REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POULAR PARA LA

EDUCACIÓN UNIVERSITARIA
CIENCIA TECNOLOGÍA
INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO
“SANTIAGO MARIÑO”
EXTENSIÓN MATURÍN

PROPUESTA DE MEJORAS PARA LOS PROCESOS DE ALMACÉN

BAJO LOS PARÁMETROS DE LA METODOLOGÍA DE LAS 9’S
EN EL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN DE LA EMPRESA
DISTRIBUIDORA JV, C.A, UBICADA EN MATURÍN
ESTADO MONAGAS
Informe de Pasantías presentado como requisito parcial para optar al título de
Ingeniero Industrial

Autora:
Noriangelys Villarroel
Asesores
Abog. Anabel Guzmán
Lcdo. José Félix González
Lcda. Hadaza Milano

Maturín, Febrero 2018

i
 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPÙLAR PARA LA
EDUCACIÓN UNIVERSITARIA
CIENCIA Y TECNOLOGÍA
INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO
“SANTIAGO MARIÑO”
EXTENSIÓN MATURÍN

ACTA DE EVALUACIÓN DEL ASESOR EMPRESARIAL

Quien suscribe, Abogada Anabel Guzmán, titular de la Cédula de Identidad N°

V-16374728, en mi carácter de Asesor Empresarial del Informe Final presentado por
la Bachiller: Noriangelis Villarroel, titular de la Cédula de Identidad N° V
26.228.062, como requisito indispensable para optar al Título de Ingeniero Industrial,
titulado: “PROPUESTA DE MEJORAS PARA LOS PROCESOS DE ALMACÉN
BAJO LOS PARÁMETROS DE LA METODOLOGÍA DE LAS 9’S EN EL
DEPARTAMENTO DE ALMACÉN DE LA EMPRESA DISTRIBUIDORA JV,
C.A, UBICADA EN MATURÍN ESTADO MONAGAS”. Después de haber
realizado la revisión correspondiente, considero que el mismo resultó
__________________, por lo que asigné una calificación de ______ puntos sobre un
valor total de 20 puntos (50%) que me correspondía evaluar.

En la Ciudad de Maturín, a los días del mes de de 2018.

_________________________
Abg. Anabel Guzmán
C.I N° V- 16374728

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CIENCIA Y TECNOLOGÍA
INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO
“SANTIAGO MARIÑO”
EXTENSIÓN MATURÍN

ACTA DE EVALUACIÓN DEL ASESOR ACADÉMICO

Quien suscribe, Ing José Félix González, titular de la Cédula de Identidad

C.I.V- , en mi carácter de Asesor Académico del Informe Final presentado por la
Bachiller: Noriangelis Villarroel, titular de la Cédula de Identidad N° V-26.228.062,
como requisito indispensable para optar al Título de Ingeniero Industrial, titulado:
“PROPUESTA DE MEJORAS PARA LOS PROCESOS DE ALMACÉN BAJO
LOS PARÁMETROS DE LA METODOLOGÍA DE LAS 9’S EN EL
DEPARTAMENTO DE ALMACÉN DE LA EMPRESA DISTRIBUIDORA JV,
C.A, UBICADA EN MATURÍN ESTADO MONAGAS”., después de haber
realizado la revisión correspondiente, considero que el mismo resultó
___________________, por lo que le asigné una calificación de _________puntos
sobre un valor total de 20 puntos (50%) que me correspondía evaluar.

En la Ciudad de Maturín, a los días del mes de de 2018.

______________________________
Ing. José Félix González
C.I N° V-

iii
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CIENCIA Y TECNOLOGÍA
INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO
“SANTIAGO MARIÑO”
EXTENSIÓN MATURÍN

ACTA DE EVALUACIÓN DEL ASESOR METODOLÓGICO

Quien suscribe, Licenciado , titular de la Cédula de Identidad Nº V.- , en mi

carácter de Asesor Metodológico del Informe Final presentado por la Bachiller:
Noriangelis Villarroel, titular de la Cédula de Identidad N° V-26.228.062 , como
requisito indispensable para optar al Título de Ingeniero Industrial, titulado:
“PROPUESTA DE MEJORAS PARA LOS PROCESOS DE ALMACÉN BAJO
LOS PARÁMETROS DE LA METODOLOGÍA DE LAS 9’S EN EL
DEPARTAMENTO DE ALMACÉN DE LA EMPRESA DISTRIBUIDORA JV,
C.A, UBICADA EN MATURÍN ESTADO MONAGAS”, después de haber realizado
la revisión correspondiente, considero que el mismo está APTO PARA SER
PRESENTADO.

En la Ciudad de Maturín, a los días del mes de de 2018.

_________________________
Lcdo
C.I N° V-

iv
 ÍNDICE GENERAL

Pp.
ÍNDICE DE CUADROS.......................................................................................... vi
ÍNDICE DE FIGURAS............................................................................................ vii
INTRODUCCIÓN.................................................................................................... 1

ASPECTOS DE LA EMPRESA............................................................................. 3
Descripción de la Empresa......................................................................................... 3
Filosofía de la Empresa.............................................................................................. 4
Misión......................................................................................................................... 4
Visión.......................................................................................................................... 4
Objetivos de la Empresa............................................................................................ 4
Valores de la Empresa.............................................................................................. 5
Estructura Organizativa.............................................................................................. 5

DESARROLLO DE LA PASANTÍAS................................................................... 7
Diagnóstico inicial...................................................................................................... 7
Descripción del Plan de Trabajo................................................................................ 8

DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES........................................................... 10

Inducción a charla de seguridad e identificar el lugar de trabajo............................... 10
Diagnostico de la situación actual del departamento de almacén de la Empresa
Distribuidora JV, C.A, con el propósito de conocer la problemática de la misma.... 11
Análisis de las fallas presentes en el almacén con la finalidad de definir las causas
que originaron los problemas ………………………......................................... 13
Mejoras de los procesos de almacén bajo los parámetros de la metodología
9’S.............................................................................................................. 16
Elaboración del informe de pasantías……………………………………………… 32

APORTES DEL PASANTE................................................................................... 33

Conocimiento y experiencias adquiridas................................................................... 33
Conocimientos y experiencias aplicadas.................................................................. 34

CONCLUSIONES.................................................................................................... 36
RECOMENDACIONES......................................................................................... 37

REFERENCIAS....................................................................................................... 39
ANEXOS................................................................................................................... 40

v
 ÍNDICE DE CUADROS

CUADRO Pp.
1. Cronograma de Actividades....................................................................... 9
2. Clasificación......................................................................................... 18
3. Reglamento de Orden de Materiales, Herramientas................................ 19
4. Plan de limpieza de paredes................................................................. 20
5. Plan de limpieza de Estantes................................................................ 21
6. Plan de limpieza de Pisos.................................................................... 21
7. Plan de capacitación de la filosofía de las 9’S........................................ 22
8. Plan de capacitación de Salud y Seguridad Ocupacional........................... 23
9. Formato de Verificación...................................................................... 23
10. Checklist............................................................................................ 24
11. Minuta de Acuerdos............................................................................ 26
12. Acuerdos de limpieza.......................................................................... 28
13. Listado de contenido de carpeta............................................................ 30
14. Conocimientos y Experiencias Aplicadas............................................... 35

vi
 ÍNDICE DE FIGURAS

CUADRO Pp.
15. Ubicación geográfica de la empresa...................................................... 3
16. Fachada de la empresa............................................................................... 4
17. Estructura Organizativa............................................................................. 6
18. Inducción.............................................................................................. 10
19. Recorrido por la empresa..................................................................... 10
20. Productos químicos............................................................................. 11
21. Deposito............................................................................................ 11
22. Material de limpieza............................................................................ 12
23. Entrada del Almacén........................................................................... 12
24. Almacén............................................................................................ 12
25. Estantería........................................................................................... 12
26. Diagrama Causa Efecto de las fallas...................................................... 14

