REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA

LA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA,
CIENCIA Y TECNOLOGÍA
INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO
“SANTIAGO MARIÑO”
EXTENSIÓN MATURÍN

MEJORAS EN LOS PROCESOS DE RECEPCIÓN Y CONTROL DE

MATERIALES DE LA UNIDAD DE TRABAJO DE
PRODUCCIÓN DEL INTT, MATURÍN
ESTADO MONAGAS.
Informe de pasantías presentado como requisito para optar al título de
Ingeniero Industrial.

Autor: Br. Luis Javier Rodríguez

Asesores:
Ing. Víctor Rondón
Ing. Jorge Luis Márquez
Lcda. Hadaza Milano

Maturín, Septiembre de 2018.

 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO
“SANTIAGO MARIÑO”
ESCUELA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
EXTENSIÓN MATURÍN

ACTA DE EVALUACIÓN DEL ASESOR EMPRESARIAL

Quien suscribe, ING. VICTOR RONDÓN, titular de la Cédula de Identidad Nº

V-15.428.832, en mi carácter de Asesor Empresarial del Informe Final presentado por
el Bachiller: LUIS JAVIER RODRÍGUEZ, Titular de la Cédula de Identidad Nº
25.502.646, como requisito indispensable para optar al Título de Ingeniero Industrial,
titulado: MEJORAS EN LOS PROCESOS DE RECEPCIÓN Y CONTROL DE
MATERIALES DE LA UNIDAD DE TRABAJO DE PRODUCCIÓN DEL
INTT, MATURÍN ESTADO MONAGAS., después de haber realizado la revisión
correspondiente, considero que el mismo resultó _____________, por lo que le
asigné una calificación de _____ puntos sobre un valor total de 20 puntos (50%) que
me correspondía evaluar.

En la Ciudad de Maturín, a los _____ días del mes de __________ de 2018.

______________________________
ING. VICTOR RONDON
C.I. Nº: V-15.428.832

ii
 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO
“SANTIAGO MARIÑO”
ESCUELA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
EXTENSIÓN MATURÍN

ACTA DE EVALUACIÓN DEL ASESOR ACADÉMICO

Quien suscribe, ING. JORGE LUIS MÁRQUEZ, titular de la Cédula de

Identidad Nº V-13.092.948. en mi carácter de Asesor Académico del Informe Final
presentado por el Bachiller LUIS JAVIER RODRÍGUEZ, Titular de la Cédula de
Identidad Nº 25.502.646, como requisito indispensable para optar al Título de
Ingeniero Industrial, titulado: MEJORAS EN LOS PROCESOS DE RECEPCIÓN
Y CONTROL DE MATERIALES DE LA UNIDAD DE TRABAJO DE
PRODUCCIÓN DEL INTT, MATURÍN ESTADO MONAGAS, después de haber
realizado la revisión correspondiente, considero que el mismo resultó
_________________, por lo que le asigné una calificación de _______ puntos sobre
un valor total de 20 puntos (50%) que me correspondía evaluar.

En la Ciudad de Maturín, a los ___ días del mes de ____________ de 2018.

__________________________
ING. JORGE LUIS MÁRQUEZ
C.I. Nº: V-13.092.948

iii
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INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO
“SANTIAGO MARIÑO”
ESCUELA DE INGENIERIA INDUSTRIAL
EXTENSIÓN MATURÍN

ACTA DE REVISIÓN DEL ASESOR METODOLÓGICO

Quien suscribe, LCDA. HADAZA MILANO, titular de la Cédula de

Identidad Nº V-9.299.115, en mi carácter de Asesor Metodológico del Informe Final
presentado por el Bachiller LUIS JAVIER RODRÍGUEZ, Titular de la Cédula de
Identidad Nº 25.502.646, como requisito indispensable para optar al Título de
Ingeniero en la especialidad de: INDUSTRIAL, titulado: MEJORAS EN LOS
PROCESOS DE RECEPCIÓN Y CONTROL DE MATERIALES DE LA
UNIDAD DE TRABAJO DE PRODUCCIÓN DEL INTT, MATURÍN ESTADO
MONAGAS, después de haber realizado la revisión correspondiente, considero que
el mismo está APTO PARA SER PRESENTADO.

En la Ciudad de Maturín, a los ___ días del mes de _____________ de 2018.

_____________________________
LCDA. HADAZA MILANO
C.I. Nº: V-9.299.115

iv
 ÍNDICE GENERAL

Pp.

ÍNDICE DE CUADROS ........................................................................................... vii

ÍNDICE DE FIGURAS ............................................................................................ viii
ÍNDICE DE GRAFICOS........................................................................................... ix
INTRODUCCIÓN ...................................................................................................... 1
ASPECTOS DE LA EMPRESA ................................................................................ 3
Descripción de la Empresa ......................................................................................... 3
Filosofía de la Empresa ............................................................................................ 5
Misión ....................................................................................................................... 5
Visión ....................................................................................................................... 5
Valores...................................................................................................................... 5
Objetivos de la Empresa ........................................................................................... 6
Estructura Organizativa de la Empresa .................................................................... 8
Actividades que realiza la Unidad de Trabajo de Producción .................................. 9
DESARROLLO DE LA PASANTÍA ...................................................................... 10
Diagnóstico Inicial .................................................................................................... 10
Descripción del Plan de Trabajo ............................................................................... 11
Descripción de Actividades Realizadas .................................................................... 13
Inducción sobre los aspectos generales y políticas de seguridad del INTT ........... 13
Diagnostico de la situación actual en la unidad de trabajo de producción ............. 14
Identificación de las fallas en la unidad de trabajo de producción ......................... 17
Establecer los lineamientos para el control de los procesos ................................... 20
APORTES DEL PASANTE ..................................................................................... 25
Conocimientos y Experiencias Adquiridas ............................................................... 25
Conocimientos y Experiencias Aplicadas ................................................................ 26
CONCLUSIONES ...................................................................................................... 27
RECOMEDACIONES ................................................................................................ 28

v
 A la Gestión Operativa del INTT Maturín .............................................................. 28
Para el I.U.P “Santiago Mariño” y/o Coordinación de Pasantías ............................. 28
A los Nuevos Pasantes .............................................................................................. 29
REFERENCIAS ........................................................................................................ 30

vi
 ÍNDICE DE CUADROS

CUADRO Pp.

