REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA

EDUCACIÓN UNIVERSITARIA, CIENCIA Y TECNOLOGÍA
INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO
“SANTIAGO MARIÑO”
EXTENSIÓN MATURÍN

MEJORAS EN EL CONTROL DE EXISTENCIAS DE INVENTARIOS PARA

LA FARMACIA MEDITOTAL C.A. EN MATURÍN ESTADO MONAGAS

Informe de Pasantías Presentado Como Requisito Para Optar al Título de

Ingeniero Industrial

Autor:
Jesús Alberto Granado
Asesores:
Ing. Marines Saballo
Ing. Luis Rivero
Lcda. MSc. Héctor Ramos

Maturín, Julio de 2016

i
 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO
“SANTIAGO MARIÑO”
ESCUELA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
EXTENSIÓN MATURÍN

ACTA DE EVALUACIÓN DEL ASESOR EMPRESARIAL

Quien suscribe, Ing. Marines Saballo, titular de la Cédula de Identidad

Nº 16.176.317, en mi carácter de Asesor Empresarial del Informe Final
presentado por el Bachiller: Jesús Alberto Granado, Titular de la Cédula de
Identidad Nº 19.447.442, como requisito indispensable para optar al Título
de Ingeniero en la especialidad de: Ingeniería Industrial, titulado:
MEJORAS EN EL CONTROL DE EXISTENCIAS DE INVENTARIOS PARA
LA FARMACIA MEDITOTAL C.A. EN MATURÍN ESTADO MONAGAS,
después de haber realizado la revisión correspondiente, considero que el
mismo resultó ___________________, por lo que le asigné una calificación
de _________ puntos sobre un valor total de 20 puntos (50%) que me
correspondía evaluar.

En la Ciudad de Maturín, a los _____ días del mes de ___________

de 2016.

___________________________
Ing. Marines Saballo
C.I. Nº 16.176.317

ii
 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO
“SANTIAGO MARIÑO”
ESCUELA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
EXTENSIÓN MATURÍN

ACTA DE EVALUACIÓN DEL ASESOR ACADÉMICO

Quien suscribe, Ing. Luis Rivero, titular de la Cédula de Identidad Nº

13.358.255, en mi carácter de Asesor Académico del Informe Final
presentado por el Bachiller: Jesús Alberto Granado, Titular de la Cédula de
Identidad Nº 19.447.442, como requisito indispensable para optar al Título
de Ingeniero en la especialidad de: Ingeniería Industrial, titulado:
MEJORAS EN EL CONTROL DE EXISTENCIAS DE INVENTARIOS PARA
LA FARMACIA MEDITOTAL C.A. EN MATURÍN ESTADO MONAGAS,
Después de haber realizado la revisión correspondiente, considero que el
mismo resultó ___________________, por lo que le asigné una calificación
de _________puntos sobre un valor total de 20 puntos (50%) que me
correspondía evaluar.

En la Ciudad de Maturín, a los____ días del mes de ____________

del 2016.

______________________
Ing. Luis Rivero
C.I. Nº 13.358.255

iii
 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO
“SANTIAGO MARIÑO”
ESCUELA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
EXTENSIÓN MATURÍN

ACTA DE REVISIÓN DEL ASESOR METODOLÓGICO

Quien suscribe, Lcdo. MSc. Héctor Ramos, titular de la Cédula de

Identidad Nº 12.792.426, en mi carácter de Asesor Metodológico del Informe
Final presentado por el Bachiller: Jesús Alberto Granado, Titular de la
Cédula de Identidad Nº 19.447.442, como requisito indispensable para optar
al Título de Ingeniero en la especialidad de: Ingeniería Industrial, titulado:
MEJORAS EN EL CONTROL DE EXISTENCIAS DE INVENTARIOS PARA
LA FARMACIA MEDITOTAL C.A. EN MATURÍN ESTADO MONAGAS,
después de haber realizado la revisión correspondiente, considero que el
mismo está APTO PARA SER PRESENTADO.

En la Ciudad de Maturín, a los _____ días del mes de __________ de

2016.

___________________________
Lcdo. MSc. Héctor Ramos
C.I. Nº 12.792.426

iv
 Í N D I C E G E N E R A L

P.p

L I S T A D E C U A D R O...............................................................................................vi

L I S T A D E F I G U R A................................................................................................vii

L I S T A D E G R A F I C O.........................................................................................viii

INTRODUCCIÓN...................................................................................................................1

ASPECTO DE LA EMPRESA.............................................................................................3

Descripción de la Empresa..............................................................................................3

Filosofía de la Empresa....................................................................................................3

Misión..................................................................................................................................3

Visión..................................................................................................................................4

Políticas..............................................................................................................................4

Estructura Organizativa de la Empresa..........................................................................4

DESARROLLO DE LA PASANTÍA....................................................................................6

Descripción del Plan de Trabajo.....................................................................................8

Cronograma de Actividades.............................................................................................9

DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES......................................................................11

Inducción de pasantía.................................................................................................11

Diagnosticar la situación actual del Servicio de Seguridad y Salud Laboral

dentro de la Empresa Cristal Auto Libertador, C.A.................................................11

Analizar el impacto que tendrá la aprobación y aplicación de la Norma Técnica

de los Servicios de Seguridad y Salud Laboral Propios que tendrá una vez
puesta en vigencia en el ámbito financiero, técnico y humano para la Empresa
Cristal Auto Libertador, C.A.......................................................................................15

iv
 Formulación de estrategias que apoyen el cumplimiento de la Norma Técnica
de los Servicios de Seguridad y Salud Laboral en los Trabajos Propios, para la
empresa Cristal Auto Libertador, C.A.......................................................................30

APORTE DEL PASANTE O PROPUESTA....................................................................31

Conocimiento y Experiencia Adquirida.........................................................................33

Conocimiento y Experiencia Aplicadas........................................................................33

CONCLUSIONES...............................................................................................................35

RECOMENDACIONES......................................................................................................36

Al Instituto Universitario Politécnico “Santiago Mariño”.............................................36

Para los Nuevos Pasantes.............................................................................................37

