Open Office Base

Creacin de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base.
1.- QU ES UNA BASE DE DATOS EN BASE?

Una Base de datos es un programa que permite gestionar y organizar una serie de datos. Por ejemplo, podemos utilizar dicho programa para llevar la gestin de fichas de los artculos de nuestro almacn, introduciendo, modificando, actualizando, sacando informes por impresora, etc. Podemos por ejemplo realizar consultas tales como qu artculo se ha vendido ms este mes? Qu clientes compran un determinado artculo? Cul es la ganancia total del mes? etc. Para hacerte una idea ms clara, piensa que una Base de Datos sirve en una empresa como pueda ser un taller de reparacin de vehculos para tener anotados los siguientes conceptos: El nombre, apellidos, direccin, telfono, cdigo postal de los clientes que han acudido a nuestro taller a reparar su coche. (Es lo que en lenguaje de andar por casa llamaramos una ficha de clientes que guardaramos en nuestro archivo de clientes). Tambin podramos tener otra ficha con el nombre, apellidos, por qu banco pasamos el recibo de la reparacin, la avera sufrida, las horas de taller que se han empleado en la reparacin, las piezas aportadas y los precios aplicados a las horas y a las piezas, as como el total de la reparacin. (Sera otra ficha que guardaramos en nuestro archivo de reparaciones). De esta forma podemos observar que cada ficha, se le llama registro en el lenguaje de las bases de datos. Y cada cosa que apuntamos en esa ficha (nombre, apellidos, direccin...) la llamamos campo de dicha base de datos. Base es la base de datos, y muchas empresas tienen sus propias bases de datos hechas a medida, en la que slo tenemos que preocuparnos de introducir datos.
2.- INTRODUCCIN.
Actualmente el mundo empresarial necesita manejar gran cantidad de datos, por lo que se hace necesario disponer de medios hardware y software que permitan acceder a la informacin de una manera rpida, sencilla y fiable.
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Creacin de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base. Tradicionalmente la informacin se almacenaba en conjuntos de ficheros, estos ficheros no guardaban ninguna relacin entre s y los datos podan repetirse en varios de ellos, lo que supona tener informacin redundante y en algunos casos inconsistente. A veces se haca necesario cambiar la estructura de los registros de algunos ficheros, por ejemplo para agregar nuevos campos a los registros. Esto implicaba que todos los programas de aplicacin que utilizaban esos ficheros tenan que ser modificados y adaptados; lo cual supona una prdida de tiempo y dinero. Exista una dependencia entre los ficheros que almacenaban la informacin y los programas que utilizaban esos ficheros. A final de los aos sesenta surgen las Bases de Datos. En una base de datos se van a almacenar todos los datos que necesite la empresa; y los programas que utilicen esos datos no se han de preocupar del almacenamiento fsico de los mismos. Cualquier cambio en la estructura de los datos no afectar a los programas de aplicacin que los utilicen. As pues definimos una Base de Datos como un conjunto de datos relacionados entre s con informacin referente a algo y el conjunto de programas y mtodos que trabajan con esos datos. As, se pueden utilizar las Bases de Datos para cosas tan sencillas como mantener un registro de nuestra agenda personal de telfonos, o tan complicadas como llevar toda la gestin de una gran empresa u organizacin. Al finalizar el estudio de esta unidad sers capaz de: Crear una base de datos en Base. Crear las tablas que forman la base de datos. Realizar operaciones con los datos de la base de datos. Crear y disear formularios para trabajar con los datos. Relacionar las tablas de la base de datos. Crear consultas de datos utilizando una o ms tablas. Crear informes. Utilizar botones en los formularios.
3.- CONCEPTOS DE BASES DE DATOS.

Un Sistema de Gestin de Base de Datos (S.G.B.D) es un conjunto de programas que permiten administrar y gestionar la informacin de una base de datos. OpenOffice Base es un potente sistema de
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Creacin de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base. administracin de Bases de Datos relacional que nos va a permitir trabajar con los datos de una forma fcil y segura para obtener los resultados deseados. Esta base de datos proporciona herramientas necesarias para: Definir las estructuras de los datos. Manipular los datos de una forma sencilla. Se podrn insertar nuevos datos, modificar, consultar y borrar. Disear formularios para trabajar con los datos de una forma sencilla y vistosa. Disear informes para obtener listados de los datos impresos. Mantener la integridad de la informacin. El modelo Entidad/Relacin se basa en una estructura denominada tabla (estructurada en filas y columnas), y una serie de relaciones entre las distintas tablas (por ejemplo, la tabla FACTURAS estar relacionada con la tabla CLIENTES, ya que cada factura tendr un cliente, con lo que la factura tendr que indicar de alguna forma quien es cada cliente).
3.1.- COMPONENTES DEL MODELO RELACIONAL.

Entidad : objeto acerca del cual se recoge informacin de inters para la base de datos. Por ejemplo la entidad ALUMNO, o EMPLEADO, o PRODUCTOS. Se representar fsicamente mediante la estructura tabla. Atributo: es cada uno de los datos que forman parte de una entidad, es decir, es una caracterstica de la entidad (los vamos a llamar los campos de la tabla). Por ejemplo el NOMBRE, la EDAD, DIRECCIN, TELFONO, CURSO... Tabla: es la estructura de datos utilizada para almacenar todos los datos de una base de datos relacional. Representa una entidad una asociacin de entidades, est formada por un conjunto de filas y columnas, cada columna corresponde a un atributo o campo. Y cada fila representa un registro con los datos asociados a una entidad. Por ejemplo si tenemos la tabla ALUMNOS, cada fila representar los datos de un alumno concreto: su NOMBRE, su DIRECCIN, su TELFONO, su CURSO. Y cada columna representa un atributo, cada columna tiene un nombre y
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Creacin de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base. puede tomar un conjunto de valores. Por ejemplo la columna NOMBRE, o DIRECCIN etc.
Relacin: asociacin entre dos o ms entidades. Clave Primaria: columna o conjunto de columnas que permiten identificar cada fila de la tabla. Suele ser un atributo nico que no se repita y que identifique a cada fila, por ejemplo el DNI, o el NMERO DE EMPLEADO, o CDIGO DE ARTCULO.. Clave ajena: una o ms columnas de una tabla cuyos valores se corresponden con los de la clave primaria de otra tabla. Las claves ajenas se utilizan para establecer las relaciones entre tablas. Registro: es una fila de la tabla, es decir el conjunto de datos relacionados que contienen la informacin de una tabla. Por ejemplo la tabla ALUMNOS contiene los datos de los alumnos de un centro, un registro son los datos de un alumno concreto, por ejemplo (Nmero de matrcula, Nombre, Direccin, Curso, Nota...), y cada uno de estos datos forma un campo de la tabla.
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Creacin de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base Tema 2.
1.- LA VENTANA DE BASE.

OpenOffice Base es el gestor de base de datos que proporciona el paquete OpenOffice. Nos va a permitir crear y manejar los datos de una base de datos para obtener los resultados deseados. Para entrar en Base hacer clic en el botn de Aplicaciones de la barra de tareas, elegir Oficina y a continuacin Gestor de Bases de Datos ( OpenOffice.org2 Base ). Al entrar en el programa se presenta la siguiente pantalla inicial de Base:
En ella podemos ver que se inicia un Asistente para Bases de Datos, en el cual podemos seleccionar las siguientes operaciones: Crear nueva base de datos: Nos va a permitir crear una nueva base de datos en la que vamos a insertar datos. Abrir un archivo de base de datos existente: En este caso podemos abrir una base de datos que hayamos creado previamente. Conectar con una base de datos existente: Para el caso de que queremos conectar directamente con una base de datos en funcionamiento.
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2.- CREAR LA PRIMERA BASE DE DATOS.

Para crear la nueva base de datos comenzamos eligiendo la opcin Crear nueva base de datos del Asistente para Base de Datos. Seguidamente dejamos las opciones que vienen por defecto y tras pulsar el botn de Finalizar, aparecer una nueva ventana donde se nos pide el nombre y la ubicacin de la nueva Base de Datos. Por defecto se nos mostrar nuestra Carpeta de Inicio. Si se desea crear una nueva carpeta para almacenar la nueva base de datos pulsaremos el botn para crear una nueva carpeta. En nuestro ejercicio llamaremos a la base de datos EMPRESA, ver figura. Los archivos de Bases de Datos de Base tienen la extensin .ODB.
A continuacin se muestra la ventana de la base de datos, en la que se muestran los objetos que se van a utilizar para dotar de funcionalidad a la base de datos y que son los siguientes: Tablas: Es la unidad donde almacenaremos los datos de nuestra base de datos. Est formada por un conjunto de atributos llamados columnas y un conjunto de tuplas llamadas filas. A los atributos se les llama tambin Campos y a las filas Registros. Por ejemplo la tabla CLIENTES, que contendr los datos de los clientes. Consultas: Aqu definiremos las preguntas que formularemos a la base de datos con el fin de
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Creacin de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base Tema 2. seleccionar y recuperar informacin que cumpla una determinada condicin. Por ejemplo los datos de los clientes de una categora determinada. Formularios: Elemento en forma de ficha que permite la gestin de los datos de una forma ms cmoda y ms visual, lo que hace que la gestin de los datos sea ms atractiva. Informes: Un informe es un mtodo eficaz de presentar los datos en formato impreso, permite preparar los registros de la base de datos de forma personalizada para obtener listados e imprimirlos.
Para cerrar una base de datos pulsamos el botn cerrar de la ventana de la base de datos o elegimos la opcin Cerrar del men Archivo. Para abrir una base de datos hacemos clic en el botn Abrir de la barra de herramientas y a continuacin buscamos la base de datos en las carpetas de almacenamiento.
3.- CREACIN DE UNA TABLA.

Al seleccionar el objeto Tablas vemos que los tres primeros iconos que aparecen en el panel de la derecha nos van a permitir crear una tabla siguiendo varios mtodos. Estos son los siguientes:
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Creacin de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base Tema 2. Crear tabla en vista Diseo: Crea una tabla especificando los nombres de campo y las propiedades, as como los tipos de datos. Usar el asistente para crear tabla: Elige en una seleccin de muestra de tablas personales y comerciales, que se pueden personalizar para crear una tabla. Crear Vista: Crea una Vista especificando las tablas y los nombre de campo que desee ver (OJO: esto se utilizar solamente una vez que las tablas ya existen).
3.1.- CREAR UNA TABLA EN VISTA DISEO.

Si elegimos este mtodo crearemos la tabla manualmente desde la Vista de Diseo, es decir iremos definiendo cada uno de los campos o columnas de la tabla. Ver la figura:
Aparece una pantalla dividida en dos partes: en la superior ( 1 ) podemos distinguir un pequeo casillero, donde describiremos los campos de la tabla (que recordemos, sern las columnas), mientras que en la inferior ( 2 ) encontramos una serie de fichas vacas en el primer momento, pero que luego se utilizarn para asignar propiedades a los campos creados. La insercin de campos se realiza de forma manual, en la columna Nombre del Campo iremos aadiendo los atributos o campos de la tabla. En la columna Tipo de Campo elegiremos de la lista el tipo
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Creacin de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base Tema 2. de dato que se almacenar en ese campo. Y en la columna Descripcin se puede escribir un comentario sobre el campo. A la izquierda de la fila en la que estamos posicionados aparece un marcador de fila. Haciendo clic en este marcador podremos marcar toda la fila y mover el campo a otro lugar arrastrndole con el ratn o suprimirlo si ya no se necesita. Para crear un campo escribiremos un nombre en la columna Nombre de Campo, estos nombres deben ser lo ms descriptivos posibles del contenido de ese campo. Despus de asignar el nombre hay que definir el tipo de dato que almacenar dicho campo, se indica en la columna Tipo de Campo. Al elegir el tipo de campo hay que tener en cuenta lo siguiente: El tipo de valores permitidos en el campo. Por ejemplo, no es posible almacenar texto en un campo de tipo numrico. La cantidad de espacio que Base reservar para los valores ah almacenados. Los tipos de operaciones que pueden realizarse con ese campo. Por ejemplo, Base podr sumar los valores de tipo numrico, pero no los de tipo texto. A continuacin se muestran los tipos de datos ms usuales que podemos asignar a un campo:
TIPOS DE ALMACENA DATOS Texto Permite almacenar alfanumricos.
DESCRIPCIN caracteres Existen diferentes tipos, cada uno de los cuales se caracteriza por la cantidad de informacin que pueden almacenar. Algunos son: Nota, TextoFijo, Texto, ...
Nmero
Permite almacenar valores Al igual que en el caso anterior, existen diferentes numricos ( enteros y tipos, cada uno de los cuales puede representar un fraccionarios ). conjunto determinado de valores. Algunos de estos tipos son: TinyInt, BigInt, Nmero, Decimal, Integer, Float, Real, Double, ... Textos extensos. Valores booleanos o Lgicos. Fechas. Permite almacenar informacin alfanumrica de mayor longitud. Almacenarn como resultado Verdadero o Falso. Se puede especificar el formato utilizado para la fecha en las Propiedades del Campo.
Nota Booleano ( Si/No ) Fecha
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Creacin de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base Tema 2. Hora Horas. Se puede especificar el formato utilizado para la hora en las Propiedades del Campo. Se puede especificar el formato utilizado para la Fecha y Hora en las Propiedades del Campo. Integer Valores numricos enteros Se usa para almacenar valores enteros, como puede ser el cdigo identificador de un cliente.
FechaHora Fecha y Hora de forma conjunta.
Ejemplo de aplicacin: Creacin de la tabla CLIENTES, de la base de datos EMPRESA. NOMBRE CAMPO Id Cliente ApellidosNombre Direccion Poblacion Provincia Telefono Fecha Nacimiento Mail Observaciones Id Categoria TIPO CAMPO Integer [INTEGER] Texto [VARCHAR], de tamao 100 Texto [VARCHAR], de tamao 50 Texto [VARCHAR], de tamao 50 Texto [VARCHAR], de tamao 50 Integer [INTEGER] Fecha [DATE] Texto [VARCHAR], de tamao 100 Texto [VARCHAR], de tamao Integer [INTEGER]
Pasos para crear los campos de la tabla CLIENTES desde la vista de diseo: 1. En nombre de campo escribimos Id Cliente y en tipo de campo elegimos Integer. En las propiedades del campo dejamos en Tamao del campo que viene por defecto. Tambin podemos escribir una descripcin para el campo si as lo deseamos. 2. Colocamos el ratn en la siguiente fila de la columna nombre de campo y tecleamos ApellidosNombre. En tipo de campo elegimos Texto. En las propiedades del campo, en Tamao del campo, ponemos 100. 3. Nos posicionamos en la siguiente fila de la columna nombre de campo y tecleamos Direccion. En
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Creacin de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base Tema 2. tipo de campo elegimos Texto. En las propiedades del campo, en Tamao del campo, ponemos 50. 4. Hacemos lo mismo con Poblacion y Provincia. 5. A continuacin colocamos el ratn en la siguiente fila de la columna nombre de campo y tecleamos Fecha Nacimiento. En tipo de datos elegimos Fecha sin hacer ninguna modificacin ms en las propiedades de dicho campo. 6. Colocamos el ratn en la siguiente fila de la columna nombre de campo y tecleamos Mail. En tipo de campo elegimos Texto. En las propiedades del campo, en Tamao del campo, ponemos 100. 7. Hacemos lo mismo con Observaciones. 8. Por ltimo tecleamos Id Categoria en la siguiente fila, y en tipo de datos elegimos Integer. La tabla ha de quedarnos similar a la mostrada en la figura:
Una vez que hemos tecleado todos los campos que van a formar la tabla pulsamos al botn Guardar de la barra de herramientas. Escribiremos el nombre de la tabla en el cuadro de dilogo Guardar Como:
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Si no hemos creado una clave aparece una vieta avisndonos y, pregunta si la deseamos definir ahora. Si contestamos afirmativamente crear un campo clave. En principio indicamos que no, ya que posteriormente se la aadiremos.
A continuacin, cerramos esta ventana, quedando la ventana de la base de datos de la siguiente manera:
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3.2.- UTILIZANDO EL ASISTENTE PARA TABLAS.

