Facturacion pos:

Una factura es un documento que constata una operación de compraventa de un

bien o servicio, la cual cuenta con toda la información de la transacción realizada
como lugar y fecha, datos del emisor, valores, IVA, entre otros elementos,
dependiendo el tipo de facturación que se esté utilizando. Por lo tanto, por
facturación es posible entender el proceso mediante el cual se emiten las facturas,
las cuales se entregan por parte del vendedor y su recepción se da por parte del
comprador.

Así las cosas, existen cuatro diferentes métodos de facturar avalados por la
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) en Colombia, los cuales
son:

1. La facturación tradicional, o en papel, la cual hace referencia a

talonarios, donde las facturas van numeradas, lleva datos del emisor de la
factura como razón social, NIT, teléfono de contacto, pero también cuenta
con espacios destinados a diligenciar a mano.

2. La facturación por computador consiste en la generación de recibos en

un formato electrónico que cumpla con todos los requisitos establecidos
por la DIAN, lo que ha traído varios beneficios como la reducción de
consumo de papel al no haber talonarios y la reducción de tiempo para la
transcripción de datos en las empresas.

3. En tercer lugar está la facturación electrónica, que es un desarrollo del

alcance tecnológico muy útil al ser por medio de un software, que reduce
costos y garantiza las condiciones que debe cumplir una factura valida.

4. Finalmente tenemos la Facturación mediante máquina

registradora (Sistema POS y PLU).

Esta última modalidad de facturación enunciada, el sistema POS, denominado

punto de venta, es una forma de facturación utilizada más que todo en almacenes
con un gran número de transacciones como los almacenes de cadena. También es
utilizada por establecimientos comerciales medianos como las Pequeñas y
Medianas empresas (PYMES).

La facturación POS consiste en considerar factura el tiquete generado por la

máquina registradora en el momento en que se hace el pago de un bien o servicio,
partiendo de la base que dicho tiquete ha sido generado por medio de un software
especializado aceptado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales
(DIAN).

Este tiquete debe cumplir con los siguientes requisitos:

1. Nombre o razón social y número de identificación tributaria (NIT) del

vendedor del bien o prestador del servicio.

2. Número de la transacción, esto debido a que todas las facturas deben

seguir un orden consecutivo de numeración, en el caso de las máquinas
registradoras, puede contar con nominaciones alfanuméricas, sin que
exceda cuatro caracteres.

3. Fecha de la operación.

4. Descripción del servicio o bien adquirido. 

5. Valor total de la transacción.

Lo anteriormente descrito sucede en caso de que la persona se encuentre obligado

legalmente a facturar según el artículo 615 del Estatuto tributario, estos son:
todas las personas o entidades comerciantes, que ejerzan profesiones liberales o
presten servicios propios de estas, o en actividades agrícolas y ganaderas.

A continuación encontramos un ejemplo de una factura que cumple todas estas

características:
Los datos anteriormente expuestos son necesarios para reportes financieros,
conocer el flujo de caja, facilitar inventarios, gastos, costos, pérdidas y cumplir
con las obligaciones tributarias ante la Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales (DIAN).

La regulación del sistema de facturación POS, se encuentra en el parágrafo del

artículo 616 cuarto del Estatuto Tributario donde se consagra que:

´´Los documentos equivalentes generados por máquinas registradoras con

sistema POS no otorgan derecho a impuestos descontables en el impuesto sobre
las ventas, ni a costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y
complementarios para el adquiriente. No obstante, los adquirientes podrán
solicitar al obligado a facturar, factura de venta, cuando en virtud de su
actividad económica tengan derecho a solicitar impuestos descontables, costos y
deducciones.´´

Ahora, como se mencionó previamente, el obligado a facturar puede utilizar

diferentes modos de numeración en sus facturas, esto debe ser registrado ante la
DIAN en su domicilio social, o donde ejerza generalmente su oficio, para que
luego, mediante un acto administrativo la Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales (DIAN) decida sobre la autorización de los rangos que debe usar cada
comerciante. Esta autorización que es emitida por el mencionado órgano
administrativo, debe ser solicitada por medio del portal de internet de dicha
entidad, creando una cuenta de usuario donde se ingresará el NIT de la entidad, el
RUT, razón social, dirección, datos de una cuenta bancaria del obligado a
facturar, luego se debe especificar que caracteres como números, letras, o prefijos
alfanuméricos se desea utilizar para la numeración, el tipo de facturación del
establecimiento y tras una firma virtual del solicitante, la DIAN enseña un
formato conocido como 1302 donde se diligencian datos generales y luego el
1876 para la autorización de numeración, que al ser diligenciado la DIAN
procede estudiarlo y con base en el volumen de operaciones, número de
establecimientos y demás criterios, definirá el límite y vigencia de la numeración
de facturación solicitada, esta es por lo general de 6, 12, 18 o 24 meses.

Es importante para los obligados cumplir con este tipo de obligaciones impuestas

por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) ya que esta puede
imponer sanciones pecuniarias, o incluso clausurar el establecimiento, en virtud
del artículo 657 del Estatuto Tributario, pues este documento soporta los hechos
económicos de los contribuyentes controlados por la misma entidad. 
Sin embargo este sistema de facturación también cuenta con
ciertas problemáticas, entre ellas  está el desconocimiento del rendimiento o
nivel de seguridad del software adquirido para la generación de facturas, o que el
software POS instaurado no se actualice constantemente no solo a las nuevas
necesidades del negocio, sino a los estándares que con el paso del tiempo y
avance de la tecnología exige la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales,
pues si bien algunos programas cuentan con actualizaciones automáticas, muchos
otros no, lo cual supone gran dificultad a la hora de verificar el adecuado
cumplimiento de las obligaciones tributarias del contribuyente. 

Adicionalmente, según el parágrafo transitorio #1 del artículo 616 del Estatuto

Tributario, a partir del año 2020 se requerirá factura electrónica para que
procedan los impuestos descontables y gastos o costos deducibles, de modo que
para dicho año, el porcentaje máximo que podrá soportarse sin factura electrónica
es del 30% para el 2021 será del 20% y para el 2022 será del 10%, esto con el fin
de incentivar a los comerciantes a la tecnificación de sus instrumentos de trabajo,
y así facilitar los procedimientos administrativos, reducir errores, costos y
garantizar seguridad en los documentos fiscales, circunstancia que actualmente
no ha sido regulada frente al tema de facturación POS y que requiere de atención
por parte de la administración pública.

Finalmente, es necesario tener presente que los documentos generados por

máquinas registradoras de sistema POS no tienen validez fiscal a partir de la
reforma tributaria de 2018 la cual entró a regir a partir del presente año, lo que
quiere decir que el contribuyente que deba soportar fiscalmente los pagos
realizados debe solicitar al proveedor del bien o servicio que le emita una factura
respectiva, caso en el cual los grandes almacenes, deberían generar miles de
facturas de este tipo para reemplazar los tiquetes de máquinas registradoras que
no tendrán valor para este fin, tramite claramente engorroso con el cual la
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) busca que los
comerciantes opten por prescindir de esta modalidad. 

Por lo cual, podemos concluir que si bien es una modalidad de facturación valida,
poco a poco con la tecnificación del comercio estará entrando en desuso