MICROSOFT ACCESS

CONCEPTOS BÁSICOS SOBRE BASES DE DATOS

En este artículo, se ofrece una descripción general de las bases de datos: qué son, qué utilidad
tienen y cuáles son las funciones de las diferentes partes de una base de datos. La terminología es
específica de las bases de datos de Microsoft Office Access 2007, pero los conceptos son aplicables
a todos los productos de bases de datos. 

¿QUÉ ES UNA BASE DE DATOS?

Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. En las bases de
datos, se puede almacenar información sobre personas, productos, pedidos, o cualquier otra cosa.
Muchas bases de datos empiezan siendo una lista en un programa de procesamiento de texto o
en una hoja de cálculo. A medida que crece la lista, empiezan a aparecer repeticiones e
inconsistencias en los datos. Cada vez resulta más complicado comprender los datos presentados
en la lista y existen pocos métodos para buscar o recuperar subconjuntos de datos para revisarlos.
Cuando empiezan a observarse estos problemas, es aconsejable transferir la información a una
base de datos creada mediante un sistema de administración de bases de datos (DBMS), como
Office Access 2007. Una base de datos informatizada es un contenedor de objetos. Una base de
datos puede contener más de una tabla. Por ejemplo, un sistema de seguimiento de inventario que
utiliza tres tablas no es un conjunto de tres bases de datos, sino una sola base de datos que
contiene tres tablas. Excepto si se ha diseñado específicamente para utilizar datos o código de otro
origen, una base de datos de Access almacena sus tablas en un solo archivo, junto con otros
objetos, como formularios, informes, macros y módulos. Las bases de datos creadas con formato
de Access 2007 tienen la extensión de nombre de archivo .accdb y las bases de datos creadas con
formatos de versiones anteriores de Access tienen la extensión de nombre de archivo .mdb. Access
2007 se puede utilizar para crear archivos con formatos de versiones anteriores (por ejemplo,
Access 2000 y Access 2002-2003).

Con Access, puede:

 Agregar más datos a una base de datos, por ejemplo, un elemento nuevo en un inventario.
 Modificar datos existentes en la base de datos, por ejemplo, cambiar la ubicación de un
elemento.
 Eliminar información, por ejemplo, si se ha vendido o retirado un artículo.
 Organizar y ver los datos de distintas formas.
 Compartir los datos con otros usuarios mediante informes, mensajes de correo electrónico,
una intranet o Internet.
PARTES DE UNA BASE DE DATOS DE ACCESS

En las secciones siguientes, se describen brevemente los componentes de una base de datos de
Access típica. Para obtener más información acerca de cada componente, siga los vínculos de la
sección Vea también de este artículo.