Accedemos a la opcin haciendo clic en de la ventana de la base de datos. Con este mtodo podremos elegir los campos de la tabla entre una gran variedad de campos que pertenecen a tablas predefinidas. Ver la figura que se muestra. El asistente proporciona el mtodo ms rpido y cmodo para disear tablas sencillas con campos muy comunes. Podremos elegirlos campos que nos interesen de las tablas ejemplo, e incluso los podemos cambiar de nombre para adecuarlos a nuestro propio diseo.
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Iremos haciendo clic en botn Siguiente respondiendo a los cuadros de dilogo que aparezcan hasta finalizar el proceso de creacin.
4.- INTRODUCIR DATOS A TRAVES DE UNA HOJA DE DATOS.

Para introducir datos en las tablas que hemos creado previamente, primero, en esta versin de Base, tenemos que indicar el campo de dicha tabla que va a ser Llave Primaria o bien, agregar un campo nuevo que acte como clave principal (OJO: este proceso solamente se realiza una vez, ya que si la Llave Primaria ya est definida, no es necesario definirla de nuevo). Para este ejemplo, vamos a hacer que el campo Id Cliente sea la Llave Primaria actuando de la siguiente forma: 1. Seleccionamos la tabla CLIENTES y pulsando en el botn derecho del ratn, seleccionamos la opcin Editar . 2. A continuacin se nos mostrar la tabla CLIENTES con todos los campos que le habamos definido, quedando de la siguiente forma:
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3. Seguidamente, marcamos el campo Id Cliente tal y como aparece en la imagen anterior, y pulsamos de nuevo sobre el botn derecho del ratn, seleccionando en este caso la opcin Llave Primaria . 4. Despus de esto, quedar dicha tabla con su Llave Primaria asignada, observndose una pequea llave en la parte izquierda del campo que hemos seleccionado, quedando como sigue a continuacin:
5. En la opcin Valor automtico seleccionamos el valor S. De esta forma cada vez que creemos un cliente se le asignar un cdigo automticamente. 11 de 16
Creacin de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base Tema 2. 6. Por ltimo, pulsamos el boton Guardar para que dicha tabla quede almacenada con su Llave Primaria. 7. El siguiente paso, ser abrir de nuevo la tabla CLIENTES desde la pantalla principal de Base, pero esta vez, seleccionamos la tabla, pulsamos el botn derecho del ratn y elegimos la opcin Abrir , apareciendo la siguiente figura en la cul ya podemos ir insertando los datos de nuestros empleados:
Ejemplo: Vamos a insertar la siguiente informacin en la tabla CLIENTES.
ApellidosNombre Direccion
Poblacion
Provincia
Telefono
Fecha Nacimiento
05/04/72 26/11/71 10/05/69 20/06/72 15/08/72 23/11/70
Observaci Id Categoria ones

1 0 0 0 2 1
Perez, Juan Garca, Francisco Muoz, Jose Daz, Luis Gimeno, Isabel Miguel, Mateo
c\San Diego 24 c\Lucas 14 c\Francia 18 c\Maquedano
Lucena Motril Granada El Ejido
Crdoba Granada Granada Almeria Almeria Jaen
643284736 623874537 683264735 634298654 632055543 623954738
c\Virgen del Puis 3 Almeria c\Luis Fraile 3 Jaen
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obteniendo como resultado la tabla CLIENTES con una serie de registros o filas, en concreto seis empleados, con sus datos correspondientes. La tabla quedar de la siguiente forma:
6.- CREACIN DE CLAVES PRIMARIAS E NDICES.

Como ya hemos comentado en los anteriores puntos, en toda base de datos relacional los datos se organizan en tablas, donde cada tabla tiene cero o ms filas (o tuplas), y cada fila (o tupla) contiene informacin acerca de un elemento de la tabla (por ejemplo, la tabla clientes contendr filas o registros de clientes). Las filas en una tabla se encuentran desordenadas, y no pueden existir filas duplicadas en la tabla, ya que una tabla es un conjunto, y por definicin, en un conjunto no se permiten elementos duplicados. Cada columna representa un campo de la tabla (una tabla no puede tener 2 columnas con el mismo nombre), sirve para almacenar una determinada informacin, por ejemplo en una tabla de alumnos tendremos una columna para almacenar el nombre de los alumnos. La definicin de clave primaria es la de campo (o campos) que permiten la identificacin nica de cada tupla dentro de la tabla de la base de datos. Dicha clave primaria se define cuando la tabla es creada, aunque tambin existe la posibilidad de crearla ms tarde, siempre que no exista ninguna tupla repetida dentro de la tabla donde se crea. Para definir una clave primaria en Openoffice Base, una vez que hemos creado la tabla la abrimos en modo edicin, pulsando el botn derecho del ratn sobre la tabla que deseamos modificar aparecer el
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Creacin de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base Tema 2. men contextual y seleccionaremos la opcin Editar.
La tabla se abrir en modo edicin, permitindonos crear nuevos campos, la clave primaria y ndices (que lo explicaremos ms adelante).
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Una vez que tenemos la tabla en modo edicin seleccionamos que campo deseamos que sea la clave primaria, y con el botn derecho sobre la flecha verde que selecciona el campo, aparecer un men contextual donde podremos seleccionar la opcin Llave primaria. Al realizar dicha opcin habremos creado el campo seleccionado como llave o clave primaria, y aparecer una especie de llave al lado del campo.
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Al salir de la tabla nos pregunta si deseamos guardar los cambios modificados. Realizamos el guardado de dichos cambios. Este paso sirve tanto para crear claves primaria formadas por un solo campo. Si lo que deseamos es crear una clave mltiple (o sea formada por varias columnas) lo que necesitamos simplemente es seleccionar los distintos campos que deseamos que pertenezcan a la clave primaria, realizando as la misma operacin (para realizar la seleccin mltiple de los campos es necesario pulsar la tecla de Maysculas al mismo tiempo que se pincha en cada campo con el botn izquierdo del ratn). En el siguiente ejemplo vamos a abrir la tabla DETALLES DE PEDIDO y seleccionaremos los campos Id Pedido y Id Producto como clave primaria.
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1.- INTRODUCCIN.
Datos que se encuentran en una tabla suelen estar relacionados con datos de otras tablas. As de esta forma se establece un vnculo denominado Relacin por el cual se crea una asociacin entre los datos de las tablas relacionadas. Este mtodo de relacin suele ser utilizado para conseguir informacin de una tabla a traves de otra. Las relaciones se establecen entre dos tablas. Existen 3 tipos de relaciones entre 2 tablas: 1. Relaciones 1 a 1: Un registro de la tabla A est asociado nicamente a un registro de la tabla B, y viceversa. 2. Relaciones 1 a N: Tambin denominada relaciones de 1 a muchos. Un registro de la tabla A est asociado a muchos registros de la tabla B, mientras que un registro de la tabla B est asociado nicamente a un registro de la tabla A. 3. Relaciones N a N: Tambin denominada relaciones de muchos a muchos. Un registro de la tabla A est asociado a muchos registros de la tabla B, y un registro de la tabla B est asociado a muchos registros de la tabla A.
A partir de aqu crearemos 5 tablas para construir las relaciones que vamos a ir explicando. Las tablas son: La tabla Clientes La tabla Categorias La tabla Pedidos La tabla Productos La tabla Detalles de pedidos
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Creacin de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base Tema 3. El detalle de cada tabla ser el siguiente:
TABLA CLIENTES Id Cliente ApellidosNombre Direccion Poblacion Provincia Telefono Fecha Nacimiento Mail Observaciones Id Categoria Integer Texto Texto Texto Texto Integer Fecha Texto Texto Integer
TABLA CATEGORIAS Id Categoria Descripcin Integer Texto
TABLA PEDIDOS Id Pedido Fecha Id Cliente Total Servido Integer Fecha Integer Numero Si/No
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Creacin de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base Tema 3. TABLA PRODUCTOS Id Producto Descripcin Precio Fecha Alta Integer Texto Nmero Fecha
TABLA DETALLES DE PEDIDO Id DetallePedido Id Pedido Id Producto Cantidad Precio Actual Integer Integer Integer Numero Nmero
2.- COMO FUNCIONAN LAS RELACIONES.

Una de las grandes ventajas de las bases de datos es que podemos tener toda la informacin que necesitamos almacenada en varias tablas, relacionadas entre ellas, en lugar de una nica tabla enorme con toda la informacin. Siguiendo en el ejemplo anterior, los campos (o columnas) de las cuatro tablas deben coordinarse de modo que muestren informacin acerca del mismo pedido. Esta coordinacin se lleva a cabo mediante las relaciones entre las tablas. Una relacin hace coincidir los datos de los campos clave (normalmente un campo con el mismo nombre en ambas tablas). En la mayora de los casos, estos campos coincidentes son la clave principal1 de una tabla, que proporciona un identificador nico para cada registro, y una clave externa2 de la otra tabla. Como ejemplo podemos ver la relacin entre la tabla CATEGORIAS y la tabla CLIENTES : Clave principal de la tabla CATEGORIAS: Id Categoria Clave ajena de la tabla CLIENTES: Id Categoria 1: Clave principal: uno o ms campos (columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un ndice exclusivo. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas. 2: Clave externa: uno o ms campos de tabla (columnas) que hacen referencia al campo o campos de clave principal de otra tabla. Una clave externa indica cmo estn relacionadas las tablas. 3 de 8
Para crear una relacin, as como el comportamiento que tendr, hemos de pulsar el botn
Una vez que hemos pulsado el botn nos aparecer una nueva ventana donde podremos definir la relacin.
Los pasos para definir la relacin y su comportamiento correctamente son: 1. Seleccionar las tablas implicadas en la relacin que se desea crear. 2. Seleccionar los campos (clave principal y clave ajena) de las tablas. 3. Seleccionar que operacin se realizar cuando ocurra una operacin de actualizacin de datos sobre la clave principal. Existen 4 posibilidades: 1. Ninguna accin: No realizar ninguna accin en la tabla que contenga la clave ajena cuando la clave principal sea modificada. 2. Actualizar cascada: Realizar una actualizacin de datos en cascada. Esto quiere decir que
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Creacin de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base Tema 3. si los datos de la clave principal fueran modificados, los datos de la clave ajena seran modificados de la misma forma con los mismos valores. 3. Poner null: Cuando un dato de la clave principal sea modificado, en la tabla que contenga la clave ajena se pondr el valor de nulo (nulo no es valor en blanco 0, simplemente quiere decir ausencia de valor). 4. Predeterminar: Esto quiere decir que si el valor de la clave principal es modificado las claves ajenas adquirirn un valor predefinido por el usuario por defecto. 4. Seleccionar que operacin se realizar cuando ocurra una operacin de borrado de datos sobre la clave principal. Existen 4 posibilidades: 1. Ninguna accin: No realizar ninguna accin en la tabla que contenga la clave ajena cuando la clave principal sea modificada. 2. Eliminar cascada: Realizar un borrado en cascada de todos los datos que se encuentren relacionados mediante la clave principal y la clave ajena. 3. Poner null: Borrar el dato seleccionado, y pondr a null todos los registros donde la clave ajena tenga el valor borrado de la clave primaria. 4. Predeterminar: Esto quiere decir que si el dato que contiene la clave principal es borrado todas las claves ajenas que contengan el valor de la clave principal adquirirn un valor predefinido por el usuario por defecto. Para la actualizacin, lo normal suele ser elegir la posibilidad de actualizar en cascada, y para el borrado no existe una opcin preferida sino que depender bastante del contexto, en nuestro caso, para esta relacin, indicaremos la eliminacin en cascada.
3.- RELACIONES 1 A 1.
Una de las grandes ventajas de las bases de datos es que podemos tener toda la informacin que necesitamos almacenar en varias tablas, relacionadas entre ellas, en lugar de una nica tabla enorme con toda la informacin. La relacin uno a uno ocurre cuando un registro de la tabla A posee un nico registro asociado en la tabla B y un registro de la tabla B posee un nico registro asociado en la tabla A. Este tipo de relacin no es habitual, debido a que la mayora de la informacin relacionada de esta forma estara en una sola tabla. Puede utilizar la relacin uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar informacin que slo se aplica a un subconjunto de la tabla principal. Por ejemplo la tabla Categoras, donde indicaremos que cada cliente es de una categora en concreto, pero solamente existir un cliente por categora, y una categora por cliente, por lo que no tiene sentido separar la informacin en dos tablas. Un ejemplo ms claro todava lo podemos ver en la tabla Paises y en la tabla Banderas. Cada pas del mundo tiene una nica bandera, y cada bandera pertenece a un nico pas, con lo que la relacin entre las dos tablas es de 1 a 1. El problema que tenemos es que OpenOffice Base no permite representar relaciones de tipo 1 a 1, ya que cada vez que intentamos realizar una la convierte a relacin de tipo 1 a N (de 1 a muchos). En nuestro ejemplo la clave primara que utilizaremos ser la de la tabla Paises, y la clave ajena (o externa) ser la columna Id Pais de la tabla Banderas. Dara igual si fuera al contrario. Al realizar la correspondencia entre las distintas tablas comprobaremos que OpenOffice Base pone la relacin de 1 a N. 5 de 8
As que la nica solucin posible es unir las dos tablas, manteniendo de esta forma la correspondencia de los registros. Esto hace que la idea que hemos explicado de separar la informacin en distintas tablas para su organizacin, en este caso, no sea posible.
4.- RELACIONES 1 A N (1 A MUCHOS).