vii
 INTRODUCCIÓN

Los procesos de almacén de cualquier organización significan un aspecto de

suma importancia y atención, para los gerentes de las empresas modernas,
especialmente a lo acelerado, creciente de las transformaciones que son realizadas
hoy en día, allí intervienen diversos elementos internos, externos que no de ser
contralados con eficiencia merman la rentabilidad y productividad de las estructuras.
Estas, deben estar preparadas para adaptarse a los cambios, demandas del medio
donde se desenvuelvan para conseguir materializar el éxito organizativo, por esto se
considera importante que evolucionen los métodos que mejoren sus procesos; por lo
que se hace necesario desarrollar e implantar diferentes estrategias que permitan
lograr los objetivos involucrados con la mejora de los procesos productivos dentro de
sus almacenes, pues, este es un factor importante involucrado en la productividad
dentro de la organización para garantizar fuentes de economías potenciales.
Para asegurar el buen uso de los recursos físicos, humanos, se hace necesario
proponer un sistema organizativo de ordenamiento, que contribuyan al resguardo de
los bienes de las empresas, que a su vez, permitan conocer de los procesos o cambios
a los cuales se ven sometidos en el curso de las operaciones de las mismas, las
grandes corporaciones buscan la manera de brindar la mejor calidad de servicio a sus
clientes y al mismo tiempo, garantizar la eficiente operatividad del negocio.
Una de las formas de lograr este objetivo es a través de la adecuada aplicación
y adaptación de sus procesos internos con el fin de definir correctamente los servicios
ofrecidos para posteriormente analizar los resultados obtenidos respecto a los
objetivos establecidos. La disposición de los elementos del ciclo productor es un
problema fundamental e ineludible en cualquier etapa del desarrollo de una
organización, puesto que la colocación de las instalaciones es considerada la
plataforma sobre la cual se desarrollará la productividad, competitividad y calidad Un

1
Almacén bien organizado es además una excelente carta de presentación para atraer
nuevas inversiones
Por lo expuesto, se toma como objetivo fundamental de la pasantía, proponer
una mejora para los procesos bajo la metodología de las 9’s en el departamento de
almacén de la empresa DISTRIBUIDORA JV, C.A, ubicada en Maturín Estado
Monagas, es una organización en crecimiento que ofrece a sus clientes lo más nuevo
e innovador en fabricación y venta de productos de limpieza con la finalidad de lograr
la funcionalidad eficaz del sistema integral del departamento, que en los últimos años
han sido deficientes, debido a diferentes factores tales como: su proceso de
almacenamiento, dado que el manejo de materiales en el área de almacén está en una
situación grave, a pesar de contar con el espacio suficiente para tal fin, existe un
ordenamiento y clasificación inadecuado de los materia prima, lo cual genera pérdida
de tiempo al momento de requerir algún insumo, entre otros.
El presente informe está estructurado de la manera siguiente: Aspectos de la
Empresa; abarca la estructura y funcionamiento de la organización, donde se describe
su razón social, señala la reseña histórica, objetivos de la empresa, identificación del
departamento, organigrama de la empresa. En el Desarrollo de la Pasantía; se expone
el propósito y fin de la misma, cronograma de actividades, explicación de actividades
y la experiencia adquirida. En los Aportes del Pasante; enmarca las contribuciones
generados a la empresa, objetivos de la investigación, descripción del sistema actual y
la propuesta. Finalmente se emiten las respectivas Conclusiones y Recomendaciones,
Bibliografía y Anexos.

2
 ASPECTOS DE LA EMPRESA

Descripción de la Empresa

La Distribuidora JV, CA, fue fundada en el 1992, es una empresa especializada

en la comercialización y distribución de productos de limpieza y mantenimiento, con
una trayectoria por más de 6 años, llegando a ser líder del mercado gracias a su
capacidad para brindar productos de alta calidad y precios competitivos, se encuentra
ubicada en Maturín Estado Monagas, ofrece soluciones efectivas a través de un
equipo especializado de trabajo dedicado a mantener las mejores relaciones
comerciales, siendo expertos en detectar las necesidades de los clientes y cubrir de
manera satisfactoria la demanda del mercado, atendiendo a instituciones financieras,
industrias, hoteles, clínicas, centros educativos, mayoristas, distribuidores y otros.
(Ver figura 1),

Figura 1. Ubicación geográfica de la empresa

3
 Figura 2. Fachada de la empresa

Filosofía de la Empresa

Misión

Ofrecer soluciones efectivas y eficaces en el suministro de productos de

limpieza e higiene, a través de un equipo de trabajo especializado en generar calidad
de vida para nuestros clientes y relacionados.

Visión

Consolidarnos como compañía líder e innovadora a nivel nacional, aportando

soluciones en el área de limpieza e higiene con un crecimiento sostenido y rentable,
que garantice el desarrollo integral de nuestra empresa, así como también de nuestros
colaboradores y clientes.

Objetivos de la empresa

Ofrecer soluciones tecnológicas personalizadas para cubrir necesidades

específicas. Nuestro servicio abarca diversas áreas tales como aseo, limpieza,

4
mantenimiento, seguridad industrial y cuidado personal, siempre ofreciendo los más
altos estándares de calidad para proporcionar a nuestros clientes ambientes de trabajo
limpios y agradables.

Valores de la Empresa

Calidad: promovemos la mejora continua de las actividades para poder

garantizar productos de calidad.
Servicio y compromiso con nuestros clientes, procurando alcanzar el grado de
satisfacción y confianza deseado.
Creatividad e innovación: búsqueda constante de nuevas soluciones técnicas
para poder ofrecer nuevos productos que cubran distintos nichos de mercado.
Ética: garantizamos un comportamiento ético con nuestros clientes y
destinatarios finales de nuestros productos.
Respeto a la legislación vigente.
Integridad: coherencia y comportamiento ético hacia las personas, el medio
ambiente y la sociedad.
Honestidad: internamente y externamente, tener una actitud sincera y justa

Estructura Organizativa

Su organización, se fundamenta de acuerdo a los objetivos y bases legales que

rigen su funcionamiento, en tal sentido, el pasante fue ubicado en el departamento de
Almacén, el cual se encarga de garantizar el abasto suficiente de los artículos y
productos recurrentes, así como el adecuado manejo y custodia de las existencias de
substancias químicas, materiales, refacciones, muebles y enceres, verificando la
exactitud del registro de los bienes y la integración de los datos que forman el
catálogo de productos que manejan, así como la información que conforma el detalle
de sus inventarios. Entre sus funciones están:

5
Programar, dirigir y controlar las actividades de recepción, despacho, registro y
control de los bienes destinados al uso y/o consumo de las áreas de la empresa.
Verificar que los bienes que se reciben en el Almacén establecido, cumpla con la
cantidad, calidad, especificaciones y oportunidad establecidas en los pedidos,
requisiciones o contratos, otorgando en su caso, la conformidad correspondiente al
proveedor.
Mantener el registro y control de máximos y mínimos de existencias de bienes, para
la reposición del nivel mínimo de inventario en el almacén. (Ver figura 3)

Director - Gerente

Asesor Legal
Contador

Gerente de Gerente de
Operaciones Administración

Supervisor de Administrador
Operaciones

Departamento
Choferes de Almacén

Figura 3. Estructura Organizativa. Tomado de: Distribuidora JV, CA. (2017)

6
 DESARROLLO DE LA PASANTIA

Diagnóstico inicial

La Empresa Distribuidora JV, C.A, se encuentra ubicada en la Antigua calle

Carvajal cruce con cumana. Casa nº 59, en el Sector La Manga, Maturín – Monagas,
tiene como principal pronóstico ofrecer una asistencia técnica eficiente, de alta
calidad en la atención de los clientes: entes gubernamentales, constructoras, industria
petrolera, establecimientos comerciales, entre otros. Prestando servicios de
suministros industriales, soluciones efectivas en la ejecución de proyectos
multidisciplinarios. A través del diagnóstico realizado por medio de la observación
directa y las conversaciones sostenidas con los empleados, se pudo recoger los
aspectos más resaltantes que se suceden en el departamento de almacén entre ellos se
anotan:
Es muy conocido que la gestión de cambio no es de fácil aceptación por ende
no se puede pretender que el cien por ciento acepte las deficiencias que posee la
empresa, pero es satisfactorio que la mayoría reconozca la debilidades del proceso,
así el cambio será aceptado sin menores inconvenientes. En cuanto a la
sistematización de los procedimientos redundará en la efectividad de las labores de la
empresa, ya que a través de la modelación de este proceso la medida del rendimiento
y del costo de dicha actividad disminuiría.
Tomando en cuenta que los equipos de trabajo poseen deficiencias, estos
pueden ser repotenciados sistemáticamente, incorporándolos en la mejora de los
procesos de almacén. Las situaciones descritas anteriormente se traducen en, retardos
y reproceso en la ejecución de las operaciones, desorden generalizado en el
departamento, por lo que no se están alcanzando los resultados esperados y el
personal se encuentra desmotivado. Así mismo se pudo notar que existen una serie de
procedimientos, donde hay que hacer énfasis en el grado de efectividad y eficiencia