1. Tablas
Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo, en cuanto a que
los datos se almacenan en filas y columnas. Como consecuencia, normalmente es bastante fácil
importar una hoja de cálculo en una tabla de una base de datos. La principal diferencia entre
almacenar los datos en una hoja de cálculo y hacerlo en una base de datos es la forma de
organizarse los datos.
Para lograr la máxima flexibilidad para una base de datos, la información tiene que estar
organizada en tablas, para que no haya redundancias. Por ejemplo, si se almacena información
sobre empleados, cada empleado se insertará una sola vez en una tabla que se configurará
para contener únicamente datos de los empleados. Los datos sobre productos se almacenarán
en su propia tabla, y los datos sobre sucursales también tendrán su tabla aparte. Este proceso
se conoce como normalización.
Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros es donde se almacena cada
información individual. Cada registro consta de campos (al menos uno). Los campos
corresponden a las columnas de la tabla. Por ejemplo, puede trabajar con una tabla
denominada "Empleados", en la que cada registro (fila) contiene información sobre un
empleado distinto y cada campo (columna) contiene un tipo de información diferente, como el
nombre, los apellidos, la dirección, o similares. Los campos se deben configurar con un
determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha, hora, numérico, o cualquier otro tipo.
Otra forma de describir registros y campos es imaginando un catálogo de fichas tradicional de
una biblioteca. Cada ficha del armario corresponde a un registro de la base de datos. Cada
información contenida en una ficha (autor, título, etc.) corresponde a un campo de la base de
datos.
2. Formularios
Los formularios se conocen a veces como "pantallas de entrada de datos". Son las interfaces
que se utilizan para trabajar con los datos y, a menudo, contienen botones de comando que
ejecutan diversos comandos. Se puede crear una base de datos sin usar formularios, editando
los datos de las hojas de las tablas. No obstante, casi todos los usuarios de bases de datos
prefieren usar formularios para ver, escribir y editar datos en las tablas.
Los formularios proporcionan un formato fácil de utilizar para trabajar con los datos. Además,
se les puede agregar elementos funcionales, como botones de comando. Puede programar los
botones para determinar qué datos aparecen en el formulario, abrir otros formularios o
informes, o realizar otras tareas diversas. Por ejemplo, podría crear un formulario denominado
"Formulario de cliente" para trabajar con datos de clientes. El formulario de cliente podría tener
un botón para abrir un formulario de pedido en el que se pudiese escribir un pedido nuevo del
cliente.
 Los formularios también permiten controlar la manera en que otros usuarios interactúan con
los datos de la base de datos. Por ejemplo, puede crear un formulario que muestre únicamente
ciertos campos y que permita la ejecución de determinadas operaciones solamente. Así, se
favorece la protección de los datos y se facilita la entrada correcta de datos.
3. Informes
Los informes sirven para resumir y presentar los datos de las tablas. Normalmente, un informe
responde a una pregunta específica, como "¿Cuánto dinero se ha facturado por cliente este
año?" o "¿En qué ciudades están nuestros clientes?" Cada informe se puede diseñar para
presentar la información de la mejor manera posible.
Un informe se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejará los datos actualizados
de la base de datos. Los informes suelen tener un formato que permita imprimirlos, pero
también se pueden consultar en la pantalla, exportar a otro programa o enviar por correo
electrónico.
4. Consultas
Las consultas son las que verdaderamente hacen el trabajo en una base de datos. Pueden
realizar numerosas funciones diferentes. Su función más común es recuperar datos específicos
de las tablas. Los datos que desea ver suelen estar distribuidos por varias tablas y, gracias a las
consultas, puede verlos en una sola hoja de datos. Además, puesto que normalmente no desea
ver todos los registros a la vez, las consultas le permiten agregar criterios para "filtrar" los datos
hasta obtener solo los registros que desee. Las consultas a menudo sirven de origen de
registros para formularios e informes.
Una consulta de acción, como su nombre indica, realiza una tarea con los datos. Las consultas
de acción pueden servir para crear tablas nuevas, agregar datos a tablas existentes, actualizar
datos o eliminar datos.
5. Macros
Las macros en Access se pueden considerar como un lenguaje de programación simplificado,
que se puede utilizar para aumentar la funcionalidad de la base de datos. Por ejemplo, puede
adjuntar una macro a un botón de comando en un formulario, de modo que la macro se
ejecute cuando se haga clic en el botón. Las macros contienen acciones que realizan tareas,
como abrir un informe, ejecutar una consulta o cerrar la base de datos. Casi todas las
operaciones de bases de datos que normalmente se realizan manualmente se pueden
automatizar mediante macros, ahorrando así mucho tiempo.
6. Módulos
Los módulos, como las macros, son objetos que sirven para aumentar la funcionalidad de la
base de datos. Mientras que las macros en Access se crean seleccionando acciones de una lista,
los módulos se escriben en el lenguaje de programación de Visual Basic para Aplicaciones
(VBA). Un módulo es una colección de declaraciones, instrucciones y procedimientos que se
almacenan conjuntamente como una unidad. Un módulo puede ser de clase o estándar. Los
módulos de clase se adjuntan a formularios o informes, y normalmente contienen
procedimientos específicos del formulario o el informe al que se adjuntan. Los módulos
estándar contienen procedimientos generales que no están asociados a ningún otro objeto. Los
 módulos estándar se enumeran en Módulos en el panel de exploración, pero los módulos de
clase no.