La relacin uno a varios ocurre cuando un registro de la tabla A puede tener mas de un registro asociado en la tabla B, mientras que, un registro de la tabla B posee como mximo un registro asociado en la tabla A. Este tipo de relaciones suelen ser las ms frecuentes, y por defecto, las que implementa OpenOffice Base. En el ejemplo que estamos siguiendo de los pedidos, nos encontraremos que los clientes realizaran pedidos, y que cada pedido ha de pertenecer a un cliente. Esto hace que la clave primaria de la tabla Clientes (que es Id Cliente) se encuentre en la tabla Pedidos mediante una clave ajena, que ser denominada con el mismo nombre. Esta forma de definir las columnas (o campos) en las tablas permitir crear la relacin de 1 a muchos, ya que a cada pedido le podremos asignar un nico cliente, pero cada cliente podr tener muchos pedidos (o ninguno).
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5.- RELACIONES MUCHOS).
N A N
(MUCHOS A
La relacin varios a varios ocurre cuando un registro de la tabla A puede tener mas de un registro asociado en la tabla B y, anlogamente, un registro en la tabla B puede tener mas de un registro asociado en la tabla A. Como podemos observar, en este tipo de relaciones la solucin anterior no es factible, ya que Base crea nicamente relaciones de tipo uno a muchos (1 a N), por lo que crear una columna en una tabla apuntando a otra no nos servira. Por ejemplo un producto puede estar en muchos pedidos, y un pedido puede tener muchos productos. El problema que nos encontramos son: 1. Si aadimos la columna Id Producto de la tabla PRODUCTOS a la tabla PEDIDOS nos encontraremos con que al realizar la relacin un producto podr estar en muchos pedidos, pero un pedido solamente podr contener un producto. Como podemos observar, esta solucin no es correcta, ya que no es una relacin muchos a muchos (N a N).
2. Si aadimos la columna Id Pedido de la tabla PEDIDOS a la tabla PRODUCTOS nos encontraremos con que, al realizar la relacin, un pedido podr contener diferentes productos, pero un producto solamente podr encontrarse en un pedido, ya que un producto nicamente podr registrar un solo pedido.
La solucin a este problema es crear una nueva tabla, que la llamaremos DETALLES DE PEDIDO que 7 de 8
Creacin de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base Tema 3. contendr el identificador de la tabla PRODUCTOS (que el la columna Id Producto), y el identificador de la tabla PEDIDOS (que es la columna Id Pedido). En este caso, la nueva tabla nos permitir asignar a un pedido un producto las veces que queramos, permitiendo de esta forma asignar a un mismo pedido muchos productos, y que un producto se encuentre en muchos pedidos. Aprovechando dicha tabla, crearemos una nueva serie de columnas que necesitaremos para aportar informacin extra al detalle del pedido (como puede ser la cantidad y el precio actual al que se realiza el pedido).
En la solucin que hemos creado, observaremos que hemos incluido un campo denominado Id DetallePedido a la tabla DETALLES DE PEDIDO que nos servir para identificar cada registro de la tabla. Esta solucin nos permitir repetir en un mismo pedido un producto, ya que la clave principal (o clave primaria) no es la combinacin entre Id Pedido y Id Producto. Si en la solucin que adoptramos para la tabla DETALLES DE PEDIDO fuera necesario que para cada pedido nicamente pudiera tener un producto, nos veramos obligados a no crear la columna Id DetallePedido y a hacer que la combinacin de las columnas Id Pedido y Id Producto fueran la clave principal.
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1.- QUE SE PUEDE HACER?

Para realizar operaciones en las tablas primero hay que abrirlas, bien haciendo doble click sobre el nombre de la tabla ( en este caso la tabla EMPLEADOS ) o bien, seleccionndola, pulsando sobre el botn derecho del ratn y elegimos la opcin Abrir . Se visualiza la hoja de datos. Para movernos en la hoja de datos utilizaremos el ratn, las teclas de direccin arriba , abajo , a la izquierda o a la derecha y la tecla Tab para cambiar de campo. En la hoja de datos aparece, en la parte superior, la barra de herramientas, que contiene los botones para operar con los registros de la tabla, ver la figura que se muestra:
En la parte inferior de la hoja de datos, aparecen los botones de desplazamiento, que se utilizan para recorrer los registros.
Si queremos ir a un n de registro conocido lo escribiremos en el cuadro de texto y pulsaremos Intro. Adems, en la hoja de datos aparecen unos marcadores que nos indican el registro en el que estamos posicionados, el ltimo registro y la creacin de un nuevo registro. Cada una de las filas de la tabla representa un registro y cada registro contiene los distintos datos. Podremos realizar las siguientes operaciones: Insertar y borrar filas o registros. Operaciones con columnas. Ordenar registros Borrar, renombrar o agregar una columna en la hoja de datos. Buscar registros. Aplicar filtros.
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2.- INSERTAR Y BORRAR FILAS O REGISTROS.

Para insertar registros colocamos el cursor en la primera columna de la primera fila de la hoja de datos y empezamos a escribir los datos. Para cambiar de columna pulsamos la tecla Intro o a la tecla Tab. Para pasar al siguiente registro desde la ltima columna pulsamos al Intro, o directamente con el ratn. Tambin podemos utilizar el botn Registro Nuevo de la barra inferior. Vamos a insertar los siguientes datos en la tabla Productos. Descripcin Tornillo Tuerca Arandela Martillo Destornillador estrella Precio Fecha Alta 0,5 03/01/09 0,1 05/01/09 0,03 03/01/09 3,5 20/01/09 1,25 21/12/08
El resultado tras insertar los datos ser el siguiente:
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Creacin de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base Tema 4. Como podemos observar a los campos automticos no hace falta asignarle valor ya que valor es asignado automticamente.
Para borrar un registro o fila nos situamos en la fila que deseamos borrar, utilizando para ello el marcador de fila y pulsamos el botn derecho del ratn, y elegimos la opcin Eliminar Fila. Base, antes de eliminar la fila, pide confirmacin para realizar la operacin.
3.- OPERACIONES CON COLUMNAS.

Para ver todas las operaciones que se pueden hacer con las columnas hay que seleccionar una columna, (para ello se hace clic con el ratn en el ttulo de la columna) y en la barra principal de herramientas, se activarn las operaciones que podemos realizar con dicha columna. Algunas de estas operaciones sern las siguientes: Formateado de columnas... : Donde se puede especificar el formato que queremos dar a la informacin que muestra la columna. Ancho de columna... : Se indica la anchura que tendr la columna, especificndose de forma manual o de forma automtica. Ocultar columna : En este caso, permite ocultar dicha columna de forma que no se visualice. Se puede volver a mostrar realizando la misma operacin.
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Sin duda una de las opciones ms interesantes es el Formateado de columnas, ya que nos permite definir como queremos ver los datos de la columna. Por ejemplo en el caso de una fecha:
4.- ORDENAR REGISTROS.

Se pueden ordenar los registros de forma ascendente o descendente por una columna determinada, para ello seleccionamos la columna o colocamos el cursor en ella y pulsamos el botn herramientas para ordenar de forma ascendente o el botn de la barra de
para ordenacin descendente.
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Por ltimo, tambin se pueden ordenar los registros por uno o varios criterios, para ello pulsaremos el botn y se nos mostrar una pantalla en la cual indicaremos el/los campo/s junto con la condicin/es
que se van a establecer para dicha ordenacin.
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5.- BORRAR, RENOMBRAR O AGREGAR UNA COLUMNA EN LA HOJA DE DATOS.

Para poder realizar todas estas opciones, primeramente tendremos que Editar la tabla sobre la que deseamos realizar dichas operaciones. Una vez ha sido Editada, podemos realizar todas las operaciones indicadas, operando de forma similar a como se haca cuando se cre por primera vez.
De esta forma, podemos modificar el Diseo de dicha tabla, Borrando, Renombrando o Agregando campos sobre la tabla.
6.- BUSCAR REGISTROS.

Podemos buscar un valor en un campo o en todos los campos de una tabla, para ello pulsamos el botn Buscar . Aparece la ventana de Bsqueda de registro de datos como indica la siguiente figura:
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Desde este cuadro de dilogo, podemos indicar el valor que deseamos buscar en el apartado Buscar por . En el apartado rea se indica donde buscar dicho valor, ya sea en todos los campos de la tabla o en un campo individual especificado. Por ltimo, en el apartado Configuracin se especifican algunas opciones que se pueden configurar a la hora de realizar la bsqueda de la informacin.
7.- APLICAR FILTROS.

Un filtro nos va a permitir hacer una seleccin rpida de los datos de la tabla. En primer lugar vamos a ver los tipos de Filtros que podemos aplicar: Autofiltro: para el cual pulsaremos actual del campo seleccionado. Filtro Estndar: para el cual pulsaremos apareciendo el cuadro de dilogo siguiente: seleccionando los registros que coincidan con el valor
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Eliminar Filtro: para el cual pulsaremos establecido.
quedando eliminados los filtros que se haban
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1.- CREACIN DE CONSULTAS.

Una consulta permite efectuar preguntas acerca de la informacin almacenada en las tablas. En una consulta se pueden obtener datos de una tabla e incluso de varias tablas, por ejemplo los datos de los pedidos y de sus clientes correspondientes. En las consultas podremos ver los datos de las tablas, analizarlos e incluso realizar cambios en ellos. Los cambios se registrarn tambin en la tabla correspondiente. Tambin podremos utilizar las consultas para realizar formularios. Al seleccionar el objeto Consultas de la base de datos se observan tres mtodos diferentes de crear una consulta ver la figura:
2.- CREAR CONSULTA CON EL ASISTENTE.

Este es el camino ms sencillo para crear consultas sencillas; pero cuando hay que incluir condiciones de
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Creacin de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base Tema 5. seleccin es necesario recurrir al diseo. Ejemplo de aplicacin: Vamos a realizar una consulta para obtener los campos Nombre, Apellidos y Telfono de los cliente de la tabla CLIENTES que cumplan algunas de las condiciones que se exponen a continuacin. Paso 1: Abrimos el asistente y, en la primera pantalla, elegimos la tabla CLIENTES de la lista Tablas/Consultas y los campos de la misma. Hacemos clic en cada uno de los campos que van a formar la consulta (y que vamos a utilizar en las condiciones ms adelante) quedando como muestra la siguiente figura:
Paso 2: Despus de haber hecho clic en el botn Siguiente, la siguiente pantalla nos pide el Orden que van a mostrar los campos que seleccionados. Se pueden ordenar por varios criterios, dependiendo de los campos que hayamos seleccionado. En este caso, vamos a ordenarlos nicamente por el Apellidos de cada cliente, quedando como se muestra a continuacin:
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Paso 3: El siguiente paso, ser el de establecer una o varias condiciones de bsqueda en los campos seleccionados, de este modo, se visualizarn slo aquellos campos que cumplan dicha condicin. En este caso a modo de ejemplo, vamos a establecer una condicin de bsqueda, consistente el mostrar slo aquellos cuya categora es empleado (quiere decir que el id de categora es 0), cuya condicin, en este caso, van a cumplirla todos los clientes. A continuacin podemos ver como quedara dicha condicin:
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Paso 4: A continuacin, debemos de seleccionar el tipo de consulta, indicando si vamos a mostrar todos los campos que obtenemos en la consulta ( Consulta Detallada ), o bien, vamos a mostrar el resultado de aplicar ciertas funciones a dichos campos ( Consulta Resumida ). En este ejemplo, no vamos a aplicar ninguna funcin a dichos campos, por lo tanto lo dejamos tal cual aparece en la figura:
Paso 5: El siguiente pas ser asignar un Alias a uno o varios campos de lo seleccionados. Un Alias podemos definirlo como un nuevo nombre que pueden contener dichos campos, principalmente para que sean ms cortos a la hora de teclearlos y hacer referencia a ellos. En nuestro caso, vamos a definir un Alias para cada uno de ellos, quedando como vemos en la siguiente imagen:
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Paso 6: Por ltimo, veremos un resumen de la consulta que hemos realizado, pudiente en este caso, Mostrar la Consulta o bien, Modificar dicha Consulta, en el caso de que se haya optado por aadir o suprimir determinados elementos o condiciones. En este misma pantalla, vamos a asignarle un nombre a nuestra consulta, en este caso, la llamaremos consultaClientes1.
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Creacin de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base Tema 5. Al mostrar dicha consulta, veremos la siguiente informacin:
3.- CREAR UNA CONSULTA EN VISTA DE DISEO.