7
con que se han utilizado los recursos materiales y financieros mediante modificación
de políticas, controles activos, acción correctiva para identificar las causas, los
síntomas adversos evidentes en la eficiente administración que necesitan la inmediata
intervención en pro de mejorar la fluidez de información y control que debe tener la
misma, para un mejor funcionamiento

Descripción del Plan de Trabajo

El presente informe tuvo el propósito de Proponer mejoras para los procesos

operativos bajo los parámetros de la metodología de las 9’s en el departamento de
almacén de la empresa Distribuidora JV, C.A, ubicada en Maturín estado Monagas.
Para su desarrollo se asistió a una charla inducción sobre seguridad para identificar
el lugar de trabajo. Luego se diagnosticó la situación actual de la Empresa en el
departamento de almacén de la Distribuidora JV, C.A, con el propósito de conocer la
problemática de la misma., la información necesaria se recopiló mediante la
aplicación de la observación directa y conversaciones informales con el personal
involucrado en el área de interés; obteniendo una mejor percepción del sistema.
Posteriormente se analizaron las fallas presentes en el almacén con la finalidad
de definir las causas que originaron los problemas, que permita llevar ordenadamente
los procesos. Seguidamente se establecieron los parámetros para la mejora de los
procesos de almacén bajo la metodología 9’s, con la finalidad de aumentar la
eficiencia de las actividades del departamento de almacén.Por último se redactó y
documentó el informe de pasantía dejando constancia del mismo en la empresa. En el
cuadro 1, p. 9 se describen las actividades llevadas a cabo para la realización de la
pasantia

8
 CUADRO 1.
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
SEMANAS
ACTIVIDADES 27/11 al 02/12 al 09/12 al 16/12 al 23/12 al 31/12 al 08/01 al 14/01 al
29/11/17 06/12/17 13/12/17 20/12/17 27/12/17 04/01/17 11/01/18 18/01/18
Inducción en la empresa y charlas de seguridad para
identificar el lugar de trabajo
Diagnóstico de la situación actual del departamento de
almacén de la Empresa Distribuidora JV, C.A, con el
propósito de conocer la problemática de la misma.
Análisis de las fallas presentes en el almacén con la
finalidad de definir las causas que originaron los
problemas.
Establecimiento de las mejoras de los procesos de
almacén bajo los parámetros de la metodología 9’S
Elaboración del informe final de pasantías

Pasante: Noriangelys Villarroel. Especialidad: Ingeniería Industrial Firma: _____________________

Empresa u Organización: Distribuidora JV, C.A
Unidad o Dependencia de Desempeño: Departamento de Almacén
Trabajo Asignado: Proponer mejoras para los procesos operativos bajo los parámetros de la metodología de las 9’s en el departamento de
almacén de la empresa DISTRIBUIDORA JV, C.A. ubicada en Maturín estado Monagas.

Asesor Empresarial: Abog. Anabel Guzmán. Firma: ______________

Asesor Académico: Lcdo. José Félix González. Firma: ______________
Asesor Metodológico: Lcda. Hadaza Milano. Firma: ______________

Antigua Calle Carvajal, Cruce con Calle Cumaná Nº 59 Maturín- Monagas. Teléfono contacto: 0291 6412415

9
 Descripción De Las Actividades

Inducción a charla de seguridad e identificación del lugar de trabajo.

Semana Nº 1. (Del 27/11 al 29/11/17)

Antes de iniciar la labor como pasante se desarrolló una breve inducción y

charla de seguridad para identificar las instalaciones de la Distribuidora JV, CA,
Maturín Monagas, se realizaron todas las gestiones concernientes a los trámites de
pasantía regulares, se establecieron pautas de seguridad industrial en todo lo
relacionado a la empresa, estructura organizativa, riesgos, implementos y normas,
accesos restringidos a áreas no autorizadas, para así cumplir con los requisitos de la
pasantía y presentación del tema de estudio por parte del tutor empresarial. Se hizo
un recorrido por la institución, donde posteriormente se realizo la presentación a cada
uno de los miembros que laboran en ella, así como también el funcionamiento del
mismo y estructura organizacional, responsabilidades y la seguridad en la
organización. Esto mediante la visita personal lo cual ayudó a la familiarización con
la organización. (Ver figura 4 y 5)

Figura 4. Inducción. Figura 5. Recorrido por la empresa

10
 Diagnostico de la situación actual del departamento de almacén de la Empresa
Distribuidora JV, C.A, con el propósito de conocer la problemática de la misma.
Semana Nº 2 y 3 (Del 27/11 al 08/12/17)

Por tanto, el análisis de flujo del trabajo no se realiza, lo cual acarrea el

desconocimiento de cuantos individuos ejecutan labores y si estas son realizadas
discontinua o repetitivamente, el retraso en las operaciones, genera la insatisfacción
del cliente, lo que acarrea un impacto negativo en el tiempo de ciclo para la
realización de cada operación, además de no contar con un soporte técnico, el cual es
sumamente necesario e indispensable para un funcionamiento óptimo del
departamento. Por tanto la medida del rendimiento del recurso informático ayuda a
identificar los puntos apropiados para controles de proceso y captación de datos.
Se pudo evidenciar que muy pocos trabajadores consideran innecesario la
reestructuración del departamento, aunque esta situación ocasione un mal
funcionamiento de las instalaciones y se le brinde un servicio deficiente al cliente. Lo
cual permite inferir que facultar a los empleados sirve para definir responsabilidades,
particularmente en la toma decisiones, así como las matrices de destrezas ayudan a
diagramar las habilidades que posee cada empleado en su puesto de trabajo. (Ver
figuras 6, 7, 8, 9 y 10)

Figura 6. Productos químicos Figura 7. Deposito

11
 Figura 8. Material de limpieza

Figura 9. Entrada del Almacén

Figura 10. Almacén Figura 11.Estanteria

12
 Mediante la observación directa, en las figuras se nota el desorden en la
ubicación de insumos y materiales pertenecientes a la empresa, los cuales no tienen
un lugar fijo para resguardo, además se observa que están mezclados con otros
materiales de oficina en malas condiciones, es decir, no se separan los buenos de los
que están en desuso, lo que trae como consecuencia la pérdida de tiempo de tiempo
en el momento de buscar lo necesario, se ubican al azar, es decir, donde se consiga un
espacio, sin ninguna identificación, lo que ocasiona pérdidas de tiempo, espacio y
dinero debido a que se dañan al existir sustancias que provocan corrosión, por otro
lado el deterioro del techo ocasiona la entrada de agua que caen en los cables y
materiales provocando su detrimento y posterior utilidad.

