LA FACTURACIÓN

En Colombia se manejan diferentes tipos de facturación aprobados por la DIAN, quien es el

máximo organismo de control en el país y cuyo objetivo es garantizar la seguridad fiscal
del Estado Colombiano y la protección del orden público económico Nacional. Existen
cuatro modalidades de facturación aprobadas por esta institución: En papel, por
Computador, Máquina registradora POS y Electrónica.

Facturación en papel. La tradicional y más conocida es la facturación pre impreso o a

través de papel que normalmente es un talonario, el cual se manda a timbrar y que debe
contener información de la actividad que desarrolla la empresa o negocio, el contenido
obligatorio debe reflejar datos como el nombre del establecimiento, el NIT del que vende,
numeración consecutiva, entre otros, la información adicional como los datos del cliente,
los artículos vendidos y otros datos necesarios para detallar la transacción, que pueden ser
diligenciados a mano, o en impresora.

Requisitos de la factura en papel:

1. Denominación expresa como factura de venta de talonario o papel.

2. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
3. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios.
4. Sistema de numeración consecutiva de factura de venta, incluyendo el número,
rango, fecha y vigencia.
5. Fecha y hora de su expedición.
6. Cantidad y descripción específica o genérica de los bienes vendidos o servicios
prestados.
7. Valor total de la operación.
8. La forma de pago y medio de pago.
9. Calidad de retenedor de IVA, autor retenedor del Impuesto sobre la Renta y
Complementarios, de gran contribuyente y/o de contribuyente del el régimen–
SIMPLE
10. Discriminación de IVA, impuesto al consumo e impuestos al consumo de bolsas
plásticas con su tarifa correspondiente
11. Nombre o razón social y NIT del impresor de la factura.

Facturación por computador. Como la de papel este tipo de facturación también se

encuentra regulada por la resolución 010 y los artículos 617, 618 y 618-3, la forma de
expedir el documento es por medio electrónico, es decir, que la factura se debe generar en
forma digital pero al comprador se le debe entregar un recibo físico con la información de
la transacción realizada, no obstante, el vendedor no está obligado a guardar una copia de
dicho recibo ya que toda la información se almacena en su computador, si bien, optimiza
los procesos, también conlleva ciertos riesgos en la eventualidad que el servidor llegase a
tener una falla, por lo que es importante generar copias de seguridad bien sea en discos
duros o dispositivos externos.
Requisitos de la factura por computador:

1. Razón social de la empresa.

2. NIT de la empresa vendedora.
3. Fecha de expedición de la factura.
4. Debe señalar claramente en algún lado del documento “Factura de Venta”
5. Describir los productos vendidos o transacción realizada.
6. Numeración consecutiva según resolución que le haya otorgado la DIAN.
7. El valor total de la factura donde se discrimine el valor del impuesto a las ventas u
otros a los que haya a lugar.

Facturación con Máquina Registradora POS. Este sistema es el que más se utiliza
puesto que la mayoría de los negocios de comercio deben entregar la factura de forma
inmediata a través de equipos electrónicos que registran las ventas, por tanto, el hardware y
software deben interactuar en completa sinergia para que toda la información se guarde en
la nube. La ventaja de este método es la posibilidad no solo de generar todo tipo de
informes, sino, que, al mismo tiempo puede gestionar el inventario de la empresa logrando
establecer las existencias del producto vendido como también su ubicación y demás
información que ayude a que la venta sea efectiva. De igual manera, este tipo de
facturación está regido por la DIAN y los equipos electrónicos utilizados para este proceso
están reglamentados en el estatuto tributario, artículo 6 del Decreto 1165 de 1996, artículo 7
de la Resolución 3878 de 1996, artículo 5 de la Resolución 5709 de 1996 y artículo 4
Decreto 522 de 2003.

