
cliente, nombre del cliente, dirección,...

Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o


fila, así todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro
cliente forman otro registro,…

Si consideramos una posible base de datos con los datos de una empresa, una tabla de
CLIENTES podría ser:
Campos
Código Nombre Apellido Dirección C.P.
Registro 1 1 Juan Pérez 18 de Julio 777 11200
Registro 2 2 María Fernández Av. Brasil 1254 11200
Registro 3 3 Elizabeth Martínez San José 8569 11100
Registro 4 4 Pedro Suarez 8 de Octubre 568 11300

Consultas: Una consulta es un objeto que proporciona una visión personal de los datos
almacenados en las tablas ya creadas. Existen varios tipos de consultas para
seleccionar, actualizar, borrar datos,..., pero en principio se utilizan para extraer de las
tablas los datos que cumplen ciertas condiciones.
Por ejemplo, podríamos crear una consulta para obtener todos los datos de los clientes
cuyo código postal sea 11200.

Formularios: Un formulario es el objeto de Access 2007 diseñado para la introducción,


visualización y modificación de los datos de las tablas.

Existen diferentes tipos de formularios pero los que más se utilizan tienen la forma de
pestañas de datos para la introducción por ejemplo de los diferentes clientes de la
tabla CLIENTES.

Informes: Un informe es el objeto de Access 2007 diseñado para dar formato, calcular,
imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla.
Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa.

Páginas: Una página de acceso a datos es un tipo especial de página Web diseñada
para ver datos y trabajar con ellos desde Internet o desde una intranet. Este tema lo
trataremos en otro curso más avanzado.

Macros: Una macro es el objeto de Access 2007 que define de forma estructurada las
acciones que el usuario desea que Access realice en respuesta a un evento
determinado.

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Por ejemplo, podríamos crear una macro para que abra un informe en respuesta a la
elección de un elemento de un formulario.

Módulos: Un módulo es el objeto de Access 2007 que contiene procedimientos


personales que se codifican utilizando Visual Basic.

Creación de base de datos

Procedimiento para crear una base de datos:

1. Abra Access y en la página Introducción a Microsoft Office Access, haga clic en Base
de datos en blanco.

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2. En el panel derecho Base de datos en blanco, escriba un nombre para la nueva base
de datos en el cuadro Nombre de archivo, sí desea cambiar la ubicación del archivo,

haga clic en Examinar , situado junto al cuadro Nombre de archivo, busque la


nueva ubicación y, a continuación, haga clic en Aceptar.

3. Por último haga clic en el botón Crear.

4. Access creará la base de datos y, a continuación, abre una tabla vacía denominada
“Tabla1” en la vista Hoja de datos, y sitúa el cursor en la primera celda vacía de la
columna Agregar nuevo campo, al que inteligentemente Access asigna un tipo de dato
adecuado a los datos que recibe.

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NOTA Solo restará agregar los campos y sus registros.

Tablas
Una tabla contiene datos sobre un tema en concreto, como empleados o productos.
Cada registro de una tabla contiene información sobre un elemento, como un
determinado empleado. Un registro se compone de campos, como un nombre, una
dirección y un número de teléfono. Los registros se suelen denominar también filas y
los campos, columnas.

1. Registro o fila

2. Campo o columna

Siempre debe empezar a diseñar una base de datos creando primero sus tablas,
incluso antes de crear otros objetos de base de datos. La base de datos puede
contener muchas tablas, cada una de ellas con información sobre un tema diferente.
Cada tabla, a su vez, puede contener muchos campos de diferentes tipos, como texto,
números, fechas e imágenes.

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Crear una tabla a partir de una plantilla de tabla
Puede crear tablas con campos relacionados con Contactos, Tareas, Problemas,
Eventos o Activos, etc., a partir de una de las plantillas de tablas para estos temas que
se incluyen en Access 2007.

1. Abra la base de datos.

2. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Plantillas de tabla.

3. A continuación, seleccione una de las plantillas disponibles de la lista, las cuales


insertan una nueva tabla en la vista Hoja de datos y con los campos acordes a los
registros que almacenarán.

Agregar nuevas tablas en vista hoja de datos


Para agregar a una base de datos existente una nueva tabla en la vista hoja de datos,
realice lo siguiente:

1. Abra la base de datos.

2. Presione la herramienta Tabla del grupo Tablas en la ficha Crear.

NOTA Se habrá agregado otra ficha representando la nueva tabla de la base de datos
la cual se nombrará de forma consecutiva y conservará las mis características de la
tabla principal (tabla1).

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Agregar nuevas tablas en vista diseño
Insertar una tabla, empezando en la vista Diseño permite crear primero la estructura
de la nueva tabla, para que en seguida se escriban los datos cambiando a la vista Hoja
de datos, o bien, introduzca los datos con algún otro método, como una operación de
pegar o anexar datos.

1. Abra la base de datos.

2. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Diseño de tabla.

3. En la estructura mostrada de la nueva tabla, escriba un nombre para el 1er. campo


en la columna Nombre de campo y, a continuación, seleccione un tipo de datos en la
lista Tipo de datos, según la información a contener en dicho campo. Si lo desea,
puede escribir una descripción para cada campo en la columna Descripción. Esa
descripción se muestra en la barra de estado cuando el punto de inserción se
encuentra en ese campo y se utiliza como texto de la barra de estado para todos los
controles que cree arrastrando el campo hasta un formulario o informe. También si lo
desea puede modificar las propiedades de los campos según la información que
contendrán.

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Tipos de Datosipo de datos Almacena Tamaño
Tipo de Dato Almacena Tamaño
Caracteres alfanuméricos
Texto Se utiliza para texto o para texto y Hasta 255 caracteres.
números que no se emplean en
cálculos, como Id. de producto.

Memo Caracteres alfanuméricos (con una Hasta 1 gigabyte de


longitud mayor de 255 caracteres) caracteres o 2
o texto con formato de texto gigabytes de
enriquecido. almacenamiento (2
bytes por carácter),
Se utiliza para texto que contiene de los cuales puede
más de 255 caracteres o que mostrar 65.535
utiliza formato de texto caracteres en un
enriquecido. Las notas, las control.
descripciones largas y los párrafos
con formato como negrita o
cursiva son ejemplos comunes de
datos para los que se utilizaría un
campo Memo.

Número Valores numéricos (enteros o 1, 2, 4 u 8 bytes, o 16


valores fraccionarios). bytes cuando se utiliza
Se utiliza para almacenar números para Id. de réplica.
utilizados en cálculos, salvo los
valores monetarios, para los que se
utiliza el tipo de datos Moneda.

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Fecha/Hora Fechas y horas. 8 bytes.

Se utiliza para almacenar valores de


fecha y hora. Tenga en cuenta que
cada valor almacenado contiene
un componente de fecha y otro de
hora.

Moneda Valores monetarios. 8 bytes.

Se utiliza para almacenar valores


monetarios (importes).
Autonumérico Valor numérico único que Office 4 bytes o 16 bytes
Access 2007 inserta cuando se utiliza
automáticamente cuando se agrega para Id. de réplica.
un registro.
Se utiliza para generar valores
exclusivos que se puedan emplear
como clave principal. Tenga en
cuenta que en los campos
autonuméricos los valores pueden
aumentar secuencialmente en un
incremento especificado o
aleatoriamente.

Sí/No Valores booleanos. 1 bit (8 bits = 1 byte).

Se utiliza para campos


Verdadero/Falso que pueden
contener uno de dos valores
posibles: Sí/No o Verdadera/Falso,
por ejemplo
Objeto OLE Objetos OLE u otros datos binarios. Hasta 1 gigabyte.
Se utiliza para almacenar objetos
OLE de otras aplicaciones de
Microsoft Windows.

Datos adjuntos Fotografías, imágenes, archivos Para los datos adjuntos


binarios, archivos de Office. comprimidos,
2 gigabytes. Para los
Es el tipo de datos que se datos adjuntos
prefiere para almacenar imágenes no comprimidos,
digitales y cualquier tipo de archivo alrededor de 700 k,
binario. según la capacidad de
compresión
de los datos adjuntos.

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Hipervínculo Hipervínculos. Hasta 1 gigabyte de
caracteres o 2
Se utiliza para almacenar gigabytes de
hipervínculos y proporcionar acceso almacenamiento (2
con un solo clic a páginas Web a bytes por carácter),
través de una dirección URL de los cuales puede
(localizador uniforme de recursos) mostrar 65.535
o a archivos a través de un caracteres en
nombre en formato UNC un control.
(convención de nomenclatura
universal).
Puede crear también vínculos a los
objetos de Access almacenados en
una base de datos.
Asistente para En realidad no es un tipo de Basado en una tabla o
búsquedas datos; inicia el Asistente para consulta: el tamaño de
búsquedas. la columna asociada.

Se utiliza para iniciar el Asistente Basado en un valor:


para búsquedas y crear un campo el tamaño del
que utilice un cuadro combinado campo Texto utilizado
para buscar un valor de otra tabla, para almacenar el
consulta o lista de valores. valor.

Propiedades de los Campos

Utilice esta propiedad de Para


campo
TamañoDelCampo Definir el tamaño máximo de los datos
almacenados con el tipo de datos Texto, Número o
Autonumérico.
Formato Personalizar el modo en que aparece el campo
cuando se muestra o imprime.
LugaresDecimales Especificar el número de posiciones decimales
utilizadas al mostrar números.
NuevosValores Indicar si el valor de un campo Autonumérico
aumenta o recibe un valor aleatorio.
MáscaraDeEntrada Mostrar caracteres de edición como guía para la
entrada de datos.
Título Definir el texto que se muestra de forma
predeterminada en las etiquetas de los
formularios, informes y consultas.
ValorPredeterminado Asignar automáticamente un valor predeterminado
a un campo cuando se agregan nuevos registros.

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ReglaDeValidación Proporcionar una expresión que debe ser verdadera
cuando se agrega o cambia el valor del campo.
TextoDeValidación Especificar el texto que aparece cuando un valor
infringe la expresión ReglaDeValidación.
Requerido Exigir que se especifiquen datos en un campo.
PermitirLongitudCero Permitir que se especifique (estableciendo la
propiedad en Sí) una cadena de longitud cero ("")
en un campo Texto o Memo.
Indizado Agilizar el acceso a los datos de un campo mediante
la creación y utilización de un índice.
CompresiónUnicode Comprimir el texto almacenado en este campo
cuando se especifica una gran cantidad de texto (>
4.096 caracteres)
ModoIME Controlar la conversión de caracteres en la versión
asiática de Windows.
ModoDeOracionesIME Controlar la conversión de caracteres en la versión
asiática de Windows.
EtiquetasInteligentes Anexar una tarjeta inteligente al campo.
SóloAnexar Permitir el control de versiones (estableciendo la
propiedad en Sí) de un campo Memo.
FormatoDeTexto Seleccionar Texto enriquecido para almacenar texto
como HTML y permitir el formato de texto
enriquecido. Seleccionar Texto sin formato para
almacenar sólo texto.
AlineaciónDelTexto Especificar la alineación predeterminada del texto
dentro de un control.

Precisión Especificar el número total de dígitos permitidos,


incluidos los que aparecen a la derecha y a la
izquierda de la coma decimal.
Escala Especificar el número máximo de dígitos que
pueden almacenarse a la derecha y a la izquierda de
la coma decimal.

4. Tras agregar todos los campos, guarde la tabla:

5. Puede comenzar a escribir datos en la tabla en cualquier momento. Para ello,


cambie a la vista Hoja de datos, haga clic en la primera celda vacía y comience
a escribir. Si, tras escribir algunos datos, desea agregar uno o varios campos a la
tabla, comience a escribir en la columna Agregar nuevo campo en la vista Hoja de
datos, o bien, agregue los nuevos campos mediante los comandos del grupo
Campos y columnas en la ficha Hoja de datos.