Análisis de las fallas presentes en el almacén con la finalidad de definir las

causas que originaron los problemas.
Semana Nº 4 y 5. (Del 11/12 al 22/12/17)

Para detectar las fallas presentes en el proceso operativo del almacén de la

empresa Distribuidora JV, CA, se aplicó el diagrama causa-efecto, como se muestra
en la figura 11, p. 16, debido a que esta es una técnica que describe las probables
causas que origina un problema y facilita su análisis y discusión. Con la aplicación de
esta técnica, se pudo observar que las principales causas que influyen en el proceso de
solicitud de orden de servicios, tienen que ver con los métodos y procedimientos, el
medio ambiente y el personal ya que poseen deficiencia en la ejecución del proceso.
Cada causa ocasiona un conjunto de sub-causas que afectan, las cuales son
estudiadas mediante tablas donde se describen los efectos que produce en el proceso
de solicitud. Es una de las herramientas más eficaces y más utilizadas en acciones de
mejoramiento y control de calidad en las organizaciones, debido a que permite, de
una forma sencilla, agrupar y visualizar las razones que han de estar en el origen de
un cualquier problema o resultando que se pretenda mejorar. En el diagrama, se
muestran las causas principales que forman las variables con sus respectivas causas

13
que afectan directamente a los materiales y equipos que están acumulados en el
almacén y por ende a los trabajadores y a la organización en general. (Ver figura 12)

Métodos
Maquinarias

No existe Manual
de procedimientos Cargos no Materiales sin
descritos ubicación

Control interno Los materiales no son

deficiente etiquetados
Estructura organizativa
poco definida No se separan los
equipos dañados
Poca planificación Fallas de
los procesos
de Almacén

Existencia de ruidos internos

Dualidad de funciones
Falta de iluminación

Demoras en el Pocos incentivos

abastecimiento Condiciones inseguras

Personal Medio
Ambiente

Figura 12. Diagrama Causa Efecto de las fallas

Como se puede observar en el diagrama Causa Efecto, herramienta que

representa la relación entre un efecto (problema) y todas las posibles causas que lo
ocasionan, en este caso específico se utiliza para clarificar las fuentes de una
dificultad detallando el origen, las raíces y el efecto de las fallas presentes en el
almacén de la empresa Distribuidora JV, C.A, como resultado, produjo una lista
detallada para un evento exitoso.

14
 Origen: Departamento de Almacén

Efecto: Deficiencia en los procesos de Almacén

Causas

1. Los métodos de trabajo en la empresa son obsoletos para el volumen de

actividades que ejecutan en la actualidad, esto se debe a que el personal se
encuentra desmotivado, además de realizar tareas que no corresponden con su
puesto de trabajo.
2. Los procesos no están estandarizados, debido a la gran cantidad de mercancía
existente dificulta el levantamiento de datos, no hay una persona encargada de
ello.
3. Existen materiales que se reciben que no son colocados de manera ordenada, a
pesar de poseer su área de almacenamiento, es decir, no existe control de su
ubicación, esto incluye: identificación y asignación de código, éstos son
colocados donde exista espacio, lo que provoca retraso en el despacho,
generación más trabajo y pérdida de tiempo en la búsqueda.
4. Desactualización e Inconsistencia de las Descripciones y Análisis de Cargos
5. Carencia de un manual ajustado al método actual de procedimientos para los
procesos de almacén.
6. Problemas de Iluminación y ventilación. El medio ambiente laboral no es seguro
para los trabajadores, quienes, además no poseen los implementos mínimos
exigidos en la Higiene y Seguridad Industrial
En este contexto y de acuerdo al análisis del diagrama, el departamento de
almacén es el encargado de llevar registros de entradas y salidas de material, así como
también de herramienta y maquinaria, entre sus funciones está el mantenimiento
preventivo de las mismas utilizadas en las actividades y su traslado corre por parte del
equipo de almacén. Las acciones de este equipo de trabajo son variantes y
normalmente no se basan en lo que planean, es en base a necesidades diarias y a
como las va suscitando la jornada

15
 Los Procesos de almacén como base fundamental para el buen funcionamiento
de cualquier empresa ameritan especial atención y estudio, debido que, al establecerse
las fortalezas de los mismos, ayuda a ser más sólida la organización y con la
detección de sus fallas, se tienen bases para implementar estrategias de mejoras que le
garanticen a la empresa un buen funcionamiento. La importancia en la realización de
éste análisis, consiste en poder determinar de forma objetiva en que aspecto la
empresa necesita mejorar para estar a tono con la realidad comercial y ser más
competitiva, así como también necesita saber cuáles son sus fuertes para mantenerlos
y de ese modo garantizar el rendimiento que debe tener toda organización y la buena
atención a las necesidades de la clientela que cada día se tornan más y más exigentes.

Mejoras de los procesos de almacén bajo los parámetros de la metodología 9’S

Semana Nº 6 y 7. (Del 26/12 al 05/01/18)

La aplicación de las 9S representan principios expresados en 9 palabras

japonesas, cada palabra, tiene un significado importante para la creación de un lugar
digno y seguro donde trabajar. Tomando en cuenta estos lineamientos, se propone un
plan para mejorar los procesos de Almacén de la empresa Distribuidora JV, CA, pues
a pesar que se han mantenido los estándares de calidad, el crecimiento de la
organización obliga a incrementar los controles procedimentales a través de las
9S.(Ver Anexo, p. 42)

SEIRI-Clasificación

Para comenzar el proceso lo primero que debe hacerse en el área de Almacén

de la empresa Distribuidora JV, CA es clasificar los materiales, documentos y
equipos de acuerdo a su función y necesidad, se recomienda que se propongan
tiempos de aplicación para esta “S”, que no vayan más allá de una semana. Después
de orientar al personal a clasificar y explicándoles que sin darse cuenta se guardan
cosas que no funcionan, inútiles, en mal estado o excedentes. La clasificación de

16
objetos servirá para que nadie deseche algo (un documento, papelería o equipo) que
puede resultarle útil a alguien.
Apenas se concluye con las técnicas y herramientas de recolección de datos se
procede a implementar la primera S, se hace la selección de los elementos necesarios
y los que no lo son, para proceder a eliminar estos últimos, este procedimiento se
hace tanto físicamente como en el sistema. La actividad anterior implica la
clasificación de los materiales, equipos, herramientas y repuestos existentes en el
almacén de materiales.
En cuanto a la aplicación de la primera S en el sistema, se adquirió la lista de
todos los materiales, herramientas, equipos y repuestos que se encuentran en el
almacén, donde se inició la limpieza de los códigos las cuales presentaban
irregularidades tales como la repetición de los mismos, que no poseen existencia, y
que tenga poca rotación para así llevarlos a una zona de resguardo donde los usuarios
no tengan alcance a su uso. En la parte física al seleccionar se busca promover del
almacén todos aquellos artículos que son innecesarios, por lo tanto es importante
llevar un patrón a seguir que permita ejecutar eficazmente el proceso de selección. A
continuación se presentan los pasos a seguir para la selección de los artículos que se
van a remover.
Reconocer el área de oportunidad: Este paso se estableció para detectar
materiales, equipos, herramientas, repuestos y elementos que se encuentran dentro del
sitio, por lo tanto para la aplicación de la misma se realizó un inventario de los
mismos. Debido que la existencia de materiales, equipos y herramientas que se
encuentran dentro del área administrativa, tomando como criterio de selección
aquellos que mantienen mayor grado de rotación y los que se encontraban en lugares
inadecuados del departamento.
Definir los criterios de selección: Para seleccionar los materiales, equipos,
herramientas y repuestos necesarios y descartar los que no los son, se necesita tomar
en cuenta un criterio estándar, por lo tanto se realizaron una serie de etiquetas con
diferentes colores para agrupar los diferentes materiales.

17
 Identificar los objetos seleccionados: Los materiales, equipos, herramientas y
repuestos fueron clasificados de acuerdo a su criterio de selección esta actividad duro
un periodo de 2 semana y se empezó a realizar 1 semana después de la aplicación de
las técnicas de recolección de datos, permitiendo visualizar el tipo de etiqueta la cual
se le asigno, la nueva ubicación y la exclusión que se le dará.
Evaluar los objetos seleccionados: Seguidamente en este paso se decidió que
hacer con aquellos materiales, equipos, herramientas y repuestos que fueron
identificados con la tarjeta amarilla (Zona de resguardo), se seleccionaran los
materiales que deben permanecer en esta zona ya que podrían ser usados en los
próximos meses, también se seleccionaran los materiales que deben ser retirados
hacia otras áreas y por último los que deben ser desechados. Este procedimiento se
realizó respondiendo las siguientes interrogantes: ¿Está de más? ¿Es obsoleto? O
¿Está dañado?
Es muy probable que encuentren que alguna sección tiene sobrado lo que
precisamente se tiene meses tratando de conseguir, y por supuesto la sección tiene lo
que tanto ha hecho falta a otros. En la aplicación se darán cuenta que han hecho un
verdadero trabajo en equipo. El facilitador del equipo 9S y los trabajadores integran
una definición operativa conteniendo características que permitan a todos identificar
en forma homogénea, fácil y objetiva cada equipo, documento o papelería. (Ver
cuadro 2)