REFERENCIAS...................................................................................................................38

v
 LISTA DE CUADRO

CUADRO P.p
1 Cronograma de actividades……………….…..………………...……… 10
2 Lineamientos…………………………………………………………………. 20
3 Conocimiento y Experiencia Aplicadas……………………………...… 24

vi
 LISTA DE FIGURA

FIGURA P.p
1 Organigrama de la empresa..…………….......…………………… 6
2 Limpieza y Barrido del área …………………………………….….. 12
3 Barrido del área………………………….........…………….………. 12
4 Limpieza con equipos mecanizados el área de la Planta….…… 13
5 Lijado de tubos………..………………………………….…………. 13
6 Estipulación de los tiempos Ejecutados ……………………..…… 16
7 Diagrama de Gantt con Relaciones …………...…………………… 18
8 Informe semanal de avance de obra (semana N° 14) …………….. 18

LISTA DE GRAFICO

GRAFICO P.p
1. Curva de Avance Físico de la Obra…………………………………….……17

vii
viii
 INTRODUCCIÓN

En la actualidad las organizaciones enfrentan cada día exigentes

cambios que requieren de acciones rápidas y efectivas para así hacer frente
a las demandas del entorno, que de alguna manera trae consigo aumentos
de gran beneficio económico para las compañías. No obstante; esto a su vez
genera actualizar e implementar estrategias de optimización de procesos, la
cual les va a permitir obtener información valedera, confiable y justa con el fin
inmediato de que sean más productivas y eficaces en pro y bienestar de la
compañía en general.
La carencia o deficiencias de controles administrativos y contables,
evidentemente condenan a cualquier organización al fracaso al no existir
controles que permitan corregir oportunamente medidas preventivas a los
problemas que generen las actividades comerciales y más aun cuando se
trate del manejo de inventario de la organización, conociendo que este es el
corazón de la misma, el cual debe estar al día con los constantes
movimientos y actualizaciones del medio.
El realmente conocer que cantidad de inventario será necesario que
posea una organización en un futuro es un trabajo verdaderamente
interesante, por tal motivo la planeación y el control de los sistemas de
inventarios deben darse necesariamente en niveles diferentes, por lo tanto es
improbable que una sola clase de pronostico pueda ser suficiente; desde
luego el problema inmediato es siempre el de controlar los inventarios,
proporcionando las materias primas que requieren la programas de
producción, entonces ¿hasta dónde se debe sondear en el futuro, cada vez
que se tenga que decidir la magnitud de los niveles de inventario, producción
y ocupación, la respuesta a esta interrogante depende del comportamiento
de los mercados y de los proveedores de insumos, y de la naturaleza de las

1
operaciones y controles internos, este debe ser el punto de partida al
determinar el grado de inventario requerido en la empresa farmacéutica,
claro está adaptándose a los cambios que puedan generarse en la sociedad,
y a la oferta y demanda que juegan un papel importante en el mundo
empresarial.
En la Farmacia Meditotal, C.A., donde el autor realizó las pasantías, el
cual se basó en la formulación de mejoras en el control de existencias de
inventarios para la Farmacia Meditotal, C.A. en Maturín Estado Monagas. El
presente informe fue realizado durante un periodo de (9) nueve semanas de
pasantías en la empresa, para establecer criterios y acciones mínimas para
la organización, funcionamiento y supervisión de los productos farmacéuticos
que aseguren la distribución de los mismos a sus clientes.
El informe está estructurado de la siguiente manera: Aspecto de la
empresa, identificando su estructura organizativa misión, visión. Luego se
hace referencia al desarrollo de la pasantía, objetivos propuestos,
cronograma de actividades, descripción de actividades realizadas durante el
periodo de pasantía, aporte del pasante conocimiento y experiencia
adquirida, así como también la experiencia aplicada, bibliografía, conclusión,
recomendaciones dirigidas a la empresa, al institutito y a los futuros
pasantes, anexos.

2
 ASPECTO DE LA EMPRESA

Descripción de la Empresa

Razón Social

FARMACIA MEDITOTAL C.A, ubicada en la Av. Luis del Valle García,

sector centro, No. 28. Teléfono: 0291-6420309, Maturín estado Monagas.
(ver figura 1)

Figura 1. Fachada de la empresa. Fuente: Intranet de la empresa (2016)

Naturaleza de la Organización

Con el objetivo de cubrir la demanda de servicios de salud,

específicamente en el expendio de medicamentos, nace en 1995 Farmacias
Meditotal con la apertura del primer establecimiento en el sector Las Garzas,
en el estado Anzoátegui. Desde los inicios, cuenta con un personal altamente
capacitado y comprometido en garantizar una gestión de excelencia a

3
nuestros usuarios, incorporando además, servicios de valor agregado como
expendio de misceláneos bajo formato de autoservicio, turnos las 24 horas,
asesorías médicas, además de proveer productos y servicios del área
nutricional. Actualmente se cuenta con 18 sucursales distribuidas en cinco
estados.
Farmacias Meditotal focaliza con talento y calidad su orientación hacia
el cliente innovando en estrategias adecuadas de productos y servicios en
salud y cuidado personal para el bienestar de nuestros consumidores, a
través del desarrollo permanente establecido en la eficiencia, el
mejoramiento y el crecimiento continuo de nuestros colaboradores a nivel
profesional y personal.

Filosofía de la Empresa

Misión

Ofrecer al cliente productos y servicios de calidad, brindando

satisfacción, seguridad y confianza a fin de promover bienestar.

Visión

Ser el grupo de farmacias de autoservicio líder a nivel nacional

garantizando a la comunidad su mejor solución.