CREAR, ABRIR Y CERRAR UNA BASE DE DATOS

Crear una base de datos

Para crear una nueva base de datos debemos:

Hacer clic sobre la opción Nuevo de la pestaña Archivo.

Se mostrarán las distintas opciones para nuevos archivos en la zona de la derecha. La

opción Base de datos en blanco es la que debe estar seleccionada si queremos partir de
cero, aunque también podríamos partir de una base existente o de una plantilla.

Elijas la opción que elijas, un poco más a la derecha

verás un panel con una vista previa y las opciones
necesarias para especificar el Nombre de archivo y
Ubicación de la nueva base de datos. Esto es así
porque, al contrario que en otros programas como
Word, Access necesita crear y guardar el archivo
antes de empezar a trabajar. No se puede ir
realizando la base de datos y guardarla cuando
esté lista.
Para cambiar la ubicación establecida por defecto (la carpeta Mis documentos), haz clic en la
pequeña carpeta que hay junto a la caja de texto .
Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

Deberemos utilizar la barra de direcciones superior o explorar las carpetas desde el panel izquierdo
para situarnos en la carpeta en que queramos guardar la base de datos. Y en el cuadro Nombre de
archivo podrás escribir el nombre. Luego, hacer clic en Aceptar. Se cerrará el cuadro de diálogo y
volverás a la pantalla anterior.

Pulsar el botón Crear para crear la base de datos.

Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access asignará la extensión
.ACCDB. Es el mismo formato que se utilizaba en Office 2007, por lo que no presentan problemas
de compatibilidad.
Por defecto, Access abrirá una nueva tabla llamada Tabla1 para que puedas empezar a rellenar sus
datos.
Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los demás objetos se
crean a partir de éstas.
Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de navegación, desde donde podremos
seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos.
De entrada sólo encontraremos la Tabla1 que se crea por defecto.
Puedes ocultar el panel haciendo clic en el botón Ocultar .

Cerrar la base de datos

Se puede cerrar una base de datos de varias formas:
- En la pestaña Archivo, elegir la opción Cerrar base de datos .
- O bien cerrar Access. Obviamente la base también se cerrará.

Abrir una base de datos

Podemos abrir una base de datos ya existente de diferentes formas:

Desde la pestaña Archivo > Abrir

Desde las teclas rápidas CTRL+A o ALT+A.

En ambos métodos se abrirá el cuadro de diálogo Abrir para que selecciones el archivo que
quieres abrir:
Deberás situarte en la carpeta donde se encuentre la base y hacer doble clic sobre el archivo o
bien seleccionarlo y pulsar el botón Abrir.
Desde la pestaña Archivo > Reciente
En la opción Reciente encontrarás una lista de los últimos archivos abiertos, al igual que en el
método anterior. Haz clic en la que quieras abrir.

Desde el acceso rápido a las últimas bases abiertas:

Nada más abrir Access desde su icono en el Escritorio o desde la opción en Inicio > Todos los
Programas, aparecerá la ficha Archivo desplegada.
En ella encontrarás una lista de las cuatro últimas bases de datos
abiertas, exactamente igual que en el método anterior, pero
directamente en Archivo, sin tener que pulsar Reciente. Haz clic sobre la
que quieras abrir.
Desde Archivo > Reciente (el método que hemos visto anteriormente)
podemos configurar cuántos elementos veremos en el acceso rápido.
Por defecto son 4, pero podemos cambiarlo hasta un máximo de 17.
No es recomendable incluir muchas, porque puede resultar molesto un
listado demasiado extenso.
También podemos eliminar este indicando que queremos mostrar 0
elementos o bien desactivando la casilla de verificación.

Hay que tener en cuenta que, tanto en la lista de archivos recientes como en su acceso rápido, al
hacer clic en un elemento se abrirá con el nombre y ubicación que tenía la última vez que se abrió.
Esto quiere decir que no es "inteligente". Si le cambias el nombre a una base de datos o la
trasladas a otra carpeta, la lista quedará desactualizada y al tratar de abrir una base se mostrará un
mensaje indicando que no es capaz de encontrar el archivo. Si ocurre esto, deberás utilizar
cualquiera de los dos primeros métodos y buscar manualmente el archivo en su actual carpeta
contenedora.
CREAR UNA TABLA
Al crear una base de datos, almacena sus datos en tablas (listas basadas en temas que contienen
filas y columnas). Por ejemplo, puede crear una tabla de Contactos para almacenar una lista de
nombres, direcciones y números de teléfono o una tabla de Productos para almacenar información
sobre los productos.