1: Cronograma de actividades ..................................................................................... 12

2: Identificación de la frecuencia de fallas en el procesos recepción y control de
materiales de la unidad de trabajo de producción.. ..................................................... 18
3: Organización de datos para realizar gráfica de Pareto ............................................ 18
4: Plan de acción para detectar las necesidades de la empresa.. ................................. 21
5: Plan de acción para el acondicionamiento del depósito. ......................................... 22
6: Plan de acción para los procedimientos del control óptimo de inventario............. 23
7: Plan de acción para implantar los procedimientos a seguir para llevar a cabo el
control óptimo de inventario. ...................................................................................... 23
8: Conocimientos y experiencias aplicadas................................................................. 26

vii
 ÍNDICE DE FIGURAS

FIGURA Pp.

1: Ubicación Geográfica del Instituto Nacional de Transporte Terrestre (INTT)

oficina Maturín .............................................................................................................. 4
2: Estructura Organizativa de la Empresa ..................................................................... 8
3: Oficina regional INTT Maturín............................................................................... 13
4: Diagrama causa- efecto de las fallas en los procesos recepción y control de
materiales de la unidad de trabajo de producción. ...................................................... 16

viii
 ÍNDICE DE GRAFICOS

GRAFICO Pp.

1: Diagrama de Pareto de la frecuencia de fallas en el procesos recepción y control de

materiales de la unidad de trabajo de producción. ...................................................... 19

ix
 INTRODUCCIÓN

Para brindar un servicio con eficiencia, permanecer en tan dinámico mundo

como lo es el entorno comercial, estar a la vanguardia de lo que se llama hoy en día
la explosión industrial, toda empresa debe poseer un conjunto de características,
como estilo propio o un conjunto adoptado de ellos, que le permitan que sus procesos
se hagan de manera eficiente y confiable. La logística es un modelo, un marco de
referencia y un mecanismo de planificación que permite reducir la incertidumbre en
un futuro desconocido.
La logística dentro de una organización, surge al igual que el desarrollo de las
técnicas de gestión de materiales, la cual es una herramienta muy importante para las
empresas que se han preocupado por satisfacer la demanda existente y complacer las
peticiones de los clientes, que cada vez son más exigentes. Cualquier empresa que
tenga entre sus metas mantener al mínimo el riesgo de pérdida de dinero debe poner
en práctica un sistema logístico eficaz como herramienta necesaria en el campo que
permita la satisfacción de la demanda. Esta constituye una de las herramientas
imprescindibles para conducir a cualquier entidad hacia el éxito institucional.
Todo este proceso también dependerá del ramo o las actividades a la que se
dedique en la empresa, como es el caso del Instituto Nacional de Transporte Terrestre
(INTT), de Maturín Estado Monagas, la Oficina Regional Maturín específicamente la
unidad de trabajo de producción la cual tiene como objeto la recepción de todos los
materiales y recursos necesarios para la continuidad de las labores administrativas, así
como también de los tramites solicitados por los usuarios. En la actualidad ha venido
presentando ciertas debilidades en cuanto al proceso de manejo de materiales, que
han afectado el normal desempeño del desarrollo de las obras civiles, entre las cuales

1
se pueden mencionar: no existe un formato específico de entrega propio de la
empresa, estos se realizan mediante la generación de los documentos entregados por
los organismos del estado, los procedimientos son empíricos, pérdida de tiempo para
planificar las actividades de movilización de materiales a utilizar en los diferentes
departamentos, además existe duplicidad de trabajo, solicitudes de pedidos
innecesarios desencadenando descontrol de los activos.
Por ello la presente pasantía tiene como objetivo proponer mejoras en los
procesos de recepción y control de materiales de la unidad de trabajo de producción
del INTT, ubicado en Maturín Estado Monagas, con el fin mejorar el funcionamiento
de los servicios prestados además de extender su nivel productivo como entidad
estatal, a su vez que permita tener una planificación, organización y control para
mejorar su funcionamiento operacional, así como la calidad de la empresa en todas
sus facetas y además de obtener los mejores resultados posibles.
El informe presenta la siguiente estructura; los Aspectos de la Empresa,
contienen: descripción, misión, visión, valores, políticas y estructura organizativa.
Desarrollo de la Pasantía, que incluye un diagnóstico inicial, plan de trabajo,
cronograma de actividades, descripción de las actividades. Luego los Aportes del
Pasante, constituido por los conocimientos y experiencias tanto adquiridas como
aplicadas. Por último, las conclusiones, recomendaciones y bibliografía.

2
 ASPECTOS DE LA EMPRESA

Descripción de la Empresa

El 12 de noviembre de 2001 en la Gaceta Oficial N° 37.332, se promulga el

Decreto con Fuerza de Ley de Tránsito y Transporte Terrestre (INTTT). En el
Capítulo II de este Decreto se crea el Instituto Nacional de Tránsito y Transporte
Terrestre de la República Bolivariana de Venezuela, adscrito al Ministerio de
Infraestructura (MINFRA), con personalidad jurídica y patrimonio propio e
independiente de la República, con autonomía financiera, administrativa y
organizativa, el cual sustituye el Servicio Autónomo de Transporte Terrestre
(SETRA).
En el año 2009 el INTTT pasó a ser Instituto Nacional de Transporte Terrestre
(INTT), adscrito al Ministerio del Poder Popular para las Obras Públicas y Vivienda
(MOPVI)-antiguo MINFRA-, con competencia en materia de transporte terrestre, con
personalidad jurídica, que goza de los privilegios y prerrogativas que se le acuerdan a
la República, de conformidad con la ley, cuya sede central está ubicada en la ciudad
de Caracas, según lo estipulado en la Ley de Transporte Terrestre. El INTT tiene
oficinas y dependencias regionales que permiten la prestación de los servicios de
transporte terrestre a nivel nacional, con el propósito de mejorar día a día el desarrollo
de la economía y la comunicación del país de manera eficiente y eficaz.
El Instituto Nacional de Transporte Terrestre (INTT), es un ente adscrito al
Ministerio del Poder Popular para Relaciones Interiores y Justicia, con competencia
en materia de transporte terrestre, con personalidad jurídica, que goza de los
privilegios y prerrogativas que se le acuerdan a la República, de conformidad con la