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Guardar una tabla
Después de agregar campos a una tabla, debe guardar su diseño. Cuando guarde
una tabla por primera vez, asígnele un nombre que describa la información que
contiene. Puede utilizar hasta 64 caracteres (letras o números), incluidos espacios.

1. Haga clic en el botón Office y, a continuación, haga clic en


Guardar.

NOTA Para guardar una tabla, también puede:

 Haga clic derecho sobre la ficha de documento de la tabla y, a


continuación, haga clic en Guardar en el menú contextual.
 Haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso
rápido.

2. Si es la primera vez que guarda la tabla, escriba un nombre para la


tabla, seleccione una ubicación y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Establecer o quitar la clave principal


¿Qué es una clave principal?
Una clave principal es un campo o conjunto de campos de la tabla que proporcionan a
Microsoft Office Access 2007 un identificador exclusivo para cada fila. En una base de
datos relacional como Office Access 2007, la información se divide en tablas distintas
en función del tema. A continuación, se utilizan relaciones de tablas y claves
principales para indicar a Access cómo debe volver a reunir la información. Access
utiliza campos de clave principal para asociar rápidamente los datos de varias tablas y
combinar esos datos de forma significativa.

1. Clave principal
2. Clave externa

Definir la clave principal


Si tiene una tabla en la que cada registro contiene un número de identificación

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exclusivo, como un número de Id. o un número de serie o código, ese campo podría
convertirse en una buena clave principal. Para que una clave principal funcione
correctamente, el campo debe identificar inequívocamente cada fila, no debe
contener un valor vacío o nulo y casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar.

Para definir explícitamente la clave principal, debe utilizar la vista Diseño.

1. Abra la base de datos.


2. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla en la que
desea establecer la clave principal y, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño.

3. Seleccione el campo o los campos que desea utilizar como clave principal.
4. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.

NOTA Se agregará un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que


ha especificado como clave principal.

Quitar la clave principal


Cuando quite la clave principal, el campo o campos que hacían la función de clave
principal ya no servirán como identificadores principales de un registro. Sin
embargo, al quitar una clave principal no se elimina el campo o los campos de la
tabla. Lo que se quita es la designación de clave principal de esos campos.

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Al quitar la clave principal se quita también el índice que se creó para ella.
1. Abra la base de datos.
2. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la
tabla a la que desea quitar la clave principal y, en el menú contextual, haga clic en
Vista Diseño.

3. Seleccione el campo o los campos a los que eliminará la clave principal.


4. Antes de quitar una clave principal, debe asegurarse de que no interviene en
ninguna relación de tabla. Si intenta quitar una clave principal para la que existe una
relación, Access le advertirá de que debe eliminar primero la relación.
5. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.

Relaciones
Tras crear una tabla para cada tema en la base de datos, es preciso proporcionar a
Access 2007 los medios para recopilar de nuevo esa información cuando sea
necesario. Para ello, se colocan campos comunes en las tablas que están relacionadas
y se definen las relaciones entre las tablas. De ese modo, se pueden crear consultas,
formularios e informes que muestren a la vez la información de varias tablas.

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1. Id. de empleado aparece en ambas tablas; como clave principal ...
2. y como clave externa.

Tipos de relaciones de tabla


Existen tres tipos de relaciones de tabla, las cuales son:

Una relación uno a varios


Cuando un registro de una tabla puede relacionarse con varios registros de las otras.
Por ejemplo: en una tabla de Clientes y en otra de Pedidos, puede cada cliente realizar
varios pedidos.

Una relación de varios a varios


Cuando varios registros de una tabla pueden relacionarse con varios de las
otras. Por ejemplo: en una tabla de Productos y en otra de Pedidos, un solo pedido
puede incluir varios productos, a su vez un único producto puede aparecer en varios
pedidos.

Una relación uno a uno


En una relación uno a uno, cada registro de la primera tabla sólo puede tener un
registro coincidente en la segunda tabla y viceversa. Este tipo de relación no es común
porque, muy a menudo, la información relacionada de este modo se almacena en la
misma tabla.

Tipos de combinación

Una consulta de varias tablas combina la información de más de una tabla


haciendo coincidir los valores de los campos comunes. Esta operación se
denomina combinación. Uno de los valores que se puede especificar para cada
relación es el tipo de combinación, que indica a Access qué registros se van a incluir en
el resultado de una consulta.

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Opción Combinación Tabla Tabla derecha
Relacional izquierda
1. Incluir sólo las filas donde Combinación Filas Filas
los campos combinados de interna coincidentes coincidentes
ambas tablas sean iguales.

2. Incluir TODOS los registros Combinación Todas las Filas


de 'Clientes' y sólo aquellos externa izquierda filas coincidentes
registros de 'Pedidos' donde
los campos combinados sean
iguales.

3. Incluir TODOS los registros Combinación Filas Todas las filas


de 'Pedidos' y sólo aquellos externa derecha coincidentes
registros de 'Clientes' donde
los campos combinados sean
iguales.

NOTA Cuando selecciona la opción 2 ó 3, se muestra una flecha en la línea de relación.


Esta flecha apunta al lado de la relación en el que se muestran sólo las filas
coincidentes.

Establecer el tipo de combinación

1. En el cuadro de diálogo Modificar relaciones, haga clic en Tipo de


combinación.

2. En el cuadro de dialogo Propiedades de la combinación, haga clic


en la opción que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

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Integridad referencial
El propósito de la integridad referencial es evitar los registros huérfanos y mantener
las referencias de las relaciones de tabla sincronizadas.

Suponga que tiene una relación de uno a varios entre las tablas Transportistas y
Pedidos y desea eliminar un transportista. Si el destinatario que desea quitar tiene
pedidos en la tabla Pedidos, dichos pedidos quedarán "huérfanos" si elimina el
registro Transportista. Los pedidos todavía contendrán un Id. de transportista, pero el
Id. ya no será válido, porque el registro al que hace referencia ya no existe.

La integridad referencial se aplica habilitándola para una relación de tabla. Una


vez habilitada, Access rechazará todas las operaciones que infrinjan la integridad
referencial de esa relación de tabla.

Crear una relación de tabla


Cuando se crea una relación entre tablas, los campos comunes no tienen que tener los
mismos nombres, si bien sus nombres suelen coincidir. Sin embargo, dichos campos
tienen que tener el mismo tipo de datos. No obstante, si el campo de clave principal es
un campo Autonumérico, el campo de clave externa puede ser un campo de tipo
Número si la propiedad Tamaño del campo de ambos campos tiene el mismo valor.

1. Abra la base de datos.


2. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar,
haga clic en Relaciones.

NOTA Si aún no ha definido ninguna relación, aparecerá automáticamente el cuadro


de diálogo Mostrar tabla.

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Si no aparece, en la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla.

3. Seleccione una o varias tablas o consultas y, a continuación, haga clic


en Agregar. Cuando termine de agregar tablas y consultas a la ventana Relaciones,
haga clic en Cerrar.
4. Arrastre un campo (normalmente el campo de clave principal) de una
tabla al campo común (la clave externa) en la otra tabla. Para arrastrar varios
campos, presione la tecla CTRL, haga clic en cada uno de los campos y, a continuación,
arrástrelos.
5. Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones, donde comprobará
que los nombres de campo mostrados son los campos comunes de la relación. Si un
nombre de campo es incorrecto, haga clic en él y seleccione un nuevo campo de la
lista. Para exigir la integridad referencial de esta relación, active la casilla de
verificación Exigir integridad referencial.

6. Haga clic en Crear.

NOTA Se dibujará una línea de relación entre las dos tablas. Si activó la casilla de

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verificación Exigir integridad referencial, la línea aparecerá más gruesa en los
extremos. Además, sólo si activó la casilla de verificación Exigir integridad referencial,
aparecerá el número 1 sobre la parte gruesa de un extremo de la línea de relación y
aparece el símbolo de infinito (∞) sobre la parte gruesa del otro extremo.

NOTAS

Para crear una relación uno a uno, ambos campos comunes (normalmente los
campos de clave principal y de clave externa) tienen que tener un índice único.
Esto significa que la propiedad Indexado de estos campos debe tener el valor Sí
(sin duplicados). Si ambos campos tienen un índice único, Access crea una relación uno
a uno.

Para crear una relación uno a varios, el campo ubicado en el lado "uno" de la relación
(normalmente, el campo de clave principal) tiene que tener un índice único. Esto
significa que la propiedad Indexado de este campo debe tener el valor Sí (sin
duplicados). El campo ubicado en el lado "varios" de la relación no debe tener un
índice único. Puede tener un índice, pero debe permitir los duplicados. Esto
significa que la propiedad Indexado de este campo debe tener el valor No o Sí (con
duplicados). Cuando un campo tiene un índice único y el otro no, Access crea una
relación uno a varios.

Eliminar una relación

Para quitar una relación de tabla, es preciso eliminar la línea de relación en la ventana
Relaciones. Observe que si se quita una relación, también se quita la integridad
referencial para esa relación si está habilitada. Como resultado, Access ya no evitará
automáticamente la creación de registros huérfanos en el lado "varios" de una
relación.

1. Abra la base de datos.


2. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar,
haga clic en Relaciones.

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1. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las
relaciones, y aparecerán todas las tablas que tengan relaciones, mostrando las líneas
de relación.

2. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que


desee eliminar. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está
seleccionada y presione la tecla SUPRIMIR. O bien, haga clic con el botón secundario y,
a continuación, haga clic en Eliminar.
3. Access mostrará el mensaje de confirmación a lo que responderá Sí, en caso
de que este realmente seguro de eliminar la relación.

NOTA Si se está usando alguna de las tablas empleadas en la relación de tabla,


quizás por otra persona u otro proceso, o bien, en un objeto de base de datos
abierto (como puede ser un formulario), no se podrá eliminar la relación. Primero
se deben cerrar todos los objetos abiertos que usen estas tablas para poder quitar la
relación.

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Consultas

Una consulta es un objeto que se utiliza para filtrar y revisar los datos de una
tabla o consulta que cumplen con determinados criterios, también pueden utilizarse
para crear otros objetos a partir de el as como tablas, formularios, informes, etc., así
mismo para la modificación de los registros contenidos. Una consulta puede obtener
sus datos de una tabla o de varias, de consultas existentes, o de una combinación de
ambas opciones.

Consulta de selección
Una consulta de selección se puede usar para crear subconjuntos de datos que sirvan
para responder a preguntas específicas. También se puede usar para suministrar
datos a otros objetos de base de datos. Una consulta de selección es un tipo de
objeto de base de datos que muestra información en una vista Hoja de datos.

Crear una consulta mediante el asistente


1. Abra la base de datos.
2. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Asistente para consultas.

3. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para


consultas sencillas y, a continuación, haga clic en Aceptar.

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4. Siga los pasos del asistente seleccionando las opciones deseadas y
presionando Siguiente hasta llegar al último paso de guardar la consulta, y haga clic en
Finalizar.

NOTA Access mostrará todos los registros en la vista Hoja de datos.

Agregar criterios a la consulta

Para limitar el número de registros que se devuelven en los resultados de la consulta,


puede especificar criterios. Un criterio de consulta se puede considerar como una
condición que se especifica para un campo. El criterio especifica una condición, basada
en los valores del campo, que expresa lo que desea incluir en la consulta.

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1. Abra la consulta en vista Diseño y agregue los criterios en la fila Criterios del
campo o campos que utilizará como referencia.

2. Para ver los resultados, cambie a la vista Hoja de datos, o bien ejecute la
consulta.

NOTA Se mostrarán únicamente los datos que cumplan con los criterios.

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Formularios

Un formulario es un objeto que se utiliza para escribir, modificar o mostrar los


datos de una tabla o consulta. Los formularios se pueden usar para controlar el
acceso a los datos, como qué campos o filas de datos se van a mostrar.

Crear un formulario mediante el Asistente

1. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en Más formularios y, a


continuación, en Asistente para formularios.