Requisitos de la factura POS:

1. Estar denominado expresamente como sistema P.O.S.

2. De conformidad con lo establecido en el literal del artículo 617 del Estatuto
Tributario, deberá contener apellidos y nombre o razón social y Número de
Identificación Tributaria -NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
3. La discriminación del Impuesto sobre las Ventas -IVA, el Impuesto Nacional al
Consumo y el Impuesto Nacional al Consumo de Bolsas Plásticas, según
corresponda, por cada uno de los bienes vendidos y/o servicios prestados.
4. De conformidad con lo establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto
Tributario, llevar un número que corresponda a un sistema de numeración
consecutiva, incluyendo el número, rango y vigencia autorizada por la Unidad
Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, en
las condiciones que se señalan en la presente resolución.
5. De conformidad con lo establecido en el literal del artículo 617 del Estatuto
Tributario, fecha y hora de expedición.
6. Cantidad, unidad de medida, y descripción específica y códigos que permitan la
identificación de los bienes vendidos y/o servicios prestados, utilizando códigos que
permitan la identificación y relación de estos.
 7. De conformidad con lo establecido en el literal g) del artículo 617 del Estatuto
Tributario, valor total de la operación.
8. Indicar la calidad del agente retenedor del Impuesto sobre las Ventas - IVA y
autorretenedor en el Impuesto sobre la Renta y Complementarios, de gran
contribuyente o de contribuyentes del impuesto unificado bajo el régimen simple de
tributación - SIMPLE, según corresponda.
9. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria - NIT-, del
fabricante del software y el nombre del software.

Facturación Electrónica. Similar a la facturación por computador, el tipo electrónico es el

más moderno y novedoso ya que las facturas se entregan a través de medios digitales como
el Internet, tiene muchas ventajas, como poder hacer transacciones a distancia, puesto que,
el documento y firmas están avaladas digitalmente, por tanto, no se hace necesario ningún
documento físico que respalde la compra. Para este proceso se hace indispensable un
software donde la oferta en el mercado es variada, sin embargo, estos programas deben
cumplir con requisitos de certificación ISO 9001:2000 por lo que, a la hora de adquirir
dicho sistema, es aconsejable que la empresa revise bien todo lo que exige la norma para
que sea legal su utilización.

Requisitos de la factura electrónica:

1. Número de factura y, en su caso, serie.

2. Fecha de expedición.
3. Nombre y apellidos, razón o denominación social tanto del emisor como del
receptor de la factura.
4. Número de identificación fiscal (NIF) de ambas partes.
5. Domicilio del emisor y del receptor.
6. Descripción de las operaciones para determinar la base imponible del impuesto.
7. Precio unitario de las operaciones. Es decir, sin incluir impuestos.
8. El tipo impositivo que se aplica, así como la cuota tributaria.
9. La fecha en la que se hayan efectuado las operaciones siempre que se trate de una
fecha distinta a la de expedición de la factura.

Sanción por no facturar. Quienes estando obligados a expedir facturas no lo hagan,

podrán ser objeto de sanción de clausura o cierre del establecimiento de comercio, oficina o
consultorio, o sitio donde se ejerza la actividad, profesión u oficio de conformidad con lo
dispuesto en los artículos 657 y 658 del Estatuto.

La importancia de facturar de manera correcta. La facturación te ayudará a conocer el

nivel de liquidez que tiene tu negocio y cuáles son tus productos o servicios estrella, según
su volumen de ventas. Además, también te ayudará a tomar decisiones estratégicas sobre tu
empresa, evaluar tu negocio, y estudiar qué posibilidades de inversión tienes. Fiscalmente,
el Estado podrá comprobar de dónde vienen tus ingresos, así tributarás correctamente y
evitarás futuras sanciones de Hacienda.
Las implicaciones que conlleva la no facturación adecuada. Quienes, estando obligados
a expedir facturas, lo hagan sin el cumplimiento de los requisitos establecidos en los
literales a), h) e i) del artículo 617 del Estatuto Tributario, incurrirán en una sanción del uno
por ciento (1%) del valor de las operaciones facturadas sin el cumplimiento de los
requisitos legales, sin exceder de 950 UVT. Cuando haya reincidencia se dará aplicación a
lo previsto en el artículo 657 del Estatuto Tributario.

Cuando la sanción a que se refiere el presente artículo se imponga mediante resolución

independiente, previamente se dará traslado de cargos a la persona o entidad a sancionar,
quien tendrá un término de diez (10) días para responder.

Parágrafo. Esta sanción también procederá cuando en la factura no aparezca el NIT con el
lleno de los requisitos legales.

Referencias
Decreto 624 de 1989: Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos administrados
por la Dirección General de Impuesto Nacionales. Diario Oficial N° 38.756 del 30 de marzo de 1989.

Decreto 410 de 1971: Por el cual se expide el Código de Comercio. Diario Oficial No. 33.339 de
junio 16 de 1971.