3
ley, cuya sede central está ubicada en la ciudad de Caracas, según lo estipulado en la
Ley de Transporte Terrestre, tiene oficinas y dependencias regionales que permiten la
prestación de los servicios de transporte terrestre a nivel nacional. (Ver figura 1)

Figura 1: Ubicación Geográfica del Instituto Nacional de Transporte Terrestre (INTT) oficina
Maturín. Fuente: www.google.maps.com

Como parte del proceso de Reforma del Estado, el Ejecutivo Nacional, a través
de sus órganos competentes, dictó una serie de políticas y lineamientos encaminados
a transformar el concepto de Administración Pública, teniendo como norte el servicio
a la ciudadanía, sin distinciones, privilegios ni discriminaciones. Cuenta con 68
sedes, distribuidas a lo largo del territorio nacional: San Juan de los Morros, Valle la
Pascua, Zaraza, Barquisimeto, el Tocuyo, el Vigía, Mérida, los Teques, Guarenas, la
Asunción, Machiques, Maracaibo, Barcelona, San Félix, Guasipati, el Llanita,
Propatria, Maturín, entre otras.
El INTT, tal como se denomina en el artículo 23 de la Ley de Transporte
Terrestre, tiene las siguientes atribuciones: planificación y ejecución de programas de
fortalecimiento institucional del sector transporte terrestre, registro del sistema
Nacional de Transporte Terrestre, expedición, renovación y control de licencias para
conducir vehículos a motor, en el ámbito nacional, en los diferentes grados y

4
categorías; expedición y control de títulos profesionales para conducir vehículos a
motor con fines de lucro; otorgamiento, registro y control de placas identificadoras de
vehículos, en las diferentes clasificaciones y modalidades; autorización de los
permisos y registro de los servicios de transporte terrestre público y privado, así como
la regulación y control del transporte terrestre público de pasajeros y de carga, entre
otros.

Filosofía de la Empresa

Misión

Regular, controlar y ejecutar políticas en materia de tránsito y transporte

terrestre, a fin de garantizar la comodidad, calidad, eficiencia y seguridad para los
usuarios, bajo los principios de honestidad, transparencia, celeridad, eficacia,
rendición de cuentas y responsabilidad en la ejecución de sus funciones.

Visión

Ser una Institución administrativa y técnicamente calificada, de vanguardia en

materia de tránsito y transporte terrestre, orientada por los principios de calidad,
eficiencia y eficacia, con honestidad y mística, generando confianza y satisfacción en
el usuario.

Valores

El Instituto Nacional de Transporte Terrestre, se regirá por los siguientes

valores organizacionales:
1. Responsabilidad: Respondemos profesionalmente por cada uno de nuestros actos,
cumpliendo cabalmente con nuestras obligaciones.
2. Respeto: Reconocemos los derechos y la dignidad de las personas, brindándoles
un trato cordial y amable que evidencie la consideración que sentimos por la
comunidad y las empresas relacionadas con nuestra organización.

5
3. Vocación de Servicio y Trabajo en Equipo: Trabajamos en equipo para el logro de
nuestras metas, compartiendo una misma visión, siendo corresponsales de la
eficiencia como institución reguladora y promotora de transporte terrestre.
4. Honestidad: Estamos orientados a cumplir nuestras labores apegados a los más
altos principios morales, lo cual se traduce en el compromiso que tenemos de
desempeñar nuestras funciones con rectitud e integridad.
5. Búsqueda de la Excelencia: Estamos orientados a la calidad, dándole valor
agregado a todas las actividades que realizamos, generando soluciones oportunas,
creativas e innovadoras a fin de garantizar el logro eficiente de nuestros objetivos.
6. Transparencia: Procedemos en la toma de decisiones, en la administración de los
recursos y en todas nuestras actividades de forma muy abierta, justificada y
fácilmente verificable por todos nuestros clientes, generando confianza y
seguridad en las acciones que implementamos para el desarrollo del sector y el
bienestar de la ciudadanía.
7. Lealtad: Somos leales a los propósitos y principios establecidos en nuestra
organización.
8. Justicia: Tratamos con objetividad, imparcialidad y equidad tanto a los miembros
de nuestra organización como a los usuarios de nuestro servicio.
9. Precisión y Calidad: Tenemos la cualidad de cumplir nuestras responsabilidades
con eficiencia y eficacia.

Objetivos de la Empresa

La razón fundamental del diseño de los objetivos corporativos del Instituto

Nacional de Transporte Terrestre fué darle direccionalidad a las actividades que
deberían ser realizadas por las diferentes unidades organizativas del Instituto, de
forma tal que exista la sinergia necesaria entre ellas para alcanzar la mayor
efectividad en la ejecución de los procesos y así poder cumplir con las funciones
establecidas en la nueva ley de transporte terrestre. Dichos objetivos, orientados a
cumplir con la misión y visión del Instituto, son los siguientes:

