Etapas que debe tener en cuenta una empresa para estar

preparada frente a la facturación electrónica

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 Publicado: julio 27, 2018

A partir del 1 de enero de 2019 las empresas deben expedir

facturas electrónicas. El tiempo pasa y las compañías, desde
tiempo atrás, se preparan para este nuevo reto. En este
editorial, explicamos una serie de puntos que deben ser tenidos
en cuenta al interior de estas para que el proceso no sea
caótico.
“Dentro del proceso de preparación para ser un facturador
electrónico se debe pasar por una serie de etapas que
involucran los procesos internos de la empresa, los sistemas
contables y de facturación de la compañía, la reingeniería de
los procesos”
Dentro del proceso de preparación para ser un facturador electrónico se
debe pasar por una serie de etapas que involucran los procesos internos
de la empresa, los sistemas contables y de facturación de la compañía,
la reingeniería de los procesos, y la etapa de implementación de la
misma, entre otras. A continuación, y de la mano de Certicámara, se
explica un modelo de preparación al interior de las empresas para que
estén preparadas y asuman debidamente el proceso de la facturación
electrónica.

Estudio de procesos internos relacionados con la

facturación
 Involucrar a todas las áreas de la organización.
  Identificar qué áreas hacen uso de la facturación que se emite
y recibe.
 Escuchar las dudas de las áreas involucradas.
 Realizar un mapa de proceso con el ciclo de facturación para
identificar los sistemas y personas involucradas.

Identificación de los sistemas contables y de

facturación
 Conocer qué sistemas hacen parte de esos procesos
identificados.
 Clasificar a los sistemas relacionados directamente con la
facturación y los que son complementarios.
 Por cada sistema, identificar si es propio o depende de un
proveedor, adicionalmente se deben establecer las características
técnicas de dichos sistemas y sus mecanismos de integración.
 Finalmente, la relación que tienen con otros sistemas.

Diseño de la solución según la normativa y

personalizaciones
 Identificar si se cuenta técnicamente con la posibilidad de
construir o adaptar un software propio a los requisitos de la
Dian.
 Usualmente las organizaciones preferirán integrarse a un
proveedor tecnológico avalado por la Dian.
 Según lo anterior, se debe consultar los proveedores
autorizados por la entidad y así seleccionar el más adecuado para
la organización.
 Revisar los mecanismos de integración ofrecidos y
contrastarlos con los de los sistemas identificados.

Reingeniería de procesos relacionados con la

facturación
 Tener en cuenta que posiblemente algunos procesos cambien ya
que la facturación será electrónica.
  Es Importante tener en cuenta los requerimientos de las áreas
involucradas para que el impacto no sea negativo.
 Cuando se diseñe un nuevo proceso, tener en cuenta tanto los
procesos misionales como complementarios.
 Muchas veces no será necesario efectuar cambios de procesos, ya
que los sistemas involucrados serán los que absorban cada uno de
los cambios, haciendo transparente la operación.

Planificar y priorizar requerimientos

 Atención a los tiempos dados por la Dian, dependiendo de si está
obligado o lo hace de manera voluntaria; esto con el fin de
establecer la fecha límite y la complejidad de los ajustes.
 Las integraciones que se realicen deben estar orientadas a
cumplir la normatividad inicialmente y posteriormente las
personalizaciones propias del negocio.
 Si se usa un proveedor tecnológico, este ya ha recorrido un camino
que le facilitará el proyecto al facturador electrónico.

Implementación e integración
 Si se decide usar un software propio se deben cumplir una
serie de especificaciones técnicas dadas por la Dian.
 Si la decisión pasa por usar un proveedor tecnológico, hay que
realizar la integración correspondiente y solicitar las
personalizaciones correspondientes según el negocio.
 Los sistemas de la organización involucrados se deberán integrar
al software de facturación electrónica, teniendo en cuenta el
proceso diseñado.
 Se deben especificar los requerimientos a los proveedores de los
sistemas en caso que no sean propios de la organización

Pruebas generales con todos los sistemas y procesos

 Siempre que se realizan ajustes de software o integraciones con
otros sistemas, se deben realizar diferentes pruebas unitarias,
de integración y aceptación.
  Existe la posibilidad de que durante las pruebas se realicen
ajustes o se incluyan elementos técnicos que no se habían
contemplado inicialmente.

Notificación a clientes y proveedores

 Involucrar a los actores externos que también están
relacionados con la facturación, como los adquirentes y
proveedores.
 Se les debe notificar la fecha de salida a producción como
facturador electrónico.
 Los adquirentes podrán elegir entre recibir la factura por medios
electrónicos o de manera física.
 Los proveedores podrán seguir enviando la factura física.
 En el caso que existan adquirentes o proveedores que ya son
facturadores electrónicos, la compañía deberá recibir la factura
de manera electrónica.

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