Si elegimos esta opcin la consulta se crea manualmente. En primer lugar, se visualizan dos ventanas. La primera es la ventana para elegir las tablas que participarn en la consulta, y la que aparece debajo es la ventana del diseo de las consultas, ver la figura. La segunda ventana se activa al cerrar la ventana de eleccin de tablas.
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Los botones especficos para consultas de la barra de herramientas que tenemos disponibles son: Modo Diseo : activar/desactivar el modo Diseo (si lo desactivamos vamos a la edicin del
lenguaje SQL, que es el lenguaje con el que se realizan las consultas sobre la base de datos). Ejecutar : muestra el resultado de la consulta sin necesidad de salir del modo de edicin. Hay
que tener en cuenta que no guarda la consulta. Borrar : borra la consulta y quita todas las tablas de la vista Diseo. : permite agregar ms tablas a la consulta. : activa/desactiva la posibilidad de asociar funciones a los campos.
Aadir tablas Funciones
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Creacin de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base Tema 5. Nombre de la Tabla : activa/desactiva en la ventana inferior la fila donde se muestra el
nombre de la tabla a la que pertenece el campo. Alias campo. Valores unvocos : si se activa, aquellas filas que aparecen repetidas varias veces en el : activa/desactiva en la ventana inferior la fila donde se puede introducir el alias de un
resultado de una consulta slo se mostraran una vez. Por ejemplo, si creamos una consulta que devuelva las categoras de los empleados (Id Categora) , apareceran tantas filas con la columna Id Categora como hubieran en la tabla, pero apareceran todas (o sea, que si tenemos 7 empleados aparecer 7 veces el Id Categora con valor 0) a menos que se activara esta casilla y ya slo aparecera una vez. En cuanto a los campos y sus distintas opciones tenemos: Campo: muestra los nombres de los campos que se desean visualizar. En el caso de querer mostrar todos los campos de una tabla, tenemos la posibilidad de poner Nombre de tabla.* en lugar de poner uno a uno cada uno de los campos. Alias: el valor que se escriba se mostrar en la cabecera de la columna de resultados en lugar del nombre del campo que tiene la tabla. Tabla: muestra la tabla a la que pertenece al campo. Orden: podemos elegir entre ordenar los resultados por los valores de ese campo de forma ascendente o descendente. Visible: si queremos que se muestre ese campo en el resultado estar marcada. Los campos con esta opcin desmarcada se utilizan para fijar condiciones de filtrado de los resultados. Funcin: permiten realizar distintas operaciones sobre los resultados. Hay que tener en cuenta que, una vez que a un campo se le incluye alguna funcin, el resto de los campos tambin deben llevar asociada alguna de las funciones disponibles. Se ofrecen las siguientes funciones: Agrupar: permite agrupar los resultados a mostrar en funcin de uno o varios campos. Cantidad: devuelve el nmero total de filas devueltas que contengan algn valor para ese campo.
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Creacin de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base Tema 5. Promedio: para campos de tipo numrico devuelve la media de los resultados para ese campo. Suma: para campos de tipo numrico devuelve la suma de los resultados para ese campo. Mximo: para campos de tipo numrico devuelve el valor mximo de los resultados para ese campo. Mnimo: para campos de tipo numrico devuelve el mnimo de los resultados para ese campo. Criterio: Especifica criterios de filtro (que un campo contenga un valor mayor, menor, igual, etc..) para el campo. Se pueden incluir varios criterios al mismo tiempo. Ejemplo de aplicacin: Vamos a realizar una consulta para obtener los campos Fecha, Id Cliente y Total de los pedidos de la tabla PEDIDOS, que cumplan algunas de las condiciones que se exponen a continuacin. Paso 1: Elegir la opcin Crear una consulta en vista de diseo. Paso 2: Elegir la tabla PEDIDOS, hacer clic en el botn Aadir y cerrar la ventana de mostrar tablas. Paso 3: Aparece ahora la ventana de diseo de consultas, dividida en dos partes. En la superior aparecen las tablas elegidas y en la inferior aparecen varias columnas formando una cuadrcula en la que colocaremos los campos que seleccionemos para la consulta y los criterios de seleccin. Ver figura:
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Paso 4: Elegimos los campos que queremos consultar, desplegando la lista que acompaa a Campo. Paso 5: Seleccionamos los campos Fecha, Id Cliente,Total y Servido en la lista desplegable. Paso 6: Para que el campo Servido no se visualice, se hace clic en la casilla de seleccin de la fila Visible y aparecer sin seleccionar. Paso 7: Agregar el criterio de seleccin, en la fila Criterio y en la primera columna que tiene el campo Servido indicamos que sea Verdadero (es igual a decir que S, mientras que Falso es igual que decir que No). Ver la figura:
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Paso 8: Pulsar el botn Guardar y llamar a la consulta consultaPedidos1 Paso 9: Para ver el resultado de la consulta, pulsar el botn Ejecutar Consulta. Se visualizarn 4 registros en una tabla de respuesta mostrando la informacin solicitada. Ver figura:
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Aunque en dicha consulta no hemos indicado un alias para cada uno de los campos de la tabla ( Fecha, ID Cliente y Total ) se podra haber realizado dicha consulta habiendo establecido sus alias correspondientes.
4.- CONSULTA CON DOS O MS TABLAS.

En ocasiones necesitamos obtener datos de varias tablas, para ello es necesario realizar consultas utilizando dichas tablas. Podremos utilizar el asistente para consultas eligiendo las tablas correspondientes y los campos correspondientes o tambin la vista de diseo. En nuestro caso, vamos a utilizar la Vista Diseo para crear una consulta con dos tablas. Ejemplo de aplicacin: Utilizando las tablas PEDIDOS y CLIENTES de la base de datos de pruebas que tenemos, pedimos obtener los datos de los clientes: Id Cliente, Nombre y Apellidos, y los datos del pedido correspondiente: Id Pedido, Total y Servido. Paso 1: Abrir la base de datos. Paso 2: Abrir el objeto Consultas y hacer doble clic en la opcin Crear una consulta en vista de Diseo. Paso 3: Seleccionar la tabla PEDIDOS, clic en Aadir; seleccionar la tabla CLIENTES, clic en Aadir; y a continuacin cerramos esta ventana. Paso 4: Si no nos aparece la relacin entre las dos tablas hemos de crear la relacin entre ellas, y para ello accedemos a la Barra de Mens y elegimos Insertar --> Nueva relacin..., obteniendo la siguiente pantalla:
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En dicha pantalla, seleccionamos para cada tabla el campo por el que las vamos a relacionar, en este caso Id Cliente que es el comn a ambas. Paso 5: Una vez hemos establecido la Relacin entre dichas tablas, obtendremos la siguiente figura:
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Creacin de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base Tema 5. Paso 6: En la ventana de diseo aparecen ahora las dos tablas, elegimos los campos indicados de cada tabla como hacamos en la consulta anterior. Ver la figura.
Paso 7: Una vez terminada el diseo de la consulta nos falta salvarla con el nombre consultaClientesPedidos1 y ejecutarla para ver cual es el resultado que obtenemos.
Aunque este caso lo hemos realizado mediante la Vista Diseo, tambin es posible realizar una consulta
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Creacin de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base Tema 5. entre varias tablas desde el asistente.
5.-
CREACIN
DE
CONSULTAS
QUE
INCLUYEN FUNCIONES.
Vamos a crear una consulta que realiza operaciones sobre los resultados. As, vamos a crear una consulta que muestre el nombre de cada cliente almacenado y el total de pedidos que ha realizado cada uno de ellos. Es decir, el objetivo es realizar una consulta sobre CLIENTES y PEDIDOS de manera que agrupemos las filas devueltas en funcin de cada cliente (quiere decir que crear grupos de filas de cada empleado) para as poder contarlas y poder saber el nmero de pedidos asociados a cada uno de ellos. El resultado de nuestra consulta, con las filas que tenemos actualmente en CLIENTES y PEDIDOS, debe ser como el de la siguiente Figura.
Para empezar, elegimos las tablas sobre las que vamos a realizar la consulta, CLIENTES y PEDIDOS.
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Los campos que necesitamos son, por una lado Id Cliente de CLIENTES, que es sobre el que agruparemos los resultados devueltos y, por otro, un campo de la tabla PEDIDOS que estemos seguros que siempre tendr un valor (no estar vaco) para cada fila de Pedidos. Por ejemplo, podemos elegir el campo Id_Pedido que siempre va a tener valor para cada pedido. Los campos seleccionados se muestran en la siguiente figura.
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A continuacin, debemos asociar la funcin correspondiente a cada uno de los dos campos. En primer lugar, hemos dicho que queremos agrupar los resultados en funcin de cada cliente (Id Cliente), para ello vamos a incluirle la funcin Agrupar asociada al campo Id Cliente. Y, en segundo lugar, lo que queremos es contar los pedidos realizados por cada cliente. Esto ltimo lo conseguimos asociando la funcin Cantidad al campo Id Pedido de Pedidos.
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Guardamos entonces la consulta como consultaClientes-Pedidos1 y al lanzarla nos encontramos una pantalla como en la siguiente figura.
Como vemos, la cabecera con el total de los pedidos est mostrando la funcin que estamos utilizando
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Creacin de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base Tema 5. junto con el nombre del campo. Si queremos que el resultado aparezca con algo ms intuitivo podemos poner como alias total pedidos, es decir, una cabecera significativa.
Para poder ver el nombre y apellidos del cliente al mismo tiempo (ya que el campo Id Cliente es poco intuitivo) simplemente aadimos los atributos Nombre y Apellidos a la consulta, tanto en los campos a mostrar como en los campos a agrupar.
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Creacin de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base Tema 5. Hemos de tener en cuenta que la agrupacin ha de ser por los campos Id Cliente, Nombre y Apellidos, pero solo mostraremos visibles el campo Nombre y Apellidos.
6.- CRITERIOS DE SELECCIN.

Para disear consultas es esencial saber cmo y qu criterios podemos especificar para recuperar nicamente los datos que deseamos. Podemos aplicar los siguientes tipos de criterios:
A) Seleccionar intervalos de valores en un campo.

Se puede seleccionar registros en los que los valores de algunos campos estn en un rango determinado. Por ejemplo que el total del pedido sea mayor de 100 o que el total de pedido est entre 50 y 150. Para identificar un rango dentro de una expresin se utiliza el operador Entre...Y o los operadores de comparacin ( >, <, >=, <= ). Por ejemplo aplicamos varios criterios a la columna Total de la tabla PEDIDOS:
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B) Usar caracteres comodn.

A veces interesa seleccionar campos que contengan un determinado modelo de caracteres, por ejemplo, seleccionar los nombre de clientes que empiecen por la letra M. Para esto utilizaremos los siguientes caracteres comodn: El signo de interrogacin (?) para sustituir un carcter por cualquiera en esa posicin. Por ejemplo, ?a busca aquellos valores que empiecen por cualquier letra y la segunda sea una "a". El asterisco (*) para representar cualquier nmero de caracteres situados en la misma posicin que el asterisco. Al utilizar estos criterios, Base los encierra entre comillas y antepone la palabra Como. Por ejemplo aplicamos varios criterios a la columna Nombre de la tabla CLIENTES.
Por ejemplo, seleccionar Clientes cuyo nombre de cliente empieza por M.
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C) Seleccionar registros que no coinciden con un valor.

Utilizaremos el operador NO. Por ejemplo, podemos introducir la expresin NO COMO 'M*' para encontrar todos los clientes cuyo nombre no empieza por M. Base aade la palabra COMO. El ejemplo muestra los clientes cuyo nombre no empieza por la letra M pero contiene una letra e.
D) Especificar varios criterios.