2. Siga las instrucciones que figuran en las páginas del Asistente para
formularios. En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.

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Informes

Un informe o también conocido como reporte es un objeto que se utiliza para preparar
en pantalla los datos de una tabla o consulta para posteriormente ser impresos.

Crear un informe mediante el Asistente para informes

1. En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en Asistente para informes.

2. Siga las instrucciones de las páginas del Asistente para informes y en


la última página, haga clic en Finalizar.

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PRÁCTICO Nº 1

1. Crear una base de datos con el nombre CONCESIONARIO.

2. Dentro de ella, crear la siguiente tabla:

Nombre del campo Tipo de datos


Código Cliente Número
Nombre Cliente Texto
Apellido Cliente Texto
Dirección Cliente Texto
Barrio Texto
Código Postal Texto
Departamento Texto
Fecha de Nacimiento Fecha / Hora

3. El nombre de la tabla será Clientes y la clave principal estará asignada al campo


Código Cliente.

4. A continuación, crear otra tabla:

Nombre del campo Tipo de datos


Matrícula Texto
Marca Texto
Color Texto
Precio Texto
Extras instalados Texto

5. El nombre de la tabla será Coches Vendidos y la clave principal estará asignada al


campo Matrícula.

6. Finalmente, crear la siguiente tabla:

Nombre del campo Tipo de datos


Nº Revisión Autonumérico
Cambio de aceite Sí / No
Cambio de filtro Sí / No
Revisión de frenos Sí / No

7. El nombre de la tabla será Revisiones y la clave principal estará asignada al campo


Nº Revisión.

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PRÁCTICO Nº 2

1. Crear otra base de datos con el nombre CLÍNICA.

2. Dentro de ella, crear la siguiente tabla:

Nombre del campo Tipo de datos


Código Paciente Número
Nombre Paciente Texto
Apellido Paciente Texto
Dirección Paciente Texto
Código Postal Texto
Provincia Texto
Fecha de Nacimiento Fecha / Hora

3. Guardar la tabla con el nombre PACIENTES, sin asignar clave principal alguna.

4. Crear la siguiente tabla:

Nombre del campo Tipo de datos


Código Médico Texto
Nombre Médico Texto
Apellido Médico Texto
Teléfono Médico Texto
Especialidad Texto

5. Guardar la tabla con el nombre MÉDICOS, sin asignar clave principal alguna.

6. Crear la siguiente tabla:

Nombre del campo Tipo de datos


Nº Ingreso Autonumérico
Habitación Número
Cama Texto
Fecha de Ingreso Fecha / Hora

7. Guardar la tabla con el nombre INGRESOS, sin asignar clave principal alguna.

8. Cerrar la base de datos.

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Edición de Tablas de Datos
A continuación veremos las técnicas de edición de tablas de datos con la finalidad de
modificar tanto la definición de una tabla como los datos introducidos en ella.

Modificación de estructura de una tabla:

Si una vez creada una tabla, deseamos cambiar algo de su estructura, ya sea, añadir
una nueva columna, ampliar una columna existente, eliminar una columna, etc.,
tendremos que aplicar esos cambios desde la vista de diseño de la tabla. Para visualizar
la vista de diseño de una tabla, existen 2 maneras:

- Posicionarse sobre la tabla a modificar, hacer un clic con el botón secundario

del Mouse y elegir la opción

- Acceder a la tabla existente, mediante un doble clic, y hacer otro clic en el

icono que aparece en el extremo superior izquierdo de la ventana.

Para modificar un campo, posicionar el cursor sobre el mismo y realizar los siguientes
procedimientos dependiendo del cambio que desees aplicar:

 Para añadir un nuevo campo:

- Posicionarse debajo del último campo creado y digitarlo.


- En el caso de querer insertar un campo entre los ya creados, posicionarse sobre
uno de ellos, y hacer un clic con el botón derecho del Mouse para luego elegir
la opción Insertar filas o bien, directamente hacer un clic sobre el icono
que figura en la barra de herramientas. Luego, digitar el nombre
del campo.

 Para eliminar un campo:

- Posicionarse sobre el campo a eliminar y hacer un clic con el botón derecho del
Mouse para luego elegir la opción Eliminar filas o bien, directamente hacer un
clic sobre el icono que figura en la barra de herramientas.
- Seleccionar el campo a eliminar y pulsar la tecla Supr.

32
Introducción y edición de datos a una tabla:

 Existen 3 maneras de introducir datos en una tabla:


- Hacer doble clic sobre la tabla; se desglosará la misma para que comiences a
digitar los registros.
- Hacer un clic sobre la tabla y luego un clic en el botón
. Comenzar a digitar los registros.

- En el caso de estar en la Vista de Diseño de la tabla, hacer un clic en el botón

. Comenzar a digitar los registros.

 Eliminar un registro:

Seleccionar el registro a eliminar y hacer un clic con el botón secundario del Mouse
para luego elegir la opción Eliminar registro, o bien hacer un clic en el botón
.

 Desplazarse dentro de una tabla:


Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla utilizaremos la barra de
desplazamiento, la cual encontrarás en la parte inferior de la tabla:

La barra indica en qué registro estamos situados y el número total de registros de la


tabla.

- El recuadro en blanco indica el registro actual, es decir, en qué número de


registro estamos posicionados.
- El número que aparece al final es el total de registros que contiene la tabla; en
este caso, 3.
Haciendo clic sobre los diferentes botones realizaremos las operaciones indicadas a
continuación:

Para ir al primer registro de la tabla.

Para ir al registro anterior en la tabla.

Para ir al registro siguiente en la tabla.

Para ir al último registro de la tabla.

Para crear un nuevo registro que se situará automáticamente al final de la tabla.

33
En el caso de querer acceder a cierto registro de forma automática, haz doble clic
sobre el recuadro en blanco ya mencionado y digitar el número de registro que
deseas visualizar. Luego, pulsa la tecla ENTER. Verás que también podrás desplazarte
entre los registros mediante la pulsación de las teclas: FLECHA ARRIBA, FLECHA
ABAJO, FLECHA IZQUIERDA y FLECHA DERECHA.

PRÁCTICO Nº 3

1. Abrir la base de datos CLÍNICA

2. Abrir la tabla PACIENTES y modificar su estructura de la siguiente manera:

Nombre del campo Modificación


Código Paciente Clave Principal
Dirección Borrar este campo
Provincia Borrar este campo

3. Abrir la tabla MÉDICOS y modificar su estructura de la siguiente manera:

Nombre del campo Modificación


Código Médico Clave Principal
Teléfono Médico Borrar este campo

4. Abrir la tabla INGRESOS y modificar su estructura de la siguiente manera:

Nombre del campo Modificación


Nº Ingreso Clave Principal

5. Guardar los cambios.

6. A continuación, abrir la base de datos CONCESIONARIO y modificar la estructura


de la tabla CLIENTES de la siguiente manera:

Nombre del campo Propiedades


Código Cliente Menores a 1000
Nombre Cliente Tamaño: 15
Apellido Cliente Tamaño: 30
Dirección Cliente Tamaño. 30
Barrio Tamaño: 30
Código Postal Tamaño: 5. Mayores a 40000
Departamento Tamaño: 15. El valor predeterminado será
Montevideo
Fecha de Nacimiento Formato: Fecha corta

34
7. Guardar los cambios.

8. Modificar la estructura de la tabla COCHES VENDIDOS:

Nombre del campo Propiedades


Matrícula Tamaño: 10
Marca Tamaño: 15
Color Tamaño: 12
Precio Número Formato Fijo
Extras Instalados No cambia

9. Guardar los cambios.

10. Abrir la base de datos CLÍNICA y modificar la estructura de la tabla PACIENTES:

Nombre del campo Propiedades


Código Paciente Entero
Nombre Paciente Tamaño: 15
Apellido Paciente Tamaño: 30
Código Postal Tamaño: 5
Fecha de Nacimiento Formato: Fecha mediana

11. Modificar la estructura de la tabla MÉDICOS:

Nombre del campo Propiedades


Código Médico Tamaño: 5
Nombre Médico Tamaño: 15
Apellido Médico Tamaño: 30
Especialidad Tamaño: 20

12. Modificar la estructura de la tabla INGRESOS:

Nombre del campo Propiedades


Nº Ingreso No cambia
Habitación Entero
Cama Tamaño: 1
Fecha de Ingreso Formato: Fecha mediana

13. Guardar los cambios.

35
PRÁCTICO Nº 4

1. Abrir la base de datos previamente guardada como CONCESIONARIO.

2. Introducir los siguientes datos a la tabla CLIENTES:

Código Nombre Apellido Dirección Barrio Código Departamento Fecha de


Cliente Cliente Cliente Cliente Postal Nacimiento
100 Antonio García 18 de Julio Centro 46011 Montevideo 15/08/60
2323
101 Carlos Pérez Magallanes Centro 46300 Montevideo 26/04/58
2135
112 Jaime Sornes Ramón Parque 46014 Montevideo 31/01/68
Anador 1224 Batlle
225 Alfonso Montolla San José 2332 Centro 46500 Montevideo 28/04/69
260 José Navarro Río Branco Centro 46002 Montevideo 15/05/64
1414
289 Elisa Úbeda Paysandú Centro 46500 Montevideo 10/07/62
1452
352 Eva Santos Br. Artigas Cordón 46600 Montevideo 12/08/65
2547
365 Gerardo Larred Rivera 3678 Pocitos 46002 Montevideo 02/01/65
390 Carlos Ruiz Comercio Buceo 46005 Montevideo 03/05/67
1458
810 Lourdes Peris Av. Italia 3547 Carrasco 46007 Montevideo 25/06/64
822 Sergio Navas Gral. Flores La 46005 Montevideo 25/12/67
4521 Comercial
860 Laura Pereira Colonia 541 Centro 46800 Montevideo 04/05/69

3. Guardar los cambios.

4. Abrir la tabla COCHES VENDIDOS y al principio de la misma, agregar un nuevo


campo: su nombre será Código Cliente y contendrá tipos de datos numéricos.

5. A continuación, introducir los siguientes datos a la tabla COCHES VENDIDOS:

Código Matrícula Marca Color Precio Extras instalados


Cliente
100 KJU 65874 Opel Azul 210000 Antena eléctrica
101 LOK 3654 Ford Blanco 286000
112 POLS 5411 Ford Negro 260000 Aire Acondicionado
225 YTG 6522 Citroen Negro 248000 Airbag
260 MNS 9547 Ford Rojo 250000
289 SSG 3255 Citroen Rojo 280000 Aire Acondicionado

36
352 SAH 8614 Ford Azul 195000 Elevalunas eléctricos
365 HAA 2547 Audi Negro 541000 Airbag
390 GTS 3647 Renault Blanco 215000
810 OPP 1257 Opel Rojo 203000
822 GHW 5896 Audi Verde 351000 Climatizador
860 SAY 3698 Peugeot Rojo 268000

6. Abrir la tabla REVISIONES y al principio de la misma, agregar un nuevo campo: su


nombre será Matrícula y contendrá tipos de datos texto.

7. A continuación, introducir los siguientes datos a la tabla REVISIONES:

Matrícula Nº Revisión Cambio de Cambio de Revisión de


aceite filtro frenos
SAH 8614 1 Sí No Sí
SAY 3698 2 No Sí No
KJU 65874 3 Sí Sí No
SSG 3255 4 Sí No Sí
LOK 3654 5 No Sí No
YTG 6522 6 Sí Sí Sí
POLS 5411 7 Sí No Sí
GTS 3647 8 Sí Sí Sí
GHW 5896 9 Sí No No
HAA 2547 10 No Sí Sí
OPP 1257 11 Sí No Sí
MNS 9547 12 No Sí Sí

8. Guardar los cambios.

PRÁCTICO Nº 5

1. Abrir la base de datos previamente guardada como CLÍNICA.

2. Abrir la tabla INGRESOS y al final de la misma, agregar 2 nuevos campos: uno se


llamará Código Paciente y contendrá tipos de datos numéricos; mientras que el
otro campo se llamará Código Médico y contendrá tipos de datos texto.