En este artículo se explica cómo crear una tabla, cómo agregar campos a una tabla y cómo
establecer la clave principal de una tabla. También se explica cómo establecer las propiedades de
campo y de tabla.

Ya que otros objetos de base de datos dependen en gran medida de tablas, siempre debe iniciar el
diseño de una base de datos creando todas sus tablas y luego crear cualquier otro objeto. Antes
de crear tablas, tenga claro cuáles son sus requisitos y decida cuántas necesita. Para ver una
introducción a la preparación y diseño de una base de datos, vea el artículo Conceptos básicos del
diseño de una base de datos.

INFORMACIÓN GENERAL

Una tabla es un objeto de base de datos que usa para almacenar datos sobre un tema en
concreto, como empleados o productos. Una tabla consta de registros y campos.

Cada registro contiene datos sobre una instancia del asunto de la tabla, como un empleado en
particular. Un registro también se denomina normalmente una fila o una instancia.

Cada campo contiene datos sobre un aspecto del asunto de la tabla, como el nombre o la
dirección de correo electrónico. Un campo también se denomina normalmente una columna o un
atributo.

Un registro se compone de valores de campo, como Contoso, Ltd. o alguien@example.com. Un

valor de campo también se denomina normalmente un hecho.

1. Un registro

2. Un campo
3. Un valor de campo

Una base de datos puede contener muchas tablas, cada una almacena información sobre un tema
diferente. Cada tabla puede contener muchos campos de diferentes tipos de datos, como texto,
números, fechas e hipervínculos.

PROPIEDADES DE TABLA Y CAMPO

Las tablas y los campos también tienen propiedades que puede establecer para controlar sus
características o su comportamiento.

Una tabla abierta en la vista Diseño.

1. Propiedades de tabla

2. Propiedades de campo

En una base de datos de Access, las propiedades de tabla son atributos de una tabla que afectan a
la apariencia o al comportamiento de la tabla como un todo. Las propiedades de la tabla se
establecen en la hoja de propiedades de tabla, en la vista Diseño. Por ejemplo, puede establecer
una propiedad de tabla de Vista predeterminada para especificar el modo en que se va a mostrar
la tabla de manera predeterminada.

Una propiedad de campo se aplica a un campo determinado en una tabla y define una de las
características del campo o un aspecto del comportamiento del campo. Puede establecer algunas
propiedades de campo en Vista de hoja de datos. Las propiedades de campo también se pueden
establecer en la vista Diseño por medio del panel Propiedades del campo.

Tipos de datos

Cada campo tiene un tipo de datos. El tipo de datos de un campo indica el tipo de datos que
almacena el campo, como una gran cantidad de texto o archivos adjuntos.
Un tipo de datos es una propiedad de campo, pero es diferente de otras propiedades de campo
de la siguiente manera:

 Establezca el tipo de datos de un campo en la cuadrícula de diseño de la tabla, no en el

panel Propiedades del campo.

 El tipo de datos de un campo determina qué otras propiedades tiene el campo.

 Debe establecer el tipo de datos de un campo al crear el campo.

Nota Para crear un campo en Access, puede escribir datos en una columna nueva en la vista Hoja
de datos. Cuando se crea un campo de esta forma, Access asigna automáticamente un tipo de
datos al campo en función del valor especificado. Si lo que ha escrito no implica ningún tipo de
datos, Access lo establece en Texto, pero, en caso de ser necesario, puede cambiar el tipo de datos
si usa la cinta, que es parte del nuevo interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent.

Ejemplos de detección automática de tipo de datos

La tabla siguiente muestra cómo funciona la detección automática de tipo de datos en la vista Hoja
de datos.