Valores

1. Puntualidad en el servicio. Elemento importante y objetivo de la

apreciación de la calidad de servicio.
2. Honestidad. Cualidad humana que consiste en comportarse y expresarse
con coherencia y sinceridad, y de acuerdo con los valores de verdad.
3. Pertenencia. Sensación de bienestar que produce el tener un espacio de

4
 crecimiento y un clima de comprensión y arraigo con la organización que
nos ayude a ser mejores personas cada día.
4. Ética. Interiorización de las normas y principios que hacen que la
persona sea responsable de su propio bienestar y, consecuentemente,
del de los demás.
5. Dedicación. El empeño de lograr un objetivo.
6. Trabajo en equipo. Fomento de las relaciones interpersonales, para
generar situaciones de solidaridad, compañerismo y aprendizaje mutuo
que favorezcan la integración y el logro de los objetivos.
7. Responsabilidad. La virtud o disposición habitual de asumir las
consecuencias de las propias decisiones, respondiendo de ellas ante
alguien.
8. Confiabilidad. Mejoramiento continuo de los procesos que incorpora de
manera sistemática, avanzadas herramientas de diagnóstico,
metodologías de análisis y nuevas tecnologías para optimar el servicio
prestado  al cliente.

Políticas

Proveer a sus clientes, actuales y potenciales, de un servicio que

satisfaga o supere sus expectativas en términos de calidad, cantidad, costos,
variedad y rapidez.

Estructura Organizativa de la Empresa

La estructura organizativa de la empresa Cristal Auto Libertador, C.A.,

está constituida como se muestra en la figura 2, p. 6, las pasantías se
desarrollaron en la Gerencia General de la empresa de Maturín, este
departamento se encarga de la planificación, organización, venta y la
aplicación de cualquier tipo de servicio que requieran los clientes, como
también el manejo de los reclamos realizados.

5
 PRESIDENTE
PRESIDENTE

VICE-PRESIDENTE
VICE-PRESIDENTE

GERENTE GENERAL GERENTE

GERENTE
ADMINISTRATIVO
ADMINISTRATIVO

ATENCIÓN AL CLIENTE
JEFE
JEFE DE
DE JEFE
JEFE DE
DE
PERSONAL
PERSONAL MANTENIMIENTO
MANTENIMIENTO

REPRESENTANTE
REPRESENTANTE JEFE
JEFE DE
DE
DE
DE VENTAS
VENTAS COMPRAS
COMPRAS

Figura 1. Estructura Organizativa de la Empresa Cristal Auto Libertador,

C.A. Fuente: Dpto. Gerencia General de la Empresa (2016)

6
 DESARROLLO DE LA PASANTÍA

La Farmacia Meditotal, C.A en los actuales momentos se encuentra

inmersa en un proceso de reorganización en sus diversas áreas de gestión,
para fomentar de esta manera la eficiencia operativa del área de ventas; en
vista de que la demanda de los productos farmacéuticos es más competitivo,
en tal sentido se hace necesaria la búsqueda de oportunidades de mejora
que optimicen la gestión del control de inventarios.
Ahora bien en la actualidad las actividades de distribución y
almacenamiento en la empresa no se realizan siguiendo métodos definidos
que orienten como debe hacerse cada actividad inherente al manejo y control
de inventarios, esto es originado por la falta de existencia de inventario, lo
cual genera problemas en la forma de llevar a cabo las operaciones. Por
otra parte esta situación se presenta debido a que no existe un departamento
que se encargue de la organización y control del inventario, lo cual
genera a la empresa retrasos y pérdida de tiempo.
Por otro lado, las actividades de almacenamiento se realizan de
manera insegura debido a que no existe un inventario acorde a las
demandas de los clientes, generando incumplimiento, además no se realiza
una buena planeación operativa de las actividades de los trabajadores con
que cuenta la empresa para su inventario de productos farmacéuticos, en
tal sentido se hace necesaria la búsqueda de oportunidades de mejora que
regulen la gestión de inventarios. Por lo tanto uno de los departamentos
críticos y objeto de estudio para el presente trabajo es la carencia de
organización de los insumos farmacéuticos que incide en la gestión y
manejo de inventarios, por consiguiente se hace necesaria la inmediata
aplicación de conceptos de reingeniería, con el fin de mejorar la ubicación
de los productos solicitados en el transcurso del proceso y establecer un

7
historial del movimiento de inventario.
La distribución y almacenamiento de los productos se llevan de forma
desorganizada, ya que no se lleva el control de los productos existentes en
la farmacia; cuando el material es recibido por el personal encargado ubican
los productos farmacéuticos de manera inadecuada. Debido a estas causas
surgen deficiencias en el inventario, generando pérdidas de tiempo en la
búsqueda de los mismos, molestias de los clientes causadas por falta del
producto en la droguería, mal manejo del inventario. Para evitar estas malas
condiciones se debe contar con un sistema de almacenamiento para las
medicinas y así poder llevar un control de existencia de las mismas.

Descripción del Plan de Trabajo.

En toda empresa de carácter comercial es muy importante la

información que se origina producto de las actividades que diariamente
realiza; fundamentalmente porque da información, proporciona datos
valiosos para la elaboración de los estados financieros de allí que estos
permitan desarrollarse un análisis exhaustivo con el propósito de evaluar
realmente cual es la situación de la empresa en un determinado momento lo
que contribuye a la toma de decisiones más aceptadas.
Una de las partidas utilizadas para elaborar estos estados la constituye
los inventarios los cuales requieren de sumo cuidado y control, pues
representan parte del activo circulante con que cuenta la empresa para
desarrollar sus actividades principales con la finalidad de obtener los
ingresos necesarios que permiten cubrir todas las obligaciones que se
generan en ella y al mismo tiempo lograr un margen de rentabilidad
aceptable que compense el sacrificio y trabajo en el cual incurren los
propietarios.
En vista de esta situación se hace necesario contar con un sistema de
control administrativo y contable del inventario adecuado que permita una

8
visión de conjunto y estructura organizacional con el fin de conocer con
exactitud las compras a efectuar. La salida de los materiales y a su vez
revisar los inventarios para mantener el control adecuado de los mismos en
el almacén. El periodo de pasantía se desarrolló en el periodo desde
02/05/2016 y culminándolo el 29/06/2016. Cabe destacar que la principal
estrategia que se aplicó fue la participación directa en la empresa aplicando
los criterios obtenidos en las actividades para la supervisión de ellas.