3. A continuación, introducir los siguientes datos a la tabla INGRESOS:

Nº Ingreso Habitación Cama Fecha de Código Código


Ingreso Paciente Médico
1 101 A 23/04/09 302 SVT

37
2 105 A 24/05/09 103 CSM
3 125 B 15/06/09 300 PAP
4 204 B 12/09/09 120 SGM
5 205 B 12/10/09 100 JMP
6 204 A 04/01/09 102 CEM
7 201 A 01/02/10 400 FHL
8 201 A 02/04/10 110 OPA
9 305 A 03/05/10 220 FVP
10 304 B 12/05/10 201 ESMH
11 306 A 13/05/10 207 OPA
12 303 B 15/06/10 220 CSM
13 302 A 16/06/10 131 AJH
14 504 B 30/06/10 130 SGM
15 504 B 02/07/10 231 ESMH
16 405 B 05/07/10 200 FVP
17 401 A 08/01/11 140 PAP
18 408 B 10/02/11 142 SGM
19 504 A 25/02/11 401 SGM
20 509 B 13/03/11 240 FHL

4. Guardar los cambios.

5. Abrir la tabla PACIENTES e introducir los siguientes datos:

Código Nombre Apellido Código Postal Fecha de


Paciente Paciente Paciente Nacimiento
100 José Romerales 28935 21/03/75
102 Santiago González 28024 30/10/47
103 Carmen Rodríguez 28902 06/11/87
110 Alberto Monza 28902 18/07/36
120 Sergio Pérez 28223 12/04/50
130 Jaime Flores 28001 23/01/32
131 Enrique Morales 28028 12/08/90
140 Ana Torrente 28223 25/03/58
142 Olga Prats 28935 25/03/58
200 Carlos Jiménez 28003 12/01/73
201 María Tomás 28028 05/05/55
207 Rogelio Guerra 28025 12/07/90
220 Iván Callejas 28015 19/07/75
231 Luís Navarrete 28223 13/06/40
240 Mónica Armengol 28028 02/07/85
300 Joaquín Monzón 28223 05/05/77
302 Loreto Lozano 28223 24/01/51
400 Luís García 28935 24/01/80
401 Luisa Martínez 28935 10/01/75

38
6. Guardar los cambios.

7. Abrir la tabla MÉDICOS e introducir los siguientes datos:

Código Médico Nombre Médico Apellido Médico Especialidad


AJH Antonio Hernández Pediatría
CEM Carmen Muñoz Psiquiatría
CSM Carlos Sánchez General
ESMH Eva San Martín Pediatría
FHÑ Fernanda López Radiología
FVP Federico Vidal Análisis
JMP Juana Moreno Intensivos
OPA Olga Álvarez Intensivos
PAP Pedro Torres Cirugía
SGM Sebastián Gutiérrez Oftalmología
SVT Santiago Vázquez Ginecología

8. Guardar los cambios.

Buscar y Reemplazar registros dentro de una tabla

Para buscar y/o reemplazar un registro, realiza el siguiente procedimiento:

1. Ir a la solapa Inicio.

2
2. Hacer clic en

39
NOTA: Para lograr una búsqueda más exacta deberás estar posicionado sobre la

columna que contiene el dato a buscar antes de ir al menú .

Cuadro Buscar:

 Buscar: aquí digitarás el dato a ubicar.

 Buscar en: aquí tendrás 2 opciones; puedes indicar que busque sólo en la
columna en la que estabas posicionado antes de ir al icono Buscar o bien indicar
que el dato sea buscado en toda la tabla.

 Coincidir: aquí indicarás qué tan específica será tu búsqueda. Las opciones son:

- Cualquier parte del campo: Access buscará el dato en absolutamente TODOS


los campos, sin importar si este dato comparte su celda con otro.
- Hacer coincidir todo el campo: Access buscará el dato únicamente en las celdas
en las que este aparezca, sin el acompañamiento de otro dato.
- Comienzo del campo: ingresarás la inicial del dato que buscas y Access lo
buscará en TODOS los campos.

 Buscar: aquí indicarás desde qué punto se realizará la búsqueda. Las opciones
son:

- Arriba: Access buscará el dato desde el punto en el que estabas posicionado


hacia arriba.
- Abajo: Access buscará el dato desde el punto en el que estabas posicionado
hacia abajo.
- Todos: Access buscará el dato en TODA la tabla.

 Coincidir mayúsculas y minúsculas: esta opción hará todavía más específica la


búsqueda, ya que le estarás indicando que el texto que indiques a buscar deberá
ser encontrado con el mismo juego de mayúsculas y/o minúsculas.

 Buscar los campos con formato: al igual que la opción anterior, aquí
especificaremos aún más la búsqueda, ya que le estarás indicando que busque el
dato con algún tipo de formato.

3. Luego de haber digitado el dato a buscar y realizar las especificaciones necesarias,


haz un clic en Buscar siguiente; verás que el dato aparecerá marcado en negro
dentro de la tabla.

40
4. Para realizar un reemplazo, estando dentro del cuadro recién visto, tendrás que
hacer un clic en la solapa Reemplazar, o bien ir al menú Edición / Reemplazar.

5. Digitar el dato a buscar y con qué dato se desea reemplazar.

6. En el caso de ser necesario, realizar las especificaciones planteadas anteriormente


y luego hacer un clic en Reemplazar; verás que Access irá buscando las palabras de
a una para luego reemplazarlas. Si lo que quieres es reemplazar TODAS las
apariciones de esa palabra en la tabla, tendrás que hacer un clic en Reemplazar
todos.

7. Luego de terminado el procedimiento, cierra el cuadro.

41
FILTROS
Un filtro es una restricción que se realiza en una tabla para visualizar sólo un conjunto
de registros. Éstos deben tener, en un mismo campo, un dato común o una parte de él.
Existen varios tipos de filtros los más comunes son:

Por Selección.
Avanzado.

Nosotros trabajaremos con el Filtro por Formulario y el Filtro Avanzado, ya que estos
son los más usados.
Filtro por Filtro por
Selección Avanzado

Filtro por Selección

Se considera al Filtro por Selección como el más simple y básico de los filtros, ya que su
finalidad es la de mostrar cierto rango de registros que cumplan sólo con un criterio, el
cual es específico y ya está ingresado en la tabla.

Procedimiento:

1. Seleccionar en la tabla el dato específico mediante el cual se desea filtrar la tabla.

2. Luego, hacer un clic sobre el icono que figura en la barra de herramientas.

3. Verás que, automáticamente, la tabla se reduce sólo a los datos que cumplan con
el criterio especificado.

4. Para desactivar el filtro y volver a la tabla original, hacer un clic en el icono


que también figura en la barra de herramientas.

Ejemplo:

1. Abre la base de datos CONCESIONARIO.

2. Abre la tabla CLIENTES.

42
3. La finalidad de este filtro es poder visualizar cuáles son los clientes que viven en el
barrio Centro, por lo que seleccionaremos cualquier aparición de
la palabra Centro dentro de la columna Barrio.

4. Luego, haz un clic en el icono (filtro por selección) y verás que se


desglosa el siguiente resultado:

5. Una vez visualizado el resultado del filtro, haz un clic en el icono y después
(Quitar filtro) y de esa manera, no solamente desactivarás
el filtro, sino que volverás a la tabla original.

Filtro por Formulario

Cuando sea necesario filtrar una tabla mediante más de un criterio o mediante un
criterio que especifique que buscamos, por ejemplo, números mayores o menores a
cierto número, entonces utilizaremos el Filtro Avanzado.

Procedimiento:

43
1. Hacer un clic en el icono que figura en la barra de herramientas.

2. Verás que aparecerán sólo los nombres de las columnas, seguidos por listas
desplegables en donde iremos indicando todas las condiciones con las que deban
cumplir el filtro. La manera de introducir las condiciones será planteada más
adelante.

3. Luego de haber introducido los criterios, hacer un clic en el icono

que figura en la barra de herramientas.

4. Verás que se desglosan solamente los datos que cumplen con las condiciones
especificadas.

5. Para desactivar el filtro y volver a la tabla original, hacer un clic en el icono


que también figura en la barra de herramientas.

NOTA Los filtros NO se almacenan; se utilizan solamente para realizar una


visualización tanto instantánea como momentánea de un dato en específico.

44
Condiciones

CAMPOS TIPO TEXTO

SINTÁXIS ACCIÓN EJEMPLO


“Texto” Hace referencia solo a los Si quieres ver los datos de
datos que sean iguales al las personas que viven en
texto que esta entre Montevideo, deberás
comillas. digitar la siguiente
condición:
“Montevideo”
Como “texto*” Hace referencia solo a los Si quieres ver los nombres
datos que comienzan con de las personas que
el texto indicado. comienzan con la letra A,
deberás digitar la siguiente
condición:
Como “A*”
Como“*texto*” Hace referencia solo a los Si quieres ver las persona
datos que contienen el cuyo apellido es Fernández,
texto indicado. pero sabe que dentro del
campo Apellido, este
contiene más de uno,
deberás digitar la siguiente
condición:
Como “*Fernández*”
“Texto1” O “Texto2” Hace referencia solo a los Si quieres ver los datos de
dos datos que son iguales las personas que son de
al Texto1 o al Texto2. Buceo o del Centro,
deberás digitar la siguiente
condición:
“Buceo” O “Centro

45
CAMPOS TIPO NÚMERO

SINTÁXIS ACCIÓN EJEMPLO


Número Hace referencia solo a los Si quieres ver los datos de
datos que sean iguales al los artículos cuyo precio es
número indicado. 150, deberás digitar la
siguiente condición:
150
>Número Hace referencia a los Si quieres ver los datos de
valores mayores al los artículos cuyo precio sea
indicado. mayor a 50, deberás digitar
la siguiente condición: >50
<Número Hace referencia a los Si quieres ver los datos de
valores menores al los artículos cuyo precio sea
indicado. menor a 100, deberás
digitar la siguiente
condición: <100
<=Número Hace referencia a los Si quieres ver los datos de
O valores iguales y menores / los artículos cuyo precio sea
>=Número mayores al indicado. menor / mayor o igual a 80,
deberás digitar la siguiente
condición:
<=80
O
>=80
Entre Número1 y Hace referencia a los Si quieres ver los datos de
Número2 valores entre el número1 y los clientes cuyo código de
el número2 cliente va del 100 al 300,
deberás digitar la siguiente
condición:
Entre 100 y 300

<>Número Hace referencia a los Si quieres ver los datos de


valores diferentes u los clientes que NO
opuestos al indicado. pertenecen al
departamento de
Canelones, deberás digitar
la siguiente condición:
<>Canelones

46
CAMPOS TIPO FECHA

SINTÁXIS ACCIÓN EJEMPLO


#Fecha# Hace referencia solo a los Si quieres ver las personas
datos que coinciden con la cuya fecha de nacimiento
fecha indicada. sea 01/06/1980, deberás
digitar la siguiente
condición:
#01/06/1980#
<#Fecha# Hace referencia a las Si quieres ver los datos de
fechas menores a la las personas que nacieron
indicada. antes del 20/06/1962,
deberás digitar la siguiente
condición:
<#20/06/1962#
>#Fecha# Hace referencia a las Si quieres ver los datos de
fechas mayores a la las personas que nacieron
indicada. después del 03/10/1984,
deberás digitar la siguiente
condición:
>#03/10/1984#
Entre #Fecha1# y Hace referencia solo a las Si quieres ver los datos de
#Fecha2# fechas que se encuentran las personas que nacieron
entre la Fecha1 y la Fecha2 entre el 01/01/1960 y el
01/01/1980, deberás digitar
la siguiente condición:
Entre #01/01/1960# y
#01/01/1980#

Ordenar datos

Para ordenar los datos de una tabla de forma ascendente o descendente dependiendo
de algún campo en específico, realiza el siguiente procedimiento:

1. Seleccionar el campo mediante el cual se desea ordenar la tabla.

2. En el caso de querer ordenar los datos en forma Ascendente, deberás hacer un clic
en el icono que figura en la barra de herramientas. En el caso de querer
ordenar los datos en forma Descendente, deberás hacer un clic en el icono
que también figura en la barra de herramientas.