Office Access 2007 crea un campo

Si escribe:
con un tipo de datos de:
Diego Texto
http://www.contoso.com
Hipervínculo
Puede usar cualquier prefijo de protocolo de Internet válido.
Por ejemplo, http://, https:// y mailto: son prefijos válidos.
1 Número, entero largo
50.000 Número, entero largo
50.000,99 Número, doble
50000,389 Número, doble
12/67
Fecha y hora
Los formatos de fecha y hora reconocidos son los de la
configuración regional del usuario.
Domingo, 31 de diciembre de 2006 Fecha y hora
10:50:23 Fecha y hora
 Office Access 2007 crea un campo
Si escribe:
con un tipo de datos de:
10:50 Fecha y hora
17:50 Fecha y hora
12,50 $
Moneda
El símbolo de moneda reconocido es el de la configuración
regional del usuario.
21,75 Número, doble
123,00 % Número, doble
3,46 E+03 Número, doble

TIPOS DE DATOS
En la siguiente tabla se ofrece una lista de los tipos de datos disponibles en Microsoft Office Access
2007 junto a algunas directrices de uso y la capacidad de almacenamiento de cada tipo.

Tipo de datos Uso Tamaño

Para caracteres alfanuméricos, incluido texto, o
Texto texto y números, que no se utilicen en cálculos Hasta 255 caracteres
(por ejemplo, un Id. de producto).
Para texto con una longitud de más de 255 Hasta 1 gigabyte de caracteres o 2
caracteres o que utilice formato enriquecido. gigabytes de almacenamiento (2
Los ejemplos incluyen notas, descripciones bytes por carácter), de lo que es
extensas y párrafos con formato de texto, posible mostrar 65.535 caracteres
Memo como negrita o cursiva. en cualquier control único.

Use la propiedad Formato del texto de un Nota  El tamaño máximo de un

campo Memo para especificar si el campo es archivo de base de datos de Office
compatible con el texto con formato. Access 2007 es 2 gigabytes.
1, 2, 4, 8 o 12 bytes (16 bytes
Para almacenar valores numéricos (enteros o
cuando se usa en un Id. de réplica)
fraccionarios) que se van a utilizar en cálculos,
excepto valores monetarios.
Número Para obtener más información,
vaya a la entrada Número Tamaño
Nota  Para los valores monetarios use el tipo
del campo de la tabla de referencia
de datos Moneda.
de propiedades de los campos.
Para almacenar valores de fecha y hora.
Fecha/Hora Observe que cada valor almacenado incluye 8 bytes
un componente de fecha y uno de hora.
Tipo de datos Uso Tamaño
Moneda Para almacenar valores monetarios (moneda). 8 bytes
Para generar valores exclusivos que se puedan
utilizar como clave principal que Access inserta
cuando se agrega un registro. Observe que los 4 bytes (16 bytes cuando se utiliza
Autonumérico
campos Autonumérico pueden incrementarse en un Id. de réplica)
secuencialmente, en un incremento concreto o
asignado aleatoriamente.
Para valores booleanos: Sí/No,
Sí/No 1 bit (0,125 bytes)
Verdadero/Falso o Activado/Desactivado.
Para almacenar objetos OLE de otros
Objeto OLE Hasta 1 gigabyte
programas de Microsoft Windows.
Datos adjuntos comprimidos, 2
Para almacenar archivos binarios (es decir, gigabytes. Datos adjuntos sin
archivos que no se pueden leer mediante un comprimir, aproximadamente 700
editor de texto), como imágenes digitales kb, según la medida en que
(fotos y gráficos) o archivos creados mediante puedan comprimirse los datos
Datos adjuntos
otros productos de Microsoft Office. adjuntos.