Los casos anteriores muestran cmo utilizar un solo criterio para un campo. Sin embargo, podemos especificar varios criterios para un campo. Para ello utilizaremos los operadores "Y" y "O". Por ejemplo, para ver los clientes de la provincia de Granada o de Almera, escribiremos en la casilla criterios Granada, y en la casilla o Almera. Ver la figura:
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7.-
CREACIN
DE
CONSULTAS
PARAMETRIZADA.
Se recurre a ellas cuando se quiere hacer una consulta que permita pedir un dato antes de ejecutarla y buscar segn ese dato. Una consulta que tiene uno o varios parmetros necesitar que stos se indiquen para buscar datos en la tabla. Por ejemplo, si queremos realizar una consulta de los pedidos de un cliente en concreto disearemos una consulta con parmetros (con un nico parmetro en este caso) que no pida que cliente es al que deseamos localizar sus pedidos, as cada vez que se ejecute la consulta nos aparecer una ventana para indicar el cliente. Para la creacin de una consulta parametrizada sobre todos los pedidos de un cliente en concreto,
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Creacin de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base Tema 5. solicitando como dato cada vez el cdigo de cliente, seguiremos los siguiente pasos: Paso 1: Abrir la base de datos y a continuacin vamos a la opcin de Consultas y pulsamos la opcin Crear consulta en vista Diseo...
Paso 2: Seleccionamos la tabla PEDIDOS y la tabla CLIENTES, donde de la tabla PEDIDOS mostraremos las columnas Id Pedido, Fecha y de la tabla CLIENTES mostraremos las columnas ApellidosNombre y Telfono.
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Paso 3: Ahora debemos seleccionar el campo por el que vamos a parametrizar la consulta, o sea, el campo por el que preguntaremos cada vez. El campo en este caso es Id Cliente de la tabla PEDIDOS que no deber ser visible. Para la creacin de un parmetro simplemente igualaremos el campo a una constante (recordar simplemente que para igualar un campo a otro o a una constante, la operacin se realiza en el apartado Criterio)con dos puntos por delante (Ejemplo :Cliente).
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Creacin de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base Tema 5. Paso 4: Guardamos los cambios, con lo que nos pedir que le asignamos un nombre a la nueva consulta. El nombre con la que la guardaremos ser PedidosClienteParam. Una vez guardada simplemente la abrimos en modo ejecucin (o sea para que funcione, no en modo edicin para realizar cambios en ella) con lo que nos aparecer una pantalla para indicar los valores de los parmetros que hemos creado.
Paso 5: Ponemos en valor el cdigo de cliente que deseamos mostrar los pedidos y nos aparecer exclusivamente los pedidos de dicho cliente (en este caso seleccionaremos el cliente 4).
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1.- INTRODUCCIN.
Un formulario es un tipo de objeto de una base de datos que nos va a permitir visualizar el contenido de una tabla con un diseo personalizado. Por medio de ellos podremos trabajar de una forma ms vistosa y cmoda con los datos de las tablas y las consultas de la base de datos. Al seleccionar el objeto Formularios desde la Ventana de la Base de datos se visualizan las dos formas diferentes de crear un formulario. Ver la figura.
Existen 2 formas de crear formularios: Usar el asistente para crear formulario. Crear formulario en vista Diseo.
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2.- USAR EL ASISTENTE PARA CREAR UN FORMULARIO.

Este es el camino ms sencillo para crear formularios. Se trata de ir respondiendo a las preguntas formuladas en las diferentes pantallas que se irn abriendo. Se crear un formulario basado en las respuestas proporcionadas. Elegimos la opcin: Usar el asistente para crear formulario ... de la pantalla de la Base de datos. Al elegir esta opcin el diseo del formulario seguir los siguientes pasos: Paso 1: desplegamos la lista Tabla/Consultas y elegimos la tabla o consulta sobre la que trabajar el formulario. Una vez elegida la tabla aparecen en el panel de la izquierda los campos de la tabla. Con los botones del centro seleccionamos los campos deseados para el formulario. En el panel de la derecha irn apareciendo dichos campos. Hacemos clic en Siguiente. Ver la figura:
Paso 2: En este segundo paso, nos pregunta si deseamos configurar un subformulario ( es un formulario insertado en otro formulario ) en cuyo caso no vamos a hacerlo y hacemos clic en Siguiente. Ver la figura:
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Paso 3: En este paso elegimos la distribucin de los campos en el formulario, es decir como se van a presentar los datos. Puede ser: en Columnas Etiquetas a la izquierda, en Columnas con Etiquetas arriba, en forma de Hoja de datos y en Bloques con Etiquetas arriba. En el ejemplo elegimos en Columnas Etiquetas a la izquierda y hacemos clic en Siguiente. Ver la figura:
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Creacin de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base Tema 6. Paso 4: A continuacin elegimos el Modo de Entrada de Datos, donde tenemos 2 opciones principales: Utilizar el formulario para introducir datos nuevos, en este caso, no se mostrarn los datos existentes. El formulario mostrar todos los datos, en cuyo caso, tenemos otra serie de opciones que podemos activar. Seleccionaremos la segunda opcin.
Paso 5: En este paso vamos a aplicar un estilo al formulario. Base proporciona una lista de posibles estilos. Debajo de dicha ventana se ve como queda el estilo seleccionado. Elegimos el estilo Azul brillante, y hacemos clic en Siguiente. Ver la figura:
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Paso 6: Por ltimo, debemos de asignar un nombre al formulario. Por defecto coge el nombre de la tabla, dejamos ese nombre. Tambin se puede abrir la ventana de diseo y modificar el formulario eligiendo el segundo botn de opcin Modificar el formulario o dejar marcada la primera opcin Trabajar con el formulario como haremos en este caso. A continuacin, hacemos clic en Finalizar. Ver la figura:
Paso 7: Por ltimo, se ejecuta el formulario para ver o introducir informacin, ( en este caso referente a la
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Creacin de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base Tema 6. tabla CLIENTES ). Ver figura:
3- CREAR UN FORMULARIO EN VISTA DISEO.

Si elegimos esta opcin, lo creamos manualmente. Se abre la ventana de diseo y el cuadro de herramientas donde estn los controles que se pueden insertar en el formulario. Ver la figura que se muestra:
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Si los Campos del control del formulario no aparecen, hacemos clic en VerBarra de herramientas Campos de control del formulario en donde tenemos los botones ms utilizados para el diseo de un formulario, que son los siguientes: Seleccin: Activa / Desactiva el modo Seleccin, que permite seleccionar cualquiera de los campos que tenemos insertados en el formulario. Modo Diseo: Activa / Desactiva el Modo Diseo, el cual permite activar el formulario para introducir elementos en l o bien desactivarlo, en cuyo caso no se podrn insertar elementos. Check Box ( Casilla de Verificacin ): se utiliza cuando se quiere guardar un Si o un No. Campo de Texto: inserta un cuadro de texto. Campo Formateado: permite insertar un campo formateado. Botn: inserta un botn que ejecutar una accin determinada. Option Button ( Botn de opcin ): se utiliza cuando hay que elegir un valor entre un grupo de valores. Listado: permite listar un conjunto de valores.
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Creacin de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base Tema 6. Combo Box ( Cuadro combinado ): para elegir un elemento de una lista de ellos desplegndola. Campo de Etiqueta: inserta una etiqueta en el formulario. Ms Campos de Control: permite ver ms campos de control que pueden ser tiles en la creacin del formulario. Ejemplo de aplicacin: Disear un formulario para trabajar con los datos de la tabla CATEGORIAS. La apariencia del formulario se muestra en la siguiente figura: Paso 1: Abrir la base de datos. Paso 2: Seleccionar Formularios de la barra de Objetos y elegir la opcin Crear un formulario en vista Diseo. Paso 3: Hacer clic en el botn Guardar y dar un nombre al formulario, por ejemplo FormCategorias. Paso 4: Ya en la ventana de diseo hacer clic en el botn Campo de Etiqueta, hacer clic en el formulario y dibujar un recuadro indicando el tamao de la etiqueta.
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Creacin de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base Tema 6. Paso 5: Una vez establecida, seleccionar el Campo Etiqueta puesto en el formulario y cambiar el tipo de letra a Bitstream Vera Sans Mono, elegir de tamao 18 y poner negrita. Para cambiar el tipo de letra, tamao y negrita, seleccionamos el Campo Etiqueta y hacemos clic en el botn derecho del ratn, para que nos aparezca un men contextual con una serie de opciones, dentro de las cuales elegimos Campo de Control ... , visualizndose la siguiente pantalla, que hace referencia a las propiedades del Campo Etiqueta y que vamos a modificar posteriormente segn nos pide dicho apartado:
En la pestaa General es donde se encuentran los campos que tenemos que modificar para que el formulario quede como se indica en el Paso 5. Paso 6: A continuacin, vamos a seguir insertando elementos en nuestro formulario. Una vez introducido el ttulo principal, vamos a introducir un nuevo Campo Etiqueta llamado Categoria: y junto a l un Campo de Texto, el cual nos va a permitir ver los nmeros de Categoras que ira asignando el sistema. Si tenemos algn problema a la hora de situar el cuadro de texto en la posicin que necesitamos se puede modificar pulsando con el botn derecho encima del Campo de texto, y en el men contextual que
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Creacin de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base Tema 6. aparece seleccionando en la opcin Anclaje la opcin Al carcter. Por el momento no vamos a realizar ningn tipo de modificacin sobre dichos campos, quedando como se muestra en la siguiente figura:
Paso 7: Introducimos cada uno de los restantes elementos que faltan para completar el formulario, quedando como se indica al comienzo de dicho ejercicio. Para ello ser necesario, modificar las diferentes propiedades de los elementos insertados, en este caso, solamente las propiedades de los objetos de tipo Campo Etiqueta con las siguientes propiedades: Fuente: Bitstream Vera Sans Nomo Tamao: 12 Estilo: Negrita Color: Negro Paso 8: Para asignar el color de fondo deseado al formulario, hacemos clic sobre el botn derecho en un lugar libre del formulario e indicamos la opcin Pgina... , a continuacin, nos vamos a la pestaa Fondo y elegimos el color Azul 3.
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Paso 9: Para ejecutar el formulario, primeramente debemos de cerrar la ventana de Diseo, y una vez que estamos en la ventana principal de la Base de Datos, seleccionamos el formulario en cuestin, en este caso FormCategorias, hacemos clic sobre el botn derecho del ratn y elegimos la opcin Abrir , la cual nos va a permitir ejecutar el formulario. Como resultado obtendremos la siguiente figura:
Paso 10: Observamos que no ocurre nada, se debe a que los Campos de Texto no tienen asociados los datos de ninguna tabla. Para que el formulario funcione hay que asociar a los elementos de texto los campos de la tabla CATEGORIAS. Paso 11: Para ello debemos volver al diseo, cerrando la ventana que contiene el formulario y regresando a la ventana principal de la Base de Datos, seleccionamos el formulario en cuestin, en este caso FormCategorias, hacemos clic sobre el botn derecho del ratn y elegimos la opcin Editar , la cual nos va a permitir manipular el formulario asociando a los diferentes Campos de Texto los campos correspondientes de la tabla CATEGORIAS.
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Creacin de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base Tema 6. Paso 12: En primer lugar, vamos a asociar la tabla CATEGORIAS al formulario. Para ello hay que abrir las propiedades del formulario, marcando algunos de los elementos que componen nuestro formulario y haciendo clic en el botn derecho del ratn. A continuacin se nos muestra un men contextual, del cual elegimos la opcin Formulario... . Se nos mostrar una ventana en la que podemos ver las Propiedades del Formulario, segn indica el ttulo de dicha ventana. A continuacin, como se ven en dicha figura, seleccionamos la pestaa Datos y en el campo Contenido indicamos el nombre de la tabla a la que hace referencia el formulario, en este caso, la tabla CATEGORIAS.
Paso 13: Por ltimo, nos queda asociar a cada uno de los Campos de Texto su correspondiente campo en la tabla CATEGORIAS. Para ello, seleccionamos el primer Campo de Texto haciendo doble clic sobre l, y nos aparecern las propiedades de dicho campo, como se muestra a continuacin:
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Como se ve en dicha figura, seleccionamos la pestaa Datos y en el primer campo seleccionamos el campo que se muestra en la figura, que hace referencia al campo Id Categoria. Procedemos de igual forma al restante campo, seleccionando en este caso el nombre respectivamente. De esta forma, ya tendremos los campos de la tabla CATEGORIAS asociados a dicho formulario. Para poder visualizarlos, lo nico que tendremos que hacer es cerrar dicho formulario y abrirlo nuevamente en modo Abrir como se ha indicado en los pasos anteriores, viendo en este caso los diferentes datos que contiene dicha tabla y pudiendo realizar algunas modificaciones, inserciones o borrado de informacin en la tabla desde dicho formulario. Se tiene que conseguir un formulario que se ver de esta forma:
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Para movernos entre los diferentes registros y realizar distintas operaciones sobre ellos, usaremos la barra Navegacin de Formularios que nos aparece en la parte inferior ( en la que destacan los siguientes elementos: bsqueda de registros desplazamiento entre registros insercin de nuevo registro guardar cambios registro deshacer entrada de datos eliminacin del registro actual.
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4.- CREACIN DE FORMULARIOS MAESTRO/DETALLE CON EL ASISTENTE.

