Angith Jessenia Casas Maldonado

Leidy Lorena Barrera Puin

María Angélica Molina
Título
Programa De Documentos Vitales O Esenciales
Programa De Documentos Electrónicos

Programa De Documentos Descentralizados

Programa De Documentos Centralizados
Programa De Reprografía
Programa De Documentos Especiales
Programa De Documentos Vitales O Esenciales

Documentos Vitales o Documentos Esenciales son a aquel grupo de

documentos y archivos que son necesarios para el funcionamiento y
continuidad de una empresa, y que deben ser resguardados bajo
condiciones especiales, que permitan su conservación, pese al paso del
tiempo o cualquier tipo de desastre estructural o natural.
Programa De Documentos Vitales O Esenciales

Historias Laborales y
contratos de afiliación
Programa De Documentos Electrónicos

Software de SCANNER
Digitalización Digitaliza 90 Hojas por
minuto
Programa De Documentos Electrónicos

En la organización Blu Logistics con el fin de preservar la información a

largo plazo, después de digitalizar los documentos se guardan en carpetas
con determinados códigos en los equipos de computo y en el correo que
maneja cada dependencia.
De esta forma se facilita la búsqueda y el intercambio de la información.
 Programa de Archivos
Descentralizados
Cuando cada una de las dependencias es responsable de recibir
,despachar, archivar y conservar la documentación que a ella le compete
bien sea producida o recibida, se requiere un adecuado funcionamiento
de este tipo de organización, se requiere una perfecta y permanente
comunicación entre las áreas.
CARGA INTERNACIONAL
 Programa de Archivos Centralizados
Toda la información de la empresa, está reunida en una oficina, este
archivo es la dependencia encargada de dar trámite a los documentos
velar por la conservación y ofrecer un buen servicio de consulta tanto al
cliente interno como externo.

AGENCIA DE ADUANAS
 Programa De Reprografía
Para la realización de la digitalización de los documentos en el archivo
de gestión se tienen en cuenta las siguientes etapas y condiciones:
• Recepción/ Entrega: Levantamiento de información de características
de la documentación y punteo de la documentación a digitalizar.
• Alistamiento: Alistamiento de la documentación entregada,
desencriptar, verificar que no tenga material abrasivo y retirar si se
tiene viruta de borrador.
• Digitalización e Indexación: Digitalización con indexación de hasta 5
campos por unidad. ISO 23081.
• Control de Calidad: Control de calidad de imagen, características
técnicas.
• Características:
1. Escala de grises
2. Formato en PDF
3. OCR
4. Tamaño de papel: Carta y Oficio
5. Se deben hacer copias de seguridad
Programa De Reprografía
Equipos De
Reprografía
Impresoras Láser
Equipos
Multifunción

Escáner

Fotocopiadoras
Programa Documentos Especiales

Son archivos o documentos especiales que incluyen todos los

documentos “No textuales”, o documentos no escritos.Para
garantizar la conservación y preservación de los soportes.

Tipos de documentos especiales

existen varios tipos documentos en nuestro archivo desde hace
varios años garantizando siempre su conservación y preservación

cartográficos, fotográficos, planos.

 Beneficios

. Permite ampliar el control documental a todos los medios de

información.
. Mantiene la calidad y seguridad de la información que evidencia.
.Asegurar la completitud de los expedientes documentales.
. Optimización de los recursos de información en la compañía