En un campo Datos adjuntos es posible Nota  El tamaño máximo de un

adjuntar más de un archivo por registro. archivo de base de datos de Office
Access 2007 es 2 gigabytes.
Para almacenar hipervínculos, que Hasta 1 gigabyte de caracteres o 2
proporcionan acceso con un solo clic a gigabytes de almacenamiento (2
páginas Web mediante una dirección URL bytes por carácter), de lo que es
(localizador uniforme de recursos) o a archivos posible mostrar 65.535 caracteres
Hipervínculo mediante un nombre en formato UNC en cualquier control único.
(convención de nomenclatura universal).
También se pueden establecer vínculos con Nota  El tamaño máximo de un
objetos de Access almacenados en una base archivo de base de datos de Office
de datos. Access 2007 es 2 gigabytes.
Si el campo de búsqueda está
enlazado a una tabla o consulta, es
Para iniciar el Asistente para búsquedas a fin
el tamaño de la columna enlazada.
de poder crear un campo que utilice un
Asistente para cuadro combinado para buscar un valor en
Si el campo de búsqueda no está
búsquedas otra tabla, consulta o lista de valores. Observe
enlazado a otra columna (y
que en realidad el Asistente para búsquedas
almacena una lista de valores), es
no es un tipo de datos.
el tamaño del campo Texto
utilizado para almacenar la lista.
¿QUÉ ES UNA CONSULTA Y CÓMO UTILIZARLA?

El verdadero poder de una base de datos relacional es la capacidad que tiene de recuperar y
analizar los datos rápidamente mediante la ejecución de una consulta.

¿QUÉ SON LAS CONSULTAS?

Las consultas son una forma de buscar y recopilar información de una o más tablas  para conseguir
información detallada de una base de datos. Al crear una consulta en Access 2010, defines
condiciones específicas de búsqueda para encontrar, exactamente, la información que deseas.

¿CÓMO SE UTILIZAN LAS CONSULTAS?

Las consultas son mucho más que filtros o búsquedas simples que puedes usar para encontrar los
datos de una tabla. Con estas puedes acceder a información de múltiples tablas. Por ejemplo,
puedes utilizar una búsqueda en la tabla de clientes para encontrar la dirección de uno de ellos o
un filtro en la tabla vehículos para ver cuál es el carro que corresponde a determinado cliente.
Debes tener en cuenta que una consulta bien diseñada te puede dar información que no podrías
averiguar examinado cada uno de los registros de la tabla de datos.

Cuando se ejecuta una consulta, los resultados se presentan en una tabla. Pero cuando la estás
diseñando, te aparecerá la vista Diseño de consulta. Allí, podrás hacer toda la configuración de
datos para tus búsquedas.
Conozcamos la vista Diseño de consulta

Vistas de consulta

Haz clic en el botón Ver para que puedas acceder a la lista desplegable que te mostrará las
diferentes opciones de vista para las consultas.

Por ejemplo, la vista Hoja de datos, te permitirá ver los resultados de tu consulta en forma de tabla
o la Vista Diseño, te permitirá modificar o configurar la consulta.
Botón ejecutar consulta

Después de diseñar la consulta, haz clic en el botón Ejecutar para que puedas ver los resultados de
tu búsqueda en una tabla.

Panel de relación de objeto

Todas las tablas que decidas incluir en una consulta aparecerán como pequeñas ventanas en la
parte superior de la pantalla, este espacio es conocido con el nombre de Panel de relación de
objeto. Cada ventana contiene una lista con el nombre de todos los campos disponibles en tabla
que seleccionaste.

Tabla para criterios de búsqueda

En esta tabla podrás escribir los criterios que tendrá tu búsqueda. Verás que en la primera fila de
esta tabla encontrarás el nombre de los campos que serán incluidos en la consulta. También
podrás ver a que tabla pertenece cada campo y ordenar la forma como quieres que aparezcan los
resultados de lo que estás buscando.
Formularios - Consultas - Reportes

Aunque las tablas almacenan todos tus datos, únicamente los tres objetos restantes de Access te
permiten trabajar con ellos. Los formularios, las consultas y los reportes son la forma de interactuar
con la base de datos.

Los Formularios

Los formularios se emplean para ingresar, modificar y revisar la información de algún registro. Muy
probablemente hayas tenido que llenar un formulario alguna vez, como cuando aplicas para un
trabajo o cuando te registras en el médico... ah y también cuando abres una cuenta de correo
electrónico en internet.
La razón por la que los formularios se usan de manera tan frecuente es porque son una forma
sencilla de guiar a las personas en registrar su información correctamente.

