Que es una factura

De conformidad con lo establecido en el artículo 772 del Código de Comercio el cual señala,
“Factura es un título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y entregar o
remitir al comprador o beneficiario del servicio.”

Una factura es un documento que constata una operación de compraventa de un bien o servicio,
la cual cuenta con toda la información de la transacción realizada como lugar y fecha, datos del
emisor, valores, IVA, entre otros elementos, dependiendo el tipo de facturación que se esté
utilizando. Por lo tanto, por facturación es posible entender el proceso mediante el cual se emiten
las facturas, las cuales se entregan por parte del vendedor y su recepción se da por parte del
comprador.

REQUISITOS LEGALES DE LA FACTURA:

El artículo 621 del Código de Comercio y los artículos 617,618 del Estatuto Tributario, establece
algunos requisitos legales de la factura, entre ellos:

- Estar denominada expresamente como factura de venta.

- Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
- Discriminación del IVA pagado o impuesto al consumo
- Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas
de venta.

https://www.reviso.com/es/que-es-una-factura

QUIENES ESTÁN OBLIGADOS A FACTURAR:

Obligación legal establecida en el artículo 615 ET.

- Personas naturales o jurídicas responsables del Impuesto sobre las ventas

(Responsabilidad 11)
- Personas naturales o jurídicas responsables del impuesto al consumo (Decreto 803 de
2013 articulo 6 literal D (Responsabilidades 33, 34)
- Personas naturales del régimen simplificado, con las actividades económicas 1811, 1812,
1820 (litógrafos, tipógrafos)
- Personas naturales que supere los montos establecidos y personas jurídicas obligados a
facturar por bienes o servicios excluidos de IVA (Responsabilidad 16)
- Personas naturales o jurídicas voluntarios u obligados por modalidad electrónica
(Responsabilidades 37,38)

QUIENES NO ESTÁN OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA

El Decreto 1001 de 1997 artículo 2 señala los no obligados a expedir factura; así mismo, el artículo
616-2 del Estatuto Tributario.

- Los Bancos, las Corporaciones Financieras, las Corporaciones de Ahorro y Vivienda, las
Compañías de Financiamiento Comercial
 - Las Cooperativas de Ahorro y Crédito, los Organismos Cooperativos de grado superior, las
Instituciones Auxiliares del Cooperativismo, las Cooperativas Multiactivas e Integrales, y
los Fondos de Empleados, en relación con las operaciones financieras que realicen tales
entidades
- Los responsables del régimen simplificado
- Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo y gas natural
comprimido, en lo referente a estos productos
- Las empresas que presten el servicio de transporte público urbano o metropolitano de
pasajeros, en relación con estas actividades
- Quienes presten servicios de baños públicos, en relación con esta actividad
- Las personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria, en
relación con esta actividad
- Las personas naturales que únicamente vendan excluidos del impuesto sobre las ventas o
presten servicios no gravados, siempre y cuando no sobrepasen los topes de ingresos y
patrimonio exigidos a los responsables del régimen simplificado.

https://www.dian.gov.co/impuestos/sociedades/Paginas/preguntasfrecuentes.aspx

Facturación

La facturación es de una de las acciones más comunes en el mundo de la empresa para las
operaciones de intercambio de bienes o servicios. Una factura es un documento donde queda
reflejada toda la información de una compraventa: el detalle del producto o servicio, los datos del
vendedor, del comprador, la fecha, y por supuesto el precio.

https://www.ficomsa.com/que-es-facturacion-todo-lo-que-debes-saber-para-rentabilizar-tu-
negocio/

Existen cuatro diferentes métodos de facturar avalados por la Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales (DIAN) en Colombia, los cuales son:

1. Factura por talonario o de papel: Son las facturas que van numeradas, lleva datos del
emisor de la factura como razón social, NIT, teléfono de contacto, pero también cuenta
con espacios destinados a diligenciar a mano.

2. La facturación por computador: consiste en la generación de recibos en un formato

electrónico que cumpla con todos los requisitos establecidos por la DIAN, lo que ha traído
varios beneficios como la reducción de consumo de papel al no haber talonarios y la
reducción de tiempo para la transcripción de datos en las empresas.
3. En tercer lugar está la facturación electrónica: que es un desarrollo del alcance
tecnológico muy útil al ser por medio de un software, que reduce costos y garantiza las
condiciones que debe cumplir una factura valida.