6
1. Adquirir y acondicionar una infraestructura física que permita el desarrollo de las
actividades del Instituto, teniendo como principio la calidad en la prestación de
los servicios.
2. Coadyuvar en la elaboración del Reglamento de la novísima Ley de Transporte
Terrestre, garantizando la participación y contribución de los sectores
involucrados en la actividad del transporte terrestre como área estratégica en el
desarrollo del país.
3. Orientar al Instituto Nacional de Transporte Terrestre para que las políticas del
sector transporte se enmarquen dentro de los límites establecidos en la
Constitución y la Ley.
4. Desarrollar un sistema informático estable, seguro y eficiente, basado en una
plataforma tecnológica de alta capacidad, que sirva de soporte para realizar los
trámites de todas las áreas del Instituto, a fin de alcanzar un alto nivel de
productividad y transparencia en la ejecución de los procesos.
5. Disponer del mejor recurso humano desde el punto de vista técnico y profesional,
comprometido éticamente con la organización y con los usuarios del Instituto.
6. Mantener la gobernabilidad sobre los procesos, mediante el establecimiento de
una gerencia estratégica predictiva y previsiva, que permita la toma de decisiones,
de forma eficiente y oportuna.
7. Elaborar y ejecutar el Plan de Control de Carga del Tránsito Automotor en toda la
red vial del país, con el objeto de disminuir los accidentes de tránsito por causa de
vehículos con exceso de carga, alargar la vida útil del pavimento y tener un
control exhaustivo de los generadores de carga y del tipo de mercancía
transportada.
8. Elaborar y ejecutar los proyectos en el área de estacionamientos, terminales,
revisión técnica vehicular y de escuela de transporte para el control de los
servicios conexos.
9. Elaborar y ejecutar proyectos para el mantenimiento, inspección y control de vías,
infraestructura de servicios conexos, vallas publicitarias y todo lo referente a
ingeniería de tránsito a nivel nacional.

7
10. Desarrollar programas y proyectos en materia de educación y seguridad vial.

Estructura Organizativa de la Empresa

La oficina regional INTT Maturín se encuentra ubicada al final de la avenida

Bolívar, antiguo Aeropuerto, está conformada por 7 áreas: dirección, secretaria,
departamento de recursos humanos y administración, departamento de registro de
conductores (licencia), departamento de vehículos online, departamento de carga,
departamento de transporte público y vehículo manual. Actualmente cuenta con 22
funcionarios, destinados a atender a los usuarios que vienen en busca de información
o para procesar los diferentes tramites que se realizan en oficina. A continuación se
muestra el organigrama del INTT y se resalta el departamento donde se realizó la
pasantía (Ver figura 2).

Figura 2: Estructura Organizativa de la Empresa. Fuente: RRHH de la Organización

8
 Actividades que realiza la Unidad de Trabajo de Producción

1. Enviar diariamente las estadísticas de todo lo procesado, notificando la existencia

del material clasificado, sobres de vehículos y licencias (RAP, REC), cintas
hologramas, color, transparentes, plásticos pre impresos, cartuchos limpiadores,
cintas para impresoras, entre otros.
2. Realizar resúmenes diarios, semanales, mensuales y semestrales de las
estadísticas elaboradas por los departamentos de la oficina.
3. Suministrar información vía correo electrónico del parte diario.
4. Elaborar el parte diario de placas identificadoras de vehículos.

9
 DESARROLLO DE LA PASANTÍA

Diagnóstico Inicial

La Unidad de Trabajo de Producción del INTT oficina Maturín, presenta un

problema significativo en el pedido, despacho, recepción y control de salida de la
proveeduría de elementos de papelería indispensables para el desarrollo diario de las
actividades diarias. La política utilizada actualmente consiste en pedidos enviados
desde sede principal al departamento encargado en Caracas, quien recibe, procesa y
despacha el pedido (a veces hasta incompleto), al llegar este a la sede es clasificado y
ordenado por tipo en el cuarto de proveeduría, sin ningún tipo de control escrito ni
automatizado del material que se utiliza diario para el desempeño de las funciones.
Por ser un ente con alto flujo de usuarios, este material generalmente se acaba antes
del tiempo estipulado por lo que se hace engorroso el cumplimiento exitoso de las
actividades.
Todos los materiales son solicitados por el supervisor sin tener un estudio
previo de la demanda, este se basa netamente en su experiencia para solicitarlo lo que
le ha ocasionado problemas de inventario. Además no existe un punto de reorden, los
materiales son solicitados al observar que las existencias se han acabado. De igual
manera deja de lado la custodia de la proveeduría de papelería en la agencia,
asimismo olvidando el significado del inventario como parte importante de la cadena
de abastecimiento, unidad de servicio al cliente, el desarrollo práctico de las políticas
de clasificación, la gestión del mismo y las condiciones en que se desarrollan las
corporaciones en perfeccionamiento industrial.
Es por ello que nace la necesidad de proponer mejoras en los procesos de
recepción y control de materiales de la unidad de trabajo de producción del INTT,

10
 Maturín estado Monagas, con el fin de plantear un modelo de control, que
ayude determinar: ¿Qué?, ¿Cuándo?, y ¿Cuánto? se debe pedir, lo cual servirá de
gran ayuda en el momento de hacer la solicitud de materiales y mejorar por ende el
funcionamiento de los servicios prestados. Mediante la optimización de sus procesos
operativos y administrativos en cuanto al manejo de materiales, le permitirá cumplir
con sus compromisos en un tiempo estipulado, mejorando continuamente sus
actividades y el desarrollo de los proyectos de obras civiles a través de una mejor
planificación, a su vez consolidar la confianza con su principal cliente.

Descripción del Plan de Trabajo

El plan de trabajo establece herramientas para definir el conjunto de actividades

coordinadas e interrelacionadas para el cumplimiento de los objetivos que otorga las
condiciones para planificar el trabajo. El pasante tendrá la responsabilidad de dar
seguimiento, recomendaciones y aplicación de estas en relación a la planificación del
trabajo junto al supervisor, con la finalidad de detectar las fallas que originan la
ejecución de las actividades planificadas y establecer correctivos necesarios llevando
a la práctica una serie de sugerencias o posibles soluciones.
Para cumplir con las metas y objetivos establecidos en relación a las mejoras en
los procesos de recepción y control de materiales de la unidad de trabajo de
producción del INTT, durante un periodo de duración de las pasantías, fué de ocho
(8) semanas, estableciéndose una serie de actividades tales como: diagnostico de la
situación actual en la unidad de trabajo de producción., identificación de las fallas en
la unidad de trabajo de producción y establecimiento de los lineamientos para el
control de los procesos. (Ver cuadro 1, p 12).

11
Cuadro 1:
Cronograma de actividades
SEMANAS

1 2 3 4 5 6 7 8
ACTIVIDADES
18/06/18 25/06/18 02/07/18 09/07/18 16/07/18 23/07/18 30/07/18 06/08/18
al al al al al al al al
22/06/18 29/06/18 06/07/18 13/07/18 20/07/18 27/07/18 03/08/18 10/08/18

Inducción sobre los aspectos generales y

políticas de seguridad del INTT.

