INSTITUTO TÉCNICO “JESÚS MARÍA”

TEMA 2
RECURSOS BÁSICOS DEL ARCHIVO

Entre los recursos básicos de cualquier administración, encontramos los físicos,

soporte y apoyo de toda actividad. En el archivo, al igual que en otras disciplinas, nos
valemos de ellos para realizar con eficiencia y eficacia el oficio de archivistas.

La persona que archiva debe estar familiarizada con el uso y ventajas de muebles,
equipos, materiales y accesorios de oficina, un surtido muy variado de elementos que
facilitan y agilizan el proceso de archivo de los documentos; para poder escoger
aquel que mejor se adapte a las necesidades de su oficina.

En la sección de archivos, quien archiva; debe tener un escritorio bien provisto de

materiales y elementos, un equipo de computación y unidades de archivo llamados
archivadores.

Los recursos más utilizados se describen a continuación:

4.1. MUEBLES

Los muebles y equipos deben ser adecuados a la cantidad y al tipo de

correspondencia que se genera y se administra en una entidad. Al seleccionar
estos muebles deben considerarse tanto su calidad como su utilidad.

ARCHIVADOR

Estos muebles se fabrican con madera o metal. El gabinete de acero es el más

recomendable sobre todo si es elaborado a prueba de fuego. Los de madera son
poco prácticos por que no ofrecen protección contra el fuego y su funcionamiento
puede afectarse por los cambios de temperatura, por la humedad y otros
aspectos.

ARCHIVADOR VERTICAL

Es un mueble que tiene varias gavetas, unas

encima de otras, dentro de las cuales se
colocan las carpetas con los documentos. Se
llama vertical, porque los papeles archivados
se colocan descansando sobre uno de sus
bordes.

Cada gaveta tiene dentro, en la parte

posterior, una división corrediza de metal que
ayuda a sostener las carpetas.

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Rotulo

Al frente, en la parte exterior hay un marco para

insertar el rótulo que indica lo que se halla
archivado en ella.

Existen archivadores verticales de 1, 2, 3, 4 y 5

gavetas

De 1 a 2 gavetas: Se colocan generalmente

junto al escritorio en oficinas pequeñas para los
documentos activos.

De 3 gavetas: Mide aproximadamente igual que un mostrador corriente.

De 4 a 5 gavetas: Son de uso corriente en las oficinas y se recomiendan para
depositar archivo activo y semiactivo.

ARCHIVADOR HORIZONTAL

Los archivadores horizontales, son parte

infaltable dentro de un sistema de oficina
siendo una perfecta opción para organizar una
gran cantidad de documentos en espacios
reducidos, como por ejemplo documentos,
planos y/o mapas.

ESTANTES O ARMARIOS

Son muy prácticos pues permiten utilizar

mejor el espacio disponible que pueda
consultar más de una persona a la vez.
Este modelo es el indicado para archivar
documentos encuadernados y
archivadores de palanca.

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4.2. MATERIALES Y ACCESORIOS

Carpetas

Se fabrican de láminas de cartón suave doblado

de tal manera que se formen dos tapas de las
cuales la posterior es más alta que la anterior.
Dentro de estas carpetas se colocan los
documentos que se quiere archivar.

Pestaña

La proyección de la tapa posterior de la carpeta se llama pestaña y puede tener

la misma extensión de la carpeta o ½, 1/3, 1/4, 1/5 de esa extensión.

Rotulo
Sobre la pestaña se escribe el rótulo el cual identifica el contenido de la carpeta.

Guías

Las guías son láminas de cartón prensado que se

usan para identificar y separar las distintas secciones
de una gaveta de archivo. Sirven para orientar la
vista hacia cada una de esas secciones y al mismo
tiempo ayudan a sostener el material que contiene la
gaveta. Las guías pueden ser ordenadas
alfabéticamente, numéricamente, geográficamente o
cronológicamente, etc., de acuerdo a las
necesidades de una organización. Llevan impreso en
las pestañas el rotulo que identifica el material que
esta archivado.

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Archivadores de Palanca

Son apropiados para archivar

correspondencia, listados,
esquemas, tablas, estadísticas,
facturas, patentes, presupuestos,
memoriales, documentos, etc.

Archivadores de Palanca Misceláneo

Conocidas como alfabéticos, se usa para acumular toda la correspondencia que

no tiene una carpeta individual, las pestañas de estas carpetas tienen letras en
orden alfabético. Toda la correspondencia es separada.

Bandejas de Escritorio

Son recipientes de poca profundidad

algunas veces con dos compartimientos
superpuestos que se colocan sobre el
escritorio con el propósito de depositar
temporalmente en ella el material para
archivar. Si hay dos bandejas, en una se
coloca el material recibido pero que no ha
sido procesado todavía, en la otra bandeja
se coloca el material marcado que está listo
para ser clasificado y archivado.

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Otros Elementos

Para facilitar y acelerar su trabajo, la persona que archiva usa una variedad de
elementos entre los cuales podemos enumerar los siguientes.

 Perforadora
 Engrapadora (Grapadora)
 Grapas
 Saca grapas
 Sellos
 Fechadores y tinta tampo
 Calendario de escritorio, indicadores, marcadores, resaltadores, liquido
corrector, lápices de color.

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