Este tipo de formularios nos permite visualizar registros de una tabla detalle relacionados con una tabla maestra. Por ejemplo, si tenemos una tabla de equipos de ftbol y una tabla de jugadores, en un formulario maestro/detalle (tambin llamado formulario con subformulario) cada vez que se apunte a un registro de la tabla de equipos sern apuntados automticamente los jugadores relacionados con dicho equipo. Si nos movemos por los registros de la tabla de equipos de ftbol irn apareciendo cada lista de jugadores de cada registro de equipo de ftbol. Vamos a crear un formulario que permita relacionar los pedidos con los detalles de pedidos y al que llamaremos FormDetallesPedido. Paso 1: Abrimos la base de datos y nos vamos al apartado de formularios. Paso 2: Pulsamos la opcin Usar el asistente para crear formulario... Paso 3: Seleccionamos la tabla PEDIDOS y los siguiente campos de dicha tabla (el campo Servido no lo ponemos, por ahora).
Paso 4: Pasamos al paso de Configurar un subformulario donde se nos permitir crear un subformulario
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Creacin de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base Tema 6. asociado al formulario de pedidos. Activaremos la opcin de Agregar subformulario. Como tenemos creada la relacin entre la tabla PEDIDOS y la tabla DETALLES DE PEDIDO seleccionamos crear un subformulario basada en una relacin existente, apareciendo la relacin con la tabla DETALLES DE PEDIDO. Seleccionamos la tabla y pulsamos Siguiente para seguir con la creacin de formulario.
Paso 5: A continuacin agregaremos los siguientes campos para el subformulario (no ser necesario el campo Id Pedido, ya que el valor de dicho campo ser el valor del que tenga la tabla PEDIDOS). Una vez seleccionados los campos pulsamos el botn de siguiente para continuar con el asistente.
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Creacin de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base Tema 6. Paso 6: Pasamos a definir como deseamos ver el formulario y el subformulario (o sea la tabla PEDIDOS y la tabla de DETALLES DE PEDIDO). La mejor forma de poder visualizar este tipo de formularios es poner el formulario principal en columnas con etiquetas a la izquierda y el subformulario como hojas de datos. Una vez definido como queremos la visualizacin pasamos al paso siguiente.
Paso 7: En esta pantalla podemos seleccionar el modo de entrada de datos. Por defecto el formulario mostrar todos los datos, permitiendo cualquier operacin. Se quedar esta opcin marcada y pasaremos a seleccionar el estilo que deseamos para la pantalla.
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Creacin de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base Tema 6. Paso 8: Seleccionamos el estilo Azul brillante y pasamos a dar el nombre FormDetallesPedido al formulario.
Paso 9: A continuacin abrimos el formulario para poder trabajar.
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Creacin de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base Tema 6. Como vemos el formulario nos permite insertar datos tanto en el pedido como en los detalles del pedido asociados al pedido, pero nos encontramos con que es poco intuitivo dicho formulario, ya que el cliente debe ser asignado con un cdigo y el producto ha de ser de la misma forma, ademas de que conforme vamos insertando productos la cantidad no se va recalculando el total de los pedidos, y falta por poner el campo servido. En el prximo apartado veremos como arreglar todos estos problemas.
5.- DISEO AVANZADO DE FORMULARIOS I: CUADRO DE LISTADO EN EL FORMULARIO PRINCIPAL.

Nos encontramos con que en el anterior apartado hemos tenido los siguientes problemas: El cliente debe ser asignado como un cdigo: Este problema lo arreglaremos creando un cuadro de listado. El producto debe ser asignado como un cdigo: Este problema lo arreglaremos creando un cuadro de listado. Conforme vamos insertando productos la cantidad no se va recalculando el total de los pedidos: Crearemos una consulta que vaya recalculando. Falta por poner el campo servido: Pondremos una casilla de verificacin .
Creacin de un cuadro de listado para el cliente.

Vamos a aadir un campo de lista al formulario FormDetallesPedido donde podremos seleccionar el cliente desde dicho campo de lista, mostrando los apellidos y nombre del cliente, en vez de escribir el nmero del cliente. Paso 1: Abrimos el formulario FormDetallesPedido en modo de edicin para poder realizar modificaciones.
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Paso 2: De la barra de herramientas que se encuentra situada a la izquierda seleccionamos el objeto Listado, que nos permitir insertar un cuadro de texto que nos mostrar la lista de clientes. Dicho cuadro de texto mostrara la lista de clientes mediante un men desplegable, pero cuando el men no se encuentre desplegado solamente mostrar el cliente seleccionado en el pedido. Para insertar el objeto Listado en el formulario simplemente lo seleccionamos y lo arrastramos a la posicin que deseemos, indicando su tamao (es conveniente seleccionar un tamao adecuado al que tenemos con los dems cuadros de texto). Paso 3: Al insertar el objeto Listado aparecer un asistente para configurar el cuadro de lista. Lo primero que tenemos que seleccionar es la tabla de la que mostraremos los datos. En este caso seleccionaremos la tabla CLIENTES. Una vez que seleccionamos la tabla CLIENTES pulsamos el botn Siguiente.
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Paso 4: Seleccionaremos el campo que visualizaremos en el nuevo cuadro de lista que hemos puesto en el formulario. Deseamos que se muestre el campo ApellidosNombre de la tabla CLIENTES (que es la que hemos seleccionado con anterioridad). Una vez que lo hayamos seleccionado pulsamos el botn de Siguiente.
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Paso 5: En la siguiente pantalla de la configuracin del cuadro de lista configuraremos el vnculo que existe entre la tabla PEDIDOS y la tabla CLIENTES (o sea, configuraremos la relacin existente entre lo que vamos a mostrar en el cuadro de lista, en nuestro ejemplo ser ApellidosNombre de la tabla CLIENTES, que ser el mismo cliente cuyo Id Cliente sea el mismo que el de la tabla PEDIDOS). Tras realizar el vnculo pulsaremos el botn de Finalizar, ya que habremos acabado con el proceso de configuracin del cuadro de listado.
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Una vez que hemos acabado con la configuracin obtendremos la siguiente pantalla con nuestro nuevo objeto en ella.
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Si cerramos la pantalla de diseo guardando los cambios, y la abrimos en modo de ejecucin podremos ver que nuestro cuadro de lista funciona correctamente. Podremos seleccionar clientes a partir del nuevo cuadro de lista.
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Ahora es necesario arreglar la pantalla borrando el campo Id Cliente del formulario, ya que no nos es necesario. Pondremos tambin el mismo color al cuadro de lista como el de los los otros para que queden todos iguales, as como una etiqueta que ponga cliente, cuyo color de fuente ser blanco. La pantalla nos quedar de la siguiente forma:
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Existen algunas utilidades a la hora de trabajar con un formulario que nos permitirn hacer un diseo ms eficaz. Estas utilidades se encuentran en la barra de herramientas situada en la parte de abajo de la pantalla de diseo y son las siguientes: Control: este botn se activar cuando tengamos seleccionado un control u objeto del formulario, y nos permitir sacar las propiedades del control u objeto seleccionado. Formulario: este botn nos permite sacar las propiedades del formulario. Navegador del formulario: este botn nos permitir navegar por los distintos objetos incrustados en el formulario. Agregar campo: este botn nos permitir agregar un campo de la tabla con la que estemos trabajando en estos momentos. Secuencia de activacin: este botn nos permite definir el orden por el que podremos
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Creacin de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base Tema 6. navegar por los distintos objetos (por ejemplo definiremos que de la fecha pasaremos al cliente, y del cliente al total, y as sucesivamente). A esto se le llama tambin Orden de tabuladores. Estas distintas pantallas las podemos ver todas juntas de la siguiente forma:
6.- DISEO AVANZADO DE FORMULARIOS II: CUADRO DE LISTADO EN LA REJILLA DE DATOS.

Aunque la idea de crear un cuadro de listado para el producto es la misma que para el cliente en el formulario principal, este caso es ms complicado, ya que el cuadro de listado ha de aparecer dentro de la rejilla de datos que tenemos. Para crear dicho cuadro de listado hemos de seguir los siguientes pasos:
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Creacin de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base Tema 6. Paso 1: Abrir la base de datos y a continuacin abrir el formulario FormDetallesPedido en modo diseo.
Paso 2: El principal problema que tenemos es que la rejilla se divide en 3 columnas: Id Producto, Cantidad y Precio Actual, y en vez de esta divisin deseamos tener Descripcin de Producto (como un cuadro de listado donde podamos seleccionar cada producto), Cantidad, Precio Actual y SubTotal (que ser la operacin Cantidad*Precio Actual). Para ello lo primero es entrar en la configuracin de las columnas. Pulsamos el botn derecho sobre la columna Id Producto de forma que nos aparece un men contextual que nos indica que operaciones podemos hacer con la columnas en la rejilla. En este caso nos iremos a la opcin Eliminar Columna, ya que esta columna no ser necesaria.
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Paso 3: Una vez eliminada la columna necesitamos crear una nueva columna, que ser el cuadro de listado que mostrar los productos. Para ello, sobre la primera columna que ahora es Cantidad volvemos a pulsar el botn derecho y en el men contextual contextual que aparece seleccionamos Insertar columna, y a continuacin Listado.
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Creacin de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base Tema 6. Paso 4: Al insertar la nueva columna nos aparecer una columna con nombre Columna1 a la izquierda del todo, que ser la que ahora configuremos para que muestre nuestro listado de productos. Para ello pulsamos el botn derecho sobre la nueva columna y seleccionamos la opcin Columna, que nos permitir configurar dicha columna.
Paso 5: Ahora viene el paso ms complicado que es configurar el origen de datos del listado y a que est ligado. Para ello lo vamos a hacer poco a poco. Cuando aparezca la pantalla denominada Propiedades: Listado (que aparece al haber seleccionado Columna en el men contextual de Columna1) configuraremos en la pestaa de datos las opciones que aparece de la siguiente forma: Campo de datos: Esta opcin indica que dato es el que vamos a almacenar en la tabla del subformulario. En nuestro caso, como la tabla del subformulario es DETALLES DE PEDIDO el dato que deseamos almacenar es Id Producto. Tipo del contenido de lista: En esta opcin se indica que tipo de contenido se va a mostrar en el cuadro de listado. Este tipo de contenido puede provenir de diversas fuentes: Lista valores, tabla, pregunta, SQL (una consulta como las que hemos realizado anteriormente) o un campo de una tabla. En nuestro caso vamos a acudir a una consulta SQL, ya que necesitamos obtener el nombre del producto de la tabla PRODUCTOS, y que su cdigo de producto(el campo Id Producto de la tabla PRODUCTOS) enlace con el de la tabla DETALLES DE PEDIDO. Seleccionaremos la
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Creacin de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base Tema 6. opcin Sql. Contenido de lista: Este campo permite indicar cual va a ser el contenido de la lista. Como el tipo ha sido indicado como Sql pulsamos el botn . De esta forma podemos definir cual va a ser el
contenido que queremos que se muestre en la lista. Al pulsar el botn nos aparecer una nueva pantalla para crear consultas (tal y como se comento en el apartado de la construccin de consultas). Para nuestro ejemplo crearemos una consulta sobre la tabla PRODUCTOS que muestre los campos Descripcin y Id Producto. Cuando terminemos de definir la consulta la guardamos y cerramos la pantalla.
Campo ligado: Ser el campo a mostrar en la lista, por lo que ponemos el valor 1. Por defecto se quedar que el segundo campo de la consulta (que es Id Producto de la tabla PRODUCTOS) ser el que se una con el campo de datos (que es Id Producto de la tabla DETALLES DE PEDIDO). La pantalla de configuracin de la Columna1 ha de quedar de la siguiente forma:
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Paso 6: Sin cerrar la pantalla pulsamos en la pestaa de General y modificamos las siguientes opciones: Ttulo: Descripcin del producto Ancho: 7.00 cm
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Creacin de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base Tema 6. Paso 7: Una vez que hemos realizado dichas modificaciones cerramos la pantalla y guardamos los cambios realizados en el formulario. Si cerramos el formulario y lo abrimos de modo que podamos trabajar podremos ver que hemos creado un cuadro de listado para poder seleccionar los productos dentro de la rejilla de datos.
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7.- DISEO AVANZADO DE FORMULARIOS III: CREACIN DE UN CAMPO CALCULADO.

