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Taller Preguntas de refuerzo

Taller de Access

Laura Viviana Ros Cubillos


Liliana Patricia Sanchez F

Universitaria Agustiniana
Mercadeo
Curso Ceta
Bogot D.C 2015

Taller de Access

1. Qu es una base de datos?


Una base de datos es como un almacn en el que se guarda y organiza
diferente tipo de informacin, pero en el computador. Las bases de datos
permiten a sus usuarios acceder, registrar y analizar datos de una
manera rpida y sencilla. Son tan tiles que es muy probable que te
hayas topado con ellas a diario. Una base de datos es una herramienta
para recopilar y organizar informacin. En las bases de datos, se puede
almacenar informacin sobre personas, productos, pedidos, o cualquier
otra cosa. Muchas bases de datos empiezan siendo una lista en un
programa de procesamiento de texto o en una hoja de clculo. A medida
que crece la lista, empiezan a aparecer repeticiones e inconsistencias en
los datos. Cada vez resulta ms complicado comprender los datos
presentados en la lista y existen pocos mtodos para buscar o recuperar
subconjuntos de datos para revisarlos. Cuando empiezan a observarse
estos problemas, es aconsejable transferir la informacin a una base de
datos creada mediante un sistema de administracin de bases de datos
(DBMS), como Office Access 2007.
Una base de datos informatizada es un contenedor de objetos. Una base
de datos puede contener ms de una tabla. Por ejemplo, un sistema de
seguimiento de inventario que utiliza tres tablas no es un conjunto de
tres bases de datos, sino una sola base de datos que contiene tres
tablas. Excepto si se ha diseado especficamente para utilizar datos o
cdigo de otro origen, una base de datos de Access almacena sus tablas
en un solo archivo, junto con otros objetos, como formularios, informes,
macros y mdulos. Las bases de datos creadas con formato de Access
2007 tienen la extensin de nombre de archivo .accdb y las bases de
datos creadas con formatos de versiones anteriores de Access tienen la
extensin de nombre de archivo .mdb. Access 2007 se puede utilizar
para crear archivos con formatos de versiones anteriores (por ejemplo,
Access 2000 y Access 2002-2003).Con Access, puede:

Agregar ms datos a una base de datos, por ejemplo, un elemento


nuevo en un inventario.

Modificar datos existentes en la base de datos, por ejemplo,


cambiar la ubicacin de un elemento.

Eliminar informacin, por ejemplo, si se ha vendido o retirado un


artculo.
Organizar y ver los datos de distintas formas.

Compartir los datos con otros usuarios mediante informes,


mensajes de correo electrnico, una intranet o Internet.

2. Qu es un campo?
Es el espacio donde vas escribes la informacin que quieres saber, por
ejemplo: si quieres hacer una tabla para almacenar datos de clientes. La
informacin ms comn que puedes querer es el nombre, direccin,
telfono. En este caso telfono es un campo en el cual vas a anotar el
telfono del cliente. Es un espacio de almacenamiento para un dato en
particular. En las bases de datos, un campo es la mnima unidad de
informacin a la que se puede acceder; un campo o un conjunto de ellos
forman un registro, donde pueden existir campos en blanco, siendo ste
un error del sistema operativo. En las hojas de clculo los campos son
llamados celdas.
Unidad bsica de una base de datos. Un campo puede ser, por ejemplo,
el nombre de una persona. Los nombres de los campos, no pueden
empezar con espacios en blanco y caracteres especiales. No pueden
llevar puntos, ni signos de exclamacin o corchetes. Si pueden tener
espacios en blanco en el medio. La descripcin de un campo, permite
aclarar informacin referida a los nombres del campo. El tipo de campo,
permite especificar el tipo de informacin que cargramos en dicho
campo, esta puede ser:

Texto: para introducir cadenas de caracteres hasta un mximo de


255

Memo: para introducir un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres

Numrico: para introducir nmeros

Fecha/Hora: para introducir datos en formato fecha u hora

Moneda: para introducir datos en formato nmero y con el signo


monetario

Auto numrico: en este tipo de campo, Access numera


automticamente el contenido

S/No: campo lgico. Este tipo de campo es slo si queremos un


contenido del tipo S/No, Verdadero/Falso, etc.

Objeto OLE: para introducir una foto, grfico, hoja


de clculo, sonido, etc.

Hipervnculo: podemos definir un enlace a una pgina Web


Asistente para bsquedas: crea un campo que permite elegir
un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de
lista o un cuadro combinado

3. Qu es un registro?
En cualquier base de datos es una coleccin de datos descriptivos de los
campos, que se relacionan uno a uno. Por ejemplo, un campo es tu
altura,
otro
tu
peso
y
otro
el
color
de
tus
ojos.
Un registro sera el valor de tu talla, peso y color de ojos Es el conjunto
de informacin referida a una misma persona u objeto. Un registro
vendra a ser algo as como una ficha. Campo clave: campo que permite
identificar y localizar un registro de manera gil y organizada,
Propiedades generales de los campos. Al conjunto de campos para un
mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, as todos los
campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente
forman otro registro.