Cronograma de Actividades

El cumplimiento de las actividades permitió lograr los objetivos

propuestos de manera eficiente, llegando a responder de manera rápida,
efectiva y segura al momento de presentarse un evento desfavorable dentro
de las instalaciones de la farmacia, además de capacitar teórica y
prácticamente, al personal para que adquiera los conocimientos básicos y
estén preparados para solventar cualquier falla operativa que se presente
con el sistema de control del inventario.
Por lo cual se establecieron cuatro actividades, las cuales fueron
realizadas en un período de 9 semanas como se observa en el cronograma
de actividades. (Ver cuadro 1, p. 10) En el cronograma de actividades se
especifican de manera organizada cada una de las labores a realizar en la
farmacia Meditotal durante el periodo de pasantía las cuales van
directamente relacionada al cumplimiento por parte de la organización de
todos y cada uno de los aspectos que son abordados por la legislación en
materia de Seguridad y Salud laboral.

9
Cuadro 1
Cronograma De Actividades

SEMANAS
ACTIVIDADES 1 2 3 4 5 6 7 8 9
02-05 al 09-05 al 16-05 al 23-05 al 30-05 al 06-06 al 13-06 al 20-06 al 27-06 al
06-05-16 13-05-16 20-05-16 27-05-16 03-06-16 10-06-16 17-06-16 23-06-16 29-06-16
Inducción de las actividades que se
realizan en la empresa
Diagnosticar las deficiencias
presentes en los procedimientos de
control de existencias de inventarios
que actualmente sigue la Farmacia
MEDITOTAL C.A.
Establecer los basamentos técnicos
que sustenten el sistema de control de
existencias de inventarios, que
ocasionan pérdidas de tiempo durante
la ejecución de los procesos.
Proponer la Mejora del Sistema de
control de existencias de inventarios
de la Farmacia a objeto de lograr
eficiencia en el despacho de la
mercancía
Entrega del Informe Final

Pasante: JESUS ALBERTO GRANADO Especialidad: Ingeniería Industrial Firma: ____________

Organización Productiva: FARMACIA MEDITOTAL C.A. Dependencia de Desempeño: Farmacia
Trabajo Asignado MEJORAS EN EL CONTROL DE EXISTENCIAS DE INVENTARIOS PARA LA FARMACIAS MEDITOTAL
C.A. EN MATURÍN ESTADO MONAGAS .

Asesor Empresarial: Ing. Marines Saballo Firma: _______________________

Asesor Académico: Ing. Luis Rivero Firma: _______________________
Asesor Metodológico: Lcdo. Omel Tineo Firma: _______________________

10
 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

Inducción de las actividades que se realizan en la empresa

Desde el 02 hasta 06 de Mayo de 2016

En esta semana se pudo conocer por medio de la observación directa

realizada en las instalaciones y los trabajadores la situación actual de la
Farmacia Meditotal, C.A; teniendo como punto de partida, conocer el lugar
donde se llevo a cabo la pasantía, seguidamente se recibió una charla de
inducción donde se trataron temas de Seguridad y Salud Laboral, es decir,
los posible riesgos a los que se está expuesto una vez que se está dentro de
la empresa, actividades básicas para la adaptación en el ambiente de
trabajo, presentación con el personal encargado de la atención al público, y
posteriormente el personal administrativo, así como también las normas en
cuanto al horario, de esta manera, en esa semana se asigno el tema para
realizar el informe de pasantía.

Diagnosticar las deficiencias presentes en los procedimientos de

control de existencias de inventarios de la Farmacia Meditotal, C.A
Desde el 09 de Mayo hasta 20 de Mayo de 2016.

Se realizó un diagnóstico de la situación actual que presenta la

Farmacia Meditotal, C.A., la cual utiliza un sistema de inventario periódico
para que de esa manera los registros de los inventarios estén siempre
actualizados, para proteger la cantidad que está disponible en los
inventarios; de acuerdo a este sistema los costos de venta son valuados al

11
final de cada periodo económico.
Se puede decir que el sistema de inventario periódico es conocido
también, como sistema físico, porque se apoya en el conteo físico real del
inventario. El mismo es generalmente utilizado para contabilizar los artículos
del inventario que tienen un costo unitario bajo. En este sistema la farmacia
no mantiene un registro continuo del inventario disponible, más bien al fin del
periodo, se realiza un conteo físico del inventario disponible y aplica los
costos unitarios para determinar el costo del inventario final. En esta
empresa el sistema que actualmente utilizan para controlar las entradas y
salidas de mercancía es el sistema automatizado llamado SAINT .
En esta empresa aseguran la mercancía contra todo riesgo que pueda
pasarle en su almacenamiento, sobre todo la medicamentos como los
psicotrópicos, estupefacientes y los productos que exigen condiciones
especiales, deben ser inmediatamente identificados y almacenados de
acuerdo con las instrucciones específicas y con las demás exigencias de la
legislación vigente. No incurren en costos adicionales por almacenaje; el
local donde se encuentra la mercancía es propio, además cumple con las
condiciones exigidas para almacenar las medicinas.
No poseen un procedimiento para desincorporar la mercancía que esta
vencida, solo hacen revisiones continuas, la que esta vencida la retiran de
los estantes para luego ser votadas; la mercancía que está dañada no la
certifican, la desincorporación de la mercancía es interna solo la eliminan del
sistema.
De acuerdo a lo planteado anteriormente, se presenta el análisis de
las necesidades durante el proceso actual del manejo y control del sistema
de inventario de la Farmacia Meditotal, C.A como base para las mejoras
del mismo, mediante el uso herramientas gerenciales como son el
diagrama causa-efecto y diagrama de Pareto. En primer lugar, se
determinaron las deficiencias utilizando el diagrama Causa-Efecto, con el
fin de identificar las causas más importantes de los problemas con sus

12
respectivas causas de manera que se puedan analizar completamente,
proporcionando de esta forma una cantidad de fallas con sus posibles
soluciones, estas fallas generan o conllevan una disminución
representativa de la operatividad o rendimiento de las actividades del
almacén que repercuten en las demás áreas de la empresa.

