MUEBLES Y EQUIPOS DE ARCHIVO

Es usual que se pretenda dotar de mobiliario y equipo al Depósito de Archivo con

mesas que se rechazan en otras dependencias, estanterías oxidadas o carcomidas,
o con desechos de una remodelación de otra oficina. Para comodidad de los
depósitos de archivo y de las personas con vínculo directo o indirecto, con ellos
existen muebles y equipos en el mercado que han sido diseñados " exclusivamente"
para el desempeño de funciones archivísticas, al igual para el acondicionamiento
del medio ambiente, los siguientes son algunos ejemplos:

A la hora de amueblar una oficina la uniformidad suele primar por encima de la

funcionalidad, lo que a la larga produce problemas e incomodidad en el trabajo,
problemas que en el mejor de los casos se resolverán con la adquisición de un
nuevo mobiliario, no siempre en armonía con el existente.
En cuanto al material de oficina que se emplea para el archivo de los documentos, es corriente
que se utilice el mismo tipo de carpetas o cajas, aunque el volumen documental haya aumentado
o que, incluso, haya variado de formato en los últimos años.
El empleo de un material y mobiliario adaptado a las necesidades de cada serie documental es
fundamental para archivar y recuperar los documentos con rapidez. Como ejemplo nos parece
interesante reproducir el estudio de Continuo 33 que demuestra el ahorro de tiempo que se
obtiene al archivar 100 documentos en una carpeta sin dispositivo de cierre.

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 EQUIPOS Y MATERIALES DE OFICINA PARA ARCHIVAR

ARCHIVO VERTICALES:

Son muebles que constan de gavetas colocadas una encima de otra, para mantener
en ellas carpetas en posición vertical, lo cual facilita la ubicación del material
archivado. Los títulos escritos en las pestañas de las carpetas pueden ser leídos
cómodamente, debido a la visibilidad horizontal que proporciona la ubicación de las
carpetas.

ARCHIVO HORIZONTAL O ESTANTERÍAS CON ANAQUELES FIJOS:

Son muebles que consta de divisiones colocadas en forma horizontal, en algunos

casos pueden ser abiertos y en otros están provisto de puertas corredizas o
plegables. Para estos muebles se utilizan un tipo especial de carpetas, las cuales
tienen pestañas en uno de los bordes angostos.

FICHERO:

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Es un mueble que consta de gavetas pequeñas en las cuales se colocan fichas o
tarjetas contentivas de información relacionada con el contenido de las carpetas
archivadas.

EQUIPOS ELECTRÓNICOS.

COMPUTADORA:

Es un sistema electrónico que consta de una pantalla o monitor, un teclado muy

parecido al de la máquina de escribir y una unidad de procesamiento donde reside
la memoria y se efectúan las operaciones y procesos.

DISCOS DUROS O FIJOS:

Es un disco magnético que se encuentran en el CPU de la computadora, en él se

encuentran almacenados los principales programas y archivos de una computadora.

DISPOSITIVOS DE ALMACENAMIENTO DE INFORMACIÓN:

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Son los medios en los cuales se guarda información que ha sido procesada en la
computadora. Pueden ser electrónicos como las memorias y ópticos como los
discos compactos cd.

CARPETAS:

Son cubiertas fabricadas en diferentes tipos de material catón, cartulina y se usa

para resguardar los documentos y correspondencia que se relacionen con un
individuo, empresa o institución, pueden ser de tamaño carta u oficio, éstas traen
una pestaña donde se escriben el encabezamiento o título correspondiente.

CARPETAS DE ACORDEÓN O CARPETA DE FUELLE:

Son aquellas que tienen varias divisiones en forma de pliegues, de allí su

identificación como carpeta de acordeón o de fuelle. Ésta por lo general viene
clasificada numéricamente o con letras del alfabeto lo cual permite ordenar
fácilmente la documentación, se le considera como un archivo auxiliar. Tarjetas: son
unidades rectangulares generalmente de 5 por 3 y 8 por 5 pulgadas, tiene infinidad
de uso, sin embargo, el principal es la organización de ficheros, el cual tiene como
objeto facilitar la localización de las carpetas, gavetas o archivadores donde se
encuentran la información necesaria.

ÍNDICES:

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Son listados con referencias alfabéticas o numéricas sobre el contenido de cada
equipo de archivo.
Marbetes: son etiquetas que se adhieren a los materiales, carpetas para indicar lo
que ha quedado archivado o debe archivarse.
Bandeja de escritorios: es un equipo que se coloca sobre el escritorio, para colocar
en ella la correspondencia recibida.
Ganchos: son piezas metálicas que sirven para sujetar los documentos dentro de
las carpetas, pueden ser de brazo corto o largo de acuerdo a la cantidad de
documentos a sujetar.
Guías y subguías: son láminas de material resistentes cartón fibra pesada cuyo
objetivo es indicar la clase de material archivado en las carpetas y establecer
divisiones dentro de las gavetas.

ARCHIVADOR LATERAL:

Permite la clasificación suspendida lateral, se conoce también como archivador de

basculante o de válvula.

ARCHIVADOR RODANTE:

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Consta de estaciones de trabajo y de hileras circulares; cada hilera se mueve
independientemente y las estaciones están equipadas con teléfonos para que los
archivistas suministren información.