4. Qu es el Access?
Access es una aplicacin que viene con el paquete Office de Microsoft.
Para obtener Access necesitas instalar una versin de Office que lo
contenga. Es bastante habitual que en una distribucin del paquete
office tenga Access, pero hay algunas que no lo tienen. Por ejemplo
Office Profesional incluye Access.
Esa aplicacin es un sistema de gestin de base de datos que utiliza por
defecto el motor de base de datos Microsoft Jet. Con esto quiero decir

que Access en realidad es una interfaz preparada para gestionar


cualquier base de datos, no slo una base de datos Access. Los sistemas
Windows disponen de ODBC, que es una pasarela para poder acceder a
cualquier base de datos. A travs de ODBC podemos conectarnos a
cualquier base de datos utilizando un lenguaje de programacin o una
aplicacin como Access. Por ejemplo, podramos conectar con una base
de datos SQL Server o MySQL desde Access. Pero por no liar con
conceptos, quiero remarcar que lo normal es que Access nos permita
definir y gestionar una base de datos Jet de Microsoft. Lo que
normalmente llamamos una base de datos Access, en realidad es una
base de datos Jet, que est incluida en cualquier sistema Microsoft. Con
Access podemos crear este tipo de bases de datos, que generalmente se
guardan en archivos .mdb, y gestionarlas a travs de la aplicacin.
Access dispone de numerosos mtodos y asistentes para definir
cualquier elemento de la base de datos, como las tablas, las consultas,
los formularios, etc. y realizar la administracin y gestin de los datos.
Es igualmente un gestor de datos que recopila informacin relativa a un
asunto o propsito particular, como el seguimiento de pedidos de
clientes o el mantenimiento de una coleccin de msica. Est pensado
en recopilar datos de otras utilidades (Excel, SharePoint, etc.) para
manejarlos por medios de las consultas e informes.

5. Qu es una tabla?
Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de
clculo, en cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas.
Como consecuencia, normalmente es bastante fcil importar una hoja
de clculo en una tabla de una base de datos. La principal diferencia
entre almacenar los datos en una hoja de clculo y hacerlo en una base
de datos es la forma de organizarse los datos.
Para lograr la mxima flexibilidad para una base de datos, la informacin
tiene que estar organizada en tablas, para que no haya redundancias.
Por ejemplo, si se almacena informacin sobre empleados, cada
empleado se insertar una sola vez en una tabla que se configurar para
contener nicamente datos de los empleados. Los datos sobre productos
se almacenarn en su propia tabla, y los datos sobre sucursales tambin
tendrn su tabla aparte. Este proceso se conoce como normalizacin.
Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros es donde se
almacena cada informacin individual. Cada registro consta de campos
(al menos uno). Los campos corresponden a las columnas de la tabla.

Por ejemplo, puede trabajar con una tabla denominada "Empleados", en


la que cada registro (fila) contiene informacin sobre un empleado
distinto y cada campo (columna) contiene un tipo de informacin
diferente, como el nombre, los apellidos, la direccin, o similares. Los
campos se deben configurar con un determinado tipo de datos, ya sea
texto, fecha, hora, numrico, o cualquier otro tipo.
Otra forma de describir registros y campos es imaginando un catlogo
de fichas tradicional de una biblioteca. Cada ficha del armario
corresponde a un registro de la base de datos. Cada informacin
contenida en una ficha (autor, ttulo, etc.) corresponde a un campo de la
base de datos.

Qu significa cuando vemos la tabla en vista


de hoja de datos?
En la 'vista hoja de datos' podemos modificar el contenido de los
registros. Por defecto, al seleccionar una tabla, obtenemos la 'vista hoja
de datos' -similar a una hoja de clculo tipo Excel-.

Qu significa cuando vemos la tabla en vista


de diseo?

En la 'vista diseo' podemos modificar las propiedades de los campos de


la tabla. Se elige Crear una tabla en Vista Diseo aparecer la siguiente
ventana, que nos permitir manipular los tipos de datos a cargar en
cada variable o campo.