Stock de Proveedores
Productos

Falta de registros Falta de control No existen registros para medir la

del stock de en la entrada y
productos en el
almacén
Bajo control y revisión
de la calidad de los
insumos
No existe rotación de los
productos farmacéuticos
eficiencia y entrega de los productos
salida
Situaciones Fallas en los tiempos de entrega
con arreglos de los productos
provisionales
Deficiencias en la
Farmacia
Meditotal, C.A
Falta de un modelo de
inventario acorde a las
necesidades de la
Farmacia Meditotal, C.A

Falta de espacio para el

almacenamiento de los No existen procedimientos
productos Farmacéuticos sencillos para la aplicación del
inventario

Almacenamiento

Figura 2 Diagrama Causa Efecto de las deficiencias en los procedimientos

de control de existencia de la farmacia Meditotal, C.A

La aplicación de un modelo de control del sistema de inventario es la mejor

forma que existe para eliminar estas fallas que se están presentando
dentro del proceso, porque así de esta manera todos los trabajadores
realizarán sus actividades bajo un sólo esquema según las instrucciones y
especificaciones de los procedimientos logrando de esta forma cumplir con
las exigencias y requerimientos de la empresa Meditotal, C.A, que sean

13
acordes con los requerimientos de las actividades que se realizan en la
empresa. Resumiendo lo reflejado por el diagrama causa-efecto, se puede
notar que las deficiencias encontradas se deben principalmente a la falta de
registros, carencia de una actualización plasmada por escrito del stock de los
productos farmacéuticos, las deficiencias en los tiempos de entrega de los
productos de los proveedores y los métodos de almacenamiento los cuales
pueden provocar retrasos en el despacho de los mismos a los clientes de la
Farmacia.
Con el fin de identificar las necesidades más importantes que afectan el
adecuado rendimiento del proceso y el control de los mismos en el almacén,
se realizó la identificación de las necesidades o deficiencias a través de un
diagrama de Pareto. Esta tabulación consiste en establecer un criterio para
darle prioridad a los elementos de mayor relevancia, dándoles una
ponderación que fue transcrita en términos porcentuales de impacto, se
desarrolló una escala de prioridad en donde se discutieron los problemas de
mayor incidencia en el almacén de la Farmacia Meditotal, C.A. Al final se
estableció una escala de ponderación cuya puntuación va del 1 al 10 para
calificar la prioridad de atención de las necesidades, en la cual 10 representa
la actividad con mayor prioridad y 1 a la actividad con menor prioridad.
Entre los problemas detectados están la falta de procedimientos
estandarizados, carencia de un sistema de control acorde a las necesidades de la
empresa y la capacitación del recurso humano, lo cual genera bajo rendimiento
del personal por la ausencia de procedimientos para la planificación de las
actividades del sistema de inventario, por otra parte se realizan actividades con
arreglos provisionales por no aplicar un modelo de inventario, las actividades no
están procedimentadas de manera sencilla, no existen registros, sólo se mide la
eficacia de los procesos en base al tiempo, es por ello que se sugirieron varias
líneas de acción para la satisfacción de las necesidades presentes las cuales se
muestran a continuación en el resumen de necesidades a solucionar (Ver cuadro
1)

14
Cuadro 1
Resumen de Necesidades a Solucionar
Fallas Frecuencia
No existe un modelo de inventario acorde a las necesidades de la 8
empresa
Falta de control de la entrada y salida 7
Falta de registros del stock de los productos en el almacén 6
Actividades no normalizadas 5
No existen procedimientos sencillos para la aplicación del 4
inventario
Falta de espacio para el almacenamiento de los productos 3
No existe rotación de los productos 3
Bajo control y revisión de la calidad de los insumos 2
No existen registros para medir la eficiencia y calidad de los 1
proveedores
Fallas en los tiempos de entrega de los productos en el 1
almacén

Cuadro 2
Frecuencias de las fallas acumuladas y relativas para la aplicación de los indicadores
de gestión de calidad
Fallas Frecuencia Frecuencia % %
Acumulada De Acumulado
Frecuencia de
Frecuencia
F1 8 8 20,00 20,00
F2 7 15 17,50 37,50
F3 6 21 15,00 52,50
F4 5 26 12,50 65,00
F5 4 30 10,00 75,00
F6 3 33 7,50 82,50
F7 3 36 7,50 90,00
F8 2 38 5,00 95,00
F9 1 39 2,50 97,50

15
 F10 1 40 2,50 100,00

El cuadro 1, muestra las necesidades más urgentes que deben ser

solucionadas para mejorar la problemática generada por el inadecuado
manejo del inventario del almacén de la empresa por la carencia de un
modelo actualizado de inventario. En primer lugar se requiere mejorar el
sistema de control de inventario que permita reducir las pérdidas que se
presentan en el almacén de la droguería, para ello es necesario adecuar los
procedimientos del modelo de una manera sencilla y entendible por todos los
trabajadores que la apliquen, la cual debe ser complementada con formatos
de registros. Estas necesidades fueron cuantificadas con la escala del 1 al 10
con el fin de elaborar el diagrama de Pareto que se muestra a continuación
(ver gráfico 1,pág. 16)

Gráfico 1. Diagrama de Pareto

En cuanto al análisis del diagrama de Pareto se pueden observar que las

causas más críticas en la farmacia, es la falta de un sistema de control de

16
existencia de inventario, procedimientos sencillos y actualizados. Estas fallas
están relacionadas estrechamente con las actividades primordiales que
deben ser ejecutadas y llevadas a cabo por los empleados de Meditotal, C.A,
las cuales deben ser corregidas para garantizar el adecuado funcionamiento
de los procesos de la organización. Estas debilidades permitieron comenzar
la búsqueda de soluciones efectivas, para evitar su ocurrencia dentro las
diferentes actividades que allí se realizan. Ahora bien, debido a que estas
tienen consecuencias que afectan negativamente el rendimiento de las
actividades para llevar el control de existencia de los insumos farmacéuticos,
por la falta de espacio para el almacenamiento y la inconsistencia en su
manejo durante sus actividades. Se puede observar que las seis primeras
deficiencias representan el 82% que influyen sobre el resto de las fallas para
proponer un sistema que actué eficazmente. Los productos que más salen
representan el 20% de los insumos que generan el 80% de los movimientos
del almacén, se colocarán cerca de los lugares donde se despachan los
mismos, para que se pierda el menor tiempo posible dentro de la farmacia.