47
PRÁCTICO Nº 6

1. Crear una nueva base de datos con el nombre PRÁCTICA.

2. Dentro de ella, crear una tabla con el nombre INFORMACIÓN, sabiendo que su
estructura será la siguiente:

Nombre del Tipo de Descripción Tamaño Requerido


campo datos
Código Cliente Número Código numérico del cliente Entero Sí
Nombre Texto Nombre y Apellido del cliente 30 Sí
Localidad Texto Ciudad o Pueblo del cliente 30 No

3. La clave principal estará asignada al campo Código Cliente.

4. Introducir los siguientes datos a la tabla:

Código Cliente Nombre Localidad


5 Alicia Páez Capital
13 José Pérez Palomar
16 Cristian Borg Capital
18 Pedro Juárez Capital
22 Guillermo Pérez La Luisa
29 Marta Cassini Palomar
31 Ramiro López Tablada
33 Georgina Migues San Martín
36 Álvaro Gómez Capital
40 Marta Castro Palomar
49 Emilio Pérez Palomar
50 María Pérez La Luisa
58 Mariana Rodríguez Palomar
60 Juan Gómez La Luisa
65 Gonzalo Valdez Olivos
68 Hugo Lucio Quilmes
77 Susana Vidal San Isidro
86 Lucas Benedetti San Martín
87 Carlos Miranda Capital
93 María Castelli Morón

5. Guardar los cambios.

6. A continuación, agregar los siguientes campos a la tabla:

Nombre del Tipo de datos Descripción Propiedades Requerido

48
campo
Provincia Texto Nombre de la Tamaño: 22 Sí
provincia
Fecha 1ª Fecha / Hora Fecha de la Formato Fecha No
Compra primera compra Mediana
Monto de Moneda Monto Total Formato Fijo No
Factura Facturado

7. Introducir los siguientes datos a las columnas recién creadas:

Provincia Fecha 1ª Compra Monto de Factura


CF 19/08/91 786
BA 22/10/94 445
CF 21/10/92 320
BA 31/08/90 3488
BA 16/05/94 760
CF 13/05/94 1260
BA 10/05/93 8630
CF 30/05/95 2450
BA 22/12/94 1756
BA 07/07/91 1886
CF 10/01/93 646
BA 14/09/88 1620
BA 11/03/91 695
LP 23/08/94 996
SL 15/12/96 3258
CR 09/04/99 5410
LP 06/11/91 8500
SL 19/08/95 621
CR 30/07/99 5478
CR 21/06/97 203

8. Guardar los cambios.

9. Realizar los siguientes cambios:

 Eliminar los registros cuyo Código Cliente sean 22 y 29.

 Reemplazar todas las apariciones del apellido Pérez por González.

 Dentro de la columna Provincia, realizar los siguientes reemplazos:

 CF – Capital Federal.
 BA – Buenos Aires.
 LP – La Pampa.
 SL – San Luís.

49
 CR – Corrientes.

 Ordenar la tabla en forma ascendente por el campo Localidad.

10. A continuación, filtrar la tabla INFORMACIÓN de manera que se observen los datos
de las personas:

 Que pertenecen a la localidad Palomar.

 Cuya fecha de primera compra sea posterior al 01/01/1994.

 Cuyo monto de compra haya sido menor a 1000.

 Que pertenecen a la provincia Buenos Aires.

 Cuyo código de cliente esté comprendido entre los números 30 y 60.

 Que pertenecen a las localidades La Luisa y Capital.

 Cuya fecha de primera compra esté comprendida entre el 31/07/1990 y el


31/12/1995.

 Que no pertenezcan a la provincia Capital Federal.

 Que no pertenezcan a las provincias San Luís y Corrientes.

 Que pertenezcan a las provincias Corrientes y La Pampa.

 Que pertenezcan a la localidad Capital y cuyo código de cliente sea mayor a 20.

 Que pertenezcan a la provincia Capital Federal y cuyo monto de factura sea menor
a 900.

11. Guardar los cambios.

50
CAMBIOS EN LA VISUALIZACIÓN DE UNA TABLA
Cuando se trata de la configuración de la vista de una tabla, verás que podrás realizar
modificaciones sobre las columnas y su ubicación, los estilos de fuente y la cuadrícula.

1. Ocultar columnas
2. Mostrar columnas
3. Inmovilizar columnas
4. Liberar columnas

2
3

Modificar fuente de texto

1. Ir al menú Fuente.

2. Allí podrás modificar Fuente, Estilos de Fuente, Tamaño y Color de los datos que
figuran en la tabla.

Quitar cuadrícula

1. Ir al menú Fuentes.

51
2. En la zona titulada Mostrar cuadrícula, desmarca las opciones Vertical y Horizontal.

3. Aquí también podrás modificar el Efecto de las celdas, los Colores tanto de fondo
como de cuadrícula y el Estilo de los bordes de la tabla.

4. En el caso de querer volver a agregar la cuadrícula, vuelve a ir al menú Fuentes y,


esta vez, activa las opciones Vertical y Horizontal.

NOTA Todas estas opciones las encontras en la solapa Incicio.

PRÁCTICO Nº 7

1. Abrir la base de datos guardada como PRÁCTICA.

2. Abrir la tabla INFORMACIÓN.

3. Modificar la fuente del texto para que sea Verdana, negrita, tamaño 12 y color
Púrpura.

4. Modificar la cuadrícula de la tabla a gusto.

5. Ocultar la columna Código Cliente.

6. Inmovilizar la columna Nombre Cliente.

7. Liberar todas las columnas.

8. Volver a visualizar la columna Código Cliente.

9. Guardar los cambios.

52
CONSULTAS

Las consultas son objetos de la base de datos que permiten filtrar datos dentro de una
tabla. Los resultados de las consultas estarán regidos por uno o varios criterios o
condiciones; la manera de ingresar las condiciones está especificada más atrás en el
manual cuando aprendimos a realizar Filtros. A diferencia de los filtros, el resultado de
las consultas se almacenará dentro de la base de datos con un nombre específico que
describirá el contenido de esa consulta.
Existen varios tipos de consultas:

Consultas de Selección: Son las consultas que extraen únicamente los datos que le
especifiquemos mediante un criterio o condición. Este será el tipo de consultas que
veremos a continuación.

Consultas de Acción: Son las consultas que realizan cambios a los registros de una
tabla mediante una sola y única operación. Existen varios tipos de consultas de
acción: de Actualización, de Eliminación, etc.

Procedimiento para crear una consulta:

Para crear una Consulta de Selección por primera vez, nos basaremos en la base de
datos CLÍNICA:

Ejemplo 1:

1. Abrir la base de datos CLÍNICA.

2. Hacer un clic sobre la opción Consultas que aparece en el panel de objetos en la


zona izquierda de la ventana.

3. Verás que se desglosan 2 maneras de crear una consulta:

Crear una consulta en vista Diseño: esta manera de crear consultas, se utiliza
en el caso de querer realizar un filtro complejo, basándonos en varias tablas y
aplicando varias condiciones. Esta será la manera que nosotros utilizaremos
para crear consultas.

53
Crear una consulta utilizando el asistente: esta manera de crear consultas se
utiliza en el caso de querer realizar un filtro simple, en base a una o dos tablas,
sin la necesidad de especificar criterios o condiciones.
4. Hacer doble clic sobre la opción Crear una consulta en vista de Diseño.

5. Verás que se desglosa el siguiente cuadro, titulado Mostrar tabla:

Lo que harás aquí será seleccionar la(s) tabla(s) que contienen los datos a filtrar.
En este caso, nuestra consulta apuntará a mostrar los datos de los ingresos cuya cama
es A.

54
6. Por lo tanto, agregaremos la tabla INGRESOS, haciendo un clic sobre ella y luego,
haciendo un clic en Agregar.

7. Verás que se desglosa la siguiente ventana:

En la parte superior de la ventana, aparecen los campos de la(s) tabla(s)


seleccionada(s), mientras que en la parte inferior, podemos ver una grilla en donde
iremos detallando cuáles serán los campos que formarán parte de nuestra consulta y
mediante cual(es) criterio(s) estarán regidos.
Los componentes de la grilla son:

 Campo: aquí aparecerá el campo seleccionado para figurar dentro de la consulta.

 Tabla: aquí aparecerá a qué tabla pertenece el campo seleccionado.

 Orden: aquí indicarás, en el caso de desearlo, si los datos de la consulta a crear


estarán ordenados por un campo en específico, siendo las opciones Orden
Ascendente y Orden Descendente.

 Mostrar: aquí indicarás si deseas que el campo se visualice en el resultado de la


consulta. Por ejemplo, puedes querer que una consulta aparezca ordenada por
Fecha de Nacimiento pero sin que este campo figure en el resultado final;
entonces, si bien necesitarás el campo Fecha para poder ordenar la consulta,
desactivarás su casilla Mostrar y de esta manera, el campo NO se visualizará en la
consulta terminada.

 Criterios: aquí indicarás los criterios o condiciones mediante las cuales estará
regida la consulta. Una misma consulta puede contener más de un criterio.

 O: esta zona se utiliza para complementar el ingreso de condiciones. Por ejemplo,


si quieres visualizar los datos de las personas que corresponden a los

55
departamentos de Montevideo o Canelones, entonces digitarás la palabra
Montevideo en la fila Criterios y la palabra Canelones en la fila O.

8. A continuación, seleccionaremos los campos que queremos que aparezcan dentro


de la consulta. En este caso, nuestro criterio está basado, principalmente, en el
campo Cama, por lo que este será el primer campo que agregaremos a la grilla.
Para agregar un campo a la grilla de la consulta, deberás hacer doble clic sobre el
campo elegido.

La idea es que, además del campo que poseerá el criterio, agreguemos campos que
complementen y detallen el resultado de la consulta. En este caso, hemos decidido
agregar los campos Nº Ingreso y Fecha de Ingreso.

9. Ya que lo que queremos visualizar son los ingresados cuya cama es A, nos
posicionaremos en la intersección de la columna Cama y la fila Criterios. Una vez
allí, digitaremos nuestro criterio, en este caso, la letra A.

10. Una vez ingresado el criterio, procederemos a la visualización del resultado de la

consulta. Para esto, haremos un clic sobre el icono (Ejecutar) que figura
en la barra de herramientas, en la parte superior de la ventana.

NOTA En el caso de querer agregar TODOS los campos de una tabla,


además del campo que poseerá el criterio, no será necesario que agregues
los campos uno por uno a la grilla. Por lo tanto, para agregar todos los
datos de una tabla, harás doble clic sobre el asterisco (*) que figura al
principio de cada tabla.

11. Verás que este será el resultado de tu consulta:

56
12. Una vez terminada la consulta, hacer un clic en el icono (Guardar). Verás que
aparece el siguiente cuadro:

13. Aquí indicarás el nombre de la consulta.


En este caso, el nombre será Ingresos Cama A.

14. Para finalizar, hacer un clic en Aceptar y luego, cerrar la consulta.

Ejemplo 2:

1. Para este segundo ejemplo, realizaremos una consulta basándonos en un valor


numérico.
El propósito de esta consulta será mostrar los ingresados que hayan ingresado
antes del 01/05/2010.

2. Abrir la base de datos CLÍNICA y activar la opción Consultas.

3. Una vez dentro de la vista de diseño de la consulta, agregar la tabla INGRESOS.

57
4. Luego, agregar a la grilla los campos necesarios para realizar la consulta
En este caso, nosotros elegiremos los campos Nº Ingreso y Fecha de Ingreso; para
complementar la información, también agregaremos el campo Habitación.