Diagnostico de la situación actual en la

unidad de trabajo de producción.

Identificación de las fallas en la unidad

de trabajo de producción.

Establecer los lineamientos para el

control de los procesos.

Pasante: Luis Javier Rodríguez Especialidad: Ingeniería Industrial Firma: _______________________

Organización Productiva: INTT Dependencia de Desempeño: Gestión Operativa
Trabajo Asignado: MEJORAS EN LOS PROCESOS DE RECEPCIÓN Y CONTROL DE MATERIALES DE LA UNIDAD DE
TRABAJO DE PRODUCCIÓN DEL INTT, MATURÍN ESTADO MONAGAS.
Asesor Empresarial: Ing. Víctor Rondón Firma: _______________________
Asesor Académico: Ing. Jorge Márquez Firma: _______________________
Asesor Metodológico: Lcda. Hadaza Milano Firma: _______________________

12
 Descripción de Actividades Realizadas

Inducción sobre los aspectos generales y políticas de seguridad del INTT

Semana 1 (Del 18/06/18 al 22/06/18)

La primera semana de pasantías consistió en la presentación y recorrido por la

oficina regional INTT Maturín (ver figura 3), luego de ser presentado, se realizó una
inducción por parte de la Gerencia de Recursos Humanos sobre la organización, con
la finalidad de conocer los principales aspectos de la misma. Se hizo un recorrido por
los diferentes departamentos o gerencias que se encuentran en el edificio
administrativo. Impartiendo charla de inducción donde se plantearon puntos sobre las
normas de cortesía y el respeto que se debe tener dentro de las instalaciones y sobre
las funciones que desempeña.

Figura 3: Oficina regional INTT Maturín. Fuente: INTT.

13
 En este periodo también se obtuvo la información sobre la forma en que sería
ejercido el oficio, la generación de los servicios, los equipos, herramientas y
materiales disponibles, el responsable de supervisarlo y el trabajo principal a
desarrollar. En esta unidad organizativa, se conoció un poco la incidencia que tiene su
operación diaria con relación a todo el resto del proceso llevado a cabo en la empresa,
así como los actores responsables de su realización.

Diagnostico de la situación actual en la unidad de trabajo de producción

Semana 2 y 3 (Del 25/06/18 al 06/07/18)

En este punto se busca realizar una descripción lo más detallada posible de la

forma en que se lleva a cabo la unidad de trabajo de producción, a fin de conocer y
precisar las posibles fallas presentes, para lo cual se hizo uso de la observación
directa, así como de la aplicación de entrevistas no estructuradas, que no son más que
conversaciones sostenidas con el personal del INTT, en vista de que ellos son los que
de forma exacta tienen conocimiento de las actividades.
El INTT trabaja por el desarrollo y mejoramiento continuo de los procesos, es
necesario que el stock de material clasificado funcione de forma efectiva, ya que
dependen de sus insumos para poder ejecutar los procesos sin que se presenten
inconvenientes que generan paradas imprevistas de las actividades, para garantizar
excelencia, consolidar y construir una institución de alto desempeño en el país. A
continuación se describe la forma como se manejan los procesos recepción y control
de materiales de la unidad de trabajo de producción, desde el momento en que se hace
el pedido del material, hasta que este es entregado al personal para que pueda cumplir
sus labores diarias.
No se cuenta con un proceso o sistema que especifique la insuficiencia de los
materiales que van surgiendo, el jefe de la oficina Maturín en conjunto con el
supervisor de la unidad de trabajo de producción, es el principal personal en contacto
con los materiales y son en sí los que verifican la existencia de los mismos. De modo
que el supervisor en ciertos casos se dirige al almacén, con el fin de hacer conteos

14
físicos, para luego especificar aquellos materiales faltantes y luego comunicar al jefe,
que con su experiencia decidirá la cantidad requerida de materiales que se solicitará.
Una vez que se detecta la necesidad de materiales por parte del supervisor, este
informa, donde se realiza una lista de los materiales faltantes y por terminar, cabe
destacar que este no posee un sistema de automatizado todo se realiza manualmente.
Luego de ser elaborada la lista se contacta con el departamento de proveeduría en la
ciudad de Caracas y realiza la solicitud, el proveedor verifica si posee el material
solicitado para responder a sus requerimientos, pudiendo tardar la entrega del pedido
entre tres o cuatro semanas. La recepción de los materiales se inicia una vez llegado
el transporte enviado por el proveedor a la agencia para la entrega de la mercancía, la
cual tiene que llegar con su respectiva orden de despacho que es recibida por el sub-
gerente quien verifica que el material este completo y en buen estado, luego firmada
la factura que hace constar que el material que llego fué el solicitado.
Cabe destacar que estos materiales no poseen una ubicación específica, solo son
acomodados acordes al lugar. Dichos materiales son entregados a los empleados, sin
llevar un registro manual o automatizado del material que se utiliza diariamente. Ya
que no se cuenta con un sistema automatizado que les permita llevar el control de la
existencia de aquellos materiales que pueden ser cuantificables el supervisor al notar
la falta de algún material le notifica al jefe de la unidad, con el fin que este realice el
pedido al proveedor, no obstante en la agencia siempre tratan de llevar un control de
inventario que les permita satisfacer las necesidades de material para realizar las
actividades, pero la cantidad de labores, y la falta de equipos no facilitan dicha labor.
De acuerdo a la descripción realizada de la situación actual, fue posible
determinar las fallas que están generando los problemas en los procesos recepción y
control de materiales de la unidad de trabajo de producción y que ameritan solución.
Por lo tanto es necesario que se determine la causa raíz de dichas deficiencias a fin de
poder eliminarlas o disminuirlas. A continuación se mencionan las fallas resaltantes
encontradas:
1. Falta de control en las existencias.
2. Falta de planificación de las actividades a realizar para manejar el inventario.