Cuadro 2
Clasificación
Clasificación Marca
Objetos útiles OU
Objetos útiles de uso infrecuente OUI
Objetos útiles excedentes OUE
Objetos no útiles ONU
Objetos pendientes de clasificar OPC
Equipos útiles que requieren mantenimiento EUM
Equipos útiles por reparar EUR

18
 SEITON-Organización

Esta S está comprendida por la organización de todos los materiales, equipos,

herramientas y repuestos del almacén, para facilitar su identificación, localización y
disposición de los mismos. Esta actividad se llevó a cabo en un periodo de 2
semanas. La organización en el departamento se realizó revisando cada uno de los
artículos, buscando su existencia, su rotación y si tenía codificación repetida para así
mejorar el orden. En la parte física se tomó en cuenta el uso mensual de todos estos
materiales y la identificación previa realizada con las etiquetas de colores. A
continuación se presentan los pasos realizados para el orden físico del área:
Ordenar el área de trabajo y establecer reglas a seguir: Es de gran importancia
que todo el personal que trabaja en el área de Almacén de la empresa Distribuidora
JV, CA tomen en cuenta las reglas a seguir, una vez culminada la parte de ubicación
de los materiales, equipos, herramientas y repuestos. Por lo tanto se creó un formato
de seguimiento, donde quedaran plasmadas las reglas a seguir observándose en el
cuadro 3
Cuadro 3.
Reglamento de Orden de Materiales, Herramientas
Reglamento de Orden de
Materiales para la empresa Distribuidora JV, CA

Cada material, equipo, herramienta y repuesto debe ser colocado en el lugar que le
corresponde el cual esta previamente identificado.
No se debe crear un nuevo código para materiales, herramienta y con las mismas
características, ni por el personal de almacén, ni del departamento
Se deben de tomar en cuenta los parámetros de ubicación mencionados
Las entradas y salidas de los materiales deben realizarlas solo el personal del área.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

____________
Noriangelys Villarroel Jefe del Departamento Gerente de JV, CA

19
 Después se tomó la decisión de qué hacer con lo que se tiene y fue aquí donde
se empezó la segunda S, para comenzar se necesitó asesorar a los trabajadores a
construir los mapas de servicio cuyos códigos se van incorporando a la matriz de
códigos de espacios que se promovió en la etapa de Organización de todo el proceso
de aplicación de las 9 S. Se ubicaron los elementos necesarios en sitios donde se
pudieran encontrar fácilmente para su uso y nuevamente retornarlos al
correspondiente sitio. Con esta aplicación se desea mejorar la identificación y
marcación de los controles de los materiales.

SEISO-Limpieza

Después de haber organizado toda la información de las zonas de trabajo y los

objetos que se tienen, empieza la acción con:
Objetos en el área
Determinar el área de limpieza
Definir los métodos de limpieza. (Cuadro 4)

Cuadro 4.
Plan de limpieza de paredes
PLAN DE LIMPIEZA DE
PAREDES para la empresa Distribuidora JV, CA

Objetivo: Eliminar la acumulación de polvo, cualquier tipo de suciedad existente

Implementos para la Limpieza: Equipos de higiene y seguridad industrial:

Actividades: 1. Con ayuda del cepillo, agua, jabón y la cubeta eliminar el sucio. 2. Utilizar
la escalera para llegar a lugares donde no alcance el responsable de la limpieza. 3. Con
ayuda del hidrojet remover el jabón de las paredes.
Fecha: Noviembre 2017 Duración Responsable:
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

20
Cuadro 5
Plan de limpieza de Estantes
PLAN DE LIMPIEZA DE
ESTANTES
para la empresa Distribuidora JV, CA

Objetivo: Eliminar cualquier tipo de suciedad existente, evitar la acumulación de polvo.

Conservar los materiales, equipos, herramientas y repuestos en buen estado
Implementos para la Limpieza y protección Equipos de higiene y seguridad industrial:
de estantes

Actividades: 1. Remover el equipo, herramienta, repuesto o material existente en el estante. 2.

Colocación de láminas galvanizadas con remaches. 3. Pintar los estantes con pintura gris y esperar
su secado.
Fecha: Noviembre 2017 Duración Responsable:
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Cuadro 6.
Plan de limpieza de Pisos
PLAN DE LIMPIEZA DE
PISOS
para la empresa Distribuidora JV, CA

Objetivo: Eliminar cualquier tipo de suciedad existente, evitar la acumulación de polvo.

Conservar los materiales, equipos, herramientas y repuestos en buen estado
Implementos para la Limpieza de pisos Equipos de higiene y seguridad industrial:

Actividades: 1. Barrer el piso con la escoba.

3. Recoger el sucio barrido con la ayuda de la pala.
4. Depositar el sucio en bolsas plásticas y luego llevarlo a los contenedores de basura
Fecha: Duración Responsable:
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

21
 Plan de capacitación al personal: Para mejor aplicación de los métodos antes
establecidos es importante que el personal que labora dentro del almacén conozca las
técnicas de trabajo en equipo para lograr una mejor integración y por supuesto
entender en qué consiste el sistema de las 9’S, por ello la capacitación del personal
permitirá que los esfuerzos realizados no se vengan abajo porque si se cumple el
mismo, lograra que la filosofía Japonesa 9’S se siga llevando a cabo de forma
satisfactoria, la comunicación es un factor importante para realizar las diferentes
actividades debido que para la realización de las mismas debe estar involucrado todo
el personal del departamento.
Se propone realizar un plan de capacitación al personal del área en estudio de
materiales para alcanzar el éxito al implementar las 9’S y así lograr incentivarlos a
que obtengan un conocimiento más profundo de la implementación e importancia de
las 9’S, aportándole material sobre la filosofía japonesa , integración y seguridad y
salud ocupacional, mostrando en los cuadros 7 y 8 los puntos a tratar en cada una de
ellas y el cuadro 9 es el formato de verificación del cumplimiento de las “S”

Cuadro 7.
Plan de capacitación de la filosofía de las 9’S

PLAN DE METODOLOGÍA
CAPACITACIÓN JAPONESA 9’S

PERSONAL
Todo el personal que labora en el área administrativa
Actividades: 1. En qué Consisten las 9’S. 2. Como Aplicar las 9’S. 3. Etapas de
Aplicación

- Seleccionar – Ordenar – Limpiar – Estandarizar - Seguimiento

Objetivo: Instruir al personal sobre el método para agilizar la aplicación de la filosofía

japonesa de las 9’S y dar a conocer la importancia de implementación de esta dentro de la
empresa Distribuidora JV, CA
Material elaborado
Revisado por:
Duración; 6 Horas
Aprobado por:

22
Cuadro 8
Plan de capacitación de Salud y Seguridad Ocupacional

PLAN DE SALUD Y
CAPACITACIÓN SEGURIDAD
OCUPACIONAL
PERSONAL
Todo el personal que labora en el área administrativa
Actividades: 1. Prevención de accidentes. 2. Equipo de protección personal. 3. Prevención
y control de incendio. 4. Riesgos específicos según la labor a realizar. 5. Plan de
Emergencia
Objetivo: Suministrar al personal información sobre este tema para así desarrollar
conciencia sobre la identificación de riesgos, evitar eventos no deseados y enfermedades
ocupacionales en cada aérea respectiva de trabajo.
Material elaborado
Revisado por:
Duración; 6 Horas

Cuadro 9.
Formato de Verificación
FORMATO DE
VERIFICACIÓN

Actividad Consulta SI NO Observaciones

1. Se clasifican los elementos necesarios
de los innecesarios
SEIRI: 2. Los materiales, equipos, herramientas y
SELECCIONAR repuestos necesarios
fueron reubicados
1. Se hizo la clasificación de estantes
según rotación
SEITON: 2. Se realizó el reglamento de orden de
ORDENAR materiales, equipos, herramientas y
repuestos
1. Se realiza la recolección de basura de
forma regular
2. Se cumple el plan de acción de paredes,
SEISO:LIMPIAR pisos, estantes y de los materiales,
equipos, herramientas y repuestos.
1. Se cumplen los estándares de las S
SEIKETSU: anteriores
ESTANDARIZAR 2. Existe inspección en el área del
almacén
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

23
 Evaluar los resultados: En esta etapa se evalúan los resultados de las 3 S
anteriores mediante un checklist (lista de control, lista de verificación) presentado a
continuación en el cuadro 10.