Requisitos generales de la factura electrónica

Una factura electrónica, a pesar de sus especiales características sobre el canal de envío y
recepción de la misma, no deja de ser una factura y, por tanto, ha de cumplir una serie de
requisitos comunes a las facturas tradicionales. Sin entrar en algunas especificidades, los
requisitos generales serían los siguientes. La factura electrónica ha de contener:

- Número y, en su caso, serie de la factura. La numeración, dentro de cada serie, será

correlativa.
- Fecha de expedición
- Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir
factura como del destinatario de las operaciones.
- NIF del emisor y, muy frecuentemente, también del receptor.
- Domicilio del emisor y del receptor
- Descripción de las operaciones (base imponible). Deberá consignarse el precio unitario de
las operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluida en dicho
precio unitario.
- Tipo impositivo o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones.
- Cuota tributaria, que deberá consignarse por separado.
- Fecha prestación del servicio (si es distinta a expedición).
- En el caso de que la operación esté exenta del IVA, una referencia a qué artículo regula
esta exención.
https://www.deustoformacion.com/blog/gestion-empresas/estos-son-requisitos-que-
debe-cumplir-factura-electronica

Adicionalmente, según el parágrafo transitorio #1 del artículo 616 del Estatuto Tributario, a partir
del año 2020 se requerirá factura electrónica para que procedan los impuestos descontables y
gastos o costos deducibles, de modo que para dicho año, el porcentaje máximo que podrá
soportarse sin factura electrónica es del 30% para el 2021 será del 20% y para el 2022 será del
10%, esto con el fin de incentivar a los comerciantes a la tecnificación de sus instrumentos de
trabajo, y así facilitar los procedimientos administrativos, reducir errores, costos y garantizar
seguridad en los documentos fiscales, circunstancia que actualmente no ha sido regulada frente al
tema de facturación POS y que requiere de atención por parte de la administración pública.

4. Finalmente tenemos la Facturación mediante máquina registradora (Sistema POS y PLU).

Sistema POS

El sistema POS, denominado punto de venta, es un programa para tiendas, micro mercado,
droguerías, restaurantes, almacenes, entre otros, que desean sistematizar el control de sus ventas,
e inventario. Es un programa para facturación y para administrar su comercio. Además un
software POS genera informes que son de utilidad, facilitando los datos que el contador público
necesita.

La facturación POS consiste en considerar factura el tiquete generado por la máquina registradora
en el momento en que se hace el pago de un bien o servicio, partiendo de la base que dicho
tiquete ha sido generado por medio de un software especializado aceptado por la Dirección de
Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
El sistema de POS tenemos el software, éste se debe encargar de las siguientes funciones:

- Gestionar las resoluciones de facturación si son requeridas, junto con los consecutivos de
facturación.
- Ingresar los inventarios iniciales de productos.
- Gestionar los costos, impuestos y precios de los productos.
- Registrar las ventas en forma de facturas, permitiendo el registro de los productos
mediante la lectura de códigos de barras.
 Permitir varias formas de pago, ya sea en efectivo, con tarjetas de crédito o débito, o
crédito directo.
 Imprimir las facturas con todos los requisitos de ley.
 Llevar el control de las compras a proveedores, incluyendo las compras a crédito.
 Manejar remisiones de salida o de entrada de mercancías.
 Actualizar automáticamente los inventarios al momento de las entradas o salidas de
mercancías, ya sea en forma de compras, remisiones o ventas.
 El software de los POS también controla otros aspectos de las ventas, también puede
calcular los impuestos y deducciones, como cupones o tarjetas de regalo.
https://www.cat.com.co/funcionalidad-del-sistema-pos

Este tiquete debe cumplir con los siguientes requisitos:

- Nombre o razón social y número de identificación tributaria (NIT) del vendedor del bien o
prestador del servicio.
- Número de la transacción, esto debido a que todas las facturas deben seguir un orden
consecutivo de numeración, en el caso de las máquinas registradoras, puede contar con
nominaciones alfanuméricas, sin que exceda cuatro caracteres.
- Fecha de la operación.
- Descripción del servicio o bien adquirido.
- Valor total de la transacción.