15
3. No existe organización en las tareas de almacenaje.
4. No se lleva registro escrito ni automatizado del inventario.
Las fallas mencionadas representan deficiencia y mal funcionamiento para
cualquier actividad que se ejecute en una empresa. Para conocer el origen de estos
problemas se aplicó un diagrama causa-efecto, el cual es una herramienta que permite
conocer con mayor exactitud las situaciones erróneas que dificultan el
funcionamiento de la agencia en el área de inventario. A continuación se presenta el
diagrama causa-efecto, (ver figura 5).

Figura 4: Diagrama causa- efecto de las fallas en los procesos recepción y control de materiales de
la unidad de trabajo de producción. Fuente: El Autor.

Como se puede observar en el diagrama las fallas analizadas presentan más de

una causa de origen, como es el caso del personal en el área de almacén, donde se
comprobó que no se cuenta con una persona que tenga a su cargo específicamente las
funciones de control y supervisión del proceso de recepción y control de materiales
de la unidad, además quien se encarga de estas tareas no posee la capacidad o el
conocimiento necesario para implementar un sistema que asegure un funcionamiento
eficaz, y tampoco ostenta un instrumento que le permita guiarse para su ejecución.
Con relación a la planificación se precisó que para la manipulación del material
no está establecido con qué frecuencia se realizarán las revisiones, a fin de comprobar

16
que las existencias sean suficientes para las actividades diarias, así mismo no existen
procedimientos escritos para dicha manipulación con el propósito de que siempre
puedan ser ordenados de la misma manera. En relación con la organización en el
almacén no existe un sistema que asegure su manipulación efectiva, tampoco se
encuentra establecido como se realizará su revisión, es decir si será ejecutada por dos
o más personas diferentes, así como tampoco cada cuanto tiempo se hará, no se
realizan registros de las existencias o no se asientan con la regularidad que se debería
para comprobar las salidas.
Para finalizar en lo que se refiere al control de las existencias no se asientan con
exactitud las entradas y salidas de papelería, no se ejecutan recuentos para verificar el
orden y cantidades de insumos, además como la persona que se encarga del
inventario es el jefe de la unidad, el cual tiene muchas otras responsabilidades por lo
que no se encuentra fijo en el almacén y cuando se requiere material cualquiera tiene
acceso a este.

Identificación de las fallas en la unidad de trabajo de producción

Semana 4, 5 y 6 (Del 09/07/18 al 27/07/18)

Luego de realizar la identificación de las causas que generan el descontrol en

los procesos recepción y control de materiales de la unidad de trabajo de producción
se elaboró el cuadro 2 que permite analizar las causas y sub-causas que intervienen en
el proceso, se procedió a realizar una entrevista no estructurada al personal
relacionado con este proceso, para así conocer cuáles de las sub-causas identificadas
tenían mayor efecto negativo sobre él, se estableció una ponderación comprendida del
número uno al treinta y cinco (1-35), a las sub-causas indicadas donde el 1 señala la
falla menos recurrente y el 35 la falla más resaltante; permitiendo así obtener la
frecuencia con la que ocurren las fallas.

17
Cuadro 2.
Identificación de la frecuencia de fallas en el procesos recepción y control de materiales
de la unidad de trabajo de producción.

Causa Identificación Frecuencia

Ausencia de un sistema de inventario F1 32
Falta de registros F2 13
Mala gestión de materiales F3 26
Inadecuada distribución F4 10
Información desactualizada del reporte F5 20
Falta de adiestramiento F6 8
Inadecuada planificación F7 31
No existen normas ni políticas de manejo de los F8 12
materiales
Falta de computador y por lo tanto punto de red F9 18
Total 170

Ya identificada las fallas se procede a efectuar los cálculos: frecuencia absoluta

(Ff) dividida entre el total de datos (Tfallas) o tamaño de la muestra y este resultado
multiplicado por cien ((Ff÷Tfallas)*100).
Cuadro 3.
Organización de datos para realizar gráfica de Pareto

Fallas Frecuencia de Fallas Frec % Acum%

F1 32 19 19
F7 31 18 37
F3 26 15 53
F5 20 12 64
F9 18 11 75
F2 13 8 83
F8 12 7 90
F4 10 6 95
F6 8 5 100
TOTAL 170 100

18
 Una vez realizado y organizado los cálculos anteriores se procedió a elaborar la
gráfica de Pareto que permite separar gráficamente los aspectos significativos de un
problema de los triviales, de manera que se sepa a dónde dirigir los esfuerzos para
obtener la mejora, es decir para la mejora de los procesos recepción y control de
materiales de la unidad de trabajo de producción. (Ver gráfico 1).

120%
160

140 100%

120
80%

100

60%
80 FRECUENCIA
DE FALLAS

60
40%
ACUM%
40
20%
20

0 0%
F1 F7 F3 F5 F9 F2 F8 F4 F6

Grafico 1: Diagrama de Pareto de la frecuencia de fallas en los procesos recepción y control de

materiales de la unidad de trabajo de producción. Fuente: El Autor.

Lo que muestra este diagrama es lo planteado en el principio de Pareto (pocos

vitales, muchos triviales), es decir, que hay muchos problemas sin importancia frente
a unos pocos graves, evidenciando que en las primeras cinco secciones se registra el
80 por ciento de las fallas totales siendo estas las “pocas vitales” y las restantes las
“muchas triviales”. Es decir que los resultados obtenidos muestran que los aspectos
que mayor impacto generan son las primeras cinco sub-causas siendo estas: ausencia
de un sistema de inventario (19 por ciento), inadecuada planificación (18 por ciento),

19
mala gestión de materiales (15 por ciento), información desactualizada del reporte
(12 por ciento) y falta de computador (11 por ciento), las cuales son a las que es
importante concentrar esfuerzos y de esta manera utilizar todos los recursos
necesarios para llevar a cabo soluciones, acciones correctivas sin malgastar
esfuerzos.