6. Qu es un formulario?
Los formularios se conocen a veces como "pantallas de entrada de
datos". Son las interfaces que se utilizan para trabajar con los datos y, a
menudo, contienen botones de comando que ejecutan diversos
comandos. Se puede crear una base de datos sin usar formularios,
editando los datos de las hojas de las tablas. No obstante, casi todos los
usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver, escribir y
editar datos en las tablas.
Los formularios proporcionan un formato fcil de utilizar para trabajar
con los datos. Adems, se les puede agregar elementos funcionales,
como botones de comando. Puede programar los botones para
determinar qu datos aparecen en el formulario, abrir otros formularios
o informes, o realizar otras tareas diversas. Por ejemplo, podra crear un
formulario denominado "Formulario de cliente" para trabajar con datos
de clientes. El formulario de cliente podra tener un botn para abrir un

formulario de pedido en el que se pudiese escribir un pedido nuevo del


cliente.
Los formularios tambin permiten controlar la manera en que otros
usuarios interactan con los datos de la base de datos. Por ejemplo,
puede crear un formulario que muestre nicamente ciertos campos y
que permita la ejecucin de determinadas operaciones solamente. As,
se favorece la proteccin de los datos y se facilita la entrada correcta de
datos. Elemento en forma de ficha que permite la gestin de los datos
de una forma ms cmoda y visiblemente ms atractiva. Un ejemplo de
un formulario es el siguiente

7. Tipos de datos en Access. Explicar cada uno


Texto: permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres
como dgitos y caracteres especiales. Tiene una longitud por defecto
de 50 caracteres, siendo su longitud mxima de 255 caracteres.
Normalmente se utiliza para almacenar datos como nombres,
direcciones o cualquier nmero que no se utilice en clculos, como
nmeros de telfono o cdigos postales.

Memo: se utiliza para textos de ms de 255 caracteres como


comentarios o explicaciones. Tiene una longitud mxima de 65.536
caracteres. Access recomienda para almacenar texto con formato o
documentos largos adjuntar el archivo. En Access 2010 se puede
ordenar o agrupar por un campo Memo, pero slo se tendrn en cuenta
para ello los 255 primeros caracteres.

Tipos Numricos: Fijaros que para elegir el subtipo dentro del tipo
numrico, debemos ir al parmetro Tamao del campo y pulsar el botn
izquierdo del ratn sobre el icono de la lista desplegable, y despus
volver a pulsar el botn izquierdo del ratn sobre la opcin deseada,
para datos numricos utilizados en clculos matemticos. Dentro del
tipo nmero la propiedad tamao del campo nos permite concretar ms.
En resumen los tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar
nmeros sin decimales; los tipos Simple, Doble y Decimal permiten
decimales; el tipo Id. de rplica se utiliza para claves auto numricas en
bases rplicas.
Tipos de Fecha / Hora: Fijaros que para elegir el subtipo dentro del
tipo fecha / hora, debemos ir al parmetro Formato y pulsar el botn
izquierdo del ratn sobre el icono de la lista desplegable, y despus
volver a pulsar el botn izquierdo del ratn sobre la opcin deseada,
para la introduccin de fechas y horas desde el ao 100 al ao 9999.
Tipos de Moneda: Fijaros que para elegir el subtipo dentro del tipo
fecha / hora, debemos ir al parmetro Formato y pulsar el botn
izquierdo del ratn sobre el icono de la lista desplegable, y despus
volver a pulsar el botn izquierdo del ratn sobre la opcin deseada,
para valores de dinero y datos numricos utilizados en clculos
matemticos en los que estn implicados datos que contengan entre
uno y cuatro decimales. La precisin es de hasta 15 dgitos a la izquierda
del separador decimal y hasta 4 dgitos a la derecha del mismo. Access
recomienda utilizar el tipo Moneda para impedir el redondeo de cifras en
los clculos. Un campo Moneda tiene una precisin de hasta 15 dgitos a
la izquierda de la coma decimal y 4 dgitos a la derecha. Un campo
Moneda ocupa 8 bytes de espacio en disco.

Auto numeracin: nmero secuencial (incrementado de uno a uno)


nico, o nmero aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se
agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Auto numeracin no
se pueden actualizar.
S/No: valores S y No, y campos que contengan uno de entre dos
valores (S/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).
Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de clculo de Microsoft
Excel, un documento de Microsoft Word, grficos, imgenes, sonidos u
otros datos binarios. Si trabajas con bases de datos creadas con otras
versiones de Access, los archivos insertados como objeto OLE seguirn
funcionando perfectamente. Pero si lo que ests haciendo es crear una
nueva base de datos, es interesante que no utilices este tipo de datos,
porque a partir de la versin 2007 empez a considerarse obsoleto y a
utilizar, en su lugar, el tipo Datos adjuntos que veremos ms adelante.