Cuadro 10.
Checklist

CHECKLIST DE LAS 3’ S
APLICADAS

Puntaje: 3 = Bueno. Implementación desarrollada

0 = Malo. No implementado. 4 = Muy bueno. Implementación
1 = No muy bueno. Implementación avanzada
ineficiente. 5 = Excelente. Implementación total
2 = Aceptable. Implementación parcial.
EVALUACION PREGUNTAS PUNTAJE
Seiri = Seleccionar ¿Hay Materiales, Equipos, Herramientas y 3
Repuestos sin etiquetas de identificación?
¿Están los materiales en la ubicación que 4
indican las etiquetas de identificación?
¿Se cumplió con la clasificación de estantes 4
según rotación (cuadro 6)?
Seiton = ordenar ¿Se realizó la Organización de artículos por 3
estante según el cuadro 7?
¿Se cumplió con el reglamento de orden de 2
materiales, equipos, herramientas y
repuestos
Seiso = Limpiar ¿Se siguió el plan de limpieza de paredes? 2
¿Se practicó el plan de limpieza de los 2
estantes?
¿Se cumplió el plan de limpieza de los 4
pisos?
¿Se implementó el plan de limpieza de los 4
Materiales?
Resultado de evaluación Puntaje : 28
Fecha de evaluación : Puntaje de evaluación anterior:
Fecha de evaluación anterior: Objetivo a alcanzar : 50%
Fecha de próxima evaluación:
Evaluador Revisado por: Aprobado por:
__________________ ________________ _______________

24
 SEIKETSU Bienestar Personal

El bienestar personal hace referencia a la salud física y mental de cada

trabajador complementando como las facilidades y servicios que se dispongan para
desarrollar el trabajo de una manera confortable. En esta fase o etapa de aplicación
debe ser permanente, son los trabajadores quienes adelantan programas o diseñan
mecanismos que les permitan beneficiarse a sí mismos. Para generar esta cultura se
puede utilizar diferentes herramientas, una de ellas es la localización de fotografías
del sitio de trabajo en condiciones óptimas para que pueda ser visto por los
empleados y así recordarles que ese es el estado en el que deberían permanecer, otra
es el desarrollo de unas normas en las cuales se especifique lo que debe ser cada
empleado con respecto a su área de trabajo. Existen varios factores que pueden
afectar el bienestar personal, tales como:
- Una persona enferma no puede trabajar
- Conflictos en el trabajo
- La inseguridad
- Maquinas o equipos en mal estado que pueden causar accidentes
- Elementos de trabajos rotos, sucios o en mal estado
- Exceso de ruido, poca luz, malos olores
Es recomendable involucrar al personal de cada área para:
a. Diagnosticar las causas de incomodidades u obstrucciones, contaminantes (olores,
vapores, humores, ruido, basura o desperdicio), suciedad, y de distracciones o
molestias u ofensas al personal.
b. Localizar causas. Trabaja con el grupo para responder a las preguntas: ¿dónde se
crea el problema ?, ¿Quién y cuándo se genera la situación?. Luego se construye y
escribe por cada causa identificada por el grupo, una definición o concepto
satisfactorio para todos los integrantes del equipo con las respuestas que se han
obtenido del mismo grupo.

25
 c. Analizar causas raíz para cada problema. Responde en grupo a la pregunta ¿por
qué sucede esta incomodidad, obstrucción, contaminación..?. Anota en el rotafolio
uno o más conceptos que contengan las respuestas del grupo a la pregunta.
d. Ejecutar una acción inmediata. Define junto con el grupo al menos una actividad
que pueda evitar sigan generándose molestias (incomodidades, contaminaciones o
distractores). Selecciona a un responsable y una fecha límite para implantar la acción
inmediata.
e. Construir una minuta de acuerdos. Utiliza la información anterior y el ejemplo
siguiente para construir y escribir una minuta de acuerdos. (Ver cuadro 11)

Cuadro 11.
Minuta de Acuerdos

MINUTA DE ACUERDOS

Identificación Localización Análisis de causas Acciones

de Problemas
Recursos materiales Se solicita mucho Presentar a
(RM) porque RM tarda en Dirección.
deposita el total de la surtir.
papelería solicitada por No hay lugar asignado
uno o más integrantes donde almacenar en el Crear
del área, dentro de la área. almacén de
misma sección Si se guardan en el frecuentes.
almacén del
departamento “otros” Presentar a
se llevarán los equipo 9 S
insumos.

26
 SHITSUKE - Disciplina

Definir Acuerdos de Limpieza.

Mejorar el ambiente de trabajo incluye también hacer un esfuerzo de todos para

mantener las áreas de trabajo limpias. En una reunión de trabajo del equipo de cada
área, se procede a:
1. Modificar o consensar y aprobar los acuerdos de limpieza y su periodicidad.
2. Transcribir el reglamento y firmar acuerdos por los integrantes del equipo y deberá
ser publicado en un lugar visible en el área.
3. Definir los requerimientos y localización para los elementos o instrumentos de
limpieza comunes de los servicios.
4. Solicitar la programación del mantenimiento del equipo. Integrar y dar a conocer a
los involucrados el programa de mantenimiento preventivo de equipo e instalaciones.
5. Informar reglamento a los miembros de las 9S del departamento. Incluir la
solicitud de apoyos necesarios a la dirección.

Definir Acuerdos de Convivencia

El ambiente de trabajo no solo incluye áreas de trabajo limpias y libres de

obstrucciones y contaminación. Parte importante del ambiente es la interacción entre
el personal. Se necesita un acuerdo del grupo.
1. Organice Lluvias de ideas con las siguientes preguntas: ¿Qué reglas se deben
cumplir entre el grupo para hacer el ambiente más confortable y las relaciones más
agradables?. Con las ideas generadas construya de 2 a 5 enunciados que contengan
todas las ideas y sean aprobados y comprendidos por todos los integrantes del equipo.
2. Qué medidas debemos observar para limitar la generación de incomodidades,
obstrucciones, contaminantes o distractores para todos?. Con las ideas generadas se
construyen de 2 a 5 enunciados que contengan todas las ideas y sean aprobados y
comprendidos por todos los integrantes del equipo.

27
 3. Transcribir, guardar, publicar y firmar los acuerdos generados por todos los
integrantes del departamento.
4. Informe los acuerdos al equipo 9S del área y solicite los apoyos necesarios.

SHIKARI – Constancia

Voluntad para hacer las cosas y permanecer en ellas sin cambios de actitud, lo
que constituye una combinación excelente para lograr el cumplimiento de las metas
propuestas. Hoy se requiere de personas que no claudiquen en su hacer bien
(eficiencia) y en su propósito (eficacia). Para dar seguimiento, y mantener el
ambiente limpio, es necesario adquirir el hábito de planear y controlar
permanentemente el trabajo, para esto es recomendable que establezcas junto con el
equipo de las 9S por escrito los acuerdos de limpieza, convivencia y acciones de
prevención de generadores en una tabla de seguimiento de acuerdos y establecer en la
misma fecha de próxima revisión de los mismos., como se muestra en el cuadro 12

Cuadro 12.
Acuerdos de limpieza

ACUERDOS DE LIMPIEZA

Asunto Responsable Seguimiento Resultados

Supervisión de Limpieza Supervisión
En Área, Departamento, Diaria
Sección donde se aplicó las 9S
Mantenimiento del Área, Revisión 2
Departamento y Sección donde meses
se aplicó las 9S
Elaboración de catalogo de Se solicitó en la
modificaciones de obra y/o reunión del mes
barreras arquitectónicas anterior
Elaborar informe de necesidades Se solicitó en la
y requerimientos de reunión del mes
señalamientos anterior

28
 SHITSOKOKU - Compromiso

Seguimiento

Es la adhesión firme a los propósitos que se han hecho; es una adhesión que
nace del convencimiento que se traduce en el entusiasmo día a día por el trabajo a
realizar. Un compromiso que debe permear a todos los niveles de la empresa y que
debe utilizar el ejemplo como la mejor formación, sin embargo esto se comprueba
cuando se ejecutan los acuerdos y, para cerrar este ciclo es conveniente que se oriente
a los jefes a registrar el grado de ejecución de las tareas, pueden utilizar el formato
de seguimiento de acuerdos anterior y anotar en el resultado, si se cumplió o no se
cumplió, si está pendiente e incluso anotar sus causas.