Establecer los lineamientos para el control de los procesos

Semana 7 y 8 (Del 30/07/18 al 10/08/18)

Para el caso en estudio lo que resta es describir detalladamente y en forma de

planes de acción los lineamientos necesarios para garantizar una mejora significativa
en la lógica del INTT en cuanto a detección y requisición de materiales,
almacenamiento de materiales, recepción de materiales, codificación de los
materiales, manejo de los materiales y control del inventario. Realidades como la
ausencia de planeamiento sobre cada una de estas actividades, la falta de
establecimiento del tiempo de cada una y la deficiente asignación de
responsabilidades sobre las actividades en el sistema, son las que impiden un buen
funcionamiento del ciclo logístico de esta organización, y son puntos que no deben
ser pasados por alto y que significan para esta empresa un problema que la puede
llevar al fracaso.
La carencia de procedimientos adecuados en el área de control conlleva a que
exista una barrera en los diferentes espacios del sistema. Por todo lo expuesto
anteriormente, ha sido necesaria la elaboración de planes de acción con la única
finalidad de resolver algunos de los problemas que puede estar enfrentando esta
institución, estableciendo para ellos objetivos para cada propuesta, la descripción de
las actividades implicadas, el tiempo de duración de cada actividad, las
responsabilidades, los recursos necesarios para que el plan pueda ser llevado a cabo y
la evaluación del impacto provocado por cada acción:
1. Detección y requisición de materiales.

20
 En la detección y requisición de materiales, se realiza de manera manual y con la
ayuda de la experiencia. Por lo tanto se propone utilizar modelos de inventario
acordes al comportamiento de la demanda de los productos para determinar las
cantidades requeridas y emplear formatos de registro de existencia y para la
requisición de compra. (Ver cuadro 4).
Cuadro 4.
Plan de acción para detectar las necesidades de la empresa.

Objetivo: Planificar el procedimiento a seguir para la detección y requisición de los

materiales clasificado

Mecanismos de
Pasos de Acción Responsabilidad Materiales retroalimentación
Consultar la Computador, sistema de Registro de las
información sobre Almacenista. información. existencias
la existencia.
Determinar con la Computador, sistema de Registro
ayuda del modelo información, registro de actualizado de los
Jefe
la cantidad de existencias. Modelos de consumos
producto requerida inventario, papel mensuales
Entregar la orden Lápiz, formato de Revisar que la
de pedido al requisición de compra, requisición de
departamento de Jefe cantidad de productos productos cumpla
Proveeduría requerida con todas las
expectativas

2. Almacenamiento de materiales
Los estantes donde son ubicados los productos al momento de ser recibido por
el proveedor no se encuentran señalados y en ocasiones esto no permite el
reconocimiento inmediato del producto. Por ello se propone acondicionar el depósito
donde se encuentra el producto. (Ver cuadro 5, p.22).

21
Cuadro 5.
Plan de acción para el acondicionamiento del depósito

Objetivo: Planificar los procedimientos a seguir para el almacenamiento del material

clasificado
Mecanismos de
Pasos de Acción Responsabilidad Materiales retroalimentación
Determinar si el depósito
cuenta con el espacio
Metro, medidas
requerido para el almacenaje
Jefe de los estantes Plano del depósito.
de los materiales.
para el almacén.

Seleccionar la cantidad de
estantes a utilizar en el Estantes para Lista de estantes en
Jefe
depósito. almacén. almacén.

Ubicar los materiales en los

Clasificación de Informe de
estantes según la
Almacenista estantes para el clasificación de los
clasificación escogida. almacén. productos.

3. Control de inventario.
Los inventarios son indispensables en la administración de una empresa, no solo
por la gran inversión que estos acarrean, sino también, por el control de las
existencias que se encuentran en los almacenes. El inventario considera las diferentes
categorías en que se invierte en la compra de cosas que se pretende vender. La
oficina Maturín del INTT no cuenta con formatos especiales para el control de
inventario, ni con sistemas especiales que puedan funcionar especialmente con ese
fin. Se deben establecer políticas de inventario óptimas. (Ver cuadro 6 y 7, p.23-24).

22
Cuadro 6.
Plan de acción para los procedimientos del control óptimo de inventario

Objetivo: Planificar los procedimientos a seguir para llevar a cabo el control óptimo de
inventario

Mecanismos de
Pasos de Acción Responsabilidad Materiales retroalimentación

Clasificar los Almacenista Listado de las demandas Análisis del informe

materiales por valor de los productos. de clasificación.
de utilización.

Determinar el Jefe Herramientas Resumen del informe

comportamiento de estadísticas, computador. del análisis de la
la demanda de los demande de los
materiales. materiales.

Determinar el Herramientas Informe del análisis

comportamiento de estadísticas, computador. del tiempo de entrega
los tiempos de Jefe de cada proveedor.
entrega.

Diseñar los modelos Fórmulas matemáticas, Evaluación de los

de inventario a demandas de productos, modelos de inventario
Jefe
seguir. tiempos de entrega y de seleccionados.
revisión del proveedor.

Cuadro 7.
Plan de acción para implantar los procedimientos a seguir para llevar a cabo el control
óptimo de inventario.

Objetivo: Diseñar manuales de procedimientos y/o formatos para la requisición,

recepción de inspección y registro de existencia

23
Cuadro 7 (Cont.)
Mecanismos de
Pasos de Acción Responsabilidad Materiales retroalimentación
Describir todas las Jefe Lápiz, papel. Evaluación de las
actividades que actividades.
realiza la unidad.
Identificar los Analista de Sistemas Teoría de sistemas. Informe emitido
posibles problemas por el analista de
de logística que sistemas.
presenta la unidad.
Diseñar un Jefe Listado de actividades, Análisis del
cronograma con lápiz, papel. cronograma de
todas estas actividades.
actividades.
Supervisar los Jefe Manuales de Evaluación de los
manuales y procedimientos y formatos. manuales y
formatos. formatos.

24
 APORTES DEL PASANTE

La realización de esta pasantía nace por la necesidad de mejorar los procesos

recepción y control de materiales de la unidad de trabajo de producción, asimismo se
basa en la importancia de proponer un sistema de inventario del almacén, con la
finalidad de modernizar la forma como se capturan las entradas y salidas del material
indispensable para las actividades diarias; e igualmente la existencia de estos. Este
sistema traerá como beneficio los siguientes aspectos:
1. Mantener un nivel de inventario optimo
2. Contar con registros de información suficiente y útil.
3. Mejorar el desempeño laboral de los trabajadores, logrando rapidez como
eficiencia en los procesos.
4. Que el cliente se sienta satisfecho por una mejor atención, lo cual es sin duda un
aporte del sistema a la unidad de trabajo del INTT.