Establecer los basamentos técnicos que sustenten el sistema de control

de existencias de inventarios
Desde el 23 de Mayo hasta 03 de Junio de 2016.

La gestión del sistema de inventario, es muy importante por ser éste,

donde se controla, guarda y conserva la mercancía que garantizará la
eficiencia y eficacia de los procesos dentro de la empresa. Para que este
trabajo sea eficiente se deben vigilar varios factores, dentro de los cuales se
encuentran: movimiento de productos, controles de inventarios, trabajadores
directos e indirectos y otras actividades.
El almacenaje de los productos de la farmacia en estos momentos no
cumple con los requerimientos establecidos por las Normas COVENIN,
además de contar con la presencia de una gran cantidad de mobiliario que

17
limitan el espacio disponible, no se almacena la mercancía dentro de las
áreas establecidas, el almacenamiento no se realiza de manera ordenada,
no se cuenta con espacios organizados, así como también se obstaculizan
las áreas de trabajo, y no se mantiene ningún control de la mercancía que allí
se almacena, entre otras cosas. Es por ello que con la presente investigación
se estudiaron los lineamientos para la gestión de inventario
El control de existencia de inventarios se llevará a cabo en forma
permanente con cortes mensuales al último día hábil de cada mes bajo los
lineamientos, principios y estrategias establecidos en los presentes
procedimientos y en la legislación actual aplicable en la materia. En las áreas
de almacenaje de los insumos farmacéuticos se debe llevar un registro
sistemático del movimiento de bienes en kardex manual o automatizado, por
otra parte se deben contemplar los registros de entradas y de salidas de los
medicamentos emitiendo un informe de cierre

Procedimiento: Recepción, Registro y Control de los insumos de la

farmacia

1. Los encargados deberán registrar en el sistema todos los insumos que

ingresen en estos, provenientes de proveedores de la empresa. Por
cada ingreso se generará un reporte de entrada, todos los ingreso
deberán soportarse con las facturas y los reportes de entrada
correspondientes.
2. Las facturas del proveedor y entradas al sistema deberán ser
enviadas oportunamente al Departamento de Contabilidad para
soportar los documentos de entrada.

Procedimiento: Salidas de Almacén

1. El almacén deberá registrar en el sistema automatizado o manual

18
 todos los productos que salga de la farmacia
2. Los insumos farmacéuticos deben salir a través de una factura u
orden de salida emitida por algún organismo público o privado adscrito
a la Farmacia Meditotal, C.A
3. Identificar los productos farmacéuticos devueltos o deteriorados.
4. Establecer su correcta valoración o los importes a los cuales deberán
quedar registrados.

Procedimiento: Compra

1. Mantener actualizada la lista de proveedores.

2. Las solicitudes de pedidos deben estar liberadas o autorizadas en el
sistema por el solicitante para darle curso a la compra.
3. Seleccionar a los proveedores que ofrezcan mejores condiciones.
4. Todas las ordenes de compras deben ir autorizadas por el líder de
apoyo logístico de compra y siguiendo un manejo correlativo de
control
5. Toda adquisición de medicinas debe efectuarse a través de una orden
de compra con original y copia debidamente aprobada y firmada por el
proveedor.

La identificación y Evaluación de necesidades de los inventarios inicia

desde el momento en que se toma la decisión de atender la demanda del
mercado, entonces, es necesario identificar las diferentes opciones de
proveedores, midiendo los aspectos cualitativos (calidad, garantía, tiempo de
entrega. etc.) y cuantitativos (precios y volumen o cantidad); todo con el
propósito de aprovisionarse con los insumos necesarios para el momento en
que se necesitan y evitar con ello problemas de desabastecimiento que
puedan conllevar inclusive a la pérdida de mercado. La identificación de

19
necesidades de inventarios se determina de la siguiente manera Por medio
de la Planificación e Identificación de insumos y proveedores.

Planificación

La planificación a corto plazo para la obtención de los inventarios es

importante, ya que constituye la base para proyectarse, prever y organizar
sobre las necesidades de inventarios en la Farmacia. La cual es elemental
para tomar decisiones de compra y venta. A continuación se detallan dos
asuntos fundamentales que se deberán concretar para la planificación de
inventarios:
1. Cuando (en qué momento) debe realizarse los distintos pedidos de
materiales
2. Cuanto debe pedirse de cada producto al emitirse un pedido.

Identificación Insumos y Proveedores

En la figura 3, se muestra el proceso por medio del cual se identifican

los insumos y proveedores que la farmacia Meditotal, C.A requiere para la
obtención oportuna de inventarios. El proceso inicia con la planificación esta
requiere de información sobre Inventarios como son el consumo, las
existencias, las ventas, los máximos y mínimos, los costos, los precios de los
productos y el abastecimiento de inventarios; después de analizar la
información proporcionada sobre los inventarios se da paso a los
requerimientos al departamento de compras donde se encargara de las
negociaciones y de evaluar las diferentes ofertas de proveedores, las
cantidades, los precios, entre otros. Para posteriormente concretizar la
compra ya sea a proveedores locales o exteriores. (Ver figura 3)

20
 Figura 3. Proceso donde se identifican los insumos y proveedores

Fundamentos para evaluar los Proveedores

La necesidad de garantizar que el inventario se realice de manera

uniforme, es el principal fundamento aplicado durante la elaboración de las
órdenes de compras de los insumos farmacéuticos que se requieren, entre
los cuales se tomarán en cuenta: Precios, condiciones de pago y plazos de
entrega, Fiabilidad, Calidad de los productos y servicios, Capacidad real de
la producción o cumplimiento de la misma, Métodos de producción utilizados

Control de Inventarios

Para la mejorar el manejo de inventario que posee la empresa es

conveniente hacer un análisis acerca de la capacidad de la misma para
abordar el reto e implementación de la mejora en el control del sistema de
inventario, por lo tanto es necesario implementar un modelo que ayude a
mejorar la eficiencia de las actividades propias de estos productos. Un efecto
adverso respecto al sistema de control de inventario se presenta por la

21
ausencia de estanterías para la distribución de los fármacos, haciendo
necesario la aplicación del mismo para asegurar que una actividad se efectúe
de manera óptima y uniforme.