SEISHO – Coordinación

Cabe mencionar que el compromiso real es observable, en el entusiasmo

evidente de las personas que participan en el proceso de aplicación de las 9S, se
manifiesta cuando se mantiene una actitud positiva y flexible hacia los cambios, por
lo que es indispensable que se involucren en este proceso todos los niveles
jerárquicos de la empresa Distribuidora JV, CA. La coordinación, el acuerdo y el
trabajo conjunto son factores decisivos tanto para mejorar el ambiente de trabajo,
como para lograr la satisfacción de los usuarios, es importante que se tome en cuenta
que todas las acciones que se hayan planteado en los acuerdos, deben ser congruentes
al propósito, y es necesario que se verifique que todos los esfuerzos de los
trabajadores que formaron para la aplicación de esta metodología, tengan
exactamente el mismo propósito, de tal manera que se hace necesario, establecer
parámetros de las acciones que deberán ejecutarse normalmente, y es entonces
cuando se pasa a la siguiente etapa.

29
 SEIDO – Estandarización

Integración de la Carpeta Archivo de las 9S

Si se han seguido las instrucciones hasta ahora, en este momento se ha

cumplido con el primer lineamiento de la estandarización: documentar el proceso. Se
verifica con el siguiente listado, el contenido de la carpeta como se muestra en el
cuadro 13.

Cuadro 13.
Listado de contenido de carpeta

CONTENIDO DE CARPETA

Contenido Si No
 Copia del manual de implantación de las 9S
 Reglas y códigos de clasificación
 Mapa-croquis de servicios y detallado.
 Cédula matriz para la clasificación de objetos
 Acuerdos de limpieza
 Acuerdos de convivencia
 Acuerdos para el control de generadores
 Listado de objetos clasificados
 Encuestas de evaluación iníciales y subsecuentes
 Fotos de evaluación iníciales y subsecuentes
 Análisis de las evaluaciones
 Graficas de Radar marcadas con los periodos
evaluados

Medir y Analizar

El diagnóstico permitió identificar objetivamente los problemas del área de

almacén con relación a las 9S Esa misma evaluación (fotos, Observación y

30
entrevistas) al repetirse ahora servirá de base objetiva para medir el impacto de las
acciones que defina el grupo de trabajo.
- En el almacén aplicar la primera vez pasado mes y medio aproximadamente, esto
puede variar en función de los acuerdos establecidos para aplicar las tres primeras
S, y después otro mes y medio a dos meses para la aplicación de las seis S
restantes
- Después de estas fases iníciales de aplicación de cuestionarios que sirven como
base de medición, sin embargo se deberá evaluar todo el proceso a partir de que se
hayan concluido la aplicación de las tres primeras S, una segunda fase de
evaluación cuando se hayan concluido las seis restantes y después se recomienda
evaluar cada cuatro meses al año.
- Analizar en grupo los resultados para definir acciones que impulsen la mejora de
sus resultados de acuerdo al siguiente esquema:
- Presentar al grupo el radar de las 9S.
- Identificar el nivel actual de la S a analizar.
- Identificar el nivel a donde se puede llegar en la S a analizar.
- Si no existe diferencia entre los dos anteriores, bien, pero si existe diferencia
entre las dos calificaciones, ésta pasa a constituirse en la definición del
problema.
- Localizar el problema (dónde, cuándo y con quién sucede).
- Identificar la causa (por qué sucede).
- Definir acciones para eliminar la causa del problema.
- Realizar las acciones planeadas y otorgar los apoyos necesarios para que se
lleven a cabo.
- Verificar el cumplimiento de las acciones definidas
- Solicitar apoyos y reconocimientos para el avance.
- Difundir avances.
- Reiniciar un nuevo ciclo, a partir del punto.

31
 Elaboración del informe final de pasantías
Semana Nº 8 (Del 08/01 al 12/01/18)

El proceso de ejecución de pasantía comienza con la incorporación del

estudiante a la organización en calidad de trabajador, para luego ser ubicado en un
departamento cuya actividad se adapte a la especialidad del mismo. En este caso se ha
trabajado en la empresa Distribuidora JV, CA. Las actividades que se realizaron en
este proceso estaban estipuladas para llevarse a cabo de lunes a viernes en un período
de ocho (8) semanas cumpliendo el horario de mañana y tarde. Con la culminación de
las prácticas profesionales, se hizo entrega del informe de pasantía en el tiempo
estipulado, para su posterior corrección, dando como concluido la experiencia en el
área de Almacén dentro de la empresa.

32
 APORTES DEL PASANTE

Durante las semanas de pasantía se desarrollaron una serie de actividades que

benefician esencialmente a la empresa debido que permitió realizar un análisis
interno de las actividades que lleva a cabo, junto con un análisis externo de las
empresas que suponen su competencia, teniendo todo ello el objetivo de emular el
modo en que estas realizan dichas actividades, principalmente a los trabajadores
que en su momento serán partícipes del alcance de la redacción y documentación de
la propuesta de benchmarking, pues los aspectos previstos se desarrollaron, se
centraron, en el estudio de las técnicas empleadas por los distintos departamentos o
divisiones de la empresa que realizan actividades similares pero con resultados
diversos, lo que permite la mejora de la calidad de los servicios que ofrece la empresa
a sus clientes Por tanto, los aportes del pasante se resumen en: Análisis y medición de
los resultados de otras empresas, con respecto a los factores o estrategias clave en la
empresa, buscando el éxito empresarial, Determinación de las acciones para
conseguir esos resultados.

Conocimientos y Experiencias Adquiridas.

Durante el período de pasantías en el departamento de Almacén de la empresa

Distribuidora JV, CA. Maturín Estado Monagas, se desarrollaron una serie de
acciones, para cumplir todas las actividades propuestas para el pasante y cumpliendo
con los objetivos y metas establecidas, permitió poner en práctica todos los
conocimientos teóricos prácticos adquiridos a lo largo de la formación académica del
mismo, lo que es fundamental para el desarrollo profesional. Durante esta etapa se
alcanzó a conocer todos los procesos en el área asignada, ofreciendo una gran
oportunidad de aprendizaje y de aplicar nuevas técnicas en el área de pasantía. A
continuación se nombran algunas:

33
1.- El trabajo en equipo que permite tener coordinación en la utilización de los
diferentes documentos que maneja cada área.
2.- Los problemas que se puedan originar en una mala organización del almacén.
3.- Cuando se ejecuta una acción se debe verificar que esté completamente definido.
4.- Como realizar cambios de paradigmas
5.- Como introducir a la empresa en la cultura del cambio y del aprendizaje continuo
6.- Como ubicar a la empresa frente a la competencia
7.- Como lograr un mayor entendimiento de la dinámica de los productos y servicios
para organizar los materiales e insumos

Conocimientos y Experiencias Aplicadas

Con el cumplimiento de los objetivos específicos descritos anteriormente se

lograron los resultados deseados para la empresa, con el fin de aportarle grandes
beneficios con la puesta en marcha de una metodología para la organización de los
procesos de almacén, se adquirió y se reforzaron diversos conocimientos teóricos y
prácticos sobre la aplicación de una Metodología como las 9 S. La experiencia
obtenida y vivida, fue de gran satisfacción, debido a que pude lograr conocer y
compartir un ambiente laboral, donde a través de la sinergia, todos trabajan en un fin
en común. También, fue posible adquirir conocimientos sobres las principales
actividades de la empresa, sobre los procesos realizados. Los conocimientos y
experiencias aplicadas en las pasantías, son todas aquellas herramientas de trabajo
obtenidas durante la carrera en el Instituto Universitario Politécnico “Santiago
Mariño”, que fueron de gran ayuda para poder efectuar las actividades establecidas en
el lapso de las pasantías. (Ver cuadro 14, p. 35)

34
Cuadro 14.
Conocimientos y Experiencias Aplicadas
ASIGNATURAS APORTES
METODOLOGÍA DE LA Materia de gran ayuda para la realización del
INVESTIGACIÓN I informe de pasantías así como para las
actividades desarrolladas en la empresa.
CONTROL DE CALIDAD Conocer los mecanismos, acciones y herramientas
utilizadas para detectar la presencia de errores.
INVESTIGACIÓN DE Como analizar los cambios en el entorno y las
MERCADO acciones de los consumidores para generar un
diagnóstico acerca de
GERENCIA INDUSTRIAL Las distintas funciones que son llevadas a cabo
por el personal de alto nivel y entre éstas, la de
administrar los diversos recursos
ADMINISTRACIÓN DE Conocimiento y Habilidad para dirigir y distribuir
PERSONAL las Funciones del Personal en la empresa
ÉTICA Y DEONTOLOGÍA Conocimientos para el desenvolvimiento como
PROFESIONAL profesional considerando los valores y principios
dentro de la empresa.