5. En la intersección de la columna Fecha de Ingreso y la fila Criterios, digitaremos el


criterio que será: <01/05/2010.

6. Una vez terminado el procedimiento, hacer un clic en el icono Ejecutar.

7. Verás que el resultado de la consulta quedará de la siguiente manera:

8. Guardar la consulta con el nombre Ingresos antes 01/05/2010.

58
9. Cerrar la aplicación.

Consultas con Parámetros

Cuando en una consulta necesites utilizar un valor que aún NO es conocido en ese
momento, es decir, que todavía no se ingresó a ninguna tabla, entonces harás uso de
una consulta con Parámetros. Esta variante de consulta se utiliza para realizar una
consulta de antemano basándose en un criterio que todavía no existe. Por lo que se
realiza la consulta, y en el lugar donde tendría que ser digitado el criterio se colocan 2
corchetes [ ]. Luego, al hacer clic en Ejecutar, aparecerá el siguiente cuadro, en donde
especificarás cuál será el criterio que aún no existe pero mediante el cual estará regida
la consulta. Verás que el resultado de la consulta estará vacío ya que el criterio que la
rige aún no ha sido digitado en ninguna tabla. Por lo tanto, luego de haber ingresado
todos los datos a las tablas, volverás a la consulta, y al abrirla, volverá a aparecer el
cuadro en donde una vez más digitarás el criterio, que ahora sí está ingresado a una
tabla, y automáticamente, aparecerá el resultado de la consulta.

59
PRÁCTICO Nº 8

1. Crear una nueva base de datos con el nombre EMPRESA.

2. Dentro de ella, crear una tabla con las siguientes características:

Nombre del Tipo de Descripción Tamaño Requerido Indexado


campo datos
Código-Cliente Número Nº de código del Entero Sí Sí (sin
cliente duplicados)
Empresa Texto Nombre o razón social 30 No No
Dirección Texto Dirección de la 30 No No
empresa
Localidad Texto Localidad de la 20 No No
empresa
Departamento Texto Departamento de la 10 No No
empresa

3. Guardar la tabla con el nombre CLIENTES y asignar como clave principal el campo
Código-Cliente.

4. Insertar los siguientes registros a la tabla CLIENTES:

Código-Cliente Empresa Dirección Localidad Departamento


103 Timotón SA Mercedes 940 Montevideo Montevideo
108 Mefundo SRL Blanes Viale 641 Progreso Canelones
100 La Rana SA Laguna 9547 Progreso Canelones

101 La Cueva SA Ruta 11. Km. 26 Manzanos Canelones


102 Biciclin LTDA Gral. Flores 2357 Las Piedras Canelones
807 Publicidad SRL Canelones 235 Las Piedras Canelones
141 Candy SA Rincón 125 Montevideo Montevideo
116 Sistemas SRL Av. Garibaldi Progreso Canelones
3124

5. Guardar los cambios.

6. Crear una tabla llamada ARTÍCULOS con las siguientes características:

Nombre del campo Tipo de datos


Código-Artículo Número
Descripción Texto
Precio Unitario Moneda Formato: Fijo

60
7. La clave principal estará asignada al campo Código-Artículo.

8. Completar la tabla ARTÍCULOS de la siguiente manera:

Código-Artículo Descripción Precio Unitario


1000 Camisa 500
1001 Pantalón 1300
1002 Chaleco 1250
1003 Remera 400
1004 Medias 250
1005 Campera 2000

9. Guardar los cambios.

10. Crear otra tabla llamada STOCK con las siguientes características:

Nombre del campo Tipo de datos


Código-Artículo Número
Stock Número

11. La clave principal estará asignada al campo Código-Artículo.

12. Completar la tabla STOCK de la siguiente manera:

Código-Artículo Stock
1000 10
1001 60
1002 45
1003 30
1004 15
1005 50

13. Guardar los cambios.

14. Crear una última tabla llamada FACTURAS con las siguientes características:

Nombre del campo Tipo de datos


Código-Factura Número
Código-Artículo Número
Cantidad Número
Código-Cliente Número
Precio Unitario Moneda Formato: Fijo
Total Moneda Formato: Fijo

61
15. La clave principal estará asignada al campo Código-Factura.

16. Completar la tabla FACTURAS de la siguiente manera:

Código Código Cantidad Código Precio Total


Factura Artículo Cliente Unitario
1 1000 5 116 500 2500
2 1005 3 100 2000 6000
3 1003 8 807 400 3200
4 1000 4 103 500 2000
5 1002 6 807 1250 7500
6 1004 2 102 250 500
7 1003 9 108 400 3600
8 1001 10 116 1300 13000
9 1004 5 101 250 1250
10 1001 7 141 1300 9100

17. Guardar los cambios.

2. Basándose en las tablas recién creadas, realizar una serie de consultas para:

2.1. Mostrar los datos del artículo 1002. Guardar como Artículo 1002.
2.2. Mostrar los datos de los clientes cuya localidad es Progreso. Guardar como
Clientes de Progreso.
2.3. Mostrar las facturas hechas para el cliente 807. Guardar como Facturas de
Cliente 807.
2.4. Mostrar las facturas cuyos totales fueron mayores a 5000. Guardar como
Totales mayores 5000.
2.5. Mostrar los artículos cuyo precio es menor a 700. Guardar como Artículos
menores 700.
2.6. Mostrar los artículos cuyo código sea mayor a 1002. Guardar como Artículos
mayores 1002.

3. Guardar los cambios y salir de la base de datos.

62
RELACIONES
Las Relaciones se utilizan para conectar tablas, indicando los campos que las mismas
tienen en común. Al hacer uso de las relaciones, se evita la duplicidad de datos, se
aumenta la velocidad de ejecución y facilita al usuario el trabajo con tablas.
Si bien siempre se realiza el mismo procedimiento para relacionar tablas, las relaciones
tendrán distintos significados y funciones para los distintos objetos que hemos visto o
iremos viendo durante el manual, siendo los objetos: Tablas, Consultas, Formularios e
Informes.

Procedimiento para crear relaciones:


Para crear una relación tenemos que dirigirnos a en la parte superior de la barra de
menu en la solapa Herramientas de base de datos:

1. Hacer un clic sobre el icono (Relaciones) que se encuentra en la barra de


herramientas en la parte superior de la ventana.
Mediante el uso de esta opciones, verás que aparece la siguiente ventana:

[Verás que nosotros hemos decidido trabajar con la base de datos EMPRESA]

63
1. El objetivo es tratar de encontrar TODAS las relaciones que sean posibles entre
TODAS las tablas de la base de datos. Por lo tanto, seleccionaremos TODAS las
tablas, haciendo doble clic sobre cada tabla o haciendo un clic sobre ellas y luego
haciendo un clic sobre el botón Agregar.
Verás que la ventana queda distribuida de la siguiente manera:

2. Una vez que estemos visualizando todas las tablas, deberemos tratar de encontrar
los campos que estas tengan en común, distinguiéndolos por sus nombres. En otras
palabras, cada vez que encuentres un campo repetido en 2 o más tablas, entonces
esos serán los campos que te permitirán relacionarlas.

NOTA Los campos mediante los cuales realizaremos las relaciones deberán tener una
característica en particular: deberán ser campos ÚNICOS, es decir, su contenido no
deben ser datos repetidos; además, en la mayoría de los casos, los campos que
permiten las relaciones son las claves principales de sus respectivas tablas. Los
ejemplos más comunes de campos que contienen datos únicos son CÓDIGOS y/o
MATRÍCULAS.

3. Para relacionar las tablas mediante los campos que tengan en común, tendrás que
posicionarte sobre uno de los campos que conformarán la relación, y manteniendo
pulsado el botón izquierdo del Mouse, deberás arrastrar el campo hasta el mismo
campo que se encuentre repetido en otra tabla. Verás que aparece el siguiente
cuadro, el cual aclara cuales son los campos mediante los cuales se creará la
relación. Para validar el procedimiento, hacer un clic en el botón Crear.

64
4. Luego de hacer un clic en Crear, verás que una línea queda trazada entre ambos
campos.
En este caso, encontraremos el campo Código-Artículo repetido en las tablas
FACTURAS, STOCK y ARTÍCULOS; además, encontraremos el campo Código-Cliente
repetido en las tablas FACTURAS y CLIENTES. Por lo tanto, estos serán los campos
mediante los cuales crearemos las relaciones.

5. Una vez relacionadas todas las tablas, verás que la distribución de la ventana
quedará de la siguiente manera:

6. Guardar los cambios y cerrar la ventana.

A tener en cuenta:

65
 ¿Cómo agregar una tabla durante las relaciones?

Hacer un clic sobre el icono que aparece en la barra de herramientas en la


parte superior de la ventana y verás que volverá a aparecer el cuadro Mostrar
tabla.

 ¿Cómo quitar una tabla durante las relaciones?

Posicionarse sobre la tabla a eliminar, hacer un clic con el botón derecho del
Mouse y elegir la opción Ocultar tabla.

 ¿Cómo eliminar una relación?

Posicionarse sobre la línea que une los campos, es decir, la línea de relación, hacer
un clic con el botón derecho del Mouse y elegir la opción Eliminar.

NOTA A la hora de realizar una consulta basada en campos provenientes de varias


tablas, deberás tener en cuenta que las tablas TIENEN que estar relacionadas; de lo
contrario, el resultado de la consulta devolverá datos repetidos y/o erróneos.

66
PRÁCTICO Nº 9

1. Crear una base de datos con el nombre COMERCIO.

2. Dentro de la misma crear las siguientes tablas:

3. La primer tabla se llamará STOCK:

Nombre del campo Tipo de datos


Código-Artículo Número
Stock Número

4. Esta tabla contendrá los siguientes datos:

Código-Artículo Stock
10 100
11 20
12 38
13 90
14 120
15 28
16 50

5. La siguiente tabla se llamará ARTÍCULOS:

Nombre del campo Tipo de datos


Código-Artículo Número
Descripción Texto
Precio Número

6. Esta tabla contendrá los siguientes datos:

Código-Artículo Descripción Precio


10 Arroz 10
11 Aceite 15
12 Gaseosa 30
13 Cepillo Dental 40
14 Coca-Cola 20
15 Shampoo 18
16 Harina 13

7. La siguiente tabla se llamará CLIENTES:

67
Nombre del campo Tipo de datos
Código-Cliente Número
Nombre Texto
Apellido Texto

8. Esta tabla contendrá los siguientes datos:

Código-Cliente Nombre Apellido


1 Daniel Gómez
2 Esteban Díaz
3 Raúl Romero
4 Carlos Pérez
5 Esteban Gómez
6 María Díaz

9. La siguiente tabla se llamará VENDEDORES:

Nombre del campo Tipo de datos


Código-Vendedor Texto
Nombre Texto
Apellido Texto

10. Esta tabla contendrá los siguientes datos:

Código-Vendedor Nombre Apellido


V1 Ricardo Iglesias
V2 Javier Bentos
V3 Carlos Castillo
V4 Juan Gómez

11. La siguiente tabla se llamará FACTURAS:

Nombre del campo Tipo de datos


Código-Factura Número
Código-Cliente Número
Código-Artículo Número
Código-Vendedor Texto
Cantidad Número
Total Número

12. Esta tabla contendrá los siguientes datos:

68
Código Código Código Código Cantidad Total
Factura Cliente Artículo Vendedor
1001 1 10 V4 4 40
1002 6 13 V1 5 200
1003 1 16 V2 4 52
1004 3 12 V3 3 90
1005 1 11 V3 2 30
1006 2 14 V1 5 100

13. Crear las relaciones oportunas entre las tablas.

14. Basándose en las tablas creadas y en sus relaciones, realizar una serie de consultas
para:

14.1. Mostrar las facturas emitidas para el cliente 1, especificando su nombre y


apellido. Nombre: Facturas Cliente 1.