ARCHICADOR MECÁNICO:

Este archivo no descarta el procesamiento de los documentos antes de ser

colocados en carpetas, pero ofrece mayor facilidad y rapidez en el manejo de los
documentos. El archivista tiene acceso a cualquier sección, donde desee archivar
o localizar un documento o carpeta, con sólo oprimir los botones que aparecen a la
izquierda de los anaqueles.

ARCHIVADOR ELECTRÓNICO

Es el más sofisticado, de reciente fabricación. Está equipado con dispositivos

ópticos para localizar el material. Los documentos se guardan en una bóveda,
frente a la cual se encuentra la mesa de trabajo; desde ella el archivero controla la
ubicación de los documentos.

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Permite la clasificación suspendida lateral, se conoce también como archivador de
basculante o de válvula.

ARCHIVADOR DE GAVETAS

Tiene de dos a cuatro gavetas, como aparece en la figura

CARACTERÍSTICAS:

Las gavetas se deslizan con facilidad, permitiendo visualizar el contenido.

Debido al desplazamiento de la gaveta hacia fuera del mueble, se requiere espacio
adicional para su manejo.
La tapa de cada gaveta tiene un porta-índice o casilla para colocar una tarjeta
indicando el nombre de la primera y de la última carpeta que contiene.
En la parte superior tiene un mecanismo de seguridad que opera para todas las
gavetas.
Cada gaveta tiene en su interior una canastilla de varillas llamada soporte o porta
carpetas, en la cual se cuelgan las carpetas.

UTILIZACIÓN:

Se utiliza para toda clase de archivos en los que los documentos estén colocados
en carpetas o fólderes.

ARCHIVADORES VERTICALES - FOLDERAMA

Se les denomina verticales debido a que para estos archivos se utilizan carpetas
con pestaña vertical que permiten una visualización lateral de los nombres.

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CARACTERÍSTICAS:

Tiene puertas articuladas, corredizas, enrollables dentro del mueble, con llave
central para ambas puertas.
NO requiere espacio adicional para su manejo, puesto que las puertas no abren
hacia fuera. Al abrirlo, todo el material archivado queda a la vista, lo que facilita la
tarea de archivar y localizar documentos.
Dos personas pueden trabajar simultáneamente en él.
Los entrepaños son graduables, adaptables al tamaño de los documentos.
Los retenedores o separadores son móviles, lo que permite variar el espacio entre
ellos de acuerdo con las necesidades del archivo.

Dadas sus características de adaptabilidad para el archivo de documentos y

carpetas de diferentes dimensiones, se puede utilizar para: correspondencia,
legajadores A-Z, libros de contabilidad, etc.

CARACTERÍSTICAS:

Se diseña e instala de acuerdo con el espacio disponible para la organización del

archivo.
Consta de varios cuerpos con varios entrepaños que permiten la organización de
las carpetas o cajas.
Los cuerpos son corredizos a través de rieles metálicos.
Se puede adaptar tanto para archivos con carpetas de pestaña vertical y horizontal.
Ofrecen mayor comodidad por su espacio, seguridad y funcionalidad.

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Permite visualizar el contenido sólo del cuerpo que se corra.

ESTANTERÍA METÁLICA ABIERTA

CARACTERÍSTICAS:
Son estructuras metálicas de 2 metros de altura por 0.85 cm. De ancho a los cuales
se les adaptan los entrepaños de acuerdo con el tamaño de las carpetas o cajas a
ubicar en ellos.
Ideales para la organización de ARCHIVO CENTRAL, ARCHIVO HISTÓRICO y
FONDOS ACUMULADOS (éstos son depósitos de archivo inactivo)
Se adaptan al espacio disponible y son movibles

ELEMENTOS AUXILIARES PARA EL ORDENAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS

Lo fundamental para el orden documentario es el sistema o método que se adopte

para su clasificación, pero en su ayuda se utilizan principalmente las carpetas, las
guías principales, y auxiliares o sub-guías, los Marbetes y los Jinetes.
La carpeta entra en la formación del expediente, recoge en su interior los
documentos que lo forman. Hecha en cartoncillo o cartulina en tamaño oficio o carta,
lleva en su hoja posterior, borde superior, una parte sobresaliente de
aproximadamente un centímetro, que lleva apéndice o pestaña, destinado a
contener las tirillas de papel engomado, en que se habrá anotado la inscripción o
registro del propio expediente como medio de clasificación y descripción del asunto
que contenga.

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Las Guías principales y auxiliares o sub-guías, de material resistente (cartón), en
tamaños carta u oficio, o para los catálogos, tienen en su borde superior una
pestaña o apéndice que, contando de izquierda a derecha, son los diversos cortes
que se conocen según su número; Guía del primer corte, Guía del segundo corte,
del tercero, etc., etc., etc.

Existen 1, 2, 3 o más cortes de esas pestañas, están destinadas a contener la

inscripción ya alfabética, ya numérica o combinadas, que van a servir como guía (tal
como su nombre lo indica) en la distribución, colocación y localización de los
expedientes o de las cédulas de los catálogos.

La guía principal indica la letra o número primordial en:

Los Marbetes de las gavetas o de las guías, son metálicas y están destinados a
indicar, en el primer caso, el contenido de la gaveta mediante letras o números y,
en el segundo caso, sustituyen ventajosamente, por su durabilidad, a los apéndices
o pestañas de las guías en sus diversos cortes. En los Marbetes se introducen
tarjetas o tirillas con las anotaciones respectivas.

Los Jinetes metálicos y en varios colores, indican mediante el color – clave, los dos
tontos accidentes que se requiere señalar en los expedientes o en los catálogos.

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