Cuando ingresas información en Access usando un formulario, los datos van exactamente al lugar
de la base de datos que quieres, en una o más tablas si así lo necesitas.

Con Access puedes diseñar tus propios formularios que te facilitarán la manera en la que ingresas
la información a la base de datos.

Puedes incluir campos de una o varias tablas y hasta configurar algunas restricciones para
asegurarte de que los datos sean ingresados en el formato correcto.  
Las Consultas

Son una manera de recopilar la información de una o varias tablas. Es como hacer una pregunta
específica a la base de datos. Sin embargo, no se usan para preguntas simples como: cuál es la
dirección de determinado cliente; las consultas resuelven preguntas complejas como: cuáles son
los correos electrónicos de los clientes que han comprado tortas en el último mes .
Por lo tanto, una consulta bien diseñada es capaz de mostrarte información que no podrías
encontrar fácilmente en una tabla y que te evita buscar tabla por tabla.

Al crear una consulta, es necesario definir los criterios específicos de búsqueda para que aparezca
exactamente la información que necesitas en el momento.

Los Reportes

Son muy úliles porque permiten presentar tus datos en un formato que es fácil de leer. Incluso,
puedes personalizar la apariencia de los reportes para que sean visualmente agradables y así
imprimirlos para una junta o reunión. En Access puedes crear reportes de tablas o consultas.
INTRODUCCIÓN A LOS INFORMES EN ACCESS
Importante   Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de
responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Los informes constituyen un modo de ver, formatear y resumir la información contenida en la base
de datos de Microsoft Access. Por ejemplo, se puede crear un sencillo informe de números de
teléfono de todos los contactos o un informe del total de ventas en distintas regiones y períodos
de tiempo.

En este artículo se proporciona información general acerca de los informes en Access. Aquí
aprenderá las nociones básicas para crear un informe y a usar opciones como ordenar, agrupar y
resumir datos, además de a obtener una vista previa de un informe e imprimirlo.

Nota La información de este artículo está destinada a sólo con bases de datos de escritorio de
Access. Acceso a aplicaciones de web no admiten informes.

RESUMEN DE INFORMES DE ACCESS

Un informe es un objeto de base de datos que resulta útil para presentar la información de la base
de datos con alguno de los siguientes propósitos:

 Mostrar o distribuir un resumen de los datos.

 Archivar instantáneas de los datos.

 Aportar detalles sobre un registro concreto.

 Crear etiquetas.

PARTES DE UN INFORME

Es posible crear informes “no enlazados” que no muestren datos, pero para el objeto de este
artículo, se dará por sentado que un informe está enlazado a un origen de datos como una tabla o
consulta. El diseño de un informe se divide en secciones que se pueden ver en la vista Diseño. Para
crear mejores informes, debe comprender cómo funciona cada sección. Por ejemplo, la sección en
la que eligió colocar un control calculado determina cómo calcula Access los resultados. En la
siguiente lista se muestra un resumen de los tipos de sección y sus usos:

Sección Cómo se muestra la sección al imprimirse Dónde se puede usar la sección

Encabezado Al inicio del informe. El encabezado del informe se usa para
del informe ofrecer información que normalmente
Sección Cómo se muestra la sección al imprimirse Dónde se puede usar la sección
aparecería en una página de portada,
como un logotipo o un título y una
fecha. Cuando se coloca un control
calculado que usa la función de
agregado de suma en el encabezado del
informe, el resultado de la suma se
calcula para todo el informe. El
encabezado del informe se imprime
antes del encabezado de página.
El encabezado de página se usa para
Encabezado
Al principio de cada página. repetir el título del informe en todas las
de página
páginas.
El encabezado de grupo se usa para
imprimir el nombre del grupo. Por
ejemplo, en un informe que se agrupa
por producto, use el encabezado de
grupo para imprimir el nombre del
producto. Cuando se coloca un control
calculado que usa la función de
agregado de suma en el encabezado de
Encabezado
Al inicio de cada grupo de registros nuevo. grupo, la suma se calcula para el grupo
de grupo
actual. Puede tener varias secciones de
encabezado de grupo en un informe en
función del número de niveles de
agrupación que haya agregado. Para
más información sobre cómo crear
encabezados o pies de página de grupo,
vea la sección Agregar agrupaciones,
ordenaciones o totales.
Aquí se colocan los controles que
Aparece una vez por cada fila del origen
Detalle constituyen el cuerpo principal del
de registros.
informe.
El pie de grupo se usa para imprimir
información de resumen de un grupo.
Puede tener varias secciones de pie de
Pie del grupo Al final de cada grupo de registros.
grupo en un informe en función del
número de niveles de agrupación que
haya agregado.
Pie de página Al final de cada página. El pie de página se usa para imprimir
números de página o información sobre
Sección Cómo se muestra la sección al imprimirse Dónde se puede usar la sección
cada página.
Al final del informe.