14.2. Mostrar el stock de los artículos cuyo precio es mayor a 25. Nombre: Stock
Artículos mayor 25.

14.3. Mostrar los artículos vendidos para los clientes cuyo apellido es Díaz.
Nombre: Artículos Clientes Díaz.

14.4. Mostrar las ventas de los vendedores cuyo código es V3. Nombre: Ventas V3.

14.5. Mostrar los datos de los vendedores cuyo nombre comience con J. Nombre:
Vendedores J.

14.6. Mostrar las facturas cuyos totales están entre 50 y 150. Nombre: Facturas
entre 50 y 150.

14.7. Mostrar los vendedores que le vendieron a clientes cuyo nombre comienza
con E. Nombre: Ventas Clientes E.

14.8. Mostrar el stock de los artículos cuyo código es menor a 14. Nombre: Stock
Artículos menor 14.

15. Guardar los cambios y salir de la base de datos.

69
PRÁCTICO Nº 10

1. Abrir la base de datos CONCESIONARIO.

2. Realizar las siguientes consultas:

2.1. Mostrar las revisiones de los coches cuya marca sea Ford. Nombre: Revisiones
Coches Ford.

2.2. Modificar la consulta anterior, de manera que esta también muestre los que
poseen un precio mayor a 250000. Nombre: Ford Costosos.

2.3. Mostrar los datos de los clientes que hayan comprado coches cuyas marcas sean
Audi o Citroen. La consulta deberá estar ordenada por Código de Cliente.
Nombre: Clientes Audi / Citroen.

2.4. Mostrar los datos de los clientes que hayan nacido entre el 01/01/1960 y el
01/01/1965 y que además, hayan comprado coches de la marca Opel. Nombre:
Clientes 60 / 65 Opel.

2.5. Mostrar los datos de los coches que hayan tenido revisión del cambio de aceite y
que, además, sean de color rojo. Nombre: Revisados Rojo.

3. Salir de la base de datos.

PRÁCTICO Nº 11

1. Abrir la base de datos CLÍNICA.

2. Realizar las siguientes consultas:

2.1. Mostrar los datos de los pacientes que hayan nacido antes del 01/01/1960 y
cuyo Código Postal sea 28028. Nombre: 60 / 28028.

2.2. Mostrar los datos de los médicos cuya especialidad comience con C y cuyos
ingresados lo hayan hecho después del 01/06/2010. Nombre: C 01/06/2010.

2.3. Mostrar los datos de los pacientes que hayan nacido entre el 01/01/1950 y el
01/01/1960 y cuyo código de paciente sea mayor a 150. Nombre: Pacientes 50 /
60.
2.4. Mostrar los datos de los ingresados cuyo código de médico comience con S y
cuya cama sea B. Nombre: Ingresos S / B.

70
2.5. Mostrar los datos de los pacientes junto con los de sus médicos sabiendo que: el
código del paciente debe ser mayor a 200; el apellido del paciente debe
comenzar con M; la fecha de nacimiento del paciente debe ser posterior al
01/01/1970 y el nombre del médico debe comenzar con P. Nombre: Consulta
Compleja.

3. Guardar los cambios y salir de la base de datos.

CONSULTAS CON TOTALES

En Access podemos definir un tipo de consulta cuyas filas resultantes son un


resumen de las filas del origen de la consulta; a estas consultas se las denomina
Consultas de Resumen o Sumarias ya que para realizarlas se utilizan fórmulas que
permitirán saber el total, promedio, máximo y tantos otros valores sobre un campo
determinado.

Procedimiento para aplicar totales:

Para crear una consulta con totales por primera vez, nos basaremos en la base de
datos EMPRESA.

1. Abrir la base de datos EMPRESA.

2. Elegir la opción Crear una consulta en vista Diseño de la opción Consultas.

[En este caso, hemos elegido determinar el dinero recaudado por las ventas de los
artículos clasificado por cliente]

3. Dado nuestro objetivo, agregaremos la tabla FACTURAS a la ventana donde


crearemos la consulta.
Cuando utilices totales deberás tener en cuenta que tienes que ser muy
específico en cuanto a los campos que selecciones para formar parte de la
consulta. La idea principal es que agregues únicamente los campos relevantes
junto con aquellos campos que posean los totales. En el caso de agregar campos
de más, el resultado de la consulta con totales ya no será el mismo.

4. Hemos decidido agregar los campos Código – Cliente y Total ya que estos nos
brindarán los datos planteados anteriormente para obtener los totales que se
desean.

71
Una vez agregados los campos necesarios, procederemos a activar la opción que
nos permitirá aplicar totales a la consulta. Tendrás que hacer un clic en el icono
que figura en la barra de herramientas en la parte superior de la ventana.
Verás que automáticamente aparece en la cuadrícula una fila denominada Total,
posicionada entre las filas Tabla y Orden. Esta fila generará una lista desplegable
en cada campo agregado en donde encontrarás distintas funciones para aplicarle
a cada campo. Las funciones son:

 Suma: calcula la suma de los valores indicados en el campo. Los datos que se
suman deben ser de tipo numérico.
 Promedio: calcula el promedio de los valores contenidos en el campo y también
se aplica a datos numéricos.
 Min: determina los valores menores de la columna. Los valores de la columna
pueden ser de tipo numérico, texto o fecha. Si la columna es de tipo numérico,
entonces devuelve el valor menor contenido en la misma; si la columna es de
tipo texto, entonces devuelve el primer valor en orden alfabético; y si la columna
es de tipo fecha, entonces devuelve la fecha más antigua.
 Max: determina los valores mayores de la columna. Los valores de la columna
pueden ser de tipo numérico, texto o fecha. Si la columna es de tipo numérico,
entonces devuelve el valor mayor contenido en la misma; si la columna es de tipo
texto, entonces devuelve el último valor en orden alfabético; y si la columna es
de tipo fecha, entonces devuelve la fecha más posterior o reciente.
 Cuenta: cuenta el número de valores que hay en la columna. Los datos de la
columna pueden ser de cualquier tipo y la función siempre devuelve un número
entero. Si la columna contiene valores nulos, esos valores no se contarán; si en la
columna aparece un valor repetido, lo contará varias veces.
 DesVest: calcula la desviación estándar de los valores contenidos en la columna.
Si la consulta base (el origen) tiene menos de dos registros, entonces el resultado
será nulo.

72
 Var: calcula la varianza de los valores contenidos en la columna. Si la consulta
base (el origen) tiene menos de dos registros, entonces el resultado será nulo.
 Primero: se utiliza para obtener el primer registro del grupo sobre el que se
realizan los cálculos. El orden está determinado por el orden cronológico en el
que se escribieron los registros.
 Último: se utiliza para obtener el último registro del grupo sobre el que se
realizan los cálculos. Al igual que en la función Primero, el orden estará
determinado por el orden cronológico en el que se hayan escrito los registros.

5. Una vez activada la opción Totales, procederemos a aplicar la función que


corresponde. Ya que nuestro propósito era hallar el total recaudado por cada
cliente, en la columna Total de la cuadrícula, elegiremos la opción Suma de las
opciones ya mencionadas dentro de la lista deplegable.

6. Una vez realizado el procedimiento, haremos un clic en Ejecutar. Verás que


mostrará el siguiente resultado:

73
7. Guardaremos esta consulta con totales como Recaudado por Cliente.

8. Cerrar la consulta y salir de la base de datos.

NOTA: Dentro del campos que apliques la función, también podrás agregar
condiciones; sólo deberás tener cuidado cómo y dónde los agregas.

PRÁCTICO Nº 12

1. Abrir la base de datos CONCESIONARIO y realizar las siguientes consultas con


totales:

1.1. Mostrar cuántos coches se vendieron y cuánto dinero se recaudó por los
mismos, excluyendo los coches de la marca Citroen.
1.2. Mostrar el promedio del dinero recaudado por la venta de los coches Ford.
1.3. Mostrar los datos de los clientes más jóvenes por barrio, mediante el uso de
los campos Barrio y Fecha de Nacimiento.

2. Abrir la base de datos CLÍNICA y realizar las siguientes consultas con totales:

2.1. Mostrar la cantidad de ingresos que existen para cada médico.


2.2. Mostrar la fecha de ingreso más antigua y la más reciente por especialidad.

3. Guardar los cambios correspondientes y salir de la base de datos.

74
FORMULARIOS
Los formularios son objetos de la base de datos que permiten visualizar de forma
gráfica y elegante la información existente en tablas y/o consultas. Además, en el caso
que el formulario sea diseñado a partir de una tabla, entonces también podrás ingresar
nuevos registros y/o editar los registros existentes mediante el formulario creado. Los
cambios realizados se verán reflejados automáticamente en la tabla.

Procedimiento para crear un formulario:

Para crear un Formulario por primera vez, nos basaremos en la base de datos
EMPRESA.

1. Abrir la base de datos EMPRESA.

2. Hacer un clic en la solapa

3. Verás que se desglosan varias maneras de crear formularios:

1. Formulario: Esta opción de genera automáticamente un formulario donde


podemos cambiarle la presentación mediante la opción de Autoformato.

2. Formulario Dividido: También esta opción nos permite al igual que la anterior
cambiar la forma de presentación con Autoformato y además nos muestras los
registro en la parte inferior.

75
3. Varios Elementos: Esta forma de formulario nos muestras en el propio formulario
todos los elementos incluidos en la Tabla o Consulta.

76
4. En Mas Formularios tenemos la forma de crear formularios a través del asistente.

Utiliza un asistente que nos guiará paso a paso en la creación del formulario. Este
procedimiento es el más usado ya que es más cómodo y fácil de utilizar. Esta será la
manera que nosotros utilizaremos para crear formularios.

5. Hacer doble clic en la opción Crear un formulario utilizando el asistente. Verás que
se desglosa el siguiente cuadro:

77
6. En este primer paso de la creación del formulario deberemos elegir, tal como se
pide en la parte superior del cuadro, cuáles serán los campos que incluiremos en el
formulario.

En la zona titulada Tablas/Consultas elegirás, de las opciones de la lista desplegable, a


partir de qué tabla o consulta se creará el formulario. Recuerda que el mismo podrá
estar basado en una tabla o varias, siempre y cuando las tablas seleccionadas hayan
sido relacionadas previamente.
En la zona titulada Campos disponibles irán apareciendo los campos que conforman
cada tabla o consulta seleccionada. Aquí podrás elegir algunos campos para que
figuren dentro del formulario así como también todos.
Con la opción irán pasando los campos DE A UNO a la zona Campos
seleccionados; con la opción quedarán TODOS los campos seleccionados para
formar parte del formulario.

En este caso, hemos decidido realizar un formulario sobre la tabla ARTÍCULOS e


incluiremos todos sus campos.

7. Al hacer un clic en Siguiente, pasaremos al segundo paso del asistente en donde


deberemos elegir la distribución de los campos dentro del formulario. Verás que se
desglosa el siguiente cuadro:

78
En este caso, elegiremos la opción Tabular.

8. Al hacer un clic en Siguiente, pasaremos al tercer paso del asistente en donde


elegiremos el estilo de diseño de fondo que tendrá el formulario. Verás que se
desglosa el siguiente cuadro:

En este caso, elegiremos la opción Guía.

9. Al hacer un clic en la opción Siguiente, pasaremos al cuarto y último paso del


asistente en donde tendrás que darle nombre al formulario. Verás que se desglosa
el siguiente cuadro.

79
En este caso, el nombre del formulario será ARTÍCULOS.
Verás que en la parte inferior del cuadro, Access brinda 2 opciones: abrir el formulario
para editarlo y/o introducir datos en él o modificar el diseño del formulario, es decir,
acceder directamente a la vista de diseño del formulario para editar la vista del mismo
en cuanto al tamaño de los campos y demás.

10. Hacer un clic en Finalizar. Verás que se desglosa la siguiente ventana:

11. Hacer las modificaciones necesarias y salir del asistente.

80
PRÁCTICO Nº 13

1. Abrir la base de datos COMERCIO.

2. Crear un formulario para la tabla CLIENTES; debe incluir todos los campos, la
distribución debe ser Tabular y el estilo Industrial.