Figura 4. Sistema de Control de Inventario

El control de inventarios consiste en un trabajo técnico y de
procedimientos utilizados para establecer y mantener las cantidades óptimas
de materia prima y materiales requeridos, para que la empresa cumpla con
sus objetivos. El control físico consiste en la acción del control de las
existencias reales y en producción y su comparación con las necesidades
presentes y futuras, teniendo en cuenta el ritmo del consumo, los niveles de
existencias y las adquisiciones precisas para atender la demanda Además es
necesario tener adecuados niveles de stock a continuación se detallan las
funciones de la gestión de stock:

Funciones de la Gestión de Stock:

 Coordinar programas de venta y compras.

 Establecer niveles de inventarios de cada producto en función de la
demanda.
 Realizar el seguimiento sistemático de los pedidos a los proveedores.

22
  Conocer las existencias, entradas y salidas
 Asegurar que las peticiones de materiales sigan un orden adecuado
evitando olvidos y retrasos en las entregas.
 Detectar y gestionar los materiales obsoletos o con poco movimiento.

Control de Entradas y Salidas de Inventarlos.

El control de las entradas y salidas de inventarios se llevará a cabo

mediante registros e informes periódicos que se relacionan con la compra,
recepción almacenamiento y entrega de los materiales. Los registros
deberán mostrar la cantidad y el costo de los materiales pedidos a los
proveedores, recibidos de éstos, almacenados y posteriormente entregados
de manera que las existencias mostradas en el Kardex computarizado de
Inventarios estén correctamente registradas.
Como parte del control de las entradas y salidas de inventarios se
detalla en la figura 5 considerando la necesidad de segregación de funciones
relativas a inventarios. tales como adquisición, recepción y almacenaje;
posteriormente a esto se muestra el control para los materiales enviados al
área de producción en el que se presenta mediante una figura el
procedimiento y operación de los materiales enviados y finalmente un
procedimiento para el control de inventarios para detectar y gestionar los
materiales obsoletos o con poco movimiento.

23
 Figura 6. Control de Insumos de Entradas y salidas del Almacén

Figura 5: Control de entradas y salidas de insumos farmacéuticos

Control de Inventarios para Detectar y Gestionar los medicamentos

Obsoletos, Dañados o de Lento Movimiento

En atención que pueden generarse pérdidas de valor de los inventarios

en el proceso de las operaciones de la farmacia, deben existir permanentes
que permitan identificar las existencias con obsolescencia, vencidos, a
continuación se sugieren procedimientos para el control antes mencionado:
 Identificar y revisar los productos después de recibirlos que estos estén
en buenas condiciones y sean los solicitados según orden de compra; e
informar al encargado de compras en el caso de que se reciban
productos dañados para que realice las devoluciones al proveedor (ver
figura 6): dicha devolución se realizará a más tardar en dos días hábiles
posteriores a la recepción.
 Realizar revisiones cada tres meses especialmente a los productos con
fecha de vencimiento, e informar a la gerencia referente a los que se
encuentran próximos a vencer; cuando los productos presenten

24
 evidencia de daño físico o vencimiento se informará al departamento de
contabilidad mediante formato de baja de productos autorizada por la
gerencia (ver figura 6).

Figura 6. Procedimientos de Control de Inventarios

Proponer la Mejora del Sistema de control de existencias de inventarios

de la Farmacia Meditotal, C.A
Desde el 23 de Mayo hasta 03 de Junio de 2016

La actividad planteada en este informe de pasantías consistió en

proponer un sistema de control de existencia de inventario, para maximizar la
eficiencia en los procesos de venta de la farmacia, manejar lista de
proveedores, armonizar el almacenamiento de los medicamentos, dar la
posibilidad de contar con diversificación de productos farmacéuticos
vigentes, calidad más elevada, menores costos, minimizar las pérdidas de
tiempo en la búsqueda de los productos farmacéuticos. La cual plantea la
necesidad de registrar y controlar los inventarios para ayudar a evaluar las
existencias de los mismos, con el fin de fijar su posible volumen de ventas y
con esto reducir los costos relacionados con material faltante o adquisición.
El sistema está diseñado para funcionar eficazmente pero entre más

25
insumos, mayor será la necesidad de mobiliarios para la distribución, lo cual
permitirá al encargado localizar el insumo en forma rápida, con el fin de evitar
las pérdidas de tiempo. El cual consiste básicamente en organizar y darle
salida del inventario a aquellos insumos que adquirieron primero.
Al utilizar este sistema de valuación de inventarios, se da un efecto
sobre los resultados financieros de la empresa, tanto por el monto del costo
de las ventas como por el valor del inventario final. Al sacar las unidades que
se compraron primero, significa que en el inventario final quedan las últimas
unidades compradas, y estas unidades por lo general se adquirieron a un
mayor costo, en vista que la mayoría de los productos no poseen una
duración superior a 30 días en stock, no generaría pérdidas en el resultado
final del inventario. Para llevar el control físico de inventario se plantea la
siguiente propuesta, la cual permitirá organizar e identificar los fármacos, a
su vez se mejora la entrega de los mismos. Ver Figura 7

26
 Figura 7: Propuesta del Mobiliario para el control de existencia

APORTE DEL PASANTE O PROPUESTA

Se logró cumplir las actividades de las mejoras en el control de

existencia de inventarios de la Farmacia Meditotal de Maturín Estado
Monagas, según el plan de trabajo y cronograma de actividades asignada
por la empresa, además se obtuvo la información necesaria para la correcta
ejecución de las actividades asignadas y se elaboraron los documentos
técnicos pertinentes las cuales permiten afirmar y validar las tareas
realizadas. El presente Informe de Pasantía, se desarrolló considerando un

27
conjunto de pasos coherentes para la reorganización de los insumos
farmacéuticos, de la misma se fundamentaron los siguientes lineamientos:
1. Los insumos se deben estructurar en clases o subgrupos
2. Cada subgrupo debe poseer un número determinado de elementos
que totalizan los artículos existentes dependiendo del uso.
3. Los subgrupos que se encuentran desordenados dentro se deben
reagrupar en mobiliarios adecuados.
4. Se deben realizar auditorías periódicas al inventario general para
conocer las existencias y las fallas que existen en la farmacia.