35
 CONCLUSIONES

1. De acuerdo con el diagnostico se evidenció debilidades en los procesos de

almacenamiento de materiales, es por esto que a través de las estrategias que se
plantean, se busca dar soluciones a los problemas presentados, mejorando la
gestión de dichos procesos. Por ende la organización estudiada debe mejorar sus
políticas y adaptarlas a los cambios del entorno y las estrategias propuestas para
así obtener mejores resultados que permitan conseguir los objetivos de la Empresa.
2. Se identificaron los problemas existentes y se analizaron las causas que los
provocan para poder aplicar la metodología de las 9S, es decir, procedimientos
sencillos orientados a optimar los procesos llevados a cabo en el almacén; esto
permitirá estudiar varios escenarios con una proyección de cambio a corto plazo,
tomando en consideración todos los elementos de la Metodología propuesta.
3. Se realizó la propuesta de la metodología de las 9S para optimizar los procesos
llevados a cabo en el almacén de la empresa Distribuidora JV, CA, porque se
considera que la empresa debe avanzar en el conocimiento y contar con un
conjunto de estrategias fundamentadas en principios lógicamente estructurados,
siguiendo un procedimiento que optimice la gestión, para contribuir a mejorar sus
características.

36
 RECOMENDACIONES

A la Empresa DISTRIBUIDORA JV, CA

1. Se recomienda realizar un adecuado proceso de almacenamiento de sus materiales

que impida su pérdida y deterioro por encontrarse mal ubicados.
2. Expandir el conocimiento de la Metodología de las 9S a través de talleres que
enfoquen la importancia de esta herramienta de gestión empresarial lo cual elevará
el nivel de calidad.
3. Se recomienda implantar una política de reconocimiento al personal y motivación
al logro en pro de garantizar una clara identificación del personal con la Empresa.

Al Instituto Universitario Politécnico “Santiago Mariño”

1. Seguir Implementando inducciones para los futuros pasantes para que estos tengan
conocimientos de cómo se debe realizar el informe y como solicitar las pasantías
en las distintas empresas.
2. Visitas a los pasantes en la ejecución de sus pasantías.
3. Mantener contacto estrecho con las empresas.
4. Aumentar la cantidad de asesores metodológicos para evitar la pérdida de tiempo
en las correcciones.
5. Cumplir con los lapsos establecidos en el cronograma para la entrega, corrección y
presentación de los informes de pasantías.
6. Dar oportuna asesoría a los estudiantes respetando sus derechos en cuanto al trato
por parte de la coordinación hacia los estudiantes.

37
 A los Nuevos Pasantes

1. Tener buena comunicación con el tutor de la empresa, académico y metodológico,

y de esta manera desarrollar el informe de manera efectiva.
2. Aprovechar todo lo posible la oportunidad que le brinda la empresa, para el
desarrollo profesional y personal.
3. Ser responsables con las actividades asignadas.
4. Cumplir con todas las normas, políticas y lineamientos que sean establecidos en la
empresa.
5. Dirigirse con responsabilidad y respeto hacia el personal de trabajo.
6. Realizar las actividades asignadas por la empresa con puntualidad y
responsabilidad.

38
 REFERENCIAS

Arias F. (2012). El Proyecto de Investigación. Editorial Paidós. Caracas- Venezuela

Azuaje, M.(1997). Índices de Gestión. Como Diseñar un Sistema Integral de

Medición de Gestión. Santa Fé de Bogotá: 3R Editores

Bermúdez, L. (2.011). Propuesta de un Sistema para los procesos Administrativos y

Contables basado en la Reingeniería como herramienta de calidad en los
procesos de la empresa Distribuidora Filca, C.A. (UDO) Maturín Edo.
Monagas.
Cabrales, H (2007) Diagrama causa – efecto, Perú: GDI.

Catacora, F. (2009). Fondo Editorial del Contador Público Venezolano. Caracas

Dorio, R. (2012). “Propuesta de un Sistema de Control de Inventario para el

Departamento de Almacén del Hangar Bicentenario basado en el Método
ABC, San Tome Estado Anzoátegui”. I.U.P “Santiago Mariño” Extensión
Maturín.

Gutiérrez, F. (2003). El proceso Estratégico. Ed. Prentice Hall.

Hammer y Stanton 1995. Como no hacer Reingeniería, Ed. Norma. Ed. Centro de
estudios Ramón Areces, S.A.
López J. y Yusty J. (2010), Propuesta para la aplicación de un diseño de
reingeniería de procesos operativos de la fusión Tropigas S.A.C.A. y Vengas
S.A. a fin de optimizar los procesos en la sucursal Los Teques. Universidad
Experimental Simón Rodríguez Estado Miranda.

39
ANEXOS

40
 ANEXO A
Pasos para la Implementación de las 9S

41
 IMPLEMENTACIÓN DE LA METODOLOGÍA DE LAS 9’S

SECUENCIA TIPICA DE APLICACIÓN DE LAS 9S

SECUENCIA DE IMPLEMENTACION

Etapa 1
Usar ropa limpia
Cuidar la salud física y mental

Bienestar Mantener un comportamiento equilibrado

personal Organizar sitios de trabajo cómodos
Usar equipo EPP

Clasificación

Establecer principios para identificar

Limpieza y aseo
lo que sirve y no sirve.
Eliminar suciedad,
basura
Mantener condiciones
de limpieza IDENTIFICAR
LO QUE SIRVE DESCARTAR
O NO SIRVE

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

42
 IMPLEMENTACIÓN DE LA METODOLOGÍA DE LAS 9’S

2 ETAPA
Establecer un sistema para tener a mano
ORGANIZACION
los artículos necesarios

DISCIPLINA Reconocer la necesidad de dar seguimiento a lo

especificado.
Procedimientos correctos, conforme a las especificaciones.
Tener conciencia permanente de mejoramiento continuo
ETAPA 3

Tener orientación permanente hacia el mejoramiento

CONSTANCIA con la participación de los empleados, hasta alcanzar las
metas planteadas

COMPROMISO Disfrutar del desempeño de un trabajo específico.

Buscar sin descanso el mejoramiento.

ETAPA 4
COORDINACION

ESTANDARIZACION

Cuando se avance en la forma de pensar y actuar, a

ETAPA 5 partir de cualquier empleado.
Identificar procesos y productos para mejorarlos

Producir, distribuir y vender solo los productos que satisfagan a los clientes, el
propósito es tener clientes fieles, leales, permanentes. Cree alianzas con ellos.

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 IMPLEMENTACIÓN DE LA METODOLOGÍA DE LAS 9’S

1. Campañas
2. Encuestas
3. Hojas de verificación
4. Informes
Las campañas son un mecanismo útil para promover la concientización de
las personas en una actividad determinada y para incentivar el logro de metas en
ciertos aspectos (vacunación, el taller más aseado, ambiente más limpio, la
oficina más agradable).

Las encuestas y los formularios se usan para recoger información sobre la

situación actual. Deben estar diseñados de tal manera que la información que se
obtenga sea confiable y objetiva.

Las hojas de verificación se emplean para controlar u observar el avance de

los procesos.

Los informes muestran el avance de los procesos y presentan

recomendaciones para modificar el rumbo o para realizar nuevas acciones.

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 IMPLEMENTACIÓN DE LA METODOLOGÍA DE LAS 9’S

COMPROMISO DE LA EMPRESA

La empresa Distribuidora JV, C.A, Maturín Estado Monagas se compromete

a prestar toda la colaboración para llevar a cabo la implementación de Mejoras en
los procesos operativos bajo la Metodología de las 9’S, en el departamento de
almacén

Firma y sello

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