Un campo calculado es una campo o columna la cual se le realiza una operacin con los datos de una tabla y se muestra en pantalla, pero sin que este campo o columna exista dentro de la base de datos. El caso ms comn es el clculo de subtotales (totales parciales). Por ejemplo, en nuestro ejemplo, cuando realizamos pedidos asociamos a los pedidos varias lneas (cuando en una tienda nos entregan una factura de diversas cosas tenemos en la parte superior lo que se denomina cabecera de la factura, y en la parte central el cuerpo de factura, estando compuesto dicho centro de factura por lneas de detalle de la factura) de pedido, que estn compuestos por el producto que queremos pedir, una cantidad y un precio de cada producto. Un subtotal sera de cada producto pedido sera la multiplicacin entre la cantidad y el precio. En la siguiente tabla podemos ver un ejemplo de un campo calculado (denominado en este caso Subtotal del producto). Producto Tornillo 0,5 mm Martillo mango palo Arandela Destornillador estrella Tijeras Cantidad 5 3 36 5 2 Precio 0,25 2,5 0,14 4 3 Subtotal del producto 1,25 7,5 5,04 20 6
Para crear un campo calculado en nuestra rejilla de datos hemos de realizar los siguientes pasos: Paso 1: Abrir la base de datos y a continuacin abrir el formulario FormDetallesPedido en modo diseo.
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Paso 2: Seleccionar el subformulario y con el botn derecho del ratn sacar el men contextual, y en dicho men seleccionar la opcin Formulario... (tambin se puede llegar seleccionando el subformulario y pulsando , que es el botn que nos muestra las propiedades del formulario seleccionado, que en
este caso es el subformulario). Una vez abierto la ventana de propiedades nos movemos a la pestaa de datos, donde podremos ver el origen de los datos del subformulario. La ventana que obtendremos tendr este aspecto.
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Paso 3: Como podemos observar en la pantalla anterior el origen de datos del subformulario es la tabla DETALLES DE PEDIDO, que contiene los campos Id Pedido, Id Producto, Cantidad y Precio Actual. Como el origen de datos es una tabla no podemos crear un campo calculado sobre ella, ya que, en ese caso, crearamos un campo fsico sobre dicha tabla (como puede ser el campo Cantidad). La solucin al problema es muy sencilla: convertir el origen de datos de una tabla a una consulta Sql, ya que con una consulta Sql podemos realizar las mismas operaciones que con la tabla, adems de poder crear los campos calculados. La opcin Tipo de contenido nos da 3 posibilidades: Tabla: Para seleccionar una tabla de datos como origen directamente. Consulta: Para seleccionar una consulta Sql creada en el apartado de consultas. Comando SQL: Podemos crear una consulta Sql que no este creada en el apartado consultas. As que modificamos la opcin Tipo de contenido del subformulario indicando que es un Comando SQL, ya que vamos a crear una nueva consulta que no existe, y a continuacin pulsamos el botn de Contenido donde nos aparecer de nuevo la pantalla para construir nuestra nuevo
comando SQL. Nos aparecer la siguiente pantalla:
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Paso 4: En este paso hemos de construir la consulta que queremos mostrar en el subformulario. Los datos han de provenir de la tabla DETALLES DE PEDIDO, por lo que seleccionaremos dicha tabla como nica tabla para trabajar. Una vez que la tenemos seleccionada pasaremos a seleccionar los campos que nos interesan, que sern Id Pedido,Id Producto, Cantidad y Precio Actual. Tendremos la siguiente pantalla:
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Paso 5: El nuevo campo, que ser el campo calculado que deseamos crear, es la operacin Cantidad*Precio Actual, as que en la cuarta columna (que en estos momentos estar en blanco) ponemos los siguientes valores: Campo: Cantidad * Precio Actual Alias: Subtotal del producto Tabla: Detalles de Pedido Visible: Activado. Lo visualizaremos en la pantalla de la siguiente forma:
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Paso 6: Una vez que ya tenemos creado el campo calculado guardamos los datos y cerramos la pantalla de creacin de consultas. Volveremos a la ventana de Propiedades del formulario, y veremos que el origen de los datos ya ha cambiado. La ventana quedara de la siguiente forma:
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Paso 7: Cerramos la ventana de Propiedades del formulario, y pasamos a aadir una nueva columna a la rejilla de datos. El tipo de objeto de la nueva columna de datos ser Campo formateado (OJO: no ser esta vez un Campo de texto). La razn de escoger un campo formateado es que nos va a permitir definir como queremos visualizar el campo que hemos creado. Al aadirlo nos quedar la rejilla de la siguiente forma:
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Creacin de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base Tema 6. Paso 8: En la nueva columna que ha aparecido (en este caso se llama Columna2) hemos de configurarla para que muestre el nuevo campo que hemos creado. Pulsamos sobre ella el botn derecho del ratn y al aparecer el men contextual seleccionamos la opcin Columna. En la siguiente pantalla aparece el men contextual.
Paso 9: Obtendremos la ventana de Propiedades del campo formateado, y en ella seleccionaremos, en la pestaa de datos, en el apartado Campo de datos... nos aparecer para seleccionar el nuevo campo calculado que hemos creado. La pantalla se mostrar de la siguiente forma:
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Paso 10: En la pestaa de General ponemos que el ttulo de la columna sea Subtotal del Producto, y en la opcin de Slo lectura la ponemos a S para que no se pueda escribir sobre dicha columna. Ahora seleccionaremos cual es el formato en que queremos visualizar los datos de la columna Subtotal del Producto, as que para ello acudiremos a la opcin Formato, y pulsaremos el botn . Una vez que lo
hemos pulsado nos aparecer una pantalla para poder seleccionar distintos formatos de como queremos visualizar el contenido. Seleccionaremos la categoria Moneda y el formato -1.234,00. En la ventana se mostrar as:
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Creacin de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base Tema 6. Paso 11: Una vez seleccionado el formato pulsamos el botn de aceptar. A continuacin, en el campo Valor predeterminado ponemos el valor de 0. Esto es muy importante, ya que sino, al insertar cualquier dato, nos dar un error de que debemos insertar datos en esta nueva columna (y esta columna simplemente calcula datos). Indicamos tambin que el campo sea de Slo lectura. La ventana de Propiedades del campo formateado a de quedar de la siguiente manera:
Paso 12: Cerramos la ventana de Propiedades del campo formateado y antes de cerrar el formulario vamos a modificar el tamao de la rejilla y de la ventana principal para adaptarlos al tamao adecuado y a continuacin guardamos los cambios. Si abrimos de nuevo el formulario para poder trabajar nos encontraremos con que la columna est recalculando los datos automticamente y con forma de visualizarlo correcta.
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8.- DISEO AVANZADO DE FORMULARIOS IV: CREACIN DE UN CAMPO CALCULADO PARA EL FORMULARIO PRINCIPAL.
En este caso en concreto vamos a crear un campo calculado que se va a encargar de realizar un clculo sobre el total de los registros que contenga el subformulario respecto del registro actual del formulario principal. Veamos los siguientes ejemplos:
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Creacin de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base Tema 6. Una tabla de DISCOS y una tabla de CANCIONES DE DISCOS: Siendo la tabla del formulario principal la de DISCOS y la tabla del subformulario la de CANCIONES DE DISCOS, podramos crear un campo calculado que contara el nmero total de canciones que tiene cada disco. Una tabla de PEDIDOS y una tabla de DETALLES DE PEDIDOS: Siento la tabla del formulario principal la de PEDIDOS y la tabla del subformulario la de DETALLES DE PEDIDOS, podramos crear un campo calculado que sumara la cantidad por el precio de cada producto, obteniendo as el total del importe del pedido. Vamos a trabajar con el ejemplo que hemos estado siguiendo anteriormente, y que hemos descrito en el segundo punto de los ejemplos. Paso 1: Abrir la base de datos y a continuacin abrir el formulario FormDetallesPedido en modo diseo.
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Creacin de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base Tema 6. Paso 2: No podemos asociar el nuevo campo calculado al formulario principal, ya que este depende de la tabla PEDIDOS, y tampoco podemos asociarlo al subformulario ya que depende de la tabla DETALLES DE PEDIDO pero para mostrar todos los registros de la tabla asociados a la de PEDIDOS, pero no est preparada para calcular el total de cada pedido. Hemos de crear un nuevo formulario que nos calcule el total del pedido. Para ello abrimos el Navegador del formulario pulsando el botn la siguiente pantalla: . Nos aparecer
Paso 3: En el navegador del formulario nos aparecer el formulario principal (con el nombre MainForm) y el subformulario (con el nombre SubForm). Todo lo dems son los diversos objetos que se encuentran
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Creacin de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base Tema 6. en los formularios. Lo que hemos de hacer es aadir un nuevo subformulario al formulario principal (que ser donde se realicen los clculos del total del pedido). Para ello pulsamos el botn derecho del ratn sobre el formulario principal, y en el nuevo men contextual que aparece seleccionamos Nuevo y a continuacin Formulario, con lo que insertaremos un nuevo subformulario que depende del formulario principal. El men contextual que aparecer ser el siguiente:
Paso 4: Al insertar el nuevo subformulario, en la ventana del Navegador de formulario, aparecer un nuevo formulario cuyo nombre pondr Standard, pero al que llamaremos subFormCalculoTotal (si no podemos cambiarle el nombre simplemente pulsando el botn derecho del ratn encima nos saldr de nuevo un men contextual que nos permitir cambiar el nombre). El Navegador de formulario nos quedar de la siguiente forma:
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Paso 5: Ahora hemos de asignar al nuevo subformulario cuales van a ser los datos que debe mostrar (recordamos que es el clculo del total del pedido del formulario principal). Para ello pulsamos el botn derecho del ratn encima para sacar el men contextual y seleccionamos la opcin Propiedades.
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Creacin de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base Tema 6. Paso 6: Al pulsar en dicha opcin nos aparece la pantalla de Propiedades del formulario.
Paso 7: Seleccionamos la pestaa de Datos para indicar cual va a ser el origen de los datos del formulario. Como hemos de crear un campo calculado seleccionaremos en el apartado Tipo de contenido seleccionamos la opcin Comando Sql, con lo que podremos construir la consulta que necesitamos. Pulsamos el botn para construir la consulta y nos aparecer la siguiente pantalla:
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Creacin de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base Tema 6. Paso 8: Necesitamos calcular el total de cada pedido, por lo que seleccionaremos la tabla de DETALLES DE PEDIDO. Para cada pedido necesitamos calcular la suma de las cantidades por el precio de cada producto. Para ello seleccionamos en primer lugar el campo Id Pedido (para identificar cada pedido) y a continuacin la operacin Cantidad*Precio Actual. La pantalla que nos encontraremos ser la siguiente:
Paso 9: Ya tenemos los campos que necesitamos, pero como para cada pedido tendremos varios detalles de pedido necesitamos obtener un nico Id Pedido con la suma de todos los totales, as que agruparemos por el Id Pedido sumando todos los clculos de Cantidad*Precio Actual. Pondremos el alias Total a la suma de dicho campo. La pantalla quedar de la siguiente forma:
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Paso 10: Una vez que terminamos guardamos el consulta creada y cerramos la ventana. Nos encontraremos la siguiente ventana, pero que en este caso OpenOffice Base ha cometido un error al realizar la consulta. El error consiste en que al crear la consulta el gestor de la base de datos tena que haber puesto la palabra SUM en vez de la palabra SUMA. Realizamos dicha modificacin en el campo Contenido.
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Paso 11: Una vez que hemos arreglado el problema la ventana ha de quedar de la siguiente forma:
Paso 12: Cuando ya tenemos definido el origen de los datos cerramos la pantalla y pasamos a colocar un
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Creacin de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base Tema 6. objeto campo formateado en el formulario principal (aunque se ver en el formulario principal estar enganchado al nuevo subformulario). Damos las propiedades de color, tamao y dems necesarias para que se quede similar a los dems campos. Como podemos ver en la siguiente pantalla el campo formateado ha de quedar dentro del nuevo subformulario.
Paso 13: Asignamos al nuevo campo formateado el origen de datos, para que muestre el campo calculado que hemos creado. Esto se realiza pulsando el botn derecho sobre el campo formateado, y al aparecer el men contextual seleccionamos la opcin Campo de control y en la pestaa Datos, en el apartado Campo de datos seleccionamos la columna Total.
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Paso 14: En la pestaa de General la opcin de Slo lectura la ponemos a S para que no se pueda escribir sobre dicho campo. Ahora seleccionaremos cual es el formato en que queremos visualizar los datos de la columna Total, as que para ello acudiremos a la opcin Formato, y pulsaremos el botn Una vez que lo hemos pulsado nos aparecer una pantalla para poder seleccionar distintos formatos de como queremos visualizar el contenido. Seleccionaremos la categoria Moneda y el formato -1.234,00. En la ventana se mostrar as: .
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Paso 15: Cerramos la ventana de propiedades y guardamos los cambios. A continuacin abrimos el formulario de forma que podamos trabajar con el mismo y comprobaremos que se estn calculando los totales de cada pedido.
9.- DISEO AVANZADO DE FORMULARIOS V: INTRODUCCIN DE NUEVOS CONTROLES EN EL FORMULARIO.

En este apartado vamos a comentar los controles existentes en la aplicacin OpenOffice.org Base que podemos hacer servir en los distintos formularios, y como ejemplo a ello haremos uso de uno de ellos (en este caso una casilla de verificacin) para generalizar su uso en los formularios, as como otros elementos de decoracin. Los controles existentes en Base son: Modo Diseo: activa y desactiva el modo Diseo. Nos permite alternar entre el modo de Usuario (introduccin de datos a travs de los campos) y el modo Diseo (edicin de los campos
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Creacin de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base Tema 6. de control). Navegador de formulario: muestra todos los formularios y subformularios del documento actual con sus respectivos campos de control. Casilla de verificacin: para valores S/No. Se puede utilizar dentro de un grupo de opciones. Campo de texto: sirve para mostrar o introducir datos. Campo formateado: es un cuadro de texto en el que se define el formato de las entradas y salidas, as como los valores limitadores que las afectan. Botn de comando: inserta un botn que al ser pulsado ejecuta instrucciones. Campo de opcin: permiten al usuario elegir entre diversas opciones. Cuadro de lista: permite seleccionar un elemento de una lista. Cuadro combinado: permite seleccionar un elemento de una lista o escribir el dato directamente. Campo de visualizacin de texto: sirven para mostrar texto predefinido. Tambin se le conoce como campo etiqueta. Asistente: especifica si se debe o no activar el asistente al insertar un campo de control nuevo. Estos asistentes ayudan a introducir las propiedades de los cuadros de listas, los campos de control de tablas y otros campos de control. Cuadro de grupo: sirve para crear marcos donde agrupar campos de control. Control de tablas: se utiliza para crear un campo de control con una tabla de la base de datos. Fuente de datos: enumera las tablas y consultas de la base de datos desde las que estamos creando el fomulario y permite ver su contenido en la barra de herramientas. Es muy til para conocer cules van a ser las tablas en las que se insertarn los datos a travs del formulario que
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Creacin de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base Tema 6. vamos a crear. Si recordamos nos quedo por poner el campo Servido de la tabla PEDIDOS, que indica si el pedido ha sido servido o no. La forma para poner el campo en el formulario es la siguiente: Paso 1: Abrir la base de datos y a continuacin abrir el formulario FormDetallesPedido en modo diseo.
Paso 2: Seleccionamos el control Casilla de verificacin en la barra de controles que tenemos a la izquierda y lo arrastramos al formulario a la posicin deseada.
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Paso 3: Pulsamos el botn derecho del ratn sobre la casilla de verificacin puesta en el formulario y en el men contextual que aparece seleccionamos la opcin Campo de control, con lo que aparecer la pantalla de propiedades del control. En dicha pantalla, en la pestaa general realizamos los siguientes cambios: Ttulo: No ponemos ningn ttulo. Lo quitamos todo. Estilo: Seleccionamos el estilo 3D. Color de fondo: Gris al 10%. Una vez realizados dichos cambios cerramos la pantalla y nos quedar de la siguiente manera el formulario.
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Paso 4: Modificamos el tamao de la casilla de verificacin para que quede acorde a la casilla real donde se pulsa el ratn.
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Paso 5: Seleccionamos de la barra de controles un control Campo de etiqueta y lo ponemos en el formulario. Una vez puesto pulsamos el botn derecho sobre el mismo y en el men contextual que aparece seleccionamos la opcin Campo de control, con lo que aparecer la pantalla de propiedades del control. En dicha pantalla, en la pestaa general realizamos los siguientes cambios: Ttulo: Pedido servido? Fuente: Seleccionamos que el color de la fuente sea el blanco.
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Paso 6: Cerramos la ventana de propiedades y ponemos el campo de etiqueta donde corresponde.
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Paso 7: Ya tenemos puesto el control, pero nos falta decirle el origen de los datos. Volvemos a pinchar con el botn derecho del ratn sobre la casilla de verificacin y en el men contextual que aparece seleccionamos la opcin Campo de control, con lo que aparecer la pantalla de propiedades del control. Seleccionamos la pestaa Datos y en el apartado Campo de datos seleccionamos la columna Servido.
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Paso 8: Cerramos la ventana de las propiedades de la casilla de verificacin y guardamos los cambios realizados. Una vez guardados cerramos la ventana en modo diseo y la abrimos de forma que se pueda trabajar con ella. Veremos que la casilla de verificacin funciona perfectamente y podemos indicar si el pedido est servido o no.
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1.- QUE ES UN INFORME?