Conocimiento y Experiencia Adquirida

Muchas de las experiencias en el campo laboral fueron de gran

ayuda ya que permitieron desarrollar habilidades en el desempeño y
aplicar los conocimientos adquiridos durante la carrera universitaria así
como los adquiridos en la universidad de la vida; en la búsqueda de un
mejor desenvolvimiento y dar lo mejor de sí para el éxito de la
organización. Entre ellas tenemos las siguientes:
 Conocer las actividades que realiza la Farmacia Meditotal, C.A.
 Conocimientos básicos de las distintas actividades que realizan
durante el proceso de venta de los insumos farmacéuticos, además de
las compras que se deben realizar y tener en cuenta el lote de
medicamentos.
 Conocer la importancia de un control de existencia del inventario de la
farmacia Meditotal, C.A
 Permitió elevar el grado de responsabilidad y relaciones
interpersonales

28
Cuadro 3
Conocimiento y Experiencia Aplicadas
ASIGNATURA
Metodología de la investigación
Ingeniería de Trabajo
Control de Calidad
Higiene y Seguridad
Industrial
Gerencia Industrial
Proyecto de Investigación
Ética y Deontología Profesional
29
LOGRO
Se establecen los pasos básicos para
la investigación y redacción del
informe de pasantías.
Contribuyó en la comprensión y
empleo de las técnicas de trabajo
para la eficiencia de las actividades
encomendadas.
Permitió percibir la importancia de la
calidad y el establecimiento de los
indicadores que permitieran medirla
Permitió cumplir con las políticas de
seguridad de la empresa.
Trabajó en la redacción y
presentación escrita del informe, así
como en la comprensión de la
realidad en estudio.
Lineamientos y procedimientos
metodológicos para la investigación
Conocimientos para el
desenvolvimiento como profesional
dentro de la empresa.
 CONCLUSIONES

El principal objetivo de la realización de las pasantías es que el pasante

pueda aplicar todos esos conocimientos que ha adquirido de las diferentes
cátedras dictadas en el Instituto Universitario politécnico Santiago Mariño la
cual son requisitos para optar por el título de Ingeniero Industrial.
A través del diagnóstico de la situación actual se detectaron una serie de
problemas en la gestión de control de inventarios, entre estos problemas se
encontraron la inexistencia de un sistema efectivo de gerenciar las
actividades de compra, entrada y salida de materiales, no se realizan
revisiones del inventario físico con la influencia necesaria.
Al estudiar los diferentes basamentos de inventario permitió conocer el
que más se adapta para llevar un debido control de los insumos
farmacéuticos de la empresa el cual agilizará la búsqueda de cada de los
mismos que sean solicitados por los clientes que acuden a la farmacia, así
como también las entradas y salidas de los mismos, esto con el propósito de
no perder tiempo y evitar equivocaciones
Esta propuesta de Control de inventario es un factor de gran
importancia y contiene alta prioridad dentro de los procesos de la empresa,
ya que mediante su aplicación se optimizarán los procesos de requisición de
productos farmacéuticos, eliminando de esta manera la tardanza y errores
que entorpecen la obtención de otros

30
 RECOMENDACIONES

A La Farmacia Meditotal C.A.

 Mantener la misma calidad de servicio que ha tenido hasta ahora ya que

esto le ha permitido ser una empresa solida y reconocida no solo a nivel
regional sino también a nivel nacional.
 Continuar brindando un excelente ambiente de trabajo no solo a su
personal interno sino también al personal de paso (pasantes), prestando
además un completo apoyo en el periodo de pasantías, permitiéndole a
los pasantes tanto el cumplimiento de un requisito de las instituciones,
como también conocimiento y experiencia en el campo laboral.
 Adquirir el mobiliario para mejorar el control de existencia de los insumos
farmacéuticos, ya que es de vital importancia contar con estos en la
institución.

Al Instituto Universitario Politécnico “Santiago Mariño”

 Seguir ofreciéndole al estudiantado en general excelencia académica, a

fin de prepararlos para el futuro desempeño profesional.
 Seguir permitiéndole a los pasantes la oportunidad de familiarizarse con
la realidad profesional que existe hoy en día en el país, permitiendo con
esto aplicar los conocimientos adquiridos de la institución en el campo
laboral.
 Expresar reconocimiento a la empresa por apoyar y colaborar con el
programa de pasantías de la institución.

31
 Para los Nuevos Pasantes

 Regirse a las normas y procedimientos que tenga la empresa en donde

estén desarrollando sus pasantías, ya que esto hablará muy bien de
ustedes como futuros profesionales además se les recomienda ser
dinámicos y tener iniciativa propia para solucionar problemas.
 Realizar el informe de pasantías con anticipación para evitar retrasos en
su entrega, debido a la falta de correcciones por parte de los asesores
académicos y metodológicos.
 Actuar con respeto responsabilidad, tener ética profesional hacia el
personal que labora en la empresa, manteniendo los límites de pasante-
compañeros de trabajo.

32
 REFERENCIAS

Hurtado de B., J. (2010). El proyecto de investigación. Metodología de la

investigación Holística (cUARTA edición). Caracas Venezuela,
Fundación Sypal.

Instituto Universitario Politécnico “Santiago Mariño”. (2015-II) Guía

académica para la elaboración de informe de pasantía. Departamento
de pasantía, Maturín Estado Monagas.

Instituto Universitario Politécnico Santiago Mariño. (2015). Manual de Trabajo

Especial de Grado.

Instituto Universitario Politécnico Santiago Mariño. Cartilla de urbanismo.

Ley Orgánica de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente de Trabajo

(LOPCYMAT). (2005), Gaceta Oficial Nº 3.850

Ley Orgánica de Trabajo de los Trabajaores y Trabajadoras (LOT). (2012)

Manual de Higiene y Seguridad Industrial I, (1982).

Manual de Seguridad Industrial del Instituto de Cooperación Educativa –

INCE. (2003).

33
34