Nota  En la vista Diseño, el pie del informe

aparece debajo del pie de página. Sin
embargo, en las demás vistas (la vista El pie de informe se usa para imprimir
Pie del Presentación, por ejemplo, o cuando el totales de los informes u otra
informe informe se imprime o se obtiene una vista información de resumen de todo el
previa del mismo) el pie de informe informe.
aparece encima del pie de página,
inmediatamente después del último pie de
grupo o línea de detalle en la última
página.

Resultará mucho más fácil crear informes significativos cuando la base de datos contiene una
estructura de tabla y relaciones bien diseñadas. Para ver una introducción a la preparación y diseño
de una base de datos, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos.

CREAR UN INFORME EN ACCESS

Haga lo siguiente para crear informes para la base de datos de escritorio de Access:

Paso 1: Elegir un origen de registros

El origen de registros de un informe puede ser una tabla, una consulta con nombre o una consulta
incrustada. El origen de registros debe contener todas las filas y columnas de datos que se vayan a
mostrar en el informe.

 Si los datos proceden de una consulta o tabla existente, seleccione la tabla o consulta en el
panel de navegación y continúe con el paso 2.

 Si el origen de registros no existe aún, siga uno de estos procedimientos:

o Continúe con el paso 2 y use la herramienta Informe en blanco

O bien:

o Cree la consulta o las tablas que contengan los datos necesarios. Seleccione la tabla
o consulta en el panel de navegación y continúe con el paso 2.
Paso 2: Elegir una herramienta de informe

La herramienta de informes se encuentra en la pestaña Crear de la cinta, concretamente en el

grupo Informes. En la siguiente tabla se describen las opciones:

Herramienta Descripción
Crea un informe sencillo y tabular que contiene todos los campos en el origen
Informe
de registros seleccionado en el panel de navegación.
Diseño de Abre un informe en blanco en vista Diseño, en el que se pueden agregar los
informe campos y controles necesarios.
Informe en Abre un informe en blanco en la vista Presentación y muestra la lista de campos
blanco desde la que se pueden agregar campos al informe.
Asistente para Muestra un asistente de varios pasos que permite especificar campos, niveles de
informes ordenación y agrupación y opciones de diseño.
Muestra un asistente que permite seleccionar tamaños de etiqueta
Etiquetas personalizados o estándar, así como los campos que se van a mostrar y la forma
en que se van a almacenar.

Paso 3: Crear el informe

1. Haga clic en el botón de la herramienta que quiera usar. Si aparece un asistente, siga los
pasos y haga clic en Finalizar en la última página.
Access muestra el informe en la vista Presentación.

2. Aplique formato al informe hasta obtener el aspecto deseado:

o Para cambiar el tamaño de los campos y etiquetas, selecciónelos y arrastre los

bordes hasta que alcancen el tamaño deseado.

o Para mover un campo, selecciónelo (así como su etiqueta, si está presente) y, a

continuación, arrástrelo a la nueva ubicación.

o Haga clic con el botón secundario en un campo y use los comandos del menú
contextual para combinar o dividir celdas, eliminar o seleccionar campos, así como
para realizar otras tareas de formato.

Además, se pueden usar las características descritas en las siguientes secciones para
hacer que el informe sea más atractivo y legible.