Un informe no es ms que la presentacin de una tabla o consulta de una forma ms amigable o fcil de entender. El desarrollo automtico de la generacin de documentos a partir es un paso importante dentro de las bases de datos. Como hemos comentado la informacin es recuperada de la base de datos (desde las tabla o consultas) y presentadas de una manera muy intuitiva, y preparada para lanzarla directamente a la impresora. Lo ms importante de todo esto es la fuerza que cobra la combinacin de las consultas con los informes. Por ejemplo, podemos realizar una consulta parametrizada que nos solicite el cdigo del cliente y nos muestre por pantalla (preparado para imprimir) un informe con todos los pedidos que ha realizado dicho cliente. Slo existe una posibilidad de crear informes, y es mediante el asistente, aunque despus de crearlos tendremos la posibilidad de poder modificarlos. Veremos muchas veces que el informe no muestra lo que queremos. No debemos preocuparnos, simplemente nos vamos al asistente y creamos uno nuevo.
2.- CREACIN DE UN INFORME SENCILLO.

Un informe sencillo ser un informe que depende nica y exclusivamente de una tabla, o de una consulta de la cual no agruparemos ningn campo para no realizar un informe maestro/detalle (al igual que los formularios). La creacin de dichos tipos de informes es muy sencilla, por lo que vamos a realizar un informe de los clientes, a partir de la tabla de CLIENTES. Paso 1: Abrimos la base de datos y acudimos al apartado Informes, y pulsamos la opcin Usar el asistente para crear informe...
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Paso 2: Al pulsar la opcin Usar el asistente para crear informe... aparecer una ventana que ser el asistente para poder crear el informe poco a poco. El primer paso ser seleccionar el origen de los datos que ser una tabla o consulta. En este caso vamos a seleccionar la tabla CLIENTES, y de todos los campos a seleccionar solamente dejaremos los campos Observaciones y Id Categoria. Una vez que hemos seleccionado los campos pulsamos el botn de Siguiente.
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Paso 3: En el siguiente paso podemos modificar las etiquetas de las columnas donde mostramos los campos del informe. En este caso modificaremos los campos Id Cliente y ApellidosNombre. Una vez que modifiquemos los campos quedar como la siguiente figura. Cuando terminemos con el etiquetaje de los campos pulsaremos el botn se Siguiente:
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Creacin de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base Tema 7. Paso 4: El nuevo paso permite crear grupos con los datos que tenemos. En este caso no necesitamos agrupar ya que no vamos a realizar un informe maestro/detalle, que es cuando se necesita agrupar. En el siguiente punto haremos uso de esta agrupacin. Pulsamos el botn de Siguiente sin elegur nada para agrupar.
Paso 5: En el siguiente paso podremos ordenar la lista de los datos a mostrar a partir de alguno (o de varios) de los campos. En este ejemplo vamos a ordenar por ApellidosNombre en orden descendente. Una vez que hayamos realizado la seleccin pulsamos el botn de Siguiente.
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Paso 6: En el siguiente paso podemos seleccionar el formato del informe. El formato puede definirse a partir del diseo de los datos, de la orientacin de la pgina (horizontal o vertical) y el diseo de encabezados y pies de pgina. En nuestro ejemplo, en la opcin Diseo de los datos seleccionaremos la opcin Moderno alineado a la izquierda, en la opcin Orientacin seleccionaremos la opcin Horizontal y en la opcin Diseos de encabezado y pies de pgina seleccionaremos la opcin Pizarra de papel. Una vez configurado el formato del informe pulsamos el botn de Siguiente.
Paso 7: El ltimo paso ser darle un ttulo al informe, y decidir si se va a crear un informe esttico (con esta opcin guarda el informe de forma que siempre que se abra mostrar los mismos datos) o un informe
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Creacin de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base Tema 7. dinmico (cada vez que se abra el informe cargar los datos actuales de la tabla o la consulta). En nuestro ejemplo el ttulo del informe ser Informe de clientes, y ser un informe dinmico. Seleccionamos que el informe se cree en este momento y pulsamos finalizar.
Paso 8: A continuacin veremos como queda el informe sin realizar ninguna modificacin.
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3.- CREACIN DE UN INFORME MAESTRO/ DETALLE.

Un informe maestro/detalle es un informe en el cual se agrupan los datos de la tabla (o tablas) o de la consulta por uno o varios campos. La creacin de estos grupos permite crear (al igual que los formularios) un apartado que sera la cabecera de los datos (que son los campos por los que se agrupa) y por otro lado las lineas de detalle de los datos (que son los campos que no son agrupados). Podemos pensar en el ejemplo de un pedido y sus lineas de pedido, donde la cabecera del pedido sern los campos por los que agruparemos el pedido (el Id Pedido, el cdigo de cliente, etc), y las lineas de pedido (que sern los distintos productos del pedido, cantidad, precio de ellos, etc.) La creacin de dichos tipos de informes es algo ms complicada que los anteriores, ya que es necesario entender como funciona el grupo. Para ello vamos a usar una consulta parametrizada que llamaremos PedidosPorCliente que nos permitir obtener para el informe los pedidos realizados por un cliente en concreto.
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Creacin de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base Tema 7. Paso 1: Abrimos la base de datos y acudimos al apartado Consultas, y pulsamos la opcin Crear consulta en vista diseo...
Paso 2: Seleccionamos las tablas PEDIDOS, DETALLES DE PEDIDO, CLIENTES y PRODUCTOS, y de la tabla PEDIDOS seleccionamos los campos Id Pedido y Fecha, de la tabla CLIENTES el campo ApellidosNombre y de la tabla DETALLES DE PEDIDO los campos Id Producto, Cantidad y Precio Actual, y de la tabla PRODUCTOS el campo Descripcin. Creamos el parmetro CodigoCliente para el campo Id Cliente de la tabla PEDIDOS.
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Paso 3: Guardamos la consulta con el nombre PedidosPorCliente y cerraremos la pantalla. Paso 4: Acudimos al apartado Informes, y pulsamos la opcin Usar el asistente para crear informe...
Paso 5: Al pulsar la opcin Usar el asistente para crear informe... aparecer una ventana que ser el asistente para poder crear el informe poco a poco. El primer paso ser seleccionar el origen de los datos que ser una tabla o consulta. En este caso vamos a seleccionar la consulta PedidosPorCliente con todos sus campos. Una vez que hemos seleccionado los campos pulsamos el botn de Siguiente.
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Paso 6: A continuacin modificamos las etiquetas de los campos para clarificar la columna de datos de cada uno. Una vez que terminemos pulsamos el botn de Siguiente. La pantalla quedar de la siguiente forma:
Paso 7: A continuacin necesitamos crear los niveles de agrupacin para poder crear el informe maestro/detalle. En la agrupacin se ha de poner aquellos datos que deseamos que sean la cabecera del
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Creacin de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base Tema 7. informe, y todos los dems campos sern el detalle de la cabecera. En nuestro ejemplo los campos por los que se agruparn son Id Pedido, Fecha y ApellidosNombre. Los dems campos se quedan para la linea de detalle. Una vez que hemos terminado para agrupar pulsamos el botn de Siguiente.
Paso 8: La siguiente ventana nos indica el orden de los campos en el informe. Por defecto se ordenar por los campos por los que agrupamos, y indicamos tambin que ordene los datos por la descripcin del producto (que es el campo Descripcin). Una vez terminado pulsamos el botn de Siguiente. La ventana quedar de la siguiente forma:
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Creacin de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base Tema 7. Paso 9: Indicamos el formato del informe (como queremos visualizarlo por pantalla o por impresora). Una vez terminado pulsamos el botn de Siguiente.
Paso 10: El ltimo paso es darle un nombre al informe y indicar que dicho informe es dinmico. Como nombre le pondremos Informe de pedidos por cliente y pulsaremos el botn de Finalizar.
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Creacin de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base Tema 7. Paso 11: Abrimos el informe y lo primero que nos indica es que pongamos el cdigo del cliente para el informe.
Paso 12: Una vez que indicamos un cdigo de cliente el informe se abre mostrando los pedidos del cliente y los detalles de cada pedido.
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Creacin de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base.

1.- QU ES UNA BASE DE DATOS EN BASE?

3.- CONCEPTOS DE BASES DE DATOS.

3.1.- COMPONENTES DEL MODELO RELACIONAL.

1.- LA VENTANA DE BASE.

2.- CREAR LA PRIMERA BASE DE DATOS.

3.- CREACIN DE UNA TABLA.

3.1.- CREAR UNA TABLA EN VISTA DISEO.

TIPOS DE ALMACENA DATOS Texto Permite almacenar alfanumricos.

Nota Booleano ( Si/No ) Fecha

FechaHora Fecha y Hora de forma conjunta.

3.2.- UTILIZANDO EL ASISTENTE PARA TABLAS.

4.- INTRODUCIR DATOS A TRAVES DE UNA HOJA DE DATOS.

Ejemplo: Vamos a insertar la siguiente informacin en la tabla CLIENTES.

Observaci Id Categoria ones

c\San Diego 24 c\Lucas 14 c\Francia 18 c\Maquedano

Lucena Motril Granada El Ejido

Crdoba Granada Granada Almeria Almeria Jaen

643284736 623874537 683264735 634298654 632055543 623954738

c\Virgen del Puis 3 Almeria c\Luis Fraile 3 Jaen

6.- CREACIN DE CLAVES PRIMARIAS E NDICES.

TABLA CATEGORIAS Id Categoria Descripcin Integer Texto

2.- COMO FUNCIONAN LAS RELACIONES.

4.- RELACIONES 1 A N (1 A MUCHOS).

5.- RELACIONES MUCHOS).

1.- QUE SE PUEDE HACER?

2.- INSERTAR Y BORRAR FILAS O REGISTROS.

El resultado tras insertar los datos ser el siguiente:

3.- OPERACIONES CON COLUMNAS.

4.- ORDENAR REGISTROS.

para ordenacin descendente.

que se van a establecer para dicha ordenacin.

5.- BORRAR, RENOMBRAR O AGREGAR UNA COLUMNA EN LA HOJA DE DATOS.

6.- BUSCAR REGISTROS.

7.- APLICAR FILTROS.

Eliminar Filtro: para el cual pulsaremos establecido.

quedando eliminados los filtros que se haban

1.- CREACIN DE CONSULTAS.

2.- CREAR CONSULTA CON EL ASISTENTE.

3.- CREAR UNA CONSULTA EN VISTA DE DISEO.

Aadir tablas Funciones

4.- CONSULTA CON DOS O MS TABLAS.

6.- CRITERIOS DE SELECCIN.

A) Seleccionar intervalos de valores en un campo.

B) Usar caracteres comodn.

Por ejemplo, seleccionar Clientes cuyo nombre de cliente empieza por M.

C) Seleccionar registros que no coinciden con un valor.

D) Especificar varios criterios.

2.- USAR EL ASISTENTE PARA CREAR UN FORMULARIO.

3- CREAR UN FORMULARIO EN VISTA DISEO.

4.- CREACIN DE FORMULARIOS MAESTRO/DETALLE CON EL ASISTENTE.

Paso 9: A continuacin abrimos el formulario para poder trabajar.

5.- DISEO AVANZADO DE FORMULARIOS I: CUADRO DE LISTADO EN EL FORMULARIO PRINCIPAL.

Creacin de un cuadro de listado para el cliente.

6.- DISEO AVANZADO DE FORMULARIOS II: CUADRO DE LISTADO EN LA REJILLA DE DATOS.

7.- DISEO AVANZADO DE FORMULARIOS III: CREACIN DE UN CAMPO CALCULADO.

comando SQL. Nos aparecer la siguiente pantalla:

9.- DISEO AVANZADO DE FORMULARIOS V: INTRODUCCIN DE NUEVOS CONTROLES EN EL FORMULARIO.

Paso 6: Cerramos la ventana de propiedades y ponemos el campo de etiqueta donde corresponde.

1.- QUE ES UN INFORME?

2.- CREACIN DE UN INFORME SENCILLO.

3.- CREACIN DE UN INFORME MAESTRO/ DETALLE.

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