ÚTILES NECESARIOS PARA ARCHIVAR.

CARPETA: Es una especie de bolsa de cartoncillo abierta por los lados y con pliegues en el fondo, útiles para guardar los
documentos en el archivo. Las carpetas en el comercio se adquieren en dos tamaños: de 11 ¾ de largo por 9 ½
pulgadas de ancho llamadas tamaño carta, y las llamadas legal miden 14 ¾ por 9 1/2 pulgadas.

Por la clasificación de los documentos las carpetas se llaman carpetas individuales, que son aquellas
que archivan documentos del mismoa sinto o del mismo nombre.

FICHA: Es una tarjeta de cartulina en medidas promedio de 8x5 cm. Que se usan para escribir en ella
distintos temas, resúmenes, citas, paráfrasis, bibliografía. Estas se dividen en: CABEZA, CUERPO Y PIE.
Cabeza: Se escriben los datos del asunto

El cuerpo: Va desarrollado el contenido del asunto del que trata Pie:

Colocan las referencias bibliográficas.
LA GUIA FALSA: Es la que se colocar en el lugar que ocupan los expedientes que han saludo
del archivo y que permiten sea fácil localizar el lugar donde deben volver a colocarse.
Las guías se clasifican así:

 Por escritura: En blanco, Epigrafías, Pautadas.

 Por su visibilidad: Ciegas, Visibles.
 Por su movimiento: Fijas, Sueltas.
 Por su corte: De un quinto, De un tercio, De un medio.

Cada guía lleva un encabezamiento o título.

MUEBLES: Los muebles indispensables para el archivo son aquellos para ordenar, clasificar y conservar los
documentos como:

 Tarjeteros o ficheros
 Los recopiladores o cartapacios
 Los archivadores
 Los catálogos
 Los índices
 Los clasificadores de correspondencia
 Las bandejas de escritorio
 Los otros elementos

LAS FICHAS: Son juegos de tarjetas que llevan pestañas con alfabeto o números.

OBJETIVOS DE LA FICHA: Sirve para escribir en ella datos de acuerdo a un sistema codificado y se archiva en una
caja llamada fichero, además la ficha separa clases de documentos.

VENTAJAS DE LA FICHA:

 Puede retirarse del fichero con facilidad

 Puede cambiarse de lugar u orden.
 Se le pueden anotar o cambiar datos.
Las fichas se usan tanto como fuentes auxiliares de información o como un medio independiente de informes.

LOS TARJETEROS: Un tarjetero puede ser organizado en orden alfabético, geográfico, por
asunto o por número, pero cada dato debe ponerse en tarjetas separadas.
En tarjeta el titulo debe escribirse a máquina en la segunda línea del borde superior de la
tarjeta y luego de los demás datos.