3. Crear un formulario para la tabla FACTURAS; debe incluir los campos Cantidad,
Código – Factura y Valor, la distribución debe ser en Columnas y el estilo
Internacional.

4. Crear un formulario para la consulta Vendedores J; debe incluir todos los campos,
la distribución debe ser Justificada y el estilo Expedición.

5. Abrir la base de datos CONCESIONARIO.

6. Crear un formulario con diseño a elección en donde aparezcan los datos de los
clientes junto a los datos de los coches que adquirieron.

7. Abrir la base de datos CLÍNICA.

8. Crear un formulario con diseño a elección en donde aparezcan los datos de los
médicos junto a los de sus pacientes.

81
PRÁCTICO Nº 14

1. Crear una nueva base de datos con el nombre ESCUELA.

2. Dentro de la misma, crear la siguiente tabla:

Nombre del campo Tipo de datos


Código – Curso Número
Nombre Texto
Cantidad de Inscriptos Número

3. El nombre de la tabla será CURSOS y la clave principal estará asignada al campo


Código – Curso.

4. A continuación, crear la siguiente tabla:

Nombre del campo Tipo de datos


Código – Instructor Número
Oficina Texto
Teléfono Texto

5. El nombre de la tabla será INSTRUCTORES y la clave principal estará asignada al


campo Código – Instructor.

6. A continuación, crear la siguiente tabla:

Nombre del campo Tipo de datos


Código – Curso Número
Departamento Texto
Aula Texto
Horario Texto

7. El nombre de la tabla será HORARIOS y la clave principal estará asignada al campo


Código – Curso.

8. Por último, crear la siguiente tabla:

Nombre del campo Tipo de datos


Instructor Texto
Departamento Texto
Código – Curso Número
9. El nombre de la tabla será ASIGNADOS y la clave principal estará asignada al
campo Código – Curso.

82
10. A continuación, completar las tablas mediante FORMULARIOS a elección:

TABLA CURSOS
Código – Curso Nombre Cantidad de Inscriptos
1 Pintura 110
2 Escultura 15
3 Cerámica 20
4 Colage 87
5 Fotografía 90
6 Telar 113

TABLA INSTRUCTORES
Código – Instructor Oficina Teléfono
3 A1 121212
5 A15 131313
8 B14 141414
4 C30 151515
2 B4 161616

TABLA HORARIOS
Código – Curso Departamento Aula Horario
1 Arte 10 8:00 a 10:00
2 Arte 11 10:00 a 12:00
3 Diseño 10 10:00 a 12:00
4 Visual 11 8:00 a 10:00
5 Diseño 10 12:00 a 14:00
6 Telar 11 14:00 a 16:00

TABLA ASIGNADOS
Instructor Departamento Código – Curso
Juan Arte 1
Rafael Arte 2
Santiago Arte 3
María Diseño 4
Esteban Visual 5
María Telar 6

11. A continuación, realizar las siguientes consultas:

11.1. Mostrar las aulas usadas por cursos con más de 100 alumnos. Nombre:
Alumnado mayor 100.

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11.2. Mostrar todos los datos del departamento de Arte. Nombre:
Departamento Arte.

11.3. Mostrar los nombres de los cursos dictados por la instructora María.
Nombre: Cursos María.

11.4. Mostrar los nombres de los cursos cuyo departamento sea Diseño.
Nombre: Cursos Departamento Diseño.

11.5. Mostrar todos los datos de los cursos cuyo código sea mayor a 3. Nombre:
Código Cursos mayor 3.

11.6. Mostrar los horarios en los que dan clase los instructores cuyo nombre
comienza con R. Nombre: Cursos R.

11.7. Mostrar los cursos en donde se den clases a las 10:00. Nombre: Cursos
10:00.

12. Guardar los cambios y salir de la base de datos.

84
INFORMES
Los Informes son objetos de la base de datos que permiten imprimir los datos de una
tabla o consulta a partir de un diseño que el usuario puede personalizar. Los datos
seleccionados aparecerán distribuidos en un formato formal, junto con la fecha y el
número de página al final de cada hoja del informe.

Procedimiento para crear un informe:

Para crear un Informe por primera vez, nos basaremos en la base de datos CLÍNICA.

1. Abrir la base de datos CLÍNICA.

2. Hacer un clic en la solapa .

3. Verás que varias maneras de crear informes:

1. Informe: nos muestra un informe de la tabla o consulta que estemos


seleccionando en ese momento, también nos permite mediante el menú de
Autoformato cambiar el aspecto del mismo.

2. Asistente para Informes: utiliza un asistente que nos guiará paso a paso en la
creación del informe. Este procedimiento es el más usado ya que es más cómodo y
fácil de utilizar. Esta será la manera que nosotros utilizaremos para crear informes.

85
4. Hacer doble clic en la opción Crear un informe utilizando el asistente. Verás que se
desglosa el siguiente cuadro:

5. En este primer paso de la creación del informe deberemos elegir, tal como se pide
en la parte superior del cuadro, cuáles serán los campos que incluiremos en el
informe.

En la zona titulada Tablas/Consultas elegirás, de las opciones de la lista desplegable, a


partir de qué tabla o consulta se creará el informe. Recuerda que el mismo podrá estar
basado en una tabla o varias, siempre y cuando las tablas seleccionadas hayan sido
relacionadas previamente.
En la zona titulada Campos disponibles irán apareciendo los campos que conforman
cada tabla o consulta seleccionada. Aquí podrás elegir algunos campos para que
figuren dentro del informe así como también todos.
Con la opción irán pasando los campos DE A UNO a la zona Campos
seleccionados; con la opción quedarán TODOS los campos seleccionados para
formar parte del informe.

En este caso, hemos decidido realizar un informe sobre la tabla MÉDICOS e incluiremos
todos sus campos.

6. Al hacer un clic en Siguiente, pasaremos al segundo paso del asistente donde


deberemos indicar si deseamos agregar algún nivel de agrupamiento, es decir,
definir distintos niveles y sub niveles para los campos que van a conformar el
informe. Este campo NO es obligatorio, sino que es más bien complementario.

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Para definir los niveles dentro del informe, seleccionarás el campo elegido y harás
un clic en el botón ; verás que el campo se traslada para el cuadro de la
derecha, queda en color azul y está por encima de los demás campos.

Si bien no es obligatorio, en este caso agruparemos nuestro informe por el campo


Código – Médico.

7. Al hacer un clic en Siguiente, pasaremos al tercer paso del asistente donde


deberemos indicar a qué campo estará asignada la ordenación del informe, es
decir, mediante qué campo estarán ordenados los datos que lo conforman. Para
ordenar los datos por un campo en específico tendrás que hacer un clic en la flecha
que figura al final de la casilla 1, en donde se desplegará una lista con los campos
seleccionados para crear el informe. Elige el campo y luego elige si la ordenación
será en forma Ascendente o Descendente. Este paso tampoco es obligatorio.

87
Ya que no es un paso obligatorio, no haremos modificación alguna.

8.
Al hacer un clic en Siguiente, pasaremos al cuarto paso del asistente donde
deberemos indicar la distribución que será aplicada al informe. Aquí también
podrás elegir la orientación de la hoja, siendo las opciones Vertical y Horizontal.

88
En este caso, elegiremos la opción Esquema 1.
9. Al hacer un clic en Siguiente, pasaremos al quinto paso del asistente donde
deberemos indicar el estilo de la hoja del informe.

En este caso, elegiremos la opción Negrita.

10. Al hacer un clic en Siguiente, pasaremos al sexto y último paso del asistente donde
deberemos indicar el nombre del informe.

89
En este caso, el nombre del informe será MÉDICOS.
11. Hacer un clic en Finalizar. Verás que se desglosa la siguiente ventana:

12. Una vez finalizado el informe, cerrar la ventana.

90
PRÁCTICO Nº 15

1. Abrir la base de datos EMPRESA.

2. Crear un informe para la tabla CLIENTES; debe contener sólo los campos Código –
Cliente, Empresa y Departamento, debe estar agrupado por el campo Código –
Cliente, la distribución debe ser Esquema 2 y el estilo Corporativa.

3. Crear un informe para la tabla FACTURAS; debe contener todos los campos, la
distribución debe ser en Columnas y el estilo Compacto.

4. Crear un informe para la consulta Clientes de Progreso; debe contener todos los
campos, y los demás modificaciones serán a elección.

5. Crear un informe para la consulta Facturas de Cliente 807; las modificaciones serán
a elección.

6. Cerrar la base de datos.

PRÁCTICO Nº 16

1. Abrir la base de datos ESCUELA.

2. Crear un informe para la tabla HORARIOS; debe contener los campos Código –
Curso, Departamento y Horario y las modificaciones serán a elección.

3. Crear un informe para la consulta Departamento Arte; las modificaciones serán a


elección.

4. Crear un informe para la consulta Cursos R; las modificaciones serán a elección.

5. Cerrar la base de datos.

91
REPASO GENERAL

1. Crear una base de datos con el nombre AEROLÍNEA.

2. Dentro de la misma, crear las siguientes tablas:

TABLA VUELOS TABLA VAP


Nombre del campo Tipo de datos Nombre del campo Tipo de datos
Nº de Vuelo Número Nº de Vuelo Número
Ciudad Origen Texto Nº de Avión Número
Ciudad Destino Texto Nº de Piloto Número
Hora Salida Fecha/Hora Fecha Fecha/Hora

TABLA PILOTOS TABLA AVIÓN


Nombre de campo Tipo de datos Nombre del campo Tipo de datos
Nº de Piloto Número Nº de Avión Número
Nombre Texto Tipo de Avión Texto
Cantidad de Vuelos Número Horas de Vuelo Número

3. Completar las tablas mediante FORMULARIOS:

TABLA VUELOS
Nº de Vuelo Ciudad Origen Ciudad Destino Hora Salida
101 Montevideo París 8:30
102 Buenos Aires Madrid 10:00
103 Montevideo París 16:00
104 Brasilia Montevideo 11:00
105 Montevideo Buenos Aires 9:00

TABLA VAP
Nº de Vuelo Nº de Avión Nº de Piloto Fecha
101 1011 1 01/06/2010
102 1021 2 10/07/2010
103 1031 3 20/07/2010
104 1041 4 29/07/2010
105 1051 5 15/08/2010

TABLA PILOTOS
Nº de Piloto Nombre Cantidad de Vuelos
1 Felipe 103

92
2 Andrés 90
3 Juan 1000
4 Javier 680
5 Pedro 200

TABLA AVIÓN
Nº de Avión Tipo de Avión Horas de Vuelo
1011 DC10 2000
1021 A300 3500
1031 BA10 1000
1041 DC10 5000
1051 A300 3200

4. Realizar las siguientes consultas:

4.1. Mostrar los vuelos realizados entre el 01/06/2010 y el 25/07/2010.

4.2. Mostrar los nombres de los pilotos con más de 500 vuelos.

4.3. Mostrar los vuelos cuya ciudad de origen sea Montevideo.

4.4. Mostrar los aviones cuyo hora de salida sea entre las 8:00 y las 10:30.

4.5. Mostrar los datos de los aviones DC10.

4.6. Mostrar los pilotos que volaron entre el mes de Julio.

4.7. Mostrar los datos de los pilotos cuyo nombre comienza con J.

5. Realizar los siguientes reemplazos:

5.1. Las apariciones de la palabra Montevideo deben ser reemplazadas por Punta
del Este.
5.2. Las apariciones del texto DC10 deben ser reemplazadas por SA60.

6. Realizar un informe que muestre los Nº de Avión junto con sus horas de vuelo.

7. Realizar un informe que muestre los Nº de Vuelo junto con sus pilotos.

8. Realizar un informe que muestre los destinos junto a sus fechas de vuelo.

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