Hipervnculo: texto o combinacin de texto y nmeros almacenada


como texto y utilizada como direccin de hipervnculo. Una direccin de
hipervnculo puede tener hasta tres partes: Texto: el texto que aparece
en el campo o control. Direccin: ruta de acceso de un archivo o
pgina. Subdireccin: posicin dentro del archivo o pgina.
Sugerencia: el

texto

que

aparece

como

informacin

sobre

herramientas.

Datos adjuntos: Puede adjuntar archivos de imgenes, hoja de clculo,


grficos y otros tipos de archivos admitidos, a los registros de la base de
datos de forma similar a como adjunta archivos a los mensajes de correo
electrnico. Los campos de datos adjuntos ofrecen mayor flexibilidad

que los campos de tipo Objeto OLE, y utilizan el espacio de


almacenamiento de manera ms eficaz porque no crean una imagen de
mapa de bits del archivo original.

Calculado: Un campo calculado es un campo cuyo valor es resultado de


una operacin aritmtica o lgica que se realiza utilizando otros campos.
Por ejemplo podra ser un campo Total que calcula su valor multiplicando
Precio * Cantidad en una lnea de pedido.

8. Cules son los componentes de una base de


datos en Access?
En Access, una base de datos no es simplemente una tabla, ni siquiera
un conjunto de tablas relacionadas entre s. Cuando hablamos de Base
de Datos incluimos:
1.
Las Tablas y sus relaciones
2.
Las Consultas extraen informacin de una o varias tablas
utilizando filtros en forma de frmula. Por ejemplo, Ciudad="Sevilla".
Adems existen otro tipo de consultas que permiten modificar
informacin de las tablas.
3.
Los Formularios permiten alimentar de informacin las tablas,
presentando al usuario una forma ms adecuada para la introduccin de
los datos. En un formulario se pueden incluir los datos de ms de una
tabla de forma simultnea.
4.
Los Informes nos permiten obtener presentaciones de los datos
contenidos en las tablas con un formato personalizable. Dan lugar a
documentos impresos en papel, en PDF o presentaciones en pantalla.
5.
Pginas Web. En compaa del lenguaje de programacin ASP o
ASP.NET de Microsoft permiten crear aplicaciones web dinmicas, que
interactan con el usuario que navega por ellas.
6.
Macos y mdulos. Permiten la automatizacin de
procedimientos.

9. por qu es importante crear una tabla en Access?

Es importante crear una tabla en Access ya que esta nos permite


suministrar informacin la cual se puede utilizar de una manera ms
rpida, eficaz, y responsable; ya que con este programa nos permite
tener ciertos datos de una manera ms organizaba y que se entendible
para otro tipo de personas no solo para el usuario o quien realice la
tabla. Tambin es importante realizar una tabla ya que Access nos
permite hacer unas relaciones con ellas, tambin estas tablas ofrece una
variedad de importancia para diferentes tipos de empresas o
profesionales ya que permite realizar un adecuado orden al momento
de digitar los datos.

10.
Cuadro Comparativo entre Excel y lo conocido
de Access

EXCEL
Excel es una planilla de clculo

ACCESS
Access es un manejador (y creador) de
Bases de Datos.

Es posible abrir desde Excel una BD


creada con Access
NO es un gestor de bases de
datos relacionales

O desde Access crear una BD a partir de


una hoja de Excel.
Es un gestor de bases de datos relacionales

No soporta ms de 65.536 registros (filas)

soporta ms de 65.536 registros (filas)

Excel no es multiusuario

Access es multiusuario

Tiene hojas

Tiene Tablas

11.

Conclusin

Para finalizar se puede concluir que Access es una herramienta de gran


utilidad para todo tipo de persona que desee crear una tabla con los
datos que desea obtener ella, a diferencia de Excel en este programa
hay Tablas no hojas de clculo, tambin encontramos que es una
herramienta de fcil manejo para la manipulacin y creacin de base de
datos ajustadas a microempresas, se encuentra incluida dentro del
paquete de Microsoft office es una herramienta a la cual cualquier
persona sin mucho conocimiento de bases de datos, puede utilizarla con

el fin de crear una simple plantilla o dos tablas relacionadas. Por otro
lado tambin encontramos que Access tiene la facilidad de manejar gran
cantidad de informacin

12. Bibliografas
https://support.office.com/es-hn/article/Conceptos-b%C3%A1sicos-sobre-basesde-datos-a849ac16-07c7-4a31-9948-3c8c94a7c204?ui=es-ES&rs=esHN&ad=HN

http://www.monografias.com/trabajos5/basede/basede.shtml#MICRO

http://82.165.131.239/hosting/empresa/cajamadrid/leccion.asp?
seccion=4&curso=10&leccion=5&cursos=1

http://nelsonjuliaomartinez.overblog.com/los-tipos-de-datos-en-access-an
%C3%A1lisis-de-6-30pm-a-8-30pm-semanal