Conocimientos y Experiencias Adquiridas

La experiencia adquirida en la unidad de trabajo del INTT se fundamentó

básicamente en el análisis de las metodologías para el manejo y control de materiales,
lo cual permitió realizar el estudio de nuevos procesos para mejorar los existentes, la
experiencia laboral que se adquirió sirve de base para posteriores actividades en un
nuevo campo de trabajo, proponiendo la solución a las diversas problemáticas en
materia de seguridad que puedan presentarse en cualquier organización. El período
de pasantías permitió obtener una visión más amplia acerca de las actitudes que se
debe tomar a la hora de trabajar en equipo. De manera puntual se a continuación se
expresan los conocimientos adquiridos:
1. Trabajo en equipo.
2. Conocimiento de los tramites del INTT
3. Reglas para el control de la entrada y salida del material, asimismo de la cantidad
de material que se debe tener dentro del mismo.

25
4. Registro continuo para cada artículo.

Conocimientos y Experiencias Aplicadas

La combinación de teoría y práctica ha sido siempre una parte importante de

muchas instituciones universitarias, debido a que es el periodo donde se pone en
práctica todos los conocimientos adquiridos durante la fase académica. En el período
en el que se desarrollaron las pasantías se presentó la oportunidad de poder aplicar
conocimientos y experiencias adquiridas durante la estadía en el IUP “Santiago
Mariño”. Entre las materias que se pueden resaltar se encuentran las siguientes. (Ver
cuadro 8).
Cuadro 8
Conocimientos y experiencias aplicadas.
Asignaturas Aportes
Sirvió como guía al momento de realizar el
Metodología de la informe de pasantías, y se conocieron las
Investigación I. diferentes herramientas para la recaudación de
información.
Informática. Ayudó en la elaboración de documentos digitales
Permitió conocer las normas y procedimientos a
seguir dentro de la institución, tendientes a la
Higiene y seguridad protección de la integridad física y mental del
Industrial. trabajador, preservándolo de los riesgos de salud
inherentes a las tareas a su cargo y al ambiente
físico donde se ejecutan.
Gracias a esta cátedra, se obtuvo un buen
desenvolvimiento dentro de la empresa y una
Ética y deontología adecuada comunicación con los demás empleados
profesional. de la organización; caracterizando el
comportamiento de un profesional en el área
laboral.

26
 CONCLUSIONES

1. En el proceso de inducción se recibió información sobre la empresa, se

conocieron los aspectos importantes de sus procesos, las políticas de calidad,
misión, visión, al igual que cada uno de los lineamientos a seguir para tener claro
el trabajo a realizar internamente.
2. En el diagnóstico de la situación actual se pudo identificar una diversidad de
fallas presentes en áreas como: personal, organización, planificación y control
que pueden generar desabastecimiento del material de papelería necesario para
las actividades diarias de la organización.
3. El análisis de las fallas encontrada en los procesos del almacén muestran que los
aspectos que mayor impacto generan son las primeras cinco sub-causas siendo
estas: ausencia de un sistema de inventario (19 por ciento), inadecuada
planificación (18 por ciento), mala gestión de materiales (15 por ciento),
información desactualizada del reporte (12 por ciento) y falta de computador (11
por ciento), las cuales son a las que es importante concentrar esfuerzos y de esta
manera utilizar todos los recursos necesarios para llevar a cabo soluciones,
acciones correctivas sin malgastar esfuerzos.
4. Se establecieron planes de acción que permitan el control interno del inventario,
entre las cuales se pueden mencionar: hacer conteos periódicos del material, las
salidas del almacén deben estar respaldadas por el personal autorizado, permitir
el acceso al inventario solamente al personal responsable y, mantener suficientes
insumos disponibles para prevenir situaciones de déficit.

27
 RECOMEDACIONES

A la Gestión Operativa del INTT Maturín

1. Se debe establecer el compromiso de implantar el sistema de inventario

propuesto, supervisarlo y mantener un contacto estrecho con las personas
involucradas en el proceso del almacén de productos químicos.
2. Es recomendable registrar a cada una de los lotes que entran y salen del
almacén y así evitar pérdidas o excesos del producto.
3. Involucrar al personal en el control de los materiales, concientizándolos con
charlas sobre el problema.
Para el I.U.P “Santiago Mariño” y/o Coordinación de Pasantías

1. En cuanto a la documentación que el estudiante debe consignar al comenzar el

periodo de pasantías, dar un período prudencial para la entrega de los mismos
a los estudiantes que residen lejos de la institución.
2. Ofrecer pasantías a los estudiantes, ya que el proceso de búsqueda se hace
engorroso en ocasiones, demorando el proceso de colocación en alguna
organización.
3. Ofrecer a los estudiantes la asesoría correspondiente a los trabajos asignados en
las empresas.

28
 A los Nuevos Pasantes

1. Poner todo el interés posible por aprender cada día, a fin de formarse
adecuadamente en el ámbito laboral.
2. Llevar un control diario de forma escrita acerca de todas las actividades que
realicen, para la adecuada y fácil redacción del informe final de pasantía.
3. Mostrar un nivel de disciplina y responsabilidad ante la empresa

29
 REFERENCIAS

Coordinación de Pasantías del Instituto Universitario Politécnico “Santiago

Mariño”. (2012). Instructivo De Proceso Ordinario De Pasantías (P.O.P.),
Maturín, Venezuela.

Chiavenato, I (2004). Introducción a la Teoría General de la Administración, Ed. Mc

Graw Hill, México, p. 580.

Instituto Universitario Politécnico “Santiago Mariño”. (2006). Manual de Trabajo

Especial de Grado. Caracas, Venezuela.
James, S. (2000). Análisis y Diseño de sistemas de información. Segunda Edición,
Mc Graw Hill, Abril 2000.

30